序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案管理系統(tǒng)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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2我國電子檔案管理的現(xiàn)狀

目前在我國，檔案管理工作已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用電子信息技術(shù)，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發(fā)展。從整體來看，我國的電子檔案管理著三個特點(diǎn)。即過于依賴計(jì)算機(jī)，存儲系統(tǒng)存在分離性以及電子檔案管理的不穩(wěn)定性等。首先，過于依賴計(jì)算機(jī)在指目前我國的電子檔案信息資源大都是以計(jì)算機(jī)為主要的存儲介質(zhì)與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn)有效管理的，而并非用傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行管理使用。若沒有計(jì)算機(jī)，電子信息就無法保存、管理以及應(yīng)用。為此，當(dāng)前我國的電子檔案管理工作是必須要依靠計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規(guī)律的數(shù)字編碼來實(shí)現(xiàn)的，當(dāng)要使用電子檔案時，還必須要借助計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統(tǒng)與結(jié)構(gòu)是存在分離現(xiàn)象的。第三，電子檔案是借助于計(jì)算機(jī)才實(shí)現(xiàn)有效管理的，并通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。而由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的不穩(wěn)定性，使得電子檔案在生成、存儲、共享的過程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，或者因?yàn)橛?jì)算機(jī)自身硬件問題導(dǎo)致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統(tǒng)帶來了很大的不穩(wěn)定性。除此之外，目前我國的電子檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行中還存在著一定的問題，例如對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的摒棄，只是大力發(fā)展電子檔案，而忽視了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲電子檔案時不能做到有效安全防范，對于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進(jìn)，促使其更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

3實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化發(fā)展的措施我國對電子檔案管理系統(tǒng)的研究時間并不長，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展，必須采取有效的措施，對工作中的問題進(jìn)行改善以及妥善的解決。下面筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，提出了一些改進(jìn)的措施，具體內(nèi)容如下：

3.1加強(qiáng)電子檔案的分類管理

隨著社會發(fā)展進(jìn)程的加快，電子檔案信息的數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越廣泛，為了使檔案資料發(fā)揮出最大的價(jià)值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統(tǒng)一規(guī)章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強(qiáng)管理與約束，防止信息泄露問題的發(fā)生。另外，管理人員還要對特別重要的檔案文件進(jìn)行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。

3.2提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性

電子檔案管理系統(tǒng)不但借助了多項(xiàng)電子設(shè)備，還利用了網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)傳播的速度比較快，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的共享，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權(quán)限管理工作，還要健全監(jiān)督機(jī)制，避免不法分子竊取保密檔案現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，極大資金的投入，還要引進(jìn)安全防盜技術(shù)，定期對計(jì)算機(jī)殺毒軟件進(jìn)行更新與維護(hù)，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內(nèi)部監(jiān)管力度，加強(qiáng)對員工的管理，做好內(nèi)部控制工作。

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一. 電子文件檔案的概念及特點(diǎn)

根據(jù)2002年國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，可以得知電子文件是指“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態(tài)的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。

電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯(lián)網(wǎng)等發(fā)生變化，但是本身的內(nèi)容不會隨著復(fù)制和粘貼而發(fā)生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。

電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計(jì)算機(jī)或者硬盤中，是數(shù)字化的信息，只有通過計(jì)算機(jī)的智能解碼才能夠被轉(zhuǎn)換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計(jì)算機(jī)內(nèi)部還是其他載體之間進(jìn)行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進(jìn)行。

電子文件檔案信息依賴于設(shè)備及環(huán)境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，沒有這些計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價(jià)值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴(yán)重依賴與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所處的環(huán)境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。

電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因?yàn)殡娮游募n案信息需要借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以互聯(lián)網(wǎng)的存在使得電子文件檔案信息可以實(shí)現(xiàn)世界范圍內(nèi)的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件檔案信息也會受到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。

二. 我國目前電子檔案文件管理系統(tǒng)存在的問題

隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)在企事業(yè)單位的普遍應(yīng)用以及各機(jī)構(gòu)對文件檔案信息化管理認(rèn)識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關(guān)注。雖然電子文件檔案管理系統(tǒng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而得到了一定的發(fā)展，但是在實(shí)際生活工作的應(yīng)用中，依然存在許多問題。

電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質(zhì)的文件檔案，它是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動化的一種數(shù)字化信息，紙質(zhì)版文件的復(fù)制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區(qū)別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區(qū)別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據(jù)自身的需求和存儲的習(xí)慣，依靠自動化的辦公實(shí)現(xiàn)對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。

電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉(zhuǎn)載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數(shù)據(jù)更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環(huán)境等影響，載體理化性質(zhì)的改變會造成數(shù)據(jù)的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關(guān)者的破壞或篡改，優(yōu)勢甚至吸引網(wǎng)絡(luò)駭客的關(guān)注。

電子文件檔案的管理缺乏高素質(zhì)的管理人員。電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質(zhì)的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機(jī)構(gòu)中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機(jī)構(gòu)中引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備，但是沒有高技術(shù)人才的操作和監(jiān)管，仍然不能很好的發(fā)揮電子文件檔案管理系統(tǒng)的最大效用。

三. 電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節(jié)省了相當(dāng)大的空間。另外，依托于計(jì)算機(jī)的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實(shí)現(xiàn)對聲音、圖像、影像的存儲和處理。

電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進(jìn)行規(guī)整，并且根據(jù)文件內(nèi)容、文件保密度、文件儲存時間進(jìn)行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進(jìn)行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進(jìn)行規(guī)整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和開發(fā)利用。與紙質(zhì)文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更為快捷的傳遞，建立科學(xué)的電子文件檔案管理系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)信息資源的流通和信息價(jià)值的共享，能使檔案信息潛在的價(jià)值得到充分發(fā)揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎(chǔ)。

四. 意見及建議

加快電子文檔工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。電子文件檔案的管理部門要轉(zhuǎn)變思維，從紙質(zhì)檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優(yōu)化配置現(xiàn)代化的電子文件檔案管理系統(tǒng)，配備優(yōu)良的硬軟件工作環(huán)境，最大程度上確保電子文檔現(xiàn)代化的可實(shí)施性

