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篇（1）

從事過機關(guān)檔案管理工作的人應(yīng)該有所感觸，所謂的機關(guān)檔案就是把機關(guān)歷年來發(fā)生的公務(wù)活動的情況記錄并定期進行整理，機關(guān)檔案是機關(guān)工作歷史面貌的再現(xiàn)。但隨著當(dāng)代科技的快速發(fā)展，現(xiàn)在機關(guān)單位中的檔案種類已不再單一，各式各樣的檔案如雨后春筍，包括聲像檔案、實物檔案、科技檔案、民生檔案等各種檔案種類逐漸增加，這就需要以一種全新的管理方式來代替過去的傳統(tǒng)模式。但如何跟上時代的發(fā)展、強化機關(guān)檔案管理的水平、提高機關(guān)檔案管理工作的效率，如何在具體的工作中破除思想意識跟不上時代的步伐，傳統(tǒng)的思想觀念占據(jù)主導(dǎo)位置等現(xiàn)象呢？要搞好機關(guān)檔案工作，必須從根本上轉(zhuǎn)變觀念、加強檔案管理實施力度、提高檔案人員的素質(zhì)、促進機關(guān)檔案工作新進展等工作。

一、審視目前機關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）機關(guān)檔案管理工作過于形式化?，F(xiàn)機關(guān)單位對檔案管理工作的重要性雖然有了一定的認(rèn)識，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也意識到了對加強檔案工作管理的必要性。但是實際的情況卻還是趨于表面形式，從根本上并沒有改變，雖已經(jīng)建立的檔案資料，但并沒有對其進行充分的利用，這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好地體現(xiàn)。

（二）機關(guān)檔案管理實施力度不夠。機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度直接影響檔案工作能否有效開展，對機關(guān)檔案管理的執(zhí)行力起著相關(guān)重要的作用。但機關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)往往分管幾個科室或多個部門，而檔案工作僅僅是科室或部門眾多工作中的一項，又沒有專職檔案人員分管，主管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度可想而知，檔案工作不是在短期就能見到成效的工作，其積極作用往往沒有其他部門的工作所起的作用顯著，所以在管理的力度上明顯不足。

（三）機關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平相對較低。檔案管理的工作只是作為機關(guān)單位中日常工作的一小部分，因此沒有專業(yè)的檔案管理人員。負責(zé)機關(guān)檔案管理的工作人員都是身兼多職，這就會導(dǎo)致他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，不會把更多的時間放在從事檔案治理工作上，更不會把精力完全放在業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能的鉆研上，大多數(shù)檔案人員對檔案工作重要性和責(zé)任性理解的不完全不透徹，工作中存在敷衍了事的思想，對所從事的檔案工作并不熱衷，不能從根本上發(fā)揮作用。

二、如何從根本上轉(zhuǎn)變機關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）務(wù)必由傳統(tǒng)的思想觀念向創(chuàng)新的觀念轉(zhuǎn)變。檔案管理工作是一門具有較強科學(xué)性且內(nèi)容豐富的系統(tǒng)工作。只有機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者觀念的轉(zhuǎn)變、工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變，才能真正提高機關(guān)檔案的管理水平。眾所周知，任何一個單位的任何一項工作，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是很難開展的，更不要說取得良好的效果或成績，這項工作能否順利順利開展，取決于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的意義和價值的認(rèn)識程度，取決于他們對檔案工作的態(tài)度，領(lǐng)導(dǎo)者觀念的轉(zhuǎn)變而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)站在某個高度，從長遠的利益出發(fā)，以提高檔案管理水平為重點，建立健全行之有效的管理機制，有效提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，使得檔案管理模式得到有效創(chuàng)新。

