序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會計(jì)檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核

。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會計(jì)檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

財(cái)政部會第4號《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。

財(cái)政部會第5號《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》。

財(cái)政部財(cái)工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)制度》。

華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責(zé)

會計(jì)檔案管理工作由局長工作部負(fù)責(zé)，會計(jì)(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。

4管理內(nèi)容與要求

4.1基本任務(wù)

4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計(jì)本局形成的會計(jì)檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。

4.1.3負(fù)責(zé)對本局形成的財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.1.4負(fù)責(zé)對已超過保管期限的或無保存價(jià)值的會計(jì)檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批

準(zhǔn)銷毀的會計(jì)檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反

映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。

2)會計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計(jì)帳簿。

3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其

他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財(cái)務(wù)部采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的會計(jì)材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔

案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。

4.2.3會計(jì)檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

4.3歸檔要求和時(shí)間

4.3.1本局每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成

冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計(jì)檔案保管清冊。

4.3.2當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，暫由局財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，

第二年由局財(cái)務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計(jì)檔案移清冊時(shí)，應(yīng)列明移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等

內(nèi)容。

4.3.4會計(jì)檔案人員接收會計(jì)檔案時(shí)，須按照移交清冊所列容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，

檔案人員應(yīng)會同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

4.4會計(jì)檔案的管理

4.4.1會計(jì)檔案管理人員對已歸檔的會計(jì)檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)

、《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計(jì)檔案，按會計(jì)名稱、案卷號的

順序，逐卷、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。

4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“年度—

—會計(jì)名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計(jì)檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析)、會計(jì)檔案保管清冊

、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔

助帳、會計(jì)檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會計(jì)報(bào)表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計(jì)檔案，由局檔案館會同局財(cái)務(wù)部提出段意見，編制會計(jì)檔案銷毀

清冊，列明銷毀會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期

限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計(jì)檔案時(shí)，會計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計(jì) 檔案前，按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，須在會計(jì)檔

案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得

銷毀，須單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，需在會計(jì)檔

案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

4.6會計(jì)檔案的利用

4.6.1編制會計(jì)檔案案卷目錄(含會計(jì)憑證目錄、會計(jì)帳簿目錄、會計(jì)報(bào)表目錄等)檢

索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。

4.6.2歸檔保存在會計(jì)檔案只供本局財(cái)務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分

管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

4.6.3查閱或復(fù)制會計(jì)檔案的人員，不準(zhǔn)在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計(jì)檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計(jì)檔案的保管

4.7.1會計(jì)檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

。

篇（2）

一、會計(jì)檔案的特點(diǎn)

會計(jì)檔案是所有經(jīng)濟(jì)實(shí)體在經(jīng)濟(jì)活動中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、和財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)決算等具有保存價(jià)值應(yīng)作為歷史資料長期保存的專業(yè)材料。由會計(jì)檔案的定義可以看出，會計(jì)檔案由會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)決算等會計(jì)材料組成。

（一）會計(jì)資料具有以年度劃分整體性的特點(diǎn)

會計(jì)資料是以一個(gè)年度為一個(gè)整體的，從1月到12月產(chǎn)生的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等相互關(guān)聯(lián)，到年末形成一個(gè)財(cái)務(wù)決算，作為一個(gè)年度的結(jié)束，形成一個(gè)不可分割的整體，保持會計(jì)檔案的完整性、整體性、不可分割性是會計(jì)檔案管理好壞的基礎(chǔ)。

（二）會計(jì)資料的種類的固定性

會計(jì)資料每一筆的形成都是不同的，內(nèi)容多樣，業(yè)務(wù)量大，但是它的組成形式卻基本相同，主要由會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表三部分組成。

（三）會計(jì)資料的收集整理具有規(guī)律性

一個(gè)會計(jì)年度從業(yè)務(wù)的發(fā)生開始，不斷的形成會計(jì)憑證，記錄會計(jì)賬簿，月末形成會計(jì)報(bào)表，年末形成會計(jì)決算等，能連續(xù)不斷的記錄業(yè)務(wù)每一個(gè)經(jīng)濟(jì)活動，并進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)分析，能保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)間的相互聯(lián)系，為以后業(yè)務(wù)的開展提供歷史數(shù)據(jù)，這種規(guī)律性是其他檔案所沒有的。

（四）會計(jì)資料歸檔特殊性

會計(jì)檔案是以數(shù)字記錄業(yè)務(wù)發(fā)生的數(shù)字檔案，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史資料。會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)決算都有特定的格式和記錄的內(nèi)容，與其他文字資料不同，會計(jì)檔案的裝訂樣式、保管形式也與一般文件資料不同，具有特殊性。

二、會計(jì)檔案存在的重要作用

（一）會計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史和重要物證

會計(jì)檔案是單位經(jīng)濟(jì)活動的重要載體。會計(jì)憑證，會計(jì)賬簿，編制會計(jì)報(bào)表，年末編制年度決算，形成了一年整體的會計(jì)檔案，多年會計(jì)檔案連續(xù)起來，能夠直接反映每個(gè)歷史時(shí)期單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動。使會計(jì)檔案具有連續(xù)性和制約性的特點(diǎn)。

（二）會計(jì)檔案是查處打擊經(jīng)濟(jì)問題重要依據(jù)

會計(jì)檔案連續(xù)客觀地記錄了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動軌跡，在審計(jì)中會計(jì)檔案為之提供了重要的憑證，可以為查處經(jīng)濟(jì)犯罪的蛛絲馬跡提供可靠的書面證據(jù)。

（三）會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究的重要資料

會計(jì)檔案記錄了經(jīng)濟(jì)活動的發(fā)展軌跡，記錄了經(jīng)營過程中經(jīng)歷的成功和失敗，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究提供各種精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)和歷年對比資料，具有重要利用價(jià)值。

