序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案安全管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

關(guān)鍵詞 安全管理；實(shí)施路徑；發(fā)展趨勢(shì)

筆者擬通過對(duì)安全管理的應(yīng)用與方式進(jìn)行研究，結(jié)合檔案室安全管理特性，分析檔案機(jī)構(gòu)的安全管理模式，探索新興技術(shù)、管理手段在檔案機(jī)構(gòu)安全體系建設(shè)運(yùn)用中的必要性、可行性及具體實(shí)施路徑，達(dá)到保護(hù)檔案安全、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的目的。

一、現(xiàn)代安全管理的內(nèi)涵

現(xiàn)代安全管理是一門技術(shù)科學(xué)，它是介于基礎(chǔ)科學(xué)與工程技術(shù)之間的綜合性科學(xué)。它強(qiáng)調(diào)理論與實(shí)踐的結(jié)合，更重視科學(xué)與技術(shù)的全面發(fā)展。現(xiàn)代安全管理的特點(diǎn)是把人、物、環(huán)境三者進(jìn)行有機(jī)聯(lián)系，試圖控制人的不安全行為、物的不安全狀態(tài)和環(huán)境的不安全條件，解決人、物、環(huán)境之間不協(xié)調(diào)的矛盾，排除影響工作效益的人和物質(zhì)的阻礙事件。從科學(xué)性和技術(shù)性這兩方面，給現(xiàn)代安全管理下定義：現(xiàn)代安全管理是研究人、物、環(huán)境三者之間的協(xié)調(diào)性，對(duì)安全工作進(jìn)行決策、計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào)；在法律制度、組織管理、技術(shù)和教育等方面采取綜合措施，控制人、物、環(huán)境的不安全因素，以實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)為目的的一門綜合性學(xué)科。安全管理在解決系統(tǒng)中的安全問題上從兩個(gè)方面考慮：一是借助于法律制度、組織管理和教育控制人的不安全行為。二是借助于技術(shù)措施和管理控制物的不安全因素，改善作業(yè)環(huán)境。安全管理實(shí)質(zhì)上就是對(duì)人、物、環(huán)境的系統(tǒng)管理。

二、現(xiàn)代安全管理在檔案機(jī)構(gòu)管理中的應(yīng)用

檔案室的安全管理作為檔案安全的組成部分之一，既遵循管理的普遍規(guī)律、服從管理的基本原理，又有其特殊的原理。檔案室的安全管理逐步由原來的事故管理發(fā)展到現(xiàn)在的隱患管理，凸出強(qiáng)化超前和預(yù)防管理，從建立在事故致因理論基礎(chǔ)上的管理發(fā)展到現(xiàn)代科學(xué)管理，從傳統(tǒng)的行政手段、經(jīng)濟(jì)手段以及常規(guī)的監(jiān)督檢查發(fā)展到現(xiàn)代的法治手段、科學(xué)手段和文化手段，從基本的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理發(fā)展到以人為本、科學(xué)管理的技巧與方法，使檔案室在安全管理上有質(zhì)的飛躍。同時(shí)，檔案室還需通過制定一系列安全管理法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)和較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩芾眢w系，如：安全管理組織體系、安全責(zé)任體系、安全管理信息體系、安全管理制度體系等，確立了“安全第一、預(yù)防為主”的安全方針，通過建立健全檔案部門、檔案室安全管理組織架構(gòu)，對(duì)促進(jìn)檔案安全管理起重要作用。下面以企業(yè)單位檔案部門、室為例來談?wù)剻n案安全管理。

現(xiàn)今，各大企業(yè)單位檔案室也是我國檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)中不可忽視的分支，它既豐富了檔案資源、又便于收集、保管和利用，是公共檔案館外的補(bǔ)充與延伸。它不但是企業(yè)檔案的重要組成部分，也直接關(guān)系企業(yè)的傳承與創(chuàng)新。目前企業(yè)檔案部門、檔案室的安全管理防火、防盜、防災(zāi)害事故工作均由企業(yè)安全職能部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)。由于多數(shù)企業(yè)檔案庫房由辦公室改建而成，往往因資金問題修建不達(dá)標(biāo)，造成線路老化、消防設(shè)施缺損等安全隱患。雖制定了各類安全管理制度，但有章不循、有法不依，使制度多流于形式，淪為表面文章。此外，檔案交接時(shí)手續(xù)不嚴(yán)格，易造成檔案損壞和散失。檔案部門、檔案室工作人員安全意識(shí)淡漠，責(zé)任心不強(qiáng)，也是企業(yè)檔案的安全問題之一。目前，企業(yè)檔案部門已意識(shí)到了自身的不足，基本加強(qiáng)了防盜設(shè)施建設(shè)，安裝了防盜門窗，有些檔案室在重點(diǎn)部位加設(shè)紅外線防盜報(bào)警系統(tǒng)及防盜視頻監(jiān)控系統(tǒng)。企業(yè)安全職能部門也加大了夜間值班巡邏，對(duì)庫房管理嚴(yán)格實(shí)行雙人制，對(duì)電氣設(shè)備和電線電路進(jìn)行統(tǒng)一管理，加大了檢查力度，強(qiáng)化了安全管理。如：我公司在檔案安全管理上做得比較好，在檔案室進(jìn)出的門上設(shè)有專職人員的門禁卡及紅外線報(bào)警裝置系統(tǒng)，并在主要通道上裝有探測(cè)點(diǎn)，8 小時(shí)以外有公司保安人員每隔1 小時(shí)定點(diǎn)刷卡，做好巡視檢查記錄。檔案室的安全要素不僅僅限于傳統(tǒng)意義上的選址安全、室?guī)旖ㄖ㈤T禁系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)、給排水設(shè)施、電源電器、檔案裝具、信息化管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全、機(jī)構(gòu)人員、規(guī)章制度、管理措施等，還應(yīng)增添突發(fā)應(yīng)急防范預(yù)案、安防技術(shù)革新運(yùn)用等關(guān)鍵要素。在結(jié)合現(xiàn)代安全管理理念的基礎(chǔ)上，打造行之有效的安全管理體系，從而確保檔案安全與社會(huì)穩(wěn)定。構(gòu)建與完善安全管理體系。檔案部門、室的安全建設(shè)原則是“以防為主，防治結(jié)合”。保障安全、防范風(fēng)險(xiǎn)是實(shí)踐之所需的各項(xiàng)工作之前提。

一是提高技術(shù)防范手段，加強(qiáng)安全管理。門禁系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)為檔案室筑起了三道安全防護(hù)屏障，構(gòu)成了檔案室技防的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。然而檔案室由于室藏?cái)?shù)量大、類目繁多、齊全，進(jìn)出人員頻繁等特點(diǎn)，對(duì)三大系統(tǒng)的安全指數(shù)又提出了更為嚴(yán)苛的要求?，F(xiàn)行的門禁按識(shí)別方式可分為感應(yīng)ID/IC 卡門禁；生物識(shí)別門禁如：指紋識(shí)別門禁、人臉（面相）識(shí)別門禁、掌紋（掌形）識(shí)別門禁和虹膜識(shí)別門禁等；磁卡識(shí)別門禁和密碼識(shí)別門禁。門禁按數(shù)據(jù)的處理方式可分為獨(dú)立式門禁（無門禁數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和智能控制管理功能）和聯(lián)網(wǎng)式門禁（具有門禁數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，配備管理軟件，可進(jìn)行智能控制管理），聯(lián)網(wǎng)式門禁主機(jī)又分為門禁一體機(jī)和門禁分體控制器。由于計(jì)算機(jī)處理指紋時(shí)，只是涉及了指紋的一些有限信息，而且比對(duì)算法并不是精確匹配，其結(jié)果也不能保證100% 準(zhǔn)確。但其安全性比相同可靠性級(jí)別的“用戶ID+密碼”方案的安全性高得多。在現(xiàn)實(shí)工作中，我們較多采用一個(gè)有效的辦法是比對(duì)兩個(gè)或更多的指紋，從而在不損失易用性的同時(shí)，極大地提高了系統(tǒng)安全性。目前檔案室內(nèi)較多采用雙指紋門禁系統(tǒng)和獨(dú)立式門禁。如：人臉識(shí)別是門禁管理系統(tǒng)信息技術(shù)、電子通訊技術(shù)和生物識(shí)別技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，是實(shí)現(xiàn)安全防范管理的有效措施，它具有獲取信息直接、隱蔽、安全性高等特點(diǎn)，是一種易被人們接受的非侵犯人權(quán)識(shí)別方法，將其使用于門禁系統(tǒng)，能進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理，消除安全隱患。人臉識(shí)別的引入，能規(guī)范外來人員出入，做好員工進(jìn)出辦公樓及庫房記錄、甚至可以完善考勤功能。門禁系統(tǒng)的技術(shù)革新，不僅能有效預(yù)防外來人員隨意進(jìn)出現(xiàn)象，更能使安全級(jí)別上升，提高員工遵章守紀(jì)意識(shí)，大大提升工作效能。目前檔案館的防盜監(jiān)控系統(tǒng)多以視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)為主，采用硬盤錄像機(jī)為核心的第二代準(zhǔn)數(shù)字化視頻監(jiān)控系統(tǒng)，利用視頻探測(cè)技術(shù)、監(jiān)視設(shè)防區(qū)域并實(shí)時(shí)顯示、記錄現(xiàn)場(chǎng)圖像，它主要包含前端設(shè)備、傳輸設(shè)備、處理/ 控制設(shè)備和記錄/ 顯示設(shè)備四部分。與傳統(tǒng)的模擬監(jiān)控模式相比，基于數(shù)字硬盤錄像機(jī)的準(zhǔn)數(shù)字化視頻監(jiān)控系統(tǒng)不亞于一次飛躍，擺脫了傳統(tǒng)模擬監(jiān)控必須敷設(shè)光纜的局限性，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)大為簡(jiǎn)化。但是，由于其本身技術(shù)架構(gòu)的局限性，數(shù)字硬盤錄像機(jī)始終無法解決基于網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程集中監(jiān)控應(yīng)用中的圖像傳輸延時(shí)過長(zhǎng)、無法實(shí)現(xiàn)多路同時(shí)監(jiān)控、集成性差等問題。

