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時(shí)間：2023-06-07 15:44:18
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子化檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
2在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
一、檔案管理電子化實(shí)施中存在的問題
（一）沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國檔案還處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的局面下，在當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，還沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不僅建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，而且沒有數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，這就對檔案開發(fā)、服務(wù)和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質(zhì)載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設(shè)過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計(jì)算機(jī)型號和規(guī)格不統(tǒng)一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導(dǎo)致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)存在一定的滯后性，當(dāng)前還沒有開發(fā)出來一個(gè)能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實(shí)現(xiàn)，也給我國檔案管理電子化的發(fā)展帶來了較大的阻礙。
（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)，需要從強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作入手。但當(dāng)前檔案管理中，長期以來對紙質(zhì)檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質(zhì)量不高，缺乏規(guī)范性，各類檔案著錄細(xì)則缺乏相容性，而且系統(tǒng)軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統(tǒng)都是針對自身的需求來對檔案信息進(jìn)行歸納管理，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。
（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。在檔案管理電子化實(shí)施過程中需要由具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，而且能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行操作，掌握各類先進(jìn)的技術(shù)。但在當(dāng)前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術(shù)水平較低，復(fù)合型人才缺乏，部分人員對接技術(shù)接受能力較差，因此即使配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也無法有效的發(fā)揮出設(shè)備的重要作用，這對檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)帶來了較大的影響。
二、檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)的路徑
（一）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在推進(jìn)檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問題，對整體應(yīng)用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺。建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。
（三）重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案管理電子化實(shí)施過程中，需要以檔案信息數(shù)據(jù)庫作為重要的核心和基礎(chǔ)。通過構(gòu)建檔案信息數(shù)字庫，形成檔案信息數(shù)據(jù)集合，以此來推動(dòng)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)。在具體實(shí)施過程中，檔案管理軟件開發(fā)人員需要加強(qiáng)與檔案管理人員的溝通和聯(lián)系，對檔案數(shù)據(jù)收集來源進(jìn)行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和歸檔，為后續(xù)檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，還需要針對當(dāng)前計(jì)算機(jī)軟件和硬件平臺的快速發(fā)展變化情況，做數(shù)據(jù)庫內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完善工作。
（四）加強(qiáng)對電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案管理電子化建設(shè)過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進(jìn)即懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，同時(shí)加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的投入力度，努力提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，增強(qiáng)自身的專業(yè)知識的積累，能夠熟練操作各種先進(jìn)的檔案電子管理的設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理電子化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù),是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。檔案的缺檔、斷檔、死檔會(huì)給人員的變動(dòng)、工資調(diào)整等人事管理帶來諸多困難。檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。
一、新時(shí)期檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢
辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行,這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài),那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機(jī)讀形式,要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息,必須有一個(gè)“去粗取精,去偽存真”的過程,使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性,用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此,檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
二、檔案管理電子化的益處
所謂檔案信息電子化,就是以檔案資料為主要物質(zhì)對象,用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有:
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能,提高利用率。目前,大多數(shù)基層檔案室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,開發(fā)功能簡單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。檔案管理電子化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3.檔案管理電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門,就擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。
