序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案的管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

如今隨著信息化建設(shè)步伐的飛速發(fā)展，電子文件已成為信息記錄的主要形式，作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學(xué)說，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。電子文件同傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案一樣，成為重要的信息資源和寶貴財(cái)富。因此，電子文件與電子檔案如何歸檔管理，如何適應(yīng)電子文件、電子檔案發(fā)展的需要，已成為企業(yè)各部門所面臨的一項(xiàng)緊迫而艱巨的任務(wù)。

應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，特別是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。電子文件、電子文件歸檔以及歸檔后形成電子檔案的管理，都極大地豐富了檔案工作的內(nèi)容。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在著以下優(yōu)點(diǎn)

（一）辦公效率的提高。正因?yàn)橛?jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，才使得辦公自動(dòng)化運(yùn)用簡單。早期受到技術(shù)水平及辦公設(shè)備的限制，文件均是手工制作的紙張文件，在使用過程中容易受損且保存時(shí)間較短，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還出現(xiàn)很多錯(cuò)字、不完整、字跡不工整、用筆不規(guī)范等現(xiàn)象，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實(shí)用性，不利于其自身使用價(jià)值的發(fā)揮。在運(yùn)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，節(jié)省資源、易于傳輸、方便搜索、攜帶便易、容易加密、不占空間的優(yōu)點(diǎn)顯現(xiàn)出來。文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)、查閱等環(huán)節(jié)變得有序而方便，在計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)中，文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共享一個(gè)辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲(chǔ)存，隨時(shí)歸檔。

（二）存儲(chǔ)能量增大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和裝具來進(jìn)行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。

（三）檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，儲(chǔ)存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與辦公業(yè)務(wù)部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查找并選擇檔案信息，還可方便地復(fù)制存儲(chǔ)。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在著以下缺點(diǎn)

電子文件必須經(jīng)過相應(yīng)的設(shè)備讀取才能讓人們識(shí)別；可以在不同的載體上進(jìn)行轉(zhuǎn)換并可同時(shí)存在；很容易被修改而不留下痕跡；可以不受時(shí)空限制實(shí)現(xiàn)信息共享；能使用文字、影像等多種信息方式；由于電子文件載體的不穩(wěn)定性難以保證其長期地保存；電子文件保密性受限制；對(duì)檔案綜合管理人員要求高等等。

三、針對(duì)實(shí)踐中存在的問題提出以下措施

（一）建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。檔案部門要與辦公自動(dòng)化與信息管理部門通力合作，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。體現(xiàn)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性。

（二）檔案部門必須將計(jì)算機(jī)與信息管理等業(yè)務(wù)部門移交的具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為電子文件長期保存的載體。

（三）對(duì)于采取技術(shù)手段對(duì)內(nèi)容進(jìn)行“加密”處理的電子文件，應(yīng)當(dāng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存。在儲(chǔ)存電子文件的載體或者裝具上應(yīng)當(dāng)注明反應(yīng)其內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。在存儲(chǔ)涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應(yīng)當(dāng)具體注明相應(yīng)的密級(jí)與保密期限，并嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理。

（四）通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。

篇（2）

【論文摘要】當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門來說，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。

1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 轉(zhuǎn)貼于

3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。

1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失

電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。

4、加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

四、小結(jié)

現(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

【參考文獻(xiàn)】

篇（3）

電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。 

一、電子檔案使用的主要途徑 

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。 

1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。 

2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。 

3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。 

二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義 

電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門來說，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。 

1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力 

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。 

2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量 

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 

3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求 

隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。 

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施 

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。 

1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源 

要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。 

2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失 

電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。 

3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整 

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。 

4、加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí) 

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。 

四、小結(jié) 

現(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。 

 

【參考文獻(xiàn)】 

篇（4）

電子檔案是隨著時(shí)展，應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案存在形式是以紙質(zhì)為載體，以人的手工書寫和抄錄為主要方式的。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)各項(xiàng)工作的進(jìn)行，檔案管理工作面對(duì)著龐大的信息量和紛繁復(fù)雜的檔案文件，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)這樣的現(xiàn)狀。電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，它的產(chǎn)生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統(tǒng)的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對(duì)待。本文就電子檔案管理的現(xiàn)狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應(yīng)用等方面做出以下分析。

一、電子檔案的管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年電子檔案的發(fā)展情況，各類單位的檔案數(shù)量急劇增加。以全國各大學(xué)高校為例，大學(xué)生總體規(guī)模不斷增加，相關(guān)資料顯示，2008年大學(xué)生數(shù)量與2007年相比，增加了近200萬人，而大學(xué)教職工人數(shù)也增加了十萬左右，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所。高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢的同時(shí)，各項(xiàng)相關(guān)檔案也是急劇增長，面對(duì)與日俱增的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前的形式。

檔案管理工作并不是許多人認(rèn)為的那樣，并非簡單的填寫數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲(chǔ)在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認(rèn)真仔細(xì)的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進(jìn)行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲(chǔ)存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時(shí)，要迅速的調(diào)去出檔案。在交接時(shí)要確保檔案的真實(shí)性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個(gè)復(fù)雜的過程，面對(duì)現(xiàn)如今各類檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實(shí)不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

