序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇銀行檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

隨著金融電子化的推進(jìn)，銀行檔案管理越來越依賴信息系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)單一化的保存功能極大地限制了銀行知識管理水平的提升。為改變這一現(xiàn)狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優(yōu)勢，不斷推廣知識管理，特別是直接引進(jìn)成熟的知識管理系統(tǒng)，極大地提高了知識資源的開發(fā)利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識管理推廣及知識管理系統(tǒng)建設(shè)方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級問題對提升知識資源的開發(fā)利用水平具有重要意義。通過文獻(xiàn)研究發(fā)現(xiàn)，對中小銀行檔案管理系統(tǒng)研究的文獻(xiàn)不僅數(shù)量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用方面，并沒有關(guān)于檔案管理系統(tǒng)升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級缺乏理論支撐?；诖?，本文提出了“知識化升級”模式，知識化升級是指運(yùn)用知識管理與系統(tǒng)集成原理對組織現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行升級改造以提高知識資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識管理提供有效切入點(diǎn)。

一、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識化升級具有內(nèi)部推力與外部拉力的雙重動(dòng)力。內(nèi)部推力因檔案管理系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的支撐力不足而產(chǎn)生，分散于各業(yè)務(wù)部門的檔案管理系統(tǒng)由于檔案資源的封閉性，在開發(fā)利用上沒有很好地開展橫向協(xié)作交流，[1]僅僅發(fā)揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉(zhuǎn)向服務(wù)型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的比較優(yōu)勢產(chǎn)生。知識管理系統(tǒng)具有功能全面及互動(dòng)性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，可充分發(fā)掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，而不僅僅是被動(dòng)保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的可行性分析

1.檔案與知識的內(nèi)在聯(lián)系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實(shí)體檔案還是電子檔案均蘊(yùn)含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統(tǒng)。

2.檔案管理與知識管理的內(nèi)在聯(lián)系是知識化升級的理論基礎(chǔ)。檔案管理正處于由“分布式”“實(shí)體化”向“集中式”“電子化”模式轉(zhuǎn)變的階段?！凹惺健笔垢鳂I(yè)務(wù)部門的檔案有了橫向交流的機(jī)會(huì)，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數(shù)據(jù)支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉(zhuǎn)向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環(huán)中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系是知識化升級的技術(shù)依據(jù)。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認(rèn)為知識既具有實(shí)體性，又具有過程性。傳統(tǒng)的銀行檔案管理系統(tǒng)，側(cè)重從實(shí)體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強(qiáng)調(diào)知識共享與創(chuàng)造的過程視角更加符合銀行日益復(fù)雜化的業(yè)務(wù)需求，知識管理系統(tǒng)則為過程視角的產(chǎn)物。

二、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的基本原則

（一）堅(jiān)持集成化的設(shè)計(jì)原則

銀行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)產(chǎn)生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業(yè)務(wù)流程管理具有密切聯(lián)系，為使三者緊密結(jié)合，“檔案知識管理”系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)融合、充分集成，而不是作為一個(gè)單獨(dú)的、專門的系統(tǒng)存在。[3]

（二）堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動(dòng)，以流程為依托

流程導(dǎo)向模式（BRK模型）認(rèn)為檔案資源對業(yè)務(wù)流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統(tǒng)又內(nèi)嵌于各個(gè)業(yè)務(wù)流程中，因此知識化升級必須堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動(dòng)，以流程為依托。

（三）堅(jiān)持以用戶為中心，以需求為導(dǎo)向

檔案管理系統(tǒng)的知識化升級必須堅(jiān)持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅(jiān)持在后期運(yùn)行中不斷進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。

（四）堅(jiān)持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業(yè)務(wù)具有高度標(biāo)準(zhǔn)化和穩(wěn)定性等特點(diǎn)，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點(diǎn)，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實(shí)施知識管理的藍(lán)圖。

（五）堅(jiān)持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術(shù)的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅(jiān)持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復(fù)雜的模塊則可外包給專業(yè)軟件公司。

（六）堅(jiān)持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機(jī)密性，所以系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的權(quán)限制度規(guī)范檔案開放，但知識管理的有效實(shí)施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會(huì)成為有源之水，因此系統(tǒng)升級必須堅(jiān)持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的路線與關(guān)鍵技術(shù)

中小銀行具有組織層級少、人員規(guī)模小、業(yè)務(wù)種類少等特點(diǎn)，所以現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)基本能支撐其業(yè)務(wù)活動(dòng)，高跨度或直接引進(jìn)的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進(jìn)式的升級路線，即首先運(yùn)用集成技術(shù)對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無縫化連接，然后根據(jù)需求分析添加相應(yīng)的知識管理模塊，同時(shí)逐漸推廣知識管理理念，并結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題不斷改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統(tǒng)。在升級過程中，技術(shù)選擇至關(guān)重要，因此筆者根據(jù)知識化升級的實(shí)際要求，總結(jié)了檔案管理系統(tǒng)知識化升級的關(guān)鍵技術(shù)。具體如下： （一）中間件技術(shù)。中間件技術(shù)是最成熟的集成技術(shù)之一，廣泛應(yīng)用于信息系統(tǒng)的集成領(lǐng)域。中間件介于應(yīng)用系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件之間，可銜接網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用系統(tǒng)的各個(gè)部分，同時(shí)屏蔽了底層操作系統(tǒng)的復(fù)雜性，降低了程序設(shè)計(jì)的難度。[5]

（二）Web2.0相關(guān)技術(shù)。Web2.0相較于Web1.0的優(yōu)勢在于更加以人為本，體現(xiàn)了人人參與的互聯(lián)網(wǎng)精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術(shù)可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術(shù)：

1.Blog技術(shù)。Blog是一種在網(wǎng)絡(luò)上自由個(gè)人日志的網(wǎng)絡(luò)交流方式，其他用戶可以對相關(guān)日志進(jìn)行評價(jià)，從而促進(jìn)知識互動(dòng)。

2.Wiki技術(shù)。Wiki是一種社會(huì)互動(dòng)式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關(guān)類目，最終形成一個(gè)可不斷更新的知識目錄。

3.RSS技術(shù)。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動(dòng)過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。

（三）J2EE技術(shù)。J2EE是Sun公司為企業(yè)級應(yīng)用推出的標(biāo)準(zhǔn)平臺，它把各類不同的組件、服務(wù)架構(gòu)及技術(shù)的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構(gòu)的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術(shù)。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強(qiáng)的兼容性與可擴(kuò)展性，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統(tǒng)的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的具體策略

（一）普及知識管理理念

檔案管理系統(tǒng)的知識化升級不僅是技術(shù)的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。

（二）盤點(diǎn)知識，評估現(xiàn)狀

知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學(xué)有效的知識管理體系，在系統(tǒng)升級之前，必須要對包含檔案資源在內(nèi)的知識資源進(jìn)行盤點(diǎn)并評估組織的知識管理現(xiàn)狀，以便有效支撐知識化升級的持續(xù)推進(jìn)。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進(jìn)

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識化升級是需要各部門配合的系統(tǒng)工程，因此應(yīng)建立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)知識化升級的統(tǒng)籌規(guī)劃，并制定部門間的協(xié)調(diào)機(jī)制以推進(jìn)知識化升級工作。

（四）突出重點(diǎn)，全面推進(jìn)

中小銀行應(yīng)根據(jù)自身情況，堅(jiān)持以檔案管理為重點(diǎn)，形成良好的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)組織知識的高度編碼化，并以此為切入點(diǎn)，全面推進(jìn)知識管理。

（五）增強(qiáng)系統(tǒng)柔性

檔案管理系統(tǒng)的知識化升級是一項(xiàng)持續(xù)性工作，必須樹立長遠(yuǎn)觀念，在知識化升級過程中合理增強(qiáng)系統(tǒng)柔性，提高系統(tǒng)兼容性，為今后檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)升級打好基礎(chǔ)。

（六）選擇適合的升級技術(shù)

技術(shù)選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術(shù)時(shí)，不能僅考慮技術(shù)的先進(jìn)性，還要充分結(jié)合成本、功能需求以及系統(tǒng)兼容性等因素，堅(jiān)持以最優(yōu)成本完成知識化升級。

五、檔案管理系統(tǒng)知識化升級的發(fā)展趨勢

檔案管理系統(tǒng)的知識化升級與信息技術(shù)和檔案理論的發(fā)展密切相關(guān)。一方面，由于檔案管理正經(jīng)歷由實(shí)體管理向電子管理、知識管理的轉(zhuǎn)變，所以未來的檔案管理系統(tǒng)必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)將不斷融合最新的信息技術(shù)以提升其知識化水平，如可設(shè)計(jì)一種基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案的自動(dòng)化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以實(shí)現(xiàn)文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的異地存儲等。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業(yè)檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學(xué)通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）：58-62.

