序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇傳統(tǒng)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，對(duì)電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實(shí)，此時(shí)，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實(shí)性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性，同時(shí)，如果想要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調(diào)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)直接獲取。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.管理方式不同

電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)檔案號(hào)，這個(gè)檔案號(hào)具有唯一性，并且對(duì)檔案類型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個(gè)位置進(jìn)行儲(chǔ)存。

2.保管方式不同

電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計(jì)算機(jī)的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會(huì)面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

3.歸檔方式不同

電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

電子檔案管理實(shí)行無紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護(hù)。同時(shí)，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。

2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。

（二）電子檔案管理的弊端

1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)

如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。

2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理

由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)

例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。

4.雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高

國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

篇（2）

紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價(jià)值。硬盤和計(jì)算機(jī)光盤是電子檔案管理的主要存儲(chǔ)介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了資料的傳送和處理。

當(dāng)前，信息化、多元化成為時(shí)展的主題，對(duì)于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)，決定了它的不可替代性。同時(shí)，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

首先，無論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和整合，并充分運(yùn)用信息化技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術(shù)水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點(diǎn)并不否定兩者基本原理上的共通性。

其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實(shí)性，屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實(shí)性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來加以保證。

最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴(kuò)大。電子檔案是基于信息技術(shù)而建立的，大容量正是其優(yōu)勢(shì)之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲(chǔ)為電子檔案，同時(shí)還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)而存在的，因此在調(diào)用所需資料時(shí)，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案時(shí)，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。

1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.2.1 管理方式不同

電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的一級(jí)管理，這是由電子檔案的本質(zhì)特征所決定的，這一點(diǎn)同傳統(tǒng)檔案存在很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時(shí)，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據(jù)類型的不同選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)位置。在電子檔案管理工作中，管理人員對(duì)于接受到的文件，可以及時(shí)確定檔案的檔案號(hào)，接下來采取相應(yīng)的主題來標(biāo)注檔案的類型，檔案號(hào)具有唯一性，整個(gè)操作過程有著很高的效率。

1.2.2 保管方式不同

電子檔案存儲(chǔ)的載體是硬盤和電子光盤，在長(zhǎng)期的存儲(chǔ)和使用過程中，硬盤和光盤會(huì)逐漸老化，同時(shí)由于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新，載體的老化將導(dǎo)致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，并且具有紙質(zhì)備份。同時(shí)，由于無需網(wǎng)絡(luò)的參與，因此不會(huì)受到病毒入侵的威脅。

1.2.3 歸檔方式不同

可重復(fù)性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時(shí)，并不會(huì)留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時(shí)更正錯(cuò)誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進(jìn)行歸檔操作時(shí)，同類檔案之間的聯(lián)系較強(qiáng)，擺放檔案時(shí)，也是按照科學(xué)的順序來分類的。檔案管理人員依照相應(yīng)的程序來進(jìn)行歸檔操作，因此操作的痕跡將會(huì)被保留下來。這一點(diǎn)保證了檔案的真實(shí)性與原始性，彌補(bǔ)電子檔案管理的不足。

2 電子檔案管理的利與弊

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1.1 電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

無紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個(gè)特色，在很大程度上降低了紙質(zhì)文件的使用數(shù)量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會(huì)隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護(hù)森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質(zhì)文件的必備工具，隨著紙質(zhì)文件數(shù)量的減少，對(duì)于這些工具的需求也必然有所降低。

2.1.2 電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案管理工作的主要內(nèi)容，即檔案的歸檔、存儲(chǔ)和查詢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些工作所需的時(shí)間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲(chǔ)、查詢的時(shí)間明顯縮短，管理效率獲得提升。數(shù)據(jù)傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時(shí)效性，并且不需要張貼和打印文件。

2.2 電子檔案管理的弊端

信息載體的老化和變質(zhì)現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對(duì)的難題，因此必須加強(qiáng)電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質(zhì)老化而導(dǎo)致的無法讀取資料的問題。目前，云技術(shù)是一種較為常用和有效的保護(hù)方式。

電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作。

黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。

雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細(xì)則仍不夠完善，相關(guān)部門應(yīng)該推出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

3 結(jié)束語

電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢(shì)，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理時(shí)，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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中圖分類號(hào)： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2012）10-0041-01

電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對(duì)電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢(shì)必埋下安全隱患，同時(shí)，還可對(duì)電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對(duì)比度等等，造成“原件”識(shí)別困難。相比之下，相對(duì)紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息，對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因次，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

一、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)的發(fā)展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件相應(yīng)的分類號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，是人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)，提高單位電子檔案管理水平勢(shì)在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。