雖然檔案管理工作越來越艱巨，但是此項(xiàng)工作的重要性決定了不能出錯(cuò)的要求。檔案工作對(duì)于一個(gè)單位是十分重要的，急需應(yīng)用電子檔案的管理形式來適應(yīng)當(dāng)前的嚴(yán)峻形式。電子檔案已經(jīng)成為大多數(shù)單位檔案管理工作必須應(yīng)用的形式，但是由于電子檔案的專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理信息化程度低，不能適應(yīng)工作需要。面對(duì)這樣的形式，電子檔案的普及應(yīng)用是檔案管理工作的趨勢所在，也是必須實(shí)現(xiàn)的。

二、檔案信息電子化的利弊

（一）電子檔案的優(yōu)越性

電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點(diǎn)就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準(zhǔn)確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個(gè)單獨(dú)的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對(duì)其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時(shí)間久了，會(huì)發(fā)霉發(fā)潮，這些都會(huì)影響檔案的真實(shí)性和存儲(chǔ)時(shí)間。而且會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，檔案存儲(chǔ)的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財(cái)政支出，并且保證檔案能在很長的時(shí)間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯(cuò)就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個(gè)突出的優(yōu)點(diǎn)就是電子檔案在交接時(shí)不會(huì)出現(xiàn)丟失和失真的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案在檔案的調(diào)取、補(bǔ)充和更新時(shí)很容易丟失和失真，這是因?yàn)闄n案持有人對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時(shí)的丟失和失真。點(diǎn)在檔案在交接時(shí)只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因?yàn)闄n案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時(shí)檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優(yōu)越性決定了電子檔案的發(fā)展空間是巨大的，也是必須的。

（二）電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲(chǔ)是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲(chǔ)，不法分子很難進(jìn)入盜取相關(guān)檔案，即使進(jìn)入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡?，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進(jìn)入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因?yàn)槿魏坞娔X都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲(chǔ)的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應(yīng)該以辯證的眼光看待這個(gè)缺陷，任何錯(cuò)誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，承擔(dān)起自身的義務(wù)和責(zé)任，正確認(rèn)識(shí)自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個(gè)很難克服的缺點(diǎn)，那就是電子檔案對(duì)軟件設(shè)備的依賴性較強(qiáng)。檔案管理在面對(duì)紙質(zhì)檔案時(shí)只需要將其分類存儲(chǔ)起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲(chǔ)的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計(jì)算機(jī)，檔案管理工作就無法進(jìn)行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計(jì)算機(jī)。

三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用

1．積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制。應(yīng)當(dāng)自覺納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項(xiàng)目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章?；鶎訖n案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯(cuò)，集體工作才能更加完善。

2．與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。電子檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作者在接觸電子檔案的同時(shí)，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗(yàn)和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，證實(shí)其工作的重要性，看到檔案管理工作對(duì)于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。

篇（5）

一、電子檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1．科技電子文件歸檔。科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。

(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

(2)設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

2．文書電子檔案整理。一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一，按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二，將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1．軟磁盤的保護(hù)

(1)目前市場上存在各種各樣的產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時(shí)要根據(jù)內(nèi)容的特點(diǎn)選相應(yīng)的種類。

(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)。

(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無塵、無腐蝕氣體無強(qiáng)磁場干擾、無震動(dòng)和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％~50％，溫度控制在14℃~24℃。

(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

(5)對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

(6)在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2．光盤的保護(hù)

(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃~24℃，相對(duì)濕度40％~65％。

篇（6）

中圖分類號(hào)：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-3973（2012）001-055-02

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，電子文件與電子檔案大量產(chǎn)生。由于電子文件的某些性質(zhì)與傳統(tǒng)文件有著很大區(qū)別，對(duì)電子文件歸檔后產(chǎn)生的電子檔案管理也有很大影響，因此有必要對(duì)電子文件真實(shí)與完整性進(jìn)行分析。以下將結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)來闡述電子文件真實(shí)與完險(xiǎn)管理。

1 電子文件及電子檔案

1.1 電子文件與電子檔案

電子文件（Electronic Records）是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。①

1.2 電子文件對(duì)檔案管理的影響

文件歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完畢具有保存價(jià)值的文件，還應(yīng)包括該文件讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2 電子文件真實(shí)與完險(xiǎn)

電子文件管理中最致命的問題、最根本的風(fēng)險(xiǎn)就是真實(shí)性、完整性受到破壞，這是需要管理者動(dòng)用一切辦法加以防范的，以下是真實(shí)性與完整性這兩種主要風(fēng)險(xiǎn)。

2.1 電子文件的真實(shí)風(fēng)險(xiǎn)