篇（2）

檔案分類情況。轄區(qū)13家銀行的檔案分類均不相同，有的分類比較精細(xì)，主要分為文書、會(huì)計(jì)、人事、信貸、基建、聲像、設(shè)備、實(shí)物等類；有的分類相對簡單，主要分為文書、會(huì)計(jì)、人事三大類。從機(jī)構(gòu)類別上看，國有商業(yè)銀行的檔案分類相對規(guī)范，而其他銀行檔案分類則過于簡單。

機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備情況。轄區(qū)13家銀行中，僅有2家設(shè)有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)、3家設(shè)有獨(dú)立的檔案鑒定機(jī)構(gòu)，其余各家均把檔案管理工作掛靠在辦公室或人事部門，也未成立獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)和獨(dú)立的檔案鑒定機(jī)構(gòu)。13家銀行共有檔案員99名，其中專職檔案員11名，兼職88名。

保管方式及評級情況。目前，轄區(qū)4家銀行檔案采取由市分行集中統(tǒng)一保管的方式，其余各家均實(shí)行支行分散保管。8家銀行的檔案工作先后通過市檔案局或上級行的檔案評級。

電子檔案歸檔及檔案數(shù)字化情況。目前，僅2家銀行的檔案全部實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化并對電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行了歸檔；6家銀行的檔案管理使用了檔案管理系統(tǒng)軟件，檔案目錄實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但僅限于查詢使用，并沒有對檔案實(shí)物進(jìn)行掃描歸檔。

存在問題

基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)。絕大部分單位沒有對檔案庫房進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，現(xiàn)有的庫房普遍存在面積偏小,防火、防蟲、防潮、防盜設(shè)施不全，庫房、閱檔室和辦公室不分等問題,部分單位甚至沒有專門的檔案庫房。

管理機(jī)制不健全。目前，只有4家銀行真正實(shí)現(xiàn)了檔案的大集中管理。大部分銀行檔案管理仍處于各自為政、支行分散管理的狀態(tài)，沒有獨(dú)立的檔案工作機(jī)構(gòu)和獨(dú)立的檔案銷毀鑒定機(jī)構(gòu)，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度。這樣的管理方式既不利于監(jiān)督管理，也不利于統(tǒng)一規(guī)范，更不能充分發(fā)揮檔案信息資源整體優(yōu)勢，對檔案的安全保障也有一定的難度。

制度建設(shè)嚴(yán)重滯后。一是檔案類別沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)。全市金融機(jī)構(gòu)檔案分類各不相同，處于各自為政的狀態(tài)，部分國有商業(yè)銀行檔案是參照上級行的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，而其他銀行檔案的分類大都參照地方檔案局文書檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。分類不夠準(zhǔn)確，也不夠精細(xì),難以體現(xiàn)銀行檔案的特殊性。二是檔案保管期限表沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。針對銀行會(huì)計(jì)、信貸等業(yè)務(wù)檔案的特殊性，缺少統(tǒng)一的保管期限表，給檔案保管及銷毀工作帶來了一定的難度。

檔案管理不平衡。特別是地方性銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)“重文書檔案、輕業(yè)務(wù)檔案”的現(xiàn)象比較普遍。為了通過檔案局或上級行的檔案評級工作，部分銀行在文書檔案的庫房建設(shè)、設(shè)備配置、電子化管理等方面投入了大量物力、財(cái)力，文書檔案管理已接近或達(dá)到了檔案局的相關(guān)要求，但對業(yè)務(wù)檔案的管理重視程度不夠。在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)某農(nóng)村金融機(jī)構(gòu)的文書檔案管理已達(dá)到市檔案局二級標(biāo)準(zhǔn)，配備了密集架、空調(diào)等設(shè)備，但其業(yè)務(wù)檔案庫房簡陋，保管條件較差，會(huì)計(jì)憑證亂堆亂放，管理非?；靵y。

電子化進(jìn)程緩慢。目前，只有兩家國有商業(yè)銀行的檔案全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，并對新時(shí)期產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行了歸檔，部分銀行的文書檔案目錄已實(shí)現(xiàn)了電子化管理。但絕大部分銀行檔案還處于原始的手工登記歸檔保管狀態(tài)，對歷史檔案的掃描及電子化管理進(jìn)程緩慢，也沒有對新時(shí)期產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行歸檔，一定程度上影響了檔案的使用效率。

管理人員素質(zhì)不高。目前，全轄13家銀行兼職的檔案人員占比達(dá)89%，專職的檔案管理人員占比僅為11%。兼職檔案管理人員一般缺乏專業(yè)的檔案知識，往往一身多任，投入檔案工作的精力有限，無法對檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，也無法對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的編研、收集和開發(fā)利用，檔案管理只能滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，只停留在你查我調(diào)的階段。兼職檔案人員已很難適應(yīng)新時(shí)期銀行檔案管理要求。

對策建議

進(jìn)一步建立健全檔案工作機(jī)制。各商業(yè)銀行要將檔案管理作為商業(yè)銀行經(jīng)營管理體系的組成部分，高度重視檔案管理，將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)。建立與現(xiàn)代商業(yè)銀行發(fā)展相適應(yīng)的銀行檔案管理體制,從實(shí)際出發(fā),因地制宜,建立獨(dú)立的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案鑒定機(jī)構(gòu)。進(jìn)一步建立健全銀行檔案工作規(guī)章制度，逐步由現(xiàn)在的多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一管理。

加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案的管理力度。隨著銀行管理體制改革與銀行業(yè)務(wù)的不斷拓展，銀行檔案的類型、載體形態(tài)更加復(fù)雜多樣，銀行檔案部門要高度重視新型業(yè)務(wù)、新型載體的檔案形成情況，及時(shí)將各種門類和載體檔案納入到檔案工作的范疇，實(shí)現(xiàn)從注重文書檔案管理到文書檔案和業(yè)務(wù)檔案管理并重的轉(zhuǎn)變，不僅要重視銀行傳統(tǒng)的文書、會(huì)計(jì)、人事檔案，而且要重視銀行負(fù)債業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、中間業(yè)務(wù)、國際業(yè)務(wù)、內(nèi)部控制與稽核，風(fēng)險(xiǎn)等各種業(yè)務(wù)檔案的管理,還應(yīng)加強(qiáng)電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的收集歸檔工作。

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管條件。加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，做好規(guī)劃，分步、分批建立符合銀行檔案保管要求的庫房，同時(shí)配置必要的設(shè)施設(shè)備，不斷改善現(xiàn)有檔案保管條件，滿足一定時(shí)期內(nèi)檔案數(shù)量增長的需要，確保檔案實(shí)體絕對安全。

加快檔案信息化建設(shè)步伐。一方面要加快做好歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理工作；另一方面要嚴(yán)格按照國家有關(guān)電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一本行系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，統(tǒng)一檔案信息的存儲格式，確保信息技術(shù)條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。

加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，提高服務(wù)質(zhì)量。強(qiáng)化科學(xué)編研，在開發(fā)利用的深度和廣度上下工夫，從而挖掘出檔案信息資源潛在功能。強(qiáng)化服務(wù)意識，提高信息服務(wù)工作質(zhì)量，在服務(wù)內(nèi)容上圍繞商業(yè)銀行經(jīng)營需要，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，豐富資料種類，開發(fā)檔案信息資源。

篇（3）

當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的會(huì)計(jì)檔案管理部門，主要包含了會(huì)計(jì)、事后監(jiān)督和檔案管理等部門：對于會(huì)計(jì)部門而言，主要是按照會(huì)計(jì)制度的要求裝訂會(huì)計(jì)檔案、辦理有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱及銷毀工作以及將達(dá)到某一時(shí)限的會(huì)計(jì)檔案移交到檔案管理部門；對于檔案管理部門，主要是接受會(huì)計(jì)部門移交的會(huì)計(jì)檔案，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理；事后監(jiān)督部門，主要是按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，由各分層行領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。

一、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析

自《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施以來，我國有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。

當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會(huì)計(jì)以及基層國庫會(huì)計(jì)資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關(guān)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門，實(shí)現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作；二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關(guān)的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實(shí)施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會(huì)計(jì)檔案的定期檢查與修復(fù)工作，沒有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行；二是對于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料，管理不規(guī)范，容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息；三是檔案管理手段落后，有關(guān)檔案管理的自動(dòng)化程度不高，難以對會(huì)計(jì)檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù)；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理，比如，個(gè)別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對于個(gè)別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實(shí)施異地的存放等管理模式。