（四）會計(jì)檔案是對經(jīng)濟(jì)實(shí)體會計(jì)監(jiān)督的重要資料

會計(jì)檔案在審計(jì)和工商、稅務(wù)、檢察院等行政機(jī)關(guān)的檢查過程中有極高的使用效率。各個(gè)行政機(jī)關(guān)首先就會對經(jīng)濟(jì)實(shí)體的會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等原始資料進(jìn)行審核，綜合評估被審查單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否依法合規(guī)，會計(jì)處理是否實(shí)事求是。通過對會計(jì)流程和業(yè)務(wù)處理的審核，發(fā)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)處理和內(nèi)部財(cái)務(wù)管理方面的問題，從而做出整改建議或處理決定。

三、會計(jì)檔案管理工作中存在的問題

（一）對會計(jì)檔案歸檔整理工作的重要性認(rèn)識不充分

單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，財(cái)務(wù)人員管理意識淡薄，導(dǎo)致財(cái)務(wù)日常工作與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)。多數(shù)單位只對會計(jì)日常核算是否合法重視，對會計(jì)檔案管理置之不理，沒有設(shè)置財(cái)務(wù)檔案管理人員，對財(cái)務(wù)檔案管理人員的監(jiān)管更是少之又少。會計(jì)人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，很少進(jìn)行會計(jì)檔案的裝訂和保管進(jìn)行培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計(jì)人員兼管，會計(jì)人員大多忙于日常會計(jì)核算，疏于檔案管理工作，對檔案的基本規(guī)范，檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不明確，使得歸檔整理的會計(jì)檔案不規(guī)范，不能達(dá)到科學(xué)歸檔管理的要求。

（二）會計(jì)檔案資料歸檔不完整

大多數(shù)經(jīng)濟(jì)實(shí)體單位只認(rèn)為會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)專業(yè)資料應(yīng)該整理歸檔，卻對會計(jì)文件材料如：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算，單位制定的財(cái)務(wù)制度等會計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，日積月累會計(jì)檔案的完整性和連續(xù)性受到了嚴(yán)重影響。

（三）會計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)需要進(jìn)一步提高

綜合素質(zhì)的提高是多方面的，思想意思和業(yè)務(wù)水平是提高綜合素質(zhì)的關(guān)鍵。一些單位財(cái)會人員兼管財(cái)務(wù)檔案缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識，不遵守會計(jì)法關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，規(guī)章制度不能認(rèn)真落實(shí)，重日常財(cái)務(wù)核算輕會計(jì)賬務(wù)保存管理，不按法律法規(guī)執(zhí)行，偽造、篡改、更換記錄憑證的現(xiàn)象也個(gè)別出現(xiàn)：也為自設(shè)假賬、自建賬外賬等違規(guī)行為創(chuàng)造了便利條件。造成會計(jì)核算工作不嚴(yán)謹(jǐn)不規(guī)范，導(dǎo)致會計(jì)信息嚴(yán)重失實(shí)，千里之堤潰于蟻穴，會計(jì)人員一點(diǎn)點(diǎn)小過失長期積累嚴(yán)重影響了國家宏觀決策、危害極大。

（四）財(cái)務(wù)檔案管理部門設(shè)立不完善、歸檔不規(guī)范

篇（3）

高校應(yīng)建立以分管領(lǐng)導(dǎo)為核心的會計(jì)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，將會計(jì)檔案管理納入學(xué)校管理流程、納入各部門的日常工作；結(jié)合高校體制改革和事業(yè)崗位重新劃分工作，制作崗位說明書，將會計(jì)檔案管理工作納入各部門和相關(guān)人員的職責(zé)范圍；依據(jù)《檔案法》的要求，建立健全適合本校實(shí)際的規(guī)章制度，如立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、查閱利用制度等。單以銷毀制度為例，會計(jì)檔案除人員工資表、年度決算報(bào)表、會計(jì)檔案保管和銷毀清冊等需要永久性保存外，未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和未完工的工程檔案在債務(wù)結(jié)清和工程完工之前也要永久保存，其他會計(jì)檔案則要按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定的保管期限進(jìn)行銷毀。在銷毀前必須由會計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，需要保留的要抽出單獨(dú)裝訂存放，并作相應(yīng)記錄。然后將銷毀清冊報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門、財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員都要在銷毀清冊上簽字。銷毀前應(yīng)按清冊所列內(nèi)容認(rèn)真核對和清點(diǎn)，防止出現(xiàn)誤銷。在銷毀時(shí)除檔案部門、財(cái)務(wù)部門外，還要有審計(jì)部門人員參加監(jiān)督，保證會計(jì)檔案銷毀制度的嚴(yán)肅性。

二、完善歸檔流程

高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際，結(jié)合財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)，制定會計(jì)檔案歸檔流程和規(guī)范，在會計(jì)檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質(zhì)量保證體系，并將會計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)作為工作的重點(diǎn)。對會計(jì)檔案歸檔過程實(shí)施經(jīng)?；瘷z查。有一定規(guī)模的高校（可以設(shè)置檔案館的）財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立會計(jì)檔案人員協(xié)同財(cái)務(wù)總監(jiān)（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）監(jiān)督校、院二級管理的財(cái)務(wù)活動運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，嚴(yán)格規(guī)范會計(jì)檔案歸檔程序。會計(jì)檔案在歸檔前，應(yīng)改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計(jì)部門審計(jì)合格后才可移交給檔案部門。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)配專人進(jìn)行及時(shí)地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對、排序，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內(nèi)容填寫完整，加蓋印章。其次，會計(jì)賬簿歸檔時(shí)要在首頁內(nèi)填齊《賬簿啟用表》的內(nèi)容，按不同類別裝訂成冊；會計(jì)報(bào)表則按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別整理立卷；工資發(fā)放花名冊要在工資發(fā)放完畢后及時(shí)整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。高校財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、檔案部門應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)移交的會計(jì)檔案。

