序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇智慧檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念

檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數(shù)字信息，以實現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實現(xiàn)利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內(nèi)容。

1.1檔案目錄的數(shù)字化

（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。

（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡稱；日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：20010101，同一條目內(nèi)時間取文件最后形成時間。

1.2實體檔案的圖文信息數(shù)字化

王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數(shù)字化采集，從而實現(xiàn)圖文信息的計算機存儲、調(diào)閱、分析。

1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化

將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數(shù)字化。

2實施過程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）

（1）設(shè)立專用的檔案儲藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據(jù)檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗收數(shù)據(jù)備份。在整個流程中要注意幾個關(guān)鍵點。

以作者所在項目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細(xì)節(jié)多次進行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；在實際工作中嚴(yán)格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗收。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數(shù)字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數(shù)字化工作計劃有序、操作流程清晰、責(zé)任分工明確、驗收嚴(yán)格把關(guān)。

（2）掃描、編輯處理及存儲。數(shù)字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時嚴(yán)格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過程中及時調(diào)整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當(dāng)，同時生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。

3數(shù)據(jù)的存儲與安全是實現(xiàn)數(shù)字化的最終保障

當(dāng)今任何一種計算機的存儲技術(shù)都還不能實現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過失、計算機故障、存儲介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行及時地備份。對備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。

4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效

篇（2）

Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，國際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。

近幾年來，檔案學(xué)領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務(wù)模式。

一、智慧檔案館的概念

我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學(xué)界對“智慧檔案館”還沒有一個統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學(xué)者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進而實現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實踐的角度出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對設(shè)施設(shè)備的自動監(jiān)控，對各類服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機地結(jié)合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]

雖然不同學(xué)者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識，即不是重點關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗。部分省市檔案館已經(jīng)進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術(shù)，實時聯(lián)動檔案實體和數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)了檔案實體的區(qū)域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。

二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理

依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現(xiàn)對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統(tǒng)計等管理活動并對檔案實體保管環(huán)境進行維護，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。

（一）傳統(tǒng)檔案實體管理

20世紀(jì)80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術(shù)都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學(xué)技術(shù)進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現(xiàn)了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發(fā)送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。

同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。

另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨立運行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。

（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實體管理

引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實體上設(shè)置一個帶傳感能力的電子標(biāo)簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個聯(lián)網(wǎng)節(jié)點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點的方式可以實現(xiàn)對每一份檔案的實時感知和監(jiān)測。同時，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實現(xiàn)檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準(zhǔn)確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫等智能化管理。

通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標(biāo)簽，檔案管理人員可以利用讀寫設(shè)備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進行比對更新，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實體的錯位放置，讀寫設(shè)備就會報警提示，并通過精確的位置引導(dǎo)信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點去圖形化導(dǎo)航索取對應(yīng)檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標(biāo)簽，在通過讀寫設(shè)備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計工作提供了極大的便利。

另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護系統(tǒng)集成一體，形成一個統(tǒng)一的安全管理平臺。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實現(xiàn)對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)旆繙貪穸?、光線等環(huán)境情況進行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當(dāng)檔案實體處于溫濕度不合適的環(huán)境時，傳感器節(jié)點能夠自動向?qū)?yīng)的管理節(jié)點發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實體發(fā)生霉變或脆化等風(fēng)險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節(jié)點和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對檔案實體實施監(jiān)控，如果檔案實體未經(jīng)授權(quán)出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。

因此，隨著傳感器節(jié)點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個被動的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構(gòu)建未來智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式

如果說傳統(tǒng)檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會隨之發(fā)生改變。

（一）由靜態(tài)被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃臃?wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務(wù)過程中，檔案實體更多時候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。

而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實體的相關(guān)信息時，檔案實體中的傳感器節(jié)點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導(dǎo)，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。

（二）由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過程

現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。

而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體都是具有計算能力的智慧節(jié)點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應(yīng)，從而加強了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進行順暢的信息交換，還可以通過手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點建立聯(lián)系、直接通信。當(dāng)用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠?qū)崟r感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標(biāo)檔案實體。

（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務(wù)。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。

然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節(jié)點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節(jié)點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。

四、結(jié)語

隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現(xiàn)有機結(jié)合，從而實現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲備終將促進智慧檔案館的健康發(fā)展。

注釋及參考文獻：

[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.