對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會(huì)計(jì)檔案的查詢，會(huì)計(jì)檔案的查閱除應(yīng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案失效的情形外，均為紙介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案?；鶎尤嗣胥y行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會(huì)計(jì)檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的登記、審批等制度，實(shí)現(xiàn)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理，其次，對于會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制，在基層人民銀行的會(huì)計(jì)管理中，為保證會(huì)計(jì)檔案能夠在有效的時(shí)間內(nèi)得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報(bào)底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，沒有進(jìn)行及時(shí)的銷毀。

二、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及原因探究

當(dāng)前，人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》，這一管理制度并為專門對于會(huì)計(jì)檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會(huì)計(jì)電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對于人民銀行實(shí)施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

(一)會(huì)計(jì)檔案管理部門分散，統(tǒng)一管理流于形式

當(dāng)前，基層人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督，盡管實(shí)施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理，這樣就導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會(huì)造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會(huì)計(jì)檔案入檔不及時(shí)，存在檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)；二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會(huì)計(jì)檔案資料主要實(shí)施的是各部門分散化管理，這就給有關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理?xiàng)l件上的限制；四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理，這就給會(huì)計(jì)檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會(huì)計(jì)檔案存在影響會(huì)計(jì)檔案安全性的問題，就很容易帶來會(huì)計(jì)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。

與此同時(shí)，由于會(huì)計(jì)檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實(shí)現(xiàn)同步化，結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實(shí)際的管理中，一些磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，那么在實(shí)施磁介質(zhì)的調(diào)閱中，就需要在特定的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實(shí)現(xiàn)調(diào)閱，這樣就失去了檔案管理在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理的有效使用

(二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾，會(huì)計(jì)檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)

為防止會(huì)計(jì)檔案在管理中造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對于會(huì)計(jì)檔案的管理明確作出“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)?！边@一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突，這就導(dǎo)致在實(shí)施的過程中存在執(zhí)行難度大、實(shí)施效度不充足等問題。比如對于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時(shí)，就會(huì)要求基層人民銀行出具有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會(huì)計(jì)檔案管理帶來比較大的困難。與此同時(shí)，由于基層會(huì)計(jì)檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會(huì)計(jì)檔案管理知識欠缺等問題，導(dǎo)致對于一些會(huì)計(jì)檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)專人的保管，內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格，就導(dǎo)致在會(huì)計(jì)檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。

(三)會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督不到位

在目前運(yùn)作的會(huì)計(jì)檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個(gè)部門參與會(huì)計(jì)檔案管理工作。對于會(huì)計(jì)工作檢查而言，會(huì)計(jì)檔案屬于其中一項(xiàng)最為基本的內(nèi)容，但是部分人民銀行在實(shí)際的會(huì)計(jì)工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時(shí)以及檔案的歸類是否正確等問題，實(shí)施檢查的比較少，結(jié)果就造成會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。

會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善，主要表現(xiàn)在：一是對于會(huì)計(jì)檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限表》中，涉及會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、國庫會(huì)計(jì)、貨幣發(fā)行會(huì)計(jì)等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料的規(guī)定較為明確，但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定：“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料，由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管?！庇捎谏鲜鲋贫?、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定，基層人民銀行在實(shí)施有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理會(huì)出現(xiàn)真空和時(shí)緊時(shí)松現(xiàn)象，造成會(huì)計(jì)監(jiān)管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會(huì)計(jì)監(jiān)督職能，由于分別隸屬會(huì)計(jì)序列和政工序列的會(huì)計(jì)檔案管理部門，工作職責(zé)的側(cè)重點(diǎn)不同，管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會(huì)計(jì)資料。

三、提升基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的建議

(一)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理，明確管理部門責(zé)任劃分

針對當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應(yīng)在制定與實(shí)施相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理部門的職責(zé)。首先，為徹底解決基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題，建議逐步實(shí)施“集中監(jiān)督，集中管理”的會(huì)計(jì)檔案管理模式。通過實(shí)施會(huì)計(jì)檔案資料的異地保管，定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制，由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料以及會(huì)計(jì)核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，不再將監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個(gè)管理部門，因此各部門要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，不斷強(qiáng)化自身在關(guān)于會(huì)計(jì)檔案制度管理方面的學(xué)習(xí)，在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，嚴(yán)厲杜絕會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案交接、歸檔操作，嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù)，庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實(shí)際，不斷地對本行的內(nèi)控制度中存在的問題進(jìn)行及時(shí)的修訂，明確自身職責(zé)，積極地將有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的工作落實(shí)到人，對于檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。

(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案的檢查力度

為切實(shí)的強(qiáng)化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應(yīng)積極的強(qiáng)化自身的制度建設(shè)。首先，針對《中國人民銀行關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)事后監(jiān)督工作意見》強(qiáng)調(diào)了事后監(jiān)督職能定位，這一管理弊端，應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會(huì)計(jì)資料的管理范疇中，并及時(shí)的對事后監(jiān)管部門在實(shí)施監(jiān)管的過程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進(jìn)行及時(shí)的明確；其次，針對會(huì)計(jì)檔案管理工作中的檢查，應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性以及入檔的及時(shí)性等方面著手，對于銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面化的監(jiān)督與管理，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案審批制度進(jìn)行有效的完善，不僅要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員的安全、保密教育，還應(yīng)對其在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中的保密與安全意識進(jìn)行有效地提升，以積極的確保會(huì)計(jì)檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會(huì)計(jì)信息的安全管理，就應(yīng)加強(qiáng)與司法部門之間的溝通與聯(lián)系，積極的就基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案信息的管理措施，進(jìn)行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。

(三)盡快制定人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法，明確會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)

為確保會(huì)計(jì)檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、財(cái)政部和國家檔案局印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際情況制訂科學(xué)、合理、規(guī)范、操作性強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法，并切實(shí)貫徹實(shí)行。還應(yīng)應(yīng)在實(shí)施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環(huán)節(jié)，還有利于立卷、歸檔、復(fù)制、查閱、移交等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和規(guī)范。

切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)。對會(huì)計(jì)檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進(jìn)行實(shí)地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔及時(shí)全面性、簿實(shí)核對是否相符、銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面檢查，確保會(huì)計(jì)檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。針對磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱可能受到特定應(yīng)用環(huán)境的限制，可通過積極的改進(jìn)磁介質(zhì)、光介質(zhì)等措施，以及強(qiáng)化有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理資料的調(diào)閱、備份等管理方式，實(shí)行雙備份，異地保管，避免因會(huì)計(jì)檔案的磁化、老化造成會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)效等問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬曉芳.略論銀行信貸檔案管理工作[J].云南檔案,2010,(03).

[2]杜鴻,梁萍.新時(shí)期檔案管理的特點(diǎn)與思路探析[J].人才資源開發(fā),2010,(03).

[3]惠洪霞.電算化環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對策[J].蘭臺內(nèi)外,2010,(01).

篇（4）

    二、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及原因探究

    當(dāng)前,人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中,主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》,這一管理制度并為專門對于會(huì)計(jì)檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會(huì)計(jì)電算化管理要求的迅猛發(fā)展,對于人民銀行實(shí)施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

    (一)會(huì)計(jì)檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式

    當(dāng)前,基層人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理時(shí),盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督,盡管實(shí)施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理,對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理,這樣就導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下,就會(huì)造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會(huì)計(jì)檔案入檔不及時(shí),存在檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn);二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題,造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題;三是由于會(huì)計(jì)檔案資料主要實(shí)施的是各部門分散化管理,這就給有關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理?xiàng)l件上的限制;四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理,這就給會(huì)計(jì)檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會(huì)計(jì)檔案存在影響會(huì)計(jì)檔案安全性的問題,就很容易帶來會(huì)計(jì)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí),由于會(huì)計(jì)檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實(shí)現(xiàn)同步化,結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實(shí)際的管理中,一些磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的,那么在實(shí)施磁介質(zhì)的調(diào)閱中,就需要在特定的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新,對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實(shí)現(xiàn)調(diào)閱,這樣就失去了檔案管理在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理的有效使用。

    (二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會(huì)計(jì)檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)

    為防止會(huì)計(jì)檔案在管理中造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失或者泄密,中國人民銀行頒布了《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,對于會(huì)計(jì)檔案的管理明確作出“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)?！边@一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突,這就導(dǎo)致在實(shí)施的過程中存在執(zhí)行難度大、實(shí)施效度不充足等問題。比如對于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時(shí),就會(huì)要求基層人民銀行出具有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會(huì)計(jì)檔案管理帶來比較大的困難。與此同時(shí),由于基層會(huì)計(jì)檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會(huì)計(jì)檔案管理知識欠缺等問題,導(dǎo)致對于一些會(huì)計(jì)檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)專人的保管,內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格,就導(dǎo)致在會(huì)計(jì)檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。