三、建立會計(jì)檔案信息公開機(jī)制

學(xué)校檔案部門應(yīng)會同財(cái)務(wù)、審計(jì)部門定期出具財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量報(bào)告，就會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性出具相關(guān)意見；對學(xué)校重大基建項(xiàng)目、科技專項(xiàng)等出具會計(jì)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見并在一定范圍公布；對會計(jì)檔案利用者的異議，檔案部門應(yīng)高度重視，逐件落實(shí)，通過相關(guān)的利用監(jiān)督機(jī)制，確保會計(jì)檔案信息不泄露。

四、加大監(jiān)管力度

檔案部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)聯(lián)手，共同加大對會計(jì)檔案的監(jiān)管，將會計(jì)檔案規(guī)范化管理要求具體化，檔案部門、財(cái)務(wù)部門要與審計(jì)部門加強(qiáng)合作，在審計(jì)和專項(xiàng)檢查中進(jìn)行突擊檢查，同時(shí)發(fā)揮審計(jì)事務(wù)所等社會中介機(jī)構(gòu)的作用，依法加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檢查和審計(jì)監(jiān)督，對弄虛作假、偽造、變造、篡改會計(jì)檔案資料的違法行為要嚴(yán)肅處理，構(gòu)成犯罪的應(yīng)及時(shí)移交紀(jì)檢、公檢法等機(jī)關(guān)查處并依法追究刑事責(zé)任。

五、加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理

篇（4）

各業(yè)務(wù)科室根據(jù)《國土資源檔案分類方案》、《國土資源文件資料歸檔范圍和保管期限》、《檔案立卷歸檔制度》等有關(guān)規(guī)定，對照分類方案和歸檔范圍規(guī)定的歸檔資料內(nèi)容進(jìn)行檢查，將本科室應(yīng)歸檔而未歸檔的文件資料進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。取消各科室資料室，所有業(yè)務(wù)檔案歸綜合檔案室統(tǒng)一保管、利用。

二、組織保障與管理網(wǎng)絡(luò)

為使檔案整合工作順利開展，特成立檔案整合工作領(lǐng)導(dǎo)小組（附件2）。

檔案整合辦公室組成人員同時(shí)擔(dān)任各國土所（分局）、局屬各部門擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門在工作、活動中形成的文件材料的整理、立卷、移交工作。

同時(shí)，為適應(yīng)新形勢，擬對檔案立卷歸檔、鑒定、保管、保密等各項(xiàng)制度重新進(jìn)行修訂。

三、工作內(nèi)容與時(shí)間安排

㈠資料歸檔范圍：

1.綜合類：文秘；勞動人事；黨群、紀(jì)檢；行政；政策法規(guī)；外事活動。

2.計(jì)劃財(cái)務(wù)類：綜合統(tǒng)計(jì)年報(bào)、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)年報(bào)；財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)表；專項(xiàng)檢查材料；財(cái)務(wù)總帳、分戶帳、明細(xì)帳、日記帳；會計(jì)憑證等。

3.地籍管理類：土地調(diào)查；土地登記；國土資源統(tǒng)計(jì)；土地分等定級、估價(jià)、處置；土地動態(tài)監(jiān)測。

4.土地利用規(guī)劃類：土地利用總體規(guī)劃；土地利用專項(xiàng)規(guī)劃；基本農(nóng)田保護(hù)；土地利用計(jì)劃；土地開發(fā)復(fù)墾；建設(shè)用地預(yù)審。

5.建設(shè)用地類：國家分批次用地審批；國家建設(shè)具體項(xiàng)目和地審批；個(gè)人建設(shè)用房地審批；土地租賃、抵押、轉(zhuǎn)讓審批；土地儲備。

6.國土資源監(jiān)察類：案件處理；來信來訪材料。

7.國土資源宣教、科技、信息類：宣教、科技、信息工作計(jì)劃等；國土資源科技計(jì)劃規(guī)劃報(bào)告、合同書；國土資源信息化建設(shè)的規(guī)劃、方案、招標(biāo)方案等

8.電子、聲像材料類：電子材料：光盤、軟盤、磁帶；錄音、錄像帶、照片（底片）等。

9.地質(zhì)礦產(chǎn)管理類：地質(zhì)勘查管理；礦產(chǎn)開發(fā)管理；礦產(chǎn)資源儲量管理；地質(zhì)環(huán)境管理等。

㈡完成時(shí)間

1.各業(yè)務(wù)科室指定專人，將本科室遺留檔案進(jìn)行整理、立卷，于2013年6月底前完成，移交綜合檔案室。7月份開始進(jìn)行紙質(zhì)檔案的掃描工作。

2.部分土地登記檔案（由于整理不規(guī)范，需要返工重新整理），于2013年12月底前完成。

四、工作方式、經(jīng)費(fèi)開支

㈠采用外承包和各業(yè)務(wù)部門自行整理、立卷方式實(shí)施檔案整合工作。

1.在保證時(shí)間與質(zhì)量的前提條件下，對土地登記（重新返工部分）檔案約20萬至24萬卷宗和地質(zhì)礦產(chǎn)檔案整理實(shí)施外包，按卷計(jì)價(jià)。

2.各業(yè)務(wù)部門12月前應(yīng)立卷歸檔而未整理的文件材料，由各業(yè)務(wù)部門整理、立卷。

㈡檔案整合及裝具費(fèi)用

費(fèi)用開支根據(jù)實(shí)際檔案數(shù)量及所耗檔案裝具實(shí)際數(shù)量計(jì)算，經(jīng)費(fèi)列入專項(xiàng)資金預(yù)算。