（二）務(wù)必提升對檔案管理人員的執(zhí)行與監(jiān)督力度。一般情況下，機關(guān)的公務(wù)員在工作中的重點與方向幾乎都是以領(lǐng)導(dǎo)的指示與態(tài)度來作為風(fēng)向標(biāo)的，領(lǐng)導(dǎo)除了要加強對檔案管理這項工作的關(guān)注與投入，更重要的是要做好對檔案人員的監(jiān)督與執(zhí)行的工作，真正將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強對專業(yè)技能培訓(xùn)，理順檔案管理體制，強化檔案管理手段，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，合理優(yōu)化檔案管理工作流程，規(guī)范檔案信息化建設(shè)，建立獎懲機制，激發(fā)檔案人員的工作熱情，確保機關(guān)檔案管理工作抓鐵有痕、落地有聲。

（三）務(wù)必提高機關(guān)檔案人員的自身素質(zhì)。因為機關(guān)對檔案管理工作的不重視，所以導(dǎo)致檔案管理工作缺乏專業(yè)性、技術(shù)性，機關(guān)檔案管理的人員絕大多數(shù)是非專業(yè)人員，相關(guān)的專業(yè)知識相對匱乏，且缺少相關(guān)的專業(yè)技能，而且還存在一人兼多職、變動頻繁等問題。只有將檔案工作的重視程度和地位與各機關(guān)主要的業(yè)務(wù)部門同等重要時，才能在機關(guān)中配備專門的檔案管理人員，才能充分調(diào)動機關(guān)檔案人員的積極性，提高檔案管理人員的工作能力，真正的將檔案工作作為一項重要的事業(yè)來重視。只有提高機關(guān)檔案人員的自身素質(zhì)，才能在具體的工作中發(fā)揮優(yōu)勢，做好檔案管理工作。

三、結(jié)束語

檔案見證了各個機關(guān)單位的成長歷程，并在事業(yè)發(fā)展過程中起著重要的作用。搞好機關(guān)檔案工作是新的歷史條件下機關(guān)檔案工作面臨的新任務(wù)、新要求。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念高度重視檔案事業(yè)，充分發(fā)揮其主觀能動性，機關(guān)中的檔案管理者與工作人員應(yīng)該在工作的過程中不斷提升自己的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，不斷加強對檔案管理工作人員的執(zhí)行與監(jiān)督，積極創(chuàng)新、努力進取，進而為機關(guān)單位未來的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

篇（2）

就目前來看，我國的檔案管理工作的水平還有待提高，一些單位的檔案管理存在著人員素質(zhì)不高、重保管輕利用等現(xiàn)象，有的單位的檔案管理人員甚至還存有應(yīng)付檢查等觀念，嚴(yán)重制約了我國檔案管理工作的發(fā)展。管理人員普遍沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，只根據(jù)工作需要進行必要的信息整理，而沒能使檔案管理發(fā)揮其真正的價值。這種陳舊的管理理念必然會導(dǎo)致工作人員在工作中的行為不夠積極，不能主動的改變和創(chuàng)新管理方式，從而影響了檔案管理的整體水平。在信息時代，各種理論和技術(shù)不斷的向前發(fā)展，其更新速度也越來越快，如果檔案管理人員不能及時有效的汲取新的理論知識，更新自身知識結(jié)構(gòu)，完善自身技術(shù)水平，那么將很快落后于檔案管理的時代要求。這也是我國檔案管理工作缺乏創(chuàng)新的最主要原因。此外，隨著各類管理和存儲技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作對于工作人員的專業(yè)知識和技能的要求也逐漸提高。只有具備了相關(guān)的職業(yè)技能的人才，才能夠滿足相關(guān)的設(shè)備和系統(tǒng)控制需求。但是，就我國目前的檔案管理工作人員的整體水平來看，還有待提高，尤其是一些資深的檔案管理工作人員，由于從業(yè)較早，其無論是知識結(jié)構(gòu)還是技術(shù)能力，都相對陳舊。