（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規(guī)范公文制作和控制程序。

篇（4）

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來了便利的同時(shí)，也給其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。通過對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系，進(jìn)一步提升信息時(shí)代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)的手工作業(yè)，電子檔案在進(jìn)行歸檔時(shí)主要依托信息技術(shù)，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進(jìn)行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實(shí)現(xiàn)無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時(shí)，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而使得電子檔案的真實(shí)性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息的編輯過程中，應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證，切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風(fēng)險(xiǎn)，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進(jìn)行保管，通過對(duì)信息的數(shù)字編制和存儲(chǔ)，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢(shì)在另一角度上看很可能演變成一項(xiàng)劣勢(shì)。由于當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，流媒體和存儲(chǔ)介質(zhì)日新月異，檔案存儲(chǔ)的載體會(huì)隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。鑒于此，檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時(shí)，打印一份紙質(zhì)檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門應(yīng)與文件信息生成部門加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強(qiáng)文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時(shí)需要人工查找，該項(xiàng)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力查詢難度較大。而且，由于是對(duì)原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對(duì)檔案信息進(jìn)行了編輯、注冊(cè)、登記等工作，在對(duì)具體信息的查詢過程中只需要錄入時(shí)，生成一個(gè)固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財(cái)力。而且，電子檔案的查詢?cè)趯?shí)現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系，不會(huì)造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強(qiáng)，不會(huì)因?yàn)橐环綄?duì)檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實(shí)。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動(dòng)生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的，只不過是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò)，其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實(shí)性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時(shí)，還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊(yùn)含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國(guó)檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則”、“維護(hù)檔案完整與安全原則”和“便于社會(huì)各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì)，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

篇（5）

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的迅猛發(fā)展，電子文件檔案化管理方式被社會(huì)企業(yè)廣泛推廣和使用，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理。因此，針對(duì)電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理特點(diǎn)的不同，將其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，找出二者之間存在的差異性。

1 電子文件檔案化管理的概述

電子檔案管理是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上被廣泛開發(fā)應(yīng)用出來的，從電子文件檔案的本質(zhì)體征來看，它是利用電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動(dòng)化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動(dòng)化和社會(huì)化的管理模式。這種模式適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，能為醫(yī)院的檔案管理工作提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確、方便快捷、高效的檔案信息內(nèi)容[1]。

醫(yī)院檔案部門經(jīng)過用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案信息內(nèi)容集中管理，并把檔案中的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)保存，存儲(chǔ)成符合要求的電子檔案。然后再由相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行分類和整理存儲(chǔ)到磁盤中，在必要的情況下要對(duì)其進(jìn)行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對(duì)使用者進(jìn)行確認(rèn)，然后為檔案部門提供方便的信息內(nèi)容查詢途徑。

2 電子文件檔案化管理的特點(diǎn)

電子文件檔案是在社會(huì)生活中不斷發(fā)展起來的，它是指通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)和分類。電子檔案既與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，又與其相互關(guān)聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報(bào)表、文件以及電子圖書等。

電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因?yàn)殡娮訖n案一定要經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行復(fù)雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復(fù)制存儲(chǔ)到不同的媒介之中，比如優(yōu)盤、磁盤等。當(dāng)醫(yī)療工作者想對(duì)其進(jìn)行利用時(shí)，就可以利用電腦等設(shè)備對(duì)它進(jìn)行調(diào)出然后查閱出相關(guān)的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個(gè)特點(diǎn)：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀，醫(yī)護(hù)人員不用借助其他設(shè)備進(jìn)行查閱。而對(duì)電子檔案進(jìn)行查閱時(shí)，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，比如電腦、手機(jī)等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳送交接時(shí)，需要通過人工進(jìn)行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時(shí)，會(huì)受到時(shí)間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達(dá)到共享性，不受時(shí)間、空間以及距離等問題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復(fù)雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應(yīng)的保存場(chǎng)地，但是電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)需要防磁性能條件比較強(qiáng)[2]。

3 電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處

3.1在歸檔方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在歸檔時(shí)需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行整合、編碼和分類，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，它有相應(yīng)的載體，在工作人員進(jìn)行編輯的過程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行技術(shù)編碼，操作起來比較節(jié)省時(shí)間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行修改，這樣就會(huì)使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行身份和信息驗(yàn)證，減少在傳輸過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，以此來確保檔案文件的真實(shí)準(zhǔn)確性[3]。

3.2在歸檔時(shí)間上的差別 傳統(tǒng)文件檔案管理在歸檔時(shí)間上比較單一，需要系統(tǒng)的時(shí)間規(guī)定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫(yī)院檔案管理人員可以對(duì)其進(jìn)行隨時(shí)歸檔，還可以對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行設(shè)置歸檔日期，在某一時(shí)期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成以后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)自動(dòng)整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時(shí)歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現(xiàn)，快速便捷，提高檔案利用效率。

