序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理基礎(chǔ)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1.檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析

我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。

二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類(lèi)似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。

2.實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

2.3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

2.4統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類(lèi)然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類(lèi)文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

2.5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

3.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

3.2分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3.3 分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)

篇（2）

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

前言

近些年來(lái),隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和人們生活水平的飛速發(fā)展,人際之間的交流和交往也變得越來(lái)越密切。與此同時(shí),檔案的重要性也逐漸現(xiàn)象了出來(lái),成為企業(yè)工作的種種之中。檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系著企業(yè)工作的進(jìn)度,同時(shí)也關(guān)系到每一個(gè)群體的基本信息和參考數(shù)據(jù)。就目前企業(yè)發(fā)展而言,檔案工作直接決定著一個(gè)員工的工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量龐大、工作系數(shù)難度高和管理人員現(xiàn)代化管理理念的完善?；诖?在目前檔案管理管理工作越來(lái)越受到人們的重視,其基礎(chǔ)管理也得到了人們的關(guān)注。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

（1）、提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案管理水平的重要指標(biāo)，檔案管理基礎(chǔ)工作需要將檔案進(jìn)行分卷整理，歸檔，將檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。一些部門(mén)由于對(duì)檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無(wú)用的檔案，通過(guò)檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類(lèi)管理，對(duì)檔案的頁(yè)碼和信息進(jìn)行了歸類(lèi)和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。

（2）、確保檔案檢索的準(zhǔn)確性

檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類(lèi)，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫(kù)，方便檔案的檢索和使用。要想及時(shí)準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類(lèi)，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。

（3）、提高檔案的利用率

檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會(huì)對(duì)檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價(jià)值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫(kù)中可以對(duì)檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析

（1）、缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結(jié)構(gòu)一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對(duì)于新的檔案管理知識(shí)以及檔案管理系統(tǒng)并不熟悉，并且這些工作人員的學(xué)習(xí)這些新的知識(shí)存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進(jìn)管理知識(shí)和管理理念的檔案管理人員，在信息時(shí)代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統(tǒng)，由于缺少掌握信息系統(tǒng)的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。

（2）、檔案管理工作不規(guī)范

檔案的檔號(hào)是進(jìn)行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國(guó)目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)不扎實(shí)等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號(hào)、出現(xiàn)一卷多冊(cè)等情況、檔號(hào)的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時(shí)查找；檔案標(biāo)題不能準(zhǔn)確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價(jià)值鑒定；還有一些檔案沒(méi)有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標(biāo)題查找，給檔案管理和檢索帶來(lái)極大難度；檔案管理不夠仔細(xì)，很多案卷出現(xiàn)缺頁(yè)、少頁(yè)、斷面等情況，尤其是一些存放時(shí)間較長(zhǎng)的文檔，此類(lèi)問(wèn)題更加嚴(yán)重。

（3）、檔案管理現(xiàn)代化程度不高

目前，我國(guó)企業(yè)檔案還沒(méi)有完全具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面查找。

（4）、檔案案宗不科學(xué)

在檔案管理工作中,案宗是最為關(guān)鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對(duì)于檔案案宗的認(rèn)識(shí)不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問(wèn)題與缺陷,在應(yīng)用的過(guò)程中對(duì)于整個(gè)館藏內(nèi)容和龐大的案卷數(shù)量而言存在著十分復(fù)雜的問(wèn)題和隱患,這些問(wèn)題的存在是一個(gè)極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對(duì)于整個(gè)檔案管理質(zhì)量較為欠缺的一環(huán)。

三、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施

（1）、提高檔案管理工作人員素質(zhì)

工作人員素質(zhì)的提高是息息相關(guān)的，檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高與由于當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進(jìn)一步提高檔案管理基礎(chǔ)工作人員的素質(zhì)。一方面需要改善檔案管理工作人員隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊(duì)伍的活力。單位可以引進(jìn)一些掌握新的檔案管理知識(shí)的工作人員，這樣有助于引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。另一方面加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，向他們傳授一些新的檔案管理知識(shí)，不斷提高人員素質(zhì)。同時(shí)鼓勵(lì)工作人員加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準(zhǔn)確率。

