序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

目前，檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差，尤其是學(xué)校檔案管理存在種種不足，很難達(dá)到運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個(gè)單位的歷史沿革，它能真實(shí)地反映一個(gè)單位職能活動(dòng)的整體面貌，同時(shí)也方便日后的查找和利用。因此，要強(qiáng)化文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識(shí)和指導(dǎo)思想，在實(shí)際操作中，嚴(yán)格把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、全面普查案卷

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)閷W(xué)校檔案種類(lèi)繁多，多年來(lái)大多未做全面的清查，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無(wú)標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無(wú)查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無(wú)用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜、魚(yú)目混珠的案卷進(jìn)行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化檔案儲(chǔ)藏、科學(xué)保管而且可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護(hù)全宗的完整性

在堅(jiān)持貫徹以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前檔案儲(chǔ)藏的庫(kù)房條件：包括庫(kù)房裝具數(shù)量、長(zhǎng)度，庫(kù)房面積及其它保管條件等；以及將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

五、實(shí)施“以單位為主”的歸檔原則

“以單位為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是學(xué)校辦公室文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長(zhǎng)期堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時(shí)機(jī)，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的分工，即要在“以單位為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

篇（2）

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）26-0183-01

檔案工作的管理對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展具有重要影響，也是促進(jìn)檔案工作順利進(jìn)行的重要保障。檔案工作包括資料的收集、整理、歸檔以及應(yīng)用等多個(gè)環(huán)節(jié)，做好檔案工作的管理必然要求檔案工作的規(guī)范進(jìn)行。因此，實(shí)現(xiàn)檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化需要從多方面入手，通過(guò)建立相關(guān)的制度以及提高檔案自身質(zhì)量，組建高效的檔案人員隊(duì)伍等方式推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化管理。

一、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理是促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的重要措施。檔案是國(guó)家以及個(gè)人的重要資料，對(duì)個(gè)人的發(fā)展具有重要作用。進(jìn)行檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠更加重視檔案的保管，在標(biāo)準(zhǔn)管理下有效減少對(duì)檔案的損毀，保持檔案的完整，使檔案的使用壽命得到延長(zhǎng)[1]。另外檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案工作具有重要影響，推動(dòng)檔案工作的更好發(fā)展。

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理涉及到對(duì)檔案資料的收集、整理、鑒定和保管利用等方面，能夠從檔案資料的源頭提高檔案資料的質(zhì)量，通過(guò)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化提高整個(gè)工作的效率與質(zhì)量，提高檔案工作整體的協(xié)調(diào)性，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案工作。

二、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的主要措施

（一）建立檔案工作的管理制度

檔案工作涉及到各種類(lèi)型的檔案材料，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合具體的工作情況建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度是促進(jìn)檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要舉措。要保證管理制度的有效執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的總結(jié)，對(duì)檔案工作進(jìn)行考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案工作中的錯(cuò)誤問(wèn)題。將管理制度落實(shí)到工作的每一個(gè)部門(mén)以及每一個(gè)具體的環(huán)節(jié)。通過(guò)管理制度嚴(yán)格有效的實(shí)施，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。另外，檔案工作在注重軟件質(zhì)量的同時(shí)要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，完善檔案工作所需要的硬件設(shè)施，促進(jìn)檔案工作的高效開(kāi)展。加強(qiáng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)。在總體的工作要求下，利用各項(xiàng)具體的制度規(guī)范檔案工作。

（二）提高公文制發(fā)的質(zhì)量

檔案資料是由公文形成的，因此公文制發(fā)的質(zhì)量與檔案質(zhì)量有著緊密的聯(lián)系，對(duì)檔案工作的管理有著重要影響。要運(yùn)用質(zhì)量較好的紙張制發(fā)公文，保證紙張的尺寸規(guī)格符合標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用統(tǒng)一規(guī)范的紙張制發(fā)公文[2]。在公文的排版中統(tǒng)一要求橫寫(xiě)橫排，并全部實(shí)行左側(cè)裝訂，從而提高公文材料的質(zhì)量。在制發(fā)公文的過(guò)程中要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，對(duì)公文中的標(biāo)題、審批權(quán)限、單位以及落款日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，保證公文的準(zhǔn)確性。對(duì)公文的書(shū)寫(xiě)要使用不褪色的筆種，按照規(guī)定的格式以及字體要求行文，嚴(yán)禁濫用簡(jiǎn)稱(chēng)。注重公文制法發(fā)的質(zhì)量是對(duì)檔案質(zhì)量的重要保障，為實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）提高立卷歸檔的質(zhì)量以及案卷質(zhì)量

在立卷歸檔工作中要遵守“以我為主”的重要原則，嚴(yán)格控制檔案歸檔的入口。本單位形成的文件是歸檔文件的最主要資料，因此在檔案歸檔中要以自己?jiǎn)挝凰纬傻馁Y料為主，促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。認(rèn)真區(qū)分文件與資料，對(duì)于存在較多相似內(nèi)容的文件資料要進(jìn)行仔細(xì)的分析研究，減少資料的重復(fù)堆砌，從而提高檔案工作的效率，提高檔案質(zhì)量[3]。要保證文件資料具有時(shí)效性，且將現(xiàn)行現(xiàn)行文件階段的任務(wù)都已完成，提高檔案管理的有序性。

在立卷歸檔中要把握檔案的完整性，將檔案按照其主次順序進(jìn)行整理，減少閑雜資料的亂入，從而保證檔案的規(guī)范性。按照規(guī)范要求整理檔案能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的遺漏問(wèn)題，以便及時(shí)的解決。在立卷過(guò)程中，充分利用文件之間的聯(lián)系進(jìn)行文件的分類(lèi)，將同類(lèi)文件和有聯(lián)系的文件歸在一起，提高檔案的完整性，使檔案可以很清楚的反應(yīng)問(wèn)題，最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案的使用價(jià)值。完整有序的檔案能夠提高檔案工作的質(zhì)量和效率，對(duì)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理提供工作基礎(chǔ)。