㈢紙質(zhì)檔案掃描工作，仍按原定價(jià)格外包給杭州網(wǎng)新超圖公司；整理工作擬外包給縣檔案局檔案服務(wù)中心進(jìn)行。

五、技術(shù)指導(dǎo)與監(jiān)管

㈠檔案室負(fù)責(zé)檔案專業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各科室指定專人負(fù)責(zé)本科室專業(yè)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，土地登記（重新返工部分）檔案由褚曉敏負(fù)責(zé)技術(shù)指導(dǎo)。

㈡鑒于目前檔案室工作量大，任務(wù)重，人手缺等原因，請局黨委抽調(diào)專人進(jìn)行此項(xiàng)工作的監(jiān)督檢查。

六、檔案整理具體要求

㈠檔案整理的原則

1、充分利用原有業(yè)務(wù)檔案材料。

2、遵循業(yè)務(wù)檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系。

3、便于檔案的保管和利用。

㈡檔案整理依據(jù)

《歸檔文件整理規(guī)則》、《國土資源檔案分類方案》、《國土資源檔案歸檔范圍及保管期限》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》。

㈢案卷整理要求

1、卷內(nèi)材料的整理

⑴剔除卷內(nèi)重復(fù)材料；

⑵破損材料須修裱后才能歸檔；

⑶超大紙張（大于A4幅面）必須折疊，頁數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，如報(bào)表、圖紙等；

⑷卷內(nèi)材料歸檔，應(yīng)除去金屬物如訂書釘、大頭釘、回形針等；

⑸卷內(nèi)文件材料按各類專業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范要求排列。（一般按照批復(fù)在前請示在后，文字在前表冊在后的原則）

2、卷內(nèi)材料頁號的編制

⑴卷內(nèi)材料有文字內(nèi)容的均須編制頁號，每卷單獨(dú)編號，頁碼要求三位數(shù)，頁號從“001”開始；

⑵頁號的位置，單面書寫的材料在右上角，雙面書寫的資料，正面在右上角，反面在左上角，折疊圖紙一律在右上角；

⑶案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

3、卷內(nèi)目錄編制

⑴序號：以一份完整文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次注；

⑵日期：完整填寫形式日期，用8位數(shù)字，例：20070601；

⑶文件題名：填寫文件標(biāo)題全名稱；

⑷頁次：填寫文件材料在卷內(nèi)所排列的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號；

⑸卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)資料之前。

4、文件材料裝訂及封面填寫

⑴每卷資料應(yīng)使左邊、下邊對齊，在左側(cè)以“三孔”式用線裝訂，并確保裝訂完成后無掉面頁。

⑵封面填上相應(yīng)的內(nèi)容，起止時(shí)間應(yīng)填寫卷內(nèi)全部文件材料形成的的起止日期，各備考表填上立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。

5、檔案盒上檔案號的書寫

檔案號按照“全宗號--目錄號--分類號--案卷號”編寫規(guī)范，清晰。

篇（5）

會計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會部門或會計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會計(jì)電算化后的存儲軟件、會計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來的記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等。會計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，《會計(jì)法》和《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計(jì)檔案管理辦法》等都對會計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分，是會計(jì)的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理，進(jìn)一步提高會計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。

1會計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用

1.1會計(jì)檔案的特點(diǎn)

會計(jì)檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價(jià)值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會形成會計(jì)檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計(jì)檔案是通過會計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計(jì)檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴(yán)密性。會計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對會計(jì)對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

1.2會計(jì)檔案的作用

會計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營成果都儲存在會計(jì)檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計(jì)數(shù)據(jù)，而會計(jì)數(shù)據(jù)也都來源于會計(jì)檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計(jì)檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動更加多樣化和復(fù)雜化，會計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會計(jì)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會計(jì)檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會計(jì)信息。

2會計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1對會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會計(jì)檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理，存在會計(jì)業(yè)務(wù)與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計(jì)檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會計(jì)兼管會計(jì)檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2會計(jì)檔案管理制度不夠健全

有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計(jì)檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3會計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會計(jì)憑證，而是將會計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時(shí)無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會計(jì)檔案銷毀難，會計(jì)檔案越堆越多。

2.4會計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看，存在一些財(cái)會檔案人員不堅(jiān)持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計(jì)檔案管理工作的對策

3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

各單位要加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計(jì)檔案的保管工作?！稌?jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機(jī)關(guān)，社會團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計(jì)檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

3.2制定規(guī)范，健全會計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用

3.3規(guī)范會計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會計(jì)憑證必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計(jì)檔案暫由財(cái)會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

3.4加強(qiáng)會計(jì)檔案人員知識培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財(cái)會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識，一方面，提高會計(jì)檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結(jié)語

在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

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篇（6）

中圖分類號：G273；F233文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X(2009)08-0172－03

會計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會部門或會計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會計(jì)電算化后的存儲軟件、會計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來的記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等。會計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，《會計(jì)法》和《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計(jì)檔案管理辦法》等都對會計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分，是會計(jì)的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理，進(jìn)一步提高會計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。

1會計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用

1.1 會計(jì)檔案的特點(diǎn)

會計(jì)檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價(jià)值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會形成會計(jì)檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計(jì)檔案是通過會計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計(jì)檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴(yán)密性。會計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對會計(jì)對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

1.2會計(jì)檔案的作用

會計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營成果都儲存在會計(jì)檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計(jì)數(shù)據(jù)，而會計(jì)數(shù)據(jù)也都來源于會計(jì)檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計(jì)檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動更加多樣化和復(fù)雜化，會計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會計(jì)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會計(jì)檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會計(jì)信息。

2會計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1 對會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會計(jì)檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理，存在會計(jì)業(yè)務(wù)與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計(jì)檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會計(jì)兼管會計(jì)檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2 會計(jì)檔案管理制度不夠健全

有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計(jì)檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3 會計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會計(jì)憑證，而是將會計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時(shí)無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會計(jì)檔案銷毀難，會計(jì)檔案越堆越多。