（2）、加強(qiáng)檔案管理工作

首先，從組織上加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，明確專(zhuān)門(mén)的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進(jìn)行監(jiān)督和抽查；建立專(zhuān)業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備具備良好專(zhuān)業(yè)知識(shí)的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強(qiáng)檔案校核力度，實(shí)行歸檔審查和借閱等級(jí)審批制度，通過(guò)流程來(lái)把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲和考核制度。

（3）、加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過(guò)與檔案號(hào)編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過(guò)目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，降低人工出錯(cuò)的概率，提升勞動(dòng)效率和準(zhǔn)確度，其次，應(yīng)該積極推行和使用各類(lèi)新型計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)、規(guī)范檔案的題名，建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。

（4）、重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代檔案管理方法是滿(mǎn)足現(xiàn)有社會(huì)需要的一個(gè)重要進(jìn)步,為保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎(chǔ)做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量,以現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入系統(tǒng)的分析,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]周宇飛.在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:83.

篇（3）

Keywords: basic work; file management; modern.

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

篇（4）

新經(jīng)濟(jì)條件下，以高科技為代表的科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，一方面給檔案管理基礎(chǔ)工作帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇，同時(shí)也面臨來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)，人類(lèi)要進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)要發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作，檔案管理基礎(chǔ)工作必將在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各方面發(fā)揮作用，本文擬從檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析入手，提出檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，以提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，為經(jīng)濟(jì)工作做出貢獻(xiàn)。

一、目前檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)存主要問(wèn)題剖析

隨著科學(xué)技術(shù)的普及和發(fā)展，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、傳統(tǒng)檔案管理改革不夠，計(jì)算機(jī)普及程度不高

傳統(tǒng)檔案管理目前在我國(guó)還占絕大多數(shù)，正規(guī)檔案館計(jì)算機(jī)普及程度相對(duì)好一些，但在機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位相對(duì)就差很多，比如在住房公積金管理方面，雖然由于行業(yè)較新，計(jì)算機(jī)應(yīng)用程度還較好，但管理程度就有很大出入，管理也不規(guī)范。

2、基礎(chǔ)檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范

以住房公積金為例存在的問(wèn)題較多，首先檔案號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)另外一卷多冊(cè)的現(xiàn)象也非常普遍；另外案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍，另外部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用，造成資源的浪費(fèi)。

3、基層單位的檔案管理人員隊(duì)伍亟待提高

以吉林省為住房公積金的檔案管理單位為例，從業(yè)人員比較雜，專(zhuān)業(yè)檔案管理人員奇缺，現(xiàn)存管理人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)存在很大問(wèn)題，對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)水平也跟不上。

4、檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度不夠

現(xiàn)在的檔案管理工作，雖然在表面上被認(rèn)為是受到重視的，但在實(shí)際工作當(dāng)中，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層，還是各部門(mén)，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作的開(kāi)展，有時(shí)甚至是流于

形式。

二、完善工作措施

檔案管理基礎(chǔ)工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，要想達(dá)到系統(tǒng)的產(chǎn)出最大，更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法。在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。同時(shí)要齊抓共管，全方位營(yíng)造和諧氛圍，把檔案管理基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。

1、充分動(dòng)員，做好檔案的全面普查工作

檔案普查是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步。根據(jù)整體要求，首先進(jìn)行檔案的科學(xué)普查工作，普查過(guò)程中主要是查缺補(bǔ)漏，剔出重復(fù)的案卷，提高檔案的使用效率。

2、加強(qiáng)案卷的規(guī)范化管理

普查之后要將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。做到流程式管理

3、著錄工作的規(guī)范化

規(guī)范化檔案管理過(guò)程中著錄工作是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。各單位要結(jié)合自己的實(shí)際情況對(duì)細(xì)則進(jìn)行分解，以真對(duì)自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況。

4、統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)，保證檢索查全率

區(qū)別于手工檔案，計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜地制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類(lèi)，然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類(lèi)文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。既保證了檢索查全率，也提高了檢索的效率。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類(lèi)號(hào)的設(shè)立保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名等項(xiàng)的過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。

6、齊抓共管，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化

篇（5）

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專(zhuān)業(yè)的設(shè)備，只有對(duì)管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門(mén)需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類(lèi)的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來(lái)越多，為了做好檔案的存儲(chǔ)工作，檔案館管理部門(mén)需要做好檔案館的擴(kuò)建工作，要增加檔案館的容量。我國(guó)很多檔案館存儲(chǔ)的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時(shí)間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對(duì)檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專(zhuān)業(yè)性比較差，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，也沒(méi)有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國(guó)檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。