[2]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）：68-70.

[3]畢娟.智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設(shè)初探[J].北京檔案，2013（2）：13-16.

[4]陶水龍.智慧檔案館建設(shè)思路研究[J].中國檔案， 2014（6）：67-69.

[5]許德斌.智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J].山西檔案，2014（5）：72-74.

篇（3）

一、文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

9.相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。

2.本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處 理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復(fù)制。

2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施，及時做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統(tǒng)計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。

七、綜合檔案室主任職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。

五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

七、負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

八、檔案工作人員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。

二、負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準(zhǔn)確地提供利用。

篇（4）

第三條區(qū)財政局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的會計從業(yè)資格管理。授權(quán)區(qū)財政局財務(wù)會計管理中心具體負(fù)責(zé)本區(qū)會計從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理。對在本區(qū)國家機關(guān)以及在本區(qū)辦理稅務(wù)登記的社會團體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）從事會計工作、持有會計從業(yè)資格證書的人員，實施會計從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理制度。

第四條區(qū)財政局財務(wù)會計管理中心應(yīng)按《上海市會計從業(yè)資格管理實施辦法》第五章有關(guān)規(guī)定，如實及時記載、更新持證人員職業(yè)道德的相關(guān)信息，包括持有會計從業(yè)資格證書的人員（以下統(tǒng)稱持證人員）在會計從業(yè)方面受到表彰獎勵和處罰、處分的情況等。

第五條會計從業(yè)人員職業(yè)道德檔案中的信息來源：

（一）在區(qū)財政管理部門財政窗口持證人員登記的相關(guān)基礎(chǔ)信息和注冊、變更、調(diào)轉(zhuǎn)以及接受繼續(xù)教育情況；

（二）持證人員受到區(qū)級以上行政主管部門表彰獎勵情況；

（三）持證人員因違反會計法律、法規(guī)、規(guī)章和會計職業(yè)道德被區(qū)級以上行政執(zhí)法部門處罰、處分的情況。

（四）其他獎勵與處罰情況由區(qū)各部委辦、各鎮(zhèn)、街道、莘莊工業(yè)區(qū)財政部門在年度終了后的一季度內(nèi)報區(qū)財政局財務(wù)會計管理中心。

第六條職業(yè)道德檔案內(nèi)容的記載：

（一）根據(jù)持證人員提供的區(qū)級以上行政主管部門出具的有關(guān)表彰獎勵證明，或區(qū)級以上行政執(zhí)法部門對持證人員處罰的書面材料，由局財務(wù)會計管理中心負(fù)責(zé)受理并予以核查，經(jīng)確認(rèn)無誤后，作出職業(yè)道德檔案記錄決定，并告知當(dāng)事人。

（二）財政窗口根據(jù)財務(wù)會計管理中心的決定，將信息情況在《上海市會計人員信息庫》中予以記載。

（三）區(qū)財政局財務(wù)會計管理中心應(yīng)及時將記載情況匯總后報區(qū)財政局會計科備案。

第七條職業(yè)道德檔案記錄結(jié)果的使用：

（一）職業(yè)道德檔案中有獎勵記錄的，將優(yōu)先推薦高一級會計人才的培訓(xùn)；將作為上報高級會計師評審委員會申報高級會計師的業(yè)績推薦；將作為評選區(qū)級以上會計先進工作者的重要條件。

（二）職業(yè)道德檔案中有行政處罰或行政處分記錄的，區(qū)財政部門應(yīng)按照會計法律、法規(guī)、規(guī)章和會計職業(yè)道德的有關(guān)條款規(guī)定，予以處理并向社會公告。

