時間：2023-05-28 09:35:00
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理中的合同管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
而若想在項目檔案驗收過程中對相關(guān)的合同管理進行有效審核，審核員應(yīng)當對合同及合同管理、合同形式及相關(guān)內(nèi)容等方面有比較全面的認識。本文以與建設(shè)項目竣工驗收相關(guān)的標準及規(guī)范中所提出的合同管理要求，結(jié)合近年來我們參與建設(shè)項目檔案驗收及建設(shè)項目竣工驗收的經(jīng)驗與體會，對如何加強建設(shè)項目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對建設(shè)項目合同管理的認識。
一、合同及建設(shè)項目合同管理的基本概念
在討論合同管理時，應(yīng)當理解“在合同法甚至民法上，協(xié)議基本上是合同的同義語”，由此可見所謂 “合同”與“協(xié)議”的含義本身就具有是在簽約各方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上達成的，是指平等民事主體之間如政府機關(guān)、社會團體、企業(yè)、個人等自然人、法人或其他組織通過協(xié)商所達成的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的的法律行為，同時，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產(chǎn)生的法律關(guān)系。當我們在對建設(shè)單位的合同管理情況進行審核時，應(yīng)當注意到關(guān)于合同的內(nèi)涵含義，所以，當進行項目檔案驗收時，對以“合同”、“協(xié)議”、“備忘錄”等名義出現(xiàn)的文件，應(yīng)當都按照合同來對待，體現(xiàn)了建設(shè)項目過程中建設(shè)單位與參建單位通過平等協(xié)商與相關(guān)單位（一般為企業(yè)）所建立的法律關(guān)系及所應(yīng)當承擔及實施的法律行為。
進一步而言，當我們在項目檔案驗收及建設(shè)項目竣工驗收時，只要是屬于以上所述“合同”類型的文件，都應(yīng)當注意其是否體現(xiàn)了合同所應(yīng)當具備的法律行為及由此產(chǎn)生的法律關(guān)系。因此可以看出，建設(shè)項目合同管理的實質(zhì)，體現(xiàn)出建設(shè)單位在建設(shè)項目進行過程中， 對項目合同的管理控制能力，而通過對合同管理情況的審查，可以對建設(shè)項目的實施過程予以公正的評價。
檔案與其它信息系統(tǒng)的最大區(qū)別之一，在于不僅可以提供真實的信息，還在于可以還原其在歸檔時的原始狀態(tài)，可以實現(xiàn)回溯性查找。建設(shè)單位在建設(shè)項目進行過程中所簽訂的招標、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購以及職業(yè)衛(wèi)生（勞動衛(wèi)生）評估、安全評估等合同文件（合同檔案）成為評判建設(shè)單位所承擔的建設(shè)項目活動是否依規(guī)進行、合法有效的依據(jù)。
二、與建設(shè)項目合同管理相關(guān)的標準及規(guī)范性文件
自從我國改革開放以來，我國的法制化管理環(huán)境已經(jīng)基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對建設(shè)項目進行管理，是保證建設(shè)項目能夠?qū)崿F(xiàn)建設(shè)目標的主要手段，為此，國家相關(guān)部門了一系列的標準及規(guī)范，以達到對建設(shè)項目進行有效管理的目的。因此有必要對這些在建設(shè)項目檔案驗收及建設(shè)項目竣工驗收中需要執(zhí)行的標準及規(guī)范予以充分認識，才能在建設(shè)項目檔案驗收及建設(shè)項目竣工驗收中自覺有效地執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。這些需要關(guān)注的標準及規(guī)范主要有：
