序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理基礎(chǔ)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1.檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

2.實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2.3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

2.4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

2.5規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

3.加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

篇（2）

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

前言

近些年來,隨著國民經(jīng)濟和人們生活水平的飛速發(fā)展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時,檔案的重要性也逐漸現(xiàn)象了出來,成為企業(yè)工作的種種之中。檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系著企業(yè)工作的進度,同時也關(guān)系到每一個群體的基本信息和參考數(shù)據(jù)。就目前企業(yè)發(fā)展而言,檔案工作直接決定著一個員工的工作業(yè)績、獎金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量龐大、工作系數(shù)難度高和管理人員現(xiàn)代化管理理念的完善?；诖?在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎(chǔ)管理也得到了人們的關(guān)注。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標準化和規(guī)范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

（1）、提高檔案管理的規(guī)范化和標準化

現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標準化是衡量檔案管理水平的重要指標，檔案管理基礎(chǔ)工作需要將檔案進行分卷整理，歸檔，將檔案進行分類管理。一些部門由于對檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。

（2）、確保檔案檢索的準確性

檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項內(nèi)容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準確找到檔案。

（3）、提高檔案的利用率

檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析

（1）、缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

當前大多數(shù)單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結(jié)構(gòu)一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對于新的檔案管理知識以及檔案管理系統(tǒng)并不熟悉，并且這些工作人員的學(xué)習(xí)這些新的知識存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進管理知識和管理理念的檔案管理人員，在信息時代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統(tǒng)，由于缺少掌握信息系統(tǒng)的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。

（2）、檔案管理工作不規(guī)范

檔案的檔號是進行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎(chǔ)不扎實等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號、出現(xiàn)一卷多冊等情況、檔號的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。

（3）、檔案管理現(xiàn)代化程度不高

目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計算機信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。

（4）、檔案案宗不科學(xué)

在檔案管理工作中,案宗是最為關(guān)鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對于檔案案宗的認識不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應(yīng)用的過程中對于整個館藏內(nèi)容和龐大的案卷數(shù)量而言存在著十分復(fù)雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對于整個檔案管理質(zhì)量較為欠缺的一環(huán)。

三、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施

（1）、提高檔案管理工作人員素質(zhì)

工作人員素質(zhì)的提高是息息相關(guān)的，檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高與由于當前檔案管理基礎(chǔ)工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進一步提高檔案管理基礎(chǔ)工作人員的素質(zhì)。一方面需要改善檔案管理工作人員隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊伍的活力。單位可以引進一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。另一方面加強現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質(zhì)。同時鼓勵工作人員加強自身學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)檔案管理知識和信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準確率。

（2）、加強檔案管理工作

首先，從組織上加強檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎懲和考核制度。

（3）、加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐

計算機信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先應(yīng)該逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準確度，其次，應(yīng)該積極推行和使用各類新型計算機信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號、規(guī)范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。

（4）、重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

四、結(jié)語

現(xiàn)代檔案管理方法是滿足現(xiàn)有社會需要的一個重要進步,為保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎(chǔ)做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量,以現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為標準進行深入系統(tǒng)的分析,從而實現(xiàn)檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務(wù)，推動社會的進步和發(fā)展。

參考文獻

[1]周宇飛.在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:83.

篇（3）

Keywords: basic work; file management; modern.

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

篇（4）

新經(jīng)濟條件下，以高科技為代表的科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，一方面給檔案管理基礎(chǔ)工作帶來了前所未有的機遇，同時也面臨來自各方面的挑戰(zhàn)，人類要進步，經(jīng)濟要發(fā)展離不開檔案管理工作，檔案管理基礎(chǔ)工作必將在經(jīng)濟發(fā)展的各方面發(fā)揮作用，本文擬從檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析入手，提出檔案管理基礎(chǔ)工作的標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，以提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，為經(jīng)濟工作做出貢獻。

一、目前檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)存主要問題剖析

隨著科學(xué)技術(shù)的普及和發(fā)展，計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、傳統(tǒng)檔案管理改革不夠，計算機普及程度不高

傳統(tǒng)檔案管理目前在我國還占絕大多數(shù)，正規(guī)檔案館計算機普及程度相對好一些，但在機關(guān)和企事業(yè)單位相對就差很多，比如在住房公積金管理方面，雖然由于行業(yè)較新，計算機應(yīng)用程度還較好，但管理程度就有很大出入，管理也不規(guī)范。