4.檔案管理電子化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段,但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向,超前拿出對策,以便使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求。
三、現(xiàn)有的檔案管理方式不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求
1.檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性,已經(jīng)不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程。
2.現(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案管理電子化。
4.現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案管理的電子化了。
四、檔案管理工作所應(yīng)采取的對策
1.做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
一、電子化信息下財(cái)會(huì)檔案管理的特點(diǎn)
信息化財(cái)會(huì)檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時(shí)還涵蓋了通過計(jì)算機(jī)和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財(cái)會(huì)檔案的存儲領(lǐng)域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會(huì)計(jì)電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進(jìn)行翻閱，而需要一定的計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實(shí)現(xiàn)查閱，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時(shí)還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財(cái)會(huì)檔案由于實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表制作等提供了便捷，有效保證了財(cái)會(huì)檔案的高效利用，并且積極促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財(cái)會(huì)檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因?yàn)橥ㄟ^文件形式存儲在計(jì)算機(jī)或其他專門的存儲介質(zhì)上的財(cái)會(huì)檔案，常常會(huì)受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運(yùn)行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機(jī)會(huì)，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。電子化財(cái)會(huì)檔案的優(yōu)勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進(jìn)其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財(cái)會(huì)檔案管理的關(guān)鍵。
二、完善信息化下財(cái)會(huì)檔案電子化管理的策略
（1）構(gòu)建完善的信息化財(cái)會(huì)檔案管理制度。當(dāng)前，隨著財(cái)會(huì)檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)對內(nèi)部基礎(chǔ)資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應(yīng)的財(cái)會(huì)檔案管理流程及方法，但在頒布的財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則中雖對財(cái)會(huì)檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實(shí)際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財(cái)會(huì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程。過去的財(cái)會(huì)檔案室中不存在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財(cái)務(wù)辦公場所之間相隔較遠(yuǎn)，那么就會(huì)帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對檔案管理實(shí)際所需優(yōu)化配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財(cái)會(huì)電子檔案的利用率。與此同時(shí)，針對檔案保管地點(diǎn)和財(cái)務(wù)人員查詢地點(diǎn)之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對接的財(cái)會(huì)電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財(cái)務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺。在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個(gè)專門的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴(yán)格保密，權(quán)限清晰，將財(cái)會(huì)電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)全過程，并且財(cái)會(huì)電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)?，F(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了融合，身份認(rèn)證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實(shí)行電子化，很好的推動(dòng)了財(cái)會(huì)電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設(shè)置防火墻等手段，以防范計(jì)算機(jī)硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運(yùn)行；此外，還應(yīng)對工作流程、文件信息、信息保管方式進(jìn)行規(guī)范化管理，提高會(huì)計(jì)信息傳遞的及時(shí)性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責(zé)任務(wù)是加強(qiáng)流程的監(jiān)管，這對系統(tǒng)運(yùn)行的安全性提供了重要保障，同時(shí)還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財(cái)會(huì)電子檔案真實(shí)完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學(xué)性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財(cái)會(huì)電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機(jī)熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并安排專業(yè)的人員做好日常維護(hù)管理工作。（5）提高財(cái)會(huì)人員素質(zhì)及思想認(rèn)識。財(cái)會(huì)檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)功能外，同時(shí)還必須具備使用計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確高效計(jì)算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整性。