時(shí)間:2023-06-02 15:13:45
序論:好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程,我們?yōu)槟扑]十篇企業(yè)檔案管理范例,希望它們能助您一臂之力,提升您的閱讀品質(zhì),帶來更深刻的閱讀感受。
(一)議“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的關(guān)系
檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科,這已是共識(shí)。既然是學(xué)科,就需要專業(yè)人才進(jìn)行管理。以我們公司為例,每年經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的檔案數(shù)量級(jí)并不大,種類也遠(yuǎn)算不上“繁多”,調(diào)閱使用的頻次更是稀疏,因此無論是數(shù)量還是難度都無需匹配專業(yè)科班人員。由于專業(yè)領(lǐng)域較為狹窄,往往造成“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的矛盾。
說到實(shí)用性,檔案的價(jià)值真諦即在于實(shí)用。如何能快速、準(zhǔn)確的調(diào)閱到想要的檔案是我們最實(shí)用的需求。因此檔案的管理與索引從實(shí)用角度來說,無需用上所謂專業(yè)復(fù)雜的分類索引,而是找出檔案專業(yè)知識(shí)與本企業(yè)特點(diǎn)相結(jié)合的方法即可,即“適度專業(yè)、因地制宜”,將專業(yè)性與實(shí)用性結(jié)合起來。
(二)議檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)”與“素質(zhì)”的關(guān)系
檔案管理在于標(biāo)準(zhǔn),但更在于培養(yǎng)素質(zhì)。標(biāo)準(zhǔn)是從穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)中提煉出的共性指標(biāo)。建立標(biāo)準(zhǔn)就要有兩個(gè)必要條件,一是穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài),二是提煉歸納。那么在標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)之前,如何確保秩序呢?我想這就要培養(yǎng)素質(zhì)了。這也符合人類社會(huì)的發(fā)展邏輯,如:人類也是先有人心向善的素質(zhì),后有匡扶正義的法律。當(dāng)然,法律反過來也會(huì)促進(jìn)素質(zhì)的提升,這是辯證關(guān)系。
當(dāng)然,不可否認(rèn),盡快出臺(tái)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是改善目前現(xiàn)狀的必要策略,但在此仍要呼吁大家主動(dòng)培養(yǎng)檔案意識(shí)和素質(zhì),讓標(biāo)準(zhǔn)和素質(zhì)彼此結(jié)合起來,雙向發(fā)揮其辯證作用。
(三)議檔案“集中”管理與“分級(jí)”管理的關(guān)系
檔案是集中管,還是分級(jí)管,公司團(tuán)隊(duì)中多年來都有不同的認(rèn)知。由行政部門集中管理,優(yōu)勢(shì)在于標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、責(zé)任明確;但其劣勢(shì)也很多,比如集中保存風(fēng)險(xiǎn)、容納場(chǎng)地較大、業(yè)務(wù)差異造成的分類不合理、不科學(xué)等等。綜合來看,集中管理更適用于規(guī)模小、數(shù)量少、業(yè)務(wù)種類單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè);而對(duì)于業(yè)務(wù)種類多元、處于擴(kuò)展階段的企業(yè)來說,檔案的集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合勢(shì)在必行。既然是集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合,那么就不是完全割裂、各管一段,而是總體統(tǒng)一、相互協(xié)同,專業(yè)區(qū)分,彼此勾稽:
(四)議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關(guān)系
在電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)中,為避免無效冗余,節(jié)省存儲(chǔ)空間,應(yīng)盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復(fù)存儲(chǔ)。同理,在檔案管理中,這也是一種高境界的追求。
現(xiàn)實(shí)中,在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前,如何能夠有效的勾稽各類檔案呢,就產(chǎn)生了一個(gè)略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽,即:就是將同一檔案進(jìn)行復(fù)印,將復(fù)印件物理連接于勾稽對(duì)象上,從而避免了夸板塊查詢。但是,物理勾稽的缺點(diǎn)也顯而易見,它將同一信息在多地重復(fù)存儲(chǔ),即浪費(fèi)空間,也無法有效使查詢者“止步”于某層信息,由于所有信息物理的連接在一起,查詢者可以不分權(quán)限的“一覽無余”。為此,編碼勾稽必不可少。
編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起,這些相關(guān)聯(lián)的檔案平日里根據(jù)其屬性各存于不同的區(qū)域,只有在需要的時(shí)候才會(huì)通過編碼“聚首”,當(dāng)然這就要求在檔案上準(zhǔn)確注明勾稽對(duì)象的編碼。
本人認(rèn)為,揚(yáng)長(zhǎng)避短,相互結(jié)合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點(diǎn)是明智選擇。即,編碼、物理相結(jié)合,篇幅適度、關(guān)聯(lián)緊密或?qū)偻豁?xiàng)目的檔案除用編碼方式外同時(shí)用物理方式;篇幅較長(zhǎng)的及常規(guī)檔案用編碼方式:
例如:以某市場(chǎng)調(diào)研項(xiàng)目為例,檔案形成的主要步驟如下:
1.項(xiàng)目立項(xiàng)及過程中的請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等走公司公文簽批流程,最后納入綜合部文書檔案管理,綜合部對(duì)其編文書檔案編號(hào),同時(shí)項(xiàng)目主控部門留存復(fù)印件作為項(xiàng)目檔案專項(xiàng)保存;
2.項(xiàng)目具體的調(diào)查研究方案以及執(zhí)行過程中的數(shù)據(jù)分析、圖紙影音、文書表格、實(shí)驗(yàn)記錄及其他各類業(yè)務(wù)過程記錄等納入項(xiàng)目檔案,項(xiàng)目主控部門自行保存;
3.項(xiàng)目過程中的對(duì)外合作合同,納入合同檔案保存,由合同主控部門(審計(jì)監(jiān)察部)編合同檔案編號(hào),同時(shí)注明與其關(guān)聯(lián)的請(qǐng)示文書的檔案編號(hào),使其與文書檔案形成勾稽;合同復(fù)印件由項(xiàng)目主控部門作為項(xiàng)目檔案自行保存;
4.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出將形成會(huì)計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部編碼,但應(yīng)同時(shí)注明對(duì)應(yīng)的合同檔案編號(hào),使其與合同檔案形成勾稽;
5.項(xiàng)目調(diào)研結(jié)論及結(jié)項(xiàng)總結(jié)應(yīng)以報(bào)告形式經(jīng)公司公文流程正式上報(bào),最終由綜合部編文書檔案編號(hào)存檔,項(xiàng)目主控部門留存復(fù)印件納入項(xiàng)目檔案。
至此,該示例中的各個(gè)角色手中應(yīng)有的檔案如表1:
(五)議“電子”檔案與“紙質(zhì)”檔案的關(guān)系
公司辦公區(qū)每個(gè)人每天都在產(chǎn)生電子檔案,尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化,電子檔案已占檔案的很大比重。但是,電子檔案保存分散,易于修改,給管理帶來了很大難度,也不可能取代紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案仍具有不可替代性。因此,僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個(gè)人電腦中的資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存,“紙質(zhì)為本,電子備查”可作為處理電子檔案與紙質(zhì)檔案之間關(guān)系的原則。
電子檔案方面:
1.可以逐漸推進(jìn)個(gè)人辦公“云存儲(chǔ)”,即每個(gè)人的電子檔案存于公司機(jī)房的服務(wù)器中,便于實(shí)現(xiàn)操作日志的追蹤追溯,也提升了信息的安全性。
2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質(zhì)審批后,電子流轉(zhuǎn)的單據(jù)、憑證、公文應(yīng)定期打印,形成紙質(zhì)檔案另行存儲(chǔ),即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來的紙質(zhì)審批記錄同時(shí)保存。
3.如上文所述,?y一電子文件名的命名規(guī)則,同時(shí)各部門經(jīng)理要把關(guān)所轄員工的電子檔案分類方式,即每年確定一次所轄崗位電腦中各級(jí)文件夾的邏輯結(jié)構(gòu),員工只需將所產(chǎn)生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進(jìn)行命名,并存入已經(jīng)確定好的文件夾中即可。
紙質(zhì)檔案方面:
部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在年初參照上述電子文件夾的層級(jí)結(jié)構(gòu)為每個(gè)崗位建檔,比如參照上述文件夾結(jié)構(gòu),實(shí)際配置各類大小文件盒,產(chǎn)生電子文檔后,除在電腦中存入對(duì)應(yīng)文件夾外,還應(yīng)將最終版打印出來放入對(duì)應(yīng)盒中,各類無電子版的紙質(zhì)文檔(如檢查記錄、收到的紙質(zhì)文檔等)也同樣及時(shí)對(duì)號(hào)入座,存入既定文件盒中,這樣確保紙質(zhì)文檔大于電子文檔(最終版),實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子同步存檔,也為“四標(biāo)”體系審核打好基礎(chǔ)。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的新思路
上述文字林林總總散議了檔案管理中個(gè)人認(rèn)為較為重要的關(guān)系,總結(jié)起來要義如表2:
(一)在檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)上
1.以實(shí)用為目標(biāo),結(jié)合檔案知識(shí),總部設(shè)立專職文檔管理員,負(fù)責(zé)文檔簽批流轉(zhuǎn)和整體檔案的組織管理;各事業(yè)部、業(yè)務(wù)板塊設(shè)立專(兼)職文檔管理人員,負(fù)責(zé)本板塊的檔案管理,并配合總部檔案工作。