2、基礎(chǔ)檔案管理工作沒有一個統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范

以住房公積金為例存在的問題較多，首先檔案號不規(guī)范沒有目錄號另外一卷多冊的現(xiàn)象也非常普遍；另外案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍，另外部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用，造成資源的浪費。

3、基層單位的檔案管理人員隊伍亟待提高

以吉林省為住房公積金的檔案管理單位為例，從業(yè)人員比較雜，專業(yè)檔案管理人員奇缺，現(xiàn)存管理人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)和專業(yè)技術(shù)知識存在很大問題，對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)水平也跟不上。

4、檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度不夠

現(xiàn)在的檔案管理工作，雖然在表面上被認為是受到重視的，但在實際工作當中，無論是領(lǐng)導(dǎo)層，還是各部門，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作的開展，有時甚至是流于

形式。

二、完善工作措施

檔案管理基礎(chǔ)工作是一個系統(tǒng)工程，要想達到系統(tǒng)的產(chǎn)出最大，更好的為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。同時要齊抓共管，全方位營造和諧氛圍，把檔案管理基礎(chǔ)工作落到實處。

1、充分動員，做好檔案的全面普查工作

檔案普查是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步。根據(jù)整體要求，首先進行檔案的科學(xué)普查工作，普查過程中主要是查缺補漏，剔出重復(fù)的案卷，提高檔案的使用效率。

2、加強案卷的規(guī)范化管理

普查之后要將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。做到流程式管理

3、著錄工作的規(guī)范化

規(guī)范化檔案管理過程中著錄工作是一個非常重要的環(huán)節(jié)，著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。各單位要結(jié)合自己的實際情況對細則進行分解，以真對自己單位的實際情況。

4、統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率

區(qū)別于手工檔案，計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜地制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類，然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。既保證了檢索查全率，也提高了檢索的效率。

5、規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號的設(shè)立保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名等項的過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。

6、齊抓共管，推進檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化

篇（5）

檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對管理方法進行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現(xiàn)代化。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準則，這使得我國檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。

在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設(shè)置時存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標題不規(guī)范，在制定標題時沒有考慮案卷的內(nèi)容，標題無法準確反映案卷的內(nèi)容，這些標題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內(nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標準進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進先進的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。

2 加強檔案管理基礎(chǔ)水平

2.1 做好普查以及檔案整理工作

在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。

2.2 保證案卷整理的規(guī)范性

檔案管理工作需要利用先進的設(shè)備，在利用計算機技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規(guī)范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。

2.3 統(tǒng)一分類號

在整個檔案管理工作中，對檔案進行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標準。達到相對規(guī)范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎(chǔ)。

2.4 規(guī)范題名

和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準率。

3 推進檔案管理現(xiàn)代化

3.1 分清主次

進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務(wù)，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計算機管理的時候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節(jié)約了時間、人力、與財力又提高了效率。

3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關(guān)鍵詞”

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。

檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對傳統(tǒng)的管理方法進行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。

參考文獻

篇（6）

做好檔案管理基礎(chǔ)工作，可以保證檢索的查全率和查準率做好檔案管理基礎(chǔ)工作，可以保證檢索的查全率和查準率。計算機檢索的優(yōu)勢就是能夠快速滿足使用者的檢索需求。我們在檔案分類過程中，為了保證檢索的完整性，應(yīng)加強校審力度，避免在文件分類過程中產(chǎn)生錯誤。同時，按照《中國檔案分類法》進行分類，具體細則可以根據(jù)具體情況制定，根據(jù)文件具體特征，我們可以對文件輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。這樣有利于通過關(guān)鍵詞查找到全部的檔案。在明確清晰的分類號下，我們可以查找到全部的檔案，但是，查找的準確率卻很難保證，因此，我們還必須規(guī)范案卷的標題名稱，以便于又快又準的查找文件。規(guī)范案卷的標題名稱，盡量采用簡潔明了的關(guān)鍵詞，這樣有利于提高查找的準確率。

篇（7）

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

1、檔號不規(guī)范，一卷多冊且沒有目錄號現(xiàn)象較多。

2、案卷標題不規(guī)范，不能反映主題內(nèi)容甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象比較普遍。