二是在消防系統(tǒng)方面，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)要求辦事。按照檔案室建筑性質(zhì)、面積和高度，設(shè)置室內(nèi)外消防栓系統(tǒng)、水噴淋系統(tǒng)及重要部位的氣體滅火系統(tǒng)，按設(shè)置要求配備消防水箱、消防泵、消火栓、報(bào)警閥組、噴頭、水流指示器、壓力開關(guān)及煙霧報(bào)警系統(tǒng)等。在2014 年2 月，美國數(shù)據(jù)安全企業(yè)鐵山公司(Iron Mountain) 位于阿根廷首都布宜諾斯艾利斯市的檔案資料倉庫于當(dāng)?shù)貢r(shí)間5 日上午起火坍塌，致9 人遇難、6 人重傷。2014 年，藏有大量英國官方歷史文獻(xiàn)的英國國家檔案館附近發(fā)生火災(zāi)，該檔案館隨后宣布暫時(shí)停止對(duì)公眾開放，以進(jìn)一步處理善后工作。所以檔案部門、檔案室消防設(shè)置時(shí)，應(yīng)充分結(jié)合科技強(qiáng)消，通過物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算，強(qiáng)化防范和監(jiān)督管理措施的技術(shù)含量，確保檔案室消防標(biāo)準(zhǔn)有一定的前瞻性；并結(jié)合消防安全“四個(gè)能力”的建設(shè)，在強(qiáng)化檔案部門、檔案工作人員自身消防安全能力上下功夫，從人防、技防，硬件、軟件等方面制定管用的措施，切實(shí)增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的有效性。

三是構(gòu)建各類規(guī)章制度，落實(shí)責(zé)任。檔案工作的收集準(zhǔn)確性與完整性也和企業(yè)的生存有著密切的關(guān)系，它為企業(yè)生產(chǎn)的盈利穩(wěn)定做出了積極貢獻(xiàn)。也許很多人會(huì)不甚理解，檔案工作不就是保管一下文件資料嗎？顯然，這個(gè)觀點(diǎn)已不合時(shí)宜。隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，無論是企業(yè)單位還是廣大民眾，他們對(duì)檔案工作提出了更多的服務(wù)要求。也越來越依賴查閱檔案的真實(shí)記錄。因此，檔案工作的職能不僅僅局限于保管，更重要的是將檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用，將“死檔案”變成“活檔案”，讓有限的檔案資源充分發(fā)揮作用。所以，我作為一名企業(yè)基層檔案工作人員，不僅是保管檔案資料，更重要的是如何準(zhǔn)確地、完整地提供檔案的信息，為廣大利用者服務(wù)。也是鑒定我平時(shí)檔案工作中收集質(zhì)量的重要依據(jù)，其重要性是不言而喻的。提供正確的信息，直接影響檔案的內(nèi)在利用效果，檔案資料收集后必須安全保管，制訂詳細(xì)的計(jì)劃，做到有章可循，有法可依。明確責(zé)任主體，來強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任性，不斷地提高自身素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

不斷加強(qiáng)檔案工作軟件和硬件建設(shè)。面對(duì)辦公條件有限、經(jīng)費(fèi)有限等狀況，因地制宜，想方設(shè)法，把檔案部門、室建設(shè)得小而精、功能全，小中見大，小中透雅，服務(wù)于廣大利用者。同時(shí)必須提前規(guī)劃重要檔案重要區(qū)域的安全防護(hù)體系，做到“人防、物防、技防”三合一。在資源可控、經(jīng)費(fèi)允許的前提下，適時(shí)引用新技術(shù)，超前布防，消除隱患、降低災(zāi)禍，達(dá)到守護(hù)檔案萬無一失的最終目的。

篇（2）

Abstract: Although the electronic archives in our country has not fresh things, archives workers to have more in-depth research, its characteristics are discussed, but the majority of Chinese organizations in the security management of electronic archives, archives still adopt traditional protection method, its main goal to protect electronic archives of physicochemical properties, as long as the protective carrier nondestructive would protect information integrity, so regardless of its object of protection, technical method or guiding ideology has simple obvious. Through the analysis of China adopts the archival measures, safety management measures of traditional mainly there are five limitations: blindness, non-systematic, low efficiency, passivity and lack of system. The existing limitation and can not guarantee that the electronic archives led the information technology security.

Keywords: influence of electronic archives; safety management; factors

中國分類號(hào)：TK-9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章標(biāo)號(hào)：2095-2104（2012）03-0001-02

第一章 與安全管理相關(guān)的其他概念

電子檔案安全管理是新時(shí)期檔案工作的重要任務(wù)。保管和保護(hù)好電子文件必須從兩個(gè)方面著手：一方面，要從電子檔案管理物理載體出發(fā)，著重保護(hù)電子檔案的原始性；另一方面，要在電子檔案管理的手段上狠下功夫，力促電子檔案的真實(shí)性。本論文就是對(duì)電子檔案如何能夠安全管理，發(fā)表個(gè)人看法。1、背景信息，指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。2、邏輯歸檔，指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。3、物理歸檔，指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

第二章 影響電子檔案安全的因素分析

信息技術(shù)就是一柄雙刃劍，在給用戶帶來方便的同時(shí)，也給電子檔案的安全帶來更多的威脅。影響電子檔案信息安全的因素很多，歸納為四大類：自然因素、環(huán)境因素、人為因素和技術(shù)因素。

2.1自然因素

影響電子檔案安全的自然因素主要指各種自然災(zāi)害，如雷電、水災(zāi)、火災(zāi)、臺(tái)風(fēng)、地震等，這些自然災(zāi)害的發(fā)生會(huì)直接威脅到共享系統(tǒng)中的電子檔案安全。

2.2環(huán)境因素

電子檔案信息的產(chǎn)生、存取、傳播和利用等離不開計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這對(duì)電子檔案所依存的系統(tǒng)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求是非常高的，如果電子檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站的環(huán)境不符合要求(電源質(zhì)量差，溫濕度不適應(yīng)，無抗靜電、抗磁場(chǎng)干擾和無防塵、防火、防水、防雷電、防漏電、防盜竊的設(shè)施和措施等)就會(huì)影響電子檔案信息的安全。

2.3人為因素

人為因素又可以分為三類：第一類是蓄意破壞。蓄意破壞是故意破壞電子檔案的內(nèi)容及其所依賴的載體、系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，以獲得某種利益及達(dá)到某種目的。第二類是管理疏忽。管理疏忽包括管理人員的安全意識(shí)、保密意識(shí)、責(zé)任心不強(qiáng)，沒有建立起相應(yīng)的信息安全法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度等。管理疏忽是造成事故發(fā)生的最大隱患。第三類是不當(dāng)操作。電子檔案載體本身隨著使用次數(shù)的增加，其結(jié)構(gòu)性能會(huì)有一定程度的降低。

2.4技術(shù)因素

在影響電子檔案信息安全的非人為因素中，技術(shù)因素不可忽視。信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的廣泛應(yīng)用，給電子檔案的安全帶來深刻的影響，一方面上述技術(shù)是電子檔案產(chǎn)生的前提，為電子檔案信息的管理和利用帶來極大的便捷；另一方面，這些技術(shù)本身并不是十全十美，也有局限性、漏洞和缺陷，這些都為電子檔案信息增加了被竊取、盜用、非法增刪及破壞等方面的安全隱患。

第三章 電子檔案安全管理措施

3.1載體安全保護(hù)

第一保證電子檔案載體的制成材料質(zhì)量過關(guān)。硬件、軟件、磁盤、光盤、輸入輸出設(shè)備、信道信宿、其他反饋系統(tǒng)等都是電子檔案生成、存儲(chǔ)、傳輸和提供利用全過程的基礎(chǔ)。電子檔案制成材料主要有電子檔案的載體用料和記錄用料及相關(guān)設(shè)備用料。第二保證電子檔案載體物理上的安全。這是使其能夠通過電子計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺(tái)，完整、準(zhǔn)確并以人們可以理解的形式輸出的前提。

3.2電子檔案?jìng)鹘y(tǒng)安全管理措施的局限性

電子檔案?jìng)鹘y(tǒng)的安全管理措施主要存在著以下五種局限性：盲目性、非系統(tǒng)性、低效率性、被動(dòng)性和缺乏制度性。

3.2.1盲目性

作為電子檔案的最終管理者，檔案部門對(duì)于電子檔案所處的風(fēng)險(xiǎn)沒有進(jìn)行更深刻的探究，沒有從更深層次上發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因。最終在風(fēng)險(xiǎn)來臨之時(shí)，不能有效地控制風(fēng)險(xiǎn)。

3.2.2非系統(tǒng)性

電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)往往并不是單一因素所造成的，除了內(nèi)部因素外，還有外部因素。內(nèi)部因素和外部因素兩者相加，大大加劇了電子檔案所遭遇風(fēng)險(xiǎn)的強(qiáng)度，而傳統(tǒng)的電子檔案保護(hù)措施，往往采取的是單一的防護(hù)措施，對(duì)于電子檔案的保護(hù)會(huì)出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，最終還是不能避免電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