案卷質(zhì)量與立卷歸檔的方法具有緊密的聯(lián)系，運(yùn)用合理的立卷歸檔方法在提高案卷完整性的同時(shí)提高案卷的使用價(jià)值。在檔案工作中要注重案卷的分類(lèi)和檢索，對(duì)案卷的裝訂進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，從而得到高質(zhì)量的案卷。

（四）提高檔案人員的素質(zhì)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的隊(duì)伍建設(shè)

提高檔案人員的素質(zhì)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要保證。要使檔案人員確定正確的政治方向，培養(yǎng)檔案人員的政治鑒別力以及政治敏銳度，有效進(jìn)行檔案工作。加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及法律知識(shí)培訓(xùn)，使其良好的辨別并解決檔案中存在的法律問(wèn)題。形成“依法治檔”、“依法用檔”的工作意識(shí)，提高檔案的安全性[4]。提高檔案人員的責(zé)任意識(shí)，養(yǎng)成積極的工作態(tài)度。在檔案工作中，有的檔案需要嚴(yán)格保密，可因此要提高檔案人員的責(zé)任意識(shí)，做好檔案的保密工作，在工作中嚴(yán)格遵守工作制度。檔案工作具有一定的乏味性，因此要培養(yǎng)積極的工作態(tài)度，提高檔案人員的奉獻(xiàn)意識(shí)，促進(jìn)工作的有效進(jìn)行。檔案人員的高素質(zhì)，是促進(jìn)檔案工作高效進(jìn)行的人才保障，也是推動(dòng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要因素。

（五）積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)

當(dāng)前是一個(gè)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理需要需要積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)。通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)以及先進(jìn)的設(shè)備，促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化管理。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，形成動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，對(duì)檔案工作進(jìn)行全面管理。另外利用信息技術(shù)在檔案的歸檔過(guò)程中建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔與電子檔雙份保存的方式。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行立卷和編號(hào)，通過(guò)信息檢索及時(shí)找到需要的檔案，使檔案工作的效率達(dá)到提高。現(xiàn)代信息技術(shù)可以使檔案材料得到更好的存儲(chǔ)以及查閱，促進(jìn)檔案工作的有效開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

結(jié)束語(yǔ)

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案工作有效進(jìn)行的重要保障，也是推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化的重要方法。促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理需要從檔案資料的源頭處公文質(zhì)量抓起，做好公文制發(fā)以及立卷歸檔等工作，不斷提高檔案人員的素質(zhì)，構(gòu)建高效的工作隊(duì)伍。要不斷完善管理制度，積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化。本文闡述了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要因素，提出了相應(yīng)的措施。希望可以推動(dòng)檔案工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 杜曉俠.淺析檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].黑河學(xué)刊，2009，（4）：127-137.

篇（3）

眾所周知，醫(yī)療保險(xiǎn)作為我國(guó)五大社會(huì)保障險(xiǎn)種之一，具有覆蓋范圍廣、涉及人員多的特點(diǎn)，面對(duì)眾多的人群，要想加大保障的方便快捷，必須通過(guò)建立檔案進(jìn)行管理。然而在具體的實(shí)施過(guò)程中，由于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案涉及的內(nèi)容繁多等因素，一直很難在管理上得到人們的滿意，因此推進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理迫在眉睫。

一、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是在醫(yī)保的征集繳納、基金管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)運(yùn)行的過(guò)程中逐步發(fā)展而來(lái)的，主要反映醫(yī)療保險(xiǎn)的工作活動(dòng)情況，具有重要的利用和參考價(jià)值。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案內(nèi)容繁雜，主要包括三個(gè)方面：參保人、零售藥店與定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)以及醫(yī)保的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。其中參保人方面涉及人員基本信息資料、醫(yī)保關(guān)系結(jié)轉(zhuǎn)和個(gè)人賬戶金額明細(xì)等內(nèi)容。零售藥店與定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)方面涉及資格認(rèn)證資料、費(fèi)用清單以及服務(wù)協(xié)議、結(jié)算憑證等內(nèi)容。而醫(yī)保的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)方面則涉及參保單位的基本信息、基金支付檔案以及基金繳納等內(nèi)容。

二、當(dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著醫(yī)保管理內(nèi)容的逐步增多，醫(yī)保檔案管理逐步出現(xiàn)了一些弊端，這些內(nèi)容的長(zhǎng)期不解決，將會(huì)直接制約管理的標(biāo)準(zhǔn)化。文章通過(guò)總結(jié)研究，主要將問(wèn)題概括為以下幾個(gè)方面。1.傳統(tǒng)的管理方式難以滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的檔案管理已經(jīng)逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，只要通過(guò)電腦將信息輸入到網(wǎng)上，就可以實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)共享，自動(dòng)管理。而在過(guò)去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，管理人員要想查找某個(gè)人員的信息，就必須大量的進(jìn)行翻閱，兩者相比，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然不再適應(yīng)當(dāng)前快節(jié)奏社會(huì)發(fā)展的需要。2.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一由于醫(yī)療保險(xiǎn)涉及內(nèi)容廣，并且存在內(nèi)容上的交集，加之并沒(méi)有健全的管理制度作為引導(dǎo)，所以經(jīng)常出現(xiàn)同一檔案分屬于不同部門(mén)的現(xiàn)象。另外面對(duì)復(fù)雜多樣的管理類(lèi)別，醫(yī)保檔案信息在分類(lèi)編碼上還存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題，并沒(méi)有做到標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一，因此使得檔案管理一直停滯不前。3.管理人員素質(zhì)有待提高在當(dāng)前的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理中，管理人員素質(zhì)低下，缺乏積極性也是制約標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要因素。由于醫(yī)保檔案管理工作本身繁瑣復(fù)雜，枯燥無(wú)味，所以很容易使管理人員出現(xiàn)厭煩心理，加之很多管理人員認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的記錄查找，并沒(méi)有技術(shù)含量，所以在管理中重視程度并不高，這種認(rèn)識(shí)的不足是素質(zhì)的集中體現(xiàn)，難以勝任本職工作。