2.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)檔案素質(zhì)培養(yǎng),強(qiáng)化培訓(xùn),強(qiáng)調(diào)檔案工作人人有責(zé),人人參與的理念,尤其強(qiáng)調(diào)部門負(fù)責(zé)人要切實(shí)履行職責(zé),檔案工作重在平時(shí)。
(二)在檔案管控機(jī)制上
1.綜合部牽頭建立檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),尤其是編碼標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、立卷裝訂標(biāo)準(zhǔn),建立監(jiān)管機(jī)制,對(duì)事業(yè)部和板塊進(jìn)行檢查。
企業(yè)檔案管理的對(duì)象即是企業(yè)內(nèi)部各種各樣的檔案,而服務(wù)的目標(biāo)就是這些提供檔案的各類成員,檔案管理的主要內(nèi)容包括對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及對(duì)其進(jìn)行利用等。檔案管理人員每天按照企業(yè)的相應(yīng)管理制度將大量的文件和檔案進(jìn)行分類整理,將一系列有相關(guān)性的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中化整理后歸檔,無相關(guān)性的文件檔案進(jìn)行分類歸檔,這就是企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容。
2.當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題
2.1.企業(yè)檔案的收集存在的一定難度
由于我國(guó)目前的企業(yè)并沒有完全進(jìn)入到科學(xué)化管理的階段,一些中小型企業(yè)的員工并沒有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí),檔案管理人員在檔案收集的過程中存在一定的難度。在一些生產(chǎn)制造型的企業(yè),由于很多員工的學(xué)歷水平不高,無法上交個(gè)人檔案或檔案經(jīng)歷不全面都是企業(yè)檔案收集過程中存在的問題,同時(shí)在檔案的收集和管理過程中,也存在一些員工為方便自己的工作需要,不主動(dòng)上交個(gè)人檔案導(dǎo)致企業(yè)不能及時(shí)對(duì)員工的檔案進(jìn)行整理,這種現(xiàn)象對(duì)企業(yè)的檔案管理水平的提升產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
2.2 企業(yè)檔案的信息缺乏系統(tǒng)管理
目前,企業(yè)的檔案管理仍處于傳統(tǒng)的檔案管理方式,一些企業(yè)檔案的保管、保存仍然分散在各個(gè)部門、機(jī)構(gòu)之間,沒有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理。同時(shí)由于檔案的分散管理,不利于信息的有效整合和資源共享,不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展也使檔案管理的科學(xué)化發(fā)展出現(xiàn)了阻礙。如果不對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的變革,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展將無法滿足社會(huì)的需求。因此,面對(duì)這一現(xiàn)象,許多企業(yè)都需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行變革,以知識(shí)指導(dǎo)思想為導(dǎo)向,建立合理的檔案管理方式以更好的適應(yīng)企業(yè)檔案管理的新要求,更使其滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展步伐。
2.3企業(yè)檔案管理的發(fā)展滯后于信息化的發(fā)展
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,很多企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過程中,因企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)字信息不斷增多,而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無法適應(yīng)大量的信息管理要求,另一方面,企業(yè)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時(shí)跟上信息化進(jìn)程,致使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)了阻礙。
2.4企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)不高
檔案資源的建設(shè)工作對(duì)檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高,但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)與這一要求還有一定差距。同時(shí),目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練,并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業(yè),使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學(xué)化發(fā)展和有效的為公司內(nèi)部服務(wù),由于檔案管理人員的專業(yè)性技術(shù)不強(qiáng),無法及時(shí)的掌握信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化,阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。
3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理措施,提高企業(yè)檔案管理水平
3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用
當(dāng)前,信息化的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體化管理,目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理,可以利用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作,工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時(shí),并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù),提供企業(yè)相關(guān)知識(shí)文獻(xiàn)等。因此,企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長(zhǎng)久的發(fā)展,企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢(shì),開發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識(shí)管理系統(tǒng),促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平整體的提高。
3.2強(qiáng)化企業(yè)的知識(shí)服務(wù)能力,實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享
對(duì)企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)服務(wù)體系,企業(yè)通過構(gòu)建內(nèi)部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享工作。而對(duì)于企業(yè)外部的知識(shí)傳遞工作,企業(yè)也可以外部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場(chǎng)的交流。為了使信息資源達(dá)到安全性的標(biāo)準(zhǔn),公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限,使公司內(nèi)部用戶可以直接訪問此系統(tǒng),而外部網(wǎng)的客戶或市場(chǎng)用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點(diǎn)系統(tǒng)鏈接,獲得權(quán)限后實(shí)現(xiàn)知識(shí)的查找工作。實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享有利于企業(yè)的知識(shí)體系發(fā)展,更加快了檔案管理整體水平的提升。
3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平
摘 要 企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)過程中各種社會(huì)活動(dòng)直接形成的各種原始記錄資料。主要記錄企業(yè)內(nèi)部一些經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)活動(dòng)和人事關(guān)系。近年來隨著時(shí)代的發(fā)展,企業(yè)檔案管理方面出現(xiàn)了相應(yīng)的變化,部分企業(yè)檔案管理方面相對(duì)制度化、完善化,但不容忽視的是仍有部分企業(yè)在這反面仍存在嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和弊端。本文將著重對(duì)此問題進(jìn)行探析和研究。
關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 管理 研究
企業(yè)檔案是企業(yè)各種活動(dòng)的歷史記錄,從內(nèi)容上來講主要分為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)檔案和企業(yè)員工人事檔案。就檔案的載體來而言,形式多種多樣,一般企業(yè)檔案的載體多數(shù)為紙質(zhì)檔案和圖像檔案,其中圖像檔案以照片的形式展現(xiàn)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作,因?yàn)?,企業(yè)檔案有利于在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的重要性,也體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作在企業(yè)活動(dòng)中的重要性。
一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問題
(一)檔案意識(shí)和檔案管理薄弱