篇（5）

2.地質(zhì)資料檔案的使用價值。首先，地質(zhì)資料具有三個鮮明特點：其一，地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品。地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品主要體現(xiàn)在其價值伴隨經(jīng)濟增長而增長。若社會發(fā)展進步快，則對礦產(chǎn)資源的需求量大，從而使得對地質(zhì)資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質(zhì)資料是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品。地質(zhì)資料檔案是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業(yè)技術(shù)強。無論哪一個礦床的地質(zhì)資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術(shù)環(huán)節(jié)都是極其復(fù)雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質(zhì)資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質(zhì)成果。綜上所述，地質(zhì)工作越來越受到人們的重視，地質(zhì)資料的需求決定了其社會地位和價值。

二、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)的現(xiàn)狀

伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在全國各行業(yè)中的應(yīng)用，“數(shù)字國土”正被逐漸推廣?！秷D文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫》項目改變了地質(zhì)資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關(guān)資料進行查閱。國務(wù)院《關(guān)于加強地質(zhì)工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系；成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質(zhì)資料的社會化服務(wù)提供了充分的政策依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

三、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)存在問題及解決對策

篇（6）

二、檔案管理機構(gòu)完全可以充任高水平智庫

為有效打造好決策的智庫功能，檔案管理機構(gòu)在認(rèn)真履行檔案管理職能的同時，還需樹立智庫意識，相應(yīng)進行屬于智庫機構(gòu)的如下必要素質(zhì)準(zhǔn)備：

（一）依據(jù)檔案管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)特點，進行智庫功能的準(zhǔn)確定位。

就一個地區(qū)而言，可以說檔案管理資料內(nèi)容浩瀚，內(nèi)存具有一定時空跨度的大量信息，對實施科學(xué)決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機構(gòu)可在所有領(lǐng)域發(fā)揮決策的智庫作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機構(gòu)的智庫作用應(yīng)著重從以下三個方面發(fā)揮：一是在地區(qū)性經(jīng)濟社會發(fā)展戰(zhàn)略的決策方面；二是在區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展一體化定位的決策方面；三是在特別重大的發(fā)展項目決策方面。在這三個方面，檔案管理機構(gòu)應(yīng)為決策機關(guān)從歷史發(fā)展的延續(xù)性、各類條件是否成熟性、環(huán)境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據(jù)。至于諸如人事任免，一般性項目的決策，有關(guān)具體項目引進或限制，相關(guān)政府職能部門更為專業(yè)，這類決策參謀就交由他們發(fā)揮。而檔案管理機構(gòu)在這方面智庫作用的發(fā)揮，也不應(yīng)是全程包攬所有智庫功能，而是從檔案管理的特殊功能出發(fā)，為決策層提供一方面的決策依據(jù)。

（二）安排熱心智庫的工作人員，進行決策科學(xué)的定向培訓(xùn)。

通過培訓(xùn)，讓他們逐步具備決策人員應(yīng)有的素質(zhì)。使檔案管理人員在決策參謀作用發(fā)揮方面，具備“四能”業(yè)務(wù)技能，達(dá)到“四嚴(yán)”素質(zhì)水平和“四求”工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?！八哪堋本褪且邆渚C合分析、文字表達(dá)、編研整理和計算機操作四種能力?！八膰?yán)”就是具有嚴(yán)肅的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、嚴(yán)明的組織紀(jì)律和嚴(yán)格的自我約束。工作質(zhì)量的“四求”標(biāo)準(zhǔn)。一是求準(zhǔn)：就是圍繞決策議題，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問題，能引起決策成員的深度思考。二是求實：就是實事求是地提供能夠反映矛盾和問題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報。三是求深：就是能深入發(fā)掘檔案資料中與決策課題密切相關(guān)的資訊材料，進行深度分析與加工，從制度、體制、機制層面提供相關(guān)依據(jù)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現(xiàn)狀，不固守傳統(tǒng)觀念，對現(xiàn)存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認(rèn)識去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