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在社會各個領(lǐng)域中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的系統(tǒng)工作。在傳統(tǒng)檔案管理中，一般都是采用紙質(zhì)檔案與人工管理這兩種方式。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案大量使用與其復(fù)雜性也同時增加，以往的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實(shí)的需求。由于電子信息技術(shù)的快速發(fā)展和大量的電子文件的產(chǎn)生使用、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、移交等等，于是，在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，流程管理得到了普遍重視與應(yīng)用，并且取得了很好的效果。

一、電子檔案管理系統(tǒng)中存在的問題及解決措施

（一）問題。在電子檔案管理系統(tǒng)中，主要存在以下問題：一是安全性問題。檔案信息安全性指得就是信息載體安全性與傳輸安全性。電子檔案載體主要為光盤、磁盤、磁帶等，其種類多且較為復(fù)雜，由于電子文件的生成、流轉(zhuǎn)與利用都會受到硬軟件和網(wǎng)絡(luò)等構(gòu)成的技術(shù)系統(tǒng)及數(shù)字環(huán)境的制約，這使得電子文件數(shù)字信息難以維持永久存取，導(dǎo)致電子文件性能不穩(wěn)定，容易出現(xiàn)失真的情況。同時對環(huán)境濕度、溫度、防磁等條件的要求也非常高，容易被破壞，導(dǎo)致載體不安全。而傳輸安全性主要為網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)黑客與計(jì)算機(jī)病毒是影響傳輸安全的主要因素。此外，電子文件非常容易被篡改，并且毫無痕跡，導(dǎo)致數(shù)字信息失真。二是電子文件的可識讀性問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，電子檔案載體是依賴系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)來完成操作利用，因此不能從載體外表去判定正常與否，極易受整個系統(tǒng)環(huán)境等因素的影響，導(dǎo)致儲存信息無法識讀，因此影響了檔案的有效利用。

（二）措施。針對電子檔案管理系統(tǒng)問題而言，主要可以采取以下措施：一是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。在查閱利用檔案的過程中，設(shè)置通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令等權(quán)限限制訪問與閱讀，按照國家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全定級規(guī)定對檔案館（室）的數(shù)字檔案信息利用平臺進(jìn)行安全保護(hù)，并對局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，以此提高檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。同時，安裝較為先進(jìn)的防火墻、防毒殺毒軟件等，以此避免計(jì)算機(jī)黑客、病毒的惡意攻擊入侵，確保檔案信息安全。二是強(qiáng)調(diào)檔案備份。檔案部門應(yīng)對重要檔案及電子文件實(shí)行異地和異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀和檔案信息資源的絕對安全，異地備份應(yīng)選擇地理距離相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶地方為宜；異質(zhì)備份應(yīng)做好靜電復(fù)印、翻拍、數(shù)字化、縮微、仿真復(fù)制等工作，以確保檔案信息資源安全。在登記備份的要求上應(yīng)實(shí)行三套式，以滿足保存、備份和日常使用。

二、流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

（一）流程管理概念。美國管理學(xué)家MichaelHammer指出：流程就是將一個或者多個輸入轉(zhuǎn)變成對用戶有價(jià)值的輸出活動；而達(dá)文波特教授認(rèn)為：流程就是一系列結(jié)構(gòu)化的可測量活動的集合，并且為特定市場或者與用戶提供特定輸出。由此可以看出，兩人均認(rèn)為：流程是以用戶（人）為導(dǎo)向（本），并且在輸出過程中重視體現(xiàn)用戶（人）價(jià)值。在某種程度上而言，流程主要包括六個要素：輸入資源、活動、結(jié)構(gòu)、輸出結(jié)果、用戶、價(jià)值。

（二）流程管理應(yīng)用。在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)規(guī)劃與建設(shè)實(shí)施引入流程管理，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，即工程龐大、環(huán)節(jié)眾多、復(fù)雜、涉及面廣。所以，在設(shè)計(jì)與實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)的時候，一定要重視流程管理的運(yùn)用。首先，在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)以改善傳統(tǒng)檔案館業(yè)務(wù)流程為新導(dǎo)向。在建設(shè)數(shù)字檔案館的時候，主要包括三個方面，即收集電子文件與檔案資源的數(shù)字信息、傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理、整合與開發(fā)利用檔案數(shù)字資源。一般而言，電子檔案管理系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著管理任務(wù)，需要在建設(shè)過程中強(qiáng)化以檔案需求者的利用為核心理念，以此保證電子檔案管理系統(tǒng)的有序建設(shè)。不管是數(shù)字信息收集，數(shù)字化處理，還是資源整合利用，都是圍繞檔案利用者的實(shí)際需求進(jìn)行，貫徹落實(shí)以人為本的原則，強(qiáng)化檔案利用者需求的導(dǎo)向作用。新的需求導(dǎo)向必然會沖擊傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，對原有工作職責(zé)與形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理調(diào)整原有業(yè)務(wù)流程，對工作流程中的業(yè)務(wù)關(guān)系加以梳理，以此實(shí)現(xiàn)和改進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)，規(guī)范檔案信息資源建設(shè)。其次，流程管理可以顯著降低建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，減少建設(shè)成本。

在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的同時，應(yīng)嚴(yán)格遵照有關(guān)國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資源數(shù)字化與信息資源安全儲存，以此實(shí)現(xiàn)流程管理控制與電子檔案價(jià)值鑒定的有效性，否則就會出現(xiàn)電子檔案失真、系統(tǒng)安全等風(fēng)險(xiǎn)，影響電子檔案管理系統(tǒng)作用的發(fā)揮。除此之外，在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的時候，實(shí)行前端控制，通過流程管理的引入，使每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理成為不可或缺的統(tǒng)一程序，并且盡量減少管理流程環(huán)節(jié)，提高管理效能，最大限度地降低建設(shè)成本?；诹鞒坦芾砝碚?，對電子檔案管理系統(tǒng)模型予以設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)模型中，首先收集與選擇要納入管理序列的檔案種類、范圍、內(nèi)容、歸檔時間等信息，并錄入系統(tǒng)，自動根據(jù)歸檔日期予以分析，對信息是否需要?dú)w檔、保管多長時間等予以初步確定；之后由檔案管理科室牽頭，組建專家鑒定小組，鑒定信息來源，確定不可公布或有限制的文件、檔案，列出清單予以報(bào)備審批。在審核通過之后，編制數(shù)字化檔案；然后對檔案予以檢索設(shè)置，并且充分考慮其訪問權(quán)限設(shè)置；最后，重視檔案的存儲與更新，并且進(jìn)行合理的備份，確保檔案的安全、準(zhǔn)確，提高檔案利用率。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著電子檔案的產(chǎn)生與日益增加，為檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。并且隨著電子檔案的應(yīng)用與推廣，有效提高了檔案管理的效率與利用率。為此，在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的時候，為了確保系統(tǒng)的安全、有效，一定要重視流程管理的應(yīng)用，從而充分發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]潘志立.流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[D].中南大學(xué),2013.