3.3在文件分類、編目等管理方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進(jìn)行人工系統(tǒng)操作，需要檔案工作人員的工作勞動(dòng)強(qiáng)度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對(duì)檔案文件進(jìn)行分類和編目。在技術(shù)條件允許的情況下，醫(yī)院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案信息的檢索和查詢，進(jìn)而減少檔案工作人員的勞動(dòng)時(shí)間。

3.4在保管方式上區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在保管方式上，需要相關(guān)的檔案存儲(chǔ)室，檔案工作人員需要對(duì)檔案管理存儲(chǔ)室進(jìn)行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲(chǔ)到檔案管理中心的相關(guān)設(shè)備中或刻入到光盤中由相關(guān)工作人員進(jìn)行保管和整理，占用空間小保存時(shí)間久[4]。

3.5在查詢使用方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在查詢使用時(shí)，需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)入檔案室進(jìn)行翻閱查找，查閱的過程比較復(fù)雜。電子文件檔案在查詢和使用時(shí)，它只需要檔案工作人員注冊(cè)相關(guān)登記手續(xù)，然后在檔案管理中心進(jìn)行登陸就可以對(duì)檔案文件進(jìn)行查閱和使用。

4 結(jié)論

綜上所述，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術(shù)支持，但是從醫(yī)院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫(yī)院檔案管理中存在著一定優(yōu)勢(shì)，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統(tǒng)檔案管理對(duì)其進(jìn)行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務(wù)于醫(yī)院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統(tǒng)檔案存在差別，但是要讓他們共同發(fā)展服務(wù)于醫(yī)院工作的需要中。

參考文獻(xiàn)：

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2011，09：43.

篇（6）

一、引言

計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進(jìn)程和方式，尤其是二十一世紀(jì)以來，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對(duì)人們的溝通方式和生活方式實(shí)現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個(gè)方面對(duì)該問題進(jìn)行分析。

二、電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術(shù)手段對(duì)其文件進(jìn)行數(shù)據(jù)形式的存儲(chǔ)和管理。在這個(gè)過程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來實(shí)現(xiàn)。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來進(jìn)行，也就是說不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對(duì)各種資料進(jìn)行存放。但是同所有的檔案管理活動(dòng)一樣，電子檔案也需要經(jīng)過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個(gè)階段。而我國(guó)的相關(guān)檔案管理辦法也對(duì)文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實(shí)的過程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點(diǎn)和檔案管理的流程。

在這個(gè)過程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲(chǔ)形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到電子文件的編碼和解碼的特點(diǎn)，并且由于不同格式的電子文件對(duì)于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。

三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

第一、電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報(bào)告，在這個(gè)過程中需要經(jīng)過一定的周期，也就是說要對(duì)某項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)先制定一個(gè)固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。

第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對(duì)于電子文件就比較簡(jiǎn)便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對(duì)現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對(duì)于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對(duì)紙制品資料的存儲(chǔ)進(jìn)行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲(chǔ)的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí) 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對(duì)各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)某一個(gè)資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問題都應(yīng)該引起有關(guān)部門的注意和重視，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行管理?！?/p>

篇（7）

數(shù)碼照片是指用數(shù)碼相機(jī)拍攝，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體，依托計(jì)算機(jī)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。隨著計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)的普及應(yīng)用，單位形成的數(shù)碼照片越來越多，其應(yīng)用也越來越廣泛。因此，如何對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集、整理、鑒定、歸檔和保管，使之進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，是每一個(gè)檔案工作者而臨的新課題，如何加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案的管理，成為檔案管理迫在眉睫的重要工作，筆者就數(shù)碼照片的管理模式談幾點(diǎn)看法。

一、當(dāng)前照片檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，形成的照片種類日漸繁雜、數(shù)量飛速增長(zhǎng)，各單位職能活動(dòng)中形成的數(shù)碼照片的管理已經(jīng)引起檔案部門的重視，數(shù)碼照片的收集、整理及歸檔情況不容樂觀，在管理過程中存在如下問題：

1、無章可循，阻礙了數(shù)碼照片檔案的管理和發(fā)展。制度、規(guī)范是開展工作的依據(jù)，到目前為止，國(guó)家還沒有出臺(tái)正式的數(shù)碼照片檔案管理的方法，數(shù)碼照片檔案管理處于一種無序或各自為戰(zhàn)的狀態(tài)。各單位只是根據(jù)自身?xiàng)l件和業(yè)務(wù)實(shí)際，摸索管理，沒有形成系統(tǒng)、科學(xué)的管理系統(tǒng)。