三、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

結(jié)合上文論述的當(dāng)前醫(yī)保檔案管理中存在的不足，文章主要給出以下建議。1.加快信息化建設(shè)，推進(jìn)醫(yī)保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先要加快信息化建設(shè)的步伐。相關(guān)部門(mén)要加大資金投入，逐步建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享，同時(shí)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行實(shí)時(shí)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，保證信息化建設(shè)的安全、方便與快捷。2.逐步健全醫(yī)保檔案管理制度為保證醫(yī)保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，各地區(qū)要加快制定相關(guān)規(guī)章制度，做好醫(yī)保檔案管理的職責(zé)分工，統(tǒng)一科室，逐步規(guī)范人員的管理。同時(shí)逐步完善醫(yī)保檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定標(biāo)準(zhǔn)化流程，健全管理體系。3.提高管理人員的素質(zhì)水平和業(yè)務(wù)能力醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理與優(yōu)秀的人才是分不開(kāi)的，所以相關(guān)部門(mén)要加大管理人員的培訓(xùn)，使其掌握一定的檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)熱愛(ài)工作，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，提高責(zé)任感。同時(shí)面對(duì)管理的信息化，管理人員還要加快普及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，以便更好的進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。綜上所述，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理在醫(yī)保制度中至關(guān)重要，因此相關(guān)部門(mén)要加大研究力度，從加快信息化建設(shè)、健全管理制度、提高人員素質(zhì)等多方面著手，保證醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，為醫(yī)保制度的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，進(jìn)而推進(jìn)社會(huì)保障的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇（4）

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書(shū)處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。

1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級(jí)，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類(lèi)混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)安排不潁難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專(zhuān)門(mén)的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專(zhuān)業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)[2]。

2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)

在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對(duì)于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書(shū)處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對(duì)于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專(zhuān)業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，不能一味的收納所有資料，需要對(duì)其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。

2.2 一體化管理模式

在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷(xiāo)毀；對(duì)于具有重要的文書(shū)保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長(zhǎng)期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類(lèi)管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門(mén)之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度規(guī)范

企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開(kāi)具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對(duì)于不同類(lèi)別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專(zhuān)項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。文書(shū)管理工作主要就是資料的收集、分類(lèi)和歸檔保存，對(duì)于資料的收集歸檔過(guò)程需要嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行。例如在企業(yè)的文書(shū)管理中，需要根據(jù)文件內(nèi)容和問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。主要檔案類(lèi)型分為請(qǐng)示、通知、批復(fù)、信函、決定、會(huì)議記錄等?？梢詫?duì)資料的保管期限進(jìn)行劃分，可分為永久、長(zhǎng)期、短期等，保管期限到了再分析決定是長(zhǎng)期保管還是永久銷(xiāo)毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中對(duì)資料進(jìn)行查找利用。對(duì)于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化發(fā)展[4]。

2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施

企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專(zhuān)業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門(mén)加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見(jiàn)。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過(guò)規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。

3 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，在新時(shí)期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，需要通過(guò)不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化程度。

參考文獻(xiàn)：

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[2]趙穎.如何推行企業(yè)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].蘭臺(tái)世界，2016（S1）：106-107.

篇（5）

1. 圖紙通過(guò)何種方式給船東一方提供？

2. 圖紙如何保證傳輸過(guò)程中的安全性？

3. 圖紙如何有效的提供，又不損害圖紙?jiān)O(shè)計(jì)方專(zhuān)利利益？

4. 圖紙?jiān)谔峁┙o船東方時(shí)，造船方是否有詳細(xì)與標(biāo)準(zhǔn)化的提供列表？

5. 提供的圖紙是否能滿足國(guó)際第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)認(rèn)可？

6. 圖紙委托保管機(jī)構(gòu)如何選定與約束？

以上為幾點(diǎn)核心問(wèn)題，船舶工業(yè)界要解決問(wèn)題的不止于此，每個(gè)考慮項(xiàng)稍有不妥之處，會(huì)給船舶工業(yè)界帶來(lái)巨大經(jīng)濟(jì)與是否合規(guī)的影響。

二、船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理現(xiàn)狀

目前我國(guó)的船舶類(lèi)圖紙檔案管理屬于無(wú)標(biāo)準(zhǔn)化階段，比如某些國(guó)內(nèi)造船廠的設(shè)計(jì)、建造等對(duì)標(biāo)日本造船企業(yè)，圖紙檔案的標(biāo)記與歸檔就是按照日本船企的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放的。全球船舶類(lèi)圖紙檔案趨于標(biāo)準(zhǔn)化管理，勢(shì)必影響船舶工業(yè)界對(duì)每套圖紙的定義有詳細(xì)的描述與設(shè)定范圍，例如型線圖、施工圖、強(qiáng)度計(jì)算書(shū)與疲勞計(jì)算書(shū)等都沒(méi)有設(shè)定明確的范圍。國(guó)內(nèi)船舶工業(yè)界也無(wú)獨(dú)立非營(yíng)利性機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理與保管檔案圖紙，也無(wú)相關(guān)圖紙檔案標(biāo)準(zhǔn)化約束船舶類(lèi)檔案管理。隨著我國(guó)船舶工業(yè)的發(fā)展，建造超大型油輪（VLCC）、液化天然氣船（LNG船）等已經(jīng)進(jìn)入新常態(tài)階段，新形式下的船舶類(lèi)圖紙檔案管理方式呼之欲出，也勢(shì)在必行。國(guó)內(nèi)船舶業(yè)界幾家知名船廠、設(shè)計(jì)院、船級(jí)社以及高校積極對(duì)船舶檔案研究展開(kāi)相關(guān)研究，想通過(guò)對(duì)船舶圖紙檔案管理的課題深入研究來(lái)推動(dòng)國(guó)內(nèi)船舶工業(yè)界的船舶檔案管理。經(jīng)過(guò)幾年的深度研究，初步研究成果已經(jīng)顯現(xiàn)。