在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，有的檔案沒(méi)有目錄號(hào)，存在一卷多冊(cè)的現(xiàn)象，在檔號(hào)設(shè)置時(shí)存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時(shí)沒(méi)有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無(wú)法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計(jì)不準(zhǔn)確的問(wèn)題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無(wú)法涵蓋檔案的全部?jī)?nèi)容，在檢索的過(guò)程中，不利于提高檔案的利用率，而且會(huì)浪費(fèi)用戶(hù)較多的時(shí)間。有的檔案還存在案卷頁(yè)碼不統(tǒng)一的問(wèn)題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁(yè)問(wèn)題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過(guò)程中，沒(méi)有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強(qiáng)，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問(wèn)題也越嚴(yán)重，為了改善我國(guó)檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門(mén)應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。

2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)水平

2.1 做好普查以及檔案整理工作

在對(duì)檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時(shí)，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對(duì)檔案館中沒(méi)有任何利用價(jià)值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問(wèn)題。在對(duì)案卷進(jìn)行普查的過(guò)程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價(jià)值。

2.2 保證案卷整理的規(guī)范性

檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對(duì)案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲(chǔ)的規(guī)范性。對(duì)缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。

2.3 統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)

在整個(gè)檔案管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況的不同，運(yùn)用不同的分類(lèi)方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作有充足的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對(duì)規(guī)范的效果。這也是為以后的計(jì)算機(jī)錄入工作打好基礎(chǔ)。

2.4 規(guī)范題名

和檔案管理工作中的分類(lèi)號(hào)一樣，對(duì)檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過(guò)程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補(bǔ)充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。

3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 分清主次

進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會(huì)服務(wù)，滿(mǎn)足人們對(duì)檔案的查閱和研究的要求。對(duì)于龐雜的檔案案卷來(lái)說(shuō)，有些是利用率高，保管價(jià)值大的案卷，有些則是相對(duì)來(lái)說(shuō)不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過(guò)程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候，對(duì)重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

3.2 著錄分級(jí)次

在著錄過(guò)程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣既節(jié)約了時(shí)間、人力、與財(cái)力又提高了效率。

3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)，可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引;而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關(guān)鍵詞”

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題縮短查找時(shí)間，提高效率。

檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時(shí)，要做好剔除工作，對(duì)利用價(jià)值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門(mén)還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問(wèn)題，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

篇（6）

做好檔案管理基礎(chǔ)工作，可以保證檢索的查全率和查準(zhǔn)率做好檔案管理基礎(chǔ)工作，可以保證檢索的查全率和查準(zhǔn)率。計(jì)算機(jī)檢索的優(yōu)勢(shì)就是能夠快速滿(mǎn)足使用者的檢索需求。我們?cè)跈n案分類(lèi)過(guò)程中，為了保證檢索的完整性，應(yīng)加強(qiáng)校審力度，避免在文件分類(lèi)過(guò)程中產(chǎn)生錯(cuò)誤。同時(shí)，按照《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)，具體細(xì)則可以根據(jù)具體情況制定，根據(jù)文件具體特征，我們可以對(duì)文件輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。這樣有利于通過(guò)關(guān)鍵詞查找到全部的檔案。在明確清晰的分類(lèi)號(hào)下，我們可以查找到全部的檔案，但是，查找的準(zhǔn)確率卻很難保證，因此，我們還必須規(guī)范案卷的標(biāo)題名稱(chēng)，以便于又快又準(zhǔn)的查找文件。規(guī)范案卷的標(biāo)題名稱(chēng)，盡量采用簡(jiǎn)潔明了的關(guān)鍵詞，這樣有利于提高查找的準(zhǔn)確率。

篇（7）

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析

1、檔號(hào)不規(guī)范，一卷多冊(cè)且沒(méi)有目錄號(hào)現(xiàn)象較多。

2、案卷標(biāo)題不規(guī)范，不能反映主題內(nèi)容甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象比較普遍。

3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以致于部分內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而不能利用。

4、許多案卷未標(biāo)注頁(yè)碼，一旦使用中掉頁(yè)便很難發(fā)現(xiàn)。

5、案卷組卷混亂無(wú)序現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

6、案卷厚薄不一，有的幾頁(yè)紙一文一卷，有的幾百頁(yè)紙一類(lèi)一卷。

二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)?？梢哉f(shuō)公文制發(fā)的如何，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。所以要求檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要統(tǒng)一有序和科學(xué)進(jìn)行。

