序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理的問題及措施范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

中圖分類號：G271；TU712.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0175-02

一、當前大型建設(shè)項目檔案管理存在的問題

大型項目由于趕工期，一般建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)只是在建設(shè)、設(shè)計及施工監(jiān)督上下功夫，對于檔案管理方面不夠重視，導(dǎo)致檔案不能及時歸檔。主要體現(xiàn)以下幾個方面：

（一）缺乏有效的檔案管理機制，對工程項目檔案工作重視不夠

不少大型建設(shè)項目對檔案管理不夠重視，在驗收時才加大馬力搞突擊應(yīng)付，使檔案的完整性、準確性、真實性得不到保障。此外，大型建設(shè)項目檔案管理機制不完善，一是建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責(zé)不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復(fù)或者殘缺不全的現(xiàn)象，二是項目建設(shè)中檔案管理人員變動頻繁，檔案管理人員缺少責(zé)任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續(xù)甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。有些建設(shè)單位不按正常的建設(shè)程序辦事，前期報建手續(xù)辦理不及時，一些按常規(guī)該辦的手續(xù)普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現(xiàn)象，甚至到竣工時，前期的相關(guān)手續(xù)還不完備，從而導(dǎo)致了應(yīng)該形成的文件材料不能及時形成和歸檔，由于大型建設(shè)項目時間緊受到上級領(lǐng)導(dǎo)高度重視，有的手續(xù)采取綠色通道，導(dǎo)致項目完工，手續(xù)還沒辦好，項目綜合驗收未能正常進行，影響工程檔案資料的及時移交。

（二）檔案意識薄弱

由于種種原因，一些工程技術(shù)人員檔案法治意識不強，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據(jù)為已有，拒不移交，導(dǎo)致檔案嚴重不全。有的建設(shè)單位雖然制定了建設(shè)項目檔案管理制度，為了盡快發(fā)揮經(jīng)濟效益和社會效益，滿足建設(shè)需要，對急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責(zé)任感，對借出的資料未及時催交，造成檔案資料損壞遺失現(xiàn)象較嚴重。同時為確保工程資料的完整，雖然建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時將檔案管理責(zé)任納入合同中，按照合同價款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識薄弱，不重視工程建設(shè)項目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時發(fā)現(xiàn)資料的缺項及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費大量的人力、物力、財力干脆對這筆款項放棄，對工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴建工程留下隱患。

（三）檔案人員缺失，綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高

不少大型建設(shè)項目在建設(shè)期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時抽調(diào)又不固定，這些人沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程專業(yè)技術(shù)知識和檔案專業(yè)知識，不能做到科學(xué)分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質(zhì)量較低，有的工程建設(shè)項目檔案進館后，還要重新拆卷返工整理，浪費了人力、物力和財力，另一方面由于檔案人員缺失，項目經(jīng)理兼任檔案資料管理，他們身兼數(shù)職，精力有限，主抓工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、進度而忽視工程檔案管理造成建設(shè)項目收集、整理與工程建設(shè)進度相脫節(jié)，歸檔資料內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)不完善，整理不規(guī)范，復(fù)印件居多，達不到檔案管理的要求等等，這些現(xiàn)象不僅直接影響建設(shè)項目的歸檔質(zhì)量而且導(dǎo)致大型建設(shè)項目檔案缺乏真實性，對日后新建、改建、擴建等工程項目的缺少參考價值。

（四）檔案管理經(jīng)費投入不足，保管條件較差

受大型建設(shè)項目建設(shè)時間緊，參建單位多，管理復(fù)雜， 臨時性等特點的影響，一些大型建設(shè)項目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設(shè)單位認為工程竣工驗收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業(yè)檔案管理機構(gòu)保管，沒有必要投入經(jīng)費去配置檔案資料保管設(shè)施；還有一些建設(shè)單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。

二、加強大型建設(shè)項目檔案管理措施

大型建設(shè)項目是一項系統(tǒng)工程，對本行業(yè)、本地區(qū)、本單位的社會和經(jīng)濟發(fā)展具有深遠的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責(zé)任，也是全社會賦予的歷史責(zé)任。

（一）完善檔案管理機制，重視工程項目檔案管理建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中，根據(jù)項目的規(guī)模、特點和需要，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，合理配置既懂業(yè)務(wù)又有責(zé)任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設(shè)項目檔案的形成和管理，實現(xiàn)大型建設(shè)項目檔案的規(guī)范化管理。建設(shè)單位應(yīng)把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎(chǔ)工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認識，同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內(nèi)容，與工程管理的其他內(nèi)容同計劃、同管理、同檢查，同考核、同驗收。做到工程檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證建設(shè)項目完工，檔案及時歸檔移交。

完善檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理工作作為一個大型項目列入工程建設(shè)規(guī)劃控制中，制定與工程建設(shè)實際相符的檔案管理實施細則及相關(guān)考核措施，做到有據(jù)可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責(zé)。根據(jù)國家、地方、行業(yè)及企業(yè)的有關(guān)要求，將建設(shè)項目檔案管理納入建設(shè)項目管理軌道，在對工程質(zhì)量、進度、投資組織管理進行考核的同時，對檔案資料管理加以考核，使建設(shè)單位、施工單位在工程建設(shè)管理中，增強檔案意識，健全各項檔案管理制度，把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項目立項到竣工驗收全過程。要明確各部門應(yīng)收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對內(nèi)強調(diào)部門立卷制，按誰經(jīng)辦、誰整理，誰立卷、誰把關(guān)，對項目公司內(nèi)部要求部門員工建立個人文件包，將工作中形成的文件材料進行整理，由部門負責(zé)人對需存檔的文件進行把關(guān)，并在移交清單上對所移交文件內(nèi)容的準確性及完整性進行簽字認可后方可移交檔案室存檔。

（二）加強法律法規(guī)宣傳，樹立及時歸檔意識

法律法規(guī)是規(guī)范人們行為的準則，國務(wù)院的《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設(shè)單位應(yīng)當嚴格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案，違反本條例規(guī)定，責(zé)令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。

建設(shè)單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應(yīng)的考核措施，讓文字上的規(guī)定落到實處，做好收集整理、建檔、移交三個環(huán)節(jié)的工作，保證工程檔案的成套性和科學(xué)性。為此，建設(shè)單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強廣大建設(shè)者特別是工程技術(shù)人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責(zé)任，要重視文件材料的收集積累，并及時歸檔移交。在項目建設(shè)的整個過程中，要求所有參建方都應(yīng)自覺樹立及時歸檔的意識，不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時間內(nèi)完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質(zhì)量。同時要求檔案管理人員對借用的資料，嚴格按檔案管理部門借閱規(guī)定執(zhí)行，對即將到期的資料及時催交，同時加大考核力度，使得借閱人員能及時歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責(zé)任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監(jiān)理、施工、設(shè)計等部門能及時將工程檔案資料移交給建設(shè)部門，確保工程檔案資料及時歸檔。

（三）加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，實施同步跟蹤管理

檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能直接影響工程檔案管理科學(xué)性。上級檔案管理主管機構(gòu)要主動與發(fā)改委、建委等職能部門加強聯(lián)系。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規(guī)模、工期和建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等情況，廣泛宣傳有關(guān)建設(shè)項目檔案管理的法律、法規(guī)，組織培訓(xùn)相關(guān)人員，對檔案管理提出具體要求，并認真執(zhí)行國家大型建設(shè)項目檔案管理登記制度，及時掌握建設(shè)項目檔案管理動態(tài)情況并加以監(jiān)管，施工過程中的指導(dǎo)是跟蹤指導(dǎo)的重點，檔案管理機構(gòu)的專業(yè)人員，要加強與建設(shè)單位的聯(lián)系，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場對工程技術(shù)、檔案管理、工程監(jiān)理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術(shù)文件等的編制質(zhì)量適時檢查指導(dǎo)，定期召開檔案管理工作會，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設(shè)項目檔案規(guī)范完整與及時歸檔?？⒐を炇涨吧霞墮n案管理機構(gòu)的專業(yè)人員在對建設(shè)項目檔案資料進行預(yù)驗收時，認真檢查建設(shè)項目檔案是否完整、準確、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范要求，對于不符合規(guī)定要求的要限期整改。提高整理立卷的質(zhì)量做法是通過工程項目技術(shù)交流、技術(shù)交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會議紀要、檔案工作總結(jié)、簡報等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式對檔案業(yè)務(wù)工作進行指導(dǎo)；規(guī)范檔案整理立卷工作，統(tǒng)一檔案管理標準、操作方法。同時增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續(xù)、準確、齊全。