3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以致于部分內(nèi)容永遠無法檢索而不能利用。

4、許多案卷未標注頁碼，一旦使用中掉頁便很難發(fā)現(xiàn)。

5、案卷組卷混亂無序現(xiàn)象比較嚴重。

6、案卷厚薄不一，有的幾頁紙一文一卷，有的幾百頁紙一類一卷。

二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理。

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的如何，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。所以要求檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要統(tǒng)一有序和科學(xué)進行。

1、全面普查案卷，去糟取精。

實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作就是普查案卷。對于綜合性檔案館來由于說很少進行全面的清查，難免存在許多無查考價值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與效率低的情況。

2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

對于那些相互存在某種聯(lián)系的文件要盡可能將其組合在一起。同時對那些無頁碼、無案卷標題以及無卷內(nèi)目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范，內(nèi)容完整。重新組卷可以優(yōu)化館藏，同時還可提高計算機管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規(guī)范，以利于實施應(yīng)用標準化、現(xiàn)代化檢索手段。

3、實施“以我為主”的立卷歸檔原則

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。應(yīng)從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求實施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要注意解決好三個問題：

（1）要準確把握文件立卷歸檔的時效性，在完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的情況下，才能進行立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂

（2）明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

（3）堅持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再根據(jù)情況制定出一些具體細則。在分類的過程中還應(yīng)及時校正分類人員的某些錯誤。提高校正人員業(yè)務(wù)水平，增強其責(zé)任心，從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號是檢索查全率的保證，而題名準確才能保證檢索的查準率。要做到即保證查全率又保證查準率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名，防止在檢索時出現(xiàn)文不對題、含混不清的情況發(fā)生。

三、提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證

在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于分類和檢索，促進檔案標準化管理。還要注意提高案卷裝訂質(zhì)量，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

1、分清輕重緩急，循序漸進

檔案為社會所用是檔案管理的一個重要目。而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強計算機的維護和使用，大力推進計算機管理檔案，并在使用過程中從卷宗的整體出發(fā)，對所有全宗進行排隊，分清主次和輕重緩急，對于可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，予以側(cè)重考慮，進行優(yōu)先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會利用率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

篇（8）

那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

篇（9）

伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現(xiàn)階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數(shù)字化不斷邁進，檔案基礎(chǔ)管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎(chǔ)工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現(xiàn)代化管理的進程。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的重要作用

1.1 使檔案管理工作變得標準規(guī)范

n案的標準，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎(chǔ)工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎(chǔ)工作還可以使檔案的管理實現(xiàn)分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導(dǎo)致在檔案的基礎(chǔ)工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現(xiàn)錯誤，檔案管理基礎(chǔ)工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。

1.2 檔案管理基礎(chǔ)工作可以保障檔案檢索的準確性

檔案管理的基礎(chǔ)工作不僅要求檔案基礎(chǔ)工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內(nèi)容的準確性，提供關(guān)鍵詞或者相關(guān)的內(nèi)容概括，對于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進行重新編寫，方便用關(guān)鍵詞或者內(nèi)容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術(shù)的不斷普及，檔案檢索技術(shù)也在不斷的進步，檔案管理基礎(chǔ)工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)提升檔案管理的水平。

1.3 檔案管理基礎(chǔ)工作保障檔案管理的利用率

檔案管理基礎(chǔ)工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎(chǔ)工作沒有做好，就會限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎(chǔ)工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對使用率較低的內(nèi)容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。

2 檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高

現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識，無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理對員工素質(zhì)的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結(jié)構(gòu)比較傳統(tǒng)落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。

2.2 檔案管理不夠規(guī)范

檔案管理基礎(chǔ)工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎(chǔ)工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業(yè)的檔案分類整理知識，導(dǎo)致很是多員工在進行檔案管理基礎(chǔ)工作時行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可能會出現(xiàn)缺少目錄號或者檔號的命名不規(guī)范等一些列的問題，導(dǎo)致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導(dǎo)致檔案內(nèi)容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業(yè)知識的缺乏也會導(dǎo)致員工在對檔案進行整理分類時，出現(xiàn)分類不準的情況，使檔案資源變得非常混亂，無法更好的為人們提供服務(wù)。