目前,企業(yè)很多領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)企業(yè)檔案管理方面重視程度不夠,過于重視企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)上的建設(shè),而忽視企業(yè)自身檔案管理工作的建設(shè)。很多企業(yè)至今沒有正的檔案室和檔案管理員,對(duì)于企業(yè)自身的一些檔案資料管理出現(xiàn)了所謂“各自為政”的情況,即各個(gè)科室和部門把檔案放在本部門的情況,甚至有些檔案沒有進(jìn)行分門別類。而一些有正規(guī)檔案室的企業(yè),情況也不容樂觀,有的檔案沒有相應(yīng)的設(shè)施與設(shè)備,檔案隨意丟棄,甚至有很多檔案除了沒有進(jìn)行分類外,有些企業(yè)檔案甚至連專門的卷宗都沒有。而部分企業(yè)專門的檔案管理人員很多是非專業(yè)人員出身,有的雖然從事這項(xiàng)工作很長(zhǎng)時(shí)間,但是由于知識(shí)陳舊和文化水平較低的關(guān)系,很多檔案管理人員不懂電腦等新科技,導(dǎo)致對(duì)企業(yè)檔案的信息化產(chǎn)生了消極影響,嚴(yán)重制約了相關(guān)企業(yè)的檔案信息化進(jìn)程。而在一些老企業(yè),特別是建國(guó)后改革開放前創(chuàng)立的企業(yè),很多企業(yè)的檔案由于時(shí)間的因素,過去的一些紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)潮和損害的情況,個(gè)別情況出現(xiàn)了原始檔案丟失的情況,這些從另一面給企業(yè)的發(fā)展帶來了無形的損失。
(二)檔案棄而不用的現(xiàn)象嚴(yán)重
目前,有些企業(yè)自身建立檔案管理室,也有相關(guān)的管理制度。但是很多還是走向形式。很多檔案放在檔案室里束之高閣,而在管理層面,出現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理采取不聞不問的態(tài)度。而很多方面對(duì)檔案的管理上,信息化程度不高,這也制約了企業(yè)檔案管理工作上的效率。有些企業(yè)沒有專門的檔案管理卷宗,最后只是將相關(guān)檔案放進(jìn)麻袋處理。曾經(jīng)有新聞報(bào)道,有位老太太十幾年前去銀行存款,銀行居然查找不到記錄,最后引發(fā)官司,而銀行最后花費(fèi)九牛二虎之力才從過去的檔案中查找到這筆存款記錄,而那些檔案全部裝進(jìn)麻袋里面。這件事對(duì)相關(guān)企業(yè)也要有很大的教訓(xùn):檔案管理的缺乏規(guī)范化的管理,除了給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失外,一定程度上也會(huì)給企業(yè)增加不必要的社會(huì)成本和人力成本。
二、企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向
(一)從單一載體向多元化方向載體轉(zhuǎn)變
隨著信息化技術(shù)的發(fā)展、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及,過去的一些企業(yè)重要檔案例如批示、會(huì)議記錄、公告、人事任免等,逐漸由過去的手寫的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)向了打印的紙質(zhì)載體,而這些也可以通過相應(yīng)技術(shù)進(jìn)行了數(shù)字化的處理。此外,傳統(tǒng)的檔案借閱仍然需要人工手工的方式進(jìn)行,這樣的弊端是不光費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而且很容易引發(fā)檔案的丟失和錯(cuò)漏,此外紙質(zhì)檔案因其本身的物質(zhì)屬性,需要很大的空間進(jìn)行管理儲(chǔ)藏。多元化載體技術(shù)的發(fā)展,可以解決上述的弊端,電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的發(fā)展,是檔案管理發(fā)展的新趨向。這一組合模式,可以提高檔案的使用效率,無論過去的傳統(tǒng)檔案還是現(xiàn)在的電子檔案,只要通過信息資源的搜索,就可以查到企業(yè)需要尋找的相關(guān)資料。同時(shí),這樣也使企業(yè)減少檔案管理成本,充分實(shí)現(xiàn)檔案資源合理利用。
(二)強(qiáng)化人員管理和提高管理效率
在時(shí)展的大背景下,知識(shí)更新速度不斷加快的前提下,企業(yè)要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理專業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng),企業(yè)檔案管理工作人員本身也要參與企業(yè)的檔案管理當(dāng)中。企業(yè)檔案人員管理自身的職業(yè)素養(yǎng)將決定著企業(yè)檔案管理的成敗。各企業(yè)應(yīng)該重視企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn),以強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)。同時(shí)企業(yè)本身內(nèi)部應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作人員的相關(guān)培訓(xùn),培訓(xùn)的主要內(nèi)容就是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的技能培訓(xùn)上,能讓企業(yè)檔案管理人員在檔案管理中工作水平得以有效提高。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力,特別是在檔案管理工作上,能更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),以提高工作效率和質(zhì)量。此外,在舊檔案的管理上,也要培養(yǎng)檔案修補(bǔ)人才。目前很多紙質(zhì)檔案由于歷史時(shí)間原因遭到很嚴(yán)重的損壞,并且這些過去的老檔案走向數(shù)字化已經(jīng)刻不容緩。但是這方面仍有大量的人才缺口,企業(yè)在這方面的培養(yǎng)仍然有很大的發(fā)展空間。
三、結(jié)語
綜上所述,在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天,我國(guó)企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)模式不斷發(fā)生變化,而企業(yè)檔案管理的模式也正在發(fā)展中探索。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,企業(yè)檔案管理正面臨著新的挑戰(zhàn)。因此,企業(yè)檔案的管理應(yīng)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)轉(zhuǎn)型期的變化,根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況來進(jìn)行檔案管理體制的改革。企業(yè)檔案管理體制的完善,有助于企業(yè)在未來的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下有效的提高競(jìng)爭(zhēng)力,并且使企業(yè)在穩(wěn)定中得到可持續(xù)、長(zhǎng)足發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
中圖分類號(hào): C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
1 引言
隨著辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化檔案管理模式的深入發(fā)展,檔案在企業(yè)的管理和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展,檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中,由單純的存放走向應(yīng)用,使之更好地為企業(yè)管理服務(wù)。
2 管理檔案存在的問題
(1)企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)考核,一次考試在進(jìn)行,整個(gè)過程加班加點(diǎn),在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果,但達(dá)標(biāo)以后,就出現(xiàn)后力不足,沒有長(zhǎng)期性和連續(xù)性,再由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足,對(duì)檔案綜合管理不夠重視,甚至有部分領(lǐng)導(dǎo)還認(rèn)為檔案室就是資料室,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫,造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃;有任務(wù)、無落實(shí);有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。[1]
(2)檔案工作缺乏制度化的管理
當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,特別是工程技術(shù)檔案,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進(jìn)入、更換,檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷歸檔過程中,存在著分類不準(zhǔn)確,卷內(nèi)文件與目錄順序不符,卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外,在立卷時(shí)間上,有時(shí)會(huì)累積起來一次立卷,既不符合事畢立卷要求,又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理,在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí),須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任,本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張,檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較難,各項(xiàng)工作開展起來也較為困難,現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫,給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒有按期歸還。
(3)缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造
目前,一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來消極后果,主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn):一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí),財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練,導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒有錄入電腦,還按手工在進(jìn)行工作。
3 企業(yè)檔案管理原則
(1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理
企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度,對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。
(2)維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全
維護(hù)檔案的完整,從數(shù)量上說,要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套;從質(zhì)量上說,要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書、圖表、聲像等原始記錄材料,嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的完整和安全,對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的事項(xiàng),保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán),維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