二、檔案信息化管理的優(yōu)勢

所謂檔案管理信息化，就是通過一定的現(xiàn)代信息管理技術(shù)對現(xiàn)有的檔案管理進行全方位的升級和改造，使其從管理模式和方法上更多的采用信息化檔案管理方式。并且能夠在高效管理的同時，做到對檔案信息的合理利用，使其能夠在工作中最大限度的發(fā)揮價值，服務(wù)于單位管理和社會管理。筆者在認(rèn)真分析了信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理后，總結(jié)信息化的優(yōu)勢有以下幾點：首先，其可以克服傳統(tǒng)的檔案管理低效率的手工作業(yè)形式，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的更加高效和精準(zhǔn)的管理。因為在信息化檔案管理的過程中，采用的是硬盤、光盤等體積小、容量大的存儲設(shè)備，運用的是先進的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活存??；其次，信息化的檔案管理可以克服傳統(tǒng)檔案管理的定期分類數(shù)據(jù)搜集和整理工作，因為在信息化的檔案管理過程中可以在信息和資料錄人的同時，完成對其屬性和類目的管理，不僅便于查找利用，還可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時提高檔案管理的維護性；再次，在傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續(xù)繁瑣，程序復(fù)雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實現(xiàn)信息化管理后可在電子文件歸擋的同時進行主題詞標(biāo)引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。

三、實現(xiàn)檔案管理信息化的主要措施

1、提高對檔案管理信息化重大意義的認(rèn)識

人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態(tài)。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進取，努力學(xué)習(xí)建設(shè)有中國特色的社會主義理論。關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強化檔案管理的現(xiàn)代化、科技化意識，不斷強化計算機管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變過程中是至關(guān)重要的。

2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。這就需要培養(yǎng)出一支專業(yè)化的管理干部隊伍。隨著信息時代不斷發(fā)展，對每位檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理工作者除了要強化事業(yè)心之外，還要加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和管理技術(shù)，掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識及管理科學(xué)，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定。努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，又熟悉計算機管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

篇（3）

1轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識

現(xiàn)代醫(yī)院的管理中，病歷檔案的管理十分重要。我國對病歷檔案管理人員的配置有很高的要求，要求三級以上醫(yī)院要具備100張床位，3名病案管理人員，并且每增加50張床位就要增加1名病案管理人員?？墒墙陙恚S著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療機構(gòu)中的病歷檔案管理工作相對于往年仍不是很理想，在實際工作中，也經(jīng)常會有很多問題出現(xiàn)，比如對病歷檔案的管理工作經(jīng)常會被分配為后勤管理，原因是沒有對病歷檔案管理引起足夠的重視，在一些規(guī)模較大的醫(yī)院的管理中，僅僅只有不到10人的檔案管理人員，這種編制不足而又人員短缺的狀況，就使病歷檔案管理工作的開展受到了阻礙。面對這種情況的出現(xiàn)，就要及時想到解決問題的方法，那么就要求醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)能夠充分認(rèn)識到病例檔案管理工作的重要性，然后再根據(jù)醫(yī)院的實際情況來開展相應(yīng)的檔案管理工作，并在醫(yī)院的管理制度中增加此項內(nèi)容，把檔案管理工作放在醫(yī)院的重點位置。醫(yī)院可以采取成立病歷檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的方法，成立有主管領(lǐng)導(dǎo)帶頭、醫(yī)務(wù)科和護士部、信息科等部門參加的形式，這樣可以總體提高病案管理的水平。根據(jù)相關(guān)的醫(yī)療事故處理條例規(guī)定，要求醫(yī)院要聯(lián)系實際，在醫(yī)院的崗位設(shè)置中明確檔案管理人員的崗位，并完善病歷檔案的收集、整理以及借閱采取相應(yīng)的管理制度，讓各項制度具有可行性，加快病歷檔案管理工作規(guī)范化和制度化的發(fā)展。