    (三)會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善,有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督不到位

    在目前運(yùn)作的會(huì)計(jì)檔案管理模式中,全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個(gè)部門參與會(huì)計(jì)檔案管理工作。對于會(huì)計(jì)工作檢查而言,會(huì)計(jì)檔案屬于其中一項(xiàng)最為基本的內(nèi)容,但是部分人民銀行在實(shí)際的會(huì)計(jì)工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于一些檔案的入檔是否及時(shí)以及檔案的歸類是否正確等問題,實(shí)施檢查的比較少,結(jié)果就造成會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善,主要表現(xiàn)在:一是對于會(huì)計(jì)檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限表》中,涉及會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、國庫會(huì)計(jì)、貨幣發(fā)行會(huì)計(jì)等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料的規(guī)定較為明確,但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定:“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料,由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管。”由于上述制度、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定,基層人民銀行在實(shí)施有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理會(huì)出現(xiàn)真空和時(shí)緊時(shí)松現(xiàn)象,造成會(huì)計(jì)監(jiān)管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會(huì)計(jì)監(jiān)督職能,由于分別隸屬會(huì)計(jì)序列和政工序列的會(huì)計(jì)檔案管理部門,工作職責(zé)的側(cè)重點(diǎn)不同,管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同,涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會(huì)計(jì)資料。

    三、提升基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的建議

    (一)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理,明確管理部門責(zé)任劃分

    針對當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來的問題,就應(yīng)在制定與實(shí)施相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上,對檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分,依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理部門的職責(zé)。首先,為徹底解決基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題,建議逐步實(shí)施“集中監(jiān)督,集中管理”的會(huì)計(jì)檔案管理模式。通過實(shí)施會(huì)計(jì)檔案資料的異地保管,定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制,由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料以及會(huì)計(jì)核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔,不再將監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個(gè)管理部門,因此各部門要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作,不斷強(qiáng)化自身在關(guān)于會(huì)計(jì)檔案制度管理方面的學(xué)習(xí),在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上,嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作,嚴(yán)厲杜絕會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次,規(guī)范會(huì)計(jì)檔案交接、歸檔操作,嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù),庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實(shí)際,不斷地對本行的內(nèi)控制度中存在的問題進(jìn)行及時(shí)的修訂,明確自身職責(zé),積極地將有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的工作落實(shí)到人,對于檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。

    (二)完善基層人民銀行的制度管理,切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案的檢查力度

篇（5）

當(dāng)前，銀行卡犯罪持續(xù)高發(fā)，呈現(xiàn)出復(fù)雜性、流動(dòng)性、隱蔽性、團(tuán)伙性等四大主要特點(diǎn)。

1.1 銀行卡犯罪表現(xiàn)形式多樣，呈現(xiàn)出復(fù)雜性。目前，銀行卡犯罪既有竊取、買賣銀行卡信息犯罪，又有偽造銀行卡、盜刷銀行卡犯罪；既有非法套現(xiàn)、惡意透支犯罪，又有短信詐騙犯罪，滲透到銀行卡產(chǎn)業(yè)從申領(lǐng)、使用到發(fā)卡、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及罪名也涵蓋了偽造金融票證罪，信用卡詐騙罪，妨害信用卡管理罪，竊取、收買、非法提供信用卡信息罪和非法經(jīng)營罪等多項(xiàng)罪名。

1.2 點(diǎn)多、線長、跨區(qū)域流竄作案，具有很強(qiáng)的流動(dòng)性。為逃避打擊，犯罪分子往往利用現(xiàn)代化的交通工具、通訊手段和資金支付結(jié)算方式等，跨區(qū)域流竄作案，使受害人很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己被侵害，也給公安機(jī)關(guān)的打擊帶來很大困難。不少犯罪分子在甲地盜取銀行卡信息，在乙地制作偽卡，在丙地等數(shù)地盜提資金，一些犯罪分子甚至在境外遙控指揮境內(nèi)人員作案，手法多樣，手段隱蔽，使人不易察覺。

1.3 犯罪手法狡猾多變，具有隱蔽性。從公安機(jī)關(guān)已破的銀行卡犯罪案件看，既有通過傳統(tǒng)的刷卡類交易實(shí)施犯罪的，也有通過網(wǎng)絡(luò)購物、電子機(jī)票訂購等新興的無卡類交易進(jìn)行犯罪的；既有通過偷窺、在ATM機(jī)上加裝盜碼器等手法盜取銀行卡信息的，也有在網(wǎng)上設(shè)置木馬程序等手段竊取銀行卡信息的。

1.4 犯罪專業(yè)化、團(tuán)伙化程度高。此類犯罪熟知銀行卡設(shè)計(jì)上的缺陷，并具有一定的電腦專業(yè)知識，作案以3至4名成員的小團(tuán)伙犯罪為主，團(tuán)伙成員分工明確，有專人負(fù)責(zé)電腦操作和假卡制作，有專人負(fù)責(zé)放哨望風(fēng)，有專人負(fù)責(zé)ATM機(jī)上安裝讀卡器和針孔攝像頭竊取持卡人相關(guān)信息，有專人負(fù)責(zé)在ATM機(jī)上取錢或持卡刷卡購物。

2 銀行卡犯罪的類型

目前，全國至少有數(shù)以萬計(jì)的人參與銀行卡的偽造、盜刷、非法套現(xiàn)等違法犯罪活動(dòng)，主要圍繞著真卡、偽卡和機(jī)具展開，這三者環(huán)環(huán)相套。真卡是指騙取真銀行卡、洗錢、惡意透支等，偽卡就是偽造銀行卡，機(jī)具主要指利用POS機(jī)和ATM機(jī)竊取卡信息、變現(xiàn)、套現(xiàn)等。目前，利用POS機(jī)和ATM機(jī)作案約占銀行卡犯罪涉案金額的90%。

具體來說，常見的銀行卡犯罪有以下幾種類型：

一是惡意透支犯罪。利用信用卡可以透支的功能進(jìn)行惡意透支，然后潛逃、隱瞞身份以逃避催收、還款責(zé)任。

二是騙領(lǐng)信用卡犯罪。冒用他人身份證明申領(lǐng)信用卡，或者使用偽造、變造的身份證明申領(lǐng)信用卡，提供虛假的財(cái)產(chǎn)狀況、收入、職務(wù)等資信證明材料，向銀行騙領(lǐng)信用卡，實(shí)施妨害信用卡管理犯罪活動(dòng)。

三是偽造信用卡犯罪。竊取、收買、非法提供他人信用卡信息資料偽造信用卡，進(jìn)行刷卡透支、消費(fèi)、套現(xiàn)等信用卡詐騙活動(dòng)。

四是利用ATM機(jī)犯罪。在銀行ATM機(jī)插卡口上安裝讀卡器和儲存器，同時(shí)，在輸密碼鍵盤上方擋板安裝針孔探頭和MP3、MP5小盒子，竊取他人銀行卡信息資料，之后，“克隆”銀行卡進(jìn)行盜取。

五是非法套現(xiàn)犯罪。使用銷售點(diǎn)終端機(jī)具（POS機(jī)）、網(wǎng)上交易、電話支付等方法，以虛構(gòu)交易、虛開價(jià)格、現(xiàn)金退貨等方式，向信用卡持有人直接支付現(xiàn)金，或者職業(yè)從事信用卡套現(xiàn)中介業(yè)務(wù)，實(shí)施信用卡套現(xiàn)非法經(jīng)營犯罪活動(dòng)。

3 銀行卡犯罪的防控

針對日益復(fù)雜的銀行卡風(fēng)險(xiǎn)管理形勢，中國人民銀行、銀監(jiān)會(huì)、公安部和國家工商總局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)銀行卡安全管理 預(yù)防和打擊銀行卡犯罪的通知》。金融機(jī)構(gòu)要全面落實(shí)四部委文件要求，嚴(yán)格和規(guī)范金融檔案管理工作，防范、監(jiān)測、打擊多管齊下，對銀行卡違法犯罪行為進(jìn)行防控。