2、設(shè)備依賴，影響了數(shù)碼照片檔案的完整性。數(shù)碼照片對(duì)設(shè)備的依賴性大，設(shè)備條件及設(shè)備故障均能影響數(shù)碼照片的安全，在數(shù)據(jù)安全沒有得到高度重視的情況下，數(shù)據(jù)備份工作不到位是數(shù)碼照片損失最主要的原因，所造成的后果具有毀滅性。

3、監(jiān)控不力，降低了數(shù)碼照片檔案的歸檔率。數(shù)碼照片形成的不易監(jiān)控性，造成了數(shù)碼照片形成了多少、都有哪些內(nèi)容，除了形成者自己清楚外，其他人不易了解真實(shí)狀況，導(dǎo)致數(shù)碼照片漏歸的情況。同時(shí)數(shù)碼照片的形成人員和管理人員沒有明確的責(zé)任分工，人員變動(dòng)造成一部分?jǐn)?shù)碼照片的流失。

4、數(shù)據(jù)不全，影響了數(shù)碼照片檔案的提供利用。數(shù)碼照片得不到系統(tǒng)整理，形成的數(shù)據(jù)不完整，不具備直接檢索條件。在利用未整理的數(shù)碼照片時(shí)，非拍攝者本人很難查找到所需要的數(shù)碼照片，即使是拍攝者本人使用這些數(shù)碼照片時(shí)，由于間隔時(shí)間較長(zhǎng)，拍攝者對(duì)拍攝的內(nèi)容等信息的記憶已經(jīng)模糊，導(dǎo)致數(shù)碼照片的利用也較困難。即使歸檔的數(shù)碼照片，由于沒有相應(yīng)的管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，檢索利用也比較麻煩。

二、數(shù)碼照片檔案管理模式

針對(duì)當(dāng)前數(shù)碼照片收集、整理和管理中的種種問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)根據(jù)各單位的實(shí)際情況，依據(jù)現(xiàn)有的規(guī)章制度，制訂和整理出適合各自的管理辦法和管理模式，以加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案的管理。

1、建章立制，規(guī)范數(shù)碼照片檔案的管理。依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），在膠片照片管理制度的基礎(chǔ)上，制訂符合單位特色的數(shù)碼照片管理制度，用以指導(dǎo)數(shù)碼照片檔案的收集、整理、歸檔和提供利用。數(shù)碼照片規(guī)章制度的建立迫在眉睫，只有建立了相應(yīng)的管理制度才能指導(dǎo)工作的開展，才能做到有法可依有章可循。

2、推行新的管理模式，提升數(shù)碼照片檔案的管理水平。數(shù)碼照片的管理模式應(yīng)不斷變化，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。筆者推薦的新的管理模式是：計(jì)算機(jī)預(yù)覽-光盤存儲(chǔ)管理模式。這是目前在不借助專業(yè)管理軟件情況下，最簡(jiǎn)單便捷、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的管理模式。下面介紹這種管理模式的具體做法。

（1）照片收集。把預(yù)立卷單位移交和收集上來的數(shù)碼照片，按照“年度-類別-照片名稱”的順序建立相應(yīng)的文件夾，把照片存儲(chǔ)在檔案管理員的計(jì)算機(jī)里。

（2）價(jià)值鑒定。選擇重要的、有代表性的、有查考利用價(jià)值的照片進(jìn)行歸檔。歸檔照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。

（3）屬性配置。把鑒定后的數(shù)碼照片重新命名、規(guī)范格式。收集和移交上來的數(shù)碼照片的名稱一般是相機(jī)里的流水號(hào)，歸檔時(shí)需要重新命名。重新命名工作應(yīng)由照片提供者和檔案管理員共同完成，名稱應(yīng)盡量簡(jiǎn)化，并能涵蓋較多的信息，把照片的大概內(nèi)容寫詳細(xì)，便于將來檢索利用。

（4）數(shù)據(jù)刻錄。將歸檔的數(shù)碼照片按照管理員計(jì)算機(jī)保存數(shù)據(jù)的形式刻錄在不可擦寫的CD或DVD光盤上，備保存和利用。數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套查閱使用，一套異地保存。光盤的封面要打印上所保存內(nèi)容的相關(guān)屬性，以便查找。

（5）數(shù)據(jù)修改。修改保存在管理員計(jì)算機(jī)里的數(shù)碼照片文件大小，以便節(jié)省保存空間。

（6）提供利用。數(shù)碼照片檔案提供利用時(shí)，首先由利用者提供利用需求，先在檔案管理員的計(jì)算機(jī)內(nèi)檢索所需要的照片，預(yù)覽圖片，把需要的照片檔號(hào)記下，根據(jù)檔號(hào)取出相應(yīng)的光盤，然后拷貝所需的照片提供給利用者。