1.在建設(shè)項目檔案驗收及建設(shè)項目竣工驗收中，《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標準文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規(guī)定：
6.8 合同要求
6.8.1建設(shè)項目中各方應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任；可在施工合同或設(shè)計合同中明確。也可單獨簽訂竣工圖編制合同。
6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在設(shè)計合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)（包括必須套數(shù)和主管機關(guān)要求套數(shù)），以及因修改增加新圖的責(zé)任：凡由設(shè)計單位編制竣工圖的，可單獨簽訂竣工圖編制合同。
6.8.3 施工合同中應(yīng)明確施工單位提交建設(shè)單位項目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間、費用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。
6.8.4 監(jiān)理合同中應(yīng)明確監(jiān)理單位對竣工文件審核和向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任。”
DA/T28中的這些條款，對編制竣工圖及建設(shè)項目的監(jiān)理單位所應(yīng)當承擔的合同義務(wù)做出了明確規(guī)定。
2.在2015年，國家檔案局和國防科工局的《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》中，也對此做出了相應(yīng)規(guī)定：“建設(shè)單位在制定招標文件、與參建單位簽訂合同（協(xié)議）時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確相關(guān)單位的項目檔案管理職責(zé)及項目文件的形成、歸檔職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標準、歸檔套數(shù)、歸檔時間及違約責(zé)任?！?該規(guī)范性文件還進一步明確規(guī)定：“建設(shè)單位在支付合同款前，應(yīng)審查參建單位的項目文件歸檔情況，對于未按合同（協(xié)議）要求提供項目檔案（文件材料）的，暫停或不予支付?！?/p>
另外，在《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》中也有類似的規(guī)定：“電子政務(wù)項目文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項目建設(shè)進程同步實施。實施機構(gòu)在項目建設(shè)初期通過制定歸檔制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、合同條款、開展培訓(xùn)、交底等方式，對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項目建設(shè)過程中，結(jié)合項目進程，對電子政務(wù)項目文件的收集、整理情況進行檢查；單項工程驗收、合同驗收時，應(yīng)同步進行檔案驗收?！?/p>
對于項目檔案驗收的專家來說，掌握這些標準、規(guī)范性文件對合同管理的要求，是非常必要的。
三、審查建設(shè)單位合同管理時需要關(guān)注的內(nèi)容
那么，在審查建設(shè)單位建設(shè)項目合同管理狀態(tài)時，應(yīng)當關(guān)注哪些內(nèi)容呢？或者說通過哪些方面的審查來評價建設(shè)單位的合同管理狀況呢？結(jié)合我們在建設(shè)項目驗收中的經(jīng)驗來看，在評價建設(shè)單位的合同管理狀態(tài)時，可以從以下幾個方面進行。
1.與建設(shè)單位簽訂合同、建立起合同法律關(guān)系的資質(zhì)方面
按照相關(guān)規(guī)定，在簽訂建設(shè)項目合同時，如果對參建單位的資質(zhì)有相關(guān)要求時，則應(yīng)當對合同主體的資質(zhì)進行審核，如果與建設(shè)單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質(zhì)，則導(dǎo)致所簽訂的合同無效。