（四）重視檔案管理人才培養(yǎng)，建立激勵考核機制

檔案工作既是一項專業(yè)性較強的工作，又是一項需要綜合知識積累的工作。因此，參建單位需建立激勵考核機制，不斷優(yōu)化檔案管理隊伍素質(zhì)。要在檔案工作中推行目標化管理，健全激勵機制，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性。科學(xué)制定崗位目標責(zé)任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業(yè)績。大力宣傳檔案戰(zhàn)線上的先進人物和模范事跡。在實際工作中，通過適當?shù)募钅軌蚴箼n案管理工作人員更為充分地發(fā)揮其技術(shù)和才能，努力鉆研業(yè)務(wù)。鼓勵他們終身學(xué)習(xí)，對獲得職業(yè)、執(zhí)業(yè)資格證的加大獎勵力度，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動力，從而保證高效的工作質(zhì)量。激勵的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎等認可獎勵，通過工作人員內(nèi)在的如責(zé)任感、光榮感、成就感的激勵。通過外在的方法激勵，可以顯著提高效果，而內(nèi)在的激勵雖然需要經(jīng)過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強，并且對工作效率的提高也較為顯著。

（五）添置檔案基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全管理

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，檔案人員應(yīng)主動匯報工程檔案工作情況，及時就當前檔案工作中出現(xiàn)的問題向領(lǐng)導(dǎo)說明配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。應(yīng)設(shè)置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設(shè)備，提高工程建設(shè)檔案工作環(huán)境條件，確保檔案安全管理。三、總結(jié)

綜上所述，重大建設(shè)項目檔案反映工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有技術(shù)精、專業(yè)強等綜合技能，同時要具備愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好檔案管理工作，實現(xiàn)大型建設(shè)項目檔案工作的自身價值，為發(fā)展企業(yè)提供依據(jù)。

篇（2）

中圖分類號：G27文獻標識碼:A

工程檔案是建設(shè)工程的有機組成部分，是建設(shè)工程內(nèi)在質(zhì)量和工程驗收的重要依據(jù)，也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分，對工程建設(shè)具有很強的現(xiàn)實指導(dǎo)作用。近年來，工程檔案的管理日益受到重視，各級建設(shè)行政主管部門加大了宣傳、管理力度。但由于建設(shè)單位不夠重視，以及檔案的制作的不規(guī)范，工程建設(shè)檔案管理依然存在著諸多問題。如何加強其管理，是建設(shè)單位值得深究的問題。

1．工程建設(shè)檔案工作的現(xiàn)狀

1.1各級建設(shè)行政主管部門加大了宣傳、管理力度, 逐步進入依法管理、規(guī)范發(fā)展的軌道。

為了進一步規(guī)范工程建設(shè)檔案的管理, 確保工程建設(shè)檔案的完整、安全和科學(xué)管理, 更好地為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù), 近年來, 廣東省各級建設(shè)主管部門按照有關(guān)建設(shè)、檔案方面的法律、法規(guī)和規(guī)章, 切實履行監(jiān)督指導(dǎo)職能, 不斷加大對工程建設(shè)檔案工作的監(jiān)管力度, 使全省工程建設(shè)檔案工作發(fā)生了深刻變化, 出現(xiàn)明顯進步, 逐步進入依法規(guī)范管理的發(fā)展軌道。

1.2工程建設(shè)檔案工作普遍得到建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)的各類單位的高度重視, 參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的檔案意識普遍增強。

通過檔案法律法規(guī)的宣傳, 各建設(shè)項目在加強工程管理的同時, 加強了工程檔案的管理, 各參建單位普遍認識到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié), 自覺按照國家有關(guān)建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定和要求將檔案工作列入議事日程, 不斷建立和完善檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制, 切實解決工程建設(shè)檔案工作中出現(xiàn)的問題, 建立起適應(yīng)新的基本建設(shè)管理體制, 運行要求的檔案工作機構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系, 工程建設(shè)材料的形成、積累、整理、歸檔初步做到與工程進度同步進行。

1.3工程建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作普遍加強, 為工程建設(shè)和質(zhì)量管理發(fā)揮了良好的服務(wù)作用。

建設(shè)單位從項目籌劃開始, 就注意貫徹有關(guān)工程檔案管理的標準、規(guī)范和城建檔案管理部門的具體要求, 不斷深化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作, 加強工程文件材料的收集歸檔力度, 做到檔案材料的收集、整理工作與工程建設(shè)同步進行, 保證了工程建設(shè)與管理對檔案的利用需要。

2．工程建設(shè)檔案工作存在的主要問題

2.1工程建設(shè)檔案材料的完整性、準確性和真實性不強, 為日后檔案的利用埋下先天的隱患。工程建設(shè)檔案的使用價值很大程度上體現(xiàn)在檔案材料的完整性、準確性和真實性三個方面, 而在這三個方面, 參建各方主體不同程度地存在收集、歸檔不及時, 相關(guān)人員簽章不完備, 檔案材料出現(xiàn)缺損、錯誤找不到人負責(zé)的現(xiàn)象時有發(fā)生, 甚至有的工程直到即將竣工驗收前, 才組織有關(guān)人員突擊補制檔案。

2.2單位重視工程建設(shè)檔案管理的程度不強。許多參建單位對工程檔案工作缺乏應(yīng)有的重視, 特別是在施工階段, 施工企業(yè)重施工質(zhì)量、進度, 輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。

2.3檔案制成材料五花八門, 不符合工程檔案管理的有關(guān)標準和規(guī)范要求。

3．做好工程建設(shè)檔案工作的措施

3.1增強檔案意識, 嚴格履行職責(zé)

（1）建設(shè)行政主管部門在建設(shè)單位辦理工程規(guī)劃許可或者工程施工許可時, 與建設(shè)單位簽訂工程建設(shè)檔案責(zé)任書, 明確建設(shè)單位以及施工、監(jiān)理等參建各單位在工程建設(shè)檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù), 并監(jiān)督執(zhí)行。

（2）建設(shè)單位在工程開工前, 應(yīng)將本單位各部門和參建單位有關(guān)工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標準和要求, 以正式文件的形式印發(fā), 以便于各單位( 部門) 檔案人員收集相關(guān)資料,使應(yīng)當歸檔的各類文件材料"顆粒歸倉" 。

（3）在工程建設(shè)過程中, 對檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環(huán)節(jié), 應(yīng)有明確的工作程序和工作規(guī)范。這個程序應(yīng)由建設(shè)單位按照當?shù)爻墙n案管理部門的具體要求, 由施工單位和監(jiān)理單位商榷后共同制訂, 使制訂出的工程建設(shè)檔案工作計劃和工作規(guī)程既符合工程進度的要求, 又符合檔案管理的要求。

（4）在主體工程結(jié)束后, 各單位( 部門) 應(yīng)將全部工程文件、圖紙及相關(guān)資料收集齊全完整, 經(jīng)系統(tǒng)整理后, 及時向建設(shè)單位檔案部門歸檔。各單位( 部門) 檔案人員應(yīng)有高度的責(zé)任感和檔案意識, 主動與建設(shè)單位檔案人員和城建檔案管理部門聯(lián)系, 努力提高工程檔案管理水平, 確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