在數(shù)碼照片檔案新的管理模式過程中，刻錄光盤中所保存的數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù)，僅為提供利用，而管理員計(jì)算機(jī)里的數(shù)據(jù)是修改后的數(shù)據(jù)，僅供查找瀏覽。兩者即互相對(duì)應(yīng)，又各司其職，即能保存好數(shù)據(jù)，又能節(jié)省存儲(chǔ)空間。

三、數(shù)碼照片檔案管理的幾點(diǎn)建議

在數(shù)碼照片檔案管理過程中，只要抓住主要矛盾，解決好關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就能理順各種關(guān)系，管好、用好數(shù)碼照片檔案。

1、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提升管理水平。由于沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)碼照片檔案的管理屬于各自為政、孤軍奮戰(zhàn)的狀態(tài)。建議相關(guān)單位推廣專業(yè)的管理軟件或制訂、執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)章制度，這樣有利于進(jìn)一步提高管理水平，推動(dòng)檔案數(shù)字化和信息化的進(jìn)程，更好地適應(yīng)改革調(diào)整的需要。

2、建立數(shù)碼照片檔案收集制度，實(shí)施前端控制。數(shù)碼照片檔案的特性使數(shù)碼檔案的收集比傳統(tǒng)照片檔案的收集更為復(fù)雜，收集好這一新載體形式的照片檔案難度也更大。有些數(shù)碼照片從生成到歸檔跨越了好多部門，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的歸檔制度，理順檔案管理與各預(yù)立卷部門的關(guān)系，在檔案管理部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，完成對(duì)數(shù)碼檔案照片的生成、積累、歸檔保管等項(xiàng)工作，并配備相應(yīng)的電腦和刻錄設(shè)備，以保證這一新的載體形式檔案收集、歸檔、保管工作的可能性和連續(xù)性。擴(kuò)大數(shù)碼照片的收集范圍，廣泛宣傳，開通多方面收集數(shù)碼照片的渠道。只要對(duì)單位發(fā)展有利，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片都應(yīng)該及時(shí)移交檔案室組卷歸檔，豐富照片檔案的多面性和系統(tǒng)性。

3、維護(hù)數(shù)據(jù)的原始性。從維護(hù)檔案原貌的角度來說，數(shù)碼照片歸檔前不建議技術(shù)處理，只要照片拍攝的構(gòu)圖合理、畫面清晰、嚴(yán)肅活波就可以歸檔，確保數(shù)碼照片的原始性、客觀性、真實(shí)性。歸檔后的照片在利用時(shí)由利用者根據(jù)需要自行進(jìn)行后期處理。

4、數(shù)碼照片歸檔前的鑒定要求。歸檔前的鑒定工作，主要是鑒別它的檔案價(jià)值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已積累但無保存價(jià)值的數(shù)碼照片。包括對(duì)歸檔照片質(zhì)量、原始性、真實(shí)性的鑒定。選擇重要的、有代表性的、有查考利用價(jià)值的照片進(jìn)行歸檔。

5、數(shù)碼照片不建議沖洗或打印后歸檔，直接將數(shù)碼照片移交歸檔，載體統(tǒng)一，方便檢索和提供利用。

篇（8）

自古以來，水利事業(yè)就是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有力支柱，從前的水利檔案管理工作大多是管理各種紙質(zhì)檔案，如今隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，各種先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備不斷應(yīng)用于生產(chǎn)實(shí)踐，同時(shí)我國(guó)正在大力推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，在這種形勢(shì)下，水利檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，在各部門的不懈努力下，目前我國(guó)水利檔案管理工作正在向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，已經(jīng)取得了很大成果，但是不得不注意到，水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變還存在一些制約因素，還需要我們進(jìn)一步加以解決，解決這些問題有利于水利檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步，有利于水利事業(yè)的良好發(fā)展，同時(shí)也有利于我國(guó)信息化建設(shè)的推進(jìn)，可見本文研究?jī)?nèi)容具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素

現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到普及，廣泛的應(yīng)用于人們的生產(chǎn)、生活以及學(xué)習(xí)當(dāng)中，水利檔案管理工作中也應(yīng)用到了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，與此同時(shí)，水利檔案管理工作的工作方式也需要轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的水利檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)，近些年以來，我國(guó)大力推進(jìn)信息化建設(shè)，各部門不懈努力，不斷將水利檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在此過程中面臨著一些制約因素，筆者認(rèn)為，阻礙水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素主要有以下幾個(gè)方面。