例如，承擔建設(shè)項目招標項目的參建單位，應(yīng)當具備相關(guān)的招標資質(zhì)，如其資質(zhì)證書規(guī)定其只擁有機電工程招標資質(zhì)的單位，就不能承擔土木工程的招標項目；如果要求具有相關(guān)的保密資質(zhì)時，也需要其提供相關(guān)的保密資質(zhì)證明文件；或者應(yīng)當是由具有甲級資質(zhì)的咨詢單位進行的項目評估，就不能由僅僅具備乙級資質(zhì)的單位來承擔。
2.建設(shè)項目合同文本的有效性方面
建設(shè)項目合同文本指具備相關(guān)資質(zhì)的參建單位與建設(shè)單位所簽訂的合同（協(xié)議）是否具備讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素。如果合同（協(xié)議）文本不具備合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素，即使是簽訂合同（協(xié)議）的單位資質(zhì)符合要求，合同（協(xié)議）同樣不會產(chǎn)生法律效力。這種讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生雙方所希望的法律效力的要素被稱為合同（協(xié)議）的“生效要件”。
一般來說，合同（協(xié)議）的生效要件包括以下內(nèi)容：
a簽約雙方具備獨立承擔合同義務(wù)的主體資格，如具備相關(guān)資質(zhì)；
b合同（協(xié)議）表達了簽約雙方的真實意思；
c合同（協(xié)議）生效的時間；如在合同（協(xié)議）規(guī)定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協(xié)議）的文本中卻沒有簽字時間；
d合同（協(xié)議）所規(guī)定的條款不符合建設(shè)項目批復(fù)文件的要求或內(nèi)容時，其合同（協(xié)議）實際上也屬于無效。
當然，導(dǎo)致合同（協(xié)議）無效的表現(xiàn)形式不止以上方面，但就我們的經(jīng)驗看，這幾個方面是在建設(shè)項目檔案驗收及建設(shè)項目竣工驗收過程中對項目合同（協(xié)議）進行審查時，經(jīng)常出現(xiàn)的導(dǎo)致驗收組專家對合同（協(xié)議）的法律效力提出質(zhì)疑的方面。
3.建設(shè)項目合同的整理組卷方面
建設(shè)單位的合同管理，包括對項目檔案的管理在內(nèi)，因此，考察建設(shè)單位合同檔案的整理、組卷，也是建設(shè)項目檔案驗收的主要內(nèi)容。通過查看合同檔案的案卷質(zhì)量，同樣可以反映出建設(shè)單位項目管理及合同管理的情況。
查看合同檔案的案卷質(zhì)量時，不僅要查看以上的內(nèi)容，還應(yīng)當對合同文件劃分、組卷等案卷質(zhì)量的進行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關(guān)活動產(chǎn)生的文件一起組卷、合同的附件（技術(shù)協(xié)議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。
特別需要強調(diào)的是，歸檔的合同應(yīng)為原件。
四、建設(shè)單位合同歸檔制度實施情況
隨著電子商務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展，在21世紀的今天，產(chǎn)生的電子文件也越來越多，如何實現(xiàn)電子文件檔案的歸檔，也就是安全的移交到檔案館、電子文件信息不受損害，以及電子檔案的安全利用，是電子文件保護和使用的重要問題。目前，保護電子文件不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要是防火墻、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印、數(shù)字印章等①。
（二）3A安全技術(shù)的簡單介紹
認證：認證提供了對用戶的認證，通常采用用戶輸入輸入用戶名與密碼來進行權(quán)限審。
其原理是每個用戶都有一個唯一的權(quán)限獲得標準。由AAA服務(wù)器將用戶的標準同數(shù)據(jù)庫中每個用戶的標準一一核對。如果符合，那么對用戶認證通過。如果不符合，則拒絕提供網(wǎng)絡(luò)連接。