2規(guī)范病歷書寫行為，強化病歷檔案內(nèi)涵

病歷檔案主要是由醫(yī)護人員編制的醫(yī)療記錄，醫(yī)療記錄應(yīng)該具有客觀性和真實性，是根據(jù)病人的客觀病情進行演變而來的決策過程，同時這也反映了醫(yī)務(wù)人員是否具有良好的臨床思維。在現(xiàn)實工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些醫(yī)務(wù)人員思想態(tài)度不端正或是沒有工作責(zé)任心的問題，同時病歷也存在對病情記錄不詳細、對病人的體格檢查不全面的現(xiàn)象，嚴(yán)重時還出現(xiàn)病歷內(nèi)容不符合事實的情況。那么，面對這些情況的發(fā)生，醫(yī)院應(yīng)該經(jīng)常性地組織開展各種各樣的病歷質(zhì)量教育活動，將醫(yī)院的病歷質(zhì)量體制進行完善和健全，充分發(fā)揮醫(yī)療機制小組的作用，能把病歷質(zhì)量和個人的利益進行結(jié)合，從而讓整體質(zhì)量得到加強。醫(yī)務(wù)人員在病歷的書寫過程中，要用科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，做到規(guī)范使用醫(yī)學(xué)術(shù)語，做到字跡工整，表述清晰，語句通順，在記錄后還要進行認(rèn)真合理的檢查，按照真實的檢查結(jié)果整理；其次是對法律意識進行強化，病歷檔案是具有法律效力的一種文書形式，在書寫過程中一定要拒絕涂改和偽造，或是銷毀的現(xiàn)象，確保病歷檔案的真實性和完整性，讓醫(yī)患雙方的利益都得到保證，從而提升醫(yī)療質(zhì)量，在最大限度上減少醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生。醫(yī)務(wù)人員要樹立標(biāo)準(zhǔn)化的意識，嚴(yán)格按照衛(wèi)生部的《病例書寫規(guī)范》的要求，將書寫要點完全掌握，提高病歷書寫的質(zhì)量，促進病案的建設(shè)，使醫(yī)療服務(wù)占據(jù)更高效的優(yōu)勢。

3重視人員素質(zhì)建設(shè)

病歷管理人員的素質(zhì)直接影響到病案的管理水平。病案的管理并不是簡單地對文案的整理，也是將醫(yī)院的管理和檔案的管理進行計算統(tǒng)計的復(fù)雜性工作。當(dāng)下，隨著新時代的發(fā)展，信息技術(shù)水平的提高，醫(yī)療機構(gòu)中的病案管理工作開展仍然不盡人意，病案管理人員的編制技術(shù)不專業(yè)，錄入等工作沒有進行檔案的編研，沒有進行相應(yīng)的信息開發(fā)與利用。并且病案管理隊伍梯隊有不合理性的特征，年齡偏大很難適應(yīng)信息建設(shè)的步伐。所以，為了使病案管理水平得到提高，就要對病案管理人員進行相關(guān)的培養(yǎng)，并納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃當(dāng)中，增加人員編制，對病案的日常工作進行認(rèn)真管理，用科學(xué)和系統(tǒng)的手法進行開發(fā)和利用，從本質(zhì)上避免“重藏輕用”的現(xiàn)象，從而使醫(yī)院的病案管理人才結(jié)構(gòu)得到改善。這種加強人員培養(yǎng)的方式，融入了專業(yè)教育與繼續(xù)教育，對在職病案管理人員得到專業(yè)的深造和學(xué)習(xí)，如果能夠讓學(xué)員有更多外出培訓(xùn)的機會，開拓知識面，能夠使知識不斷創(chuàng)新，能夠加強對病案管理人員的醫(yī)德教育，不斷使其思想境界得到提升，就能夠成功有效地抵制醫(yī)療行業(yè)不良風(fēng)氣。

4強化病案管理硬件建設(shè)