3.2.3低效率性

傳統(tǒng)保護(hù)措施的低效效率性主要體現(xiàn)在對(duì)于電子檔案的保護(hù)成本過高，而對(duì)于電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范并不能取得相應(yīng)的效果，這之間不能形成一種正比關(guān)系，從而造成人力、物力、財(cái)力上的巨大浪費(fèi)。

3.2.4被動(dòng)性

對(duì)于可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，由于檔案工作者自身信息技術(shù)方面知識(shí)的欠缺，對(duì)信息技術(shù)發(fā)展了解不足，而維護(hù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和相關(guān)系統(tǒng)的技術(shù)人員又往往對(duì)電子檔案的知識(shí)掌握不足，兩者之間這種信息鴻溝，使電子檔案在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前往往不能采取有效的措施加以預(yù)防，只待風(fēng)險(xiǎn)成為現(xiàn)實(shí)之后，才采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救。

3.2.5缺乏制度性

電子檔案的傳統(tǒng)保護(hù)措施缺乏制度性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面電子檔案的安全管理在實(shí)施過程中缺乏制度和標(biāo)準(zhǔn)的保障，在實(shí)施過程中沒有具體的操作程序可以執(zhí)行，檔案工作者在操作過程中，存在很大的隨意性，在此期間，再次發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的可能性增加，風(fēng)險(xiǎn)的疊加，會(huì)給電子檔案帶來更大的危害。另一方面國家對(duì)于電子檔案安全管理缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范。以往的相關(guān)法規(guī)一般都集中在信息安全方面，但是電子檔案的安全管理有其特殊性，國家在此方面的關(guān)注度不足。

第四章結(jié)束語

本文的研究最終目的就在于為檔案工作者提供一種新管理思路，提高檔案管理者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高電子檔案的管理水平。在電子檔案管理過程中，管理者和管理部門必須要認(rèn)識(shí)到電子文件風(fēng)險(xiǎn)的客觀性、不確定性、危害性，做好風(fēng)險(xiǎn)防范和應(yīng)對(duì)工作，否則，如果對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)的忽視，定會(huì)導(dǎo)致災(zāi)難性后果，形成可怕的“記憶黑洞”、“歷史空白”。

電子檔案管理是我們現(xiàn)實(shí)工作中的重中之重的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有認(rèn)真做好這項(xiàng)工作，我們的各項(xiàng)工作才有保障，我們要防患于未然，重視細(xì)小的問題，重視防范，哪怕是拔掉插頭，用鐵錘擊碎，文件與數(shù)據(jù)也不會(huì)有任何影響。

參考文獻(xiàn)

篇（3）

強(qiáng)化安全管理規(guī)范。強(qiáng)化落實(shí)各項(xiàng)安全管理規(guī)范，使安全管理工作程序化、制度化。包括：電子檔案安全存儲(chǔ)管理規(guī)范、應(yīng)用系統(tǒng)操作規(guī)范、服務(wù)器管理規(guī)范、技術(shù)變遷管理規(guī)范、加密儲(chǔ)存規(guī)范、環(huán)境控制規(guī)范、用戶權(quán)限設(shè)置規(guī)范等。

2 選用適宜的電子檔案安全技術(shù)。電子檔案安全技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)依據(jù)檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)成、電子檔案所處的安全級(jí)別，進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，得出安全需求，從而確定適宜應(yīng)用的安全技術(shù)。

基于載體的安全技術(shù)。①辦公自動(dòng)化技術(shù)；②新材料技術(shù)；③磁帶、磁盤、光盤、軟盤等特殊檔案載體的管理與保護(hù)技術(shù)；④防電磁輻射技術(shù)；⑤電子檔案恢復(fù)與還原技術(shù)；⑥檔案損壞的測(cè)試與評(píng)估技術(shù)；⑦定期檢測(cè)和拷貝技術(shù)等?；诃h(huán)境的安全技術(shù)。主要有：①庫房建筑標(biāo)準(zhǔn)與圍護(hù)結(jié)構(gòu)功能的設(shè)計(jì)、施工和實(shí)施；②檔案保管的設(shè)備、設(shè)施和有效裝具；③檔案庫房和利用環(huán)境的監(jiān)測(cè)技術(shù)；④溫濕度調(diào)節(jié)與控制技術(shù)；⑤有害因素的控制和防護(hù)技術(shù)等。基于信息的安全技術(shù)。主要有：①內(nèi)容的原始性技術(shù)：簽署技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、加密技術(shù)、防寫技術(shù)、信息隱藏技術(shù)、防消息泄密技術(shù)、防拷貝技術(shù)等；②操作系統(tǒng)安全技術(shù)：身份標(biāo)識(shí)驗(yàn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)、審計(jì)跟蹤技術(shù)等；③數(shù)據(jù)安全技術(shù)：數(shù)據(jù)加密技術(shù)、應(yīng)急響應(yīng)技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫安全技術(shù)等；④網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)：防火墻技術(shù)、防水墻技術(shù)、防病毒技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、物理隔離技術(shù)、服務(wù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和虛擬網(wǎng)技術(shù)等；⑤用戶安全技術(shù)：身份認(rèn)證技術(shù)、信息完整性校驗(yàn)技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)和訪問控制技術(shù)等；⑥安全測(cè)評(píng)認(rèn)證技術(shù)。

基于長(zhǎng)期可存取的保護(hù)技術(shù)：①軟件仿真技術(shù)；②過時(shí)格式數(shù)據(jù)遷移技術(shù)；③載體轉(zhuǎn)換技術(shù)；④版本跟蹤技術(shù)；⑤背景信息打包保存技術(shù)等?；跒?zāi)害的保護(hù)技術(shù)。主要有：①災(zāi)害的預(yù)警與防范技術(shù)；②容災(zāi)備份技術(shù)（本地容錯(cuò)模式和異地容災(zāi)模式）；③安全事件的應(yīng)急處置技術(shù)；④災(zāi)后受損檔案的搶救與數(shù)據(jù)烣復(fù)技術(shù)等。

3 引進(jìn)先進(jìn)的管理理念。前端控制：具體到電子檔案安全管理中，是指檔案管理工作提前介入電子文件的形成、運(yùn)行和歸檔管理，建立起統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，互為保證、密切相關(guān)、相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)行模式，從而組成一個(gè)完整、嚴(yán)密的電子檔案原始性、真實(shí)性保障體系。

全程管理：是指將電子檔案的整個(gè)生命周期納入一個(gè)系統(tǒng)工程內(nèi)，全程實(shí)行安全管理。

安全等級(jí)保護(hù)：是指根據(jù)電子檔案的重要程度遭到破壞后，對(duì)國家安全、社會(huì)秩序、公共利益以及公民、法人和其他組織的合法權(quán)益的危害程度等，由低到高劃分電子檔案安全管理系統(tǒng)等級(jí)，實(shí)施相應(yīng)的保護(hù)措施。它可以使電子檔案安全工作更有效，資源配置更科學(xué)合理。

篇（4）

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）45-0208-01

檔案指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根基。檔案的安全有效管理工作是充分發(fā)揮檔案重要作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理的保管和保存原始檔案，科學(xué)的分類并做好登記工作，才能最大限度的發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。

1.實(shí)體檔案

1.1 實(shí)體檔案的特點(diǎn)

實(shí)體檔案專業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案；實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用；實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。

1.2 實(shí)體檔案的安全管理

1.2.1 檔案室管理

根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對(duì)性的分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，使用安全、科學(xué)的檔案保護(hù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。檔案工作人員須對(duì)珍貴、重要的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。

1.2.2 檔案借閱制度

檔案存在的實(shí)際意義在于它的利用。在做好全面、系統(tǒng)、安全的保存檔案資料的前提下，編制各種檢索工具、參考工具，積極為檔案的查閱提供便利，及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到出入庫登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。

1.2.3 檔案安全管理

維護(hù)真實(shí)、完整是檔案安全管理的前提，要從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，確保檔案內(nèi)容來源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。

2.電子檔案

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的電子化已成為必然趨勢(shì)。檔案的以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。

2.1 電子檔案的特點(diǎn)

第一，操作方便。在形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結(jié)合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，極大降低了檔案管理人員的工作量，提高工作效率。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加簡(jiǎn)單、方便。其次，傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受時(shí)間和空間限制。一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時(shí)間和空間的制約。第三，存儲(chǔ)空間小。電子檔案占據(jù)的極少量空間，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。第四，具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案更加全面、形象、生動(dòng)。而且，電子檔案復(fù)制時(shí)不容易丟失信息。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

2.2 電子檔案的安全管理

電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

電子檔案安全管理同實(shí)體檔案一樣，其關(guān)鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內(nèi)容必須預(yù)先進(jìn)行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息丟失。信息設(shè)備安全亦是電子檔案安全管理的基本要件，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房?jī)?nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。

3 結(jié)論

檔案工作是很重要的專業(yè)事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷的發(fā)生著變化。電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形勢(shì)，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學(xué)、合理的將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，是值得檔案管理人員時(shí)刻思考的問題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷解放思想，不斷提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。

參考文獻(xiàn)

[1] 王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2008（9）.