三、船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理與通用檔案管理區(qū)別

本文所談的船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是建造與營(yíng)運(yùn)過(guò)程中的船舶圖紙文件的管理，而非通用的檔案管理，主要區(qū)別在于通用檔案管理在一次性輸入完畢后，檔案的保管周期內(nèi)只有輸出物，而船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是不斷的查詢、更新、刪除、增加，將數(shù)字信息交互。鑒于本文所提到船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有別于通常意義上的檔案管理，主要不是體現(xiàn)檔案的原始性、檔案的歷史性與檔案的社會(huì)性特性，所以有必要探索出一條新的圖紙管理方案來(lái)滿足與實(shí)現(xiàn)國(guó)際公約與通函要求，進(jìn)而滿足船舶工業(yè)界對(duì)船舶檔案管理的需求。

船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)該具備以下幾點(diǎn)特征。

1. 信息的準(zhǔn)確性：通過(guò)不斷迭代更新信息保證圖紙信息的準(zhǔn)確性；

2. 信息的安全性：建立安全保護(hù)機(jī)制，保護(hù)圖紙專(zhuān)利；

3. 管理機(jī)構(gòu)的公正性：能夠有效的保護(hù)好圖紙檔案，并加以管理與保護(hù)；

4. 管理系統(tǒng)的友好型：船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是將要全球的，勢(shì)必要考慮到各國(guó)用戶的習(xí)慣與人文環(huán)境。

四、圖紙檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)船舶工業(yè)的影響

分析船舶圖紙檔案管理對(duì)船舶工業(yè)的影響，首先要分析利益相關(guān)方，包括船東、船東代表、船舶設(shè)計(jì)院、管理中心、船廠、船旗國(guó)、行業(yè)協(xié)會(huì)等相關(guān)方。任何相關(guān)方對(duì)圖紙檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的意見(jiàn)，都會(huì)影響船舶工業(yè)，主要體現(xiàn)在管理成本、專(zhuān)利保護(hù)、以及事后追責(zé)等事宜。而船東作為船舶工業(yè)主要利益相關(guān)方，因?yàn)榇瑬|是船舶工業(yè)制造的主要客戶，他們的強(qiáng)勢(shì)意見(jiàn)會(huì)深刻的影響工業(yè)界。

其次分析船東推動(dòng)船舶圖紙檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的目的與考慮，船東主要目的是船舶維修與對(duì)再建造姊妹船舶成本的考慮。造船廠將經(jīng)過(guò)試航的船舶交付給船東后，船舶運(yùn)營(yíng)到一定年限，會(huì)根據(jù)船舶的疲勞或破損狀況進(jìn)行判定是否維修。而修理廠與原造船廠就不一定是同一家公司，如果不采用標(biāo)準(zhǔn)化管理，就修船廠得到的圖紙有缺失或者標(biāo)準(zhǔn)不一的情況，可能會(huì)產(chǎn)生船舶破損的情況，甚至嚴(yán)重到沉船。船東會(huì)基于經(jīng)濟(jì)利益的考慮對(duì)造船廠施壓得到圖紙，因?yàn)榇瑬|選擇購(gòu)買(mǎi)特定船廠船舶主要目的是為了船舶設(shè)計(jì)，有了圖紙沒(méi)必要再委托特定船廠建造，轉(zhuǎn)而尋求不需要支付設(shè)計(jì)專(zhuān)利的船廠建造更為經(jīng)濟(jì)。所以，船東一方熱衷于推動(dòng)圖紙標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

篇（6）

橋梁工程是城市的基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)城市建設(shè)發(fā)展起著極其重要的作用。橋梁建設(shè)過(guò)程中的檔案資料是指與橋梁建設(shè)工程有關(guān)的重要活動(dòng)而形成的，具有參考利用價(jià)值的各種載體的文件材料，是整個(gè)建設(shè)過(guò)程的全程反映。及時(shí)收集整理、科學(xué)管理檔案資料，不僅有利于全面掌握工程的建設(shè)內(nèi)容、進(jìn)展情況和資金落實(shí)情況，有利于加強(qiáng)對(duì)工程的管理和監(jiān)督，有利于將來(lái)工程改建、擴(kuò)建的實(shí)施，同時(shí)也能夠?yàn)楹罄m(xù)的檔案工作開(kāi)展奠定堅(jiān)定的基礎(chǔ)。

一、將檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化管理納入到工程標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中

將項(xiàng)目檔案工作納入橋梁建設(shè)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，配備具有相關(guān)工程專(zhuān)業(yè)知識(shí)、能夠適應(yīng)項(xiàng)目文件材料收集、立卷和歸檔工作需要的專(zhuān)職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性；按規(guī)定做好項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔的工作。將項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標(biāo)體制，與工程建設(shè)同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔，保證項(xiàng)目文件材料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。明確本單位有關(guān)崗位和人員文件材料收集歸檔的職責(zé)和要求，把文件材料的規(guī)范化管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中，檔案人員、工程管理人員、設(shè)計(jì)人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員等都擔(dān)負(fù)著文件材料的形成、積累、整理、歸檔的責(zé)任，在其進(jìn)行定員定崗中，必須明確其職能范圍規(guī)定有文件材料這一項(xiàng)，并進(jìn)行嚴(yán)格的考核。通過(guò)組織檢查、評(píng)比、參觀、會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、跟蹤、反饋等工作加強(qiáng)對(duì)橋梁建設(shè)過(guò)程中檔案資料的監(jiān)督關(guān)聯(lián)，監(jiān)督文件材料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和連續(xù)性。根據(jù)有關(guān)要求，在圖紙規(guī)格、質(zhì)量、字跡材料、圖紙種類(lèi)、內(nèi)容、圖例說(shuō)明、圖表的更改等方面都做了規(guī)定。通過(guò)這樣的監(jiān)督管理，確保了工程資料的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性，提高了檔案資料的管理質(zhì)量，并形成了一種“工程完，材料完”的好現(xiàn)象。