2.4會計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看，存在一些財(cái)會檔案人員不堅(jiān)持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計(jì)檔案管理工作的對策

3.1 統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

各單位要加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計(jì)檔案的保管工作?！稌?jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機(jī)關(guān)，社會團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計(jì)檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

3.2 制定規(guī)范，健全會計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

3.3 規(guī)范會計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會計(jì)憑證必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計(jì)檔案暫由財(cái)會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

3.4 加強(qiáng)會計(jì)檔案人員知識培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財(cái)會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識，一方面，提高會計(jì)檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結(jié)語

在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

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Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan

LIN Ceng

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⒈指揮部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、會議紀(jì)要、報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)等），具有保存價(jià)值的，均屬文書檔案。

⒉各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門歸檔材料，并與次年2月底前交至指揮部辦公室整理歸檔。不可分散保管在各部門或個(gè)人處。

⒊各部門要積極配合檔案工作，主動提供資料，收集材料要齊全、完整，注重文件材料平時(shí)整理與年終統(tǒng)一歸檔相結(jié)合，便于保管和利用。

（二）工程建設(shè)檔案

⒈工程建設(shè)過程中形成的有關(guān)材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理技術(shù)文件材料以及竣工圖等竣工驗(yàn)收文件材料等），具有保存價(jià)值的，均屬工程建設(shè)檔案。

⒉工程部要協(xié)調(diào)、督促好工程建設(shè)單位嚴(yán)格執(zhí)行《市城市建設(shè)檔案管理辦法》等相關(guān)法律、法規(guī)。

⒊凡城北城市建設(shè)開發(fā)投資有限公司實(shí)施的工程建設(shè)項(xiàng)目中形成的建設(shè)檔案，由工程部負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。待工程竣工驗(yàn)收合格后移交市城建檔案館。

⒊其他納入管理的各建設(shè)單位，由工程部定期派人或配合城建檔案館對其進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促，以保證工程建設(shè)過程中資料的收集齊全。待工程竣工驗(yàn)收合格，工程部應(yīng)及時(shí)督促其將檔案移交市城建檔案。

（三）拆遷檔案

⒈在拆遷工作中形成的有關(guān)材料（如申辦房屋拆遷許可證的有關(guān)材料、被拆遷房屋評估報(bào)告、拆遷情況總結(jié)、拆遷結(jié)案表、決、強(qiáng)制拆遷的有關(guān)文件等），具有保存價(jià)值的，均屬拆遷檔案。

⒉由城北房屋拆遷有限公司實(shí)施的拆遷項(xiàng)目中形成的企業(yè)、居民等拆遷檔案，應(yīng)由各拆遷小組收集、整理齊全后交本部門辦公室統(tǒng)一保管，待工程全部結(jié)束后委托市城建檔案館整理歸檔并移交。

⒊納入管理拆遷范圍的拆遷項(xiàng)目，由拆遷部指定專人定期指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促，以保證拆遷過程中資料的收集齊全。待拆遷項(xiàng)目完成并驗(yàn)收合格后，拆遷部應(yīng)及時(shí)督促其將檔案移交市城建檔案。

（四）聲像檔案

⒈指揮部在各種會議及大型活動中形成的聲像資料（如照片、錄音、錄像等），具有保存價(jià)值的，均屬聲像檔案。

⒉各部門要積極提供線索并與辦公室協(xié)調(diào)，委托市城建檔案館拍攝、制作。

⒊各部門自行形成的聲像資料，參照文書檔案年終一并交由辦公室整理歸檔。

（五）財(cái)務(wù)檔案

⒈財(cái)務(wù)部在日常工作中形成的財(cái)務(wù)資料（如憑證、帳簿、報(bào)表、合同協(xié)議等），具有保存價(jià)值的，均屬財(cái)務(wù)檔案。

⒉財(cái)務(wù)部按會計(jì)檔案歸檔要求收集、整理、立卷，按時(shí)報(bào)送檔案室歸檔。

二、檔案的利用

⒈為防止檔案的失泄密現(xiàn)象發(fā)生，凡查檔案者，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，檔案不得拿出單位，因工作需要必須借出時(shí)，應(yīng)辦理手續(xù)，并限期歸還。

⒉借閱有密級的檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記備案。

⒊借閱檔案須嚴(yán)守機(jī)密，愛護(hù)檔案。不能私自拆卷、抽頁、涂改，應(yīng)按查閱內(nèi)容利用檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。凡抄錄、復(fù)印、拍照檔案材料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。

⒋歸檔以外的文件材料，不得自行處理，應(yīng)統(tǒng)一交至文印室銷毀。

三、檔案的保管

⒈加強(qiáng)對永久、長期檔案的科學(xué)管理，嚴(yán)防潮濕、污染、霉?fàn)€、蟲蛀，最大限度地延長檔案壽命。

篇（8）

中圖分類號： E232.5文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可或缺的工具，真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄著企業(yè)開展工作活動以來的原始情況。會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料，是檢查企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)。會計(jì)檔案是由人類社會實(shí)踐活動中留存下來的歷史真跡，是一筆寶貴的歷史文化財(cái)富，對國家、企業(yè)、社會、個(gè)人都具有重要的利用價(jià)值。比如，當(dāng)清查拖欠費(fèi)用、固定資本、稅費(fèi)、生產(chǎn)成本及訴訟等細(xì)節(jié)問題時(shí)，就可以發(fā)揮會計(jì)檔案作為經(jīng)營管理的憑證支持和參考作用。