紙質(zhì)病案的問題一直很嚴(yán)重，雖然可以將病歷的首頁輸入到電腦當(dāng)中進行保存，但是他本身所占的庫存和歸檔的工作程序還是沒有改變，這就使得大量的病案隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的快速發(fā)展而產(chǎn)生，造成了庫房擁擠或是安全性差的困難。想要實現(xiàn)病案管理的科學(xué)化，就要加大資金的投入，使現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備能夠更新，從而提高病案管理工作的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的普及和推廣，HIS系統(tǒng)的應(yīng)用和電子病歷的推廣，推動了病案電子儲備配置和一些必備軟件設(shè)施的順利實施。所以，完善病歷檔案的掛歷系統(tǒng)，使防盜監(jiān)控設(shè)置和溫濕度自動條調(diào)控系統(tǒng)等的壽命得到延長，才能夠使病案保持一定的完整性與安全性。

5結(jié)語

在醫(yī)院的病歷檔案中，只有將檔案管理體系進行逐步的完善，才能夠發(fā)揮醫(yī)院病例信息樞紐的作用，病歷檔案的管理工作在病歷檔案的開發(fā)和傳播、創(chuàng)新中，都發(fā)揮著重要的作用。加強對醫(yī)院病歷檔案管理工作的優(yōu)化，使醫(yī)院的服務(wù)職能得到更好的發(fā)揮。

參考文獻

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隨著科技的進步和計算機網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，檔案信息化管理越來越受到廣泛重視。在新形勢下，通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，建立了計算機檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機編制了檔案的案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實現(xiàn)了檔案計算機網(wǎng)絡(luò)檢索。同時，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，可以有效地實現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的交流（如辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，由于檔案管理可以利用電子文件的實時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為開展發(fā)展新形勢的規(guī)劃、運行分析等各項活動發(fā)揮了積極、重要的作用。

二、現(xiàn)代檔案管理的存在的問題

雖然隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)利用了計算機系統(tǒng)管理檔案，使檔案管理工作取得了許多成績，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與檔案管理的現(xiàn)代化及今后社會發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。具體問題可以討論如下。

（一）檔案管理與社會生產(chǎn)力的發(fā)展還不能有機融合

為實現(xiàn)檔案管理需要，我們許多單位都建立了一系列各種專業(yè)的計算機管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)可以承載著大量的管理信息，并且隨著社會的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（二）社會對檔案管理的重要性認(rèn)識不足

一直以來，對檔案的管理只是組織方面的工作，對社會的需要鮮為人知，因此，社會一些部門只注重物質(zhì)文明的建設(shè)，而忽視了的檔案建設(shè)。再加上部分的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，庫藏檔案資源不夠豐富，影響了在新形勢下為生產(chǎn)力的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預(yù)期效果。

（三）檔案管理現(xiàn)代化體制機制還不健全

在檔案管理部門，由于檔案科室內(nèi)部分工不細，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動，由于各部門的交流不夠，致使在檔案管理工作過程中，使其形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

（四）檔案隊伍的素質(zhì)與社會生產(chǎn)力的發(fā)展還不相適應(yīng)

由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位缺少專業(yè)人員，在一些單位，大都屬于人員安置型，造成目前檔案管理隊伍中整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。

三、加強現(xiàn)代檔案管理的建議

篇（5）

改革開放以來，我國的建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1．綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2．土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開／竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3．竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1．檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80％左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2．缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3．缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。

三、建筑工程檔案有效管理的措施

1．建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

2．嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3．加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

4．加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

5．充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。

各部門還應(yīng)有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。

篇（6）

中圖分類號：TU198文獻標(biāo)識碼： A

建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認(rèn)真進行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