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一、引言

伴隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，人們對于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網(wǎng)絡(luò)化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強(qiáng)對其的安全管理，制定科學(xué)合理的管理機(jī)制，為管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供保障。

二、強(qiáng)化安全管理理念的運(yùn)行

眾所周知，理念具有先導(dǎo)性作用。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現(xiàn)較多的安全隱患，進(jìn)而使得電子公文檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此對于電子公文檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)而言必須從戰(zhàn)略的高度重視對電子公文檔案的管理，制定科學(xué)合理的安全管理機(jī)制，安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理。同時加強(qiáng)對部門人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其管理專業(yè)知識，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規(guī)范的環(huán)境下運(yùn)行，才能有效的加強(qiáng)對電子公文檔案的管理。為進(jìn)行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關(guān)的安全要求制定科學(xué)合理的安全管理制度，同時確保管理人員嚴(yán)格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監(jiān)督之下。例如，對于管理人員而言，必須對管理人員的使用權(quán)限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)人為因素。除此之外，還需加強(qiáng)對物理隔離模式的應(yīng)用，嚴(yán)格執(zhí)行身份認(rèn)證制度，禁止管理人員以外的人員進(jìn)入電子公文檔案管理系統(tǒng)，同時還必須加強(qiáng)對制度執(zhí)行力的監(jiān)督，避免是安全管理制度有名無實(shí)。

四、加強(qiáng)安全管理系統(tǒng)的建設(shè)

對于電子公文檔案的管理而言，只有加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合，才能真正實(shí)現(xiàn)對其的安全管理。關(guān)于某個單位，其電子公文檔案管理系統(tǒng)需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進(jìn)行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現(xiàn)安全管理漏洞。除此之外，還必須加強(qiáng)各部門之間的工作與技術(shù)的協(xié)調(diào)性，避免使安全管理出現(xiàn)“空白點(diǎn)”，以此來真正發(fā)揮安全管理體系的作用。

五、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的安全建設(shè)

所謂的數(shù)據(jù)庫安全建設(shè)即是指避免使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫Trip。其安全機(jī)制分為不同的層面，對于數(shù)據(jù)庫的訪問在數(shù)據(jù)庫級、記錄級、字段級三個層面予以授權(quán)，對用戶的訪問權(quán)限與訪問內(nèi)容進(jìn)行控制。當(dāng)數(shù)據(jù)庫被破壞時，可根據(jù)相應(yīng)的日志文件對原因進(jìn)行查找，并進(jìn)行恢復(fù)，同時還可對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，便于相關(guān)管理人員的使用。此數(shù)據(jù)庫擁有四級用戶權(quán)限，即系統(tǒng)管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權(quán)限圖）。系統(tǒng)管理員擁有最高的系統(tǒng)管理權(quán)限，只有通過系統(tǒng)管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實(shí)現(xiàn)對電子公文檔案的有效管理，若未經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，則任何人不可以進(jìn)入電子公文檔案的管理系統(tǒng)，使電子公文檔案始終處于安全的運(yùn)行管理之下。

六、加強(qiáng)應(yīng)用程序安全的管理

應(yīng)用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現(xiàn)，才能有效的確保電子公文檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統(tǒng)，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數(shù)據(jù)庫，并建立嚴(yán)格的使用權(quán)限。為確保系統(tǒng)的安全，管理部門必須不定期的對數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行備份并進(jìn)行歸檔處理。一旦歸檔，數(shù)據(jù)庫資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數(shù)據(jù)庫資料的丟失。除此之外，為確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設(shè)計(jì)技術(shù)。系統(tǒng)可自動的記錄用戶對于系統(tǒng)的任何操作并形成日志文件，使系統(tǒng)管理員可以及時的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內(nèi)容

若想加強(qiáng)電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對安全管理內(nèi)容進(jìn)行拓展，以此為加強(qiáng)電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供額外的保障。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，安全管理部門必須加大進(jìn)行物理安全管理、技術(shù)安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制的作用，各部門各司其職并加強(qiáng)溝通，對于安全隱患及時的發(fā)現(xiàn)并排除，尤其是在數(shù)據(jù)安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲中同時進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)“三管齊下”。

八、結(jié)束語

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容，與紙質(zhì)檔案共同構(gòu)成了檔案管理體系，雖然我國已進(jìn)行范圍較廣的電子公文檔案管理應(yīng)用，然而對于其中存在問題也不容忽視，只有加強(qiáng)全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慎武,王玉霞,李國偉.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

篇（5）

高速公路檔案是指從高速公路項(xiàng)目立項(xiàng)審批開始到竣工驗(yàn)收結(jié)束的全過程產(chǎn)生的反映高速公路項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理等基本情況，對建成工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有考查利用價(jià)值的，通過系統(tǒng)整理并完成歸檔的公路建設(shè)項(xiàng)目文件[2]。電子檔案（DigitalProjectArchive）指具有保存價(jià)值并已存檔的相關(guān)電子文檔和相關(guān)過程信息的集合[3]。因此，高速公路電子檔案是高速公路檔案依據(jù)大數(shù)據(jù)背景形成的新的載體記錄方式。在高速公路建設(shè)項(xiàng)目過程中，電子檔案是整個項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的有機(jī)體，是高速公路建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)和重要組成部分。