1、會計(jì)檔案管理中存在的問題

1檔案室簡陋、條件差、管理方式落后，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。會計(jì)檔案室設(shè)施不齊全、落后陳舊，檔案裝備不統(tǒng)一，辦公場所空間狹小，會計(jì)檔案都沒足夠的地方保存。檔案管理信息化進(jìn)程緩慢，大多數(shù)企業(yè)未裝配檔案管理專業(yè)軟件和先進(jìn)的檔案技術(shù)設(shè)備，原因是這些軟件使用起來雖然方便，但價(jià)格相對高，對使用人員的計(jì)算機(jī)知識要求也很高，所以現(xiàn)在的多數(shù)會計(jì)檔案不能快捷地搜索，而要通過人工去翻閱目錄查找，會計(jì)檔案的整理也采用手工方式，從而不能滿足檔案工作的需要。領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為會計(jì)檔案工作是保管資料、實(shí)物的事務(wù)性工作，不是企業(yè)的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付上面的檢查和提供借閱、查檔就行了，忽視了在平時(shí)工作中對會計(jì)檔案的搜集整理和歸類工作，導(dǎo)致忽然想查找有利用意義的會計(jì)憑證、賬簿及報(bào)表等資料都找不著，這表明了對會計(jì)檔案管理工作缺乏細(xì)心了解，忽視會計(jì)檔案對個(gè)人、集體和企業(yè)利益的重要性，這種輕視會計(jì)檔案管理工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理制度需求。

1.2移交會計(jì)檔案不及時(shí)、不完整、不嚴(yán)密。實(shí)務(wù)中存在有些財(cái)務(wù)人員未能在會計(jì)年度終了及時(shí)歸檔，而是按自己的時(shí)間整理歸檔會計(jì)檔案，從而導(dǎo)致一些會計(jì)資料的遺失或損毀。財(cái)務(wù)部對會計(jì)檔案移交工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。在會計(jì)檔案移交時(shí)，只移交電子形成的資料，而對于當(dāng)年手中收集的所需歸檔資料隨處亂放，不作為移交的內(nèi)容之一，容易導(dǎo)致在年度歸檔時(shí)缺少應(yīng)歸檔的附件原始憑證，還有些企業(yè)在歸檔時(shí)，將合同、報(bào)告等單獨(dú)從憑證后抽出來裝訂，結(jié)果造成這些重要的合同與會計(jì)憑證無關(guān)聯(lián)性，查找起來也顯得特別困難，使會計(jì)檔案存在不完整，證據(jù)鏈缺失。會計(jì)檔案移交手續(xù)不嚴(yán)密，一些移交檔案的資料員或者檔案管理人員工作馬虎，隨便檢查，隨便清理，該簽字的不簽字，檔案人員對移交過來的會計(jì)檔案保管清冊沒認(rèn)真核查，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案無法一致對應(yīng)，從而忽視檔案移交工作的基本要求和程序。還有，財(cái)務(wù)資料員檔案意識淡薄，對會計(jì)檔案工作重視程度不夠，只注重本職工作，而在工作中形成的關(guān)鍵和重要資料卻不注意收集、整理和保管，導(dǎo)致檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性和原始性。

1.3檔案管理人員和移交會計(jì)檔案的資料員對檔案管理意識不強(qiáng)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。例如，財(cái)務(wù)資料員未正確區(qū)分會計(jì)檔案的保管期限，造成會計(jì)檔案管理混亂；有些財(cái)務(wù)人員對會計(jì)檔案的范疇理解不夠完整全面，在實(shí)務(wù)中沒把握好哪些屬于會計(jì)檔案，哪些屬于非會計(jì)檔。由于檔案人員時(shí)常更換，缺乏相對穩(wěn)定性，而且檔案人員的業(yè)務(wù)技能不夠熟練，對檔案管理工作沒有精益求精和鉆研的精神。還有很多人認(rèn)為檔案工作枯燥無味，是與外人隔絕、浪費(fèi)青春的工作，從而很多人都不愿意從事此項(xiàng)工作。移交會計(jì)檔案的資料員覺得歸檔工作可以敷衍了事，檔案管理人員也這樣覺得的話，后續(xù)就會導(dǎo)致會計(jì)檔案的不真實(shí)和不完整；也有另外一種情形：會計(jì)檔案借出后，檔案管理人員不及時(shí)要求借閱人歸還，時(shí)間久了，造成會計(jì)檔案丟失或主要的附件丟失；在崗的專責(zé)人員一身多職，不會很重視檔案管理，沒有時(shí)間去理會計(jì)檔案，有時(shí)只是應(yīng)付一下而已。

2、對會計(jì)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行思考

2.1統(tǒng)一認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理重要性的意識，規(guī)范管理。各企業(yè)必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放，完整歸檔，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的日程中，使會計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)檔案設(shè)備的更新，完善檔案庫，推進(jìn)會計(jì)檔案保管和利用的信息化體系建設(shè)。

2.2建立健全會計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。必須將檔案管理工作納入日常化工作，促進(jìn)會計(jì)檔案的規(guī)范化、有序化、合理化，明確要求、責(zé)任，制定檔案工作管理目標(biāo)，并建立健全一套檔案管理制度，規(guī)范會計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序，使會計(jì)檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。

2.3提高會計(jì)工作人員和會計(jì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化、完整性、真實(shí)性整理的熟知、熟練程度決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。會計(jì)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備業(yè)務(wù)知識和職業(yè)道德素養(yǎng)。因此，各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)工作人員和會計(jì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，樹立職業(yè)責(zé)任心和科學(xué)管理意識，強(qiáng)化會計(jì)檔案管理知識和操作技能作為會計(jì)工作人員和會計(jì)檔案管理工作人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，從而提升會計(jì)檔案管理質(zhì)量水平，對企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展起到重要作用。

2.4不定期抽查檔案的保管情況。公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或?qū)徲?jì)負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對會計(jì)檔案進(jìn)行抽查，包括會計(jì)檔案是否裝訂好，擺放整齊，按類別放好；檔案柜上貼的檔案清單是否與實(shí)質(zhì)存放的會計(jì)檔案一致、完整，看有沒丟失憑證或賬簿，擺放是否有規(guī)律，是否按時(shí)間順序擺放，發(fā)現(xiàn)問題要當(dāng)場指正并避免類似情況發(fā)生。