二、建立符合橋梁建設(shè)要求的檔案資料管理體制

檔案資料工作的根本目標(biāo)在于保證橋梁建設(shè)的安全、快速開(kāi)展。首先，建立行之有效的檔案整理工作責(zé)任制，把檔案整理工作的責(zé)任逐級(jí)劃分，分到人頭，保證檔案整理工作按時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的完成。我國(guó)橋梁建設(shè)過(guò)程中檔案資料的管理按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定主要實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，檔案工作接受交通運(yùn)輸部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。項(xiàng)目法人（或受委托的建設(shè)單位）單位應(yīng)建立檔案管理部門(mén)和專(zhuān)門(mén)的管理人員，負(fù)責(zé)做好本單位建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項(xiàng)目文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)；項(xiàng)目監(jiān)理單位應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)勘察、設(shè)計(jì)單位、科研咨詢單位、施工單位（含監(jiān)控單位、檢測(cè)單位）有關(guān)本項(xiàng)目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在交工驗(yàn)收前向項(xiàng)目法人（或建設(shè)單位）單位提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見(jiàn)。項(xiàng)目竣工文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作應(yīng)納入工程合同管理，納入監(jiān)理工作內(nèi)容，按照“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由文件材料的形成單位或部門(mén)負(fù)責(zé)，不得委托他人。其次，建立項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)管理體制，按照橋梁檔案管理要求，根據(jù)職責(zé)分工范圍和實(shí)際情況，做好與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的形成、積累、整理和歸納工作，定期對(duì)檔案資料的管理情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，查漏補(bǔ)缺，對(duì)檔案不全不完善的地方加以補(bǔ)齊完善。分綜合類(lèi)、工程及財(cái)務(wù)類(lèi)做好檔案記錄、歸集工作，保證規(guī)范完整，裝訂成冊(cè)。再次，建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目工程檔案整理工作實(shí)行目標(biāo)管理，各級(jí)逐級(jí)簽定目標(biāo)管理責(zé)任狀，檔案整理工作結(jié)束后兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，對(duì)于沒(méi)有完成整理工作或者工作質(zhì)量不高的進(jìn)行明確的處罰，通過(guò)這些措施增強(qiáng)了各工程實(shí)施單位和人員的責(zé)任感和積極性。

三、完善相關(guān)的硬件設(shè)施

按照國(guó)家規(guī)定，設(shè)立檔案室，并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。首先，設(shè)立符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案室。雖然橋梁建設(shè)過(guò)程中，條件比較艱苦，施工單位辦公用房比較緊張，但按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)設(shè)立不得小于的40 m2檔案室以及數(shù)量充足的檔案柜（金屬）、盒等檔案裝具，為妥善保存施工過(guò)程中形成的各種檔案資料提供基本的硬件保證。其次，配備檔案管理工作必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，有條件的單位應(yīng)當(dāng)配備經(jīng)檔案管理部門(mén)認(rèn)定的檔案管理軟件，對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化管理，應(yīng)配置專(zhuān)用電腦和專(zhuān)人操作、維護(hù)并配置保護(hù)電源，并與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，為檔案數(shù)字化管理奠定良好的基礎(chǔ)。再次，檔案庫(kù)房和檔案辦公用地要配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器、火警報(bào)警器和防盜裝置等設(shè)施設(shè)備，建立檔案庫(kù)房管理的基本制度，確保檔案資料實(shí)體和信息的安全。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員能力的建設(shè)，組織各參建單位建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)直接參與工程檔案工作日常事務(wù)，并納入崗位職責(zé)，各參建單位根據(jù)所承包項(xiàng)目規(guī)模和檔案量均配備了一定人數(shù)的專(zhuān)（兼）職檔案管理員；積極組織各參建單位檔案管理員和檔案專(zhuān)家開(kāi)展檔案工作心得交流活動(dòng)，現(xiàn)場(chǎng)討論檔案業(yè)務(wù)問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

[1]羅廣國(guó). 強(qiáng)化建設(shè)工程檔案質(zhì)量管理初探[J]. 城建檔案，2014，01：24-26.

篇（7）

(1)增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

近年來(lái)，凡申報(bào)考評(píng)的學(xué)?；窘⑵鹣鄳?yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級(jí)檔案工作委員會(huì)等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。

(2)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)

隨著學(xué)校對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開(kāi)展提供了可靠的組織保障。與此同時(shí)，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過(guò)程的實(shí)施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè)，制訂特色檔案管理制度等。通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過(guò)完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。

(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門(mén)據(jù)此展開(kāi)各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門(mén)與有關(guān)部門(mén)密切配合，參與學(xué)?？蒲谐晒b定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類(lèi)日趨勢(shì)科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類(lèi)方案，并在實(shí)體分類(lèi)的基礎(chǔ)上，開(kāi)始多途徑的嘗試信息分類(lèi)的實(shí)踐。多數(shù)試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過(guò)程的“短期陣痛”后，已開(kāi)始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺(tái)階奠定了基礎(chǔ)。

(5)引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源

高校檔案部門(mén)在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實(shí)施效果給檔案部門(mén)帶來(lái)雙重收益

(1)硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開(kāi)發(fā)手段得到改善。

高校普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門(mén)單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開(kāi)展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門(mén)解決了大量現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。通過(guò)“目標(biāo)管理”使檔案部門(mén)獲得與其他教學(xué)部門(mén)等同的位置，接授檔案專(zhuān)業(yè)考評(píng)，其考核過(guò)程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門(mén)在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉?？己撕吞岣?。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開(kāi)發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)高校檔案部門(mén)綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門(mén)從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

3從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過(guò)程的難點(diǎn)“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過(guò)程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問(wèn)題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭(zhēng)使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門(mén)邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問(wèn)題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒(méi)能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過(guò)分夸大了檔案部門(mén)的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無(wú)法與學(xué)校整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實(shí)施過(guò)程。相反，如果從檔案行政管理部門(mén)的角度出發(fā)，重新審視高?！澳繕?biāo)管理”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問(wèn)題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見(jiàn)，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問(wèn)題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與教育行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。