主觀認(rèn)識(shí)不到位。人的主觀認(rèn)識(shí)對(duì)實(shí)踐活動(dòng)具有很大影響，如果人的主觀認(rèn)識(shí)不到位，會(huì)對(duì)實(shí)際工作產(chǎn)生很大干擾，目前在水利檔案管理工作中，一些工作人員尚且沒有認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的重要性，認(rèn)為水利檔案管理工作只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，沒必要大費(fèi)周章，工作人員的這種錯(cuò)誤意識(shí)，無疑會(huì)阻滯水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，例如在實(shí)際工作中，由于工作人員認(rèn)識(shí)不到位，人們往往忽視了水利檔案管理工作，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作與建設(shè)管理工作不同步，資料收集沒有及時(shí)性，資料傳遞也比較滯后，未來水利檔案管理工作想要更好的從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，必須要解決這一問題，糾正工作人員的主觀認(rèn)識(shí)。

二、水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件及途徑

（一）水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件

筆者認(rèn)為，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，還需要一些基礎(chǔ)條件，只有具備了這些基礎(chǔ)條件，水利檔案管理工作才能良好發(fā)展，順利的向信息化工作模式轉(zhuǎn)變，而這些基礎(chǔ)條件主要包括以下幾個(gè)方面。

1. 法律保障。任何一項(xiàng)事業(yè)都離不開法律保障，只有具備了健全的法律保障，在實(shí)際工作中才能有法可依，實(shí)踐工作才能規(guī)范化，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，必然離不開法律保障，在以后的發(fā)展中，應(yīng)該進(jìn)一步完善各項(xiàng)法律法規(guī)，健全相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來，水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的過程中，就具備了法律保障，可以在爭(zhēng)取的軌道上前進(jìn)。筆者認(rèn)為，在實(shí)際工作中應(yīng)該通過相關(guān)法規(guī)，進(jìn)一步明確電子檔案的憑證價(jià)值以及證據(jù)資格，進(jìn)而避免人們對(duì)電子檔案產(chǎn)生“信任危機(jī)”，同時(shí)制定完善的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使實(shí)際工作更加有章可循。

2. 技術(shù)措施。在信息化建設(shè)大潮中，不可缺少的是現(xiàn)代化技術(shù)，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)離不開技術(shù)措施的支持，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，必然需要相應(yīng)的技術(shù)措施，在實(shí)際工作中，應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理，使之不斷實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，充分應(yīng)用手工錄入、掃描等各種措施，將其它載體形式上的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)當(dāng)中，這項(xiàng)工作比較繁瑣，比較耗費(fèi)精力，但這是水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的必由之路，必須細(xì)心做好這項(xiàng)工作。另一方面，要充分利用數(shù)字化檔案生成等技術(shù)，同時(shí)運(yùn)用信息安全技術(shù)，為水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變提供技術(shù)支持。

3. 人才支持。信息化建設(shè)需要人才儲(chǔ)備，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，也離不開人才支持，在以后的發(fā)展中，水利檔案管理工作需要吸納更多的高素質(zhì)專業(yè)人才，只有全面提高工作隊(duì)伍的整體水平，才能順利實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，有了專業(yè)人才的帶動(dòng)，工作人員才能更快的從傳統(tǒng)工作模式中得到突破，專業(yè)人才熟識(shí)水利檔案管理工作的新理念，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)比較了解，熟悉行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，擅長(zhǎng)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，可以在很大程度上推動(dòng)水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變。

三、結(jié)語

水利事業(yè)就是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有力支柱，目前我國(guó)信息化建設(shè)的進(jìn)程不斷推進(jìn)，各行各業(yè)都向著信息化的方向發(fā)展，各種先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備不斷應(yīng)用于生產(chǎn)實(shí)踐，我國(guó)水利檔案管理工作正在向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，已經(jīng)取得了很大成果，但是不得不注意到，水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變還存在一些制約因素，還需要我們進(jìn)一步加以解決，筆者認(rèn)為，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，應(yīng)該具備法律保障、技術(shù)措施、人才支持，同時(shí)應(yīng)該降低成本、提高管理效率，糾正工作人員的主觀認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變工作人員的工作重點(diǎn)以此來推進(jìn)水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)

篇（9）

隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人群的逐步增加及通過網(wǎng)絡(luò)獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強(qiáng)，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會(huì)管理與社會(huì)服務(wù)功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務(wù)，更為便利的、系統(tǒng)的為社會(huì)發(fā)展提供便利，在這一過程中相關(guān)的檔案管理部門及工作人員應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合的檔案管理模式，在發(fā)展信息化檔案管理的過程中要注意對(duì)各系統(tǒng)檔案資料的整合，通過以各級(jí)綜合檔案館為主，各類內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統(tǒng)、不同行業(yè)。本文主要圍繞在信息化社會(huì)背景下深入研究檔案信息化管理改革的內(nèi)涵，探明社會(huì)信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作及檔案事業(yè)的發(fā)展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務(wù)的效率及服務(wù)質(zhì)量。