電子文件若真實(shí)性受損，就無法客觀地反映原始事實(shí)，也就會(huì)失去利用價(jià)值。目前，這樣的實(shí)例很多，比如，加拿大調(diào)查委員會(huì)對(duì)加拿大在索馬里的駐軍情況舉行了聽證會(huì)。調(diào)查委員會(huì)要求查看國防行動(dòng)中心一個(gè)數(shù)據(jù)庫中文件運(yùn)行記錄。在查看該文件運(yùn)行記錄時(shí)，委員會(huì)發(fā)現(xiàn)了許多異常情況，如空白信件、漏號(hào)或重號(hào)等。調(diào)查委員會(huì)認(rèn)為這些記錄不可靠，不能用于當(dāng)時(shí)進(jìn)行調(diào)查，也不能向未來研究人員提供利用。電子文件不真實(shí)具體表現(xiàn)包括：(1)文件是偽造的，即用戶身份不真實(shí)；(2)無法證明電子文件未經(jīng)改動(dòng)，即無法排除文件不真實(shí)的可能性。主要原因在于系統(tǒng)沒有生成、獲取文件的背景信息。

2.2 電子文件的完險(xiǎn)

電子文件完整性風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在應(yīng)該歸檔保存的電子文件數(shù)量殘缺不全或是文件構(gòu)成要素不完整。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障，殘缺不全文件留給后人是支離破碎的社會(huì)記憶，會(huì)對(duì)電子文件利用帶來很大障礙，也會(huì)嚴(yán)重影響電子文件應(yīng)有價(jià)值。在電子環(huán)境下，介質(zhì)脆弱，技術(shù)過時(shí)以及系統(tǒng)特性都會(huì)影響電子文件完整性。

3 影響電子文件真實(shí)與完險(xiǎn)的因素分析

一般說來，影響 電子文件真實(shí)與完險(xiǎn)主要有：(1)管理風(fēng)險(xiǎn)電子文件在形成、傳輸、接收、處理、保管、管理、利用等各個(gè)階段，都與機(jī)構(gòu)管理密不可分。管理機(jī)制不完善，或由于人的主觀性、難以規(guī)范性和不確定性，都可能會(huì)威脅到文件的真實(shí)與完整。例如由于文件管理知識(shí)缺乏，可能使文件重要構(gòu)成要素和文件系列沒有保存齊全；操作失誤；主觀或無意的內(nèi)容或形式改變；網(wǎng)絡(luò)攻擊或電子欺詐行為對(duì)文件造成的非法變更與摧毀；人為因素引起保管環(huán)境惡變而對(duì)電子文件載體產(chǎn)生破壞；管理規(guī)范缺乏和人為疏忽造成數(shù)據(jù)缺乏備份、備份媒體選擇不當(dāng)和沒有異地備份等；以及本章第一節(jié)中探討影響電子文件真實(shí)與完整的其他人為因素等，都是由于管理不當(dāng)導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。(2)信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)電子文件形成和存在依賴于信息技術(shù)和設(shè)備，信息技術(shù)的不穩(wěn)定也會(huì)使電子文件真實(shí)與完整面臨風(fēng)險(xiǎn)?；A(chǔ)設(shè)施風(fēng)險(xiǎn)?；A(chǔ)設(shè)施包括硬件、系統(tǒng)軟件、網(wǎng)絡(luò)及機(jī)房等。缺乏信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)具有的基本條件，如硬件軟件性能欠缺穩(wěn)定性、安全性、容錯(cuò)性、可靠性與可維護(hù)性等，都會(huì)對(duì)電子文件真實(shí)與完整構(gòu)成威脅；系統(tǒng)空間容量不足；備份過程、數(shù)據(jù)傳輸過程欠缺安全保護(hù)措施及準(zhǔn)確性；系統(tǒng)功能對(duì)電子文件真實(shí)完整性需求的滿足程度不夠；機(jī)房的交流電源、備用電源設(shè)施及安全保護(hù)措施不當(dāng)?shù)鹊龋加锌赡軐?dǎo)致電子文件信息變更與丟失。數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)。電子文件數(shù)據(jù)本身具有極大不穩(wěn)定性，這與電子文件內(nèi)容與載體可分離性、載體不固定性以及技術(shù)壽命有限等因素相關(guān)。為保證文件內(nèi)容持久可讀，必須對(duì)電子文件定期遷移。在遷移過程中，文件信息有丟失和受損的風(fēng)險(xiǎn)。許多部門由于忽視了數(shù)據(jù)的不穩(wěn)定性，未對(duì)其采取相應(yīng)保護(hù)措施，由此造成的損失無法彌補(bǔ)。(3)固有風(fēng)險(xiǎn)在對(duì)電子文件管理中，總會(huì)有一些不可抗拒因素導(dǎo)致文件真實(shí)完整性受損。由這些不可抗因素引起的風(fēng)險(xiǎn)，稱為固有風(fēng)險(xiǎn)。例如不可抵抗的自然災(zāi)害(如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等)與意外災(zāi)禍(如失竊、鼠災(zāi)等)，惡劣環(huán)境(如強(qiáng)光、不適宜的溫濕度、灰塵、磁場等)帶來的影響等，都會(huì)導(dǎo)致文件損毀。電子文件整個(gè)生命周期各階段(形成、傳輸、捕獲、存儲(chǔ)、處理、保存與利用等等)中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能嚴(yán)重影響電子文件的真實(shí)與完整。