1、全面普查案卷，去糟取精。

實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作就是普查案卷。對(duì)于綜合性檔案館來(lái)由于說(shuō)很少進(jìn)行全面的清查，難免存在許多無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與效率低的情況。

2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

對(duì)于那些相互存在某種聯(lián)系的文件要盡可能將其組合在一起。同時(shí)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)案卷標(biāo)題以及無(wú)卷內(nèi)目錄的，還要重新加工填寫(xiě)，以保證全部案卷更加規(guī)范，內(nèi)容完整。重新組卷可以?xún)?yōu)化館藏，同時(shí)還可提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規(guī)范，以利于實(shí)施應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段。

3、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：

（1）要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，在完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的情況下，才能進(jìn)行立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂

（2）明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

（3）堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

4、統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)，再根據(jù)情況制定出一些具體細(xì)則。在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)及時(shí)校正分類(lèi)人員的某些錯(cuò)誤。提高校正人員業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)其責(zé)任心，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類(lèi)號(hào)是檢索查全率的保證，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。要做到即保證查全率又保證查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名，防止在檢索時(shí)出現(xiàn)文不對(duì)題、含混不清的情況發(fā)生。

三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于分類(lèi)和檢索，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。還要注意提高案卷裝訂質(zhì)量，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案為社會(huì)所用是檔案管理的一個(gè)重要目。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的維護(hù)和使用，大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，并在使用過(guò)程中從卷宗的整體出發(fā)，對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，分清主次和輕重緩急，對(duì)于可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案，予以側(cè)重考慮，進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會(huì)利用率。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)

篇（8）

那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類(lèi)似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

4統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類(lèi)然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類(lèi)文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可 以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

篇（9）

伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數(shù)字化不斷邁進(jìn)，檔案基礎(chǔ)管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎(chǔ)工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的重要作用

1.1 使檔案管理工作變得標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

n案的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)基本的要求，檔案管理基礎(chǔ)工作通過(guò)將檔案進(jìn)行分類(lèi)整理從而可以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對(duì)檔案信息的查閱，同時(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作還可以使檔案的管理實(shí)現(xiàn)分部門(mén)分事項(xiàng)的針對(duì)性的管理，提高檔案管理的精準(zhǔn)性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財(cái)力，從而導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問(wèn)題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類(lèi)不準(zhǔn)確等各種情況。例如由于單位對(duì)檔案管理工作的不重視的原因，導(dǎo)致在檔案的基礎(chǔ)工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類(lèi)中出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案管理基礎(chǔ)工作沒(méi)有做好會(huì)影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。

1.2 檔案管理基礎(chǔ)工作可以保障檔案檢索的準(zhǔn)確性

檔案管理的基礎(chǔ)工作不僅要求檔案基礎(chǔ)工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準(zhǔn)確性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過(guò)程中保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，提供關(guān)鍵詞或者相關(guān)的內(nèi)容概括，對(duì)于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進(jìn)行重新編寫(xiě)，方便用關(guān)鍵詞或者內(nèi)容概括進(jìn)行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術(shù)的不斷普及，檔案檢索技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，檔案管理基礎(chǔ)工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)提升檔案管理的水平。

1.3 檔案管理基礎(chǔ)工作保障檔案管理的利用率

檔案管理基礎(chǔ)工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會(huì)有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎(chǔ)工作沒(méi)有做好，就會(huì)限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會(huì)經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對(duì)使用率就會(huì)低，因此在檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行歸納整理分類(lèi)過(guò)程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對(duì)比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對(duì)使用率較低的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理保存，同時(shí)注意不能因?yàn)闄n案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。

2 檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高

現(xiàn)階段我國(guó)很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對(duì)年輕人他們的對(duì)新知識(shí)的接收能力會(huì)比較弱，因此就會(huì)很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，無(wú)法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理對(duì)員工素質(zhì)的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，檔案管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較傳統(tǒng)落后，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。