篇（5）

在現(xiàn)實(shí)工作中，掌握和接觸個(gè)人信息的機(jī)構(gòu)、部門，有關(guān)個(gè)人信息管理的制度不健全、措施不到位，不嚴(yán)格履行對(duì)個(gè)人信息檔案管理的職責(zé)與義務(wù)。尤其是檔案管理上還存在漏洞，在個(gè)人信息檔案的收集、審核、鑒定、使用、歸檔等方面不規(guī)范，致使個(gè)人信息泄露，從而導(dǎo)致非法濫用個(gè)人信息的侵權(quán)行為時(shí)有發(fā)生。

2．公民的個(gè)人信息安全保護(hù)意識(shí)淡薄

一是社會(huì)公民對(duì)個(gè)人信息的基本認(rèn)識(shí)不足，主要表現(xiàn)在對(duì)個(gè)人信息不受侵犯或?qū)€(gè)人信息檔案安全保護(hù)等不夠重視。如隨意將自己的身份證號(hào)、電話號(hào)碼、家庭住址等信息透露給他人。二是一些掌握個(gè)人信息的部門檔案安全保護(hù)意識(shí)淡薄，個(gè)別工作人員將個(gè)人信息檔案隨意亂放，不重視維護(hù)個(gè)人信息檔案主體人的權(quán)益，無意間造成公民個(gè)人信息的泄露。三是一些工作人員違反職業(yè)道德，不履行保密義務(wù)，將公民個(gè)人信息資料出售或泄露給他人以謀取非法利益。四是在網(wǎng)絡(luò)化、信息化背景下，大量的個(gè)人電子信息可以通過在線儲(chǔ)存、備份、傳輸，這就使個(gè)人電子信息安全面臨著更大的挑戰(zhàn)。

二、個(gè)人信息檔案安全管理的途徑

1．加快個(gè)人信息安全保護(hù)的立法進(jìn)程

國家應(yīng)盡快出臺(tái)《個(gè)人信息安全保護(hù)法》，依法管理并保護(hù)個(gè)人信息。目前，《中華人民共和國刑法修正案》對(duì)公民個(gè)人信息檔案安全保護(hù)做了明確規(guī)定：“國家機(jī)關(guān)或者金融、電信、交通、教育、醫(yī)療等單位的工作人員，違反國家規(guī)定，將本單位在履行職責(zé)或者提供服務(wù)過程中獲得公民個(gè)人信息，出售或者非法提供給他人，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役，并處罰金。”但是，僅有刑法的威懾力還不夠，與之相關(guān)的民事責(zé)任、行政職責(zé)還須及時(shí)跟進(jìn)和完善。當(dāng)前，多數(shù)情況還是行為人侵犯了公民個(gè)人的民事權(quán)利，而利用公民個(gè)人信息導(dǎo)致犯罪的還是少數(shù)。鑒于當(dāng)前法律救濟(jì)的規(guī)定還不完善，實(shí)踐中普遍存在取證難、索賠難等困難，加之市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，經(jīng)營者主體日益多元化，侵權(quán)人無視被侵權(quán)人的民事權(quán)利也愈演愈烈。因此，建議借助修改《檔案法》和制定《個(gè)人信息安全保護(hù)法》的有利時(shí)機(jī)，從保護(hù)公民個(gè)人信息安全的角度，用法律法規(guī)來規(guī)范個(gè)人信息的采集、管理、交流、使用等行為，為更好地保護(hù)個(gè)人信息安全提供法律依據(jù)。

2．規(guī)范個(gè)人信息檔案安全管理

個(gè)人信息檔案作為一種特殊檔案，對(duì)其規(guī)范管理是保護(hù)個(gè)人信息安全的關(guān)鍵。首要任務(wù)是確立個(gè)人信息檔案安全保護(hù)的基本法律制度，使所有的政府機(jī)構(gòu)與非政府組織保存的個(gè)人信息得到法律保護(hù)，進(jìn)而建立起完整系統(tǒng)的個(gè)人信息檔案安全保護(hù)法律體系。同時(shí)，各有關(guān)部門應(yīng)建立健全相關(guān)的安全管理制度，規(guī)范個(gè)人信息檔案的管理。個(gè)人信息檔案安全管理制度，不僅可以對(duì)公民個(gè)人信息的安全起到保護(hù)作用，更重要的是可以規(guī)范和約束個(gè)人信息檔案管理人員的職業(yè)行為。

篇（6）

1.1加強(qiáng)電子檔案的同步管理

首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)針對(duì)電子檔案的專項(xiàng)的同步式管理，加強(qiáng)管理手段和相關(guān)政策制定的健全程度。在實(shí)踐的檔案和相關(guān)技術(shù)文件收集過程之中還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的存儲(chǔ)和管理，對(duì)于一些原件，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行妥善的保管，雖然電子檔案的相關(guān)技術(shù)當(dāng)前發(fā)展相當(dāng)先進(jìn),但是需要注意的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不是非常的安全，所以如果出現(xiàn)有電子檔案受到破壞的情況，則會(huì)帶來巨大的損失。所以，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息安全管理的同步管理控制，同步的建設(shè)相關(guān)措施，嚴(yán)格的進(jìn)行項(xiàng)目的審核與研究，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在技術(shù)的發(fā)展過程之中增強(qiáng)資金的投入力度，依靠技術(shù)的支持，依靠規(guī)范化的管理和運(yùn)行，這樣可以在最大程度之上降低網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不安全性所帶來的不良影響，使得檔案信息安全管理和保密技術(shù)的發(fā)展真正意義上發(fā)揮出應(yīng)有的效應(yīng)。所以，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全管理工作的分析。需要注意的是當(dāng)前檔案信息安全管理是相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，在實(shí)踐的工作之中應(yīng)當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)工作的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真的進(jìn)行歸納和總結(jié)，并且樹立起良好的工作意識(shí)和思想觀念，最鯰使得檔案信息安全管理的發(fā)展進(jìn)入到一個(gè)嶄新的階段之中。不斷的加強(qiáng)對(duì)原始數(shù)據(jù)信息的積累，實(shí)現(xiàn)檔案信息安全管理工作的改進(jìn)和相關(guān)項(xiàng)目的完善。對(duì)于相關(guān)技術(shù)文件，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行一定程度上的修改和補(bǔ)充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲(chǔ)的過程之中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵循方便后期修改的基本原則，而對(duì)于一些合同性的文件，則應(yīng)當(dāng)保證其存儲(chǔ)格式的科學(xué)性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點(diǎn)是當(dāng)前檔案信息安全管理的基本原則。

1.2健全檔案信息安全管理相關(guān)制度和規(guī)定

除了上述分析到的電子檔案的同步管理之外，在實(shí)踐之中還應(yīng)當(dāng)充分的結(jié)合現(xiàn)有的資源情況制定出健全并且完善的檔案信息安全管理控制制度，以保證工作的開展可以真正意義上達(dá)到有章可循的標(biāo)準(zhǔn)。需要注意的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的完善需要實(shí)現(xiàn)制度和法規(guī)的健全，所以還應(yīng)當(dāng)建立起一個(gè)完善的信息控制系統(tǒng)，對(duì)其中的各個(gè)子系統(tǒng)以及資源等進(jìn)行全面的完善，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)保證相關(guān)政策和制度的制定可以充分的符合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基本狀況，保證工作幵展的健全程度和制度制定的完善程度，構(gòu)建出一個(gè)和諧的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境。最后還需要注意的是針對(duì)檔案信息安全管理相關(guān)制度和政策的完善還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息技術(shù)、信息人才以及相關(guān)投資方面的建設(shè)，在當(dāng)前的環(huán)境之下，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)相對(duì)開放的平臺(tái)，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其中相關(guān)條例的制定。在實(shí)踐的工作幵展過程之中不僅應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前工作的基本趨勢(shì)，提出計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密技術(shù)的防范措施，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)今后的管理方案和管理的政策等進(jìn)行研究，旨在更好的促進(jìn)實(shí)踐工作的改革。而在信息技術(shù)的安全層面之中也應(yīng)當(dāng)保證政策制度的制定者可以結(jié)合安全管理的現(xiàn)狀，制定出可行的措施方案，只有這樣才能夠真正意義上建設(shè)出安全的、和諧的、可靠的、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境。

1.3加強(qiáng)檔案信息安全管理中的保密工作

加強(qiáng)保密工作是真正意義上促進(jìn)檔案信息安全管理水準(zhǔn)持續(xù)改進(jìn)的關(guān)鍵點(diǎn)。在實(shí)踐的網(wǎng)絡(luò)工作過程之中不少檔案是可以進(jìn)行瀏覽的，常見的諸如個(gè)人簡(jiǎn)歷以及人事檔案等等，但針對(duì)公司項(xiàng)目檔案或保密檔案等應(yīng)當(dāng)充分的結(jié)合我國保密法之中的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行有效的加密，因此應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，進(jìn)行專項(xiàng)的技術(shù)管理，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)設(shè)置工作的標(biāo)準(zhǔn)化方案，以保證檔案信息安全管理的基本的保密性。此外針對(duì)檔案的保密程度也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的而劃分，一些較為貴重的檔案資料應(yīng)當(dāng)避免進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)之內(nèi)，最后，結(jié)合檔案信息安全管理的保密程度不同，還可以釆取不同的安全標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)議，以達(dá)到最佳的控制和管理的效果。

篇（7）

關(guān)鍵詞:

玉樹7.1級(jí)地震;檔案管理;檔案安全

0前言

2010年4月14日7時(shí)49分是一個(gè)撼動(dòng)人們心靈深處的恐懼、悲痛的時(shí)刻，7.1級(jí)的強(qiáng)烈地震似乎要吞噬青海省玉樹藏族自治州的一切。據(jù)青海省玉樹藏族自治州檔案館的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，災(zāi)區(qū)的檔案共計(jì)13萬卷，在地震過程中，有9家檔案室傾覆，將近萬卷的檔案掩埋在廢墟之中，剩余的12萬卷檔案在地震結(jié)束之后均處在危房中［1］，對(duì)災(zāi)后檔案重建工作造成不可估計(jì)的困難。而追溯到2008年的汶川8.0級(jí)大地震，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)除了重大的人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失之外，重災(zāi)區(qū)的檔案受到了嚴(yán)重的損毀，造成不可估量的毀滅性影響。地震帶給我們的傷痛是沉重而長(zhǎng)久的。因此，在災(zāi)難發(fā)生之前，我們需要做好各方面的預(yù)防性工作，防患于未然，最大限度地降低損失與傷害，同時(shí)，這也是全世界檔案管理部門共同面臨的重大難題。如何在災(zāi)難發(fā)生前充分意識(shí)檔案管理的重要性，做好檔案的高效管理工作，防患于未然，減少檔案的損毀，保證檔案的安全，才能有效規(guī)避災(zāi)難的重演。本文闡述了檔案管理的重要性及其安全管理，期望能夠?yàn)楫?dāng)今檔案管理工作提供一定的參考與指導(dǎo)。

1檔案管理的重要性

1.1彌補(bǔ)我國檔案管理的硬件建設(shè)缺口，提升檔案管理規(guī)范的需要

由2010年4月14日7時(shí)49分的青海省玉樹藏族自治州7.1級(jí)的強(qiáng)烈地震引發(fā)的檔案損毀，可以看出我國檔案管理的硬件建設(shè)的缺口比較大，表現(xiàn)為檔案館等建筑的抗震性能比較差，消防等級(jí)偏低，而且大部分檔案室的安防、供電、給排水、采暖等基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在老化現(xiàn)象，檔案室內(nèi)濕度較大。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，其濕度一般在70%左右，就已經(jīng)超過國家標(biāo)準(zhǔn)60%的上限，不利于檔案的長(zhǎng)久保存。除此之外，檔案的包裝盒也不合格。這些問題，均會(huì)造成檔案的難以搶救與修復(fù)。因此，強(qiáng)化檔案硬件建設(shè)，查漏補(bǔ)缺，為檔案管理提供更加牢靠的基礎(chǔ)保障［2］。同時(shí)輔助規(guī)范化的檔案管理模式，即利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，具體做法是將檔案信息的收集、整理、著錄、鑒定以及保管的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格依照統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行科學(xué)的管理。要注意以下幾點(diǎn):①對(duì)檔案信息進(jìn)行普查篩檢、剔重。傳統(tǒng)老套的檔案管理模式往往沒有做全面的清查，而且檔案劃分保管的期限都存在一定的偏差，許多檔案存在失去參考價(jià)值或者多份現(xiàn)象。②利用信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行重新組合分類，使其規(guī)范化。將傳統(tǒng)老套的管理辦法中過于厚重、內(nèi)容混雜的案卷，根據(jù)實(shí)際需要重新整理成冊(cè)，案卷要盡最大可能的將原本就存在一定聯(lián)系的文件有機(jī)地組合在一起。③檔案要設(shè)置統(tǒng)一的分類號(hào)，保證案卷能夠被成功檢索。利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行檢索的優(yōu)勢(shì)在于滿足大眾對(duì)檔案信息檢索的需求。另外，為了確保檢索的完整性，要因事制宜的設(shè)定一些明細(xì)規(guī)則，約束其規(guī)范性操作。④檔案提名要規(guī)范，保證檢出的準(zhǔn)確性。

1.2保障檔案管理安全性的需要———強(qiáng)化工作人員的安全意識(shí)，完善管理體系

目前，我國檔案管理工作人員的安全意識(shí)較為薄弱，其管理體系也十分落后，不能保障檔案安全，雖然部分地方按照國家檔案局的相關(guān)規(guī)定，建立了檔案安全制度(符合當(dāng)?shù)貙?shí)際發(fā)展水平)，但往往流于形式。在具體的執(zhí)行過程中，由于相關(guān)工作人員的安全意識(shí)薄弱，且業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)不高，工作效率低等問題，檔案管理的安全性常常不能落到實(shí)處。除此之外，大部分的檔案管理部門缺乏規(guī)范、科學(xué)的管理體系，往往表現(xiàn)在過于表面化，也就是俗話說的走過場(chǎng)，沒有規(guī)范性的獎(jiǎng)懲制度，即使犯了小錯(cuò)誤，往往也能規(guī)避，助長(zhǎng)了工作人員的惰性，不利于安全意識(shí)的提升。長(zhǎng)此以往，便會(huì)造成嚴(yán)重的檔案損失，而且一旦發(fā)生災(zāi)難性事件，便會(huì)造成不可估量的檔案損毀，甚至無法修復(fù)，對(duì)人們的切身利益造成嚴(yán)重的損害。因此，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)性是必要的。通過多種方式培育工作人員的安全意識(shí)，在管理制度上，要實(shí)行安全管理，主要表現(xiàn)為檔案的統(tǒng)計(jì)管理，要按輕重緩急進(jìn)行有序操作。在推進(jìn)檔案的利用程度、價(jià)值大小以及利用率等方面，需要做到公正公開，對(duì)所有的檔案進(jìn)行輕重緩急的排序，增加檔案管理循序漸進(jìn)的可操作性。首先，對(duì)于那些緊急需求的檔案，要進(jìn)行先行處理，為需求者提供用檔保證，從而提高檔案的管理效率，同時(shí)擴(kuò)大檔案的備份，做到安全性管理，避免發(fā)生災(zāi)難時(shí)數(shù)據(jù)的丟失。其次，利用信息技術(shù)可以將檔案的著錄工作開展的更加順利，在節(jié)省時(shí)間的同時(shí)，降低相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度和工作難度。在著錄的過程中，將檔案的內(nèi)容按照事實(shí)的單一、復(fù)雜程度等，進(jìn)行重新錄入。若一些檔案的內(nèi)容存在重復(fù)或者類似的情況，要對(duì)其進(jìn)行合并整理，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的新的著錄案卷，節(jié)省內(nèi)容所占的空間，提高管理效率。第三，對(duì)于那些重要文件或者內(nèi)容所反映的事件比較重大的檔案，要做特殊的標(biāo)識(shí)，然后，利用信息技術(shù)，給出相應(yīng)的分類號(hào)。這樣，既可以使原有的零散、老套的檔案更加規(guī)范化，又可以全面提升檔案的管理水平，多方面的協(xié)調(diào)管理，能夠增強(qiáng)檔案的安全性，也方便災(zāi)后檔案數(shù)據(jù)的找回。

2檔案的安全性管理

做好檔案的安全性管理，首先要規(guī)范專業(yè)性操作，具體做法為:①檔案的有效裝訂。工作人員可以參考《文件歸檔整理規(guī)范》中的裝訂模式，且要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂變通，但要切記文字材料必須裝訂，不可差錯(cuò)漏掉。另外，對(duì)于必須參考的圖片，一定是記錄清晰正確、耐久性強(qiáng)的圖片。裝訂檔案要采用左側(cè)裝訂法，牢固、整齊、簡(jiǎn)潔的保管和整理好信息資料。②檔案在裝訂過程中，要注意上孔要和“檔案館號(hào)”齊平;中孔取上下兩孔的中心，水平方向上要與左邊緣在平行線上;下孔要與“保管期限”持平，這樣整理好的檔案，不僅能夠便于資料的保管，更加美化了檔案的視覺效果。③檔案的秩序排列要以時(shí)間及重要程度為中心，不要人為破壞資料文件自身的有機(jī)結(jié)構(gòu)，保證資料的完整性，方便資料的快速查找以及資料的有效利用。檔案管理工作人員要根據(jù)實(shí)際情況，將各種文件資料進(jìn)行機(jī)構(gòu)、保管期限、時(shí)間整理，這樣才能使檔案資料的編排合理，提高利用效率。做好檔案管理的基本工作，提高專業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)的跨越。其次，檔案的安全性管理需要相關(guān)法律法規(guī)的約束，需要做好以下幾個(gè)方面的工作:①相關(guān)政府部門及相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的法律法規(guī)宣傳力度，并建立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，約束執(zhí)行過程中的行為，使其規(guī)范化、制度化。相關(guān)規(guī)章制度的建立和完善，能夠促使相關(guān)工作人員全面學(xué)習(xí)法律法規(guī)知識(shí)，提高檔案正確的安全管理意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，確保檔案各項(xiàng)數(shù)據(jù)、資料的完整性和真實(shí)性。②重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，如基礎(chǔ)建設(shè)類，施工單位在施工的各個(gè)階段的招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)方案、實(shí)際操作情況及相應(yīng)的圖紙、資料、文件、監(jiān)理的真實(shí)記錄等要進(jìn)行及時(shí)的收集整理，并且由專業(yè)管理人員統(tǒng)一規(guī)范歸檔，保證建設(shè)檔案的真實(shí)性、完整性、連續(xù)性和安全性［3］。③檔案庫房是檔案館建筑中最重要、最特殊的一部分，是為保護(hù)檔案提供基本物資條件的重要場(chǎng)所。檔案庫房設(shè)計(jì)、建筑的合理性和設(shè)備的經(jīng)濟(jì)實(shí)用性，直接關(guān)系到檔案的安全。還要配備一定的配套設(shè)施，最基本的設(shè)備主要包括空氣調(diào)節(jié)裝置、檔案裝具、檔案保護(hù)技術(shù)設(shè)備、專用信息化設(shè)備、檔案利用設(shè)備、檔案維護(hù)監(jiān)控設(shè)備、檔案搶救與恢復(fù)設(shè)備等。第三，嚴(yán)格規(guī)范每一細(xì)節(jié)，在強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感的鞭策下，不斷地改進(jìn)檔案管理模式，保證其質(zhì)量，并且加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，全面改善檔案管理現(xiàn)狀，預(yù)防災(zāi)害造成嚴(yán)重的檔案損毀，吸取在玉樹地震中檔案損毀的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

3結(jié)語

環(huán)境的惡化，氣候的更迭，致使自然災(zāi)害的發(fā)生率頻增，在災(zāi)害中，大量的檔案損毀，造成不可估量的社會(huì)效益損失，尤其是“4•14”玉樹7.1級(jí)強(qiáng)烈地震引發(fā)的檔案損毀更是讓人扼腕，為防患于未然，不僅要加固檔案基礎(chǔ)建設(shè)、優(yōu)化管理模式，不斷加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，還要不斷強(qiáng)化相關(guān)法律法規(guī)的約束。在此基礎(chǔ)上，形成良好的、規(guī)范的、科學(xué)的檔案管理體系，利用當(dāng)代先進(jìn)的信息、管理技術(shù)，建立異地備份制度，利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)功能，即使自然災(zāi)害對(duì)紙質(zhì)檔案造成了嚴(yán)重的損毀，電子版的檔案也能發(fā)揮其重要作用，不至于造成毀滅性的災(zāi)害。因此，檔案管理重要性及其安全管理最為關(guān)鍵的在于防患于未然，真正意義上執(zhí)行好檔案管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)。

作者：胡愛真 單位：青海省地震局

參考文獻(xiàn):

篇（8）

檔案安全是對(duì)檔案實(shí)體和信息采取防范措施，避免受到自然災(zāi)害、人為事故和突發(fā)事件的破壞，減少檔案在管理過程中的損壞，使檔案處于安全狀態(tài)，確保不發(fā)生檔案丟失和損毀，以及信息泄密事件。明確檔案安全職責(zé)，控制安全風(fēng)險(xiǎn)，消除安全隱患，維護(hù)檔案管理全過程的安全，是檔案部門的基本任務(wù)和第一要求，也是檔案工作者的基本職責(zé)。

1檔案全過程管理及其安全風(fēng)險(xiǎn)隱患

1.1檔案全過程管理

實(shí)施檔案工作全過程管理，是新時(shí)期檔案工作新的理念，其目標(biāo)在于對(duì)檔案的收集、整理歸檔、保管、利用，以及遷移等工作狀態(tài)，采取標(biāo)準(zhǔn)化的過程管理，確保檔案管理工作業(yè)態(tài)的科學(xué)化與規(guī)范化。檔案全過程管理一般有三個(gè)階段：一是檔案的前端管理；二是檔案的庫房保管；三是檔案的后程監(jiān)管.檔案全過程管理，與過去通常的檔案管理相比，主要有以下三個(gè)方面的變化：（1）檔案工作環(huán)境的擴(kuò)展。檔案安全保護(hù)的工作視野不僅關(guān)注于檔案在庫房?jī)?nèi)的安全，同時(shí)也密切關(guān)注檔案在庫外活動(dòng)，特別是脫離了檔案適宜環(huán)境，即庫外運(yùn)行狀態(tài)及其影響破壞作用。（2）檔案工作業(yè)態(tài)的延伸。檔案安全管理活動(dòng)是全方位地覆蓋檔案的各個(gè)工作業(yè)態(tài)，對(duì)檔案的“收、管、用”環(huán)節(jié)中的檔案收集、整理歸檔、編研、保管保護(hù)、開發(fā)利用、展覽陳列、移交轉(zhuǎn)移等，都給予高度關(guān)注，確保不發(fā)生任何安全事故。（3）檔案工作目標(biāo)的提升。檔案的絕對(duì)安全，不僅要確保檔案在工作活動(dòng)中不出現(xiàn)檔案的損壞、損毀和丟失等事故或事件，同時(shí)還要求消除檔案工作中存在的、潛在的不安全因素，及時(shí)化解檔案工作層面的風(fēng)險(xiǎn)隱患和不利因素，使檔案始終處在一種安全的、無害的適宜環(huán)境中。

1.2檔案全過程管理中的隱患和風(fēng)險(xiǎn)

檔案全過程管理活動(dòng)涉及的工作環(huán)節(jié)多，制約因素多，可能出現(xiàn)的狀況和產(chǎn)生的變化也多，這些制約因素和影響情況，會(huì)弱化檔案管理工作，降低檔案安全保障的效率。檔案全過程管理中易出現(xiàn)的檔案風(fēng)險(xiǎn)和事故隱患，潛伏在檔案利用、檔案保管及檔案日常管理的多個(gè)方面，這些管理隱患和風(fēng)險(xiǎn)因子主要有：（1）檔案接收征集工作中，未能依據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的要求，嚴(yán)格執(zhí)行檔案的相關(guān)管理規(guī)章制度，造成工作的失誤和疏忽，從而造成檔案的破壞和損壞。（2）檔案處在不適宜保管條件下，使得檔案的自然老化加劇，特別是不適宜的溫濕度、光、空氣污染物及害蟲、霉菌等因素的影響，會(huì)造成檔案出現(xiàn)紙張的變黃發(fā)脆、字跡變色褪色、膠片霉?fàn)€、磁帶粘連變質(zhì)，以及光盤的腐蝕等現(xiàn)象。（3）檔案利用過程是一個(gè)多樣的復(fù)雜過程，這個(gè)階段的破壞程度差異很大，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案的缺頁和破裂，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案字跡的褪變和信息的失真，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案秩序的錯(cuò)亂，甚至于出現(xiàn)檔案的丟失和徹底損毀。（4）檔案管理疏忽，工作人員大意馬虎，管理不善，監(jiān)管不力，也會(huì)造成檔案安全漏洞很多，檔案破壞和損失的安全隱患不少，如檔案人員私自有償向國外研究人員提供檔案數(shù)據(jù)。（5）備份修復(fù)時(shí)出會(huì)現(xiàn)不當(dāng)?shù)膿p害，有的檔案已經(jīng)破損，有的出現(xiàn)生蟲、發(fā)霉情況且未得到及時(shí)修復(fù)；以及修復(fù)過程中的方法與措施不妥當(dāng)、不合適、不安全，也會(huì)對(duì)檔案安全造成威脅；有的對(duì)電子文件既無備份，也無過硬的保護(hù)、保密措施。

2檔案全過程安全管理的方式與途徑

檔案全過程安全管理是指在檔案的收集、整理歸檔、保管、利用以及遷移等管理過程中不發(fā)生破壞性事件或事故，化解和消除管理活動(dòng)中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患，使保管和利用的檔案沒有危險(xiǎn)，不受威脅，不出事故。檔案管理部門主要有檔案館和檔案室兩種形式，其全過程管理表現(xiàn)為兩種明顯不同的工作狀態(tài)：一種是庫房?jī)?nèi)的相對(duì)穩(wěn)定的環(huán)境，保管條件適宜，檔案受損、破壞的概率比較低；另一種是處在動(dòng)態(tài)的庫外工作狀態(tài)，環(huán)境條件不穩(wěn)定，在動(dòng)態(tài)過程中（一些過程變化還比較頻繁）容易受到不利因素或有害因子的破壞，如圖2所示。在確保檔案絕對(duì)安全的條件下，根據(jù)這兩種不同的環(huán)境和工作狀態(tài)需要進(jìn)行相應(yīng)的安全管理。

2.1檔案前端控制的安全管理

2.1.1檔案接收時(shí)的安全保護(hù)

接收的檔案需要加強(qiáng)管理與保護(hù)，以利于后期檔案的利用與保存。一是制定檔案接收進(jìn)館質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢查驗(yàn)收制度，保證接收進(jìn)館的檔案符合安全要求。二是檔案部門按有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案檢查和驗(yàn)收，對(duì)新接收的檔案，一般應(yīng)進(jìn)行消毒滅菌處理，做到先消毒、后入庫。三是檢查合格后，連同案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和檢索工具，一并接收入館。

2.1.2檔案征集時(shí)的安全保護(hù)

檔案收集是檔案安全管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，確保收集的檔案完好無損是檔案安全的基本要求。一是建立檔案征集的安全管理制度。二是征集檔案進(jìn)館前，要嚴(yán)密包裝，妥善運(yùn)輸，專人護(hù)送，保證檔案安全。三是征集來的檔案要及時(shí)歸檔，有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門移交。

2.1.3整理檔案時(shí)的安全保護(hù)

一是應(yīng)當(dāng)做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、填寫規(guī)范、裝訂整齊、格式統(tǒng)一。檔案的目錄、內(nèi)容、填寫要求等，符合規(guī)范，利于長(zhǎng)久安全保存。二是檔案整理歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照檔案安全要求逐卷逐件進(jìn)行，慎重處理檔案原件。三是加強(qiáng)檔案整理中的保護(hù)，清除有破壞作用的文件裝訂物、添加物等；對(duì)有些檔案進(jìn)行舒展平整、表面去污和修裱等保護(hù)性處理；規(guī)范檔案裝入盒的操作；單獨(dú)對(duì)有潛在危害的檔案立卷。四是防范人為災(zāi)害、突發(fā)事件，以及不當(dāng)操作造成檔案的丟失、破壞或損毀。檔案文件在整理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔。

2.2檔案庫房保管的安全管理

檔案庫房的安全管理工作，主要是通過檔案庫房的安全工作來實(shí)施的。主要有兩方面的工作。

2.2.1配備檔案安全的設(shè)備設(shè)施

檔案庫房安全管理的基礎(chǔ)性條件，是具備必要和必需的檔案安全設(shè)備設(shè)施。主要包括：安裝庫房的安全監(jiān)控系統(tǒng)，配備庫房的消防設(shè)備，配置檔案的保護(hù)與管理維護(hù)設(shè)備，建立和完善檔案數(shù)字信息安全設(shè)施。

2.2.2加強(qiáng)庫房保管中的安全措施

強(qiáng)化檔案保管的工作效率，需要建立相應(yīng)的管理制度，保障庫房安全管理工作的有效開展。主要包括：建立健全檔案庫房安全管理制度；注重保管中的檔案實(shí)體與信息安全；加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，建立崗位責(zé)任制，做到責(zé)任到人。

2.3庫外后程監(jiān)管的安全管理

2.3.1檔案利用中的安全管理

注重利用中的檔案安全，確保檔案不丟失、不損壞，檔案信息不失密泄密。一是做好檔案利用登記，限定用戶利用范圍，嚴(yán)格審批手續(xù)。嚴(yán)格控制檔案原件的利用，對(duì)檔案復(fù)制件的使用，也應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)。建立完整的登記、借用、歸還等手續(xù)。二是使用單位對(duì)摘錄、復(fù)制的檔案要嚴(yán)格登記，妥善保管，不得散存在個(gè)人手中，不得擴(kuò)散和轉(zhuǎn)讓。嚴(yán)禁擅自摘抄、復(fù)制檔案，因工作需要從檔案中取證的，必須按查閱檔案審批權(quán)限經(jīng)審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制（或拍攝）。三是在檔案利用場(chǎng)所安裝攝像監(jiān)視器，嚴(yán)防利用者在檔案上涂改、圈畫、抽取、折疊、裁剪、撤換。用戶利用檔案時(shí)，必須愛惜檔案，不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。四是收回檔案時(shí)，仔細(xì)翻閱檢查被利用的案卷和摘抄的內(nèi)容。

2.3.2檔案編研時(shí)的安全保護(hù)

一是應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案法規(guī)，遵循檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范，遵守檔案利用與安全的相關(guān)規(guī)章制度。二是規(guī)范管理，避免使用不當(dāng)或過度造成損傷及損毀。三是從保護(hù)檔案、方便利用的原則出發(fā)，更多采取檔案的數(shù)字形式、復(fù)制件形式，盡量避免檔案原件的重復(fù)使用，減少利用損傷。

2.3.3檔案展覽中的安全管理

檔案展覽活動(dòng)范圍廣、接觸對(duì)象多、檔案展覽形式多樣，增加了檔案受損和破壞的概率。一是檔案展覽場(chǎng)所應(yīng)配備安全設(shè)施和保護(hù)設(shè)備，防止檔案被盜、被損壞、被破壞情況發(fā)生。二是監(jiān)管展覽中的檔案安全，防止檔案展覽過程中人為損傷、展覽環(huán)境變化、用戶不當(dāng)操作等因素對(duì)檔案的破壞。三是制訂檔案展覽中災(zāi)害防護(hù)和突發(fā)事件應(yīng)急處置方案，確保檔案安全。

2.3.4檔案外借（轉(zhuǎn)遞）中的安全管理

檔案館（室）要檢查與控制借出的檔案，履行手續(xù)，規(guī)范操作，保證安全。一是出借給單位或個(gè)人的檔案復(fù)制件、摘抄材料，必須加蓋檔案館（室）公章。二是利用單位或個(gè)人借用的檔案，要嚴(yán)格登記，妥為保管，不得擴(kuò)散和轉(zhuǎn)讓。三是不允許利用單位或個(gè)人長(zhǎng)期保存，用畢一律退回。此外，轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)安全保密要求，履行審批手續(xù)，依章規(guī)范操作，防止出現(xiàn)檔案丟失或損壞的情況發(fā)生。

2.3.5檔案移交的安全管理

檔案室應(yīng)依法定期將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。一是做好交接前的準(zhǔn)備工作，對(duì)所有保存檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符。二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問明原因，整理好檔案借閱查詢登記簿，并在檔案借閱查詢登記簿上注明原因及催還情況。三是按檔案移交要求編制移交清單，有特殊情況需要說明的附于清單后。

2.3.6檔案轉(zhuǎn)移運(yùn)輸中的安全管理

一是檔案轉(zhuǎn)移運(yùn)輸時(shí)，使用牢固、干燥的包裝材料和裝載形式對(duì)被送檔案進(jìn)行包裝，并進(jìn)行檔案安全檢查，防止轉(zhuǎn)運(yùn)過程中檔案的損失。二是檔案轉(zhuǎn)運(yùn)中包裝箱應(yīng)符合檔案安全要求，全程注意檔案的完好與完整，避免發(fā)生檔案損壞、被盜、丟失事件。三是檔案遠(yuǎn)距離運(yùn)輸轉(zhuǎn)移，應(yīng)考慮天氣變化，防范暴雨、冰雪或大風(fēng)等惡劣天氣，以及突發(fā)事件可能對(duì)檔案造成的損失和危害。

3檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)及其實(shí)施方式

3.1風(fēng)險(xiǎn)控制方式

確保檔案安全，需要消除安全事故隱患，化解安全風(fēng)險(xiǎn)。全過程管理中檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)控制，作為常態(tài)化的風(fēng)險(xiǎn)控制，是檔案安全重要性和長(zhǎng)期性的體現(xiàn)，是檔案安全體系建設(shè)中的重要內(nèi)容。檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)是一種對(duì)檔案安全事故發(fā)生和發(fā)展能夠作出基本判別的評(píng)估指標(biāo)。借助量化的風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)，能區(qū)分檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，確定事故的破壞程度，預(yù)判危害的發(fā)展態(tài)勢(shì)，達(dá)到減少災(zāi)害發(fā)生的概率和控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。

3.2風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的制定與作用

設(shè)計(jì)全過程檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)，需要依據(jù)國家檔案安全戰(zhàn)略、本單位所屬系統(tǒng)的發(fā)展需求、面臨的安全工作形勢(shì)和現(xiàn)實(shí)情況，從降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的要求出發(fā)，認(rèn)真研究制定考核依據(jù)、考核內(nèi)容、辦法及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、考核成績(jī)及否決條款等內(nèi)容。全過程檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)可以設(shè)定成三級(jí)指標(biāo)，其內(nèi)容涉及檔案的安全防護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)控制，針對(duì)檔案的實(shí)體管理與信息安全。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)，主要涉及全過程管理中安全防護(hù)、隱患消除、風(fēng)險(xiǎn)控制，以及數(shù)字信息安全等內(nèi)容。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的主要內(nèi)容與工作目標(biāo)詳見表1。檔案館（室）風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的核心內(nèi)容，是檔案保管和檔案利用的安全。風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)包括檔案安全隱患和潛在風(fēng)險(xiǎn)的工作環(huán)節(jié)、人員和場(chǎng)所?？刂骑L(fēng)險(xiǎn)的范圍包括庫房基礎(chǔ)設(shè)施、配置的設(shè)備設(shè)施，也包括檔案前端與后端管理，以及檔案減災(zāi)處突和檔案搶救修復(fù)等內(nèi)容。設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)需要以檔案總體安全為目標(biāo)，從時(shí)間周期、保護(hù)措施、控制風(fēng)險(xiǎn)效果等方面，加強(qiáng)檔案安全管理，并通過檔案安全狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)分析檔案安全態(tài)勢(shì)及發(fā)展?fàn)顩r，調(diào)整與評(píng)估檔案風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的實(shí)施效果。風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)的作用，是檔案行政管理部門指導(dǎo)和監(jiān)督檔案館（室）開展檔案安全工作的依據(jù)，成為衡量各級(jí)單位檔案安全工作開展情況的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)；也是各級(jí)各類檔案館（室）進(jìn)行檔案安全工作自查、實(shí)施自我監(jiān)督的工作標(biāo)準(zhǔn)。

篇（9）

關(guān)鍵詞： 水利工程檔案；安全管理

Key words： hydraulic engineering files；security management

中圖分類號(hào)：TU714 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）14-0169-02

0 引言

檔案安全管理，是對(duì)檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，使其處于安全狀態(tài)。在水利工程建設(shè)中由于技術(shù)較復(fù)雜，參建單位較多，交叉往來的工程技術(shù)文件數(shù)量龐大，產(chǎn)生了大量的檔案資料，因此提高水利工程建設(shè)中檔案管理的安全意識(shí)，加強(qiáng)水利工程檔案的安全管理，具有重要意義。

1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度

加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為做好檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)保證，強(qiáng)化措施，充分認(rèn)識(shí)檔案工作在的重要地位和作用，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把檔案管理工作為一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，把推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展作為重要職責(zé)，加大對(duì)檔案工作的支持力度，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更為良好的條件，提供更為有力的保障。進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案管理水平上一新的臺(tái)階，對(duì)檔案管理人員及相關(guān)人員提出檔案安全管理要求，牢固樹立安全管理意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案工作的落實(shí)。

1.1 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，做好宣傳教育 水利工程建設(shè)中的檔案管理客觀上對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案管理工作人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂工程技術(shù)檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。因此，為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障，另外還要做好檔案安全管理的宣傳教育工作，不斷增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)。