3、結(jié)語

總之，會計(jì)檔案的收集、征集、整理、保管、保護(hù)、鑒定與利用、制度建設(shè)都是不容忽視的。提高會計(jì)檔案重要性的認(rèn)識程度，做好會計(jì)檔案的保管工作，使得企業(yè)規(guī)范化、科學(xué)化生產(chǎn)經(jīng)營，記錄著企業(yè)真實(shí)完整的經(jīng)濟(jì)活動。

參考文獻(xiàn)：［1］陳會改.基層國土所檔案管理存在問題與思考［J］.檔案與建設(shè)，2013（8）

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西氣東輸工程檔案管理部門在開展工作之初，就遇到因合同中未包含有關(guān)工程資料要求的條款，在要求乙方單位提交相關(guān)資料時(shí)發(fā)生扯皮現(xiàn)象的情況。檔案部門及時(shí)協(xié)調(diào)合同管理部門，向他們說明問題，提出在合同簽訂時(shí)加入檔案有關(guān)要求條款的想法，努力取得他們的支持。開始一個(gè)階段，是合同管理部門在審核合同時(shí)，代檔案部門審核是否包括檔案有關(guān)要求條款，但受專業(yè)所限，合同管理人員不了解檔案有關(guān)要求，每次都要與檔案部門溝通后才能確定檔案有關(guān)條款，于是，在合同管理部門修訂合同會審程序時(shí)，就加入了檔案部門會審環(huán)節(jié)，由檔案部門自己審核，確保了合同中都加入明確檔案有關(guān)要求的條款，相關(guān)條款主要是以下兩個(gè)方面：

1.有關(guān)項(xiàng)目檔案要求的條款。各部門簽訂的合同中，必須要結(jié)合合同內(nèi)容，編寫具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時(shí)合同乙方應(yīng)向甲方提交的項(xiàng)目檔案的范圍、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間以及對所提交的項(xiàng)目檔案的整理、歸檔責(zé)任。這項(xiàng)條款使合同乙方單位在簽署合同時(shí)，就對檔案要求有了概念，也明確了檔案的有關(guān)要求，避免了合同結(jié)束時(shí)，就合同執(zhí)行中產(chǎn)生的資料的歸檔問題發(fā)生扯皮現(xiàn)象。

2.有關(guān)檔案保證金的條款。在合同中設(shè)立有關(guān)檔案保證金的條款，預(yù)留項(xiàng)目檔案質(zhì)量保證金。這筆預(yù)留款的多少，由制定合同的各有關(guān)部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質(zhì)量保證金捆綁在一起，通常在合同價(jià)款的10％左右。這項(xiàng)條款加入了經(jīng)濟(jì)制約手段，把項(xiàng)目檔案的編制和提交作為工程實(shí)施的一項(xiàng)內(nèi)容，不完成就無法拿到完整的工程款，強(qiáng)制合同乙方單位及時(shí)認(rèn)真完成。

通過合同會審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化了各部門的檔案管理意識，在全公司范圍內(nèi)建立了通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制檔案管理的概念，避免了合同資料歸檔時(shí)的扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)了工程檔案歸檔工作。隨著公司員工檔案意識的不斷加強(qiáng)，經(jīng)協(xié)商，檔案部門、合同管理部門在修訂合同管理程序時(shí)，直接將檔案有關(guān)要求條款寫入公司通用合同范本的專用條款中。也就是說，按照公司合同范本，公司簽訂的每一份合同，都有關(guān)于資料要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡化合同會審流程的同時(shí)，達(dá)到了通過合同簽訂環(huán)節(jié)強(qiáng)化檔案管理的目的。

二、強(qiáng)化合同執(zhí)行過程中的檔案管理

工程開展過程中，對工程資料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和編制對于保證工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性至關(guān)重要，西氣東輸檔案部門注重合同執(zhí)行中的過程管理，強(qiáng)化過程培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查工作，及時(shí)了解工程資料產(chǎn)生、收集、編制情況，督促參建單位竣工資料編制工作。

1.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案編制管理培訓(xùn)工作。根據(jù)實(shí)際需要，檔案部門在工程整體開工前、分段開工前、工程進(jìn)展中可組織開展靈活多樣的各類檔案培訓(xùn)。培訓(xùn)中明確項(xiàng)目檔案編制要求及各方責(zé)任，下發(fā)項(xiàng)目檔案編制手冊、表格模板等，指導(dǎo)項(xiàng)目檔案表格的填寫方法等。做到項(xiàng)目開工之初，各參建單位就清楚項(xiàng)目檔案的編制要求和方法。

2.不定期開展項(xiàng)目檔案編制現(xiàn)場指導(dǎo)、檢查工作。參建單位因?yàn)楣て诿?、人員緊張等多方原因，項(xiàng)目檔案管理工作容易滯后，必須要有外力推動參建單位實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案編制工作與工程建設(shè)同步的目標(biāo)。檔案部門積極主動開展工作，將檔案指導(dǎo)、檢查、督促工作延伸到工程一線。在西氣東輸工程開展過程中，檔案部門開展了大量的沿線竣工資料編制檢查、指導(dǎo)工作，通過現(xiàn)場檢查、指導(dǎo)，不僅能隨時(shí)了解各單位檔案收集、編制工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)存在問題使之得到及時(shí)糾正和整改，還可提高項(xiàng)目經(jīng)理對檔案管理的重視程度，配備足夠人力、物力進(jìn)行項(xiàng)目檔案編制工作，保證項(xiàng)目檔案編制進(jìn)度。