授權(quán)：比如，登陸系統(tǒng)后，用戶可能會執(zhí)行一些命令來進行操作，這時，授權(quán)過程會檢測用戶是否擁有執(zhí)行這些命令的權(quán)限。簡單而言，授權(quán)過程是一系列強迫策略的組合，包括：確定活動的種類或質(zhì)量、資源或者用戶被允許的服務(wù)有哪些。授權(quán)過程發(fā)生在認證上下文中。一旦用戶通過了認證，他們也就被授予了相應(yīng)的權(quán)限。
審計：這一過程將會計算用戶在連接過程中消耗的資源數(shù)目。這些資源包括連接時間或者用戶在連接過程中的收發(fā)流量等等?？梢愿鶕?jù)連接過程的統(tǒng)計日志以及用戶信息，還有授權(quán)控制、賬單、趨勢分析、資源利用以及容量計劃活動來執(zhí)行帳戶過程。
驗證授權(quán)和帳戶由AAA服務(wù)器來提供。AAA服務(wù)器是一個能夠提供這三項服務(wù)的程序。當前同AAA服務(wù)器協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)連接服務(wù)器接口是“遠程身份驗證撥入用戶服務(wù) （RADIUS）”。
二、檢察系統(tǒng)中電子檔案歸檔安全性分析及不利因素
（一）影響電子檔案安全性的不利因素
1.缺乏集中統(tǒng)一的用戶身份認證機制
用戶身份認證是建立安全應(yīng)用系統(tǒng)的第一道防線，各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)和設(shè)備管理的用戶身份各自為政，互不相同，其認證的方式呈現(xiàn)多樣化，用戶登陸不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可采用完全不同的登陸方式，管理員對于用戶的管理在后臺是分散的②。
2.缺乏集中統(tǒng)一的資源訪問授權(quán)機制
各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)對于資源的授權(quán)訪問方式不同，資源訪問授權(quán)分散于各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，缺乏集中的資源訪問授權(quán)，使得管理員對于配置細粒度資源訪問以及授權(quán)往往感到力不從心。
3.缺乏集中統(tǒng)一的日志審計機制
同樣，系統(tǒng)資源的訪問日志以及系統(tǒng)資源的關(guān)鍵操作審計信息也是分散的，使得管理員對于系統(tǒng)安全時間的分析和追中變得十分復(fù)雜。
而3A安全技術(shù)可以很好的從認證、授權(quán)和審計這三個方面解決上述問題。
（二）電子文件檔案歸檔的安全性分析
電子文件給檔案帶來了新的挑戰(zhàn)，包括容易被刪除和被篡改等問題。同時，產(chǎn)生的電子文件形式多樣，復(fù)雜，量多阱及建立文件的系統(tǒng)的快速變化都是不小的問題。當前，我國主要對電子文件的元數(shù)據(jù)歸檔，電子文件的存儲介質(zhì)的安全保護和環(huán)境保護、電子文件存取訪問控制等技術(shù)進行了大量研究。然而，由于電子文件數(shù)量的急劇增加和檔案信息載體的多樣化.檔案保護理論與技術(shù)研究的范圍和重點正在逐步擴大，從廣義上來講，電子文件歸檔的信息安全保障的內(nèi)容包括檔案信息內(nèi)容安全、存儲安全、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、利用安全和管理安全等③。基于以上原因，文章通過分析電子文件在移交歸檔與提供利用的安全需求和特點，在研究電子文件檔案的安全架構(gòu)基礎(chǔ)上，提出一種運用XML技術(shù).以數(shù)據(jù)安全為核心的具有真實性、完整性、可防篡改驗的電子文件歸檔的安全方案…，實現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)的電子文件的安全移交，保證電子文件在移交過程中的真實性、完整性和安全性，以及實現(xiàn)電子文件檔案在提供利用時提供合法性的證明，從而達到電子文件移交與利用的立體式、多層次的網(wǎng)絡(luò)安全保障體系。
三、電子文件歸檔安全模式設(shè)計
上面從理論方面對解決檔案歸檔進行了介紹，接下來，將從簡單的模式設(shè)計思想方面來介紹如何運用3A技術(shù)在檔案歸檔中解決真實性、完整性和不可篡改性這三性問題。設(shè)計思想的主體是基于XML的安全模式。