篇（7）

一、社會養(yǎng)老保險檔案管理的特點

1.檔案管理對象和服務(wù)對象具有社會性。我國的養(yǎng)老保險已經(jīng)廣泛涵蓋了個體工商戶、企業(yè)事業(yè)單位以及自謀職業(yè)等人群，社會養(yǎng)老保險已經(jīng)成為了我國社會發(fā)展的重要部分。社會養(yǎng)老保險檔案管理作為養(yǎng)老保險的重中之重，也就具有了一定的社會化性質(zhì)，最終其服務(wù)的對象同樣也就具有一定的社會性。

2.檔案來源具有廣泛性，內(nèi)容具有復(fù)雜性。社會養(yǎng)老保險的服務(wù)對象以及管理對象的社會性最終決定了養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容的復(fù)雜性以及來源廣泛性。之前的養(yǎng)老保險檔案只是針對我國的集體企業(yè)或者國有企業(yè)的退休人員，在以往的檔案管理流程中其檔案的來源比較單一，檔案的內(nèi)容上也比較簡單。然而隨著我國養(yǎng)老保險制度的社會化，其檔案來源也隨之變得更加廣泛，此外，參保人員的身份不同，最終又導(dǎo)致了其內(nèi)容上的復(fù)雜化。目前為止，我國的社會保障檔案依然沒有一個相對統(tǒng)一的格式，養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容混亂。因此，對養(yǎng)老保險檔案進行規(guī)范化非常必要。

3.檔案具有流動性。目前，我國參加社會養(yǎng)老保險人員的流動性極大，辭職、調(diào)動、退休或者脫離原單位的人員眾多。然而流動人群通常沒有一個固定的單位，工作的地點變動極大，最終導(dǎo)致了養(yǎng)老保險檔案的流動性也非常大。因此，對于流動性的社保檔案管理要更加的重視。

二、社會養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的問題

1.流動性易使檔案丟失、受損。由于我國的人口眾多，目前的社會養(yǎng)老保險制度也在全國范圍內(nèi)不斷地得到普及，最終出現(xiàn)了我國社會養(yǎng)老保險檔案的流動性及其活躍，一部分人或由于自身原因、或者由于工作需要，往往會出現(xiàn)人員調(diào)動，有些參保人員或辭職到其他公司、企業(yè)單位，這就需要對參保人員的參保檔案進行調(diào)動。這些沒有固定工作地點的人群在進行檔案調(diào)動的過程中往往會出現(xiàn)檔案丟失、受損的情況發(fā)生。

2.檔案與環(huán)境設(shè)施問題。我國居民養(yǎng)老保險部門盡管已經(jīng)設(shè)置了退管股來對居民的保險業(yè)務(wù)檔案進行集中管理，然而由于養(yǎng)老保險相關(guān)部門其辦公的地點以及經(jīng)費受到一定的制約，相關(guān)部門依然還沒有專門的大干室來管理參保人員的個人檔案。其檔案室內(nèi)的環(huán)境設(shè)施也沒有達(dá)到正規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏滅火器、空調(diào)、去濕機、溫度、濕度計等基本設(shè)施。

3.檔案管理與管理水平問題。隨著居民參保人數(shù)的不斷增多，我國目前迫切需要建立一個健全的社會養(yǎng)老保險檔案管理的制度，從而可以在一定程度上減輕參保人員的后顧之憂。目前，我國一些地區(qū)的社會養(yǎng)老保險檔案的管理流程以及制度存在著諸多問題，主要問題就是沒有一個健全的法律依據(jù)。因此，養(yǎng)老保險檔案管理在個別地區(qū)甚至沒有被認(rèn)真地對待，最終導(dǎo)致了居民保險檔案管理的政策環(huán)境極差，有些甚至把參保人員的基本信息填寫錯誤，最終導(dǎo)致了一部分人不能參?；蛘呤セ拘畔?。我國社會養(yǎng)老保險檔案管理的不規(guī)范嚴(yán)重地影響了居民的參保積極性，同時也極大地影響了政府的信譽度。