4從高校檔案部門(mén)對(duì)考評(píng)工作的反饋意見(jiàn)分析其可能產(chǎn)生的中期影響

篇（8）

中圖分類(lèi)號(hào)：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）17-0236-02

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的進(jìn)步，生活方式的多元化、社會(huì)信息服務(wù)對(duì)檔案事業(yè)的影響和沖擊，深刻地改變著整個(gè)人類(lèi)社會(huì)的生存方式和思維方式。人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的深化和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了更為廣闊的環(huán)境和極好的機(jī)遇。信息網(wǎng)絡(luò)不僅體現(xiàn)了檔案管理的目的和接收、利用模式的統(tǒng)一，也能夠從檔案收集源頭處理各種載體信息資源，且具有存儲(chǔ)和快速檢索利用功能，更加方便速捷地提供了利用檔案信息資源，成為保護(hù)檔案資源原件、加快檔案信息資源傳遞、發(fā)掘擴(kuò)大檔案信息資源利用范圍的更加便捷手段。

一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的作用、意義

標(biāo)準(zhǔn)化管理是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。推行標(biāo)準(zhǔn)化管理是國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)中的一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)政策，其目的是在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)管理等社會(huì)活動(dòng)中，對(duì)重復(fù)性事物和概念，通過(guò)制定、和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會(huì)效益。檔案是人類(lèi)一切生產(chǎn)活動(dòng)中類(lèi)型最為豐富多樣的一種，具有很強(qiáng)的繼承性。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，涉及到用戶活動(dòng)的各個(gè)方面，除了為用戶發(fā)展提供檔案信息資料服務(wù)外，更重要的是為用戶的生存和發(fā)展積累儲(chǔ)備寶貴的能反映諸多方面歷史軌跡的信息資源。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，檔案工作作為一個(gè)為公眾服務(wù)的行業(yè)，在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和工作的實(shí)踐過(guò)程中，都存在著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)以及提高服務(wù)質(zhì)量的問(wèn)題。因此，在生成檔案的諸多環(huán)節(jié)中，應(yīng)制定和執(zhí)行與管理制度相適應(yīng)的一系列的工作標(biāo)準(zhǔn)和制度，使檔案管理的諸多環(huán)節(jié)有章可循、有法可依，從而使得最終形成的檔案達(dá)到規(guī)范統(tǒng)一，使檔案管理的每個(gè)過(guò)程從無(wú)序到有序，避免未來(lái)在同一層次上的重復(fù)勞動(dòng)，保證檔案信息資源在進(jìn)入計(jì)算機(jī)時(shí)的可處理化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的自動(dòng)發(fā)、傳、收、儲(chǔ)等，避免檔案工作出現(xiàn)人、財(cái)、物的浪費(fèi)，使有限的資金較大限度地發(fā)揮作用。

二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)分析和發(fā)展現(xiàn)狀

信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)顯現(xiàn)出了極大的重要性，標(biāo)準(zhǔn)在國(guó)際層面有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織、在專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域有文件/檔案專(zhuān)業(yè)組織、在國(guó)家層面有各國(guó)檔案機(jī)構(gòu)等分別組織制定檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，因而形成了不同層面、領(lǐng)域檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，這些組織制定的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)十分專(zhuān)業(yè)，吸取了各國(guó)檔案工作的最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)用戶或系統(tǒng)具有明確的應(yīng)用針對(duì)性，從標(biāo)準(zhǔn)的層次上帶有操作性，或者說(shuō)具有很強(qiáng)技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)居多，所制定的標(biāo)準(zhǔn)集中反映了人類(lèi)在這一領(lǐng)域的發(fā)展與應(yīng)用。從國(guó)外檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)展來(lái)看，不但起步早且更重視實(shí)踐探索，20世紀(jì)90年代中后期以來(lái)，檔案標(biāo)準(zhǔn)制定方面的速度明顯加快，尤其是進(jìn)入21世紀(jì)，新制修訂標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量增長(zhǎng)了一倍多，而且發(fā)展速度在不斷加快。如以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的制定為例：從2001年制定的第一個(gè)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)至今已了2O余項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)[1]。覆蓋了：文件管理、服務(wù)、工作流程、成像領(lǐng)域，以及文件存儲(chǔ)與歸檔五大領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)架正在形成，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的系列化與成套性[2]。

從1979年頒布《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》以來(lái)，1983年成立了全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組，1985年第一個(gè)檔案工作國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》頒布實(shí)施，1991年成立全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)，同年了《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》[3]；截至2011年底，中國(guó)已出臺(tái)10多項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、近60項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，涉及的范圍非常廣泛，涵蓋了檔案管理、業(yè)務(wù)等工作的各個(gè)方面。這些標(biāo)準(zhǔn)相互補(bǔ)充、相互協(xié)調(diào)，在規(guī)范檔案工作、提高檔案利用和現(xiàn)代化管理水平等方面發(fā)揮了重要的技術(shù)支撐和基礎(chǔ)保障作用。

三、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)原則

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建立是檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作不是一個(gè)純理論問(wèn)題，更多的是一個(gè)實(shí)踐性、應(yīng)用性的問(wèn)題，涉及到檔案形成的諸多環(huán)節(jié)，如檔案著錄格式、整理方法、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及整個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，包括統(tǒng)一的術(shù)語(yǔ)定義、內(nèi)部體系結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)交換方式、信息流向、軟硬件接口規(guī)范、功能設(shè)置、支撐環(huán)境等各項(xiàng)工作，且對(duì)設(shè)備構(gòu)成、人員組成、管理方法等均有周密的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。

1.遵循性、統(tǒng)一性

遵循已有檔案標(biāo)準(zhǔn)的基本內(nèi)容，保持標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容前后一致，技術(shù)水平一致，盡量不做大的改動(dòng)，體現(xiàn)出與科技進(jìn)步協(xié)同發(fā)展的檔案業(yè)務(wù)全程（文件生命周期系統(tǒng)）管理標(biāo)準(zhǔn)特征。例如，制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使組卷工作達(dá)到應(yīng)有的水平；制定檔案業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，做到收集到位、整理歸檔到位，保證各種載體材料不漏存、不丟失、保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量等。設(shè)備裝具是檔案館的基礎(chǔ)設(shè)備，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)化、系列化集中批量生產(chǎn)，建立起良好的工作秩序，使檔案工作領(lǐng)域內(nèi)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的重復(fù)性事物和概念達(dá)到統(tǒng)一，從而避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)的重復(fù)、矛盾、繁雜、混亂的局面，促進(jìn)管理水平的提高。