此外，推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度認(rèn)識對財(cái)會(huì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，同時(shí)還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當(dāng)前，依舊有部分推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，在財(cái)會(huì)檔案資料管理上按手工管理時(shí)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，所以提高財(cái)會(huì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務(wù)。（6）通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化。隨著財(cái)會(huì)信息化進(jìn)程的加快，財(cái)會(huì)信息需要專門統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是目前不容小覷的問題，財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。通過數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，促進(jìn)了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運(yùn)用XBRL可以對企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)整合，集中各項(xiàng)財(cái)會(huì)信息，能對不同技術(shù)、不同平臺及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財(cái)務(wù)報(bào)表，達(dá)到現(xiàn)代化會(huì)計(jì)制度及其表格要求，通過高效的工具促進(jìn)報(bào)表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發(fā)生，如財(cái)務(wù)軟件相同但版本不同或財(cái)務(wù)軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，不斷拓寬了電子化財(cái)會(huì)檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時(shí)還全面歸納匯總了標(biāo)準(zhǔn)接口達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。
三、結(jié)語
信息化財(cái)會(huì)檔案和傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財(cái)會(huì)規(guī)范化的方向。所以我們應(yīng)全面突出財(cái)會(huì)信息化的功能作用，加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案電子化管理。檔案管理人員應(yīng)緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進(jìn)高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價(jià)值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
2基于電子化實(shí)施醫(yī)院科研檔案管理的重要性
在醫(yī)院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學(xué)研究期間所形成的，具備一定的保存價(jià)值的聲像、文字、數(shù)據(jù)以及圖表等科技資料，真實(shí)且準(zhǔn)確地記錄著科研活動(dòng)的整個(gè)過程，為醫(yī)院檔案重要構(gòu)成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個(gè)方面的內(nèi)容：①科研項(xiàng)目的申報(bào)資料與審批資料；②科研過程的影像學(xué)資料、記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)以及實(shí)驗(yàn)圖片等形式資料；③科研鑒定、總結(jié)以及驗(yàn)收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用等。每個(gè)科研項(xiàng)目自申報(bào)、課題立項(xiàng)、執(zhí)行、成果鑒定、評獎(jiǎng)以及到應(yīng)用推廣均離不開管理。不管是在醫(yī)院社會(huì)服務(wù)上，還是在醫(yī)院內(nèi)部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫(yī)院管理和醫(yī)務(wù)工作人員有關(guān)信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務(wù)聘任、科技決策、職稱晉升、科學(xué)研究以及技術(shù)交流等提供比較可靠且真實(shí)的信息依據(jù)，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應(yīng)的科研信息給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，為其在選擇科學(xué)建設(shè)內(nèi)容和方向上提供合理的決策依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動(dòng)醫(yī)院學(xué)科發(fā)展以及提高醫(yī)院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫(yī)院科研水平的提高，醫(yī)院科研項(xiàng)目的增多，檔案的數(shù)量也相應(yīng)的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學(xué)地對科研檔案實(shí)施管理，需尋求一種現(xiàn)代化管理方式，即電子化管理。
3在電子化的基礎(chǔ)上所實(shí)施的醫(yī)院科研檔案管理
3．1信息管理系統(tǒng)的開發(fā)以及應(yīng)用
隨著科研項(xiàng)目的增多，醫(yī)院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發(fā)一種信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)具備錄入以及查詢科研項(xiàng)目有關(guān)信息的功能，不僅能進(jìn)行科研項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入，同時(shí)還便于全院某學(xué)科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目類別、研究時(shí)間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當(dāng)科研項(xiàng)目立項(xiàng)以后，由科研部門管理工作人員把科研項(xiàng)目立項(xiàng)的有關(guān)文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關(guān)科研項(xiàng)目的信息錄入至信息管理系統(tǒng)，比如科研項(xiàng)目編號、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目類別以及具體研究時(shí)間等，同時(shí)也可把電子文檔中關(guān)于科研項(xiàng)目的信息導(dǎo)入系統(tǒng)中。此外，該系統(tǒng)還能隨時(shí)增添數(shù)據(jù)模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個(gè)方面的內(nèi)容：①全院科研項(xiàng)目。針對科研項(xiàng)目研究時(shí)間長這一特點(diǎn)，為便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理人員及時(shí)了解到科研活動(dòng)的實(shí)施情況，該系統(tǒng)設(shè)置了相應(yīng)的查詢功能。只要輸入相應(yīng)的時(shí)間就可進(jìn)行有關(guān)信息的查詢，生成為該時(shí)間段科研項(xiàng)目信息的報(bào)表，以電子表格的形式將報(bào)表導(dǎo)出來，并直接發(fā)送給需要的有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，或者直接將其打印成報(bào)表；②學(xué)科科研項(xiàng)目。醫(yī)院學(xué)科評估、建設(shè)以及重要學(xué)科的申報(bào)，一般需提供某學(xué)科科研項(xiàng)目實(shí)施情況的有關(guān)信息，該系統(tǒng)具有某時(shí)間段某學(xué)科科研項(xiàng)目有關(guān)信息資料的查詢功能?；谝樵兊膶W(xué)科，輸入項(xiàng)目名稱以及起止時(shí)間，接著點(diǎn)擊學(xué)科項(xiàng)目查詢就可得到該學(xué)科有關(guān)報(bào)表。此外，其還具備電子報(bào)表導(dǎo)出以及打印的功能；③科研工作人員科研項(xiàng)目。若需將醫(yī)院職務(wù)評聘或者職稱評審等相關(guān)情況提供給科研工作人員時(shí)，利用該系統(tǒng)能及時(shí)查詢到某科研工作人員于某一段時(shí)間所開展的科研活動(dòng)具體情況。