3.2 要強化工程建設(shè)檔案的全過程管理

（1）在工程檔案的管理中, 也要樹立質(zhì)量管理意識, 充分運用合同條款, 按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定, 實行全過程管理, 提高工程建設(shè)檔案的編制質(zhì)量。建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心、重視和支持檔案工作, 在與施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位分別簽訂工程建設(shè)合同的同時, 應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同條款, 工程竣工后, 依據(jù)合同進行工程竣工檔案的驗收。

（2）要將檔案工作與經(jīng)濟效益掛鉤, 以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量, 這樣就能使工程技術(shù)人員重視檔案的形成、積累和移交工作, 并落實責(zé)任, 提高他們認真編制檔案的積極性和責(zé)任心。

（3）項目設(shè)計單位要按照建設(shè)單位的合同、協(xié)議規(guī)定, 編制與工程建設(shè)實際情況相符的竣工圖和竣工文件, 建設(shè)單位應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定給予一定報酬。

3.3 強化檔案收集意識, 正確運用行政監(jiān)督手段

城建檔案管理部門要正確運用行政監(jiān)督手段, 加強工程建設(shè)檔案的行政管理和監(jiān)督。城建檔案管理部門要經(jīng)常深入工程建設(shè)現(xiàn)場, 對城建檔案法律、法規(guī)和本地城建檔案管理部門具體要求的執(zhí)行情況進行監(jiān)督, 對建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)督促和檢查。通過經(jīng)常性的監(jiān)督檢查, 促進工程建設(shè)檔案各項管理工作的落實。

4．結(jié)語

對工程建設(shè)檔案工作, 要加強宏觀監(jiān)控, 不斷完善管理法規(guī)體系, 要積極配合, 加強協(xié)作, 努力形成各有關(guān)職能部門齊抓共管的良好環(huán)境; 要積極探索適應(yīng)市場經(jīng)濟體制的檔案管理模式, 工程建設(shè)檔案就一定能達到完整、準確、系統(tǒng)的要求, 工程建設(shè)檔案也一定能為城市建設(shè)發(fā)揮更好的社會效益和經(jīng)濟效益。

篇（3）

（一）工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設(shè)檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開展工作的指導(dǎo)，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設(shè)單位基本能夠履行自身職責(zé)，能夠在相關(guān)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下開展規(guī)范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)單位都能依法開展工程建設(shè)檔案管理工作。現(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，能夠使工程建設(shè)檔案的管理與工程建設(shè)保持同步。從總體上來看，有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范和標準大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實。

（二）工程建設(shè)檔案管理問題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規(guī)范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現(xiàn)不及時的情況。

二、工程建設(shè)檔案管理問題的解決措施

（一）落實參建單位檔案管理?任。針對工程建設(shè)檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應(yīng)落實工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來講，就是在參建單位進行工程規(guī)劃許可辦理的過程中，行政主管部門應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴格履行職責(zé)。在實際施工之前，主管部門還應(yīng)檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發(fā)到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設(shè)的過程中，城建檔案管理部門還應(yīng)加強參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。

（二）實現(xiàn)檔案建設(shè)的全過程管理。為使檔案內(nèi)容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設(shè)全過程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設(shè)檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質(zhì)量得到提高。為達成這一目標，建設(shè)單位在與設(shè)計、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時，還應(yīng)進行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟效益掛鉤，以確保負責(zé)人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強對檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。

篇（4）

一、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作得不到重視。在市場經(jīng)濟條件下，無論是企業(yè)還是機關(guān)事業(yè)單位，在經(jīng)營管理過程中，均出現(xiàn)于重生產(chǎn)研究，輕檔案管理的現(xiàn)象。而在人才選拔方面，企業(yè)或機關(guān)事業(yè)單位也更多地注重人才的實際能力，而非檔案記載。因此，很多人才在應(yīng)聘工作，或考評職稱或辦理社會保險等事項時，由于對應(yīng)單位并不需要對其檔案進行審核，進而使得檔案主人并不重視自身的檔案管理與建設(shè)。同時，用人單位在對人才進行層層考評后，在對其能力及個人素養(yǎng)等方面較為認可的情況下，也比較忽視其檔案的記載，加之很多企業(yè)并不承擔(dān)管理員工檔案的工作，因此，也較為忽視對員工檔案的審核。而在機關(guān)事業(yè)單位，關(guān)于員工或干部的調(diào)任時，檔案會跟隨相應(yīng)人員進行遷徙，這種情況也極易讓檔案失真或遺失，久而久之，檔案管理人員也會檔案管理工作較為忽視。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范化。當前仍存在部分企事業(yè)單位的檔案管理主要以紙質(zhì)化檔案為主，而紙質(zhì)化檔案的弊端則在于信息容易失真和遺失，部分人在填寫個人檔案時，存在字跡潦草難以辨認，信息填寫不全，內(nèi)容描述不準確的現(xiàn)象，加之很多人的紙質(zhì)化檔案在存檔時存在證書遺失，證書失效等情況，進而使得人事檔案有效性較低。而檔案管理人員對信息填寫不全，證書補遺不到位的人事檔案缺乏監(jiān)管，沒有及時督促檔案本人將資料補齊，而對于部分人深造后所獲得的新學(xué)歷、新證書，檔案管理人員也不能及時收齊并存檔，進而使得人事檔案管理缺乏規(guī)范化。

（三）人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性。人事檔案包括普通員工人事檔案和干部及骨干員工人事檔案。人事檔案是單位選人、用人的重要憑據(jù)，人事檔案的失真和遺失會讓單位在選人、用人方面存在一定的風(fēng)險。人事檔案管理工作看似輕松缺乏技術(shù)含量，但要對人事檔案進行標準化管理，讓檔案替人說真話，則需要檔案管理人員具備專業(yè)化知識，對重要檔案進行去偽存真，去檔案信息所在地進行實地調(diào)查，辨別信息真?zhèn)?，讓檔案起到有效的參照作用。而當前大部分單位的人事檔案管理人員主要具備檔案的整理與保存的能力，缺乏去偽存真的鑒別能力，缺乏一定的專業(yè)性。

二、完善現(xiàn)代人事檔案管理的措施

（一）加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)。紙質(zhì)化檔案存在諸多弊端，尤其是在單位人才存在調(diào)動的情況下，紙質(zhì)化檔案極易出現(xiàn)失真或遺失的現(xiàn)象。加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)，對人事檔案的重要信息進行標準化處理，采用信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，將人事檔案信息輸入進計算機設(shè)備中，并用U盤或光盤等存儲將檔案信息備份與紙質(zhì)化檔案一同保管，在單位人員進行調(diào)動或?qū)n案進行調(diào)閱時，根據(jù)單位制度，采用數(shù)字化檔案傳遞，則能較好地解決檔案遺失或失真的現(xiàn)象。對于部分人員檔案信息不全，新增加檔案信息不及時上報等情況，檔案管理人員可以完善檔案管理制度，并將檔案管理與員工個人的升遷、加薪等關(guān)鍵性事件掛鉤，督促檔案主人自覺地完善自身檔案信息。

（二）組織一支專業(yè)化檔案管理隊伍。對所有的人事檔案進行去偽存真較不現(xiàn)實，因此，單位可以組織一支受過專業(yè)化培訓(xùn)的檔案管理隊伍，對重要性系數(shù)較高的干部人事檔案進行實地調(diào)查，去偽存真，保障檔案的可靠性和有效性。專業(yè)化隊伍的選擇可以從外部選聘受過專業(yè)化訓(xùn)練的高素質(zhì)人才，也可以通過對內(nèi)部能力較強的員工進行專業(yè)化集訓(xùn)，進而提高他們檔案管理水平。

（三）將檔案信息與個人發(fā)展相聯(lián)系。企業(yè)單位的檔案信息得不到重視主要與市場經(jīng)濟相關(guān)，且部分企業(yè)單位在不保管員工檔案的情況下，并不需要審核員工檔案。但事業(yè)單位、國家公職機關(guān)及國企等單位，檔案信息則是干部選聘的重要依據(jù)，檔案信息要得到個人、單位及檔案管理人員三方的重視，最主要的措施則是將檔案信息與個人發(fā)展直接掛鉤，對所有干部的聘用、調(diào)任等，都必須先審后用，凡用必審，在這種情況下，檔案管理三方都會因涉及自身利益而必須重視檔案管理工作。

三、結(jié)束語

檔案管理工作看似輕松簡單，但要將其管理好，發(fā)揮檔案鑒別人才的重要作用，則必須要檔案管理人員具備專業(yè)化知識，對每一份檔案都認真管理，因為每一份檔案后期都有可能成為單位干部任用的憑據(jù)，成為單位健康管理的重要參考信息，是單位杜絕“帶病提拔”“帶病任用”的重要法寶。

【參考文獻】

[1]張小藝.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題與對策[J].檔案管理.2016(06):238-239.