3.嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。

各部門還應(yīng)有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

總之，當(dāng)前，我國的建筑市場面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

參考文獻

篇（7）

目前，區(qū)級檔案館館藏檔案內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理原則、質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是館藏檔案未進行檔案的實體分類，沒有編制檔號、沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄或有卷內(nèi)目錄但內(nèi)容填寫不全，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無法檢索，而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，有按時間組卷的，也有按機構(gòu)、問題組卷的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的幾百頁一卷等。從以上情況來看，目前，區(qū)級檔案館檔案管理基礎(chǔ)還未具備實現(xiàn)計算機管理檔案的必備條件，這就需要科學(xué)地解決這些問題。

二、加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

提高檔案管理水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

（一）統(tǒng)一檔案分類

將區(qū)屬各職能部門在工作中形成的各類檔案按有關(guān)規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，明確各類檔案的檔號、目錄號的編制原則和依據(jù)。

（二）全面普查案卷，去粗取精

將檔案館現(xiàn)存的檔案按要求進行清理核對，將無查考價值的重分文件和已到保管期限的案卷進行鑒定剔除，避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（三）重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化科學(xué)保管而且亦可提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（四）統(tǒng)一檔案分類號，保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類時，必須以館藏全部檔案為對象。同時，還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后分類一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范案卷題名，保證檢索查準(zhǔn)率

案卷題名準(zhǔn)確是保證檔案檢索查準(zhǔn)率的基礎(chǔ)。只保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名，而規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。因為計算機檢索是在手工檢索的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，所以，在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種等要素都填寫完整，規(guī)范題名要素，這樣就可在檢索中保證查準(zhǔn)率。

三、加快檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進檔案管理現(xiàn)代化進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，將無法保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，甚至直接影響檔案管理現(xiàn)代化的進度。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。區(qū)級檔案館在推進計算機管理檔案的過程中，應(yīng)先根據(jù)館藏各全宗檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況，應(yīng)重點對館藏珍貴檔案、具有長遠使用價值的檔案、具有經(jīng)濟、科技、文化價值的檔案、具有地方特色的檔案和利用率高、需求大的檔案進行優(yōu)先加工整理，然后根據(jù)情況再對其他檔案進行整理，這樣就可以由重要到一般，逐步推進檔案管理數(shù)字化的進程，提高利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的檔案則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了工作效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對那些特殊形式的檔案，如“科技檔案”“專業(yè)檔案”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間等用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，提高著錄速度。

（四）加強電子文件歸檔管理

篇（8）

檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點。

1.學(xué)習(xí)能力的提高

信息時代，要求檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。當(dāng)前已經(jīng)進入終身學(xué)習(xí)的時代，不會學(xué)習(xí)將會成為新時代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會被淘汰。

2.操作管理能力的提高

要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎(chǔ)的是要具備實際操作技能，具體包括立卷、整理、編目、鑒定，著錄、標(biāo)引、保護等。此外，還需要具有統(tǒng)籌安排、仔細耐心的基本品質(zhì)。除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

3.安全意識的提高

作為一名合格的檔案管理人員，要把安全責(zé)任意識貫穿于檔案工作的始終。通過對《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識，提高保密工作的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。有些檔案涉及到國家安全和社會穩(wěn)定，有些檔案關(guān)系到企業(yè)競爭與發(fā)展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應(yīng)該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發(fā)生。

4.服務(wù)意識的提高

信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。然而，隨著當(dāng)前形勢和社會發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟價值、市場價值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動服務(wù)意識，深入社會調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展。

二、辦公自動化的廣泛應(yīng)用

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送，時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

三、檔案管理利用效果的應(yīng)用

新形勢下檔案管理集中體現(xiàn)在普遍采用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大地提高了檔案管理的效率和效果。一方面通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收的電子文件逐一進行歸檔，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，大大提高了檔案的管理和利用效率。

1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

（一）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負責(zé)。

（二）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形式部門了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

篇（9）

中圖分類碼：G25 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優(yōu)化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質(zhì)等方面入手，不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務(wù)工作更好發(fā)展。

一、圖書館檔案管理的問題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎(chǔ)，在隨著信息化的技術(shù)不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：