2.2 檔案管理不夠規(guī)范

檔案管理基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要的途徑就是檔案的檔號(hào)，然后在實(shí)際的檔案管理基礎(chǔ)工作中，由于缺乏對(duì)檔案管理的重視，很多員工缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案分類(lèi)整理知識(shí)，導(dǎo)致很是多員工在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可能會(huì)出現(xiàn)缺少目錄號(hào)或者檔號(hào)的命名不規(guī)范等一些列的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)查找。另外，還有的情況是檔案的標(biāo)題命名非常不合理，導(dǎo)致檔案內(nèi)容和檔案標(biāo)題形成巨大反差，使單位很難精準(zhǔn)的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺乏也會(huì)導(dǎo)致員工在對(duì)檔案進(jìn)行整理分類(lèi)時(shí)，出現(xiàn)分類(lèi)不準(zhǔn)的情況，使檔案資源變得非常混亂，無(wú)法更好的為人們提供服務(wù)。

2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)普及度較低

現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理大部分還沒(méi)有普及計(jì)算機(jī)管理，還是以人工度檔案進(jìn)行整理歸檔，而人的精準(zhǔn)率很顯然不能和現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)相比，這樣就不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術(shù)的普及率較低，導(dǎo)致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過(guò)程中由于內(nèi)容的漏洞導(dǎo)致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問(wèn)題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

2.4 檔案保管不當(dāng)造成缺失

現(xiàn)在很多的檔案還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)實(shí)體向電子檔案的轉(zhuǎn)化，很多的實(shí)體檔案由于單位對(duì)檔案管理的不重視導(dǎo)致出現(xiàn)保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁(yè)，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無(wú)法找回。

3 有效展開(kāi)檔案管理基礎(chǔ)工作的幾點(diǎn)建議

3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)很大程度上影響著檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設(shè)，使檔案管理人員認(rèn)真履行自己應(yīng)該履行的責(zé)任，做好自己的工作。另外要加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的建設(shè)，一方面是檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，通過(guò)提升工作人員檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)確保檔案工作人員能夠?qū)n案進(jìn)行合理的整理分類(lèi)，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，因此需要加強(qiáng)對(duì)員工計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，通過(guò)一些現(xiàn)代化的技術(shù)的應(yīng)用來(lái)輔助檔案管理工作人員更好的展開(kāi)檔案管理基礎(chǔ)工作。

3.2 注意檔案管理從起草公文開(kāi)始，做好檔案管理的前期工作

在檔案管理工作中需要嚴(yán)格要求檔案工作的每一個(gè)流程，從開(kāi)始到結(jié)束，檔案工作是從公文開(kāi)始進(jìn)行的，因此就需要在起草公文的時(shí)候就進(jìn)行嚴(yán)格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個(gè)流程都有明確的記錄。對(duì)于非常重要的文件，要填寫(xiě)明確的承辦單，保證文件的每一個(gè)傳閱過(guò)程都有詳細(xì)的記錄，隨時(shí)可以查閱到文件的去向，方便文件的及時(shí)收回，單位領(lǐng)導(dǎo)需要清楚地知道文件的信息報(bào)告和處理結(jié)果。檔案管理工作應(yīng)該對(duì)文件處理的每一個(gè)具體的流程都進(jìn)行管理，每一份文件的記錄都應(yīng)該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。

3.3 推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)

要想更好的展開(kāi)檔案管理基礎(chǔ)工作，就需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的科技技術(shù)來(lái)提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，尤其是在進(jìn)行檔案管理的檢索時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)可以有效的提高工作效率，通過(guò)關(guān)鍵詞，目錄等進(jìn)行檢索方便快捷。另外，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高了檔案信息的準(zhǔn)確率。通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當(dāng)然在檔案管理信息化的同時(shí)一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，還有可能會(huì)受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以在對(duì)電子檔案保存時(shí)一定要注意電子檔案的安全性?xún)?chǔ)存，提升對(duì)電子檔案的維護(hù)水平。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的管理監(jiān)督力度

檔案管理基礎(chǔ)工作的有效展開(kāi)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個(gè)員工的具體職責(zé)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理的監(jiān)督工作，對(duì)檔案管理工作人員的工作情況進(jìn)行定時(shí)或者不定時(shí)的抽查，確保每個(gè)員工都認(rèn)真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎(chǔ)工作的具體操作步驟，嚴(yán)格要求員工按照具體的檔案操作流程來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類(lèi)的差錯(cuò)。

3.5 提升員工的檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)

首先對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)，是員工有能力做好檔案的整理歸類(lèi)工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務(wù)意識(shí)，無(wú)論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務(wù)精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，檔案管理工作越來(lái)越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保證檔案管理工作的有效展開(kāi)。