1.高速公路電子檔案研究現(xiàn)狀，包括電子檔案管理系統(tǒng)研究、高速公路電子檔案管理、高速公路檔案電子化以及高速公路檔案信息化。檔案管理系統(tǒng)研究目前取得以下三項(xiàng)成果：建立項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)、成立交通在線電子認(rèn)證平臺、組建“交通工程項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復(fù)管理體系”[4]。在高速公路電子檔案管理方面，針對公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的主要形式為pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案無論采用哪種格式,相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案均具有占用空間小、便于查找等特點(diǎn)，并提出了公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案注意事項(xiàng)、存檔程序及要加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案安全管理[5]。對于高速公路檔案電子化提出對策，一是確保整體運(yùn)行處于標(biāo)準(zhǔn)化范疇內(nèi),管理行為產(chǎn)生的信息也轉(zhuǎn)變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)化的格式；二是在信息處理上，辦公自動化OA系統(tǒng)、路政信息系統(tǒng)等各種相關(guān)信息系統(tǒng)與指揮調(diào)度應(yīng)急信息系統(tǒng)、ETC咨詢投訴受理系統(tǒng),相互連接處理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息；三是提高檔案信息的價(jià)值[6]。高速公路檔案的信息化建設(shè)正面臨著資金缺口偏大、管理流程不夠規(guī)范與管理方式不夠先進(jìn)的諸多挑戰(zhàn)。應(yīng)采取加大資金投入力度、規(guī)范管理體制、加強(qiáng)電子檔案使用中的控制、建立適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的人員隊(duì)伍的措施[7]。

2.公路電子檔案實(shí)踐現(xiàn)狀。廣東省先試先行，取得了三項(xiàng)成果，建立了“交通工程項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)”“交通在線電子認(rèn)證平臺”及“交通工程項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復(fù)管理體系”。目前，該研究成果在廣東省連州（湘粵界）至懷集段（國家高速公路網(wǎng)第6縱———二連浩特至廣州高速公路重要組成部分）、廣東省信宜（桂粵界）至茂名段（國家高速公路網(wǎng)第7縱———包頭至茂名高速公路重要組成部分）、梅州梅縣至大埔高速公路、梅州梅縣至大埔高速公路東延線、佛江高速公路佛山段等多條高速公路項(xiàng)目中應(yīng)用[8]。廣東的深中通道項(xiàng)目，利用通道BIM信息化管理平臺，創(chuàng)新性引入電子簽名；以工程建設(shè)大數(shù)據(jù)平臺為依托，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目“雙套制”檔案管理，并在此基礎(chǔ)上探索廣東省交通建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案“單軌制”管理模式[9]。隨后，黑龍江高速公路建設(shè)檔案信息化，項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫初具規(guī)模，但并未能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目實(shí)體建設(shè)的“同步管理”，也存在項(xiàng)目檔案歸檔不規(guī)范的問題[10]。山西省高速公路的檔案數(shù)字化系統(tǒng)地開展了在線檔案利用服務(wù)，健全了省級公路電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，完成了山西省公路管理局所有（電子）文件的自動收集和分類，充分實(shí)現(xiàn)了自動化和智能化。堅(jiān)持在工作中開展網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)[11]。江蘇交通業(yè)務(wù)工作的開展，借助了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)等技術(shù)，交通檔案所包括的文書、科技、基建、會計(jì)、科研等各種門類文件材料，都是在一定的技術(shù)條件下所形成的[12]。3.現(xiàn)狀綜述。以上研究成果從各個方面對高速公路檔案工作進(jìn)行了系統(tǒng)研究，尤其在研究現(xiàn)狀上對建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理進(jìn)行了內(nèi)至理念思路、外至系統(tǒng)技術(shù)的指導(dǎo)，在實(shí)踐現(xiàn)狀中介紹了實(shí)踐成果及管理模式，總體來看比較全面，但是以上研究成果中對高速公路電子檔案的管理系統(tǒng)架構(gòu)及具備功能的闡述較少。因此，筆者以廣西荔玉高速公路為研究對象，就高速公路電子檔案管理系統(tǒng)功能要求進(jìn)行研究。

二、荔玉高速公路檔案管理系統(tǒng)功能

廣西荔玉高速公路的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有人性化、效率高、時效性、成本低的特點(diǎn)。該系統(tǒng)既可線上填表，也可以線下填表，提高了作業(yè)效率。傳統(tǒng)計(jì)量中，需要打印一大堆質(zhì)保資料，很多時候到最后會被廢掉重來。廣西荔玉高速公路全部采用電子化，降低了成本，提高了功效。廣西荔玉高速公路是廣西第一個實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)量與質(zhì)保資料掛接的單位，促進(jìn)了資料的及時收集，并采取高速公路影像與質(zhì)保資料同時采集與上傳。電子檔案管理系統(tǒng)即立足于檔案，形成或管理活動數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。一般的電子檔案管理系統(tǒng)功能首先包括電子檔案的歸檔、收集與整理、編目等檔案六項(xiàng)工作相關(guān)要求，以形成收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)等的歸檔處理功能；接著電子檔案管理系統(tǒng)功能還應(yīng)具有電子檔案服務(wù)利用功能，包括查詢、借閱、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，電子檔案管理系統(tǒng)的安全維護(hù)功能主要負(fù)責(zé)對收集、歸檔的高速公路電子檔案進(jìn)行備份以及恢復(fù)數(shù)據(jù)、修復(fù)漏洞等管理工作。對高速公路檔案管理系統(tǒng)功能的認(rèn)識旨在實(shí)現(xiàn)高速公路電子檔案的價(jià)值，為今后的高速公路電子檔案利用的完善及借鑒等工作奠定基礎(chǔ)。系統(tǒng)初步的整體功能構(gòu)成如圖1。根據(jù)高速公路檔案的專一性、成套性、唯一性和可重復(fù)使用性的特點(diǎn)[13]，將高速公路電子檔案管理系統(tǒng)整體功能劃分為歸檔處理功能、服務(wù)利用功能與安全維護(hù)功能。

篇（6）

房產(chǎn)管理部門在實(shí)施信息化管理過程中，需要整理大量的房產(chǎn)信息檔案資料、對房地產(chǎn)開發(fā)商房屋買賣進(jìn)行監(jiān)管、精簡房地產(chǎn)辦公業(yè)務(wù)流程等。在房地產(chǎn)檔案管理過程中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠快速的查詢房產(chǎn)檔案信息、降低產(chǎn)權(quán)檔案變更率、有效的整合大量房產(chǎn)數(shù)據(jù)信息，極大的提高了房產(chǎn)檔案管理水，為房地產(chǎn)業(yè)又好又快的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