(3)便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用
企業(yè)檔案的利用,既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn),又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展,就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終,并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。 [2]
4 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新
(1)要具備現(xiàn)代化的觀念
計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,已經(jīng)和正在檔案管理工作中產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快,大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個(gè)觀念問題,就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng),也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來,而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù),引進(jìn)先進(jìn)的管理理念,對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課,是檔案管理步入現(xiàn)代化的第一步。
(2)要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)
目前,就大多數(shù)檔案館特別是基層檔案館來說,先進(jìn)設(shè)備不可能引進(jìn)。因此,我們一方面要不失時(shí)機(jī)地爭(zhēng)取相關(guān)部門的支持,力爭(zhēng)改變我們的設(shè)備條件,為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ),同時(shí)也應(yīng)不失時(shí)機(jī)地培養(yǎng)人才,使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與自己的館藏實(shí)際相結(jié)合,在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。這方面的重要任務(wù),一是充分利用現(xiàn)有設(shè)備,使之充分發(fā)揮效用,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),培養(yǎng)人才;二是在整理、編目等基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化上多下功夫,為進(jìn)一步引進(jìn)設(shè)備創(chuàng)造條件;三是對(duì)電子文件歸檔工作著眼點(diǎn)要高,立足點(diǎn)要實(shí),在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)應(yīng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā),在保管條件、翻拍復(fù)印、裝訂等方面的現(xiàn)代化需要新的知識(shí)和新的技術(shù)手段?,F(xiàn)有的檔案管理人員如果不能適應(yīng)工作的需要,要通過組織培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等,盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能??傊?,在購買和采用現(xiàn)代化設(shè)備上,必須以相關(guān)人才的調(diào)入和培養(yǎng)為前提,因?yàn)闆]有懂技術(shù)的相關(guān)人才,設(shè)備不可能充分發(fā)揮作用。另外,購買和引進(jìn)設(shè)行備一定要考慮到本單位的實(shí)際,重點(diǎn)搞好基礎(chǔ)工作,只有基礎(chǔ)工作先行,現(xiàn)代化設(shè)備才能真正充分發(fā)揮作用。
信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍,在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中,積極探索新的管理方法,升華管理理念,擺脫困惑,使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步,使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力,不斷提升檔案管理工作的科技含量,尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。[3]
5 檔案管理對(duì)策
(1)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí),按照檔案達(dá)標(biāo)的要求,制定和完善檔案管理的整體規(guī)劃,使企業(yè)檔案工作順利進(jìn)行。
(2)加大對(duì)硬件設(shè)施的投入,進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)
按照檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),配置足夠面積的檔案室?guī)旆?、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護(hù)措施。
(3)提高檔案管理人員管理水平
加強(qiáng)對(duì)管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平,培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。
6 結(jié)束語
檔案管理工作是與單位事業(yè)同生存、共發(fā)展的不可缺少的管理內(nèi)容,是專業(yè)性很強(qiáng)的工作。做好檔案工作就是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的推進(jìn),是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。我們要與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、不斷探究,將檔案工作廣泛、深入、健康、持久地開展下去。
參考文獻(xiàn)
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分,它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來,我國(guó)的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,近年來人員流動(dòng)頻繁,原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn),充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能,已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。
一、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題
企業(yè)人事檔案管理工作在長(zhǎng)期的實(shí)踐中,積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為:
(一)僵化的國(guó)有企業(yè)人事檔案管理體制與國(guó)有企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立,人們的思想觀念發(fā)生了重大改變,企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候,更多地注重個(gè)人的能力,國(guó)有企業(yè)對(duì)員工的約束主要是靠合同、協(xié)議,而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議,即可自由流動(dòng),選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競(jìng)爭(zhēng),出現(xiàn)了許多員工為謀求個(gè)人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況,而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況,于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、 “虛假檔案”的情況。加之國(guó)有企業(yè)人才流動(dòng)較快,使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能,因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。
(二)國(guó)有企業(yè)人事檔案單一的管理模式與國(guó)有企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)
目前,我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行,這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一,僅限于本機(jī)構(gòu)人員,同時(shí)這種模式也方便查找和利用,涉及面比較窄,也很有利于人事檔案的保密工作。國(guó)有企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。國(guó)有企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門管理,以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級(jí)組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。
(三)國(guó)有企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備
現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”,人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來,要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、成長(zhǎng)、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力,達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo),這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別,所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外,還應(yīng)結(jié)合國(guó)有企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí),通過調(diào)整國(guó)有企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成,才能形成具有國(guó)有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系,而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