3.6 將之前的案卷進(jìn)行重新整理

現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對(duì)檔案的整理提出了新的要求，因此對(duì)之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進(jìn)行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務(wù)，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進(jìn)行整理的時(shí)候應(yīng)該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時(shí)對(duì)于那些沒(méi)有卷內(nèi)目錄，沒(méi)有頁(yè)碼，缺少案卷標(biāo)題或者案卷標(biāo)題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進(jìn)行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個(gè)重要的組成部分，有效的展開(kāi)檔案管理基礎(chǔ)工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準(zhǔn)確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務(wù)，提升檔案管理水平的同時(shí)推進(jìn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

⒖嘉南

[1]于夢(mèng).淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.

[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.

[3]許麗英.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化管理的作用[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015，11：264.

篇（10）

1993年9月，美國(guó)政府正式宣布實(shí)施 “國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施”（簡(jiǎn)稱(chēng)NII），也稱(chēng)為“信息高速公路”。之后，世界各國(guó)紛紛掀起了“國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施”的建設(shè)熱潮，我國(guó)的相應(yīng)計(jì)劃稱(chēng)作“中國(guó)國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施”（簡(jiǎn)稱(chēng)CNII）。從信息的流動(dòng)和共享過(guò)程看，CNII的基本體系結(jié)構(gòu)包括：信息源、高速信息通道、信息用戶(hù)終端設(shè)備和計(jì)算機(jī)控制管理系統(tǒng)四部分。從信息生態(tài)環(huán)境角度考慮，作者認(rèn)為它由如下5個(gè)方面組成：（1）各類(lèi)信息的采集、傳輸、存儲(chǔ)、處理、服務(wù)等所需的各類(lèi)硬件設(shè)備及其它們互聯(lián)而成的網(wǎng)狀信息通信體系；（2）各類(lèi)基礎(chǔ)性信息資源及資源庫(kù)；（3）各類(lèi)基礎(chǔ)性應(yīng)用系統(tǒng)，包括安全保障體系；（4）相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系；（5）人力資源和組織架構(gòu)，包括培訓(xùn)、教育和研發(fā)體系。如果僅僅把基礎(chǔ)性通信網(wǎng)絡(luò)體系作為國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施，則難免會(huì)導(dǎo)致國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)缺乏完善的動(dòng)力機(jī)制而僵化不前。國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施也是國(guó)家信息化戰(zhàn)略總體框架的基礎(chǔ)，所有專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的信息化工作在此基礎(chǔ)上展開(kāi)。從專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)角度考慮，記錄與檔案管理信息化和圖書(shū)管理、情報(bào)管理、交通、農(nóng)業(yè)、城市管理等各類(lèi)專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)信息化具有同等重要的地位，都屬于應(yīng)用層次的內(nèi)容。從整個(gè)社會(huì)運(yùn)動(dòng)的總體框架考慮，記錄與檔案管理對(duì)所有專(zhuān)業(yè)應(yīng)用具有基礎(chǔ)性支撐作用，是建立在國(guó)家信息通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施之上的基礎(chǔ)應(yīng)用支撐，應(yīng)該作為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)建設(shè)。

我們知道，在人類(lèi)所有的社會(huì)活動(dòng)中，都要產(chǎn)生規(guī)模不等的記錄。從來(lái)源和規(guī)模來(lái)說(shuō)，檔案是記錄的一個(gè)子集。但記錄中的大部分在時(shí)過(guò)境遷后將自然地或人為地丟棄，只有其中重要的部分被保存轉(zhuǎn)化為檔案。檔案與記錄之間有割舍不斷的聯(lián)系。雖然二者運(yùn)動(dòng)軌跡和價(jià)值體現(xiàn)方式有所差異，但運(yùn)動(dòng)形態(tài)大致相同。從客觀性、系統(tǒng)性和繼承性角度考慮，應(yīng)該將二者置于統(tǒng)一的框架中來(lái)規(guī)劃和實(shí)施。