3.1 銀行卡犯罪的預(yù)防

3.1.1 切實(shí)規(guī)范銀行卡發(fā)卡行為。認(rèn)真落實(shí)銀行卡賬戶實(shí)名制，充分利用聯(lián)網(wǎng)核查公民身份信息系統(tǒng)，驗(yàn)證客戶身份信息，確保申請人開戶資料真實(shí)、完整、合規(guī)?？刂菩庞每òl(fā)卡風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)申請人的資信狀況，合理確定授信額度。對申請首張信用卡的客戶，采取親訪親簽制度，不允許采取全程自助發(fā)卡方式。申領(lǐng)信用卡必須由本人持身份證原件親自辦理，不允許其他個(gè)人代辦；個(gè)人他人辦理借記卡的，必須同時(shí)留存人和被人的身份資料；單位員工集體開立的借記卡賬戶，須員工本人持身份證原件到網(wǎng)點(diǎn)辦理激活并當(dāng)場修改密碼后方能正常使用。

3.1.2 強(qiáng)化對受理市場的風(fēng)險(xiǎn)控管。嚴(yán)把特約商戶準(zhǔn)入關(guān)，落實(shí)特約商戶實(shí)名制，充分利用聯(lián)網(wǎng)核查身份信息系統(tǒng)、人民銀行征信系統(tǒng)、中國銀聯(lián)銀行卡風(fēng)險(xiǎn)信息共享系統(tǒng)等核查方式，核實(shí)商戶法定代表人或負(fù)責(zé)人的個(gè)人身份，了解商戶的經(jīng)營背景、經(jīng)營范圍、資信等。認(rèn)真做好特約商戶信息登記工作，建立健全對特約商戶的現(xiàn)場檢查和非現(xiàn)場監(jiān)控制度，對有受理偽卡、盜錄信息、套現(xiàn)、欺詐行為的商戶，暫?；蚪K止其銀行卡交易。

3.1.3 加大宣傳教育力度，提高持卡人的防范意識。金融機(jī)構(gòu)要廣泛利用公眾喜聞樂見的方式大力宣傳銀行卡犯罪的防范常識。例如，提醒公眾妥善保管好自己的銀行卡和身份證，避免被人冒用身份證申領(lǐng)信用卡。對可疑的語音電話、手機(jī)短信或電子郵件不要回應(yīng)。在ATM機(jī)上取款或刷卡消費(fèi)時(shí)，要注意觀察機(jī)器上是否有多余的裝置或攝像頭；輸入密碼時(shí)應(yīng)注意遮擋，并保持銀行卡時(shí)刻在自己的視線范圍內(nèi)；發(fā)現(xiàn)機(jī)具可疑情況和“吞卡”等異常情況要及時(shí)報(bào)警，切勿相信機(jī)具上張貼的“故障電話”，不給不法分子任何可乘之機(jī)。樹立合法使用信用卡意識，切勿參與非法套現(xiàn)活動(dòng)，珍愛信用記錄；配合公安機(jī)關(guān)偵查取證。

3.2 加強(qiáng)銀行卡交易監(jiān)測和使用管理。錢學(xué)森曾經(jīng)說過：“管理問題歸根結(jié)底是技術(shù)問題?！卑l(fā)卡機(jī)構(gòu)應(yīng)積極采用新的技術(shù)手段，研究、建立有效的信息安全防護(hù)系統(tǒng)，保護(hù)持卡人信息安全；建立和完善銀行卡交易監(jiān)測系統(tǒng)，建立持卡人主體交易信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對持卡人信息的風(fēng)險(xiǎn)防控。對同一持卡人大量辦卡、頻繁開戶銷戶、短期內(nèi)資金分散匯入集中轉(zhuǎn)出等異常情況，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行反洗錢報(bào)送。對有疑似套現(xiàn)、欺詐行為的持卡人，發(fā)卡機(jī)構(gòu)可采取臨時(shí)鎖定交易等措施，并及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。對確認(rèn)存在套現(xiàn)、欺詐行為的持卡人，發(fā)卡機(jī)構(gòu)應(yīng)采取止付卡片、追索欠款等措施。發(fā)卡機(jī)構(gòu)要將相關(guān)銀行卡風(fēng)險(xiǎn)信息及時(shí)報(bào)送人民銀行征信系統(tǒng)，并積極報(bào)送中國銀聯(lián)銀行卡風(fēng)險(xiǎn)信息共享系統(tǒng)，充分利用共享機(jī)制進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。

3.3 依法嚴(yán)厲打擊，震懾銀行卡犯罪行為

3.3.1 加強(qiáng)銀行卡相關(guān)法律建設(shè)。依據(jù)發(fā)達(dá)國家信用卡業(yè)務(wù)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)有關(guān)金融交易的立法，利用法律明確持卡人及銀行的權(quán)利與義務(wù)，明確利用信用卡犯罪、違約的概念及范疇，明確違約的責(zé)任與處罰等，是保護(hù)銀行利益、防范個(gè)人信用風(fēng)險(xiǎn)的根本保證。以信用卡業(yè)務(wù)較為發(fā)達(dá)的美國為例，關(guān)于消費(fèi)信貸和信用卡的相關(guān)法律有：《高利貸法》、《貸款實(shí)情法》、《公正信用記賬法》、《信貸機(jī)會(huì)均等法》、《公正資信報(bào)告法令》、《公正索回債款行為法》等，這些法規(guī)對信用卡業(yè)務(wù)的規(guī)范發(fā)展具有舉足輕重的作用。我國在信用卡立法方面還存在很大的空白區(qū)域，因此，要進(jìn)一步完善銀行卡相關(guān)法律法規(guī)，為打擊銀行卡犯罪行為提供法律保障。

篇（6）

在實(shí)行銀行檔案集約化之前，為了加強(qiáng)內(nèi)控防范風(fēng)險(xiǎn)，銀行需要將主要業(yè)務(wù)的檔案都建立相關(guān)制度規(guī)范，并且要求從分散化的檔案管理模式慢慢向?qū)Ｈ斯芾韺旆衷O(shè)檔案室的模式發(fā)展。各個(gè)業(yè)務(wù)部門不僅要管理好相關(guān)檔案，還要對對應(yīng)業(yè)務(wù)線的檔案管理負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查。通過對管理機(jī)制及其流程來看，可以發(fā)現(xiàn)存在各條業(yè)務(wù)線多頭指導(dǎo)、各自為政的情況，綜合檔案室沒有充分發(fā)揮其統(tǒng)籌管理的作用。從管理的成本角度進(jìn)行分析，以條線實(shí)施小集中進(jìn)行檔案管理會(huì)在一定程度上浪費(fèi)或重復(fù)配置資源，這種做法明顯不夠經(jīng)濟(jì)。因此，要實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案大集中管理，要求管理層高度重視檔案管理工作，并且還需要人力資源部門對流程整合和機(jī)構(gòu)、人員配置方面的問題給予一定幫助，還有財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)該確保集約化所需庫房等硬件設(shè)施的經(jīng)費(fèi)支持，以上所述都是銀行檔案實(shí)現(xiàn)集約化管理的基本要求，下文將對銀行如何實(shí)現(xiàn)檔案集約化管理的目標(biāo)提出幾點(diǎn)建議：

一、對如何實(shí)現(xiàn)銀行檔案集約化管理進(jìn)行相關(guān)分析

（一）因地制宜，從實(shí)際出發(fā)

為了豐富檔案集約化管理的內(nèi)涵，在不斷深化對集約化管理的認(rèn)識和實(shí)踐下，逐步地將集約化管理發(fā)展成一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程。中國銀行在十多年前早已嘗試開展這項(xiàng)工作，其旗下一家分行在2004年便成立了檔案管理中心，將包含主要業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的各類檔案全部實(shí)施集中保管的方案，在制定了相應(yīng)的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)制度的同時(shí)，對庫房安保人員的管理也制定了相關(guān)策略。該分行的管理模式和做法得到了一定的認(rèn)可，但由于各單位的資源配置方面的條件有所不同，檔案管理的水平也各有差異，無法采取統(tǒng)一的管理模式，只能夠自上而下地進(jìn)行分類規(guī)劃并指導(dǎo)，注重因地制宜，從實(shí)際出發(fā)[1]。積極倡導(dǎo)各行不斷探索、大膽實(shí)踐，努力尋找出合適的集約化管理模式。

（二）調(diào)解矛盾，統(tǒng)籌規(guī)劃

在銀行檔案種類越來越豐富的情況下，其中幾類主要業(yè)務(wù)檔案先后被歸入全行規(guī)范管理的范圍，形成了一個(gè)部門牽頭管理檔案的模式，不再是由單一部門主導(dǎo)，而是多個(gè)業(yè)務(wù)部門共同管理的復(fù)雜局面。在實(shí)現(xiàn)集約化的目標(biāo)指引下，科學(xué)合理對各部門進(jìn)行分工是十分必要的，還應(yīng)該健全溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，保證在政令一致和暢通的情況下工作。此外，檔案化的管理還要注意避免本位主義，努力突破條線限制，對全局統(tǒng)籌規(guī)劃、并且將時(shí)效性低、簡單的檔案資料整合納入電子化管理。