4 電子文件真實(shí)與完整的風(fēng)險(xiǎn)管理策略

4.1 對(duì)電子文件管理流程加以優(yōu)化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相關(guān)管理活動(dòng)有序組合。電子文件管理流程不是對(duì)手工管理流程的復(fù)制和模擬，而應(yīng)根據(jù)電子文件技術(shù)特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高效處理數(shù)據(jù)、一次輸入多次輸出、可并行作業(yè)等優(yōu)勢，構(gòu)建更為科學(xué)高效新流程，具體落實(shí)全程管理和前端控制。相比手工管理流程，電子文件管理流程內(nèi)容，以及組成流程各項(xiàng)管理活動(dòng)開展時(shí)間、承擔(dān)者相互關(guān)系都有變化。在內(nèi)容上，有些管理活動(dòng)需要增加，如確定文件存儲(chǔ)格式、確定文件存儲(chǔ)位置等；有些管理活動(dòng)被簡化，如實(shí)體整理、分發(fā)；另外一些則變得復(fù)雜，如鑒定工作中增加了技術(shù)鑒定內(nèi)容，錄入范圍擴(kuò)大等。在電子文件管理活動(dòng)開展時(shí)間上，有些活動(dòng)提前，如歸檔、鑒定、分類、錄入等提前到文件形成階段就開始；與此同時(shí)，著錄、鑒定等延伸到整個(gè)文件生命周期。

在電子文件檔案工作管理人員中，除了檔案人員、文件形成者之外，信息技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)人員成為電子文件管理隊(duì)伍新成員。信息技術(shù)人員負(fù)責(zé)技術(shù)鑒定、遷移、備份等技術(shù)管理工作；如果設(shè)計(jì)和使用得當(dāng)，文件系統(tǒng)可以完成和參與許多公務(wù)性、重復(fù)性的工作任務(wù)，如文件分發(fā)、鑒定、歸檔、錄入、跟蹤、統(tǒng)計(jì)等，使之自動(dòng)化。在文件管理之間相互關(guān)系上，手工條件基本上是依次開展、順序銜接、相互獨(dú)立管理，而在電子環(huán)境中則逐漸變得同時(shí)開展、相互交叉、部分內(nèi)容合成，從而使得電子文件管理流程具備并行化、非線性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自動(dòng)記錄到錄入數(shù)據(jù)庫中，從而導(dǎo)致錄入同其他文件管理的集成。各單位應(yīng)綜合考察業(yè)務(wù)、技術(shù)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、人員、文化等多個(gè)要素，通過合并、削減、前置、并行、自動(dòng)化等手段，優(yōu)化設(shè)計(jì)電子文件管理流程，并將電子文件管理流程的優(yōu)化納入機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程整體優(yōu)化之中。

4.2 以電子文件管理軟件為中心實(shí)施管理

電子文件技術(shù)特點(diǎn)和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統(tǒng)，而最后解決途徑也都要?dú)w結(jié)到系統(tǒng)設(shè)計(jì)上。在電子文件管理體系中，管理系統(tǒng)(主要是軟件)處于中心位置，沒有系統(tǒng)管理對(duì)電子文件而言是不可想象的。設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)是相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法的執(zhí)行者，是電子文件管理活動(dòng)重要的承擔(dān)者，是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。承擔(dān)電子文件管理功能的系統(tǒng)-主要由兩部分組成：形成電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)和獨(dú)立電子文件管理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)負(fù)責(zé)生成合格的電子文件并將之交付給電子文件管理系統(tǒng)，電子文件管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)適時(shí)獲取、采集電子文件并保證其長期真實(shí)、完整、可讀、可用。這兩個(gè)系統(tǒng)之間應(yīng)該有數(shù)據(jù)接口，以保障數(shù)據(jù)順暢、無損傳遞。當(dāng)然，有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括功能相對(duì)齊備的文件、檔案管理模塊，不過一般只能管理本系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，而專業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)則能綜合管理多種電子文件。近年來電子文件管理軟件的功能需求一直是國際關(guān)注熱點(diǎn)，對(duì)于文件系統(tǒng)開發(fā)的參與也被檔案部門看作是解決電子文件管理難題一條重要措施。獨(dú)立的電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)該具備一般功能包括獲取(歸檔)、分類、鑒定與處置、錄入(數(shù)據(jù)管理)、存儲(chǔ)與保護(hù)、檢索與利用、安全與存取權(quán)限控制、日志、審計(jì)、報(bào)表設(shè)計(jì)及制作等。