(四)檔案利用價(jià)值不高
有些企業(yè)管理本來就不是很規(guī)范,人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務(wù)升降、工資待遇隨意性很大,甚至還存在著企業(yè)主口頭上說了就算的現(xiàn)象,使員工的工資級(jí)別、職務(wù)任免等材料根本無法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范,產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞,制造虛假材料。例如,將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn),使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真,使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行,對(duì)當(dāng)前配置以及未來人力資源的供求造成負(fù)面影響。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí),操作程序不規(guī)范。例如,有的人早已跳槽,但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位;有的企業(yè)違反規(guī)定,把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送,不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞,這就容易造成檔案丟失;還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中,不填寫轉(zhuǎn)遞單,不經(jīng)密封鈐印,就隨意將檔案交給本人自帶,致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由于檔案材料的不完善,不能客觀地反映本人經(jīng)歷的全貌,使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核,輕視人事檔案記錄,人為地造成了人員與其檔案的兩者分離,這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
(五)檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁,因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,工作不熟練難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前國(guó)有企業(yè)規(guī)模不斷發(fā)展,員工數(shù)量不斷增加,檔案數(shù)量也與日俱增,檔案管理難度增大,有關(guān)的管理措施跟不上。
二、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求,改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策
(一)建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動(dòng)中,對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度,必須要進(jìn)行改革,及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù),舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析,對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別,注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。
(二)建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng),充實(shí)檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異,它們之間雖存在著許多共性,但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同,在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國(guó)家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求,專業(yè)技術(shù)人員的檔案?jìng)?cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績(jī)記載,中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠(chéng)信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的,如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系,有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況,我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度,對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位,增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料,使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求,提高人事檔案的利用效率,提高人事檔案的價(jià)值。
(三)加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化,又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化,最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以國(guó)有企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。
(四)引進(jìn)高素質(zhì)人才,加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高人員素質(zhì)
人才是國(guó)有企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力,對(duì)于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天,引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí),企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn),使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求,從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
(五)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),積極主動(dòng)的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供,所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì),擺正位置,端正態(tài)度,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),改變長(zhǎng)期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理,促進(jìn)國(guó)家企業(yè)人力資源管理,是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。
二、電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑
1.供電企業(yè)思想觀念要?jiǎng)?chuàng)新。創(chuàng)新就是要打破許多舊的思想障礙和條條框框。在當(dāng)今社會(huì),檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題,沒有現(xiàn)成的答案,也沒有經(jīng)驗(yàn)可以借鑒,唯有解放思想,更新觀念,大膽試,大膽闖,才能在探索中前進(jìn),創(chuàng)新中發(fā)展。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快,企業(yè)檔案信息化建設(shè)也全面鋪開。搞信息化數(shù)字檔案建設(shè),設(shè)備是基礎(chǔ),而人是決定因素。因此,培養(yǎng)和造就一批檔案信息化建設(shè)的人才,建立一支能夠掌握信息技術(shù)、精通信息管理、結(jié)構(gòu)合理、工作高效、適應(yīng)信息化建設(shè)和管理需要的企業(yè)檔案信息工作隊(duì)伍成了重中之重。不但要提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)知識(shí),還要增強(qiáng)他們的法律和安全意識(shí),才能使檔案工作者在檔案資料數(shù)字化的今天立于不敗之地。
2.創(chuàng)新對(duì)客戶的服務(wù)方式。開拓創(chuàng)新做好檔案服務(wù)工作主動(dòng)、超前服務(wù),形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新,才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意。建立完善的客戶管理機(jī)制,在對(duì)客戶資料產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。
3.注重提高檔案利用效率。切實(shí)把提高檔案利用作為檔案管理的最終落腳點(diǎn),走出檔案為收集而收集的誤區(qū),提高檔案利用水平,真正發(fā)揮企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)中心工作的意義和價(jià)值。一是要拓展利用途徑。充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng),使之成為廣大員工檔案利用的窗口。進(jìn)一步編制適用的檢索工具,編制各類索引目錄,方便大家查詢利用;二是優(yōu)化利用服務(wù)。檔案人員要熱情主動(dòng),耐心細(xì)致地提供檔案利用服務(wù)。認(rèn)真建立檔案利用登記和利用效果登記;三是提升利用層次。進(jìn)一步大力開展檔案編研工作,充分挖掘檔案的潛在價(jià)值。積極宣傳和鼓勵(lì)各專業(yè)部門、檔案人員利用現(xiàn)有檔案進(jìn)行編研工作,對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行研究、分析和深加工,形成編研成果,指導(dǎo)和促進(jìn)工作實(shí)踐,提升檔案管理的內(nèi)涵。
4.創(chuàng)新電力企業(yè)檔案服務(wù)模式。電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的建立從一定程度上要求在電力企業(yè)檔案服務(wù)模式上面要不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)的力度,傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的普及和發(fā)展,已經(jīng)成為各行各業(yè)人們獲取知識(shí)和信息的重要來源。電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新也應(yīng)該緊跟信息化建設(shè)的腳步,不斷的完善和創(chuàng)新當(dāng)前電力企業(yè)信息化檔案建設(shè)工作。使電力企業(yè)的檔案信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)這樣一個(gè)重要的資源來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢和信息的共享。對(duì)于電力企業(yè)而言,信息化建設(shè)的進(jìn)程已經(jīng)比較完善,但是對(duì)于電力企業(yè)的信息化服務(wù)模式建設(shè),還處于起步的階段,在這個(gè)階段中就需要電力企業(yè)不斷的加大對(duì)電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的探索。
企業(yè)設(shè)備檔案,主要包括企業(yè)的機(jī)器設(shè)備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運(yùn)行記錄、檢修記錄以及與設(shè)備有關(guān)的技術(shù)文件材料、新購設(shè)備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護(hù)說明書、備品備件清單等。特別是設(shè)備圖紙、檢修記錄等為設(shè)備的改造、大修及每月的生產(chǎn)檢修的備件計(jì)劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)設(shè)備檔案管理主要內(nèi)容是設(shè)備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等。企業(yè)設(shè)備檔案管理工作制約著設(shè)備的使用效益。然而,在實(shí)際工作中,許多企業(yè)對(duì)設(shè)備檔案管理重視不夠,使設(shè)備檔案不能很好的服務(wù)于生產(chǎn),主要表現(xiàn)在以下幾方面:
1.檔案意識(shí)淡薄,檔案法雖然已頒布多年,但仍有些單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員對(duì)檔案工作缺乏正確認(rèn)識(shí),不重視為生產(chǎn)服務(wù)的檔案工作。平時(shí)總是把目光大都集中在如何提高經(jīng)濟(jì)效益,以追求企業(yè)利潤(rùn)的最大化。這種無意識(shí)下的檔案意識(shí)薄弱,會(huì)直接影響檔案管理工作的順利開展。
2.設(shè)備檔案材料收集難。很多企業(yè)對(duì)設(shè)備檔案的管理重視不夠,有關(guān)制度不健全,歸檔不及時(shí),導(dǎo)致大量設(shè)備資料的流失,使得有些設(shè)備無法形成一套完整的檔案,從而影響了企業(yè)設(shè)備的正常使用及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。比如在冶金行業(yè)一些企業(yè)檢修設(shè)備時(shí),特別是天車等特殊設(shè)備的驗(yàn)收,只要驗(yàn)收時(shí)質(zhì)量合格拿到驗(yàn)收合格證,至于驗(yàn)收記錄合格證以及技術(shù)監(jiān)督報(bào)告移不移交,是否按時(shí)歸檔,并不按規(guī)定執(zhí)行,致使原始資料遲遲不能歸檔保存。
例如新購置的設(shè)備,在設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)沒有通知檔案人員參加,擅自截留應(yīng)歸檔案資料,導(dǎo)致設(shè)備在使用維修時(shí)卻難以找到材料查證,常常出現(xiàn)誤工、誤時(shí)。由于設(shè)備在使用過程中有所損耗,設(shè)備檢修時(shí)往往有許多變更圖紙。又如當(dāng)部分設(shè)備圖紙需要變更時(shí),技術(shù)人員既沒有把繪制的新圖及時(shí)歸檔,又未在圖紙變更單上予以說明,時(shí)間長(zhǎng)了,有可能造成檔案人員對(duì)外提供已作廢了的或未修改過的原設(shè)計(jì)圖紙,這樣會(huì)給企業(yè)造成了不可避免的損失。
3.管理制度貫徹不力。一般企業(yè)各項(xiàng)管理制度基本齊全,但在實(shí)際中流于形式,有些未貫徹不徹底,有些未將設(shè)備檔案工作納入生產(chǎn)、技術(shù)、科研管理之中嚴(yán)格考核,故有些單位領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員將設(shè)備檔案材料歸檔不歸檔一個(gè)樣,少數(shù)檔案管理人員沒有切實(shí)做好設(shè)備檔案的收集、整理、并嚴(yán)格按規(guī)定認(rèn)真核對(duì),從而不能完全真實(shí)、有效地反映設(shè)備的真實(shí)情況。
針對(duì)設(shè)備檔案管理目前的情況,既要宣傳設(shè)備檔案的重要性和歸檔的意義,還要增強(qiáng)人們對(duì)歸檔的認(rèn)識(shí),不斷加強(qiáng)檔案管理,應(yīng)從以下幾方面入手:
1.領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)健。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作,都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視,才能使這項(xiàng)工作順利開展;如果領(lǐng)導(dǎo)不重視,許多具體的工作都難以展開。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度,決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強(qiáng)宣傳力度,要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對(duì)企業(yè)的益處,啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。力爭(zhēng)把設(shè)備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規(guī)定各有關(guān)人員設(shè)備檔案管理職責(zé),同時(shí)列入績(jī)效考核并嚴(yán)格執(zhí)行。
2.建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎(chǔ)上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確職責(zé)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動(dòng)與設(shè)備管理和設(shè)備使用部門溝通,以便及時(shí)跟蹤了解設(shè)備檔案情況,避免檔案的遺失,并主動(dòng)進(jìn)行文件材料的收集歸檔工作,確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
凡有購置設(shè)備儀器的項(xiàng)目,無論通過何種渠道獲得的與采購設(shè)備有關(guān)的文件材料,均應(yīng)交檔案部門統(tǒng)一管理,以便檔案部門為生產(chǎn)提供利用。設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí),各單位設(shè)備管理部門必須通知檔案部門參加,并辦理交接手續(xù)。任何人不得私自占有設(shè)備隨機(jī)資料。若某個(gè)部門需要利用資料時(shí)可以辦理借閱手續(xù),或由檔案部門提供復(fù)印件,原件歸檔。新投產(chǎn)的大型設(shè)備竣工驗(yàn)收時(shí),要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)隨機(jī)設(shè)備資料不完整或缺項(xiàng)時(shí),不予簽字并停止驗(yàn)收,待收集齊全后方可驗(yàn)收簽字報(bào)銷。對(duì)于大修的記錄,建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度,對(duì)違規(guī)擅自截留檔案資料的,要追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。
3.及時(shí)收集檔案材料。一臺(tái)設(shè)備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀(jì)錄、更新、改造圖紙等。只要這臺(tái)設(shè)備還在使用過程中,它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料,直到設(shè)備的使用期結(jié)束,設(shè)備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過程,才能全面地做好設(shè)備檔案收集工作。
4.對(duì)圖紙的修改要嚴(yán)格審批。圖紙修改主要有兩個(gè)方面,一是設(shè)備項(xiàng)目施工完成后,因施工單位依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況編制竣工資料,其中有部分圖紙涉及變更的。另一方面是生產(chǎn)技術(shù)人員對(duì)每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動(dòng)。
技術(shù)人員要對(duì)已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應(yīng)的修改、補(bǔ)充和說明,使之符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況。當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí),必須按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖,做好設(shè)計(jì)變更技術(shù)文件材料的配套管理,確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對(duì)生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙,技術(shù)人員必須填寫變更通知單,對(duì)變更原因及新改圖紙圖號(hào)要予以確認(rèn),并經(jīng)主管設(shè)備部門領(lǐng)導(dǎo)簽字才能歸檔。檔案人員更應(yīng)及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況并作好記錄,避免對(duì)外提供已作廢了的或已修改過的錯(cuò)誤圖紙,為以后的技術(shù)改造和設(shè)備檢修帶來不必要的麻煩和損失。
二、堅(jiān)持因企制宜、自主選擇
(一)重要性
由于規(guī)模、所屬行業(yè)、所有制結(jié)構(gòu)等的不同,企業(yè)可以分為多種類型。比如:按規(guī)??煞譃椋禾卮笮推髽I(yè)、大型企業(yè)、中型企業(yè)、小型企業(yè)和微型企業(yè);按所有制結(jié)構(gòu)可分為:全民所有制企業(yè)、集體所有制和私營(yíng)企業(yè)和外資。一般來說大型企業(yè)、國(guó)有企業(yè)在技術(shù)水平和資金能力等方面較強(qiáng),而中小型企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)則相對(duì)較弱。不同類型的企業(yè)有其不同的特點(diǎn),但他們的共同的目的都是一樣的,為了盈利,所以企業(yè)所做的一切都是為了使成本最低化、利益最大化,在檔案管理方面亦是如此。通過前面的學(xué)習(xí),我們知道不同的檔案管理模式有其不同的特征,而企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況,選擇適合自己發(fā)展的管理模式,提倡有能力的大中型企業(yè)建立專門的檔案管理部門,而針對(duì)那些小型企業(yè)則建議選擇檔案寄存中心等檔案中介機(jī)構(gòu),為了節(jié)約成本而忽視檔案工作,或是為了跟風(fēng)而過于追求高標(biāo)準(zhǔn)的檔案建設(shè),都只會(huì)取得適得其反的效果。