（三）集約高效，簡約高能

允許分行采取不同的實(shí)施模式，這就要求在集約的管理基礎(chǔ)上為各分行提供多種備選方案，讓分行根據(jù)各行具體情況進(jìn)行集約化管理。例如，可以建立不同區(qū)域共享的檔案中心，讓毗鄰的分行可以共同享用，這在一定程度上降低了庫房在使用前期時(shí)空置的成本；還可以推行“一城一庫”的管理模式，合理規(guī)劃，同城集中；還可以選擇專租賃業(yè)化庫房或是外包整個(gè)檔案管理服務(wù)；還可以根據(jù)檔案的種類對庫房和裝具的類型進(jìn)行合理安排，比如說預(yù)先做好數(shù)字化處理、調(diào)閱次數(shù)相對不多的檔案就可以選擇倉儲式庫房，若是跳躍較為頻繁的檔案采用密集柜則更為妥帖。以上所述管理模式，皆以“集約高效、簡約高能”為目標(biāo)，為持續(xù)提高檔案集約化管理的水平而努力。

二、集約化管理的具體內(nèi)容與實(shí)施重點(diǎn)

（一）以中國銀行為榜樣，做到“應(yīng)歸盡歸”

檔案管理的覆蓋面積應(yīng)該包括銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)一切有保存價(jià)值的文件資料，保證重要檔案的“應(yīng)歸盡歸” [2]。在中國銀行《檔案分類規(guī)則》中，對于檔案分類和歸檔要求都有明確的規(guī)范，并對集約化收集和管理工作的范圍也有詳細(xì)的介紹。因此，各行可以以中國銀行為榜樣，爭取對稱和同步其各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)和業(yè)務(wù)發(fā)展所產(chǎn)生的信息。

（二）完善檔案集約化管理模式和構(gòu)架

明確集約化管理的職能，健全相關(guān)機(jī)構(gòu)，對管理流程有一定的了解，建立并完善檔案集約化管理模式與構(gòu)架?，F(xiàn)階段二級分行以下已經(jīng)開始不設(shè)檔案管理單位，這是檔案管理構(gòu)架逐漸扁平化的結(jié)果。因此，對于各一級、二級分行在不同階段分步驟實(shí)現(xiàn)全部集中管理檔案實(shí)體的目標(biāo)給予鼓勵(lì)，條件相對較好的分行可以施行“人隨檔案走”的管理方針，對各業(yè)務(wù)分檔案室的職能和相關(guān)人員進(jìn)行整合，并設(shè)置檔案管理中心，對于所有檔案進(jìn)行集中、專業(yè)、規(guī)范的管理。這樣一來，不僅可以減少管理層級，還能夠?qū)︼L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

結(jié)束語z6

在推進(jìn)檔案集約化管理的進(jìn)程中，要充分發(fā)揮其專業(yè)、集中、仔細(xì)的管理優(yōu)勢，在優(yōu)化資源配置的同時(shí)，爭取降低成本，從而實(shí)現(xiàn)提高管理效能的目的。所以，推進(jìn)檔案管理的集約化也可以說是貫徹落實(shí)“科學(xué)發(fā)展觀”，只有這樣才能確保銀行檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，真正為提高銀行核心競爭力做出一定貢獻(xiàn)。

【⒖嘉南住

篇（7）

1.1檔案意識不強(qiáng),音像檔案難以及時(shí)完整歸檔

一是多科室拍攝,收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門,隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了,也是星星點(diǎn)點(diǎn),很不完整。在收集上,檔案人員常常叫苦連天,工作往往處于被動(dòng)。調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存放著音像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等,拍完、錄完就算完成任務(wù)了,不需要?dú)w檔保存;另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報(bào)社、電臺和某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。更有甚者隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整,連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,還說這屬于個(gè)人知識產(chǎn)權(quán)。造成了音像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴(yán)重影響了音像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

二是目前由于音像檔案載體材料成本較高,而且,屬于“賬外”檔案,不易控制。許多科技音像檔案形成部門,出于使用便利,不愿將其無償交給檔案部門管理,而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā),對音像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。其次是音像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時(shí)歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有近80%的單位有積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔(dān)憂,相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”,原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的音像檔案,雖管理不規(guī)范,但當(dāng)檔案部門去收集時(shí),往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強(qiáng),對音像檔案管理缺乏重視。

1.2音像檔案管理混亂,問題復(fù)雜

1.2.1管理制度不健全音像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有4個(gè)單位制定了相應(yīng)的音像檔案管理制度,占50%,有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查,音像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統(tǒng)一管理,隨時(shí)形成隨時(shí)移交,僅占15%;二是各科室一年一次移交檔案室,占25%;三是由科室分散保管或個(gè)人保存,占40%。四是科室、個(gè)人都沒有保存,占20%。由此表明有五分之三的單位音像檔案沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實(shí)不夠,缺乏有效的保障措施。

1.2.2管理狀況“喜”“憂”懸殊,發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、音像檔案、音像檔案管理制度都比較規(guī)范的有1個(gè)單位,占12.5%;有設(shè)備無音像檔案管理制度,有音像檔案收集不齊全的有3個(gè)單位,占37.5%,而有設(shè)備無音像檔案、有音像檔案沒集中統(tǒng)一管理的4個(gè)單位,競占50%,兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看:最多的一個(gè)檔案室存有1000余張,其余7個(gè)單位1000多張,平均150張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項(xiàng)看,音像檔案的管理水平就很懸殊。

1.2.3保管條件差,音像檔案難以長久保存

音像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn),沒有一個(gè)單位設(shè)置了音像檔案室,只有4個(gè)單位配備了音像檔案專柜,其余各單位都將音像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于音像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!

1.2.4重大活動(dòng)檔案失控,音像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知,每次縣局組織重大活動(dòng),召開重要會(huì)議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價(jià)值的音像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng),檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的,各自負(fù)責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動(dòng)結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,音像(包括文書、實(shí)物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng),加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時(shí)歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。

2加強(qiáng)音像檔案管理工作的對策及建議

2.1加強(qiáng)宣傳、提高意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭取主管部門、各個(gè)科室的大力支持,引起全體職工干部的廣泛關(guān)注,從而提高全體職工干部,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔科室要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本單位中心工作,通過室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.2加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)

要改變音像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的音像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對音像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的音像檔案應(yīng)定期向檔案室移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動(dòng),以確保音像檔案歸檔質(zhì)量。

2.3加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對音像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對音像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),針對不同科室現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好音像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

2.4結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管

從長久保護(hù)和利用考慮,音像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,音像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長音像檔案的壽命。

2.5全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道

篇（8）

隱性知識的概念最早由Polanyi于1958年在其代表作《個(gè)體知識》（The Study of Man）中首次提出。[2]之后許多學(xué)者從心理學(xué)、哲學(xué)角度對其產(chǎn)生、獲得、傳播和所發(fā)揮的作用進(jìn)行了分析和闡述。隱性知識被認(rèn)為是一種難以直接物化、難以機(jī)械復(fù)制的知識。同顯性知識相比，主體性、個(gè)體性是隱性知識的顯著特點(diǎn)。[3]

檔案館為了更好地提供檔案社會(huì)服務(wù)，在開發(fā)檔案館的隱性知識的時(shí)候應(yīng)該不僅關(guān)注檔案館內(nèi)人員或團(tuán)體的隱性知識，而且也要關(guān)注館外檔案利用者或利用群體的隱性知識的開發(fā)與利用。筆者認(rèn)為，檔案館的隱性知識主要包括檔案館館員工作中隱含的隱性知識、檔案館組織機(jī)構(gòu)中隱含的隱性知識、檔案利用者的隱性知識、檔案利用群體的隱性知識等四個(gè)方面：

（1）檔案館館員工作中的隱性知識。主要是指檔案館中每個(gè)館員在長期學(xué)習(xí)實(shí)踐工作中積累的技能、知識與經(jīng)驗(yàn)，這些技能、知識與經(jīng)驗(yàn)是每個(gè)館員的潛在素質(zhì)，不易傳播給其他人。