4.3 采用基于職能的管理方法

職能是機(jī)構(gòu)對(duì)于社會(huì)承擔(dān)的主要職責(zé)，它包括完成一定目標(biāo)的多項(xiàng)工作。有時(shí)多個(gè)部門聯(lián)合執(zhí)行某項(xiàng)職能，有時(shí)不同部門在職能中交叉。機(jī)構(gòu)承擔(dān)的職能相對(duì)穩(wěn)定，而組織結(jié)構(gòu)和部門設(shè)置則相對(duì)靈活多變。文件是機(jī)構(gòu)履行職能記錄，職能類別是判斷文件類別的依據(jù)，職能重要程度是決定文件重要程度的依據(jù)，按照職能分類體系組織文件，可以充分反映文件的來源聯(lián)系，說明其來龍去脈。職能分類法、職能鑒定法以及以職能為基礎(chǔ)組織文件信息提供利用，是檔案管理中極富特色的專業(yè)方法，為多個(gè)國家所采納，并被國際標(biāo)準(zhǔn)IS015489確認(rèn)，在電子文件管理中也應(yīng)該采用這些管理方法。職能分析也是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程所必須開展的工作內(nèi)容。以上要點(diǎn)的闡述都是在方法層面上展開的。管理好電子文件，僅有科學(xué)方法是不夠的，還要構(gòu)建覆蓋觀念、制度、組織、方法、手段在內(nèi)的全面管理體系。

5 結(jié)論

因此，我們必須在對(duì)電子文件管理流程加以優(yōu)化、以電子文件管理軟件為中心實(shí)施管理、采用基于職能的管理方法等思想指導(dǎo)下，積極、慎重地應(yīng)用較為先進(jìn)與成熟的信息技術(shù)手段，監(jiān)視電子文件生命周期全過程，抑制風(fēng)險(xiǎn)因子，通過監(jiān)控、記錄和審計(jì)與電子文件有關(guān)的一切活動(dòng)，防止其不被修改、替代或破壞。同時(shí)，對(duì)電子文件生命周期每一階段、每一環(huán)節(jié)，都要建立相應(yīng)管理措施加以防范和制約，形成一個(gè)不間斷的連續(xù)管理系統(tǒng)，以確保電子文件真實(shí)與完整。

注釋：

① 出自國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894―2002)[S].

參考文獻(xiàn)：

篇（7）

電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個(gè)狀態(tài)，保證其可以充分利用這個(gè)檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進(jìn)行拷貝的過程中，可以直接將文件轉(zhuǎn)換成為通用格式的存儲(chǔ)內(nèi)容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺(tái)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行顯示和處理。而當(dāng)使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺(tái)的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關(guān)檔案的打印件。

1.2通信傳輸

通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時(shí)能夠省去很多的人力、物力和財(cái)力。通信傳輸?shù)暮x是不同檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)或者數(shù)字通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的檔案傳輸，實(shí)現(xiàn)電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經(jīng)常會(huì)通過通信傳輸這一方式被相關(guān)人員進(jìn)行使用。

1.3直接利用

直接利用便是通過檔案部門的計(jì)算機(jī)在部門的網(wǎng)絡(luò)中直接對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢。可以保證比較多的使用者在同一時(shí)間得到同一份電子檔案，能夠?yàn)槭褂秒娮訖n案的人員提供一定的技術(shù)支持。

2電子檔案的重要性

對(duì)于現(xiàn)階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個(gè)全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個(gè)比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對(duì)電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。

2.1電子檔案可以節(jié)省人力、物力

通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統(tǒng)檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負(fù)擔(dān)，提高了檔案歸檔整理的質(zhì)量，有利于節(jié)省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。

2.2電子檔案可以提高檔案服務(wù)水平

實(shí)施檔案管理工作的目標(biāo)便是為使用人員提供相對(duì)快捷而便利的檔案服務(wù)，強(qiáng)化電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理，能夠進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)水平和質(zhì)量。實(shí)施電子檔案管理，能夠?qū)⒋蟛糠值脑紮n案直接儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或者是數(shù)字通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)眾多用戶對(duì)于檔案的查詢和篩選。

3提高電子檔案管理水平的建議和措施

電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對(duì)于技術(shù)手段存在很大的依賴性，所以在進(jìn)行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復(fù)雜流程。在強(qiáng)化電子檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)通過多個(gè)方面的有機(jī)協(xié)調(diào)，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。

3.1構(gòu)建檔案管理制度，加強(qiáng)電子檔案安全性管理

想要充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，首先就應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)相對(duì)完善的檔案管理制度，規(guī)范計(jì)算機(jī)條件下檔案管理的相關(guān)步驟，進(jìn)一步適應(yīng)電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全患，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨著得到了巨大的發(fā)展，這樣一來黑客和計(jì)算機(jī)病毒便會(huì)隨時(shí)侵入檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，所以在實(shí)際工作當(dāng)中，一定要針對(duì)這些網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，安排專業(yè)人員定期檢查檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)在一個(gè)合理的水平，進(jìn)而保證電子檔案管理工作的有效開展。

3.2規(guī)范檔案利用方式，防止不可挽回?fù)p失的發(fā)生

在檔案使用的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案利用方式，要求在對(duì)電子檔案進(jìn)行利用之前，相關(guān)使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行查詢和使用。另外還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)相對(duì)完善的檔案利用管理制度，通過相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)電子檔案的收集工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證電子檔案信息的實(shí)效性。