早期的信息化解決方案總是將二者分而治之。比如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要處理公文流轉(zhuǎn)部分的記錄管理，而檔案管理系統(tǒng)則專(zhuān)門(mén)處理檔案的信息化管理問(wèn)題，很少有統(tǒng)一的公文檔案綜合管理系統(tǒng)。這一方面是由于記錄與檔案覆蓋范圍廣、問(wèn)題較為復(fù)雜，另一方面是由于根本就沒(méi)有將二者置于統(tǒng)一的框架中來(lái)規(guī)劃和設(shè)計(jì)。其結(jié)果是造成公文信息和檔案信息相互割裂的信息孤島現(xiàn)象。文檔一體化的問(wèn)題現(xiàn)在頗受重視，但比公文外延更廣泛的記錄，其與檔案的一體化管理目前仍然沒(méi)有得到足夠的重視。將記錄與檔案信息管理提升為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)認(rèn)識(shí)，可以從全局出發(fā)，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的記錄―公文―檔案管理體系，為信息時(shí)代的社會(huì)運(yùn)動(dòng)提供記錄管理基礎(chǔ)支撐。其優(yōu)勢(shì)在于有效地消除信息孤島，形成完整一致的記錄―公文―檔案信息整合共享體系。其意義在于可極大地促進(jìn)社會(huì)信息化進(jìn)程，凸顯記錄、公文、檔案管理在國(guó)家信息化戰(zhàn)略中的基礎(chǔ)支撐地位，為各專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的信息化進(jìn)程保駕護(hù)航。

記錄分布于各行各業(yè)、各種活動(dòng)中，可謂無(wú)處不在，無(wú)時(shí)不生。一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的國(guó)家記錄與檔案信息管理總體架構(gòu)，對(duì)于整合各類(lèi)應(yīng)用系統(tǒng)大有裨益。構(gòu)建統(tǒng)一的記錄與檔案信息管理框架，可以對(duì)各類(lèi)信息資源按照作用和功能進(jìn)行有效的分類(lèi)。例如消遣類(lèi)的花邊新聞積極意義很小，很快就會(huì)被淘汰而丟入信息垃圾堆中；而知識(shí)性、常識(shí)性的信息資源其積極意義較大，需要妥善保管并廣泛傳播；專(zhuān)利和具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)性質(zhì)的發(fā)明和創(chuàng)造性信息資源則要具備合理的使用規(guī)范約定；公文記錄屬于政務(wù)過(guò)程不可或缺的信息資源必須有效地保證其被高效準(zhǔn)確地流轉(zhuǎn)和處理；檔案則是所有信息資源中極具價(jià)值的東西，要進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)歸檔，以備查考?？偠灾?，全部社會(huì)活動(dòng)中的所有記錄，都按照其社會(huì)價(jià)值和功能進(jìn)行分類(lèi)，形成一個(gè)完整的記錄分類(lèi)體系。在此分類(lèi)體系的基礎(chǔ)上部署相應(yīng)的信息管理策略。這個(gè)策略構(gòu)成記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的基本信息層次體系。因此，記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施具有系統(tǒng)分類(lèi)社會(huì)記錄信息資源的作用。

此外，我國(guó)政治體制以條塊分割、縱橫交錯(cuò)為特點(diǎn)，各部委縱向上管理相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作，各省區(qū)地方政府又分別管理各自區(qū)域內(nèi)的相關(guān)事務(wù)。這種特征必然會(huì)在一定歷史時(shí)期形成信息煙囪、信息孤島現(xiàn)象。隨著信息化的不斷推進(jìn)，信息孤島和信息煙囪問(wèn)題日益嚴(yán)重，成為阻礙信息化進(jìn)程的重要因素。信息整合和共享是當(dāng)前信息化建設(shè)面臨的最大困難。從各類(lèi)信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)中抽取出共性要素，并以此為線索進(jìn)行信息整合和系統(tǒng)集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息資源的空間位置載體，安全保密是各類(lèi)信息體系不可或缺的要素，而記錄與檔案管理又是各類(lèi)業(yè)務(wù)正常運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。這些信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)具有極高的共享性和規(guī)范性，同時(shí)又為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供一致性的、基礎(chǔ)性的、特定功能支持。因此可以與其他信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)分離開(kāi)，作為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)重點(diǎn)建設(shè)。這樣既可以保證統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性；又可以節(jié)約投資，減少浪費(fèi)；更重要的是可以為信息整合和共享提供基礎(chǔ)性支撐。從宏觀規(guī)劃層面和系統(tǒng)設(shè)計(jì)角度看無(wú)疑也是科學(xué)合理的。因此，將記錄與檔案管理信息化和地理空間、安全保密信息化建設(shè)并列為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)規(guī)劃，是信息化進(jìn)程的必然要求。值得注意的是，記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，本身也需要安全保密基礎(chǔ)設(shè)施的保障，安全保密是它的生命線，因此在進(jìn)行記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)一定要切實(shí)保證信息安全。