(二)必然性
企業(yè)規(guī)模小,形成的檔案數(shù)量少,沒有必要建立專門的檔案管理部門,那企業(yè)就可以選擇分散式管理,即將檔案分散保存在各個(gè)形成部門,而各職能部門對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行收集保管;或是選擇社會(huì)化管理,即將本單位形成的檔案存放在檔案寄存中心等中介結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理;企業(yè)資金不足,技術(shù)水平不夠,沒有能力建立屬于自己的檔案部門,也可以采用社會(huì)化管理模式,比如把檔案的一些業(yè)務(wù)活動(dòng),特別是技術(shù)方面的活動(dòng)交由專業(yè)外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理,既節(jié)省了人、物、財(cái)力,又能在一定程度上保證檔案管理的進(jìn)程和質(zhì)量。所以說企業(yè)檔案管理模式不一定非得按照某種固定不變的套路,選擇最適合本企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式才是最佳的。一些企業(yè),尤其是那些處在起步階段的中小企業(yè),在企業(yè)管理方面尚處于摸索階段,如果不顧及人、財(cái)、物力的限制而盲目跟風(fēng),一開始在缺乏檔案實(shí)體等基礎(chǔ)管理的情況下就建立圖書檔案情報(bào)一體化平臺(tái),只會(huì)造成資源的浪費(fèi)。
1 檔案管理創(chuàng)新的意義
1.1 檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)的要求
檔案工作是企業(yè)發(fā)展工作的組成部分,它與企業(yè)建立起共存、互助協(xié)調(diào)的關(guān)系,隨著企業(yè)改革的不斷深化,企業(yè)檔案管理工作已不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的必然要求。
1.2 檔案管理創(chuàng)新是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的需要
隨著企業(yè)的快速發(fā)展,目前單調(diào)、貧乏的存檔案室已經(jīng)無法滿足企業(yè)日益增長(zhǎng)的需求,因此,構(gòu)建多元化、多層次的檔案資源結(jié)構(gòu),已是當(dāng)務(wù)之急。通過實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新,加強(qiáng)檔案資源的建設(shè),為企業(yè)提供更好的利用服務(wù)。
2 檔案管理創(chuàng)新中的思維障礙
2.1 創(chuàng)新思維障礙定義
所謂思維障礙,是指客觀事物是紛繁復(fù)雜的,而人的大腦思維卻相對(duì)簡(jiǎn)單,其特點(diǎn)就是一旦長(zhǎng)時(shí)間沿著一定方向、按照一定次序進(jìn)行思考后,久而久之,就會(huì)形成一種習(xí)慣或慣性,這種情況叫“思維慣性”。如果對(duì)于自己長(zhǎng)期從事的事情或日常生活中經(jīng)常發(fā)生的事物產(chǎn)生了思維慣性,并多次以這種慣性來對(duì)待客觀事物,這形成了非常固定的思維模式,即人們常說的:“思維定勢(shì)”。思維慣性和思維定勢(shì)合起來,就稱為“思維障礙”。
所謂創(chuàng)新思維是指,在客觀需要的推動(dòng)下,以獲得的新信息和已儲(chǔ)存的知識(shí)為基礎(chǔ),綜合運(yùn)用各種思維方式,創(chuàng)造出新理論、新觀點(diǎn)、新方法、新形象,從而使知識(shí)和實(shí)踐取得突破性進(jìn)展的思維活動(dòng)。創(chuàng)新的前提是突破常規(guī),超越思維的慣常定勢(shì),在日常生活中,許多慣常定勢(shì)成為想問題,辦事情的條條框框,束縛著人們的思想,不打破條條框框,就不可能有創(chuàng)新思維。顯然,思維障礙阻礙了我們創(chuàng)造性地解決問題,對(duì)于創(chuàng)新是非常不利的,所以我們要進(jìn)行創(chuàng)新,首先必須突破由“思維慣性”和“思維定勢(shì)”而形成的思維障礙。
2.2 檔案管理工作上的思維障礙
2.2.1 觀念固定,創(chuàng)新思維缺乏變通
當(dāng)某種觀念為人們普遍接受以后,會(huì)在人們的心腦中相對(duì)固定下來,成為一種固定的觀念。人們常說的傳統(tǒng)觀念就是固定觀念的一種重要表現(xiàn)形式。目前,檔案工作者的思想觀念跟不上形勢(shì)發(fā)展,在計(jì)劃條件下形成的許多思維定勢(shì),成為了檔案工作的思想障礙和框框套套。企業(yè)檔案工作與經(jīng)濟(jì)工作脫離。檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關(guān)系上猶豫彷徨,有的片面強(qiáng)調(diào)原則,習(xí)慣照既定的框框辦事,有的片面強(qiáng)調(diào)繼承,缺乏辯證的觀點(diǎn),對(duì)過去的做法一味照搬照套,這些在不同程度上都影響著檔案工作的改革與創(chuàng)新。
企業(yè)檔案工作中現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)制度與實(shí)際情況不適應(yīng)。檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn),部分已不適合企業(yè)制度的要求,特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大,檔案工作還按照過去的方法進(jìn)行,存在依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作的不和諧。
企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展不同步。隨著企業(yè)的深化改革,特別是處于資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)重組的企業(yè),企業(yè)檔案沒有納入企業(yè)的改革規(guī)劃中,企業(yè)檔案處置工作跟不上,導(dǎo)致檔案流失嚴(yán)重,檔案得不到安全保護(hù)。
2.2.2 意識(shí)狹隘,創(chuàng)新思維缺乏動(dòng)力意識(shí)狹隘是很常見的創(chuàng)新思維障礙。檔案管理意識(shí)不強(qiáng),管理模式較陳舊,檢索效率不高,檔案利用率低。長(zhǎng)期以來,許多企業(yè)對(duì)室存檔案重“藏”輕“用”,對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳,因此企業(yè)員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠,檔案信息資源開發(fā)不足,造成檔案利用率不高。檔案的服務(wù)手段不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展,大部分的檢索方式還處于傳統(tǒng)的手工檢索,盡管各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作,編制了多種形式的檢索工具,但在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象,誤認(rèn)為編制的檢索工具越多,檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
2.2.3 知識(shí)匱乏,創(chuàng)新思維缺乏能力知識(shí)匱乏是創(chuàng)新思維的絆腳石,要?jiǎng)?chuàng)新,就必須具有創(chuàng)新能力。由于檔案工作的單一性,乏味性,令大部分的檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)斷層、老化、單一,思維的惰性,墨守陳規(guī),被傳統(tǒng)的條條框框和管理模式所束縛,缺乏創(chuàng)新的能力。
3 突破思維障礙,實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新
3.1 樹立超越意識(shí),實(shí)現(xiàn)管理意識(shí)的創(chuàng)新
創(chuàng)新思維的實(shí)質(zhì)是對(duì)原有思維模式的超越,是對(duì)創(chuàng)新主體頭腦中原有知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、觀念、方法等進(jìn)行新的組合,新的組合必然突破原有知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、觀念、方法內(nèi)部及互相間的組合方式。而舊的組合方式就會(huì)本能阻擾這種突破,成為思維創(chuàng)新的障礙。不突破這些障礙,既無法進(jìn)行創(chuàng)新思維,更無法提高創(chuàng)新能力。因此,要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新,首先要實(shí)現(xiàn)管理意識(shí)的創(chuàng)新,這要求檔案工作者從根本上轉(zhuǎn)變觀念,樹立超越自我意識(shí),隨著的,檔案工作必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位,檔案工作者在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí),不妨多一些膽魄與果斷,多一些敏捷和睿智,善于超前性地發(fā)現(xiàn)問題,獨(dú)到性地思考問題,創(chuàng)造性地回答問題,敢于否定自我,敢于棄舊迎新,不斷變革檔案工作職能和方法,實(shí)現(xiàn)檔案管理制度、管理方式、服務(wù)手段創(chuàng)新,改變傳統(tǒng)的以藏為主、重藏輕用、被動(dòng)服務(wù)的局面。
3.2 擴(kuò)展思維視覺,實(shí)現(xiàn)檔案思維的創(chuàng)新
要突破思維障礙,就需要自覺地轉(zhuǎn)換看問題的角度,擴(kuò)展思維視角。要實(shí)現(xiàn)檔案思維的創(chuàng)新,就要求檔案工作者拓寬視野,豐富知識(shí),培養(yǎng)多方面的興趣。及時(shí)了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài),學(xué)會(huì)運(yùn)用創(chuàng)新思維的原理和方法,解決新形勢(shì)下檔案工作出現(xiàn)的新問題,運(yùn)用檔案的新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作,實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變,利用機(jī)技術(shù),共享檔案信息資源,提供遠(yuǎn)程服務(wù),使檔案利用服務(wù)手段多層次、多樣化,服務(wù)范圍由“窄”變“寬”,服務(wù)層次由“淺”變“深”。
1正確認(rèn)識(shí)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀
從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業(yè)檔案工作情況調(diào)查結(jié)果來分析,我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀大致可歸結(jié)為兩點(diǎn)。