篇（8）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）05-00-01

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時(shí)就需要紙質(zhì)檔案來補(bǔ)充，將兩者有機(jī)結(jié)合，使之優(yōu)勢互補(bǔ)，對(duì)檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢

1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實(shí)地記錄了人類的社會(huì)活動(dòng)，檔案完整程度越高，連續(xù)性越強(qiáng)，其質(zhì)量和價(jià)值就越大。反之則其價(jià)值就會(huì)降低。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保存、交流和傳遞實(shí)際是通過其載體的保存、交流和傳遞實(shí)現(xiàn)的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統(tǒng)一管理帶來很大障礙，檔案連續(xù)性、完整性和積聚性的效應(yīng)就無法實(shí)現(xiàn)，使得紙質(zhì)檔案易分散，不便集中統(tǒng)一管理。[1]電子檔案信息的承載介質(zhì)發(fā)生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當(dāng)時(shí)的活動(dòng)真實(shí)地再現(xiàn)出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，而且信息可以遷移，使生產(chǎn)和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優(yōu)勢大大改善了紙質(zhì)檔案不便于集中統(tǒng)一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報(bào)志愿信息，都必須將紙質(zhì)檔案收集好，并在全國各地的范圍內(nèi)進(jìn)行運(yùn)輸和傳遞，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，進(jìn)行查閱時(shí)也必須逐項(xiàng)翻閱，效率低下，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網(wǎng)上查閱到，完全省去了檔案運(yùn)輸、分發(fā)的繁瑣環(huán)節(jié)，極大地提高了管理效率。

2.存儲(chǔ)空間的壓縮。紙質(zhì)檔案雖然穩(wěn)定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲(chǔ)量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會(huì)受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點(diǎn)讓信息收集對(duì)象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統(tǒng)、科學(xué)、及時(shí)地服務(wù)于社會(huì)。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質(zhì)無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達(dá)600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當(dāng)于一個(gè)中等規(guī)模的省級(jí)檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個(gè)書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質(zhì)檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當(dāng)當(dāng)。

3.資源共享的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時(shí)候，眾多的用戶無法同時(shí)享用某一檔案資源。電子檔案以數(shù)字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區(qū)、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地?cái)U(kuò)展，滿足更多人對(duì)檔案資源的利用需求。例如，過去人們?yōu)榱瞬殚喣稠?xiàng)資料，只有去圖書館進(jìn)行借閱，高峰期還要排隊(duì)等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了眾多用戶可借助互聯(lián)網(wǎng)同時(shí)查閱同一份資料，而且理論上用戶人數(shù)可以實(shí)現(xiàn)到無限多。

二、電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的劣勢

電子檔案與紙質(zhì)檔案都是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中用來指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的信息傳輸工具。但相對(duì)于比較成熟完善的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。

1.載體壽命有待驗(yàn)證。紙張是紙質(zhì)檔案的主要載體，人類對(duì)保護(hù)紙張壽命的技術(shù)已很成熟。紙質(zhì)檔案的壽命可以達(dá)到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)材料易出現(xiàn)退磁、消磁等現(xiàn)象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構(gòu)成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進(jìn)一步驗(yàn)證才得以知曉是否有70年壽命。

2.環(huán)境的要求嚴(yán)格電子檔案與紙質(zhì)檔案載體都會(huì)受到自然環(huán)境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質(zhì)檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時(shí)，會(huì)出現(xiàn)霉菌、色斑或紙張老化，但科學(xué)的防范措施能減輕水解和氧化反應(yīng)的危害程度。[2]相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時(shí)，會(huì)使電子檔案載體發(fā)生氧化反應(yīng)而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質(zhì)、磁粉脫落導(dǎo)致電子檔案載體上紀(jì)錄的信息無法被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀出，從而使電子檔案信息失去保存價(jià)值。

3.安全保護(hù)困難。紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)實(shí)際上就是對(duì)紙張的保護(hù)。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復(fù)擴(kuò)散字跡、進(jìn)行一些必要的縮微復(fù)制等工作，紙質(zhì)檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護(hù)工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環(huán)境因素、系統(tǒng)本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)，上網(wǎng)的載體沒有處于嚴(yán)密的保護(hù)狀態(tài)下，很容易受到網(wǎng)上黑客的攻擊。

4.原始性保存不易。紙質(zhì)檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現(xiàn)了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結(jié)合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認(rèn)可。此外，電子檔案載體的不同也會(huì)使其內(nèi)容有所變化。比如，文本檔案經(jīng)過不同的格式復(fù)制轉(zhuǎn)換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理

從電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣比較中，不難得出結(jié)論：電子檔案與紙質(zhì)檔案必然會(huì)長期并存協(xié)同發(fā)展。面對(duì)這種形勢作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。對(duì)于管理人員，電子檔案和紙質(zhì)檔案管理和控制要有專業(yè)人員；管理流程上，電子文件、紙質(zhì)文件必須在統(tǒng)一的管理流程當(dāng)中；信息資源的開發(fā)利用上，電子文件和傳統(tǒng)文件信息資源必需綜合開發(fā)利用。