1 房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念

1.1 可擴(kuò)展性

計(jì)算機(jī)技術(shù)具有發(fā)展速度快、硬件設(shè)備更新快等特點(diǎn)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在房地產(chǎn)檔案管理中可以極大促進(jìn)房地產(chǎn)市場的發(fā)展，增添更多的房地產(chǎn)業(yè)務(wù)、刺激住房需求，因此，設(shè)計(jì)科學(xué)的房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)是房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的大趨勢，在設(shè)計(jì)過程中要充分考慮電子檔案管理系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。

1.2 統(tǒng)一性

房地產(chǎn)業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，建立電子檔案管系統(tǒng)需要處理大量的數(shù)據(jù)信息和各種業(yè)務(wù)。房屋的數(shù)據(jù)信息是交易辦證、產(chǎn)權(quán)管理的重要依據(jù)，電子檔案管理系統(tǒng)通過統(tǒng)一的測繪數(shù)據(jù)管理，采用接口入庫的方式，統(tǒng)一房屋的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，有效的避免了一房多買的現(xiàn)象發(fā)生，防止企業(yè)利用虛假信息欺騙購房者。建立房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)后，房屋產(chǎn)權(quán)所有者對于房屋信息的修改變得方便快捷，只要在其企業(yè)相關(guān)部門登記修改，即可實(shí)現(xiàn)各個子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一。采用統(tǒng)一性的理念設(shè)計(jì)房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)，有利于開放系統(tǒng)，根據(jù)房地產(chǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要進(jìn)行更深層次的應(yīng)用開發(fā)。

1.3 安全性

房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中需要充分考慮房地產(chǎn)商、購房者、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性需求，阻止外部的非法訪問和入侵。系統(tǒng)可以根據(jù)需要設(shè)置身份認(rèn)證和管理權(quán)限。在系統(tǒng)授權(quán)數(shù)據(jù)信息資源的基礎(chǔ)上，確保用戶能夠快速游覽房屋信息，不同的用戶對應(yīng)不同應(yīng)用層次，有效的阻止非法訪問和非法入侵。

2 房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)架

2.1 網(wǎng)絡(luò)硬件層

為了滿足房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，適應(yīng)系統(tǒng)技術(shù)的發(fā)展，方便Internet應(yīng)用下面將以多層B/S體系為例對網(wǎng)絡(luò)硬件層進(jìn)行介紹。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用層包括各種硬件結(jié)構(gòu)與實(shí)體，實(shí)體泛指數(shù)據(jù)信息的存儲、傳輸、處理等各類硬件產(chǎn)品。例如：硬盤、U盤、數(shù)據(jù)線等。

2.2 數(shù)據(jù)服務(wù)層

數(shù)據(jù)服務(wù)層包括圖形數(shù)據(jù)、房產(chǎn)數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)等各種房屋信息數(shù)據(jù)的定義、維護(hù)與更新。數(shù)據(jù)服務(wù)層能夠有效的處理房產(chǎn)業(yè)務(wù)服務(wù)過程中的多種數(shù)據(jù)請求，通過管理數(shù)據(jù)信息來完成相關(guān)業(yè)務(wù)操作。

2.3 業(yè)務(wù)邏輯層

業(yè)務(wù)邏輯層是房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)中的核心層，該層也是用戶服務(wù)連接數(shù)據(jù)服務(wù)的橋梁。業(yè)務(wù)邏輯層接收用戶發(fā)來的請求，并通過容器管理對請求進(jìn)行相應(yīng)的處理，業(yè)務(wù)邏輯層還可以與數(shù)據(jù)服務(wù)層相互交數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)將數(shù)據(jù)反饋給用戶。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在房地產(chǎn)檔案管理中，形成完整的房地產(chǎn)檔案管理業(yè)務(wù)，這種業(yè)務(wù)主要功能為數(shù)據(jù)的匯總、提取、修訂和校驗(yàn)。

2.4 表現(xiàn)層

表現(xiàn)層具有較大的開放性，它主要是面對廣大普通用戶，用戶通過游覽器登陸相關(guān)網(wǎng)站，根據(jù)網(wǎng)站上的界面提示訪問所需要的數(shù)據(jù)信息資源，確保用戶界面的適用性和數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性。

3 房地產(chǎn)電子檔案管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

3.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫信息設(shè)計(jì)需要建立以下六種信息表：第一，權(quán)限信息表。權(quán)限信息表在系統(tǒng)中顯示不同用戶的操作權(quán)限；第二，用戶信息表。用戶信息表主要是對用戶的基本信息進(jìn)行存儲，如編號、姓名和用戶權(quán)限等；第三，房地產(chǎn)權(quán)屬基本信息表。房地產(chǎn)權(quán)屬基本信息表主要是管理房屋權(quán)屬信息；第四，街道坐落表。街道坐落表是儲存房屋周圍的街道地址、交通狀況等信息；第五，抵押信息表。抵押信息表主要用于儲存抵押類型、受理時間、受理人等基本抵押信息；第六，查封登記表。查封登記表是用來記錄房屋權(quán)屬查封的基本信息。圖1為房地產(chǎn)工程信息系統(tǒng)圖。

3.2 房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)功能

建立房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)對于房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，它可以實(shí)現(xiàn)全方位的信息共享，方便了解房產(chǎn)業(yè)務(wù)以及相關(guān)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)信息，并將數(shù)據(jù)信息劃分為相互關(guān)聯(lián)但又獨(dú)立存在的各個子系統(tǒng)，房地產(chǎn)企業(yè)的各個部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求，選擇不同的子系統(tǒng)功能。例如：測繪管理系統(tǒng)是測繪部門將采集的實(shí)測、預(yù)測數(shù)據(jù)信息存儲在系統(tǒng)中，系統(tǒng)會根據(jù)業(yè)務(wù)需要將生成任務(wù)；遠(yuǎn)程合同備案系統(tǒng)用于開發(fā)商遠(yuǎn)程房屋買賣管理和合同樣本管理等，該系統(tǒng)可以根據(jù)房產(chǎn)審批的預(yù)售樓盤情況，控制開發(fā)商預(yù)售權(quán)限；企業(yè)建立專門的房產(chǎn)網(wǎng)站，用戶只需要通過網(wǎng)站窗口就可以查詢房屋信息、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的收費(fèi)信息、辦理備案申請等。

4 結(jié)束語

綜上所述，房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)的建立有利于房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，本文闡述了可擴(kuò)展性、統(tǒng)一性、安全性等房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念，探討了房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)架的網(wǎng)絡(luò)硬件層、數(shù)據(jù)服務(wù)層、業(yè)務(wù)邏輯層和表現(xiàn)層，分析了房地產(chǎn)電子檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和子系統(tǒng)功能，為房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)提供參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙東.天津市大港區(qū)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].2012.