（一）檔案數(shù)字化進程緩慢。在檔案整體的結(jié)構(gòu)上的不足檔案數(shù)字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業(yè)務(wù)檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質(zhì)為主，在當(dāng)今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)與當(dāng)前的發(fā)展不相適應(yīng)，在整體的結(jié)構(gòu)上的優(yōu)勢愈 來愈小。

（二）檔案管理上操作不規(guī)范。在管理上操作不規(guī)范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎(chǔ)的設(shè)施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當(dāng)多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業(yè)的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發(fā)展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發(fā)展起到很好的促進參考的作用。

（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認(rèn)為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術(shù)語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構(gòu)水平不高，崗位職責(zé)不明確，責(zé)任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務(wù)質(zhì)量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構(gòu)及其專職人員，最終導(dǎo)致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性

（一）優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務(wù)發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標(biāo)。

（二）檔案管理是圖書館進行科學(xué)管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學(xué)性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務(wù)工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。

三、圖書館檔案優(yōu)化管理的措施

（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機制。科學(xué)規(guī)劃圖書館檔案管理機制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高圖書檔案管理的信息化服務(wù)能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進行系統(tǒng)優(yōu)化服務(wù)才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設(shè)。

（二）加強檔案數(shù)字化建設(shè)，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫。所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進程中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務(wù)管理，共同實現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào) 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。圖書館應(yīng)設(shè)置專職工作人員負責(zé)檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應(yīng)盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進行培訓(xùn)，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術(shù)，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認(rèn)識到圖書管理人員對圖書 館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷轉(zhuǎn)變其工作觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應(yīng)提高工作的嚴(yán)肅 性，增強工作責(zé)任感，及時的準(zhǔn)確地對檔案材料進行分類管理。

隨著社會的發(fā)展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠?qū)τ诮M織機構(gòu) 的可持續(xù)的發(fā)展有著最為基礎(chǔ)的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展能夠?qū)τ谧陨淼乃降玫接行У奶岣?，對于其中的一些不足還需要進一步的得到創(chuàng)新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現(xiàn)代化的體現(xiàn)出來。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞:醫(yī)療檔案管理;存在問題;優(yōu)勢;實現(xiàn)途徑

Key words:medical archive and information management;existing problems;advantage;approach

中圖分類號:R19 文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0101-01

1 當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理意識淡薄,檔案利用率不高。檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。雖然近年來檔案界對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益進行了廣泛的宣傳,但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù),輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀較為普遍,同時由于經(jīng)營者忽視檔案工作的重要性,對檔案工作建設(shè)程度不夠,檔案信息資源開發(fā)不足。

1.2 檔案管理制度不健全,檔案收集效率不高。在醫(yī)院管理工作中,醫(yī)院制定了適用于本院較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé),但由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求,在一個單位內(nèi)形成了多部門管理檔案的格局。沒有設(shè)置專職的檔案管理員,因此涉及檔案管理的制度、職責(zé)就較少,也沒有相關(guān)的考核目標(biāo)和檢查制度。由于檔案管理制度不健全,檔案職能管理不完善,形成各科室相關(guān)檔案工作人員工作松散,出現(xiàn)不及時移交各自保管的檔案材料,造成檔案資料收集效率不高,檔案資料收集不齊全,給檔案管理的基礎(chǔ)工作帶來不便。

1.3 檔案專業(yè)人員素質(zhì)差距較大。當(dāng)前醫(yī)院的管理架構(gòu)沒有完全分層次設(shè)置專職的檔案管理員,各基層檔案管理員多是由文秘兼于一身。因此,在人員的配備上較重視主要職能工作的能力,而忽視檔案專業(yè)管理能力。又由于我國檔案專業(yè)人員匱乏,導(dǎo)致從事醫(yī)療檔案管理人員隊伍素質(zhì)參差不齊,形成檔案管理工作的混亂與滯后。同時由于現(xiàn)有檔案管理人員缺乏挑戰(zhàn)精神,不及時學(xué)習(xí)新文化、新知識,更新舊觀念、舊方法,使得檔案管理工作不能有效地改進與提高,更別談創(chuàng)新與發(fā)展。