3．2科研檔案的電子化分析
（1）實(shí)現(xiàn)科研檔案電子化管理，必須要具備兩個(gè)條件，即硬件條件和軟件條件。
硬件條件就是要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)或者掃描儀。所用計(jì)算機(jī)其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負(fù)片掃描儀來進(jìn)行掃描以得到電子化檔案。若為紙質(zhì)文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應(yīng)的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項(xiàng)工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時(shí)掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能。
（2）規(guī)范科研檔案電子化。
結(jié)合本院實(shí)際情況和科研項(xiàng)目的具體情況，制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，若有必要可附上相應(yīng)的說明。在管理中要求科研項(xiàng)目的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、申報(bào)資料、實(shí)驗(yàn)過程記錄情況、科研總結(jié)、實(shí)驗(yàn)圖片以及驗(yàn)收鑒定等應(yīng)以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應(yīng)的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負(fù)責(zé)的科研立項(xiàng)相關(guān)文件、科研專利、獲獎(jiǎng)證書或者科研論文等均由科研管理者進(jìn)行負(fù)責(zé)掃描，且借助于PDF的格式進(jìn)行存檔。
（3）歸檔。
由科研檔案管理者對電子化科研檔案實(shí)施歸檔，并制作相應(yīng)的檔案目錄，規(guī)范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應(yīng)用。除此之外，每天還需對科研檔案實(shí)施備份，保障數(shù)據(jù)和檔案的安全。
（4）宣傳。
加強(qiáng)電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動(dòng)，或者借助于板報(bào)、網(wǎng)絡(luò)平臺等方式進(jìn)行宣傳，確?？蒲泄ぷ魅藛T明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。
一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對方法
文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
四、結(jié)束語
文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們在充分享受網(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。
參考文獻(xiàn)：
[1]徐莉：淺談文書檔案的計(jì)算機(jī)管理[J]．平頂山師專學(xué)報(bào)，2001，5
摘要：文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對提高文書檔案管理的水平，及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。筆者將探討文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點(diǎn)，同時(shí)對其劣勢提出解決辦法。
關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化
文書檔案重要的內(nèi)容是社會(huì)發(fā)展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革――文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。
一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲時(shí)間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。
第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會(huì)出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)
首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。
三、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問題，筆者提出以下舉措。第一，針對安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過這個(gè)隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。通過在工作中的培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的電子化管理方法。同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計(jì)算機(jī)操作水平等。
參考文獻(xiàn)：
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文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01
一、信息電子化的文書檔案應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)分析
1、提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
2、辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
3、文件和文字信息得到充分交流與共享。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
4、電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
二、信息電子化的文書檔案應(yīng)用存在的問題
1、電子文件保密性受限制。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2、對檔案綜合管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、信息電子化的文書檔案應(yīng)用的應(yīng)對措施
針對在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1、信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng);對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2、提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
四、結(jié)束語
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，我們在充分享受網(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。
參考文獻(xiàn)：
檔案的存在，是國家、社會(huì)以及個(gè)人在正常社會(huì)活動(dòng)中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，就是對機(jī)讀形式或者是紙質(zhì)形式的檔案文獻(xiàn)，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選和收集，令其生成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)信息，以供人們的日常應(yīng)用。
一、行政單位檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的必要性分析