2.創(chuàng)新性、穩(wěn)定性

不受原標(biāo)準(zhǔn)的一些束縛，根據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的合理需求，進(jìn)行必要的創(chuàng)新，所實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)在一段時(shí)期內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定。如，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件智能元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，由單體元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)向元數(shù)據(jù)語(yǔ)義與語(yǔ)法標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)化，電子環(huán)境中檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標(biāo)準(zhǔn)化是受到檔案工作者普遍關(guān)注的重點(diǎn)，離開(kāi)了檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有真正意義上的檔案信息資源共享，所以，保證數(shù)據(jù)被讀取時(shí)不依賴(lài)專(zhuān)用的軟件環(huán)境對(duì)檔案元數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)的研究充分展現(xiàn)了檔案信息資源共享的發(fā)展前景。

3.前瞻性、科學(xué)性

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圍繞檔案信息化建設(shè)實(shí)踐，建立科學(xué)、有效的檔案管理體系，加強(qiáng)檔案生命周期的管理，做好需求分析，制定從檔案形成、收集、整理、驗(yàn)收、歸檔、利用服務(wù)一系列相關(guān)需求標(biāo)準(zhǔn)，由后端管理標(biāo)準(zhǔn)向前端、全程管理標(biāo)準(zhǔn)過(guò)渡，向知識(shí)集成管理發(fā)展，延長(zhǎng)標(biāo)準(zhǔn)的使用壽命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，數(shù)字檔案館功能需求標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子文件管理系統(tǒng)及其元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理逐步轉(zhuǎn)向文件生命周期全過(guò)程處理的檔案數(shù)字化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)等。且由單一媒體向多種媒體過(guò)渡的發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)、代碼編制留有擴(kuò)充余地，增加一些當(dāng)前尚未用上而今后可能需要的內(nèi)容等[4]。各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)必須能清楚地反映檔案技術(shù)水平和組織的結(jié)構(gòu)程序，且每一項(xiàng)具體實(shí)施的內(nèi)容應(yīng)具有超前性，體現(xiàn)一定的科學(xué)引導(dǎo)性和先進(jìn)性，這樣才能保證檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、高效持續(xù)發(fā)展。

4.實(shí)效性、安全性

在各種標(biāo)準(zhǔn)和大方向不改變的情況下，做到檔案信息資源的收、整、審、歸、鑒、利、二次加工開(kāi)發(fā)為一體的檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字加工、信息分析技術(shù)等為支持，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集更新和共享；利用信息分析技術(shù)，打破現(xiàn)有數(shù)據(jù)的使用限制，整合檔案資源，挖掘隱性知識(shí)；利用數(shù)字處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，方便共享；利用網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)，審核控制檔案資源的使用權(quán)限，保證資源安全。

四、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系結(jié)構(gòu)

在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下建立檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的核心內(nèi)容，檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系建立的科學(xué)、合理與否直接關(guān)系到檔案標(biāo)準(zhǔn)化的工作成敗，研究建立檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系，是為了規(guī)范管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)元，在數(shù)據(jù)建模、信息采集、加工處理、數(shù)據(jù)交換的過(guò)程中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，最大限度地在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下實(shí)現(xiàn)信息優(yōu)化管理和資源共享，因此，檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系的核心由基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)五個(gè)部分組成，其中基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：是檔案工作基礎(chǔ)性、指導(dǎo)性的規(guī)范，在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要經(jīng)常引用的標(biāo)準(zhǔn)；業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：是檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系的主體；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：是在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下對(duì)檔案館設(shè)施設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理、縮微復(fù)制等技術(shù)手段進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)一和規(guī)范，以實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的目的；管理標(biāo)準(zhǔn)：是針對(duì)檔案工作的組織、程序、職責(zé)等提出的行業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)，它對(duì)于建立檔案基礎(chǔ)管理、規(guī)范行業(yè)工作質(zhì)量和作風(fēng)具有重要意義；專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：是根據(jù)不同專(zhuān)業(yè)的特點(diǎn)而設(shè)置，突出體現(xiàn)不同專(zhuān)業(yè)檔案的管理規(guī)范和要求，以適應(yīng)檔案專(zhuān)業(yè)化管理的需要。每部分根據(jù)各自的工作要求確定一定的分類(lèi)層次，制定相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)部分是整個(gè)檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系的子系統(tǒng)，它們既是相對(duì)獨(dú)立的、相對(duì)穩(wěn)定的，又是相互聯(lián)系、互相作用，動(dòng)態(tài)發(fā)展的，它不斷在實(shí)施和制定過(guò)程中修訂、充實(shí)和完善，以適應(yīng)不同時(shí)期的工作要求，構(gòu)成一個(gè)科學(xué)、系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)體系[5]。

結(jié)語(yǔ)

實(shí)施檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑，是由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代化科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變，只有加速檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，才能有利于改善檔案的基礎(chǔ)管理，有利于檔案工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下逐步走向智能化，促使檔案現(xiàn)代化制度更加完善和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 段榮婷.論國(guó)際檔條信息標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢(shì)及中國(guó)的對(duì)策[J].檔案學(xué)研究，2008，（1）.

[2] 段榮婷.國(guó)際檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)[J].中國(guó)檔案，2008，（5）.