（2）檔案館組織的隱性知識。是指在每個(gè)檔案館在工作過程和對外形象構(gòu)建中的經(jīng)驗(yàn)等。主要包含兩個(gè)方面：一是在日常工作中館員間的隱性知識的傳遞與學(xué)習(xí)，形成本館特色的工作經(jīng)驗(yàn)或工作思想；二是檔案館在對外建設(shè)中，本館自身形成的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。

（3）檔案利用者的隱性知識。主要是指檔案利用者在利用方面上的習(xí)慣偏好，獲取資源的策略與途徑等利用者自身個(gè)人獲取檔案顯性知識的模式習(xí)慣。

（4）檔案利用社會(huì)群體的隱性知識。是指檔案利用各個(gè)群體的利用重點(diǎn)及偏好的內(nèi)在經(jīng)驗(yàn)。比如科技人員對科技檔案的需求，歷史學(xué)者對偏記錄歷史的檔案的利用需求等等。

2 隱性知識在檔案館開發(fā)與利用的模式

隱性知識的開發(fā)利用其實(shí)質(zhì)是隱性知識顯性化和隱性知識的貢獻(xiàn)與創(chuàng)新。隱性知識的顯性化是實(shí)現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)造的開始和源泉。日本著名知識管理專家野中郁次郎認(rèn)為知識創(chuàng)造過程可以分為四個(gè)階段，即社會(huì)化、外化、整合和內(nèi)化，這四個(gè)階段可以呈螺旋型不斷循環(huán)上升。[4]根據(jù)野中郁次郎的模型，檔案館的隱性知識主要側(cè)重于以下兩個(gè)模式進(jìn)行開發(fā)與利用：

（1）隱性知識到隱性知識的轉(zhuǎn)化。隱性知識間的轉(zhuǎn)化是個(gè)體在社會(huì)共同活動(dòng)中交流共享隱性知識的過程。檔案館館員之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，使對方的隱性知識化為已用。檔案館與檔案館之間進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與指導(dǎo)，通過館間的學(xué)習(xí)與借鑒，并與自身館情相結(jié)合，形成更符合自身檔案館的建設(shè)模式。通過檔案利用者及利用群體進(jìn)行反饋信息調(diào)查與研究，挖掘檔案利用者及利用群體利用過程中的隱性知識，提供講座或其他社會(huì)活動(dòng)形式，引導(dǎo)檔案利用者間的交流利用經(jīng)驗(yàn)，通過對這種隱性知識的挖掘，檔案館可以提供更有效率的知識服務(wù)。

（2）隱性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化。它是將主觀知識變成客觀知識的過程，并將轉(zhuǎn)化的知識傳授給他人。通過檔案館內(nèi)館員、檔案館整體的經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與提煉，使之顯性化。挖掘檔案利用者與利用群體的隱性知識，通過調(diào)查表或者其他形式，將其利用需求、利用模式等顯性化，便于檔案館為有針對性、高效的提供檔案服務(wù)提供行動(dòng)指南。

3 隱性知識在檔案館開發(fā)與利用的途徑

開發(fā)與利用檔案館中的四類隱性知識的主要途徑，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面為切入點(diǎn)實(shí)施：

（1）完善檔案館隱性知識管理機(jī)制。完善信任的心理機(jī)制和建立有效的激勵(lì)機(jī)制。知識作為一種重要的生產(chǎn)資源，不同于傳統(tǒng)的生產(chǎn)要素，知識交換是建立在人們相互信任的基礎(chǔ)上的自愿合作，隱性知識的交換與共享更是如此。將激勵(lì)機(jī)制引入檔案館的建設(shè)中，可以鼓勵(lì)和刺激館員、檔案館、檔案利用者和檔案利用群體參與到知識管理中，并將他們所持有的隱性知識顯性化，實(shí)現(xiàn)共享與創(chuàng)新。在隱性知識管理的開發(fā)利用過程中，各個(gè)檔案館應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況逐漸建立健全本館的有效激勵(lì)機(jī)制，要努力將激勵(lì)制度構(gòu)筑在公開、公正和公平原則的基礎(chǔ)之上。

（2）積極展開業(yè)務(wù)交流與指導(dǎo)。重視館員的職業(yè)生涯規(guī)劃，積極組織館員參加職業(yè)培訓(xùn)和進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高館員獲取新知識和創(chuàng)新知識的能力，積極開展館內(nèi)業(yè)務(wù)交流，提高館員的綜合素質(zhì)，同時(shí)加強(qiáng)檔案利用者與利用群體的調(diào)查與指導(dǎo)。檔案館開展各項(xiàng)服務(wù)，利用者都會(huì)留下利用資源的相關(guān)信息，包括檔案類別、資源查找習(xí)慣等。通過對這些零散信息的搜集、處理和分析，分析利用者類型，所需資料類型、利用者滿意度等，從宏觀上可以掌握檔案館的整體運(yùn)作情況以改進(jìn)檔案館的服務(wù)，從微觀上則可以為利用者開展個(gè)性化的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（3）建立虛擬平臺，提供便捷的交流空間。建立館員、檔案利用者等的交流平臺，實(shí)現(xiàn)知識尋求者、知識提供者與知識源之間的交流。促進(jìn)檔案信息資源得到及時(shí)的傳送與利用達(dá)到知識的共享和創(chuàng)新。檔案館系統(tǒng)可構(gòu)建一個(gè)大的交流平臺對檔案利用者進(jìn)行館藏介紹與利用培訓(xùn)，檔案館主頁設(shè)置專題討論區(qū)或者論壇之類，實(shí)現(xiàn)檔案利用者及檔案利用群體隱性知識的共享等。

（4）加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案利用者與檔案提供者隱性知識的開發(fā)與利用，信息技術(shù)應(yīng)用的身影無處不在。如：因特網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、傳播技術(shù)、推送技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘與知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)、知識共享技術(shù)等。從內(nèi)部網(wǎng)的建立到全球知識的共享，從交流平臺的構(gòu)建到利用者信息的采集和分析，從隱性知識的管理到知識庫的建立，隱性知識的有效開發(fā)和利用，都離不開信息技術(shù)的支持。在加強(qiáng)對檔案館隱性知識開發(fā)利用的理論的研究外，也要在重視信息技術(shù)在檔案館隱性知識開發(fā)利用中的應(yīng)用。

4 隱性知識開發(fā)與利用過程中的條件支持

隱性知識的開發(fā)與利用，是將分散于檔案提供者和檔案利用者腦中的知識進(jìn)行管理，是知識管理活動(dòng)的關(guān)鍵 。它是建立在信息管理基礎(chǔ)上的更高級管理，強(qiáng)調(diào)的是如何設(shè)計(jì)有效的制度安排，使得信息與信息、信息與人、信息與過程之間聯(lián)系起來，在知識共享基礎(chǔ)上進(jìn)行的大量的知識創(chuàng)新。在開發(fā)利用檔案館隱性知識時(shí)應(yīng)該用聯(lián)系的觀點(diǎn)去看待這個(gè)問題，綜合考慮隱性知識的共享與創(chuàng)新，其開發(fā)利用還需要其他諸多方面的支持與配合。因此，筆者認(rèn)為，對檔案館隱性知識開發(fā)利用的支持條件主要是：

（1）檔案館隱性知識共享利用的環(huán)境建設(shè)。營造檔案館的文化氛圍，提供館員隱性知識的學(xué)習(xí)與交流。檔案部門要營造尊重知識、尊重人才的部門文化，鼓勵(lì)人們共享知識。各級檔案部門要打破或者削弱各層次館員間等級界限，使管理更為扁平化，創(chuàng)造有利于隱性知識的快速傳播轉(zhuǎn)化、共享和創(chuàng)新的網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)，增進(jìn)館員間隱性知識的交流。同時(shí)也要完善相關(guān)的政策、法規(guī)及規(guī)章制度的支持。實(shí)行政策規(guī)定的最終目的是要培養(yǎng)館員養(yǎng)成自覺意識和團(tuán)隊(duì)精神，使隱性知識開發(fā)利用在有序環(huán)境中進(jìn)行。

篇（9）

電子檔案主要有著以下的層面的特點(diǎn)。首先電子檔案具有存儲空間小的特點(diǎn)，即電子檔案一般存在于移動(dòng)或者固定的存在載體中，主要利用計(jì)算機(jī)磁盤，或者應(yīng)用應(yīng)硬盤進(jìn)行存儲。例如，音像資料，以及圖片一般存儲在磁盤。比較于傳統(tǒng)的檔案存儲，電子檔案存儲空間較小，這對于檔案管理而言，是一種優(yōu)勢。其次，電子檔案還具有存儲信息量大的特點(diǎn)，存儲信息量大的特點(diǎn)，還是比較于傳統(tǒng)的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢所在。對于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案管理的過程較為簡單，這種管理的過程中，體現(xiàn)在電子檔案的歸檔，加工以及存儲的層面[2]，總體的流程是較為簡單的，是電子檔案的優(yōu)勢所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過程較為簡單，但是具有較高地技術(shù)性，即在管理的過程中，需要大量的信息技術(shù)作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調(diào)用等，這對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了較高地要求?？偟膩碚f，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內(nèi)容，不斷地分析其特點(diǎn)，根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)行管理策略的提出，提升其管理層面的實(shí)效性，積極意義十分深遠(yuǎn)。