篇（7）

隨著國民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國社會保險(xiǎn)的參保數(shù)迅速增加，社會保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時期提出社會保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

一、社會保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）社會保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長迅速

我國社會保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動計(jì)劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2．23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1．2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1．4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢姡覈鐣ｋU(xiǎn)檔案與日俱增，當(dāng)今社會的發(fā)展對社會保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對社會保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。

（二）社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃

近幾年來，國內(nèi)社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時期的社會保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。

（三）負(fù)責(zé)社會保險(xiǎn)檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。

（四）社會保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核

社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險(xiǎn)的五個險(xiǎn)種檔案并非一個部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

社會保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會保險(xiǎn)檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。

二、我國社會保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題

（一）對社會保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視

由于社會保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險(xiǎn)檔案管理，使社會保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

（二）社會保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范

由于我國目前的社會保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。

（三）社會保險(xiǎn)檔案存檔的條件差

由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、社會保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動及社會保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)

在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實(shí)行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。

（五）統(tǒng)一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

實(shí)行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險(xiǎn)號碼統(tǒng)一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

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本課題為浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院大學(xué)生創(chuàng)新一般扶持項(xiàng)目。

篇（8）

電力企業(yè)是我國重要的能源企業(yè)，電力企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行可以保證當(dāng)?shù)鼐用竦恼Ｓ秒姟Ｎ臅鴻n案管理系統(tǒng)是電力企業(yè)管理系統(tǒng)的重要組成，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案實(shí)現(xiàn)了電子化的管理方式，電子文件逐漸成為了電力企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，為了提高電子文書檔案的管理水平，一定要合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要重視文書檔案收集、整理、保管這項(xiàng)工作，這也有助于提高電力企業(yè)的服務(wù)水平。在優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)時，需要確定檔案管理的架構(gòu)，這樣才能提高管理的效率。

1.電子文書檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的關(guān)系

電子文書檔案是一種新型的檔案管理形式，由于電子文書檔案應(yīng)用的時間不長，相關(guān)制度還不夠完善，而且還不具備法律效力，所以，在應(yīng)用這一管理措施時，需要與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式結(jié)合，這樣才能保證文書檔案的法律效力，還可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，有利于檔案的查找、目錄的檢索以及文件的借閱。電子文書檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著緊密的關(guān)系，只有將二者緊密的結(jié)合在一起，才能保證文書檔案管理的有效性。

2.電力企業(yè)電子文書檔案規(guī)范化管理的作用

2.1有利于檔案目錄信息的管理

文書檔案管理系統(tǒng)與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可以自動生成，實(shí)現(xiàn)對電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以減輕工作人員的工作量，還可以提高檔案目錄管理的水平。

2.2可以實(shí)現(xiàn)文書檔案的全文儲存以及檢索

電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以實(shí)現(xiàn)對文書檔案的全文儲存，可以實(shí)現(xiàn)全文目錄檢索，這有利于提高檔案文件的利用率，在對全文進(jìn)行存儲后，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離檔案信息傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。

2.3有利于實(shí)現(xiàn)多媒體檔案的統(tǒng)一管理

在現(xiàn)代化的電力企業(yè)中，文書檔案的種類越來越豐富，規(guī)范化管理可以實(shí)現(xiàn)對多樣化信息的集中管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以提高檔案檢索的效率，其不但可以對文字圖像進(jìn)行歸類管理，還可以對動態(tài)影像、聲音媒介等檔案信息進(jìn)行集中管理。

2.4可以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理

檔案業(yè)務(wù)的種類越來越繁多，檔案管理可分為多項(xiàng)環(huán)節(jié)，在進(jìn)入信息時代后，利用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對檔案的收集、整理以及存儲，規(guī)范化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理，可以及時掌握檔案信息的動態(tài)變化情況，這有利于提高檔案管理的預(yù)測能力，可以促進(jìn)電力企業(yè)電子文書檔案管理工作效率不斷的提高。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以了解文書檔案的借閱情況，可以掌握檔案機(jī)構(gòu)以及檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)，還可以了解檔案動態(tài)變化情況，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理，提高電力企業(yè)電子文書檔案管理的水平。

總之，加強(qiáng)電力企業(yè)電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以有效提高檔案業(yè)務(wù)的管理質(zhì)量以及工作效率，可以減輕檔案工作人員的工作量以及勞動強(qiáng)度，降低檔案管理的成本，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化、自動化化的檔案管理，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以隨時隨地的對檔案進(jìn)行檢索、借閱，還能減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。

3.電力企業(yè)電子文書檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的原則

（1）開放性。基于業(yè)界開放式標(biāo)準(zhǔn)，并為未來的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（2）規(guī)范性。系統(tǒng)要符合中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團(tuán)公司制定的檔案管理辦法。

（3）靈活性與可擴(kuò)展性。方便擴(kuò)展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全可靠性管理措施。

（5）先進(jìn)性和前瞻性。采用先進(jìn)成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4.電子文書檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

4.1安全性

因?yàn)槭蔷W(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過授權(quán)、認(rèn)證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點(diǎn)和時間由機(jī)要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學(xué)習(xí)時間。

4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合

在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護(hù)。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運(yùn)行；減輕系統(tǒng)維護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率；實(shí)時掌握各級節(jié)點(diǎn)系統(tǒng)資源的利用情況，為升級擴(kuò)容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機(jī)系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團(tuán)公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，即可實(shí)現(xiàn)部分垂直管理。

5.結(jié)束語

綜上所述，電子文書檔案已經(jīng)成為當(dāng)前社會電力企業(yè)文件管理的主要形式，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)的管理者一定要做好電子文書檔案管理系統(tǒng)的完善與優(yōu)化工作，建立文書、檔案一體化的管理系統(tǒng)，這樣可以提高目錄檢索的效率，可以節(jié)省檢索的時間，提高資源的利用率。電力企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，需要先確立電子文書檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，這樣才能實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，才能促進(jìn)電力企業(yè)更加長遠(yuǎn)、健康的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