1.1我國(guó)民企檔案工作處于自發(fā)的狀態(tài),部分企業(yè)已有相當(dāng)?shù)陌l(fā)展水平。據(jù)筆者對(duì)福建省晉江市的恒安紙業(yè)集團(tuán)、親親食品集團(tuán)、七匹狼集團(tuán)、鳳竹集團(tuán)、福馬食品集團(tuán)等10余家民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn),這些企業(yè)均已開展了不同程度的檔案工作,特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團(tuán)公司的檔案工作雖然管理模式各不相同,但其工作都已達(dá)到相當(dāng)?shù)乃?,恒安集團(tuán)公司因已在香港上市,注重汲取和采用國(guó)外的管理模式,鳳竹集團(tuán)公司在國(guó)內(nèi)上市,許多檔案業(yè)務(wù)在借鑒國(guó)企的管理模式上有所創(chuàng)新發(fā)展,其檔案管理已通過國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。七匹狼集團(tuán)則采用與國(guó)企截然不同的分散式管理模式。而據(jù)河南開封市的調(diào)查結(jié)果表明,在被調(diào)查的82家企業(yè)中,已開展檔案工作的68家,占被調(diào)查企業(yè)的83%;尚未開展檔案工作的10家,僅占被調(diào)查企業(yè)的12%;未說明是否開展檔案工作的4家,占被調(diào)查企業(yè)的5%。庫房、檔案專用設(shè)備的設(shè)置情況也較好,在調(diào)查的企業(yè)中,明確有檔案庫房的占90%,未說明庫房情況的只占10%。這些企業(yè)都具有一定的代表性,分別為加工業(yè)、制造業(yè)、流通業(yè)、服務(wù)業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)及其他行業(yè)。這說明當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)對(duì)于開展檔案工作已有相當(dāng)?shù)淖杂X性和發(fā)展水平。
1.2民營(yíng)企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀,水平不均衡。一般而言,規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè),明星企業(yè)好于一般企業(yè),創(chuàng)立時(shí)間長(zhǎng)的企業(yè)好于創(chuàng)立時(shí)間短的企業(yè),效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。從開封市調(diào)查中可以發(fā)現(xiàn),隨著企業(yè)資產(chǎn)的增加,企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)展,已開展檔案工作企業(yè)的比例數(shù)量也隨之上升,顯示企業(yè)規(guī)模與企業(yè)資產(chǎn)情況對(duì)檔案工作有非常直接與重要的影響,同時(shí),調(diào)查結(jié)果也表明未開展檔案工作的企業(yè)比例很少,僅占12%,加上未說明開展檔案工作的企業(yè)也僅有20%,而檔案管理已達(dá)到較高水平的示范企業(yè)也是少數(shù),所以,從總體上看,民營(yíng)企業(yè)整體的檔案管理呈現(xiàn)出兩頭小、中間大的橄欖型狀,水平不均衡。我們業(yè)界一些學(xué)者將當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)的檔案管理狀況,分為四個(gè)類型。一是“重視型”。檔案工作被企業(yè)列入重要議事日程,有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室,檔案閱覽室;有專職檔案人員,管理設(shè)施設(shè)備齊全;根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定了一整套檔案管理制度,各類文件資料收集齊全、歸檔及時(shí),保管科學(xué)、利用見效。其中,少數(shù)企業(yè)的檔案管理甚至通過了國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。二是“上進(jìn)型”。企業(yè)主有一定的檔案意識(shí),配備了檔案兼職人員,設(shè)置了檔案室,也開展了一定的檔案工作,但檔案人員素質(zhì)不高,兼職過多,檔案工作未能有效地全面開展起來,檔案的效益也未能充分地發(fā)揮出來,三是“隨意型”。企業(yè)主的檔案意識(shí)還不夠強(qiáng),對(duì)檔案工作的關(guān)注還不到位,急需用時(shí)強(qiáng)調(diào)要管一管,平時(shí)對(duì)檔案持可有可無的態(tài)度,無專門的檔案室和檔案人員,檔案工作只是辦公室、行政部或相關(guān)部門的一個(gè)末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業(yè)主沒有檔案意識(shí),企業(yè)一些重要證件、核心文件零散地放在企業(yè)主或部門負(fù)責(zé)人手里,檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態(tài),即“檔案部門不管、工商部門不管、企業(yè)主自己不管;無機(jī)構(gòu)、無人員、無庫房、無設(shè)備、無經(jīng)費(fèi)”這種類型在小型企業(yè)中比較多見。
從我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的這兩種狀況中可以看出,以往很多業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為我國(guó)民企檔案工作總體上處于一種無序的,混亂的狀態(tài)的看法是片面的,是認(rèn)識(shí)上的一處誤區(qū)。福建省晉江市和河南省開封市這一南一北的情況頗具代表性。從調(diào)查分析中,我們可窺見我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀。改革開放以來,特別是中國(guó)加入世貿(mào)組織以來,我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,在國(guó)際市場(chǎng)的博奕中,已逐步成熟起來,企業(yè)主的檔案意識(shí)被不斷喚醒,特別是一些規(guī)模企業(yè),明星企業(yè)的老總們,對(duì)檔案已有了比較深刻的認(rèn)識(shí)。福建鳳竹集團(tuán)公司年產(chǎn)值5億多元,利稅9400多萬元,是全國(guó)同行業(yè)的明星企業(yè),該公司陳澄清董事長(zhǎng)認(rèn)為檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用,當(dāng)前市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底是企業(yè)文化的競(jìng)爭(zhēng),而檔案是企業(yè)文化的重要基礎(chǔ),企業(yè)文化提升取決于企業(yè)檔案作用的充分發(fā)揮。所以,他除親自帶隊(duì)到晉江、泉州市檔案局爭(zhēng)取業(yè)務(wù)上的支持外,并經(jīng)常過問和解決檔案工作中存在的人、財(cái)、物問題,公司早在1991年檔案管理就通過省級(jí)先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收,2001年通過了企業(yè)檔案目標(biāo)管理“國(guó)家二級(jí)”評(píng)審。目前,有2名專職檔案人員,并形成一個(gè)嚴(yán)密有序的檔案管理網(wǎng)絡(luò),有1個(gè)綜合檔案室和4個(gè)檔案分室,檔案在公司上市和經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國(guó)民營(yíng)檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規(guī)模~,Ak的企業(yè)主已經(jīng)具有相當(dāng)?shù)臋n案意識(shí),在實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)極為重要的核心資源,并已經(jīng)開展檔案管理工作,但沒能得到及時(shí)的指導(dǎo)。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數(shù)為小型企業(yè)的企業(yè)主,對(duì)企業(yè)開展檔案工作的心態(tài)復(fù)雜,認(rèn)為檔案室工作增加小企業(yè)的負(fù)擔(dān),怕在外部人員的指導(dǎo)下泄露商業(yè)秘密,影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常開展。在認(rèn)識(shí)上把建檔工作與企業(yè)利益對(duì)立起來,這其中與檔案部門的宣傳與服務(wù)的缺失不無關(guān)系。所以,客觀地、全面地認(rèn)識(shí)當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀、將有助于我們有針對(duì)性地推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的全面、健康發(fā)展。
2推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作全面發(fā)展的對(duì)策
2.1開展心理引導(dǎo),激發(fā)建檔熱情。從以上分析中我們不難看出,企業(yè)主的檔案意識(shí)是決定民營(yíng)企業(yè)檔案工作能否開展的關(guān)鍵所在。所以,要樹立企業(yè)的檔案觀,必須進(jìn)行積極的心理引導(dǎo)。一是管理意識(shí)引導(dǎo)。大量事實(shí)說明,我國(guó)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最大制約因素是沒有很好的管理。民營(yíng)經(jīng)濟(jì)要想在“二次創(chuàng)業(yè)”中得到發(fā)展,就必須盡快實(shí)現(xiàn)從無管理的經(jīng)營(yíng)向現(xiàn)代化管理的經(jīng)營(yíng)方式的轉(zhuǎn)變。對(duì)此,企業(yè)主應(yīng)該有清醒的認(rèn)識(shí),新形勢(shì)下民營(yíng)經(jīng)濟(jì)只有加強(qiáng)管理,企業(yè)才能在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。民營(yíng)企業(yè)的檔案意識(shí)也只有植根于宏觀管理觀念的土壤,才可能生長(zhǎng)發(fā)育。因?yàn)闄n案管理本身是企業(yè)管理的重要一環(huán),而檔案又為企業(yè)的各項(xiàng)管理提供了必不可少的重要基礎(chǔ)。忽視檔案工作,民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的管理便成了無本之木,所以,企業(yè)主還有什么理由可以忽視企業(yè)的檔案工作呢?二是逆向思維引導(dǎo)。我們很多時(shí)候無法正確估計(jì)出檔案到底為企業(yè)產(chǎn)生了多大的直接效益,但卻能從反面告訴企業(yè)主,滯后的檔案工作必定是制約民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關(guān)鍵制約因素,沒有完善的檔案管理,民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展就會(huì)留下致命的管理漏洞,滯后的檔案工作就會(huì)成為制約企業(yè)整體效益的關(guān)鍵性制約因素。民營(yíng)企業(yè)在決策上的特點(diǎn)使它在投入和自身建設(shè)中具有排他心理,因而檔案部門不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸,有時(shí)可以從側(cè)面、甚至反面逆向思維的角度來激發(fā)民營(yíng)企業(yè)的建檔熱情。