篇（5）

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）17-0177-01

一、人事檔案管理的任務(wù)及重要性

人事檔案是用人單位在招聘時對個人了解歷史的重要憑證。人事檔案最重要的任務(wù)就是保證其檔案內(nèi)容真實、完整。其次就是檔案在接收過程中容易受到的自然損壞等現(xiàn)象，因此，在接收過程中要外謹慎負責(zé)。人事檔案對個人未來生活、工作有著重大影響作用，安全性要做到萬無一失。這些保證工作需要有一套系統(tǒng)完整的人事檔案管理工作制度，不同檔案管理人員有不同的分工合作，減少出錯的概率，完善人事檔案的整理、利用及保管工作，切實做到個人檔案的完整及安全。

隨著社會的發(fā)展，單位中的競爭壓力也越來越大，檔案包含了很多重要信息，是事業(yè)單位的重要資料之一。如果單位內(nèi)的人事檔案保管不當，則可能會影響事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，對人事檔案進行嚴密保管在單位在社會中的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案記錄了所在單位內(nèi)所有員工所從事的活動及活動本身，這些信息便于了解員工的工作態(tài)度及工作能力，為選拔更好的員工提供了一個很重要的依據(jù)。此外，人事檔案是優(yōu)化單位管理的重要途徑，現(xiàn)代的社會已經(jīng)發(fā)展為一個信息型的社會，檔案管理就是收集信息和利用信息的一個載體。單位的人才選拔、人才培養(yǎng)、人才的資源配置都需要人事檔案信息的支撐。

二、當前人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案缺乏。當前很多人對人事檔案的概念都不是很理解，認為人事檔案沒有什么作用，有的閑置在家，有的大學(xué)生甚至都把自己的檔案放在學(xué)校里，還有的人早就丟掉了自己的檔案，然后在就業(yè)時填寫的資料就亂七八糟，甚至在不同的簡歷中填寫的個人資料都不相同，這是人事檔案管理工作面臨的難題之一。

（二）人事檔案管理意識不強。由于一些工作人員對人事檔案管理不夠重視，認為人事檔案管理與單位的發(fā)展并不掛鉤，所以在人事檔案管理工作這一塊并不重視，首先沒有建立鑒權(quán)的人事檔案管理的體制，二則在人事檔案管理工作上投入的資金不到位，員工人數(shù)也不夠，在從事人事檔案管理工作的員工選擇上并沒有按照標準，對檔案管理人員的選擇也不認真，很多員工對人事檔案管理工作了解的并不是很透徹，在人事檔案管理的工作上犯了錯誤，對人事檔案管理的工作也不認真，甚至不能保證員工人事檔案的完整性和安全性，因此失誤而導(dǎo)致人事檔案資料丟失。

（三）人事檔案管理工作不到位。人事檔案的管理并不是簡單的對工作人員檔案的收發(fā)、看管、查找等工作，但是部分單位的人事檔案管理大多都還只是簡單的對檔案進行保存、分發(fā)，并沒有對檔案進行整理檢索。檔案材料內(nèi)容單一，不能很準確的反映個人的能力，對員工的考核不能全面掌握。

（四）人事檔案的管理與現(xiàn)在日益發(fā)展的社會不適應(yīng)。隨著社會的日益發(fā)展，當前的人事檔案管理需要管理人員有較高的文化素質(zhì)水平，掌握當代人事檔案管理的新技術(shù)。但是由于對檔案管理缺乏統(tǒng)一性，導(dǎo)致檔案管理也略顯隨意。這樣做不僅會使員工的切身利益受損，也可能會影響單位的長遠發(fā)展。

（五）缺乏足夠的檔案收集力度。因許多單位在檔案及時歸檔方面的意識較為薄弱，造成有的檔案長時間在單位及個人手中滯留，未得到迅速歸檔，或者未及時督促相關(guān)科室盡快移交檔案，導(dǎo)致員工檔案發(fā)生缺失。

三、如何做好人事檔案管理工作措施

（一）加強宣傳，提高全員對人事檔案的重視度。針對目前廣大群眾和部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的不重視的現(xiàn)狀，希望社會各單位能夠定期的對群眾進行人事檔案知識的培訓(xùn)，讓群眾認識到人事檔案對他們以后的工作生活的影響和作用，尤其是在校大學(xué)生，學(xué)校一定要加強對學(xué)生的人事檔案管理的意識。使單位的領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)θ耸聶n案的管理事情重視起來，加大對人事檔案管理工作的人力投入和財力投入。

（二）鑒權(quán)人事檔案管理制度，提高人事檔案管理質(zhì)量。要想整體的提高單位人事檔案管理的質(zhì)量，首先就要按照國家的規(guī)定制定鑒權(quán)的人事檔案管理制度。對單位人事檔案工作的人員進行詳細工作的分配，明確工作內(nèi)容。并謹慎高效地對人事檔案進行管理。

（三）提高人事檔案管理人員的能力?，F(xiàn)在的人事檔案管理工作并不同于以前的模式，需要人事檔案管理人員具有較高的政治文化素養(yǎng)，并能掌握進行人事檔案管理工作的人員。提高人事檔案管理人員的能力一方面要求在一開始選擇人事檔案管理人員時就要選擇有能力，且耐心細致的人；另一方面要對人事檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的工作能力。

（四）鑒權(quán)人事檔案內(nèi)信息的內(nèi)容，提高人事檔案的利用率。以往的人事檔案上都是一些個人的基本資料，而且員工的很多檔案資料不能及時得到更新，導(dǎo)致很多有效信息的流失，簡單的檔案資料并不能為個人在工作時為自己爭取到多大的利益，導(dǎo)致不能在檔案中找到有用的信息選擇合適的人才。這就需要單位能夠及時的更員工的檔案資料，并對資料進行匯編整理，完善員工檔案信息的完整性，以便提高人事檔案的利用率。

（五）推動人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化。運用信息化技術(shù)手段開展人事檔案管理工作是新時期的一個必然要求，能夠起到事半功倍的效果。通過掃描儀、照相機、錄像機、計算機等相關(guān)技術(shù)手段，將圖片、文字等紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)信息，實現(xiàn)人事檔案的信息化和無紙化辦公，構(gòu)建起系統(tǒng)全面的人事檔案管理信息系統(tǒng)，通過專業(yè)管理軟件開展人事檔案相關(guān)工作，例如編制目錄、檢索與檔案資料傳閱、檔案催繳以及查詢等，從而使人事檔案信息的正確性與實效性得以提高。

四、結(jié)束語

人事檔案工作在我國可謂歷史悠久、源遠流長。隨著我國各項人事制度改革的推進，人事檔案管理的變革勢在必行。如何面對新的社會環(huán)境、制度環(huán)境、技術(shù)環(huán)境，以人事制度改革為契機，以信息技術(shù)為依托，以人事檔案科學(xué)化管理為基礎(chǔ)，以人事檔案社會化服務(wù)為目標，將人事檔案管理研究及實踐工作推向更高水平，這是每一位有責(zé)任心的人事檔案管理工作者需要認真思考的問題。