篇（9）

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055

現(xiàn)代信息技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢(shì)，深刻地影響著新時(shí)期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇，也使傳統(tǒng)的檔案工作面臨著前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，必須加快醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使醫(yī)院檔案信息資源發(fā)揮最大的效益。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于規(guī)范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。

1醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容

醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研管理標(biāo)準(zhǔn)化的有機(jī)組成部分，是整個(gè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)子系統(tǒng)。它應(yīng)包括檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)兩部分。

管理標(biāo)準(zhǔn)是指以特定的程序和形式頒布的統(tǒng)一規(guī)定和規(guī)范。包括各類(lèi)文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案復(fù)制件縮微品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)輔助管理標(biāo)準(zhǔn)等[1]。因此，標(biāo)準(zhǔn)在一定條件下和一定時(shí)期內(nèi)保持了相對(duì)的統(tǒng)一和穩(wěn)定。

工作標(biāo)準(zhǔn)主要包括醫(yī)院檔案室以及各職能部門(mén)和各類(lèi)工作人員的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，還應(yīng)包括各部門(mén)工作標(biāo)準(zhǔn)中的檔案內(nèi)容要求、檔案工作程序標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要求等[2]。

隨著醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，經(jīng)驗(yàn)的積累，標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)踐證明，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理才能使檔案工作步入了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，將檔案事業(yè)引入了社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的軌道，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案的科學(xué)管理。

2醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

醫(yī)院在發(fā)展，醫(yī)院管理已基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，這就要求有高效、及時(shí)、方便的現(xiàn)代化檔案管理與之適應(yīng)，作為醫(yī)院，應(yīng)更新觀念，加大人力、物力、財(cái)力的投入，將檔案的現(xiàn)代化管理納入醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略。目前醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問(wèn)題如下。

2.1標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平偏低，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后由于我國(guó)醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步較晚，技術(shù)水平偏低，制度建設(shè)不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。盡管近些年一些醫(yī)院檔案室大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大都自建自用，規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，社會(huì)服務(wù)水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿足用戶的多種需求。許多醫(yī)院檔案室雖然聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問(wèn)其主頁(yè)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的資源共享。這就需要管理部門(mén)和檔案工作者齊心協(xié)力，共同研究，盡快制定出統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，使各館(室)的發(fā)展有一個(gè)統(tǒng)一的方向，減少發(fā)展的盲目性。

2.2缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)目前，由于受醫(yī)院管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，各醫(yī)院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多醫(yī)院檔案部門(mén)已意識(shí)到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動(dòng)。國(guó)家還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)，使各醫(yī)院檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作達(dá)成合作，進(jìn)而達(dá)到互助、互利、互惠、資源共享。

2.3經(jīng)費(fèi)投入不足由于對(duì)檔案管理施行標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)不足等原因，目前投入經(jīng)費(fèi)不足是制約我國(guó)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的一大障礙。在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中，需要大量的資金，配備所需設(shè)備及設(shè)備維護(hù)，沒(méi)有充足的資金投入是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。

2.4檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)較低，結(jié)構(gòu)不合理在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，必須有既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型高水平的專(zhuān)業(yè)人才。目前，醫(yī)院檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究的能力，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3加快醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1面向未來(lái)，更新觀念，抓好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)保障和重要前提，但要實(shí)現(xiàn)它也不是一蹴而就的，因此，要樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的觀念和信心，把眼光瞄向未來(lái)，充分認(rèn)識(shí)到?jīng)]有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒(méi)有現(xiàn)代化。在當(dāng)前和今后一段時(shí)期，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，這是一項(xiàng)十分艱巨和細(xì)致的工作。

3.2加快檔案信息化建設(shè)隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體數(shù)字化信息的形式向社會(huì)提供服務(wù)為中心，目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案工作應(yīng)抓住歷史機(jī)遇，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，使之更好地為醫(yī)院改革和可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。

3.3促進(jìn)檔案信息利用的社會(huì)化醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會(huì)各方面提供檔案信息服務(wù)。廣大醫(yī)院檔案工作者既要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，打破只為醫(yī)院內(nèi)部黨政管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)的思維定式，還要注意提高服務(wù)水平和服務(wù)效果。

3.4加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施目前，醫(yī)院自身對(duì)檔案管理部門(mén)的有限投入已成為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，加大經(jīng)濟(jì)投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是保證醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)得以進(jìn)行的先決條件。在硬件方面，醫(yī)院應(yīng)給予財(cái)力上的支持；在網(wǎng)絡(luò)和軟件方面，醫(yī)院檔案部門(mén)應(yīng)發(fā)揮檔案網(wǎng)、醫(yī)院網(wǎng)的平臺(tái)作用，吸引和運(yùn)用院內(nèi)計(jì)算機(jī)、信息等學(xué)科的技術(shù)、人才力量，以高性能軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。

3.5優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍檔案工作人員整體素質(zhì)如何關(guān)系到醫(yī)院檔案信息的整理、利用和開(kāi)發(fā)，關(guān)系到醫(yī)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。要優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，一方面充分發(fā)揮醫(yī)院設(shè)施齊全、科研水平高等優(yōu)勢(shì)，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過(guò)繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識(shí)。通過(guò)專(zhuān)題培訓(xùn)和實(shí)際操作，提高現(xiàn)有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補(bǔ)充青年檔案管理人員來(lái)充實(shí)隊(duì)伍，從而使檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

總之，在我國(guó)醫(yī)院規(guī)模日益強(qiáng)大的今天，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息開(kāi)發(fā)與服務(wù)水平的必由之路。因此，各醫(yī)院要積極創(chuàng)造條件，加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)步伐，另外，除了醫(yī)院自身的重視和努力外，還需要國(guó)家檔案主管部門(mén)的宏觀調(diào)控和大力支持，使醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)盡快上一個(gè)新臺(tái)階，以適應(yīng)現(xiàn)代化前進(jìn)的步伐。

參考文獻(xiàn)

[1] 烏慶正.搞好檔案資源建設(shè)之淺見(jiàn)[J].山東檔案，2010，13(3)：22.

篇（10）

關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

Key words:Records management standardization standardization

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)非常重要的中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，也要做好文書(shū)處理工作。雖然文書(shū)處理工作與檔案工作擔(dān)負(fù)著不同的任務(wù)，都具有獨(dú)立性，但由于兩者之間的緊密聯(lián)系，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。

一、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提是公文制發(fā)

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。主要是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。同時(shí)還要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

三、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證是提高檔案卷質(zhì)量

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程需加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

1、檔案管理要分清輕重，逐步推進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有卷宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2、檔案管理要分層次著錄

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄。對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、檔案管理要分門(mén)別類(lèi)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。