3.通過竣工資料監(jiān)理周報(bào)制度，強(qiáng)化工程檔案過程控制。西氣東輸工程橫跨新疆至上海十一個(gè)省、市、自治區(qū)，工程檔案過程監(jiān)控難度大，檔案部門充分發(fā)揮監(jiān)理職能，建立“竣工資料監(jiān)理周報(bào)制度”，要求監(jiān)理對所轄區(qū)段參建單位竣工資料工作定期檢查、巡回指導(dǎo)和監(jiān)督，每周匯總區(qū)段參建單位竣工資料編制情況，形成竣工資料監(jiān)理周報(bào)，上報(bào)到工程和檔案管理部門。通過監(jiān)理單位對參建單位竣工資料日常管理、時(shí)時(shí)監(jiān)督，加強(qiáng)參建單位對檔案、竣工資料的管理力度，從而實(shí)現(xiàn)了檔案部門對西氣東輸全線竣工資料的過程控制。

在合同執(zhí)行過程的跟蹤管理中，檔案部門會及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案編制工作嚴(yán)重滯后或忽視項(xiàng)目檔案管理的情況，通過協(xié)商工程管理部門，采取延遲支付合同進(jìn)度款措施，強(qiáng)制項(xiàng)目檔案管理薄弱的參建單位重視項(xiàng)目檔案編制工作，確保工程資料收集及時(shí)、編制整理規(guī)范，建立了全線竣工資料編制管理工作與工程建設(shè)同步的良好局面。

三、通過財(cái)務(wù)付款程序，嚴(yán)把合同付款關(guān)

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中圖分類號：R197.322 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）29-0188-02

0 引言

醫(yī)院設(shè)備直接關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)療工作的開展，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，完善的醫(yī)療設(shè)備檔案為醫(yī)院了解設(shè)備情況提供了可靠的技術(shù)依據(jù)和查考憑證，為設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了保障。加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的功能優(yōu)勢對醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展具有重大的意義。

1 領(lǐng)導(dǎo)支持，建立健全設(shè)備檔案管理制度

醫(yī)療設(shè)備檔案影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和社會、經(jīng)濟(jì)效益，是促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量和全院發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。加強(qiáng)宣傳設(shè)備檔案的重要性，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)管理意識，用利用取得的成績向領(lǐng)導(dǎo)多溝通，爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案部門的重視和支持。建立完善設(shè)備檔案管理體系，醫(yī)院要將設(shè)備檔案管理工作列為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入院科室目標(biāo)考核，制定出醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，明確職責(zé)，保證檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、利用有章可循。管理制度要對管理責(zé)任者、收集責(zé)任者、整理責(zé)任者進(jìn)行明確，對歸檔對象、歸檔范圍、歸檔要求、歸檔份數(shù)、歸檔時(shí)間、整理原則、保管要求、利用制度和手續(xù)進(jìn)行明細(xì)。保證設(shè)備檔案的科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

2 專職檔案員的專業(yè)知識、公共意識

2.1 具備檔案專業(yè)和設(shè)備專業(yè)知識 一個(gè)專職檔案員的政治素養(yǎng)、知識水平和業(yè)務(wù)能力決定著設(shè)備檔案管理的水平。檔案員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多參加專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高自身的素養(yǎng)。檔案員不僅要具備檔案專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)知識，還應(yīng)了解設(shè)備購置過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)。管理人員的能力是檔案規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的保證。

2.2 在檔案收集利用中處理好公共關(guān)系 檔案工作需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，需要部門工作者的配合，領(lǐng)導(dǎo)和部門工作者的檔案意識不強(qiáng)，一個(gè)優(yōu)秀的檔案員也很難做好檔案工作。

醫(yī)院設(shè)備檔案的收集做到齊全、完整，必須做好公關(guān)工作。①檔案員積極主動爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的大力支持，在設(shè)備的立項(xiàng)審批、采購階段時(shí)產(chǎn)生的文件材料交由設(shè)備科保存，缺少的材料及時(shí)協(xié)調(diào)有關(guān)部門予以補(bǔ)充。②檔案員必須處理好與醫(yī)院設(shè)備管理部門的關(guān)系，設(shè)備的開箱驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、保養(yǎng)維修以及報(bào)廢階段所產(chǎn)生的材料都由設(shè)備科參與并收集。設(shè)備科兼職檔案是檔案工作的重要力量，檔案員要對設(shè)備科兼職檔案員做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，保證他們掌握檔案日常管理的能力。③檔案員必須處理好與設(shè)備購置科室的關(guān)系，設(shè)備購置科室是設(shè)備的操作者，在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)，日常設(shè)備記錄，是設(shè)備產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益科室。設(shè)備的保養(yǎng)、維修和它密切相關(guān)，操作者也是設(shè)備檔案的利用者，對待利用者要做好熱情服務(wù)工作，快速提供所需設(shè)備檔案。④檔案員要處理好與財(cái)務(wù)部門的關(guān)系，設(shè)備驗(yàn)收合格后，結(jié)帳時(shí)在財(cái)務(wù)室，需要財(cái)務(wù)部門及時(shí)督促結(jié)帳人員將發(fā)票復(fù)印一份交由設(shè)備科放入設(shè)備檔案。發(fā)票如不及時(shí)復(fù)印，裝在財(cái)務(wù)部門憑證里，很難復(fù)印完整。

3 兼職檔案員做到設(shè)備檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確

醫(yī)療設(shè)備檔案最重要的環(huán)節(jié)是收集，由于設(shè)備從申購、購買、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、運(yùn)行、保養(yǎng)、維修到報(bào)廢是個(gè)漫長的過程，而每個(gè)階段的資料收集具有時(shí)間性，收集不全，很難再補(bǔ)。收集工作是設(shè)備科兼職檔案員來完成，專職檔案員要對兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)和隨時(shí)指導(dǎo)，提高其管理意識和素質(zhì)。設(shè)備科要做好設(shè)備檔案的收集工作，就要明確設(shè)備檔案的歸檔范圍，才能保證收集齊全。

設(shè)備的歸檔案范圍：