（一）基于XML的電子文件檔案歸檔信息傳輸安全模式
整個模式可以劃分為三個階段：
第一階段：歸檔單位對歸檔信息的收集處理。
第二階段：檔案館對歸檔信息的存儲處理。
按照歸檔方式分為邏輯歸檔和物理歸檔兩類， 在歸檔信息收集過程中可分為歸檔文件與歸檔信息分離和歸檔信息封裝歸檔文件兩種形式進行。邏輯歸檔時，只將歸檔文件的相關(guān)信息生成傳輸信息； 而在物理歸檔時， 除了背景等相關(guān)信息外，在傳輸信息中還要將文件本身封裝進去，從而達到物理歸檔的目的④。
（二）XML文檔加密與解密
文檔加密/ 解密包括文檔加密、文件解密兩過程
1.XML文檔加密
（1）數(shù)字簽名。進行數(shù)字簽名過程是根據(jù)Head結(jié)點下的Signature結(jié)點信息，采用相應(yīng)的簽名算法（如RSA、哈希算法等）進行數(shù)字簽名，然后將簽名后的信息值封裝入SignatureValue結(jié)點下，XML簽名標準給出了多種可用簽名算法。
（2）文檔信息加密。文檔加密算法可根據(jù)需要選擇，如DES，RSA等，也可根據(jù)需要應(yīng)用不同的加密強度，其選擇是根據(jù)Head結(jié)點下Encryption結(jié)點中的信息。對要加密的結(jié)點其下的信息經(jīng)過加密后封裝稱EncryptedData結(jié)點形式，加密后的信息存放在CipherValue結(jié)點下。
2.XML文檔解密
（1）數(shù)字簽名驗證。字簽名的目的是驗證文檔信息的發(fā)送者的合法性。在接收到文檔后，就是對Head結(jié)點中的Signature結(jié)點下的信息應(yīng)用解密模塊進行數(shù)字簽名驗證。
（2）文檔信息解密。文檔的解密同樣根據(jù)Head結(jié)點中的Encryption結(jié)點信息，利用解密模塊對Body結(jié)點下的EncryptionData和FormatData結(jié)點下相應(yīng)結(jié)點進行解密，得到文檔的還原體。
保證電子文件歸檔的真實性、完整性和有效性除了要制定相應(yīng)的管理制度管理規(guī)范， 更為重要的要靠必要的技術(shù)手段，文章針對電子文件歸檔過程的真實、完整、有效，簡單提出了電子文件檔案歸檔的安全模式的構(gòu)想，為即將建立電子文件檔案歸檔平臺打下了堅實的安全基礎(chǔ)。
注釋：
①李仕寶，許寧，蔡彥虹.電子文件歸檔與電子檔案管理初探[J].農(nóng) 業(yè)科技管理，2005，24（5）：41-43.
中小企業(yè)ERP管理系統(tǒng)貫穿企業(yè)生產(chǎn)管理的全過程，其中客戶關(guān)系管理是其重要的組成部分，其中存在著大量的客戶檔案信息，是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源。
客戶檔案信息指的是存在于企業(yè)客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中以數(shù)據(jù)資料的形式存在的信息。它是企業(yè)在與客戶的業(yè)務(wù)中形成的專門數(shù)據(jù)，企業(yè)在這些數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，整合客戶的資料和數(shù)據(jù)最后形成了客戶檔案信息。企業(yè)客戶檔案信息不僅記錄了客戶的基本信息，也記錄了一些對客戶信息進行綜合分析的數(shù)據(jù)結(jié)果，是企業(yè)相當重要的信息資源。
1 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息管理的重要意義
為進一步加強企業(yè)信息化建設(shè)，提升企業(yè)信息化建設(shè)水平和依靠信息化加強企業(yè)的決策及管理能力，一般企業(yè)都部署實施ERP管理系統(tǒng)，雖然目前各ERP管理系統(tǒng)形態(tài)萬千，但其基本功能都趨于一致，基本上都覆蓋了客戶、項目、庫存和采購供應(yīng)等管理工作，貫穿企業(yè)的進銷存全過程，通過優(yōu)化企業(yè)資源達到資源效益最大化。
客戶檔案信息不僅是企業(yè)重要的經(jīng)營資源，其本身也是客戶重要的個人信息，具有一定的社會屬性，它的安全管理同時具有重要的社會責(zé)任。由于企業(yè)員工個人素質(zhì)、企業(yè)歸屬感的不同，其對于信息的保密意識也存在很大的差異。同時由于系統(tǒng)設(shè)計、應(yīng)用以及管理等各方面的因素，系統(tǒng)中客戶檔案資料面臨著來自各方面的威脅，安全隱患不容忽視。