三、搞好社會養(yǎng)老保險檔案管理的措施

1.規(guī)范化檔案管理，健全檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)。社會養(yǎng)老保險檔案往往包含了參保人員的基本資料及其相關(guān)業(yè)務(wù)的原始材料。相關(guān)的管理部門在對其進行管理的過程中應(yīng)該進行分類管理，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，最終實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案管理的嚴(yán)要求以及高指標(biāo)，建立一個健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及制度。在對檔案進行管理的過程中嚴(yán)格遵守工作原則。

2.信息化檔案管理，提高質(zhì)量，科學(xué)歸檔。采用完全人工的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足目前我國社會參保人群，此外，完全人工往往會大大地增加管理成本，同時也無法達(dá)到滿意的工作結(jié)果。傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理往往采用紙質(zhì)版記錄，最終進行統(tǒng)一存放，這不僅要花費大量的時間精力，同時還要占據(jù)極大的儲存空間。此外，紙質(zhì)材料往往在管理上要求極高，必須保持一定的干燥。因此，信息化管理方式可以極大地增加工作效率，降低養(yǎng)老保險檔案的管理成本。

3.實用化檔案管理，提升素質(zhì)，服務(wù)社會。養(yǎng)老保險的檔案儲存與創(chuàng)建就是為了保證參保人群以及相關(guān)部門在進行查詢時可以快速準(zhǔn)確地查找、審核，一些管理部門對檔案管理進行繪制示意圖就是為了方便日后的查詢。因此，檔案管理部門需要制定科學(xué)的管理方法，例如提供社會養(yǎng)老保險查詢與檢索工具、專題形式的索引建立等等。在檔案管理工作人員的工作中，相關(guān)部門要積極地更新適應(yīng)性強的社會養(yǎng)老保險檔案管理系統(tǒng)以及軟件，最終使檔案管理實現(xiàn)信息化。

參考文獻

篇（8）

一、加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。

隨著社會保險改革的逐步深化，“社會人”將是必然發(fā)展趨勢。社會保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU改革的進程。

二、加強社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求。

一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要填寫保險卡及個人詳細(xì)情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

三、加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。

檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。

其次，理性審視社保檔案管理的現(xiàn)狀

一、對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況普遍存在，甚至對相關(guān)信息管理混亂，隨意性較強。

二、社會保險檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一，其結(jié)果就是責(zé)任缺位。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構(gòu)，不少社保經(jīng)辦機構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。

三、缺乏專業(yè)社會保險檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會保險檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

四、社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高。社保經(jīng)辦機構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。

此外，努力創(chuàng)新社保檔案管理工作

篇（9）

檔案管理的社會化是指檔案是全社會的共同財富,檔案管理是一種社會各級各類組織、機構(gòu)和個人的共同行為,其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來,形成一個社會性的開放管理系統(tǒng)。我國檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門的執(zhí)法權(quán),是實現(xiàn)檔案管理社會化的基本條件,較為完整的國家檔案管理網(wǎng)絡(luò)是檔案管理社會化的可靠基礎(chǔ),檔案館是檔案管理社會化的基本形式,而文件中心、檔案事務(wù)所、檔案寄存中心和其他商業(yè)化運作的檔案中介機構(gòu)則是檔案管理社會化的有效補充。

一、檔案管理的社會化與建立“兩個體系”的關(guān)系

檔案管理的社會化的本質(zhì)屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業(yè)發(fā)展的主體內(nèi)容。就“兩個體系”建設(shè)而言,又具有特殊的意義:(1)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的關(guān)鍵環(huán)節(jié),實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”。建立“兩個體系”的重點是檔案資源的重新配置和檔案公共服務(wù)產(chǎn)品的再分配,關(guān)鍵就在于實現(xiàn)政府檔案管理的社會化職能的調(diào)整與完善。(2)檔案管理的社會化是“兩個體系”核心理念的重要體現(xiàn)。建立“兩個體系”的核心思想是以人為本,強化檔案管理的社會化職能,根本目的就是要通過轉(zhuǎn)變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發(fā)展服務(wù),是以人為本的政府管理服務(wù)理念在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)。(3)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的根本辦法。建立“兩個體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機制、服務(wù)方式等各方面的改革與創(chuàng)新。管理的社會化不僅為推進建立“兩個體系”提供了科學(xué)的理論指導(dǎo),并以其系統(tǒng)性、規(guī)范性、實踐性成為實現(xiàn)“兩個體系”建設(shè)目標(biāo)的根本方法。檔案管理的社會化不到位,“兩個體系”就無從談起,“兩個體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會化職能的不斷強化。