二、提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性的策略分析

上文中對于電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優(yōu)勢，但是在管理過程中，以及管理技術(shù)層面有著新的要求。根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，分析提升音像與圖片檔案管理的特點(diǎn)，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性，能夠?yàn)樯鐣?huì)健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進(jìn)服務(wù)發(fā)展，對于全市健康事業(yè)發(fā)展有著積極作用。

1、應(yīng)用信息化平臺開展檔案管理

當(dāng)前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，或者是應(yīng)用存儲硬盤進(jìn)行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性，不斷地提升效率，促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量，積極應(yīng)用信息技術(shù)，開展平臺化的檔案管理模式十分關(guān)鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據(jù)工作建立相應(yīng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)對于各個(gè)檔案進(jìn)行歸檔，分類，形成相應(yīng)的目錄，對于各個(gè)檔案的信息進(jìn)行存儲。例如，根據(jù)存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進(jìn)行劃分，然后按照已經(jīng)劃分好的類別，直接進(jìn)行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統(tǒng)，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應(yīng)的信息能夠完備地進(jìn)行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會(huì)彈出相應(yīng)的窗口，填寫相應(yīng)的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時(shí)間，文件類型，打開方式等信息均進(jìn)性記錄，然后進(jìn)行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應(yīng)用信息化平臺[3]，進(jìn)行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進(jìn)行資料的調(diào)取，不用像直接利用計(jì)算機(jī)磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應(yīng)用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調(diào)取，還可以不斷地引入新技術(shù)，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網(wǎng)絡(luò)接入的狀態(tài)下應(yīng)用，并且通過技術(shù)手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應(yīng)用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統(tǒng)，更加規(guī)范，對于檔案管理的實(shí)效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統(tǒng)檔案有著較大的差別，為了適應(yīng)今后大量電子檔案出現(xiàn)的趨勢，建立相應(yīng)的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實(shí)效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規(guī)范化的開展，對于實(shí)效性的提升十分關(guān)鍵，主要有著以下層面的體現(xiàn)。首先，建立適應(yīng)于單位自身工作特點(diǎn)的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關(guān)信息進(jìn)行規(guī)定，對于文件大小，類型進(jìn)行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應(yīng)的歸檔制度，應(yīng)當(dāng)高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)，使得制度更加適應(yīng)工作實(shí)際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的區(qū)別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關(guān)鍵的[4]。其一，應(yīng)當(dāng)定期地對于音像與圖片檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進(jìn)行及時(shí)地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應(yīng)的物理環(huán)境也要進(jìn)行制度層面的建立，對于光，磁等環(huán)境要素進(jìn)行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關(guān)鍵的，因此應(yīng)當(dāng)建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進(jìn)行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發(fā)生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責(zé)任人之間做好相應(yīng)的工作移交。總的來說，制度的建立，能夠有效地規(guī)范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實(shí)效性提升十分有利，同樣促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

篇（10）

每月按時(shí)完成工資的核算和編制，遇到節(jié)假日主動(dòng)加班加點(diǎn)確保員工工資能夠準(zhǔn)確、及時(shí)發(fā)放；

按時(shí)完成社保年審、年檢工作，在年審過程中實(shí)現(xiàn)順利通過， 經(jīng)過近兩年的實(shí)踐操作，現(xiàn)對社會(huì)保險(xiǎn)網(wǎng)絡(luò)申報(bào)、年審流程、社保法律條文及西安市高新社保局各類社保業(yè)務(wù)流程，從門外漢逐步掌握、熟悉待遇報(bào)銷、養(yǎng)老轉(zhuǎn)移等操作流程及規(guī)范。

及時(shí)辦理公積金的增減變動(dòng)、轉(zhuǎn)移、員工公積金支取等相關(guān)手續(xù)。

為全體員工辦理團(tuán)體意外傷害險(xiǎn)，及時(shí)做好新增人員的參保、離職人員的變更、出險(xiǎn)后的報(bào)案、理賠資料準(zhǔn)備等工作，確保員工的合法權(quán)益，同時(shí)有效降低公司管理風(fēng)險(xiǎn)。

二、招聘、公司內(nèi)部競聘、員工入職手續(xù)辦理方面：

在人員招聘方面，通過加強(qiáng)內(nèi)部、外部招聘渠道建設(shè)，全方位及多渠道整合內(nèi)外資源，最大化的拓展人才資源渠道，同時(shí)加強(qiáng)個(gè)人在人力資源招聘方法方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，積累招聘面試經(jīng)驗(yàn)，使促公司招聘工作專業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。加強(qiáng)對應(yīng)聘人員工作能力的把控確保公司新聘員工的質(zhì)量。2014年全年共計(jì)招聘入職員工 86人、離職25人，最大化的保障公司正常的生產(chǎn)人力需要。

在干部選拔方面，完成了中層、班長競聘及考察工作，選拔了一批有能力、有想法、有干勁、有經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀干部、班長上崗。這次競聘動(dòng)員充分，組織得力，給廣大員工提供展示自我的平臺，也為公司發(fā)現(xiàn)人才，儲備了人才。對新聘中層的考察中，著重考察了各中層的崗位職責(zé)履職情況、工作任務(wù)完成情況以及工作作風(fēng)廉政建設(shè)等方面，此項(xiàng)工作使人力資源管理上了一個(gè)新臺階，也為公司日后干部選聘積累的寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

員工入職管理方面，規(guī)范入職流程、完善人員內(nèi)部檔案資料，強(qiáng)制入職體檢，使員工入職管理水平得到了有效提升。

三、教育培訓(xùn)工作

2014年培訓(xùn)工作主要堅(jiān)持公司育人理念，培養(yǎng)公司復(fù)合型人才為己任，重點(diǎn)提高公司人員整體職業(yè)化素質(zhì)及職業(yè)情操，掌握現(xiàn)代管理知識與能力，為工作開展注入活力。2014年培訓(xùn)方面主要開展以下工作：

（1） 積極組織新員工入職培訓(xùn)，提高入職人員對公司文化規(guī)章制度了解，融入公司集體及團(tuán)隊(duì)生活。

（2）開展公司操作層技術(shù)培訓(xùn)、新“ERP”系統(tǒng)操作培訓(xùn)、交通事故預(yù)防、處理培訓(xùn)、銷售人員能力提升培訓(xùn)，激發(fā)員工掌握新知識、新思想，合理應(yīng)用知識及針對性培訓(xùn)，收到了良好的效果。

（3）規(guī)范試用期員工轉(zhuǎn)正管理工作。2014年施行員工轉(zhuǎn)正面談制，實(shí)現(xiàn)了對員工試用期工作能力的有效評估，也對我個(gè)人開展人力資源工作起到了良好作用。

四、勞動(dòng)合同方面

配合內(nèi)控部起草了勞動(dòng)合同，所有條款都仔細(xì)推敲，避免漏洞，并經(jīng)律師的嚴(yán)格審查，與員工簽訂了全員勞動(dòng)合同430余份，即維護(hù)了員工的利益，也保護(hù)了企業(yè)的利益，達(dá)到雙贏。

五、印信管理方面

嚴(yán)格執(zhí)行公司用印制度，把好公司用印關(guān)，杜絕公章濫用、不規(guī)范使用等現(xiàn)象，確保印信使用管理。全年未出現(xiàn)用印違規(guī)現(xiàn)象。

六、工會(huì)方面

在工會(huì)方面，組織了3·12扶貧村植樹活動(dòng)；關(guān)心職工生活，慰問生病員工，為有紅白喜事的員工送去慰問金等；關(guān)愛員工身體健康，全年組織了兩次員工健康體檢；關(guān)注員工子女教育，為不滿14歲的員工子女發(fā)放六一兒童節(jié)書卡；積極組織參加集團(tuán)羽毛球比賽及舉辦的“第九屆拔河比賽”，并在拔河比賽中取得第二名的好成績，體現(xiàn)了新達(dá)公司團(tuán)結(jié)向上的精神風(fēng)貌。

七、檔案管理