1.4 檔案硬件設(shè)施投入不足,現(xiàn)代化管理水平不高。醫(yī)院的重點工作是醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè),對檔案管理工作的硬件設(shè)施投入相對較少。一些單位由于醫(yī)療用房緊張致使檔案用房狹小,檔案所用的庫房、閱覽室、辦公室做不到三分開,不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外,檔案管理設(shè)備陳舊,管理技術(shù)落后,也制約了檔案管理工作的開展。近年來,隨著科學(xué)技術(shù)的進步,計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到廣泛運用,醫(yī)院在各層面的醫(yī)療管理手段不斷進步。

2 醫(yī)院醫(yī)療檔案管理信息化的優(yōu)勢

2.1 檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進行信息化手段處理后,可以有效地保護檔案原件,可以避免檔案原件被過多地直接使用,或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達到保護檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險。

2.2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫(yī)院工作中,檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來,利用計算機軟件進行工作,大大改善了工作條件,信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統(tǒng)調(diào)整,有效地提高了工作效率。

2.3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性,其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航,可增強對原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍;更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽,并保持隨機存取,提高了檔案原件的利用率,最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng),使用時只需輸入關(guān)鍵詞,相關(guān)資料信息就可呈現(xiàn)在計算機屏幕上。在檔案的利用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限是紙質(zhì)檔案難以比擬的。其次,醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室,只要有需要,就可以獲取更為及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息。

2.5 檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時間的推移,檔案資料越來越多,不但占用大量的儲存空間,還需要做好溫度、濕度控制和防蟲工作,導(dǎo)致管理成本居高不下,使用效率卻比較低的問題。

3 實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息化管理的途徑

3.1 培訓(xùn)人員,建立技術(shù)平臺全面提高醫(yī)療檔案管理人員的信息技術(shù)水平和職業(yè)道德素質(zhì),建立一支專業(yè)化的適應(yīng)信息時代要求的醫(yī)療檔案管理人才隊伍。引進計算機檔案管理技術(shù),數(shù)字化技術(shù),網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等現(xiàn)代先進技術(shù),建立醫(yī)療檔案信息數(shù)據(jù)庫,使用高效的醫(yī)療檔案管理軟件,保證檔案信息的真實和完整,實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享。引進先進的保管設(shè)備,實現(xiàn)庫房溫濕度控制自動化,營造一個科學(xué),安全地保管醫(yī)療檔案的物理環(huán)境。

3.2 建立醫(yī)院共享的醫(yī)療檔案把個人疾病史和治療史實行信息化管理的系統(tǒng),并爭取把住院病歷也與醫(yī)療費用每日清單制一樣,通過備份與患者見面,給患者醫(yī)療消費的知情權(quán)。住院病歷可以體現(xiàn)患者在醫(yī)院接受治療的情況,可以方便患者對醫(yī)院的治療質(zhì)量進行直接的監(jiān)督,可以促進治療醫(yī)生認(rèn)真診治并認(rèn)真填寫病歷?；颊咭姷街委煵v記錄后,可以隨時提出質(zhì)疑,一旦出現(xiàn)醫(yī)療糾紛,或者將來出現(xiàn)醫(yī)療糾紛,都可以作為雙方的證據(jù)。

結(jié)語:醫(yī)療檔案是具有科學(xué)性、邏輯性、真實性的醫(yī)療衛(wèi)生科技檔案,是醫(yī)院各項管理工作中取之不盡的信息資源。在信息時代,實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療檔案管理信息化,對于加強醫(yī)療檔案的管理、開發(fā)和利用,及充分發(fā)揮醫(yī)療檔案信息的價值,對加快醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的意義。

參考文獻: