序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案的概念范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

(一)認(rèn)同電子文件虛擬屬性

1.電子文件虛擬屬性的提出

對(duì)于電子文件虛擬屬性的提出背景，丁海斌教授有如下論述：“關(guān)于電子文件的‘虛擬’屬性，國(guó)外檔案學(xué)者提出得稍早一些，具有代表性的是D?比爾曼先生，他在第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上發(fā)表的《虛擬檔案》一文，被中國(guó)檔案界常常提起。從現(xiàn)有資料看，國(guó)外在這一問(wèn)題上爭(zhēng)論并不很多。這種情況與國(guó)內(nèi)圖書(shū)館界比較相似，國(guó)內(nèi)圖書(shū)館界在虛擬圖書(shū)館的提法上也較少爭(zhēng)論，但我國(guó)檔案界關(guān)于這一問(wèn)題的爭(zhēng)論比較多。原因是什么呢?出現(xiàn)這種差異的原因可能有很多，主要的原因是他們?cè)趯?shí)踐上已經(jīng)比我們先行一步，在實(shí)踐中已經(jīng)完全接受了虛擬的空間形態(tài)?！?/p>

在1996年召開(kāi)的第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，美國(guó)(檔案與博物信息)雜志編輯D?比爾曼作的報(bào)告《虛擬檔案》，提出了與物理檔案(Physical archive)和實(shí)態(tài)檔案庫(kù)(Physical repositories of archives)相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案(館)(VirtualArchives)的概念。虛擬和檔案這兩個(gè)詞開(kāi)始越來(lái)越多得聯(lián)系在一起被人們提及。需要注意的是：D?比爾曼的報(bào)告中提到的虛擬是英文“Virtual”，其為計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的詞匯。隨著學(xué)術(shù)界對(duì)檔案“虛擬”屬性的逐步深入得研究，“虛擬”已不再是簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的詞匯。

2.電子文件虛擬屬性的論述

認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表還有劉家真教授。劉家真教授認(rèn)為：“虛擬(virtual)是指一種概念性的感覺(jué)或效應(yīng)，這是非實(shí)際的事物。虛擬檔案是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，虛擬檔案將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被人腦理解的文字、數(shù)字、圖象、圖表、符號(hào)等，顯示出用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息?！?。

丁海斌教授在有關(guān)文章中對(duì)電子文件的虛擬性進(jìn)行了哲學(xué)性質(zhì)的討論，充分肯定了“虛擬”的積極意義，并提出：“檔案學(xué)界應(yīng)對(duì)電子文檔的虛擬性進(jìn)行深入研究，以迎接行將到來(lái)的檔案管理中的數(shù)字化世界?！薄?/p>

雖然檔案界的學(xué)者對(duì)電子文件“虛擬”的認(rèn)識(shí)程度和表述不盡相同，但都一致認(rèn)同：電子文件“虛擬”是一種全新的概念，它符合文件與檔案的屬性，并進(jìn)一步提升了文件與檔案的境界，是檔案界學(xué)術(shù)理論與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)。

表一是認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表者及體現(xiàn)其觀點(diǎn)的論著列表。由表中可以看到，隨著近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，檔案界逐漸接受了電子文件“虛擬”這一屬性。

(二)反對(duì)電子文件虛擬屬性

本世紀(jì)初期，檔案界較多的學(xué)者認(rèn)為：“虛擬”不能作為電子文件的一個(gè)屬性，因?yàn)槠渑c檔案的物質(zhì)性和原始性相抵觸。這一觀點(diǎn)的代表者及其觀點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下論著中：

麻新純先生指出：“電子是一種運(yùn)動(dòng)著的物質(zhì)，人眼雖不能直接看到它，但它確實(shí)具有物理的形態(tài)。而電子文件的形成和再現(xiàn)過(guò)程是先將聲音、圖象、數(shù)據(jù)、文字等信息轉(zhuǎn)換為電信號(hào)記錄在硬盤(pán)、軟盤(pán)和光盤(pán)上，再現(xiàn)閱讀時(shí)又將電信號(hào)轉(zhuǎn)換成可視、可聽(tīng)的信息。這一過(guò)程是一個(gè)電子運(yùn)動(dòng)的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程所形成的電子文件是實(shí)實(shí)在在的物質(zhì)形態(tài)，而非“虛態(tài)”虛擬。由此得出電子文件不是“虛擬文件”的結(jié)論，這一結(jié)論在20世紀(jì)末一經(jīng)提出就被大量得引用在檔案界關(guān)于電子文件虛擬屬性的論著中。

二、我的認(rèn)識(shí)

通過(guò)上文對(duì)兩種“對(duì)立”觀點(diǎn)的闡述和研究，我發(fā)現(xiàn)他們產(chǎn)生分歧的根源在于“虛擬”這一概念的混淆不清，爭(zhēng)論的雙方討論的對(duì)象是“虛擬”一詞的不同釋義，討論的對(duì)象不同當(dāng)然得出的結(jié)論也不盡相同。

‘持反對(duì)觀點(diǎn)的學(xué)者認(rèn)為“虛擬”是《辭?！分械慕忉專翰环匣虿灰欢ǚ鲜聦?shí)的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。在他們看來(lái)，這樣理解下的“虛擬”與電子文件的原始性和物質(zhì)性大相徑庭，完全不可能成為電子文件的一個(gè)屬性。

持認(rèn)同觀點(diǎn)的學(xué)者沒(méi)有拘泥于語(yǔ)義學(xué)的片面的解釋，而是聯(lián)系實(shí)踐和社會(huì)的發(fā)展為“虛擬”賦予了新的含義。劉家真教授為“虛擬”下的定義是：“虛擬(Virtual)是指一種概念性的感覺(jué)或效應(yīng)，這是非實(shí)際的事物。”。丁海斌教授把“虛擬”定義為：“虛擬是人類意識(shí)及其創(chuàng)造物(外顯)的存在形態(tài)與表現(xiàn)方式、實(shí)踐方式。它是我們表現(xiàn)自己的內(nèi)心世界和自然界的一切所知所見(jiàn)的工具。它也是我們將意識(shí)應(yīng)用于實(shí)踐、進(jìn)行創(chuàng)造的工具?！?。

下面我從“虛擬”這一概念人手，探討電子文件的虛擬屬性。

(一)虛擬的概念

變化是絕對(duì)的，不變是相對(duì)的，哲學(xué)告訴我們要以發(fā)展的眼光看問(wèn)題。同樣我們應(yīng)該以發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)“虛擬”這一概念，不能膠柱鼓瑟。近幾年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，許多詞語(yǔ)在我們熟悉的意思之上被賦予了新的含義。例如，“山寨”這個(gè)詞，我們熟知的含義是：在山中險(xiǎn)要處設(shè)有防守的柵欄的據(jù)點(diǎn)，而現(xiàn)在它被我們賦予了“仿造”的新含義。這就告訴我們，“客觀形勢(shì)發(fā)展了，主觀認(rèn)識(shí)也應(yīng)跟著發(fā)展。認(rèn)識(shí)新形勢(shì)中的新矛盾與新聯(lián)結(jié)。”。

在《辭?！分校疤摂M”的解釋是：不符合或不一定符合事實(shí)的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。這一釋義只是虛擬的語(yǔ)義學(xué)解釋，更傾向于應(yīng)用在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域，例如今天我們經(jīng)常提及的“虛擬社區(qū)”、“虛擬商店”，在這里虛擬是一個(gè)抽象的概念，與真實(shí)相對(duì)。然而在我們檔案界所涉及的虛擬則與之截然不同。“虛擬，是人對(duì)世界、對(duì)象、活動(dòng)、意義等的人化形式的構(gòu)建，這些人化形式主要是語(yǔ)言、符號(hào)、規(guī)則、數(shù)字等?！薄Ｗ屛覀兓氐缴瞎艜r(shí)期，那個(gè)時(shí)候語(yǔ)言、文字、數(shù)字還沒(méi)有發(fā)明，人們向他人表達(dá)自己的思想(主觀意識(shí))是困難的。這時(shí)為了表述頭腦中的思想(主觀意識(shí))，人們假設(shè)某一特定圖形、聲音來(lái)代表頭腦中試圖表達(dá)的事物，并把這一假設(shè)規(guī)定下來(lái)成為一個(gè)范圍內(nèi)的共識(shí)，這樣被假設(shè)的圖形、聲音和要表述的主觀意識(shí)之間就形成了一對(duì)一的關(guān)系固定下來(lái)，也就形成了最初的文字和語(yǔ)言。打個(gè)比方來(lái)說(shuō)，我們的祖先想表達(dá)“山”這個(gè)事物，他們假設(shè)用“”來(lái)表示它，并把這一假設(shè)告知一定范圍的人，這一范圍的人都應(yīng)用這一假設(shè)。這時(shí)最初的文字就產(chǎn)生了，而這樣一個(gè)“意識(shí)一假設(shè)一共識(shí)一文字(符號(hào))”的過(guò)程就是上述“虛擬”，也正是虛擬的不同于語(yǔ)義學(xué)的哲學(xué)層面的含義。

從更深層次上講，“意識(shí)是人腦對(duì)外部客觀存在的反映，但這種反映不是客

觀對(duì)象直接進(jìn)入人腦，只是客觀對(duì)象在人腦中的觀念映象，因而它是虛擬的。這種虛擬不是一種單一的反映形式，而是各種反映形式的總和。這種虛擬首先是通過(guò)感覺(jué)、知覺(jué)、表象等感性的反映形式獲得對(duì)客觀現(xiàn)實(shí)的感性經(jīng)驗(yàn)，然后通過(guò)概念、判斷、推理等理性的反映形式，形成思想、觀念、理論、計(jì)劃、方案等等，反映事物的本質(zhì)與規(guī)律。這種反映是能動(dòng)的虛擬?！?。

據(jù)此，我把“虛擬”定義為：人類意識(shí)及其外在表現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)它們的過(guò)程。

(二)電子文件的存在形式

在論述電子文件的載體之前首先要明確電子檔案的概念。電子文件的定義有很多，本文采用的是：“以數(shù)字代碼形態(tài)存在，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息記錄、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件?！?。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范GB／T18894―2002》中電子文件的定義是：“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！逼渲刑岬降拇艓?、磁盤(pán)、光盤(pán)等是電子文件的存儲(chǔ)載體，并非我正探尋的電子文件的存在形式。在紙質(zhì)檔案時(shí)代，文件、檔案以紙張的形式存在。那么，電子文件的存在形式是什么呢?

把電子文件和紙質(zhì)檔案作對(duì)比分析：紙質(zhì)檔案的信息載體是文字、圖形、數(shù)字等符號(hào)；電子文件的信息載體除了文字、圖形、數(shù)字等符號(hào)外還包括視頻、圖像、語(yǔ)音等。紙質(zhì)檔案要保存在檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面；電子文件要保存在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等里面。紙質(zhì)檔案要從檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面取出查閱時(shí)需要一定的方式―手工拆封，取出檔案；電子文件要從磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等里面讀取查閱時(shí)也需要一定的方式

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。

在上面的比較中，存放電子文件的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等和紙質(zhì)檔案的檔案袋、檔案夾、檔案盒等對(duì)應(yīng)，那誰(shuí)來(lái)和紙質(zhì)檔案的紙張對(duì)應(yīng)呢?我認(rèn)為是電子文件的數(shù)字代碼。電子文件的數(shù)字代碼能夠運(yùn)載各種信息載體收集、歸檔、整理、保管，并在整個(gè)過(guò)程中和信息載體(文字、圖形、數(shù)字、視頻、圖像、語(yǔ)音等)不可分離，是信息載體承載信息、傳遞信息的必要介質(zhì)。

故而，我認(rèn)為電子文件的存在形式是數(shù)字代碼，磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等是存放電子文件數(shù)字代碼的容器――存儲(chǔ)載體。

(三)電子文件之完全虛擬

篇（2）

1 引言

電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統(tǒng)檔案學(xué)的理論基礎(chǔ)與管理實(shí)踐，無(wú)論是作為一種獨(dú)立的管理領(lǐng)域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國(guó)都基本形成了比較明確的電子文件管理機(jī)制、體制，開(kāi)發(fā)和制定了相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發(fā)現(xiàn)，盡管二十多年來(lái)人們對(duì)電子文件認(rèn)識(shí)不斷深化，管理內(nèi)容在不斷擴(kuò)展，但在電子文件及電子文件管理領(lǐng)域中，名詞術(shù)語(yǔ)普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，甚至由此引發(fā)“語(yǔ)言缺陷”，嚴(yán)重影響了電子文件管理理論研究、實(shí)踐發(fā)展和國(guó)際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實(shí)踐廣泛應(yīng)用的三個(gè)核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統(tǒng)，似乎都沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔(dān)并完成的國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室課題――《電子文件管理術(shù)語(yǔ)規(guī)范》 ，在中外有關(guān)資料的分析和有關(guān)專家的建議基礎(chǔ)上，對(duì)于這三個(gè)核心概念作一個(gè)探討，以明確其概念的內(nèi)涵，以及概念關(guān)系。

2 關(guān)于“電子文件”概念

中外關(guān)于電子文件的用語(yǔ)及解釋比較復(fù)雜。二十多年來(lái)，電子文件有多種稱謂，類似有“機(jī)讀文件”、“數(shù)字文件”，也有“數(shù)字文檔”、“電子文檔”、“計(jì)算機(jī)文檔”等似是而非的同類名稱。個(gè)中關(guān)系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、術(shù)語(yǔ)表、論著中的定義表述不一。

其中，國(guó)內(nèi)的主要類型列舉如下：

（1）電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[1]

（2）電子文件是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的各種形式的信息記錄。[2]

（3）電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]

（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。[4]