一、社會(huì)信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統(tǒng)的檔案信息管理是檔案歸屬于當(dāng)?shù)厮跈n案館或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的作用，另外也很難為群眾服務(wù)。根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，我國(guó)縣級(jí)以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案和有代表性的二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案，這就造成很多的二級(jí)、三級(jí)檔案無法進(jìn)館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，以數(shù)字化的傳播手段，結(jié)合檔案館、系統(tǒng)內(nèi)、企業(yè)、社會(huì)等多方的檔案信息資源，以數(shù)字檔案館為信息平臺(tái)，使該平臺(tái)成為檔案信息的匯集，從而為社會(huì)、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務(wù)。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)器等軟硬件設(shè)備構(gòu)成的數(shù)理化檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統(tǒng)的實(shí)物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級(jí)、各部門、各單位的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在履行傳統(tǒng)的檔案管理工作的基礎(chǔ)上，利用便利的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建信息平臺(tái)、信息交流平臺(tái)，豐富網(wǎng)絡(luò)檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數(shù)據(jù)庫，拓寬服務(wù)渠道，滿足公眾對(duì)檔案信息的需求，同時(shí)要注意確保檔案管理系統(tǒng)的安全性。

二、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革的原因

（一）適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的需求

進(jìn)入新世紀(jì)以來伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)大力建設(shè)網(wǎng)絡(luò)及通信等基礎(chǔ)設(shè)施，目前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)普及率達(dá)到50.3%，過半數(shù)中國(guó)人已經(jīng)接入互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的速度也在提高，截至2015年12月，手機(jī)網(wǎng)民中通過手機(jī)無線上網(wǎng)的比例高達(dá)90%。因此公眾通過網(wǎng)絡(luò)所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習(xí)慣。

（二）擴(kuò)大檔案信息利用范圍的需要

傳統(tǒng)的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關(guān)資料管理部門查詢，在實(shí)際的應(yīng)用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠(yuǎn)，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過信息技術(shù)手段不斷實(shí)現(xiàn)檔案信息的便利化、數(shù)字化，同時(shí)檔案資料在進(jìn)行數(shù)字化、信息化的過程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數(shù)字信息平臺(tái)所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進(jìn)行的，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)將分散在各個(gè)檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺(tái)上，便于公眾查詢、使用。

（三）便于檔案資料信息的整合

如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進(jìn)行的就是檔案信息的數(shù)字化、信息化建設(shè)，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)的過程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時(shí)規(guī)范檔案資料的分類、效益等。在進(jìn)行檔案資料數(shù)字化、信息化的過程中不能一味的追求速度，應(yīng)在保證資料信息的真實(shí)性的前提下逐步將檔案資料信息化、數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機(jī)構(gòu)的檔案管理部門按照自己的管理方式進(jìn)行檔案管理，從而造成各個(gè)部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級(jí)、各檔案管理部門在符合保密和開放的前提下，根據(jù)社會(huì)及公眾的需要采用以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等形式對(duì)各級(jí)、各部門的內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行整合，做到對(duì)檔案信息的相對(duì)集中管理、查詢，從而為社會(huì)、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。

三、社會(huì)信息化背景下傳統(tǒng)檔案檔案管理改革的原則

（一）信息技術(shù)應(yīng)用與檔案資料資源整合相協(xié)調(diào)

在信息技術(shù)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將各個(gè)檔案館的檔案資料進(jìn)行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統(tǒng)一管理，也有利于加強(qiáng)各檔案館及管理機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系，建立相關(guān)的查詢平臺(tái)，便于公眾查詢。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息間傳遞的速度越來越快、傳遞時(shí)間越來越短，在此背景下國(guó)家檔案館、省檔案館或相關(guān)檔案管理部門應(yīng)首先對(duì)目前各自的檔案保管情況的相關(guān)信息進(jìn)行相互交流，并對(duì)如何構(gòu)建合理的資源平臺(tái)進(jìn)行探討，對(duì)各自的檔案信息化平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃建設(shè)，并使各系統(tǒng)平臺(tái)之間能夠順暢的進(jìn)行信息交流，最終達(dá)到以點(diǎn)帶面，逐漸形成一個(gè)檔案館群，形成一個(gè)互利共贏的公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)。

（二）擇優(yōu)分類與循序漸進(jìn)并重

在對(duì)檔案信息信息化、數(shù)字化的分類過程中，檔案信息的分類應(yīng)按照保密程度、公眾需求程度、社會(huì)反響等方面進(jìn)行有針對(duì)性的分類，對(duì)于公眾與社會(huì)需求較大的檔案信息資料，應(yīng)優(yōu)先對(duì)這部分資料進(jìn)行信息化、數(shù)字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進(jìn)行數(shù)字化信息化分類的過程中，檔案管理部門也應(yīng)該對(duì)所有檔案資料進(jìn)行預(yù)測(cè)，對(duì)將來一段時(shí)間可能需求量較大的檔案信息進(jìn)行優(yōu)先分類。在檔案資料信息化的過程中要明確紙質(zhì)檔案的信息類型，由于檔案都是原始數(shù)據(jù)或信息的最真實(shí)憑證，在提供利用時(shí)要保障其完整性和真實(shí)性。