二、建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機構(gòu)

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現(xiàn)了檔案管理的社會化,現(xiàn)階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實現(xiàn)檔案管理的社會化,要建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機構(gòu)。檔案中介機構(gòu),是當(dāng)前一個非常熱門的話題。從名稱來看,有“檔案事務(wù)所”、“檔案咨詢服務(wù)中心”、“檔案事務(wù)服務(wù)中心”、“檔案技術(shù)服務(wù)中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國目前的檔案中介機構(gòu)按生成途徑和運作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設(shè)立的、面向社會的公共性檔案中介機構(gòu)和以法人資格存在的、以市場化運作的商業(yè)性檔案中介機構(gòu)。我國首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務(wù)職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產(chǎn)企業(yè)、社會團體、個人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營等各項活動中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對于傳統(tǒng)的檔案機構(gòu)來說,總體呈現(xiàn)弱勢。

市場經(jīng)濟條件下,需要的檔案中介機構(gòu)需具備以下條件:(1)政企分開、權(quán)責(zé)明晰、獨立經(jīng)營、自負(fù)盈虧。首先政企分開、權(quán)責(zé)明晰要求檔案中介機構(gòu)必須與檔案行政管理部門在人員、財務(wù)、職能等方面完全脫鉤,以獨立經(jīng)濟法人身份參與市場競爭,不得再承擔(dān)原有的行政職能,即真正實現(xiàn)組織中介性。其次要做到獨經(jīng)營、自負(fù)盈虧,必須保持檔案中介服務(wù)機構(gòu)的獨立性、完整性和客觀性。獨立性可以使檔案中介機構(gòu)不受行政部門影響,在檔案服務(wù)中保持獨立,不損害客戶的利益。(2)遵紀(jì)守法、規(guī)范經(jīng)營、誠實守信、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從某義上講,規(guī)范化程度不夠是影響檔案中介機構(gòu)職能發(fā)揮的最大障礙。檔案中介機構(gòu)的規(guī)范化實質(zhì)上涉及的是其與服務(wù)對象的信用關(guān)系問題,檔案中介機構(gòu)如果不規(guī)范,其信用度將大打折扣。從外部來說,檔案中介機構(gòu)應(yīng)自覺接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監(jiān)管,前者是依據(jù)《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》對其經(jīng)營活動進行依法登記注冊、年檢審計;后者是依照《檔案法》等法規(guī)對其業(yè)務(wù)活動進行監(jiān)管,以實現(xiàn)外部規(guī)范化管理。從自身來說。檔案中介機構(gòu)應(yīng)體現(xiàn)社會服務(wù)性、技術(shù)知識性和商業(yè)經(jīng)營性。社會服務(wù)性指檔案中介機構(gòu)能為企業(yè)、社會組織或個人提供全方位的檔案服務(wù),包括檔案咨詢、檔案達(dá)標(biāo)升級整理、檔案保管、檔案設(shè)備引進等。技術(shù)知識性指檔案中介機構(gòu)進行的各項檔案業(yè)務(wù)如技術(shù)咨詢服務(wù)、傳授檔案工作理論知識和技能、檔案價值鑒定等是建立在對檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術(shù)服務(wù)之上的。商業(yè)經(jīng)營性指檔案中介機構(gòu)作為一個經(jīng)工商注冊的企業(yè),有明確的服務(wù)方向和經(jīng)營范圍,有企業(yè)行為參與市場競爭,通過各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務(wù),獲得收益,求得生存和發(fā)展。