2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)普及度較低

現(xiàn)階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現(xiàn)代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術(shù)的普及率較低，導(dǎo)致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內(nèi)容的漏洞導(dǎo)致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進程。

2.4 檔案保管不當造成缺失

現(xiàn)在很多的檔案還沒有完全實現(xiàn)實體向電子檔案的轉(zhuǎn)化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導(dǎo)致出現(xiàn)保存不當?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無法找回。

3 有效展開檔案管理基礎(chǔ)工作的幾點建議

3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)很大程度上影響著檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設(shè)，使檔案管理人員認真履行自己應(yīng)該履行的責(zé)任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業(yè)知識的建設(shè)，一方面是檔案管理方面的專業(yè)知識，通過提升工作人員檔案專業(yè)知識確保檔案工作人員能夠?qū)n案進行合理的整理分類，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓(xùn)，通過一些現(xiàn)代化的技術(shù)的應(yīng)用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作。

3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作

在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結(jié)束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領(lǐng)導(dǎo)需要清楚地知道文件的信息報告和處理結(jié)果。檔案管理工作應(yīng)該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應(yīng)該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。

3.3 推進檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化邁進

要想更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作，就需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的科技技術(shù)來提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)可以有效的提高工作效率，通過關(guān)鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。

3.4 加強對檔案管理基礎(chǔ)工作的管理監(jiān)督力度

檔案管理基礎(chǔ)工作的有效展開需要加強對檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個員工的具體職責(zé)，由專人負責(zé)檔案管理的監(jiān)督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎(chǔ)工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類的差錯。

3.5 提升員工的檔案意識和服務(wù)意識

首先對檔案管理工作人員進行經(jīng)常性的培訓(xùn)，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務(wù)意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務(wù)精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保證檔案管理工作的有效展開。

3.6 將之前的案卷進行重新整理

現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務(wù)，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應(yīng)該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內(nèi)目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎(chǔ)工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務(wù)，提升檔案管理水平的同時推進現(xiàn)代化管理的進程。

⒖嘉南

[1]于夢.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.

[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.

[3]許麗英.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化管理的作用[J].經(jīng)營管理者，2015，11：264.

篇（10）

1993年9月，美國政府正式宣布實施 “國家信息基礎(chǔ)設(shè)施”（簡稱NII），也稱為“信息高速公路”。之后，世界各國紛紛掀起了“國家信息基礎(chǔ)設(shè)施”的建設(shè)熱潮，我國的相應(yīng)計劃稱作“中國國家信息基礎(chǔ)設(shè)施”（簡稱CNII）。從信息的流動和共享過程看，CNII的基本體系結(jié)構(gòu)包括：信息源、高速信息通道、信息用戶終端設(shè)備和計算機控制管理系統(tǒng)四部分。從信息生態(tài)環(huán)境角度考慮，作者認為它由如下5個方面組成：（1）各類信息的采集、傳輸、存儲、處理、服務(wù)等所需的各類硬件設(shè)備及其它們互聯(lián)而成的網(wǎng)狀信息通信體系；（2）各類基礎(chǔ)性信息資源及資源庫；（3）各類基礎(chǔ)性應(yīng)用系統(tǒng)，包括安全保障體系；（4）相關(guān)標準體系；（5）人力資源和組織架構(gòu)，包括培訓(xùn)、教育和研發(fā)體系。如果僅僅把基礎(chǔ)性通信網(wǎng)絡(luò)體系作為國家信息基礎(chǔ)設(shè)施，則難免會導(dǎo)致國家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)缺乏完善的動力機制而僵化不前。國家信息基礎(chǔ)設(shè)施也是國家信息化戰(zhàn)略總體框架的基礎(chǔ)，所有專業(yè)領(lǐng)域的信息化工作在此基礎(chǔ)上展開。從專業(yè)業(yè)務(wù)角度考慮，記錄與檔案管理信息化和圖書管理、情報管理、交通、農(nóng)業(yè)、城市管理等各類專業(yè)業(yè)務(wù)信息化具有同等重要的地位，都屬于應(yīng)用層次的內(nèi)容。從整個社會運動的總體框架考慮，記錄與檔案管理對所有專業(yè)應(yīng)用具有基礎(chǔ)性支撐作用，是建立在國家信息通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施之上的基礎(chǔ)應(yīng)用支撐，應(yīng)該作為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來建設(shè)。