而國(guó)際組織和美、澳兩國(guó)的代表性定義列舉如下：

（1）電子文件也稱“數(shù)字文件”，它是用電子設(shè)備傳遞和維護(hù)并具備以下特征的文件：

i）結(jié)構(gòu)：電子文件和附件或其他相關(guān)文檔任何鏈接的格式。

ii）內(nèi)容：在電子文件的結(jié)構(gòu)中傳遞交易證據(jù)的信息。

iii）背景：記錄來(lái)源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關(guān)，包括創(chuàng)建者、日期、安全性和訪問(wèn)、語(yǔ)言、處置、格式等；背景通常分布在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容中。[5]

（2）電子文件是在自動(dòng)化系統(tǒng)中已被捕獲和固定以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)和操作的數(shù)據(jù)或信息，要求使用這個(gè)系統(tǒng)呈現(xiàn)這些數(shù)據(jù)或信息能被人們所理解。[6]

（3）電子文件是用電子設(shè)備創(chuàng)建或維護(hù)的文件，包括模擬格式（另見(jiàn)數(shù)字文件）。[7]

（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態(tài)。[8]

以上定義，就可以看作對(duì)于電子文件這一概念進(jìn)行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國(guó)際組織和美、澳兩國(guó)，比較強(qiáng)調(diào)電子文件本身的形式特征與技術(shù)特征。而我國(guó)有關(guān)定義，尤其是規(guī)范（包括近兩個(gè)規(guī)范的征求意見(jiàn)稿）中的定義表達(dá)，相對(duì)而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認(rèn)識(shí)。事實(shí)上，從我國(guó)電子文件管理體制確定之后，我國(guó)檔案部門(mén)就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關(guān)聯(lián)起來(lái)理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關(guān)系一樣。鑒于我國(guó)的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國(guó)電子文件管理的實(shí)踐進(jìn)展，尊重現(xiàn)實(shí)情況，在本文研究中，我們認(rèn)為，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)（征求意見(jiàn)稿）、電子文件元數(shù)據(jù)基本集（征求意見(jiàn)稿），具備規(guī)范的基本要求，因而，就實(shí)際規(guī)范的制定而言，這三種定義表達(dá)，可以作為電子文件的定義基礎(chǔ)。同時(shí)，比較起來(lái)看，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強(qiáng)調(diào)的是電子文件形成的技術(shù)環(huán)境，這跟國(guó)際檔案理事會(huì)與發(fā)達(dá)國(guó)家的電子文件認(rèn)識(shí)相一致；而后兩者強(qiáng)調(diào)的是電子文件的形成主體與形成環(huán)境，這跟我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范銜接比較好。

因而，本文關(guān)于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達(dá)：

“電子文件是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲(chǔ)和利用，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸?shù)母鞣N形式的信息記錄?！?/p>

這一定義的內(nèi)涵如下：

第一，電子文件的形成主體是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織或個(gè)人（“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人”、“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。

第二，電子文件是在各主體履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中形成的。

第三，揭示電子文件的技術(shù)屬性是：利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲(chǔ)和利用，并要以通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸。

第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫(kù)、視頻、音頻等形式的電子信息。

3 關(guān)于“電子文件管理”概念

電子文件管理，目前國(guó)內(nèi)沒(méi)有明確定義，相關(guān)國(guó)家的術(shù)語(yǔ)規(guī)范也沒(méi)有將其作為獨(dú)立術(shù)語(yǔ)，但一般術(shù)語(yǔ)規(guī)范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對(duì)于電子文件管理進(jìn)行解釋，比較權(quán)威的有國(guó)際ARMA協(xié)會(huì)2006年和2007對(duì)此進(jìn)行的解釋：

（1）是根據(jù)文件管理原理和方法，運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件對(duì)信息系統(tǒng)中的電子文件和非電子文件進(jìn)行的電子化管理。[9]

（2）A.文件管理原則在電子文件中的應(yīng)用。B.使用電子系統(tǒng)來(lái)應(yīng)用文件管理原則的文件管理。[10]

仔細(xì)分析一下，發(fā)現(xiàn)以上這兩種解釋都不適合我國(guó)的電子文件管理的實(shí)踐。我國(guó)電子文件管理，盡管沒(méi)有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國(guó)電子文件管理的研究者認(rèn)為，電子文件管理，首先應(yīng)該是覆蓋電子文件整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的，如同我們?cè)诶碚撋蠌?qiáng)調(diào)的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業(yè)務(wù)一樣。因而，在本文中，我們認(rèn)為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：

“電子文件管理是指對(duì)電子文件生命周期整個(gè)過(guò)程進(jìn)行有效且系統(tǒng)控制的管理活動(dòng)。”

在這個(gè)定義表述中，需要突出兩點(diǎn)理解：

一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點(diǎn)作為電子文件管理的基礎(chǔ)，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個(gè)整體過(guò)程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過(guò)程”。

二是注重電子文件的全程管理的特點(diǎn)，即對(duì)于整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程實(shí)施有效且系統(tǒng)的控制。

這個(gè)概念的定義基礎(chǔ)，有以下兩個(gè)方面：

一是基于電子文件整體運(yùn)動(dòng)的理解。電子文件整體運(yùn)動(dòng)可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續(xù)體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運(yùn)動(dòng)的一般規(guī)律，前者的優(yōu)勢(shì)在于理論說(shuō)明簡(jiǎn)練、跟傳統(tǒng)的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環(huán)節(jié)（電子文件運(yùn)動(dòng)有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環(huán)節(jié)），但難以解釋電子文件某些特殊運(yùn)動(dòng)現(xiàn)象；后者的優(yōu)勢(shì)在于更好地說(shuō)明電子文件多因素、跨時(shí)空運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)，但是對(duì)于實(shí)踐部門(mén)來(lái)說(shuō)，理解這種復(fù)雜和抽象的概念比較困難。

在本文中，我們認(rèn)為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個(gè)運(yùn)動(dòng)階段與對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)EDMS、ERMS、TDR，作相對(duì)應(yīng)的層次說(shuō)明，這比較適合國(guó)際電子文件管理的運(yùn)動(dòng)階段劃分，也適合我國(guó)的電子文件管理與檔案管理實(shí)踐。

二是基于我國(guó)電子文件管理法規(guī)文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運(yùn)動(dòng)劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們?cè)诖嘶A(chǔ)上，加上交換、傳輸、處置三個(gè)環(huán)節(jié)。

在本文研究中，我們把電子文件管理運(yùn)動(dòng)階段、管理系統(tǒng)、管理需求作以下層次關(guān)系表示（見(jiàn)圖1）：

這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點(diǎn)，同時(shí)比較明確地說(shuō)明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機(jī)構(gòu)、管理系統(tǒng)及功能需求。

4 關(guān)于“電子文件管理系統(tǒng)”的系列概念

電子文件管理系統(tǒng)，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關(guān)聯(lián)起來(lái)。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國(guó)電子文件管理體制與檔案管理體制同時(shí)存在，因而，我們還需要區(qū)分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進(jìn)館后的電子文件在概念運(yùn)用上的不同，而之所以用不同的概念，是因?yàn)檫@三個(gè)階段的電子文件管理，有著不同的管理需要。可見(jiàn)，電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)際是需要區(qū)分三個(gè)階段，因而，也獲得三個(gè)名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統(tǒng)”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。

由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環(huán)節(jié)，是在現(xiàn)行機(jī)關(guān)的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統(tǒng)，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統(tǒng)，是有本質(zhì)區(qū)別的。前者在國(guó)外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國(guó)實(shí)踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運(yùn)用的系統(tǒng)區(qū)分開(kāi)來(lái)，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統(tǒng)，跟EDMS相對(duì)應(yīng)；而后者稱為電子文件歸檔管理系統(tǒng)，跟ERMS相對(duì)應(yīng)。

4.1 電子文件處理系統(tǒng)的釋義。鑒于與EDMS相對(duì)應(yīng)，對(duì)于電子文件處理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒國(guó)外EDMS的定義。國(guó)外EDMS的定義主要有如下幾類：

（1）用以支持創(chuàng)建、使用和維護(hù)電子文檔的自動(dòng)化系統(tǒng)，其目的是提高組織的工作流程。這些系統(tǒng)不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報(bào)價(jià)值而非證據(jù)價(jià)值（如文檔可能不是文件）。[11]

（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子文件的起草、組織、追蹤和分發(fā)。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]

（3）使用自動(dòng)化的技術(shù)、根據(jù)既定的政策和程序，恰當(dāng)?shù)胤峙?、使用、存?chǔ)、檢索、保護(hù)和保留以數(shù)字格式存儲(chǔ)的信息的軟件應(yīng)用。[13]

在本文中，根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對(duì)于電子文件處理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：

“機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，注重電子文件的業(yè)務(wù)流傳、版本固定與現(xiàn)行效力，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這相對(duì)于國(guó)外的EDMS（Electronic Document Management System）?！?/p>

4.2 電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義。電子文件歸檔管理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國(guó)內(nèi)外ERMS有以下幾種釋義：

（1）基于局域網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)據(jù)庫(kù)而運(yùn)行的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，它能夠?qū)﹄娮游募匿浫?、校?duì)、審核以及數(shù)字化加工等流程進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)從檔案紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。[14]

（2）為了滿足業(yè)務(wù)對(duì)電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的系統(tǒng)，用以捕獲、保存、提供獲取業(yè)務(wù)處理過(guò)程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。電子文件管理系統(tǒng)包括：檔案工作者和文件使用者；授權(quán)政策、責(zé)任分配、權(quán)力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊(cè)、用戶指南和其他用以批準(zhǔn)和頒發(fā)政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門(mén)資料和文件系統(tǒng)；軟件、硬件、其他設(shè)備、必要工具等。[15]

（3）用以管理電子文件創(chuàng)建、使用、維護(hù)和處置的自動(dòng)化系統(tǒng)，其目的是提供業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)。這些系統(tǒng)維持適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)信息（元數(shù)據(jù)）和文件之間的聯(lián)系，以支持它們的證據(jù)價(jià)值。[16]

（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，不考慮載體形式如何，自動(dòng)起草、組織、追蹤和分發(fā)文件的系統(tǒng)。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]

在本文中，根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對(duì)于電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：

“為了滿足機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)歸檔電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，用以捕獲、保存、維護(hù)、提供獲取業(yè)務(wù)處理過(guò)程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。這相對(duì)于國(guó)外的ERMS（Electronic Records Management System）。”

4.3 可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)的釋義。鑒于中外都將進(jìn)館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長(zhǎng)期有效保存與利用，是一種國(guó)際共識(shí)，因而，“可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)”一詞，中外基本上可以統(tǒng)一起來(lái)。為此，可以對(duì)其作如此的概念解釋：

可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長(zhǎng)期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)，它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行，具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評(píng)價(jià)機(jī)制，能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長(zhǎng)期負(fù)責(zé)，其使命和目標(biāo)是長(zhǎng)久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問(wèn)服務(wù)，如，數(shù)字檔案館。

5 結(jié)束語(yǔ)

電子文件的內(nèi)涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統(tǒng)的功能要求，在我國(guó)都會(huì)因需要處理電子文件歸檔前后的關(guān)系，而有不同的觀點(diǎn)和聲音。這一點(diǎn)，跟國(guó)外相比，可能我們因此更需要共識(shí)，事實(shí)上，這也是電子文件管理術(shù)語(yǔ)規(guī)范注重國(guó)際接軌還是注重國(guó)情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國(guó)電子文件管理實(shí)踐的需要，也同時(shí)兼顧到國(guó)際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學(xué)者的注意，以期有更多的討論與交流。

注①：2011年12月下達(dá)由浙江省委辦公廳承擔(dān)，浙江大學(xué)、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室任守信副主任、姚思遠(yuǎn)處長(zhǎng)，國(guó)家檔案局技術(shù)部蔡學(xué)美副主任，中國(guó)人民大學(xué)趙國(guó)俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長(zhǎng)，蘇州大學(xué)張照余教授等專家教授的指導(dǎo)。

注②：參考中國(guó)人民大學(xué)，電子文件管理百科?！癟DR 是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長(zhǎng)期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)， 它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行， 具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評(píng)價(jià)機(jī)制， 能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長(zhǎng)期負(fù)責(zé)， 其使命和目標(biāo)是長(zhǎng)久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問(wèn)服務(wù)?！?/p>

參考文獻(xiàn)：

[1]電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）.

[2]國(guó)家檔案局.電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ).（征求意見(jiàn)稿）.

[3]國(guó)家檔案局.電子文件元數(shù)據(jù)基本集.（征求意見(jiàn)稿）.

[4]馮惠玲.電子文件管理教程. [M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社 2001：1.

[5]聯(lián)合國(guó)文檔管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.

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[7][11][16]澳大利亞（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.

[8]（美國(guó)密蘇里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.

[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.

[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.

[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.

篇（3）

（一）檔案學(xué)基礎(chǔ)理論

檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，是理論檔案學(xué)的核心，也是應(yīng)用檔案學(xué)研究的前提和基礎(chǔ)。本方向研究檔案與檔案管理（事業(yè)）中的基礎(chǔ)性、宏觀性、前沿性的理論問(wèn)題，主要包括：檔案這一社會(huì)事物的內(nèi)涵、外延及檔案的價(jià)值、特點(diǎn)，檔案工作和檔案事業(yè)管理，檔案學(xué)科體系的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)，檔案管理基本理論等。

（二）電子文件管理

本研究方向旨在面對(duì)電子文件的出現(xiàn)在文件與檔案管理、司法認(rèn)同、技術(shù)支持方面引發(fā)的一系列前所未有的挑戰(zhàn)而開(kāi)展全方位的理論探討和創(chuàng)新研究。主要研究電子文件概念、種類和特點(diǎn)，電子文件管理原則、模式和標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理流程、方法和技術(shù)，以及電子文件的利用等。

（三）企業(yè)檔案管理

本研究方向在研究企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的基礎(chǔ)上，以企業(yè)檔案管理、科技檔案管理和知識(shí)管理為研究對(duì)象。著重探討和研究在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)檔案管理、信息管理、知識(shí)管理的原則、模式、方法與技術(shù)，并為企業(yè)提供適用的檔案管理、信息管理和知識(shí)管理解決方案。

（四）歷史檔案與史學(xué)研究

檔案學(xué)與歷史學(xué)有著十分密切的關(guān)系。本研究方向主要研究歷史檔案的種類、分布、價(jià)值及其管理理論和方法，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)的史學(xué)研究。

（五）檔案保護(hù)技術(shù)

檔案保護(hù)技術(shù)是檔案學(xué)專業(yè)的一個(gè)重要的研究方向。本方向研究的內(nèi)容主要包括：檔案載體及記錄材料結(jié)構(gòu)、成分、性質(zhì)及耐久性；環(huán)境條件對(duì)檔案載體耐久性的影響；有害生物對(duì)檔案載體耐久性的影響及防治；檔案修復(fù)技術(shù)；現(xiàn)代信息安全性研究。

那么,就一般意義講,什么是衡量檔案學(xué)熱點(diǎn)問(wèn)題的標(biāo)準(zhǔn)呢我認(rèn)為基本的標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾種.

第一,近年來(lái)相對(duì)比較集中探討的檔案學(xué)前沿性理論和實(shí)踐問(wèn)題.學(xué)術(shù)研究是有規(guī)律可循的.每門(mén)科學(xué)的建設(shè)和發(fā)展都有其自身的內(nèi)在矛盾規(guī)律.這種矛盾規(guī)律往往是通過(guò)一些前沿性的理論問(wèn)題和實(shí)踐問(wèn)題表現(xiàn)出來(lái)的.比如,我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以后,檔案學(xué)研究的前沿性問(wèn)題之一就是電子文件問(wèn)題.這是因?yàn)槲覈?guó)的檔案工作對(duì)象發(fā)生了較大的變化,電子文件大量出現(xiàn),且因其具有許多不同于以往傳統(tǒng)形態(tài)檔案的特點(diǎn),傳統(tǒng)檔案學(xué)管理理論已經(jīng)無(wú)法合理地解釋和說(shuō)明這種新的檔案現(xiàn)象,更無(wú)法科學(xué)地回答它所提出的各種具有挑戰(zhàn)性的管理理論和實(shí)踐問(wèn)題.正是由于理論和實(shí)踐之間的這種矛盾的存在,才引發(fā)了越來(lái)越多的人關(guān)注這方面的研究,并將大量的外國(guó)檔案學(xué)的相關(guān)成果介紹進(jìn)來(lái),同時(shí)結(jié)合我國(guó)的國(guó)情,進(jìn)行整理,吸收,改造和發(fā)展.

第二,對(duì)新世紀(jì)檔案學(xué)術(shù)研究具有一定導(dǎo)向性與前瞻性的理論問(wèn)題.

第三,具有一定公眾關(guān)注度的實(shí)踐和理論問(wèn)題.

二,檔案學(xué)熱點(diǎn)問(wèn)題舉要

(一)與電子文件管理有關(guān)的基礎(chǔ)理論問(wèn)題

1.電子文件的"真實(shí)性","完整性","原始性"維護(hù)問(wèn)題.兩種重要管理理論的研究——電子文件全程管理理論和文件連續(xù)體模型理論.可參見(jiàn)《檔案學(xué)》2003第二期,傅榮校,周林女的"電子文件管理中的熱點(diǎn)理論問(wèn)題研究類舉".對(duì)這兩種理論,我國(guó)檔案界目前只是停留在介紹階段,深入的研究尚未開(kāi)展.

2.前端控制理論.與這種理論相關(guān)的研究課題有許多.如:

(1)檔案管理的前端控制思想;

(2)檔案鑒定中的前端控制;

(3)檔案集中過(guò)程中的前端控制;

(4)檔案保護(hù)的前端控制;

(5)檔案編目的前端控制;

(6)檔案利用的前端控制;

(7)在文件生命周期中檔案工作者的干預(yù)時(shí)機(jī)的選擇;

(8)電子政務(wù)建設(shè)中文檔前端控制思想的應(yīng)用;

(9)電子文件管理與紙質(zhì)文件管理中前端控制思想的比較等.

3.來(lái)源原則問(wèn)題.來(lái)源原則所強(qiáng)調(diào)的"來(lái)源共同性",在電子文件的管理過(guò)程中,受到了質(zhì)疑.有的學(xué)者認(rèn)為:"源于各種不同結(jié)構(gòu)組織體的數(shù)據(jù)的產(chǎn)生,改變了單一來(lái)源的概念.電子計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)的界限,而來(lái)源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個(gè)界限所決定的."特里·庫(kù)克認(rèn)為:"電子時(shí)代檔案來(lái)源的概念需要重新考慮,醞釀和定義,它不僅指文件的形成機(jī)關(guān),更包括其形成目的,形成活動(dòng),過(guò)程,處理程序和職能范圍等."檔案人員的關(guān)注點(diǎn)從"實(shí)體來(lái)源",轉(zhuǎn)變?yōu)?變動(dòng),臨時(shí),甚至''''虛擬''''的機(jī)構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)為重點(diǎn)的概念來(lái)源."庫(kù)克的"概念來(lái)源",實(shí)際上指的是文件的形成過(guò)程及背景,即文件是誰(shuí),在什么條件下,運(yùn)用哪些數(shù)據(jù),為了什么目的,采用了何種結(jié)構(gòu)形成的等方面的信息.那么在我國(guó)目前的情況下,究竟應(yīng)當(dāng)如何對(duì)待這種新的觀念,難道我們也必須以"概念來(lái)源"的新來(lái)源觀取代"機(jī)構(gòu)或?qū)嶓w"來(lái)源觀嗎

4.電子文件的特點(diǎn)問(wèn)題.如"信息與載體可分離性"問(wèn)題.劉東斌,劉偉的"電子文件具有信息與載體可分離性嗎"對(duì)人們普遍認(rèn)可的電子文件的"信息與載體可分離性"的觀點(diǎn),提出質(zhì)疑.他們認(rèn)為:"這一觀點(diǎn)與事實(shí)大相徑庭,完全不符合事實(shí).不僅電子文件的信息與載體不可分離,事實(shí)上與載體分離的信息根本就不會(huì)存在."

5.電子文件的元數(shù)據(jù)問(wèn)題.戴維·比爾曼最早將元數(shù)據(jù)的概念引入檔案學(xué),并將文件和元數(shù)據(jù)形象地比作信函的內(nèi)容與信封,文件是元數(shù)據(jù)封裝起來(lái)的對(duì)象,元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件.元數(shù)據(jù)具有維護(hù)電子文件原始性,真實(shí)性和憑證性的作用.但是,目前人們對(duì)元數(shù)據(jù)的理解不同,主要觀點(diǎn)包括:

(1)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件的背景信息和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù),是有關(guān)電子文件的技術(shù)性信息.[ICA]

(2)元數(shù)據(jù)是關(guān)于電子文件背景的描述信息.[澳大利亞]

(3)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件和文件集合的背景及其相互關(guān)系的結(jié)構(gòu)化描述和編目數(shù)據(jù).[英國(guó)]

(4)元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù),例如格式信息,字型,字體,數(shù)據(jù)詞典,數(shù)據(jù)庫(kù)描述,邏輯和物理模型,系統(tǒng)平臺(tái)和軟件資料等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù),具有隱含性.[中國(guó)]

(5)元數(shù)據(jù)是"由電子文件系統(tǒng)自動(dòng)記錄的關(guān)于文件形成時(shí)間,地點(diǎn),人員,活動(dòng),文件系統(tǒng),結(jié)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)."[中國(guó)]

6.數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展問(wèn)題.

7.電子政務(wù)條件下的文檔一體化管理問(wèn)題.

8.電子文件的運(yùn)動(dòng)周期的劃分問(wèn)題.

(二)檔案學(xué)傳統(tǒng)熱點(diǎn)——持續(xù)性和發(fā)展性的理性思考

1.文件與檔案的關(guān)系問(wèn)題."轉(zhuǎn)化"關(guān)系的探討."半現(xiàn)行文件"概念的爭(zhēng)論.

2.檔案本質(zhì)和本質(zhì)屬性的紛爭(zhēng)."歷史的原始記錄"說(shuō),"保存?zhèn)洳樾?等.

3.檔案概念的拓展問(wèn)題.檔案概念的外延的擴(kuò)大與縮小爭(zhēng)論.何嘉蓀是"擴(kuò)大外延"說(shuō)的代表,主張把"收發(fā)文登記"宣布為"歸檔","把全部現(xiàn)行文件都宣布為檔案".黃存勛認(rèn)為:"可以借鑒美國(guó)等國(guó)家檔案界的意見(jiàn),延伸文件的前檔案階段,以''''進(jìn)館''''作為文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志.換言之,應(yīng)該縮小檔案概念外延,僅將保存在檔案館的或已進(jìn)入永久保存階段的文件視為檔案."

4."實(shí)物檔案","口述檔案"概念之爭(zhēng).

5.文件生命周期理論是否適用于我國(guó)的理論之爭(zhēng).有人認(rèn)為:"該理論對(duì)我國(guó)并不適用."因?yàn)?我國(guó)沒(méi)有半現(xiàn)行文件這一概念",也沒(méi)有"文件中心".有的則認(rèn)為,該理論是現(xiàn)代檔案學(xué)發(fā)展的重要里程碑,是構(gòu)建文件與檔案學(xué)的重要理論基石,是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展與變革的重要路標(biāo)與指南之一.

6.文件中心在我國(guó)建設(shè)與發(fā)展之爭(zhēng)論.有的認(rèn)為它的建立會(huì)增加機(jī)構(gòu)和資源浪費(fèi),而且同我國(guó)的文件與檔案管理理論不適應(yīng).有的則將它視為我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)改革和發(fā)展的方向.有的認(rèn)為我國(guó)已經(jīng)有了比較完整的檔案室體系,根本沒(méi)有必要改掉后從新建立一套文件中心體系.有的則認(rèn)為兩者都是中間過(guò)渡性文檔管理機(jī)構(gòu),可以在不同的情況下并存.

7.文件中心的建設(shè)與模式選擇,運(yùn)作方式問(wèn)題.

8.電子網(wǎng)絡(luò)條件下,文件中心的發(fā)展命運(yùn)問(wèn)題.

9.文件運(yùn)動(dòng)的"回流"問(wèn)題之爭(zhēng).吳品才提出之后受到一些同志的挑戰(zhàn).焦點(diǎn)在于"文件運(yùn)動(dòng)是否應(yīng)與文件的實(shí)體形態(tài)聯(lián)系在一起討論".

10.檔案價(jià)值理論的爭(zhēng)論.主要涉及檔案價(jià)值的實(shí)質(zhì)及檔案價(jià)值概念的表述問(wèn)題,特別是"勞動(dòng)價(jià)值問(wèn)題".

11.檔案管理體制的變革問(wèn)題.

12.檔案工作原則與規(guī)則的關(guān)系問(wèn)題.

13.檔案種類劃分問(wèn)題.

14.虛擬利用方式與傳統(tǒng)利用方式的關(guān)系.

15.館藏建設(shè)中的"官方文化"現(xiàn)象的變革.

16.確保電子文檔信息長(zhǎng)期的真實(shí)性,完整性和可利用性的戰(zhàn)略問(wèn)題.

17.信息時(shí)代,使檔案成為可供大眾利用的,最為廣泛的信息資源的問(wèn)題.

18.檔案學(xué)理論和實(shí)踐的關(guān)系.理論是高于實(shí)踐還是實(shí)踐高于理論的問(wèn)題始終在我們的檔案學(xué)研究中困擾著我們.一些同志往往以某種做法不符合"檔案學(xué)理論"為由,排斥實(shí)踐中出現(xiàn)的新觀點(diǎn),新做法;而不是自覺(jué)地檢討相關(guān)檔案學(xué)理論是不是還能夠具有指導(dǎo)實(shí)踐,解決新矛盾,新問(wèn)題的品格.還有的同志以違背"馬列主義"為由,片面地抵制或消極對(duì)待外國(guó)的文化思想和先進(jìn)的文檔管理理念.有的同志以制造辭藻的形式,打造出所謂的理論,讓人們不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒體性,多語(yǔ)義性,多價(jià)值性,多時(shí)空性,多尺度性,多維性,多類別,多變量和多應(yīng)用主題……",一口氣列舉了十個(gè)"多",不知這種所謂的新理念對(duì)實(shí)際工作有何指導(dǎo)意義

(三)檔案學(xué)自身的基礎(chǔ)理論問(wèn)題

1.檔案學(xué)研究對(duì)象的表述問(wèn)題.

2.檔案學(xué)的學(xué)科性質(zhì)問(wèn)題.

3.檔案學(xué)與文書(shū)學(xué)的關(guān)系問(wèn)題.

4.檔案學(xué)的研究方法問(wèn)題.如"二律背反","形而上"等提法問(wèn)題.

5.現(xiàn)代管理理論對(duì)檔案學(xué)研究的影響.

(四)檔案管理信息化問(wèn)題

1.檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的信息管理問(wèn)題.

2.文檔信息化服務(wù)中的技術(shù)因素與非技術(shù)性因素問(wèn)題.

3.文檔信息化與文檔有效管理問(wèn)題.

4.文檔核心信息資源的開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題.

5.網(wǎng)上檔案信息的法律地位問(wèn)題.

6.檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題.

7.檔案信息化建設(shè)的核心問(wèn)題.資源建設(shè):檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和部分開(kāi)放文檔的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題;電子文檔信息資源的組織問(wèn)題.

8.數(shù)字化檔案信息資源的管理和維護(hù)問(wèn)題.效益與成本問(wèn)題.