篇（9）

中圖分類號 P333.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1007-5739（2013）15-0236-01

遼寧省水文局成立于1902年，經(jīng)歷了一個世紀(jì)的漫長歲月，檔案見證了水文事業(yè)的發(fā)展，具有很高的歷史價(jià)值。水文局大部分檔案都存放在資料庫內(nèi)，由于年頭久遠(yuǎn)，有些歷史資料出現(xiàn)發(fā)黃、丟失等情況，因此在現(xiàn)有的檔案管理的基礎(chǔ)上引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)才能使歷史資料得以保存。電子檔案管理系統(tǒng)是水文系統(tǒng)正常運(yùn)行管理十分重要的組成部分。選用適合本單位的檔案管理系統(tǒng)，對于提高檔案管理和服務(wù)的水平有重大的意義，對于水文系統(tǒng)檔案管理統(tǒng)一集中管理的模式，水文系統(tǒng)選取了適合本單位檔案管理的一套電子化文書檔案管理系統(tǒng)[1-4]。

1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分析

遼寧水文檔案管理系統(tǒng)是采用B/S 3層結(jié)構(gòu)體系，各部門的檔案管理員可以通過IE瀏覽器來訪問檔案軟件服務(wù)器，查詢需要的檔案，大大提高了工作效率，簡化了工作步驟。軟件開發(fā)采用SUN公司的J2EE架構(gòu)的JSP技術(shù)作為顯示邏輯，并使用JAVABEAN，JAVABEA是JAVA編程語音里面的一個面向?qū)ο蟮念?，該類封裝的各種對象的性質(zhì)和方法來定義某個業(yè)務(wù)對象，可以直接被JSP頁面所調(diào)用，使用J2EE架構(gòu)的該系統(tǒng)不僅便于開發(fā)，而且提高了開發(fā)速度，同時該系統(tǒng)的伸縮性和安全性也得到了很好的處理。在數(shù)據(jù)庫的使用方面，由于檔案軟件電子圖片等數(shù)據(jù)量較大，所有選用了SQLSERVER2003出來的這些數(shù)據(jù)，由于檔案種類繁多，在實(shí)現(xiàn)智能查詢、批量掛接及管理等方面，需要對數(shù)據(jù)庫的表結(jié)構(gòu)進(jìn)行很多的操作。

2 實(shí)現(xiàn)功能

2.1 高級管理模塊

2.1.1 系統(tǒng)設(shè)置。系統(tǒng)設(shè)置模塊包括6個子模塊，即全宗定義、機(jī)構(gòu)設(shè)置、口令修改、主題詞維護(hù)、分類庫維護(hù)、原文服務(wù)器設(shè)置，其中全宗定義用來增加和刪除全宗號和全宗名稱。機(jī)構(gòu)設(shè)置用來定義單位所有的機(jī)構(gòu)名稱，如新成立的機(jī)構(gòu)可以隨時添加進(jìn)去。口令修改模塊主要是在忘記密碼時使用的，可以用來修改密碼。主題詞維護(hù)模塊主要修改主題詞，也可以打印報(bào)表。分類庫維護(hù)主要是機(jī)構(gòu)設(shè)置的一個子系統(tǒng)，修改分類信息。原文服務(wù)器設(shè)置主要修改服務(wù)器一些信息包括路徑、FTP用戶名、系統(tǒng)用戶這些權(quán)限設(shè)置。

2.1.2 權(quán)限管理模塊。權(quán)限管理模塊主要是從系統(tǒng)的安全角度出發(fā)來分配權(quán)限，檔案錄入員和查詢用戶，可以修改這些用戶的一些細(xì)小的權(quán)限，如著標(biāo)引、打印輸出、檔案利用等。

2.1.3 數(shù)據(jù)管理。數(shù)據(jù)管理主要對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時備份，如發(fā)生服務(wù)器系統(tǒng)崩潰，不至于數(shù)據(jù)無從導(dǎo)入。每個月進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，使數(shù)據(jù)得以完整保存。

2.2 檔案管理模塊

2.2.1 定義檔案模塊。主要包括9個子模塊，即結(jié)構(gòu)定義、錄入字段、檔號規(guī)則、報(bào)表維護(hù)、排序設(shè)置、字段設(shè)置、檔案庫相關(guān)、網(wǎng)頁發(fā)表字段、條形碼字段設(shè)置。結(jié)構(gòu)定義：主要對文書檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、基建檔案、固定資產(chǎn)檔案進(jìn)行字段名稱的設(shè)定，包括案卷級和文件級別及字段字符的大小等定義。錄入字段：對錄入字段進(jìn)行定義，確定最重要的錄入字段。檔號規(guī)則：字段是否追加，比如全宗號后面追加目錄號等。報(bào)表維護(hù)：在這里可以勾選新增的報(bào)表，再進(jìn)行自定義，以達(dá)到本單位檔案報(bào)表的要求。排序設(shè)置：主要對要定義的字段進(jìn)行排序，如檔號排在項(xiàng)目號前就要用到此功能。字段設(shè)置：對字段時候補(bǔ)零累加可以在這里進(jìn)行操作。檔案庫關(guān)聯(lián)：對字段進(jìn)行累加、求和及起止值的操作。網(wǎng)頁字段：對需要在網(wǎng)頁上體現(xiàn)的字段，進(jìn)行定義。

2.2.2 檔案庫管理及檔案著錄。對文書檔案的年份及卷內(nèi)目錄的修改和調(diào)整順序的操作。檔案著錄是檔案管理軟件最重要的組成部分，可以對檔案進(jìn)行錄入、刪除、修改、查詢等操作，還有原文顯示及原文掛接等功能。

2.2.3 字段代碼維護(hù)。對所定義的字段進(jìn)行數(shù)字定義，比如秘密、絕密、公開分別可以用1、2、3等數(shù)據(jù)進(jìn)行代替。

2.2.4 批量上傳掃描文件及掃描路徑設(shè)置。掃描好的電子圖片通過批量上傳功能可以把某一年所有文件一次性全部上傳，既節(jié)省時間又不容易出現(xiàn)錯誤。對上傳文件路徑進(jìn)行設(shè)置，包括檔案庫和文件庫2類。

3 使用效果

遼寧水文檔案管理系統(tǒng)的使用是在經(jīng)過緊張、細(xì)致的掃描加工工作后完成的，順利地完成了文書檔案從1984—2006年的掃描工作。原本發(fā)黃、發(fā)霉、破損等瀕臨毀壞的檔案通過檔案管理軟件的整理后，檔案保管資料得到根本性的改變，并有利于這些珍貴檔案資料的長期保存，在使用該軟件過程中通過整理、搶救、掃描等工作的成功積累，成為水文系統(tǒng)檔案電子化的樣版。

4 參考文獻(xiàn)

[1] 姚全珠，楊盛泉.基于C/S與B/S混合架構(gòu)的高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)[J].計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用，2005（12）：209-211.