我們知道，在人類所有的社會活動中，都要產(chǎn)生規(guī)模不等的記錄。從來源和規(guī)模來說，檔案是記錄的一個子集。但記錄中的大部分在時過境遷后將自然地或人為地丟棄，只有其中重要的部分被保存轉(zhuǎn)化為檔案。檔案與記錄之間有割舍不斷的聯(lián)系。雖然二者運動軌跡和價值體現(xiàn)方式有所差異，但運動形態(tài)大致相同。從客觀性、系統(tǒng)性和繼承性角度考慮，應(yīng)該將二者置于統(tǒng)一的框架中來規(guī)劃和實施。

早期的信息化解決方案總是將二者分而治之。比如辦公自動化系統(tǒng)主要處理公文流轉(zhuǎn)部分的記錄管理，而檔案管理系統(tǒng)則專門處理檔案的信息化管理問題，很少有統(tǒng)一的公文檔案綜合管理系統(tǒng)。這一方面是由于記錄與檔案覆蓋范圍廣、問題較為復(fù)雜，另一方面是由于根本就沒有將二者置于統(tǒng)一的框架中來規(guī)劃和設(shè)計。其結(jié)果是造成公文信息和檔案信息相互割裂的信息孤島現(xiàn)象。文檔一體化的問題現(xiàn)在頗受重視，但比公文外延更廣泛的記錄，其與檔案的一體化管理目前仍然沒有得到足夠的重視。將記錄與檔案信息管理提升為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來認識，可以從全局出發(fā)，構(gòu)建一個統(tǒng)一的、標準的記錄―公文―檔案管理體系，為信息時代的社會運動提供記錄管理基礎(chǔ)支撐。其優(yōu)勢在于有效地消除信息孤島，形成完整一致的記錄―公文―檔案信息整合共享體系。其意義在于可極大地促進社會信息化進程，凸顯記錄、公文、檔案管理在國家信息化戰(zhàn)略中的基礎(chǔ)支撐地位，為各專業(yè)領(lǐng)域的信息化進程保駕護航。

記錄分布于各行各業(yè)、各種活動中，可謂無處不在，無時不生。一個統(tǒng)一的、標準化的國家記錄與檔案信息管理總體架構(gòu)，對于整合各類應(yīng)用系統(tǒng)大有裨益。構(gòu)建統(tǒng)一的記錄與檔案信息管理框架，可以對各類信息資源按照作用和功能進行有效的分類。例如消遣類的花邊新聞積極意義很小，很快就會被淘汰而丟入信息垃圾堆中；而知識性、常識性的信息資源其積極意義較大，需要妥善保管并廣泛傳播；專利和具有知識產(chǎn)權(quán)性質(zhì)的發(fā)明和創(chuàng)造性信息資源則要具備合理的使用規(guī)范約定；公文記錄屬于政務(wù)過程不可或缺的信息資源必須有效地保證其被高效準確地流轉(zhuǎn)和處理；檔案則是所有信息資源中極具價值的東西，要進行系統(tǒng)的分類歸檔，以備查考?？偠灾可鐣顒又械乃杏涗?，都按照其社會價值和功能進行分類，形成一個完整的記錄分類體系。在此分類體系的基礎(chǔ)上部署相應(yīng)的信息管理策略。這個策略構(gòu)成記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的基本信息層次體系。因此，記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施具有系統(tǒng)分類社會記錄信息資源的作用。

此外，我國政治體制以條塊分割、縱橫交錯為特點，各部委縱向上管理相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作，各省區(qū)地方政府又分別管理各自區(qū)域內(nèi)的相關(guān)事務(wù)。這種特征必然會在一定歷史時期形成信息煙囪、信息孤島現(xiàn)象。隨著信息化的不斷推進，信息孤島和信息煙囪問題日益嚴重，成為阻礙信息化進程的重要因素。信息整合和共享是當前信息化建設(shè)面臨的最大困難。從各類信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)中抽取出共性要素，并以此為線索進行信息整合和系統(tǒng)集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息資源的空間位置載體，安全保密是各類信息體系不可或缺的要素，而記錄與檔案管理又是各類業(yè)務(wù)正常運行和可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。這些信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)具有極高的共享性和規(guī)范性，同時又為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供一致性的、基礎(chǔ)性的、特定功能支持。因此可以與其他信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)分離開，作為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來重點建設(shè)。這樣既可以保證統(tǒng)一性、標準性和規(guī)范性；又可以節(jié)約投資，減少浪費；更重要的是可以為信息整合和共享提供基礎(chǔ)性支撐。從宏觀規(guī)劃層面和系統(tǒng)設(shè)計角度看無疑也是科學(xué)合理的。因此，將記錄與檔案管理信息化和地理空間、安全保密信息化建設(shè)并列為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來規(guī)劃，是信息化進程的必然要求。值得注意的是，記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，本身也需要安全保密基礎(chǔ)設(shè)施的保障，安全保密是它的生命線，因此在進行記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時一定要切實保證信息安全。