篇（6）

隨著社會的不斷發(fā)展進步，人們對會計檔案也愈加關(guān)注，對會計檔案管理的要求也更高。在會計業(yè)務(wù)中，檔案管理是非常重要的組成部分，人們已經(jīng)切實認識到其重要性，并且在會計檔案管理方面也取得了很大的進步，但是和發(fā)達國家相比，我們存在的問題還比較多，差距較為明顯。這就需要在會計檔案管理過程中，不斷的完善管理體系，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實提高檔案管理水平。

一、當前會計檔案管理過程中存在的主要問題

1、會計檔案管理相關(guān)制度欠缺

隨著社會的發(fā)展，我國會計檔案制度建設(shè)也取得了很大的進步，但是，不同單位之間會計檔案管理水平各不相同。有些單位的會計檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會計檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會計檔案管理工作的制度化、科學(xué)化以及規(guī)范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會計檔案歸檔、保管制度并不完善，對于會計檔案的歸檔范圍、時間、整理標準以及移交等問題，沒有作出合理的規(guī)定。等到需要進行檔案查閱時，很難較為快速的找到，這也導(dǎo)致會計檔案管理效率低下，給會計檔案管理造成了一定困擾。

2、領(lǐng)導(dǎo)缺乏會計檔案意識，對會計檔案管理工作重視不夠

長期以來，一些單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對會計檔案重要性的認識，主觀的認為，會計工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會計檔案這個重要環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)本身會計檔案意識較弱，直接導(dǎo)致了單位的會計檔案管理和會計工作存在嚴重脫節(jié)。

3、會計檔案信息化程度較低

現(xiàn)代社會是一個科技社會，網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平非常高，若是單位無法做到與時俱進，那么很容易被淘汰。在以往會計檔案管理時，往往采取人工管理的辦法，不但浪費人力資源并且效率低下，這也直接導(dǎo)致了會計檔案管理水平較低。隨著科技的發(fā)展，信息化程度不斷加深，信息技術(shù)發(fā)展也給單位會計檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國會計檔案管理的信息化程度還較差，無法滿足會計檔案管理需要。[2]

4、會計人員綜合素質(zhì)較差

單位想要提高自身競爭力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲備工作，在事業(yè)單位中，人才是其發(fā)展的核心。所以，單位必須認識到人才的重要性，會計檔案管理水平也和人才綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系。現(xiàn)在很多單位的會計人員綜合素質(zhì)較差，給會計檔案管理工作造成了嚴重影響。會計檔案管理人員素質(zhì)較差，主要體現(xiàn)在幾方面：一方面是安全管理意識較差、專業(yè)技能嚴重欠缺;另一方面是保密意識較差，經(jīng)常出現(xiàn)泄露檔案信息的問題。

5、會計檔案基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范

由于受到歷史因素影響，我國會計檔案管理人員素質(zhì)較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機會接受培訓(xùn)，這種情況下的會計檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無序的。此外，會計檔案人員知識水平低下，也直接導(dǎo)致了會計檔案基本業(yè)務(wù)能力較差。在會計檔案立卷時，沒有完整的填寫檔案封面內(nèi)容、裝訂時不夠整齊、有些分類和排序不夠規(guī)范，經(jīng)常存在目錄不夠詳細，甚至沒有目錄的情況。[3]在會計檔案保管時，沒有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業(yè)的法規(guī)。這些問題的存在，很容易導(dǎo)致單位檔案管理比較混亂。

二、加強會計檔案管理的有效措施

1、完善會計檔案管理制度

首先應(yīng)該建章立制。單位在進行會計檔案管理時，必須根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)做到層層落實，保證會計檔案管理工作的科學(xué)性、合理性。與此同時，單位還應(yīng)該根據(jù)自身特點和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定一套和本單位相契合的會計檔案管理體系，在日常會計檔案管理過程中必須及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取措施解決問題。此外，還應(yīng)該重視經(jīng)驗的總結(jié)，不斷的對企業(yè)會計檔案管理體系進行完善。[4]

2、提高對會計檔案的重視程度

單位想要做好會計檔案管理工作，就必須認識到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷的加大會計檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會計工作的步伐。

3、建立信息管理平臺，實現(xiàn)會計檔案管理信息化

現(xiàn)時，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發(fā)展機會必須做到與時俱進。單位應(yīng)該建立信息化會計檔案管理平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)加強和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會計檔案管理的效率。這就要求，企業(yè)必須加大會計檔案管理信息化建設(shè)的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環(huán)境，給會計檔案信息化的實現(xiàn)提供良好的平臺。

4、做好培訓(xùn)工作，切實提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)

各單位應(yīng)該給會計檔案管理工作人員提供更多的培訓(xùn)機會，強化在職繼續(xù)教育，讓在職工作人員的培訓(xùn)常規(guī)化和制度化。單位應(yīng)該定期對會計檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，將專家授課、學(xué)習(xí)觀摩以及專業(yè)技能培訓(xùn)等手段運用進來，不斷提高會計檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識。此外，還必須重視加強領(lǐng)導(dǎo)工作，對會計檔案管理人員進行工作檢查和監(jiān)督，并通過規(guī)章制度的制定來對檔案工作人員的行為進行規(guī)范。[5]

5、推進會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化

會計檔案管理工作能否根據(jù)相關(guān)的規(guī)范要求進行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質(zhì)、設(shè)備以及各種耗材有著直接關(guān)系，在解決上述問題后，想要實現(xiàn)會計檔案的規(guī)范管理，需要從下面幾項入手。首先，單位應(yīng)該組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)觀摩檔案規(guī)范達標的相關(guān)企業(yè)，借鑒相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗和模式，從而做好本單位的會計檔案規(guī)范化管理;其次，應(yīng)該組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)部門制定的標準，并對照排除，找出自身存在的問題，并在實踐的過程中改進不足;最后，還應(yīng)該聘請相關(guān)專家來單位指導(dǎo)，找到會計檔案管理工作中可能存在的問題，并提出一定的建議，而會計管理人員則應(yīng)該根據(jù)專家提出的問題來完善自己的檔案管理工作。此外，還應(yīng)該設(shè)置專門的檔案室，并進行防火警報器、除濕加濕器、防盜系統(tǒng)報警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。

三、結(jié)語

檔案管理工作是會計工作的重要組成部分，現(xiàn)在很多單位都已經(jīng)真正認識到了會計檔案管理的重要性，也加大了對會計檔案管理工作的投入，制定了相關(guān)的制度，提高了工作人員的素質(zhì)。但是，當前的會計檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實踐的過程中，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷提高會計檔案管理水平。

【參考文獻】

[1] 張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013（06）12-13.

[2] 俞峰.淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2010（10）78.

篇（7）

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 20-0000-02

圖檔資料是電力系統(tǒng)保存設(shè)計信息的重要手段，也是管理和檢修設(shè)備的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和大規(guī)模應(yīng)用，人們生活的各個方面發(fā)生了巨大的變化，電力設(shè)計院在正常運轉(zhuǎn)過程中，產(chǎn)生的CAD或公文性電子文件越來越多，資料所在空間越來越大，為了縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息和實現(xiàn)信息共享，必須提出切實可行的、符合新環(huán)境的解決方案。

1 現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.1 檔案存儲載體的轉(zhuǎn)變

隨著信息化程度不斷提高，電子文檔以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)，通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，同時節(jié)約了成本，提升了便捷性。

1.2 企業(yè)檔案的分類變化

新環(huán)境下，傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理，在電子檔案管理過程中，一份完整的檔案信息可以分散在幾個管理系統(tǒng)中，信息系統(tǒng)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設(shè)立和調(diào)整類目，盡管各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學(xué)、更規(guī)范。

1.3 檔案保存方式上也有所改變

在信息系統(tǒng)中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難接觸到檔案。

大量的電子圖紙不可能最后歸檔，管理者必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家相關(guān)政策制定出電力設(shè)計院的《電子文件管理辦法》，要求電力圖檔系統(tǒng)使用者在其系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。使用者可以在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運用專門的檔案信息接收管理平臺，也要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性。