1、有助于提升檔案的服務(wù)功效。對檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，能夠增強(qiáng)檔案信息使用的便利性，提升其服務(wù)功效。相對于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節(jié)約成本，并且傳遞形式也有了突破性創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優(yōu)勢，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務(wù)廣度，二是提高了其信息的實(shí)際利用效率，對于檔案管理相關(guān)部門的服務(wù)功能發(fā)揮提供了絕佳的條件。
2、有助于降低檔案的管理成本。通過傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理過程中，對檔案信息進(jìn)行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運(yùn)用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產(chǎn)出。通過多次開發(fā)以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經(jīng)費(fèi)不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的跨越式成長。
3、有助于提高檔案的利用時(shí)效性。從文字采集到形成二次文獻(xiàn)的信息，在傳統(tǒng)模式下所需要耗費(fèi)的工作時(shí)間較長，造成信息延后、失效，對檔案信息的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值造成影響。對其進(jìn)行電子化管理能夠直接通過機(jī)讀的方式形成檔案，并通過計(jì)算機(jī)功能進(jìn)行信息加工，迅速有效的生成二次文獻(xiàn)。如此對提升檔案管理的實(shí)際工作效率具有非常重要的影響。
二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效路徑
1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過自上到下建立健全、統(tǒng)一的檔案電子化管理體系，從而規(guī)范其在制作以及收集和歸檔上的時(shí)效、程序以及方法等內(nèi)容。第一，需要制定突出行政單位自身特點(diǎn)的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統(tǒng)一輸出到辦公網(wǎng)絡(luò)一體化管理系統(tǒng)中，從而完成局域網(wǎng)內(nèi)行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設(shè)的課題探討，一是研究傳統(tǒng)文檔的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。
2、強(qiáng)化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數(shù)字庫，通過建立檔案數(shù)字庫內(nèi)計(jì)算機(jī)相關(guān)目錄檢索，來完成紙質(zhì)檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識別等多種方式轉(zhuǎn)變成電子化信息資源。對于電子化檔案建設(shè)，一定保證信息的真實(shí)性和可靠性，并實(shí)行安全保管，對需要保密管理的信息做好保密工作，如進(jìn)行加密、防讀、權(quán)限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實(shí)施。
3、全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。進(jìn)行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。打造技術(shù)水平高、現(xiàn)代管理水平強(qiáng)的高素質(zhì)工作人才。對檔案管理進(jìn)行電子化體系建設(shè)，其核心力量就是具備一支計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)水平過硬的隊(duì)伍，其隊(duì)伍技術(shù)水平對電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時(shí)還要對他們展開有針對性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業(yè)觀以及奉獻(xiàn)精神。并對專業(yè)人才的流動(dòng)規(guī)律和成長進(jìn)行深入研究，加強(qiáng)檔案管理人員和機(jī)構(gòu)的工作活力，例如引入競爭機(jī)制等。
4、加強(qiáng)部門間的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。伴隨現(xiàn)代信息化時(shí)代的發(fā)展，人們對于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無法對擁有的全部檔案信息進(jìn)行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關(guān)部門各自為政的局面打破，促進(jìn)各個(gè)管理部門的相互連接，發(fā)展其橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足社會(huì)更廣范圍的需求。
5、注重檔案信息深層次的開發(fā)。檔案管理相關(guān)部門在運(yùn)用硬盤光盤存儲、掃描系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)對檔案進(jìn)行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對相關(guān)檔案信息展開更深層次的研究和開發(fā)。通過準(zhǔn)確、及時(shí)的收集社會(huì)反饋的相關(guān)信息以及利用結(jié)果之后，明確信息變動(dòng)的狀態(tài)，以此保證檔案管理相關(guān)部門能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務(wù)于大眾。
結(jié)語：社會(huì)發(fā)展需要信息化和數(shù)字化的檔案信息建設(shè)，為此我們一定要提高對檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的認(rèn)識水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發(fā)展中產(chǎn)生的弊端，更應(yīng)該通過創(chuàng)新的觀念、高素質(zhì)人才、創(chuàng)新的制度和管理系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)行政單位進(jìn)行檔案管理的專業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高速、有效發(fā)展。
參 考 文 獻(xiàn)
檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會(huì)有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢。檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因?yàn)榧堎|(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設(shè)備就行，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時(shí)可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來供工作使用，而且在選擇信息的時(shí)候只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。
2 我國目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足
雖然目前我國的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規(guī)范化問題。我國目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識到檔案管理不是一項(xiàng)簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢，才能提高事業(yè)單位工作的效率。
上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問題和漏洞。一些事業(yè)單位沒有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒有及時(shí)更換老舊的電子存儲設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識，及時(shí)更新電子存儲設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。