篇（10）

要使檔案能夠起到它真正的作用、更好地服務(wù)于社會建設(shè)、服務(wù)于公眾的一般需要和特殊需要，檔案管理者的素質(zhì)是最重要的一個因素。那么檔案管理者究竟要具有什么樣的素質(zhì)呢？

首先檔案管理者應(yīng)該具有歷史的使命感，應(yīng)該認(rèn)識到檔案在歷史進程中的特殊地位和作用，應(yīng)該認(rèn)識到自己高質(zhì)量的服務(wù)是給需要者提供一把又一把能解開歷史事件、歷史人物、社會風(fēng)情、自然現(xiàn)象之迷的鑰匙。是澄清歷史和現(xiàn)實中是是非非的重要依據(jù)。

古今中外許多歷史事件、歷史人物、社會風(fēng)情、自然現(xiàn)象留給我們的迷實在是太多太多。有些是只有口頭傳說而沒有文字記錄而讓人無法著手研究；有的雖然有文字記錄，但又不詳，僅只有只言片語，難于讓人推及因果；有的雖有許多物證，又缺乏文字說明，更沒有系統(tǒng)搜集和科學(xué)整理，從而不能讓人形成完整的概念；還有一些是蕓蕓眾生訛信訛傳，孰是孰非使人難辨；更有甚者，是由于政治家們的權(quán)謀同一幫文人墨客的習(xí)心炒作，弄得是非莫辨；再加上重權(quán)人物為了掩蓋自己的錯誤，指鹿為馬，對許多歷史事件、歷史人物、社會風(fēng)情、自然現(xiàn)象隨心所欲的曲解，所謂“說你不是，你就不是，是也不是。說你是，你就是，不是也是?！睂v史事件、歷史人物弄得面目全非。如何解開這些迷團，就要憑借檔案材料了。例如：強渡大渡河的究竟是十七個勇士還是十八個勇士？中學(xué)小學(xué)的教科書就有兩個不同的版本，孰真孰假？就需要用原始檔案記錄進行核對。再如：報刊雜志經(jīng)常提到的我國“三年（指58年至60年）自然災(zāi)害”的說法，究竟是否正確，只要查一查這三年各省的氣象水文檔案就可以得出正確的結(jié)論，還可以拿這三年的氣象水文檔案同歷年的氣象水文檔案進行比較、分析，就可以解開這一謎團。這是顯然易見的。檔案材料可以解謎的功能應(yīng)是母庸置疑的了。

從表面上看，這些可以解謎的客觀性檔案同管理者的素質(zhì)沒有多大關(guān)系，但是如何使“檔案”變得真實、客觀，就同檔案管理者的素質(zhì)大有關(guān)系了。且不說有人故意竄改檔案的惡劣行為，單究檔案管理的“八個環(huán)節(jié)”中的疏漏就充分體現(xiàn)檔案管理者素質(zhì)的重要性了。