2 電子檔案目前面臨的問題

2.1 檔案的真實性有待確認

電子文件與紙質(zhì)文件不同，其特性決定文件很容易被第三方修改，且很難追蹤修改信息。計算機創(chuàng)建文件并不像傳統(tǒng)文件的一樣簽字、筆跡容易辨認，創(chuàng)建者可以隨意更改電子文件創(chuàng)建者的相關(guān)信息。

2.2 檔案安全性問題突出

由于互聯(lián)網(wǎng)、3G網(wǎng)絡(luò)的普及，電子文件很容易分發(fā)出去。此外，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

2.3 檔案保存時間性問題

隨著OA的不斷深人，很多設(shè)計院將會實現(xiàn)無紙辦公，日常業(yè)務(wù)中所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡(luò)中，使用者只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

2.4 檔案內(nèi)容的一致性問題

軟件的兼容性和拓展性會造成電子圖檔的統(tǒng)一性問題，計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應(yīng)各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

3 建議采取的對策

3.1 加強對電子檔案人才的培養(yǎng)

合格的電子檔案管理人才不僅應(yīng)該精通業(yè)務(wù)，同時對計算機操作和電子檔案的特性要熟悉。目前計算機技術(shù)飛速發(fā)展，OA、CRM、HR等大型管理軟件日益普及，電子檔案的管理必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)才行，企事業(yè)單位應(yīng)送出員工到先進的IT企業(yè)和信息管理咨詢企業(yè)進行進修和學(xué)習(xí)，使得操作人員在熟悉業(yè)務(wù)的同時，精通計算機操作和信息管理。

3.2 完善電子檔案相關(guān)的安全法規(guī)

在信息系統(tǒng)中，所有的安全策略實施過程中最主要的因素是人，因此完善員工對電子檔案操作的規(guī)范，強調(diào)安全的責(zé)任意識顯得尤為重要。電子檔案在形成和歸檔的過程中有眾多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)的工作人員都有不同的職責(zé)，對電子檔案的都有一定的操作權(quán)限，即使有比較先進的信息安全技術(shù)，但在人為操作層面仍有漏洞，因此，只有通過完善制度最大限度降低人為造成的安全漏洞，才是提升電子檔案系統(tǒng)安全性的根本途徑。

3.3 建立健全電子檔案的工作標準

電子檔案在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)是一個標準的過程，要有和業(yè)務(wù)系統(tǒng)向配套的電子檔案工作標準，嚴格控制檔案從創(chuàng)建、保存、上傳、審批各個環(huán)節(jié)的操作步驟，從源頭上降低任務(wù)誤操作造成的風(fēng)險，形成一套科學(xué)、規(guī)范、嚴格的電子檔案管理規(guī)范。

3.4 構(gòu)建一套統(tǒng)一標準的檔案管理系統(tǒng)

電網(wǎng)系統(tǒng)的檔案安全涉及到國計民生，必須集中一切優(yōu)勢資源來研發(fā)電網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，建議由國家電網(wǎng)策劃、組織和實施電網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)工作，利用國家電網(wǎng)的優(yōu)勢人力、物力和管理資源研發(fā)一套高可靠、高效率、高兼容性、具有嚴格標準的檔案管理系統(tǒng)。

4 典型案例分析：通用圖檔管理系統(tǒng)

該類系統(tǒng)一般采用最新的WEB技術(shù)，實現(xiàn)圖檔全程無紙化流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)中采用的先進的工作流機制，對圖檔創(chuàng)建、共享、審核等各個環(huán)節(jié)進行嚴格的權(quán)限控制，保障的圖檔的一致性，提升了圖檔修改、查詢效率，在大大提升工作效率的同時，保證了圖檔安全，同時系統(tǒng)中還內(nèi)化一些科學(xué)管理理念，確保電網(wǎng)系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。

系統(tǒng)特征：采用微軟.NET等開發(fā)平臺，構(gòu)建系統(tǒng)表現(xiàn)層；采用B/S架構(gòu)模式，客戶端瀏覽方便安全，數(shù)據(jù)完整可追溯；所有類型用戶的權(quán)限統(tǒng)一集中管理。

系統(tǒng)功能：系統(tǒng)具有對設(shè)計圖檔（Auto CAD）、一般圖檔（掃描圖片、文字資料等）集中管理、綜合查詢、瀏覽、在線打印、批量下載等常用功能，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用SQL Server或Oracle系統(tǒng)?？商峁┖炄搿⒑灣?、自動歸檔功能，流程清晰簡捷，便于修改和刪除。

篇（8）

1 電力建設(shè)工程檔案的特點

電力建設(shè)工程檔案的特點主要有：（1）真實性。工程檔案是該項工程實體建設(shè)過程中的真實寫照。因為工程檔案材料的形成是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，從工程檔案中就可查證其工程質(zhì)量，它是工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。（2）單一獨立性。即以單位工程為組卷原則，體現(xiàn)檔案的整體性、連貫性，這是工程檔案最突出、最重要的特點。（3）實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案材料，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。

2 電力建設(shè)工程檔案存在的問題

筆者認為電力建設(shè)工程檔案存在的問題主要有：（1）工程項目重要往來文件及會議紀要不全或沒有收集，具體體現(xiàn)在文件有來無往；來文缺附件或缺圖紙；會議紀要有后一次的無前一次的等。（2）施工文件常見施工聯(lián)系單不全；設(shè)計變更單未封閉；工程質(zhì)量檢查及驗評記錄、隱蔽工程記錄不全；原材料出廠證明和檢驗報告不符合歸檔要求等等。（3）用復(fù)印件歸檔。如一些水泥、鋼材等原材料試驗報告為復(fù)印件歸檔等。（4）案卷及文件題名太籠統(tǒng)，不準確，不能揭示其案卷或文件內(nèi)容。

3加強電力建設(shè)工程檔案管理的措施

3.1規(guī)范檔案管理制度。由于電力建設(shè)項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔寨管理的本質(zhì)要求。要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位發(fā)放本企業(yè)的建設(shè)項目檔案管理制度匯編，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

3.2提高檔案人員的素質(zhì)，保證檔案資料收集的完整性.隨著企業(yè)檔案服務(wù)的范圍擴大，檔案工作的手段更加現(xiàn)代化，對檔案工作者的政治素養(yǎng)、文化知識、專業(yè)水平和操作技能等方面都提出了新的更高要求，為適應(yīng)新的形勢，檔案人員應(yīng)自覺學(xué)習(xí)、理解工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，一方面要善于與工程項目管理部門、施工部門等進行溝通，另一方面在做好檔案室內(nèi)部工作的同時，要求早期介入工程建設(shè)活動，時時了解工程建設(shè)動態(tài)，參與工程建設(shè)項目的單項工程驗收、評審活動，按檔案的要求對工程中所產(chǎn)生資料把好質(zhì)量關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題提出整改要求，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。同時完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，加大檔案的宣傳力度增強員工檔案意識，在員工中樹立檔案是企業(yè)資產(chǎn)的理念，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。

3.3力求檔案收集的完整性和準確性。施工單位工程竣工檔案是電力建設(shè)工程檔案中非常重要的一部分，形成一套高質(zhì)量的竣工檔案，首先各專業(yè)工程技術(shù)人員負責(zé)檢驗檔案的真實性和準確性，然后檔案管理員負責(zé)檢驗檔案的標準化、規(guī)化。為了能保證施工單位工程檔案的移交，從工程一開始，檔案管理人員應(yīng)通過開會、到施工單位現(xiàn)場指導(dǎo)等方式與各施工單位強溝通，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗收等具體問題向各專職資料員明確具體檔案要求，學(xué)習(xí)項目檔案管理政策法規(guī)，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識、統(tǒng)一做法，有效地控制檔案的形成質(zhì)量，減少因意見不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。