9.檔案管理信息化時(shí)代,檔案工作者的角色轉(zhuǎn)變問(wèn)題.

(五)檔案實(shí)體管理應(yīng)用理論研究中的熱點(diǎn)及難點(diǎn)

1.關(guān)于保管期限粗分與細(xì)分之爭(zhēng).其中最具代表性的是"兩分法"(進(jìn)館,不進(jìn)館)和"三分法"(永,長(zhǎng),短)之爭(zhēng).有的主張與文件生命周期聯(lián)系,在分階段多次鑒定的基礎(chǔ)上,考慮保管期限的劃分問(wèn)題,每次以兩分為主,在同一檔次內(nèi)部再細(xì)分.例如,歸檔前鑒定主要區(qū)分歸檔與不歸檔,進(jìn)館前鑒定主要區(qū)分進(jìn)館與不進(jìn)館,檔案館定期鑒定主要區(qū)分銷毀與繼續(xù)保存.在歸檔,進(jìn)館和繼續(xù)保存等檔次內(nèi)部,再根據(jù)有關(guān)檔案的實(shí)際情況靈活掌握,考慮是否再細(xì)分具體的保管年限.同一保管年限的檔案,還可按重要程度進(jìn)一步細(xì)分.檔案館檔案開(kāi)放前的鑒定,在區(qū)分開(kāi)放與控制使用的同時(shí),還可結(jié)合復(fù)查原定保管期限.

2.關(guān)于保管期限的標(biāo)時(shí)與否的爭(zhēng)論.

3.關(guān)于檔案鑒定方法的爭(zhēng)論.直接鑒定法受到一定的挑戰(zhàn).另外,職能鑒定法與內(nèi)容鑒定法的研究,以及對(duì)"宏觀鑒定戰(zhàn)略","文獻(xiàn)鑒定戰(zhàn)略"的質(zhì)疑等.對(duì)"宏觀職能鑒定理論"的質(zhì)疑,代表性的觀點(diǎn)包括:"宏觀職能鑒定理論的立論基礎(chǔ)尚不嚴(yán)密,且未提供切實(shí)有效的職能分析方法";"宏觀職能鑒定理論的理論實(shí)質(zhì)有悖于現(xiàn)有的基礎(chǔ)理論","宏觀職能鑒定論實(shí)質(zhì)上正是以''''實(shí)體價(jià)值論''''(即檔案價(jià)值是獨(dú)立于主體之外而存在的,它隨檔案的產(chǎn)生而產(chǎn)生,不論人們利用與否都是客觀存在的)作為其檔案價(jià)值觀的.以這種片面的檔案價(jià)值觀為理論實(shí)質(zhì)的宏觀職能鑒定論顯然存在著重大的理論缺陷.宏觀職能鑒定論僅從第一價(jià)值的角度出發(fā)來(lái)判定文件價(jià)值的大小,并未慮及文件的第二價(jià)值,這樣就明顯違背了雙重價(jià)值論."對(duì)鑒定過(guò)程的實(shí)質(zhì)問(wèn)題:鑒定的過(guò)程是賦予文件價(jià)值的過(guò)程嗎如何處理好職能鑒定與內(nèi)容鑒定的關(guān)系檔案鑒定是否存在"國(guó)家模式"和"社會(huì)模式"呢即使不是完善的鑒定決定或鑒定程序,也要優(yōu)于文件的自生自滅嗎

4.電子文件的集中與捕獲問(wèn)題.

5.電子文件的集中管理問(wèn)題與分布式管理控制問(wèn)題.

6.歸檔制度的建立與完善問(wèn)題.

7.檔案實(shí)體分類方案的編制與應(yīng)用問(wèn)題.

8.檔案分類的客觀性與一級(jí)類目分類標(biāo)準(zhǔn)的確定問(wèn)題.

9.成套性與客體全宗問(wèn)題.

10.實(shí)體分類與信息分類問(wèn)題.

11.傳統(tǒng)著錄與電子文件著錄的區(qū)別問(wèn)題.

12.信息社會(huì)中檔案編研工作的特點(diǎn)問(wèn)題.

(六)檔案信息管理應(yīng)用理論研究熱點(diǎn)

1.公民權(quán)利與現(xiàn)行文件公開(kāi),保密問(wèn)題.

2.開(kāi)展現(xiàn)行文件利用服務(wù)過(guò)程中,檔案部門(mén)的角色定位問(wèn)題.

3.知識(shí)管理與檔案信息利用服務(wù)工作的關(guān)系問(wèn)題.

4.現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心的建設(shè)與發(fā)展實(shí)踐對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論的挑戰(zhàn)

(七)檔案史學(xué)研究方面熱點(diǎn)問(wèn)題

1.檔案的起源問(wèn)題.

2."檔案"的辭源問(wèn)題.

3."信息","文件","公文"的辭源問(wèn)題.

4.甲骨檔案中的"貞人"問(wèn)題.

5.甲骨檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)問(wèn)題.

6.文書(shū)檔案連鎖法的重新評(píng)價(jià)問(wèn)題.

7.20世紀(jì)30年代和40年代我國(guó)檔案學(xué)理論研究的主要?dú)v史成就問(wèn)題.

8.簡(jiǎn)牘檔案的發(fā)現(xiàn)及其史料價(jià)值問(wèn)題.

9.建國(guó)前我國(guó)檔案教育的成就與歷史教訓(xùn).

(八)專門(mén)檔案管理領(lǐng)域的熱點(diǎn)問(wèn)題

1.專門(mén)檔案的定義問(wèn)題.姚軍認(rèn)為:"專門(mén)檔案就是指人們?cè)谏鐣?huì)和自然活動(dòng)中某些專門(mén)領(lǐng)域形成的,用較為系統(tǒng)的,成熟的專門(mén)管理方法進(jìn)行管理的,或某些特殊形式,載體的檔案的總稱."

2.專門(mén)檔案的種類劃分問(wèn)題."依據(jù)專門(mén)檔案的派生和分離情況為原則,將目前各種專門(mén)檔案歸入文書(shū)檔案范疇專門(mén)檔案,科技檔案范疇專門(mén)檔案和特殊載體專門(mén)檔案三大類."

3.人事檔案管理問(wèn)題.

(1)現(xiàn)行人事檔案管理弊端:分散多頭管理.

(2)建立國(guó)家人事檔案中心問(wèn)題.

(3)擅自建檔,造檔問(wèn)題.

(4)擅自扣檔問(wèn)題.

(5)擅自棄檔問(wèn)題.

(九)檔案管理制度建設(shè),標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面的熱點(diǎn)問(wèn)題.

1.《歸檔文件整理規(guī)則》的討論.內(nèi)容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之間有機(jī)聯(lián)系"規(guī)則推薦的聯(lián)合分類法中的分類標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

2.《文書(shū)檔案保管期限表》的討論.