1.2 實(shí)行檔案安全責(zé)任制，責(zé)任到人 認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》及檔案管理規(guī)章制度，將檔案安全工作列入議事日程和工作計(jì)劃，確保檔案安全管理工作責(zé)任的落實(shí)，及時(shí)的對(duì)水利工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔工作，嚴(yán)格審批制度，對(duì)于借閱的檔案進(jìn)行登記。制定檔案管理安全責(zé)任制，明確責(zé)任，明確各部門分管檔案工作的責(zé)任人，把檔案安全管理納入績(jī)效考核指標(biāo)，檔案資料歸檔和安全管理一并進(jìn)行考核。

1.3 制定安全應(yīng)急處置預(yù)案，加強(qiáng)應(yīng)對(duì)措施 建立健全檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案。根據(jù)實(shí)際情況，制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案并加以不斷完善，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件。

2 加強(qiáng)檔案庫房的安全管理

檔案庫房確定明確責(zé)任人，負(fù)責(zé)庫房安全工作，嚴(yán)格按照國家檔案局的《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》要求，堅(jiān)持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染及照明管理和檔案保管狀況方面工作。庫房布局合理，檔案排列有序，柜子的排列避免陽光直射，并保持通風(fēng)良好，加強(qiáng)檔案庫房的技術(shù)管理，達(dá)到檔案存儲(chǔ)要求的溫濕度，即：溫度控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%，配備溫濕度自動(dòng)記錄儀器，掌握檔案室內(nèi)溫濕度變化情況，對(duì)檔案室定期進(jìn)行清潔，使檔案室清潔衛(wèi)生，配備消防器材，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。定期進(jìn)行檔案庫房進(jìn)行安全檢查，做好檢查記錄，要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理設(shè)備，防止檔案的損壞，發(fā)現(xiàn)問題或存在的安全隱患應(yīng)即使向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取相應(yīng)的處理措施。

3 加強(qiáng)電子檔案的安全管理

隨著社會(huì)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，電子檔案越來越多，電子文件以紙質(zhì)文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動(dòng)，充分體現(xiàn)出信息利用的價(jià)值。但在現(xiàn)階段電子文件也有其技術(shù)上所不可避免的缺點(diǎn)，即其安全性如何來保障，文檔的安全成為信息安全的最核心內(nèi)容，因此要特別注重加強(qiáng)電子檔案的安全管理，確保電子檔案的安全性和保密性，做好電子文檔的復(fù)制、傳輸和使用工作，確保檔案不丟失、不遺漏，在電子文檔安全防護(hù)領(lǐng)域，利用電子文檔加密技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)對(duì)電子檔案使用的軟件進(jìn)行升級(jí)，在加強(qiáng)檔案實(shí)體安全的同時(shí)，要確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺做好檔案安全保密工作，消除安全隱患，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。

安全保管好檔案是檔案部門重要的責(zé)任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料的安全是檔案部門的重要職責(zé)。水利工程檔案全面具體的記錄了工程建設(shè)的全部過程，不僅為工程建成后日常運(yùn)行管理提供有效依據(jù)，還為以后的水利施工建設(shè)積累了寶貴的參考資料，是重要的史料資源，因此要做好水利工程建設(shè)中的檔案安全管理工作，確保每一份檔案的安全，堅(jiān)決杜絕泄密事件的發(fā)生。切實(shí)做好水利工程檔案的安全保管工作，使水利工程檔案更好的為水利建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

篇（10）

（一）事業(yè)單位檔案信息面臨的物理安全問題。檔案信息的物理安全主要是指檔案存放的外部環(huán)境的安全，包括存放的建筑、自然環(huán)境。當(dāng)前事業(yè)單位大多數(shù)檔案是電子檔案，在物理安全方面主要包括存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和計(jì)算機(jī)自身軟件設(shè)備的安全，以及所存放環(huán)境的地理位置安全性、溫度、濕度以及防火、防盜性等各個(gè)方面。有的計(jì)算機(jī)自帶的軟件存在漏洞，電子檔案可能發(fā)生病毒損壞，有的計(jì)算機(jī)硬件存在問題會(huì)導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)無法存儲(chǔ)和讀取，而外部的溫度、濕度則有可能損害存儲(chǔ)的電子設(shè)備。

（二）事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問題。檔案管理是要靠人去落實(shí)的，檔案利用也是由人進(jìn)行查閱調(diào)檔的，在這一過程中人為因素對(duì)檔案信息安全存在著很大的影響。當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問題主要包括檔案信息安全責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，管理人員嚴(yán)重不足，同時(shí)管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，尤其是在電子檔案信息的管理方面由于缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，在管理中缺乏對(duì)檔案信息的安全設(shè)置，甚至有時(shí)由于誤操作可能造成檔案信息的刪除，還有的檔案管理人員缺乏保密意識(shí)，造成電子檔案信息的外泄也是典型的安全問題。

（三）事業(yè)單位檔案信息面臨的技術(shù)安全問題。在檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理帶來了全新的模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化，提高了管理的效率，但是也帶來了安全方面的風(fēng)險(xiǎn)。存儲(chǔ)電子檔案信息的計(jì)算機(jī)在日常使用過程中，使用外部設(shè)備連接以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻擊，計(jì)算機(jī)中的應(yīng)用軟件在運(yùn)行以及更新中也可能產(chǎn)生安全隱患，尤其是一些事業(yè)單位檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備安全等級(jí)較低，在使用網(wǎng)絡(luò)時(shí)也缺乏安全防護(hù)設(shè)置。此外，技術(shù)安全還存在的另一問題就是檔案信息缺乏備份，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量巨大，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題其所存儲(chǔ)的檔案信息損失也將是巨大的。

二、事業(yè)單位檔案信息安全管理的建議

事業(yè)單位檔案管理中要將信息安全管理作為首要目標(biāo)，結(jié)合上文所述存在的安全風(fēng)險(xiǎn)問題，應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性地進(jìn)行安全管理，具體應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面著手進(jìn)行。

（一）加強(qiáng)檔案信息安全管理的物理防護(hù)。作為事業(yè)單位的檔案信息安全管理，物理防護(hù)主要是在選擇檔案室和檔案存放設(shè)備時(shí)進(jìn)行安全考慮。檔案室的安全要進(jìn)行特殊設(shè)計(jì)，進(jìn)行安全評(píng)估，包括檔案室的溫度、濕度、防火、防盜等，并根據(jù)需要配備相應(yīng)的設(shè)備，發(fā)揮檔案管理的功能，確保安全。對(duì)一些事業(yè)單位現(xiàn)有檔案室存在的問題依照上述原則及時(shí)進(jìn)行整改，消除安全隱患。物理防護(hù)還包括對(duì)存放電子檔案的電子設(shè)備硬件和自帶軟件的安全管理，要選擇性能較好的硬件設(shè)備存儲(chǔ)電子檔案，一般來說，計(jì)算機(jī)自帶的軟件不存在安全問題，但是如果經(jīng)過重裝系統(tǒng)或者使用中改變就有可能發(fā)生系統(tǒng)漏洞，進(jìn)而引起電子檔案的丟失損壞，這就要求檔案管理中對(duì)電子設(shè)備的軟件運(yùn)行進(jìn)行有效的安全防護(hù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息安全管理的人為防護(hù)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的促進(jìn)下，事業(yè)單位檔案管理對(duì)管理人員的要求也提高了，為了確保檔案信息的安全，事業(yè)單位要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行防護(hù)。首先，將安全責(zé)任從上至下落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員，作為檔案管理人員要加強(qiáng)安全責(zé)任意識(shí)。其次，制定檔案安全管理的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范要求，對(duì)可能出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)進(jìn)行安全防護(hù)指導(dǎo)。再次，建立專業(yè)的檔案信息管理人才隊(duì)伍，安排具有專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行檔案管理，例如在事業(yè)單位人員招錄中設(shè)置檔案學(xué)專業(yè)的限制來招錄檔案管理人員，當(dāng)前經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)的檔案管理專業(yè)人員大都具有良好的安全管理意識(shí)，同時(shí)也都有良好的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用技能，在電子檔案信息管理方面能夠進(jìn)行安全設(shè)置，在操作上也能夠有效地減少錯(cuò)誤操作。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全管理的技術(shù)防護(hù)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息安全管理中要利用現(xiàn)有的技術(shù)建立起安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)接收入檔的檔案信息從源頭審查就強(qiáng)調(diào)安全，存儲(chǔ)過程中要進(jìn)行安全防護(hù)，對(duì)一些檔案信息的共享要進(jìn)行安全審查，形成整個(gè)過程的安全管理。在日常的檔案信息管理中一些電子檔案信息的存儲(chǔ)需要借助外部設(shè)備，也要進(jìn)行安全防護(hù)，防止病毒寫入系統(tǒng)，接入網(wǎng)絡(luò)時(shí)更要注重安全防護(hù)。此外，有必要利用當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展建立檔案信息的備份系統(tǒng)，這樣既能夠節(jié)約存儲(chǔ)空間，又能夠防止檔案信息出現(xiàn)問題后喪失唯一性。

三、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案信息安全是檔案管理的重中之重，關(guān)系到事業(yè)單位以及社會(huì)公眾的利益?，F(xiàn)代信息技術(shù)不但對(duì)事業(yè)單位檔案管理起到了科學(xué)的、高效的促進(jìn)作用，同時(shí)也使得事業(yè)單位的檔案信息受到了來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全威脅，我們當(dāng)前要做的就是全面客觀地看待檔案信息安全威脅，積極地建立檔案信息安全管理體系。

作者:謝文娟 單位:新疆廣電局91622臺(tái)