由于電子檔案與紙質(zhì)檔案管理上存在著顯著的差異，要設(shè)計(jì)一套能同時(shí)管理這兩種類型檔案的管理系統(tǒng)并非易事，需要我們檔案工作者以及相關(guān)技術(shù)人員的共同努力。

參考文獻(xiàn)：

篇（9）

不論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，從本質(zhì)上來看都是檔案，都具有檔案的特點(diǎn)，但因?yàn)樗麄兊妮d體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應(yīng)的缺點(diǎn)和有點(diǎn)，將兩者綜合起來，才能在應(yīng)用過程中取長補(bǔ)短，保證檔案管理工作的順利發(fā)展。在實(shí)踐活動(dòng)方面來看，電子檔案和紙質(zhì)檔案均是以人的基本實(shí)踐為依據(jù)，對(duì)人們?cè)谏鐣?huì)各階段的生活信息進(jìn)行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲(chǔ)存時(shí)間要比紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的實(shí)踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數(shù)比較低。紙質(zhì)檔案的載體是紙質(zhì)文件，安全系數(shù)相對(duì)就高，能有效保證檔案的真實(shí)性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質(zhì)檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時(shí)候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發(fā)揮各自的優(yōu)勢，更好的為使用者服務(wù)，就要對(duì)兩種檔案進(jìn)行整合管理，相互之間各取所長，補(bǔ)己之短。

要想達(dá)到電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應(yīng)新形勢的變化，積極創(chuàng)新，制定科學(xué)合理的檔案管理方案。首先，要順應(yīng)時(shí)代的變化，積極地應(yīng)對(duì)檔案電子化的轉(zhuǎn)變，從管理方法、管理制度等技術(shù)層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩(wěn)中求進(jìn)，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發(fā)揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動(dòng)性，做好自身的職責(zé)工作。當(dāng)前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時(shí)，還要對(duì)紙質(zhì)檔案一同保存，既保存了安全可靠真實(shí)性強(qiáng)的紙質(zhì)檔案，又發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，檢索快，利用效率高等優(yōu)勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對(duì)其進(jìn)行有效的整合管理。

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個(gè)檔案管理系統(tǒng)中，運(yùn)用自動(dòng)采集的方式對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，運(yùn)用人錄入的方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案的錄入方式。同時(shí)，對(duì)一些重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其在利用時(shí)更方便快捷。在檔案系統(tǒng)中，還要將兩種檔案進(jìn)行統(tǒng)一的組合，維護(hù)檔案之間的相關(guān)聯(lián)系，便于使用。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

現(xiàn)如今，數(shù)字化信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要利用電子技術(shù)建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)的信息辦公平臺(tái)。現(xiàn)代化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的模式有所不同，前者針對(duì)的是電子檔案管理，后者針對(duì)的是紙質(zhì)檔案管理。當(dāng)然，在現(xiàn)代化檔案管理中也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的管理，那么，要想有效的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。

2.1 同步歸檔工作

在對(duì)所收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行詳細(xì)的檢驗(yàn)和審核之后，需要及時(shí)的將紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔處理。而利用網(wǎng)絡(luò)所收集的電子信息，在進(jìn)行有效的審核之后，也要及時(shí)的進(jìn)行歸檔。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關(guān)的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進(jìn)行歸檔。而在電子檔案歸檔時(shí)，要將其存入到制定的計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行存儲(chǔ)，并且要注意標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)電力檔案和紙質(zhì)檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質(zhì)檔案都具有檔案的共同入特點(diǎn)，兩者也都擁有一致的檔案號(hào)，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對(duì)電子檔案以及紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，確保在整理歸檔紙質(zhì)檔案的同時(shí)電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

2.4 同步利用

在查閱檔案時(shí)，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

3 加快檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)變革

篇（10）

公園檔案作為國家檔案的一個(gè)重要組成部分，不僅能夠反映公園工作人員各方面的工作情況，還能反映出公園的建設(shè)和經(jīng)營情況。當(dāng)前公園檔案管理中還存在缺少相應(yīng)人才、社會(huì)支持以及理論依據(jù)的問題，而電子檔案的應(yīng)用，能夠有效改善公園檔案管理現(xiàn)狀，提高公園檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，公園管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)利用，將其優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

一、公園檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）公園檔案在管理方面缺少相應(yīng)的人才。公園檔案管理工作不僅具有針對(duì)性，還具有廣泛性。公園檔案管理不僅需要必要的硬件條件，還要配備專業(yè)管理人員。有些公園檔案具有一定機(jī)密性，因此管理人員除了要有較高的管理專業(yè)水平，還要有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。除此之外，我國目前高等院校也沒有關(guān)于公園檔案管理這方面的教育內(nèi)容，因此在公園檔案管理方面缺少相應(yīng)的管理人才。