2 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的內(nèi)容及管理流程
2.1 ERP管理系統(tǒng)中客戶檔案信息的內(nèi)容
目前ERP管理系統(tǒng)中，客戶檔案信息一般主要由客戶的基本信息、經(jīng)營水平、日常服務(wù)信息等模塊組成，含有多個字段。這些信息模塊和字段的原始信息維護，由不同崗位人員完成，對應(yīng)的崗位人員對檔案信息有錄入、修改和查詢等權(quán)限。
2.2 ERP管理系統(tǒng)中客戶檔案信息的管理流程
2.2.1 客戶檔案信息的獲取
客戶檔案信息一般采用業(yè)務(wù)過程中的采集，或者由客戶提供的一些相關(guān)材料等方式獲取，然后統(tǒng)一錄入到ERP管理系統(tǒng)的CRM系統(tǒng)中。
客戶檔案從采集到錄入，嚴格按照流程進行管理，層層審核，步步完善。在流程管理過程中不斷完善客戶在CRM管理系統(tǒng)中的檔案信息。
2.2.2 客戶檔案信息變更
客戶檔案信息的變更，一般都通過現(xiàn)場實地考察來確定。在客戶信息變更過程中，企業(yè)的客戶關(guān)系管理人員有著很大的變更權(quán)限，經(jīng)過嚴格把關(guān)審核后，最終實現(xiàn)客戶檔案的信息變更。
3 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的安全隱患
ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要有丟失和泄露等方面的安全隱患。ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，是指存在于系統(tǒng)內(nèi)的客戶檔案信息存儲載體處于良好的保管狀態(tài)，在一定范圍內(nèi)被知曉，并可隨時還原、處理、復(fù)制出載體中所包含的客戶檔案的信息內(nèi)容用于企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)，但不能被隨意泄露，導(dǎo)致客戶檔案信息的公開，從而為不法人員利用，形成對客戶的危害。客戶檔案信息的安全問題涉及許多方面，存儲這些數(shù)據(jù)的載體的多樣性加上利用的多樣性，以及人員管理的復(fù)雜性，使得客戶檔案信息要面對許多的問題?？偨Y(jié)起來，影響客戶檔案信息安全的因素包括以下幾點：
3.1 客觀方面存在的隱患
3.1.1 計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒層出不窮，變化多端，防不勝防?？蛻魴n案信息的采集、錄入、整理等，都依賴于計算機處理，以至計算機硬盤上存儲了大量的數(shù)據(jù)信息，所以必須防御計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵和破壞。此外，在進行客戶檔案信息維護的時候，無論聯(lián)網(wǎng)還是不聯(lián)網(wǎng)，外接存儲介質(zhì)仍可能將病毒植入而破壞系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)，從而造成巨大的損失。
3.1.2 應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計缺陷
應(yīng)用系統(tǒng)不可能是完美無缺的，一般的應(yīng)用系統(tǒng)都會存在設(shè)計缺陷。目前，客戶檔案信息的錄入、維護和變更等都依賴于CRM管理系統(tǒng)，系統(tǒng)本身設(shè)計的缺陷將對數(shù)據(jù)本身造成一定的威脅。由于系統(tǒng)的架構(gòu)很難有統(tǒng)一的標準和普遍適用性，以及技術(shù)原因和使用領(lǐng)域不同，在技術(shù)設(shè)計上肯定存在不一致現(xiàn)象，用不同的字段抽取，獲取的數(shù)據(jù)也存在差異。這些系統(tǒng)設(shè)計存在的缺陷，給客戶檔案信息的安全埋下一定的隱患。
3.1.3 人員素質(zhì)的參差不齊
由于員工的受教育程度不同，文化層次存在差距，以至于員工的綜合素質(zhì)參差不齊。相關(guān)人員對系統(tǒng)的應(yīng)用水平和領(lǐng)會能力也存在差異，同時由于人員管理的復(fù)雜性，內(nèi)部人員的信息泄露成為客戶檔案信息安全管理重點考慮的內(nèi)容之一。