3.4抓好項目工程檔案工作與工程建設(shè)管理的“三同步” 。供電企業(yè)項目工程的特點是參建單位多、建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜。單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度，同時項目工程檔案是隨著項目建設(shè)環(huán)環(huán)相扣，段段相連，步步延伸，逐漸形成的，工程一旦竣工，檔案完整、準確、系統(tǒng)就已經(jīng)是客觀存在，要保持和維護這種客觀性，就要從工程項目初期抓起，狠抓工程檔案管理“三同步”（即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行）。要確保項目工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)，就要特別注重平時對檔案的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將項目檔案的管理從末端移到前沿，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把檔案工作從一個工作環(huán)節(jié)擴展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將項目檔案工作和項目建設(shè)一樣納入程序管理，與項目建設(shè)的各階段同步進行，從項目籌劃、開工時就先期導(dǎo)入檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接全程控制的記錄體系。

3.5電力建設(shè)工程檔案信息化。工程檔案管理信息化就是融入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這無疑將極大地提高上程檔案的利用效益，初步實現(xiàn)檔案信息資源的共享。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，使歷史數(shù)據(jù)從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。 目前檔案管理的模式主要是工程設(shè)計工作電子化進行、檔案工作的手工進行的方式，包括檔案的收集、接收、整理、保管、利用等，在保管電子檔案的同時，按照國家有關(guān)規(guī)定同時手工整理實體檔案歸檔。當前的電子工程設(shè)計檔案僅支持以紙張為主要的存儲介質(zhì)，這從根本上阻礙了檔案的利用率。做好對計算機系統(tǒng)及數(shù)字設(shè)備中形成的電子文件（數(shù)據(jù)）的采集、歸檔、存儲和管理工作，檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體的轉(zhuǎn)化，并能夠在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，完成檔案的信息化建設(shè)。通過信息化建設(shè)實現(xiàn)檔案集中存儲并借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行集成整合，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，對已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案進行數(shù)字化處理工作，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

4結(jié)束語

電力工程建設(shè)中的檔案牽涉面廣、專業(yè)性強，其工作的質(zhì)量直接影響到工程建設(shè)。而在實際工作中又有很多不合理的地方，導(dǎo)致電力工程檔案管理的混亂，尤其是在檔案收集方面，常常是缺乏完整和準確性，因此對其進行探討分析具有重要的意義。

參考文獻：

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1.疾病預(yù)防檔案管理中的問題

1.1檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺

檔案管理人員的職業(yè)道德是檔案管理人員在從事檔案管理工作時所應(yīng)遵循的行為規(guī)范和必備的品德的總和，是調(diào)節(jié)檔案管理人員與他人、社會等關(guān)系時所必須遵守的基本道德規(guī)范和行為準則，以及在此基礎(chǔ)上所表現(xiàn)出來的道德觀念、情操和品質(zhì)。它是一般社會道德在檔案管理職業(yè)中的特殊體現(xiàn)。

第一，檔案管理人員職業(yè)道德對檔案管理人員工作有促進作用，檔案管理人員的職業(yè)道德能夠通過激發(fā)動力、評價優(yōu)劣、調(diào)節(jié)行為來處理和調(diào)節(jié)各種利益關(guān)系，保證管理人員工作的順利開展和圓滿完成。第二，檔案管理人員的職業(yè)道德對檔案管理人員的素養(yǎng)有調(diào)節(jié)和引導(dǎo)作用。檔案管理人員在工作過程中需要與各種各樣的人接觸，這就需要管理人員有很高的職業(yè)素養(yǎng)。管理人員在工作崗位上不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力和道德水平，加強自身修養(yǎng)是檔案管理人員職業(yè)道德品質(zhì)的重要內(nèi)容和應(yīng)有要求。在檔案人員自身的修養(yǎng)過程中，職業(yè)道德具有調(diào)節(jié)和引導(dǎo)作用。在此認識下，值得注意的是，新階段檔案管理人員仍然存在著職業(yè)道德有所欠缺的問題，主要反映在思想意識、工作行為方面，思想意識方面主要包括對檔案管理工作的認同度不高，職業(yè)成就感不強，工作態(tài)度不是特別積極；工作行為方面主要包括一些檔案管理人員在與病人的接觸過程中言辭不合適，檔案整理工作不嚴謹，檔案存儲過程中的分類有欠妥當?shù)鹊取＿@些問題的存在不僅會危害檔案管理人員自身的事業(yè)發(fā)展，而且不利于疾病預(yù)防控制中心的長遠發(fā)展，更不利于國家單位的形象建設(shè)。

1.2檔案管理信息化水平過低

21世紀是一個信息化的世紀，全社會都處在信息化發(fā)展之中，信息化不僅遍布整個國家的發(fā)展全局，而且與每個人的日常生活息息相關(guān)。當然，疾病預(yù)防檔案管理也不例外，之前的人工填寫檔案與檔案存儲雖然應(yīng)該繼續(xù)存在，但是信息化的檔案管理也應(yīng)該獲得快速發(fā)展，疾病預(yù)防檔案管理應(yīng)該建立一個龐大的數(shù)據(jù)庫，這個管理數(shù)據(jù)庫不僅可以為疾病預(yù)防控制中心的工作提供便利，而且還可以作為一種備份確保檔案的安全性存在。但是現(xiàn)今檔案管理信息化水平還比較低，原因包括：第一，信息化發(fā)展的普及是最近十幾年的事情，檔案管理的信息化管理還處于初步發(fā)展之中，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平還比較低。第二，一些管理人員的信息化管理意識還有些薄弱。管理人員的意識薄弱一方面是信息化自身的發(fā)展水平?jīng)Q定的，一方面是傳統(tǒng)的檔案管理模式對現(xiàn)今的檔案管理人員影響深重，一些人員還難以快速及時地轉(zhuǎn)變過來。檔案管理信息化水平還比較低，不僅影響疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)階段的發(fā)展，而且對未來的可持續(xù)發(fā)展也有阻礙作用。

1.3缺乏完善的檔案管理制度

沒有規(guī)矩不能成方圓，制度是一個組織內(nèi)大家共同遵守的行為規(guī)范，它不僅可以保證組織的有效運轉(zhuǎn)，還是達成組織目標的可靠保證，也是實現(xiàn)公平、公正、公開的必要條件。檔案管理制度也不例外，檔案管理制度是所有檔案管理人員共同遵守的行為規(guī)范，它可以保障疾病預(yù)防控制中心的與檔案管理的正常運行，還可以保證檔案管理人員一起達成工作目標，更可以實現(xiàn)檔案管理工作的公平、公正和公開。制度建立的關(guān)鍵在于執(zhí)行，得不到很好執(zhí)行的制度是沒有價值的。目前的情況是，檔案管理制度不僅制度本身不夠完善，而且在制度執(zhí)行中也存在遵守不?賴奈侍狻U饈羌膊し賴蛋腹芾沓ぴ斗⒄溝鬧匾?障礙。

2.疾病預(yù)防檔案管理中的應(yīng)對措施

2.1加強檔案管理人員職業(yè)道德的提升

針對上文提出的檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺的問題，應(yīng)該加強檔案管理人員職業(yè)道德的提升，可以從思想教育方面著手進行，內(nèi)容包括對檔案管理工作的認同、熱情與事業(yè)感、檔案管理所必備的服務(wù)意識、對檔案管理制度自覺地遵循、轉(zhuǎn)變檔案管理模式的意識等等，方式包括系統(tǒng)的培訓(xùn)、邀請相關(guān)的專家進行講座、檔案管理知識競賽等等。從哲學(xué)意義上來說，意識對實踐具有雙重作用，一方面積極的意識對事物的發(fā)展有促進作用；另一方面消極的意識對事物的發(fā)展具有阻礙作用。讓檔案管理人員養(yǎng)成積極的工作意識有利于促進其工作積極性與工作實踐。除了思想教育層面，還可以從實際工作層面采取一些措施提升檔案管理人員的工作積極性，主要包括對優(yōu)秀工作者進行物質(zhì)獎勵或表彰表揚、組織一些與檔案管理相關(guān)的集體活動促進管理人員的事業(yè)認同感與成就感等等。兩者的結(jié)合可以更加全面地促進檔案管理人員職業(yè)道德的提升。