篇（4）

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

篇（5）

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

篇（6）

0引言

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸滲透到社會(huì)的各行各業(yè)之中，檔案管理也是現(xiàn)代信息化時(shí)代需要進(jìn)一步拓展的空間。大數(shù)據(jù)是信息化技術(shù)發(fā)展到一定程度之后的必然產(chǎn)物。在當(dāng)今社會(huì)中，更多的信息實(shí)現(xiàn)了電子化，數(shù)字化的發(fā)展模式，這樣就給我們查詢相關(guān)的信息帶來(lái)了更大的方便，我們可以運(yùn)用手機(jī)或者計(jì)算機(jī)調(diào)閱相關(guān)的信息，即：信息的大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)?；谶@一背景條件下，檔案管理的價(jià)值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計(jì)算機(jī)電子化、數(shù)字化的虛擬網(wǎng)絡(luò)之中，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更廣泛的共享。

1大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理的意義分析

1.1實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性

大數(shù)據(jù)的概念就是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將相關(guān)的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享。這樣思想運(yùn)用到檔案管理之中，可以實(shí)現(xiàn)不同檔案管理部門(mén)之間的資源共享。在查閱檔案的時(shí)候，調(diào)閱者可以得到更多全面的信息，相關(guān)的數(shù)據(jù)參考更多。大數(shù)據(jù)的概念實(shí)現(xiàn)了檔案管理的開(kāi)放性，使得更多的資源可以向調(diào)閱者開(kāi)放，幫助他們更加高效的查閱相關(guān)信息。

1.2實(shí)現(xiàn)信息的可靠性

由于大數(shù)據(jù)是將更多的檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)一個(gè)龐大的虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)。在這一數(shù)據(jù)庫(kù)中，我們可以更多準(zhǔn)確地找到自己所需要的資料和信息。在調(diào)閱的過(guò)程中，檔案資料的真實(shí)性有了進(jìn)一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調(diào)閱的檔案資料。

1.3強(qiáng)化了自動(dòng)分析能力

在大數(shù)據(jù)的理念中，我們還加入了數(shù)據(jù)分析的環(huán)節(jié)。更多的大數(shù)據(jù)在被調(diào)閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時(shí)候我們就需要依靠計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效分析，不斷拓展自動(dòng)化的分析，由于這種自動(dòng)分析是計(jì)算機(jī)事前設(shè)計(jì)好的，具有一定的科學(xué)性，自動(dòng)分析的結(jié)果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動(dòng)分析能力可以幫助我們?cè)诖罅康臋n案數(shù)據(jù)中得到最為準(zhǔn)確、科學(xué)的結(jié)論。

2提升大數(shù)據(jù)在檔案管理價(jià)值的具體措施

2.1系統(tǒng)開(kāi)展信息化建設(shè)

由于大數(shù)據(jù)需要基于當(dāng)前的不同檔案部門(mén)之間相互數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，因此，實(shí)現(xiàn)所有部門(mén)之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)化的信息技術(shù)改造。例如：使用同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使得他們?cè)跈n案信息電子化改造過(guò)程中，最終可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息共享。這一點(diǎn)十分關(guān)鍵，只要有一個(gè)部門(mén)信息化系統(tǒng)改造不徹底或者是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不一致，都可能造成最終的數(shù)據(jù)共享的困難和問(wèn)題。因此，在信息化改造的過(guò)程中，所有的部門(mén)需要相互協(xié)作，加強(qiáng)溝通，頂層部門(mén)需要進(jìn)行信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一采購(gòu)和安裝，同時(shí)針對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使得他們充分掌握系統(tǒng)的使用、維護(hù)和日常問(wèn)題處理。在信息系統(tǒng)建立之后，我們需要進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，查找數(shù)據(jù)共享過(guò)程中的問(wèn)題，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的完善和優(yōu)化。

2.2加快紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程

現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)概念是基于網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的電子化數(shù)據(jù)信息。然而我們?cè)谶^(guò)去的幾十年中，所有的檔案都是紙質(zhì)的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實(shí)現(xiàn)檔案的大數(shù)據(jù)共享，第一步就是需要實(shí)現(xiàn)這種珍貴的紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)換。將相關(guān)的紙質(zhì)檔案掃描、拍照，形成一系列系統(tǒng)化的電子檔案，這樣才能進(jìn)一步輸入電腦，實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)上數(shù)據(jù)對(duì)接。在紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程中，我們需要進(jìn)一步掌握相關(guān)的技術(shù)，做好更多的防護(hù)措施，盡可能地保證那些珍貴紙質(zhì)檔案的完整性。

2.3構(gòu)建檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案在進(jìn)行電子化改造過(guò)程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對(duì)這些不同的選擇，我們需要進(jìn)一步構(gòu)建統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對(duì)等性。具體來(lái)說(shuō)，我們需要規(guī)范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構(gòu)成一個(gè)完整的電子檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，我們?cè)跈n案的電子化處理過(guò)程中，進(jìn)一步統(tǒng)一處理手段和方式，這樣處理出來(lái)的電子檔案才能進(jìn)一步統(tǒng)一，差異性才能降到最低。

2.4人員的信息化素養(yǎng)提升

信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)理念都是近年來(lái)最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過(guò)相關(guān)概念，對(duì)其應(yīng)用和操作知之甚少。我們需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)提升。因?yàn)闄n案管理需要有人員進(jìn)行操作，同樣的檔案信息化建設(shè)、大數(shù)據(jù)的建立都是需要人員去實(shí)施，所以我們需要對(duì)這些操作、實(shí)施人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)。同時(shí)我們還需要進(jìn)一步引入一批專業(yè)化的信息人才，他們的進(jìn)入可以幫助我們實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)化，進(jìn)一步幫助在崗人員相互學(xué)習(xí)和交流。信息化培訓(xùn)的形式可以多樣化。例如：自學(xué)與交流相結(jié)合，理論與實(shí)踐相結(jié)合等都是可行的。培訓(xùn)的時(shí)間可以集中在工作相對(duì)輕松的時(shí)間段，采用集中和分散教學(xué)相結(jié)合。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理借助大數(shù)據(jù)的理念將實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，其高效性、準(zhǔn)確性將得到進(jìn)一步提升。在大數(shù)據(jù)改造的過(guò)程中，檔案管理工作需要注重系統(tǒng)改造的統(tǒng)一性，加快紙質(zhì)檔案的電子化，構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，從而為檔案管理價(jià)值的提升奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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高?，F(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著高校現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著高校經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1　現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于高校管理信息系統(tǒng)(MIS)的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于高校管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了高校管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)人事編制和人事檔案調(diào)度的計(jì)算機(jī)化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理?，F(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代高校加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是高校管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于高校管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

2　現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

2.1由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些高校已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

2.2第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各高校應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。不管高校應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3　電子文件階段

3.1電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日一13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月18-20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

篇（8）

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

篇（9）

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS　的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。    

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。    

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。    

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。    

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段    

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。    

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。    

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。   

三、電子文件階段    

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》?試行稿　國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院?中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院　召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999　把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。    

機(jī)讀文件?僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件　最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：    

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。    

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。    

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。    

篇（10）

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。超級(jí)秘書(shū)網(wǎng)

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。