篇（10）

紙質(zhì)檔案單位面積上存儲的信息量很少，當(dāng)今的信息存儲技術(shù)，可以將一幅詳細(xì)地圖中的成千上萬個信息存儲在小小的一張光盤上，這無疑是技術(shù)上的一大進(jìn)步。但是，當(dāng)存儲載體的記錄信息能力高速增長時，存儲信息的新型載體的壽命卻不如紙質(zhì)。手工紙的手稿可保存上千年，而電子檔案載體的壽命非常短。磁帶最多只有十多年，而光盤生產(chǎn)廠商的承諾至多也沒有超過100年。另外，紙張的損壞很易被發(fā)現(xiàn)，電子檔案載體的損壞只能由設(shè)備來檢驗(yàn)。影響電子檔案保存壽命的另一個重要因素是將來的設(shè)備可能無法讀出今天記錄在載體上的信息內(nèi)容。

（二）電子計(jì)算機(jī)的技術(shù)更新

除載體的自然損壞外，影響信息存取的還有設(shè)備和軟件問題。在數(shù)字世界里，技術(shù)設(shè)備與存儲載體緊密聯(lián)系在一起，高密度的信息存儲必須依賴于復(fù)雜的電子設(shè)備和有關(guān)的軟件，而這些設(shè)備及軟件總是在隨著技術(shù)的進(jìn)步而不斷地更新，一旦硬件或軟件被淘汰，其記錄在存儲載體上的信息將無法讀取。例如，CD光盤的壽命比其他新型數(shù)字存儲載體壽命都長，然而最初給它記錄信息的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可能早已更新?lián)Q代多少次了，這就使得CD盤上的信息可能無法讀取。

檔案館主要是保存永久檔案，有的幾十年后才能對外開放。幾十年后不但載體可能自然損壞，其讀取設(shè)備可能早就更新?lián)Q代多次了。環(huán)境技術(shù)的生命周期對于電子檔案的保存提出了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，數(shù)字技術(shù)的軟硬件一旦過時，廠家就可能不再提供該產(chǎn)品，沒有相應(yīng)的軟硬件平臺信息就無法讀取。這是電子檔案管理人員必須面對的現(xiàn)實(shí)。

（三）信息的真實(shí)性

電子檔案存儲載體存在的另一個嚴(yán)峻問題，是數(shù)字信息可以不留痕跡地被修改。檔案館提供給用戶的電子檔案信息是否準(zhǔn)確可靠，也是對電子檔案管理提出的另一挑戰(zhàn)。

二、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)過時的對策

電子檔案管理在技術(shù)上有三個大問題：存儲載體不耐久；讀寫信息的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)過時，電子信息內(nèi)容的真實(shí)性。

電子檔案存儲載體的壽命一般都超過了讀寫它的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)生命周期，使得載體壽命相對于軟硬件技術(shù)過時而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒有一個廠家可以保證，它生產(chǎn)的電子計(jì)算機(jī)硬件和軟件不會過時。技術(shù)過時使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。下面列舉幾種對策方法也只能作為參考。

（一） 再生性技術(shù)保護(hù)

這里所說的再生性技術(shù)保護(hù)，是指將技術(shù)過時的存儲載體上的信息適時地轉(zhuǎn)移到紙張或縮微品上，不再使用電子計(jì)算機(jī)軟硬件讀取。這種方法為長期保存信息提供方便并避免軟硬件技術(shù)過時帶來的任何麻煩，對于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來說，這可能是最希望采取的方法。但卻存在幾個現(xiàn)實(shí)問題：一是有些信息無法轉(zhuǎn)移到紙張或縮微膠片上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是上述信息即使可以轉(zhuǎn)換，也必將失去它原有的風(fēng)格和能力，如將電子檔案的文本格式信息轉(zhuǎn)移到穩(wěn)定長久載體上，使之具有壽命長、人的眼睛可直接閱讀，不受軟硬件技術(shù)過時的限制等優(yōu)點(diǎn)，但卻失去了數(shù)字化的傳遞與使用的靈活性。因此，這種方法適用于利用率很低的電子檔案。

（二）建立電子計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館

建立一個過時的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館，收集技術(shù)過時的電子計(jì)算機(jī)軟件、硬件，提供利用，讀取那些過時技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容。例如，收集過時的磁帶驅(qū)動器和過時的操作系統(tǒng)。這種方法要廣泛收集保管過時技術(shù)的全套硬件與軟件，還必須保持操作這些過時技術(shù)的某些技能。由于設(shè)備的老化，原生產(chǎn)廠家不再生產(chǎn)這些設(shè)備的備件，存儲載體在不斷損壞等原因，使得代價(jià)十分昂貴，不是檔案部門自己力所能及的可以采取的措施。

（三）拷貝和遷移

拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下定時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體理化性能變化引起的信息丟失。這應(yīng)該成為檔案館管理電子檔案的一種基本方法。這只是常規(guī)的管理工作，而不能解決電子檔案由于軟硬件技術(shù)過時引起的長期保管問題，解決這個問題的可供考慮的方案是遷移。

將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境上的復(fù)制稱為遷移。遷移是隨技術(shù)變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。遷移意謂著基于字符的數(shù)據(jù)，可以從一個存取載體轉(zhuǎn)移到另一個存取載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的保護(hù)，

即便是純文本的電子文件也是如此。

三、信息真實(shí)性的對策