2.2提升檔案管理信息化水平

提升檔案管理信息化水平，首先需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想意識，將檔案管理人員思想意識中的傳統(tǒng)的檔案管理理念進行快速而正確的轉(zhuǎn)變，只有檔案管理人員成功轉(zhuǎn)變了信息化管理理念，后續(xù)的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預(yù)防控制中心需要引進一批專業(yè)的科技人才，或者長期性的服務(wù)于檔案管理工作，或者對目前在崗位的檔案管理人員進行科學(xué)而系統(tǒng)的培訓(xùn)。引進專業(yè)的科技人才不僅可以將科學(xué)技術(shù)成功引進檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點，為疾病預(yù)防控制中心其他的信息化發(fā)展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對檔案管理的設(shè)備進行系統(tǒng)化的升級，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。

2.3加強完善檔案管理制度

一是檔案管理制度的建立健全，這需要疾病預(yù)防控制中心加強對檔案管理制度的重視；二是建立檔案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期調(diào)查工作，調(diào)查對象不僅要包括高層領(lǐng)導(dǎo)與管理人員，更需要包括基層的、一線的工作人員，只有真正符合并保障他們的利益，檔案管理制度才會被真正的遵守與執(zhí)行。三是健全檔案管理制度，這就需要疾病預(yù)防控制中心本著長期的發(fā)展理念不斷地對檔案管理制度進行更新與“新陳代謝”，及時的淘汰不符合實際情況與時展要求的制度條例。

檔案管理制度的執(zhí)行，要進一步完善監(jiān)督體系，促進檔案管理制度的執(zhí)行，提高職工工作的積極性。

2.4自覺提高業(yè)務(wù)技能

篇（10）

在新的歷史時期，醫(yī)療體系不斷改革，逐步完善。在市場經(jīng)濟體制下，醫(yī)院之間的競爭也更為激烈，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的一個重要組成部分，對它提出了更高的要求。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的信息資源，是醫(yī)院的寶貴財富，同時也是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。檔案管理要適應(yīng)新形勢的要求，要緊跟時代步伐，要服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展，在發(fā)展中求穩(wěn)定，在穩(wěn)定中求創(chuàng)新。想要做好新時期醫(yī)院檔案管理工作，就要了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，采取相應(yīng)的改進措施，才能更好地為醫(yī)院的發(fā)展做貢獻。現(xiàn)談一下自己的觀點。

一、檔案管理工作中存在的問題

1、輕視檔案管理工作

絕大多數(shù)醫(yī)院從事檔案管理工作的人員是非專業(yè)的，許多人對檔案的知識了解不夠，走上檔案管理工作崗位后“邊學(xué)邊做”。有些工作人員認為檔案管理就是一種形式，檔案就是一些曾經(jīng)用過的資料，與現(xiàn)在的工作沒有關(guān)系，沒有必要用心管理，有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也不夠重視，從不過問醫(yī)院檔案管理情況，各種原因?qū)е箩t(yī)院檔案管理工作處于應(yīng)付狀態(tài)，工作人員責(zé)任心不強，導(dǎo)致許多寶貴檔案材料流失。

2、檔案資料不夠完善

各醫(yī)院對病歷檔案比較重視，保管也比較完善，能及時收集、整理、歸檔，且有專人負責(zé)整理。而對于各種文書檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、基建檔案、業(yè)務(wù)檔案、科研檔案等其它檔案的重視，則遠遠不夠完善，不能夠真實準確地反映歷史問題。

3、觀念陳舊，無創(chuàng)新意識

大多數(shù)檔案管理工作者缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，不了解檔案管理工作的任務(wù)和性質(zhì)，更不了解檔案事業(yè)的發(fā)展具有專業(yè)化、系統(tǒng)化、社會化的特點。很多人思想觀念落后，習(xí)慣于“坐等代收”的工作方式，對工作中遇到的新問題、新情況束手無策，不善于捕捉信息，很難開展檔案管理工作的新局面，管理水平跟不上時展的要求。

4、對現(xiàn)代化檔案管理缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)

有些醫(yī)院用房緊張，檔案用房比較狹小，檔案管理設(shè)備落后，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院的管理中已經(jīng)廣泛應(yīng)用，但是大多數(shù)檔案管理著沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對于計算機病毒防治技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、電子文件整理排序等無力應(yīng)付，所以一些檔案還停留在手工收集、檢索方面。各種原因嚴重制約著醫(yī)院的發(fā)展，要想使檔案管理步入科學(xué)合理化的軌道、順應(yīng)現(xiàn)代化的要求，就要加大力度培訓(xùn)檔案管理者的專業(yè)技能。

二、醫(yī)院檔案管理的改進措施

1、檔案管理制度合理化

首先，檔案室要建立非常完善的規(guī)章制度，要保證檔案管理工作的健康發(fā)展，減少檔案管理的隨意性。醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)還要從思想上認識到檔案管理工作的重要性，認識到將本院運行完畢的資料進行有序的分類歸檔、編號保存，這樣有利于工作的連續(xù)性、有利于對既往資料的考證，也能反映自己的政績。其次，要建立獎勵機制，各科兼職檔案員進行年度考核時，將參考其檔案管理工作業(yè)績，以激發(fā)他們的工作熱情，進一步完善檔案事業(yè)。再次，各科專兼職檔案員對日常資料的收集與整理要認真負責(zé)，強化檔案管理意識，要把檔案管理工作貫穿于整個醫(yī)院管理工作中。

2、增強檔案管理者的責(zé)任心，加強職業(yè)道德修養(yǎng)

檔案管理者在工作之余要定期參加專業(yè)檔案管理機構(gòu)組織的培訓(xùn)，充分認識檔案的價值，提高理論修養(yǎng)。檔案管理者在工作中要做到不亂、不散、不丟、不壞。要將檔案保管整齊規(guī)范、完好無損、有據(jù)可循、有目可查，要增強檔案管理工作者的責(zé)任心和道德修養(yǎng)。

3、更新服務(wù)觀念，加強創(chuàng)新意識

建立檔案的最終目的是便于利用，檔案管理者在平時要對檔案進行系統(tǒng)加工整理，加強各類檔案的編研工作，形成“檔案超市”。檔案管理者要有敬業(yè)精神。敬業(yè)精神是做好檔案工作的基礎(chǔ)，只有埋頭苦干、甘于奉獻、求真務(wù)實、愛崗敬業(yè)才有可能把檔案工作做好。檔案管理者要學(xué)結(jié)一切先進做法和成果，要準確把握所面臨的新形勢，以求實創(chuàng)新的精神服務(wù)于檔案事業(yè)的發(fā)展。

4、健全網(wǎng)絡(luò)，完善機構(gòu)

檔案部門的設(shè)置直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作的成效，反映了醫(yī)院的管理水平。為了促進資源共享，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立全院綜合檔案室，配備專職檔案管理員，成立醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和監(jiān)督小組，這樣更有利于檔案的綜合利用。醫(yī)院應(yīng)建立較為規(guī)范的檔案庫房，對性質(zhì)特殊的檔案應(yīng)另設(shè)檔案庫房，指定專人管理，如病案、人事檔案和設(shè)備檔案等。各科室兼職檔案員負責(zé)收集整理本科室的檔案資料，定期向醫(yī)院總和檔案室移交。

5、掌握計算機操作技能，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

信息技術(shù)迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的檔案管理已成為刻不容緩的事實。作為新時期的檔案管理者，必須要熟練掌握計算機的基本應(yīng)用知識，還要學(xué)會建立各類檔案數(shù)據(jù)庫。將檔案內(nèi)容分類輸入數(shù)據(jù)庫，既節(jié)省場地，還具有檢索方便、快捷、高效的優(yōu)點，而且還具有更真實、更直觀的立體效果。同時，借助多媒體電腦技術(shù)、監(jiān)視器、錄放機等手段，可以使檔案信息的處理、傳輸獲得非常理想的效果。現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理手段已經(jīng)成為醫(yī)院管理的有力支柱。

參考文獻：