（二）公園檔案在管理方面缺少社會(huì)的支持。在公園文體活動(dòng)中，人們的注意力一般都集中在娛樂設(shè)施上面，人們的日常文娛活動(dòng)都需要使用這些設(shè)備。公園的檔案管理作為一個(gè)隱形項(xiàng)目，不被人們重視，得不到人們?nèi)罕娪行У闹С?，也就沒有足夠的資源和動(dòng)力，因此當(dāng)前公園檔案在管理中存在滯后的現(xiàn)象。

（三）公園檔案在管理方面缺少相關(guān)理論依據(jù)。公園是一個(gè)民生工程，是給人們提供休閑和娛樂的場所，因此產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益較少，所以不受上級(jí)機(jī)構(gòu)的重視。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，要有相關(guān)的理論依據(jù)支持，但是由于不受關(guān)注，所以都是按照其他行業(yè)的檔案管理制度和思路進(jìn)行管理，導(dǎo)致在管理中出現(xiàn)問題。

二、電子檔案在公園檔案管理中的價(jià)值探究

（一）電子檔案有利于公園檔案的保密性。公園檔案具有一定私密性，因此要做好保密工作，而電子檔案則能夠有效加強(qiáng)公園檔案的保密性管理。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，人們?cè)趯ふ夷骋晃臋n的時(shí)候需要翻閱整個(gè)檔案的資料袋，并且在查閱的同時(shí)可能還需要旁人協(xié)助，這個(gè)過程難免會(huì)造成一些保密性文件的信息泄露。而電子文檔則不同，公園管理人員或者其他信息使用者如果要使用檔案信息，必須要進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)，而登陸這個(gè)系統(tǒng)需要輸入相關(guān)的用戶名和密碼，并且在信息查詢的過程中，不需要其他人進(jìn)行協(xié)助，這樣就有效保證了公園檔案信息的保密性。

（二）電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，無論是在信息查詢還是在信息的錄入方面，都耗時(shí)耗力，尤其是在信息的錄入方面，很多信息錄入都要靠管理人員個(gè)人的理解。電子檔案在信息的統(tǒng)計(jì)、整理和分類方面有著統(tǒng)一和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就能夠有效提高公園檔案信息的客觀性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。電子檔案則能夠有效改善工作效率低的狀況，公園檔案管理人員可以借助計(jì)算機(jī)上的檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，有效節(jié)約了人力物力，提高了檔案的管理效率。除此之外，錄入到檔案中的信息經(jīng)常面臨著修改的問題，隨著公園的發(fā)展，資源信息也發(fā)生著相關(guān)的變動(dòng)，可能需要增添新信息，也可能需要對(duì)原信息進(jìn)行修改，以往的過程需要耗費(fèi)大量的人力物力，而電子文檔也不一樣，無論是修改原信息，還是在原信息基礎(chǔ)上增加新的信息，操作起來都是極其方便的，而且電子檔案還能在查缺補(bǔ)漏方面發(fā)揮有效作用。

（三）電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的應(yīng)用在提升公園檔案管理工作質(zhì)量方面有著重要意義。最近幾年，為了落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)，并且提升當(dāng)前的企事業(yè)單位檔案管理水平，湖北省出臺(tái)了《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級(jí)評(píng)審辦法》，其中就講到了相關(guān)企事業(yè)單位需要依據(jù)原本的考評(píng)方法所獲取的“AAA級(jí)”“AA級(jí)”“A級(jí)”，依次對(duì)應(yīng)最新考評(píng)方法的“省特級(jí)”“省一級(jí)”“省二級(jí)”，如果考評(píng)對(duì)象是建筑工程相關(guān)的單位，還需要關(guān)注相關(guān)檔案的可追溯性，所以說公園必須提升相應(yīng)的檔案管理工作質(zhì)量。對(duì)公園檔案進(jìn)行有效管理，可以方便后續(xù)階段相關(guān)人員對(duì)信息的查詢，因此，加強(qiáng)公園檔案的管理，實(shí)際上就是為了給信息使用者提供更好的服務(wù)質(zhì)量。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)資源信息的電子化。大量的信息被存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)介質(zhì)中，不僅能夠方便信息使用者進(jìn)行查詢，而且還能通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，實(shí)現(xiàn)資源信息的地域移動(dòng)和共享，并且電子文檔能夠讓信息使用者能夠在海量信息中快速找到自己所需要的信息資源，有效提高了公園檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。通過這種形式，游客可以快速檢索公園歷史信息以及游覽線路。

三、結(jié)語

綜上所述，電子檔案是當(dāng)前信息時(shí)代的產(chǎn)物，其優(yōu)勢一目了然。公園檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極使用這種新型的檔案，將其應(yīng)用到工作之中，不僅能夠提高公園檔案管理工作的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，還能保證公園檔案信息的保密性，為我國和諧社會(huì)的構(gòu)建作出重要的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]羅巧靈,張明,詹慶明.城市基本生態(tài)控制區(qū)的內(nèi)涵、研究進(jìn)展及展望[J].中國園林.2016(11)：11-14.