3.2 主觀應(yīng)用方面存在的隱患
3.2.1 數(shù)據(jù)利用監(jiān)管不夠
（1）客戶檔案信息查詢權(quán)限的限制機制不健全。企業(yè)相關(guān)人員可以隨意在系統(tǒng)中查詢客戶資料，并能獲取電子版本，隨意復(fù)制，無關(guān)人員接觸這些信息無人監(jiān)管。
（2）客戶檔案信息的查詢、調(diào)用審批程序不完善。目前，多數(shù)企業(yè)對客戶檔案信息的查詢、調(diào)用無審批和監(jiān)管流程，相關(guān)人員如有需要，只要獲取相應(yīng)的角色權(quán)限即可，缺少數(shù)據(jù)查詢、調(diào)用的審批手續(xù)。
3.2.2 流程管理監(jiān)管缺失
（1）在客戶信息新增過程中，無論是信息錄入人員還是信息審核人員，都能看到錄入的原始信息，每個環(huán)節(jié)都有可能造成信息的泄漏。所以加強每個環(huán)節(jié)、每個節(jié)點的監(jiān)管和保密管理對于信息的安全也是至關(guān)重要的。不但要小心外部人員有目的的竊取和盜用，還要防止內(nèi)部人員的有意識或無意識的信息泄漏。
（2）客戶檔案信息的變更過程中，審核流程一般都不完善，缺少監(jiān)管流程。操作人員操作失誤或者有意無意泄露客戶信息，都會給客戶檔案信息的安全帶來很大威脅。
4 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的管理措施
針對ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的管理流程和安全隱患，應(yīng)采取相應(yīng)的管理措施，來加強對客戶檔案信息的安全管理。具體為：
（1）加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理。采取部署殺毒軟件和管理策略等相應(yīng)的技術(shù)和管理措施，確保整體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，避免網(wǎng)絡(luò)病毒的侵擾。
（2）嚴格管理客戶檔案信息的存儲載體。加強對存儲載體的管理尤為重要。要定期檢測存儲設(shè)備，檢測存儲載體上的數(shù)據(jù)有效性，確保這些載體不受到損壞，在出現(xiàn)意外情況時這些載體的信息能夠被完全、真實的還原出來。
（3）做好客戶檔案信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)?？蛻魴n案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，必須提前設(shè)定各項數(shù)據(jù)采集項，整個管理環(huán)節(jié)要采用適用的軟件。在具體日常數(shù)據(jù)的維護和采集中，注意客戶檔案信息的保管和整合。對于不斷增加和更新的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)要及時進行備份，并保證備份資料的有效性。
（4）加強科技創(chuàng)新，不斷完善系統(tǒng)功能及設(shè)計架構(gòu)。根據(jù)應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和缺陷，及時升級系統(tǒng)版本，整改設(shè)計缺陷，完善系統(tǒng)功能。相關(guān)人員在修改完善客戶檔案信息時，做到修改有痕跡，完善有記錄。其他人員只能查詢?yōu)g覽信息，不能修改不能復(fù)制，并且有網(wǎng)絡(luò)訪問流量的統(tǒng)計記錄。
（5）加強數(shù)據(jù)利用監(jiān)管，提高數(shù)據(jù)利用的規(guī)范性和安全性。 1）建立有效的客戶檔案信息的管理規(guī)章制度，提高數(shù)據(jù)安全管理。客戶檔案信息的管理必須依據(jù)嚴格的規(guī)章制度，確保檢查、督促、獎懲等措施的落實。客戶檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全意識尤為重要，提高這些人的數(shù)據(jù)安全意識，加強防范措施是最重要的。確保人員具備了安全意識才能從根本上杜絕威脅數(shù)據(jù)安全的隱患。