國(guó)家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的內(nèi)容和組成

除了記錄和檔案內(nèi)容外，與之相關(guān)的一系列軟硬件設(shè)施，也是國(guó)家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)內(nèi)容。我們知道，隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，一些曾經(jīng)風(fēng)靡一時(shí)的設(shè)備如留聲機(jī)、錄音機(jī)、電影放映機(jī)等相繼或正在地退出歷史舞臺(tái)，取而代之的是更先進(jìn)的以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的新的電子設(shè)備。而這些設(shè)備及與其相配套的原始記錄，面臨損毀、丟失或者難以讀取等危險(xiǎn)。這表明，記錄與檔案管理在硬件設(shè)備層面就存在極大的危險(xiǎn)。從軟件層面看，老的數(shù)據(jù)格式不能被新版軟件系統(tǒng)所支持、各種廠家所提供的數(shù)據(jù)格式和軟件系統(tǒng)互不兼容等問(wèn)題，使得肩負(fù)數(shù)據(jù)維護(hù)和管理重任的軟件系統(tǒng)也面臨不斷推陳出新所帶來(lái)的版本兼容問(wèn)題。記錄管理的硬件、軟件淘汰更新問(wèn)題，是一個(gè)普遍的社會(huì)現(xiàn)象，不是一個(gè)單位、一個(gè)組織所獨(dú)有的困難。解決這樣的問(wèn)題需要從全社會(huì)角度、從國(guó)家信息化的總體體系架構(gòu)去尋找方案。而這正是國(guó)家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的意義所在。

值得慶幸的是，目前出現(xiàn)許多諸如網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、移動(dòng)存儲(chǔ)等的硬件解決方案。有些單位正在積極地建立信息設(shè)備博物館，有的在積極建設(shè)歷史軟件庫(kù)。但由于記錄與檔案管理信息體系涉及全社會(huì)各領(lǐng)域、各行業(yè)、各機(jī)構(gòu)，不僅包括硬件設(shè)備問(wèn)題，也包括信息格式、信號(hào)制式和軟件版本問(wèn)題，內(nèi)容龐雜，協(xié)調(diào)難度極大，僅依賴(lài)個(gè)別單位、個(gè)別系統(tǒng)顯然難以奏效。只有從整個(gè)國(guó)家信息化總體框架著眼才能妥善解決。

從記錄與檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的組成要素看，它可由下列部分組成：記錄與檔案信息管理的硬件體系、記錄與檔案信息管理的應(yīng)用軟件體系、記錄與檔案信息資源的內(nèi)容與編目體系、相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系和政策法規(guī)、相應(yīng)的人力資源與組織架構(gòu)等。其中組織架構(gòu)除傳統(tǒng)的檔案館、博物館、圖書(shū)館和各種文件中心、數(shù)據(jù)中心、設(shè)備博物館等之外，還包括與記錄與檔案管理有關(guān)的組織，如社團(tuán)組織、公益性記錄管理團(tuán)體等等。既要從一個(gè)完整的框架體系中去設(shè)計(jì)和構(gòu)建國(guó)家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，還要針對(duì)各個(gè)組成部分分別構(gòu)建相應(yīng)的法規(guī)體系和操作規(guī)程。這樣，我們就可以確保一個(gè)可靠的“國(guó)家記憶”機(jī)制。

國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施主要解決信息通訊問(wèn)題，為信息社會(huì)構(gòu)建信息高速公路。國(guó)家地理空間信息體系、國(guó)家信息安全保密體系、國(guó)家記錄與檔案信息管理體系是國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施之上基礎(chǔ)性信息應(yīng)用和管理體系。這三個(gè)信息管理體系是所有領(lǐng)域各類(lèi)業(yè)務(wù)信息化的基礎(chǔ)，因此要作為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)建設(shè)。記錄與檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施是國(guó)家的記憶功能所在，是中華民族進(jìn)入信息時(shí)代必須具備的記憶網(wǎng)絡(luò)支撐，應(yīng)該受到應(yīng)有的重視。?薈