大凡了解檔案管理的人都知道，一個檔案的形成必須經(jīng)過以下環(huán)節(jié)：（1）、搜集；（2）、整理；（3）、鑒定；（4）、保管；（5）、統(tǒng)計；（6）、提供利用；（7）、編目與檢索；（8）、編輯與研究。這八個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，哪一個環(huán)節(jié)都滲透管理者的素質(zhì)；哪一個環(huán)節(jié)都要求管理者不要帶著歷史的偏見；不要帶著宗派的傾向；不要帶著個人興趣和個人愛好；不要帶著宗族和個人的恩怨。否則，變得不能真實地反映事件和個人的本來面貌。就以“收（搜）集”這個環(huán)節(jié)而言，雖然那些形成檔案的材料——“機關(guān)收發(fā)文、命令、指示、通知、決議、財務(wù)帳本、報表、憑證、協(xié)議書、合同、提貨單、支票、發(fā)票”[注]，國家與國家之間簽訂的合同、條約、外交禮儀交換的文本、照片、錄音帶、錄影帶、光牒、磁盤、芯片等以及報刊發(fā)表的文章都是客觀存在的材料，但是這些材料中有不少是相等、相近、相對、相悖、相互矛盾的東西，如果檔案管理者在收（搜）集這些客觀材料中帶著個人的情感、興趣、愛好、個人恩怨、自己所在宗派集團的傾向去收（搜）集，僅搜集自己感興趣的材料而丟掉自己不感興趣的材料，僅搜集對自己宗派、集團有利的材料，而丟掉那些與自己宗派、集團不利的、相逆相悖的材料，甚至故意竄改、銷毀這些不利材料。從而使歷史事件、歷史人物、社會風(fēng)情、自然現(xiàn)象的本來面貌發(fā)生改變。那么這些所搜集來的本來可以提供給使用者通過比較分析的客觀材料就變成不能反映真實的材料了。這里說他不真，是因為它是一面之詞。如何使它變得客觀真實，這就需要管理者的素質(zhì)，需要他們具有高度的歷史使命感，要求他們不為個人利弊、自己所在宗派集團的傾向所困。從這個意義上說，尊重客觀、尊重事實、尊重歷史也就是指檔案管理者的素質(zhì)的體現(xiàn)。如果缺少這種良知，那么檔案的社會功能就受到很大影響。

其次，作為一個檔案管理者，僅僅掌握檔案工作的專業(yè)知識還是很不夠的，還必須在工作中盡心竭力，對檔案事業(yè)的執(zhí)著追求。這是許多人難于做到的。要做到這一點，就要考驗一個檔案管理者的素質(zhì)了。

有人說，檔案工作是“為人作嫁衣裳”。檔案工作者是為別人成名成家的墊腳石。還有人把檔案管理者的工作比喻成寫作歌詞和作曲的人，說什么“一首風(fēng)靡全球的歌曲，絕大多數(shù)的聽眾只記住歌手的風(fēng)采，根本沒有記住詞曲作者在背后的艱辛”。這的確是一個無可爭辯的事實，演唱者名利雙收，而詞曲作者卻在一邊遭到冷落，這是一個多么不公平的現(xiàn)實。檔案管理者的工作也是如此，應(yīng)用檔案的人將自己的事業(yè)搞得紅紅火火，聲名遠(yuǎn)播，有誰又能理解檔案管理者的艱辛工作呢？所以有人說：檔案工作是一個有良心的工作，得有素質(zhì)的人去做，在那里報酬是不高的，而付出是巨大的，強調(diào)的是奉獻精神。如果沒有這種奉獻精神，如果沒有素質(zhì)，對工作馬虎了事，對自己的工作不能克盡職守，那么，所收（搜）集的材料就會有遺漏，變成沒有代表性的不能反映真實事件的一面之辭；如果管理者沒有素質(zhì)，對于檔案材料的整理就不會儼然有緒，對反映真實的材料掛一漏萬；如果管理者沒有素質(zhì)，就沒有執(zhí)著追求真實、辨明真假的精神，對檔案材料的鑒定就不能去粗取精、去偽存真；如果管理者沒有素質(zhì)，對自己管理的檔案就會出現(xiàn)霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。在統(tǒng)計時也會出現(xiàn)差錯，重要的數(shù)據(jù)也會丟失；如果管理者沒有良好的素質(zhì)，對檔案的編目與檢索、編輯與研究造成混亂。即使編目出來，也使人看不到要領(lǐng)，不能根據(jù)目錄檢索，使應(yīng)用的人如在大海里撈針。

如果檔案材料失真，那么檔案的社會功能就失去應(yīng)起到的作用。軍事指揮員應(yīng)用它，就會打敗仗；企業(yè)家應(yīng)用它提供的材料進行決策，企業(yè)就會倒閉；行政管理人員應(yīng)用它作為行政決策，行政工作就會搞得一團糟；教育工作者應(yīng)用它，教育工作就會受到嚴(yán)重?fù)p失。所以我們強調(diào)檔案管理者的素質(zhì)也就是如此。（作者單位：貴州師范大學(xué)）