國家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的內(nèi)容和組成

除了記錄和檔案內(nèi)容外，與之相關(guān)的一系列軟硬件設(shè)施，也是國家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)內(nèi)容。我們知道，隨著信息化進程的不斷推進，一些曾經(jīng)風(fēng)靡一時的設(shè)備如留聲機、錄音機、電影放映機等相繼或正在地退出歷史舞臺，取而代之的是更先進的以計算機技術(shù)為支撐的新的電子設(shè)備。而這些設(shè)備及與其相配套的原始記錄，面臨損毀、丟失或者難以讀取等危險。這表明，記錄與檔案管理在硬件設(shè)備層面就存在極大的危險。從軟件層面看，老的數(shù)據(jù)格式不能被新版軟件系統(tǒng)所支持、各種廠家所提供的數(shù)據(jù)格式和軟件系統(tǒng)互不兼容等問題，使得肩負數(shù)據(jù)維護和管理重任的軟件系統(tǒng)也面臨不斷推陳出新所帶來的版本兼容問題。記錄管理的硬件、軟件淘汰更新問題，是一個普遍的社會現(xiàn)象，不是一個單位、一個組織所獨有的困難。解決這樣的問題需要從全社會角度、從國家信息化的總體體系架構(gòu)去尋找方案。而這正是國家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的意義所在。

值得慶幸的是，目前出現(xiàn)許多諸如網(wǎng)絡(luò)存儲、移動存儲等的硬件解決方案。有些單位正在積極地建立信息設(shè)備博物館，有的在積極建設(shè)歷史軟件庫。但由于記錄與檔案管理信息體系涉及全社會各領(lǐng)域、各行業(yè)、各機構(gòu)，不僅包括硬件設(shè)備問題，也包括信息格式、信號制式和軟件版本問題，內(nèi)容龐雜，協(xié)調(diào)難度極大，僅依賴個別單位、個別系統(tǒng)顯然難以奏效。只有從整個國家信息化總體框架著眼才能妥善解決。

從記錄與檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的組成要素看，它可由下列部分組成：記錄與檔案信息管理的硬件體系、記錄與檔案信息管理的應(yīng)用軟件體系、記錄與檔案信息資源的內(nèi)容與編目體系、相關(guān)的標準體系和政策法規(guī)、相應(yīng)的人力資源與組織架構(gòu)等。其中組織架構(gòu)除傳統(tǒng)的檔案館、博物館、圖書館和各種文件中心、數(shù)據(jù)中心、設(shè)備博物館等之外，還包括與記錄與檔案管理有關(guān)的組織，如社團組織、公益性記錄管理團體等等。既要從一個完整的框架體系中去設(shè)計和構(gòu)建國家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，還要針對各個組成部分分別構(gòu)建相應(yīng)的法規(guī)體系和操作規(guī)程。這樣，我們就可以確保一個可靠的“國家記憶”機制。

國家信息基礎(chǔ)設(shè)施主要解決信息通訊問題，為信息社會構(gòu)建信息高速公路。國家地理空間信息體系、國家信息安全保密體系、國家記錄與檔案信息管理體系是國家信息基礎(chǔ)設(shè)施之上基礎(chǔ)性信息應(yīng)用和管理體系。這三個信息管理體系是所有領(lǐng)域各類業(yè)務(wù)信息化的基礎(chǔ)，因此要作為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來建設(shè)。記錄與檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施是國家的記憶功能所在，是中華民族進入信息時代必須具備的記憶網(wǎng)絡(luò)支撐，應(yīng)該受到應(yīng)有的重視。?薈