（三）區(qū)分緩急與先易后難兼顧

檔案數(shù)字化最大的優(yōu)點(diǎn)之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護(hù)原版檔案資料，通過查閱電子檔案減少對(duì)原版資料的查閱次數(shù)，從而減少人為的對(duì)檔案原件的損害。因此在進(jìn)行數(shù)字化檔案的初期，就應(yīng)該先對(duì)珍貴的資料進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)于原來就是數(shù)字化的檔案資料，在經(jīng)過前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開放的數(shù)字化信息資料可通過網(wǎng)絡(luò)上傳到相應(yīng)的查詢平臺(tái)供用戶查詢、使用。而對(duì)于紙質(zhì)、膠片、聲像等檔案就需要先進(jìn)性數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換的過程中就需要各級(jí)根據(jù)檔案信息轉(zhuǎn)換的難易程度分別進(jìn)行上傳，對(duì)于較為容易上傳的資料，應(yīng)優(yōu)先上傳。對(duì)于不同類別的檔案資料要根據(jù)其類別逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。

四、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

（一）正確運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，可以有效地促進(jìn)各檔案管理部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展

就目前來看，各級(jí)部門、各系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理部門分別屬于不同的系統(tǒng)、部門，對(duì)檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點(diǎn)，在工作中正確、靈活地運(yùn)用相關(guān)法律法規(guī)可以有效的協(xié)調(diào)各部門、系統(tǒng)間的檔案交流工作，并可以及時(shí)調(diào)節(jié)他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規(guī)是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。

（二）制定統(tǒng)一的檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

在檔案資料數(shù)字化、信息化的發(fā)展初期，難免會(huì)出現(xiàn)諸多的問題，究其根源就是大家在數(shù)字化、信息化建設(shè)的過程中沒有統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前已經(jīng)建成使用的檔案網(wǎng)站中竟然有將近30%的網(wǎng)站無鏈接。因此，制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級(jí)檔案管理部門就檔案管理也制定了相關(guān)的規(guī)章制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，但制定的各類制度與標(biāo)準(zhǔn)都是其系統(tǒng)內(nèi)自己的標(biāo)準(zhǔn)，就執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)來看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續(xù)存在，檔案數(shù)字化信息的統(tǒng)一管理就無從談起了。因此，制定統(tǒng)一的、規(guī)范的管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進(jìn)各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。

（三）逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)

數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)包含高速的網(wǎng)絡(luò)傳輸功能、健全的安全保障體系、先進(jìn)的軟硬件設(shè)施等，利用各網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的信息互聯(lián)技術(shù)將各個(gè)站點(diǎn)的檔案信息資料進(jìn)行匯總，以國(guó)家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內(nèi)的檔案資料進(jìn)行匯總，用戶即可以通過該平臺(tái)進(jìn)行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。

（四）提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術(shù)、信息管理技術(shù)等相關(guān)信息化知識(shí)。如在對(duì)電子文件進(jìn)行資料管理的過程中就需要檔案管理工作者掌握數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，在進(jìn)行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應(yīng)用技術(shù)技能，利用信息化技術(shù)提升檔案管理水平。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案作為社會(huì)信息資源的重要組成部門，必然要融入到數(shù)字化新媒體當(dāng)中，檔案目前也以多種載體形式呈現(xiàn)在大眾的面前，無線傳輸技術(shù)、快速掃描技術(shù)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過程中要不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷地提高自身的信息化素質(zhì)，在工作中要敢于創(chuàng)新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢(shì)必會(huì)經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)發(fā)展的完善過程，在這一過程中不僅需要國(guó)家相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發(fā)展中充分認(rèn)識(shí)信息化檔案管理改革的必要性，積極推動(dòng)檔案工作的信息化建設(shè)。

作者:許長(zhǎng)春 單位:山東省體育訓(xùn)練結(jié)算中心

參考文獻(xiàn)：

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篇（10）

檔案是知識(shí)的寶庫與歷史的見證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強(qiáng)

傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國(guó)有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無”?，F(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。

（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”

過去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來講沒有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國(guó)有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案

與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的。”如今，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因

人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。

二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想

（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國(guó)的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。

個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開、披露個(gè)人檔案信息。

（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。

(四)執(zhí)行“收支兩條線”

為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?，?shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。超級(jí)秘書網(wǎng)

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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