2）嚴格控制客戶檔案信息的知曉范圍以及查詢權(quán)限?？蛻魴n案信息的知曉人員及其查詢權(quán)限應(yīng)該有嚴格的限制，尤其是那些重要的信息必須嚴格控制知曉范圍。做到無關(guān)人員不得接觸客戶檔案信息，不得查詢，不得復(fù)制。3）嚴格管理客戶檔案資料的查閱、調(diào)用等環(huán)節(jié)?？蛻魴n案信息的利用都應(yīng)按照相應(yīng)的規(guī)定做好各種登記、審批工作，對于重要的客戶信息的查閱還應(yīng)注明查閱人身份、查詢用途等。做到重要數(shù)據(jù)信息在辦理審批手續(xù)之后方可進行調(diào)用。內(nèi)部工作人員要本著不擴大知悉范圍和安全利用的原則。這些利用環(huán)節(jié)的管理要有專人負責(zé)，做好監(jiān)督、監(jiān)管工作。
（6）強化流程管理監(jiān)管，完善流程管理的審批流程和監(jiān)管措施。1）提高相關(guān)人員的安全意識，做好賬號和口令的保密工作。避免對外泄露自己的賬號、密碼，造成客戶資料外泄，誰泄露誰負責(zé)。定期進行系統(tǒng)賬戶進行梳理，對不再涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用的人員賬號予以收回禁用。2）規(guī)范使用人員的操作權(quán)限分配，不同崗位分配不同的角色，對應(yīng)不同的操作權(quán)限。嚴格規(guī)范權(quán)限分配，做到角色一致、權(quán)責(zé)統(tǒng)一。
合同管理是對油田企業(yè)進行內(nèi)部管理和外部經(jīng)營的主要內(nèi)容，同時對油田業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理方面有著重大意義，由于油田企業(yè)中的管理制度是一項繁雜的系統(tǒng)工作，油田企業(yè)之間的業(yè)務(wù)合作、與顧客的經(jīng)濟來往都是以合同形式和合同管理，所以，合同管理具備著基礎(chǔ)性、復(fù)雜性、動態(tài)性的重要特征。
一、合同管理概述
合同管理是當事人雙方或數(shù)方確定各自權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，不等同于法律條款但依法成立的合同也具有法律約束力。一般情況下合同管理可以分為四個階段：合同準備階段、簽署階段、履行階段、結(jié)束管理階段。合同管理工作的有效開展可以為企業(yè)在市場中提高競爭力，保障企業(yè)的資產(chǎn)安全。合同管理的全過程是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，以致合同失效截止。因此，需要對簽訂前后的管理起到重視，系統(tǒng)性是對涉及合同條款內(nèi)容的所有部門進行整體管理。動態(tài)性是重視履約全過程中的情況變化，明確掌握對自身不利的變化，及時有效地將其修改、變更、補充以及終止。石油企業(yè)應(yīng)用依法治企的重要途徑就是合同管理制度，不斷提升合同管理水平，建立健全與企業(yè)相應(yīng)的合同管理制度，根據(jù)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)則制度，及時發(fā)現(xiàn)合同的不足以及不合法之處，以致油田經(jīng)濟損失的避免。在提升合同管理水平的同時，需要將每個環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作做好，為保障合同履行合理合法，對企業(yè)的口碑和信譽做到維護。對油田企業(yè)加大專業(yè)化的管理，能將成本的投入最小化和經(jīng)濟效益的最大化，且能夠減少在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的經(jīng)濟糾紛減少。
二、合同管理制度在油田企業(yè)中的問題
（一）管理理念落后油田企業(yè)的合同管理存在著一定的問題，合同管理應(yīng)該是全過程參與全方位照顧的。有些管理人員未深刻地意識到管理職能的重要性，進行合同管理的時候就會有一些盲目操作，對油田企業(yè)可能會在管理是面臨地風(fēng)險沒有進行科學(xué)地分析，就開始實施管理。對合同管理只有片面的認識，合同地風(fēng)險控制不僅僅是通過單一的獎懲制度來管理，一切理論不貼近實際的話都是鏡中花水中月沒有價值，在不了解企業(yè)內(nèi)部的控制，沒有結(jié)合油田企業(yè)發(fā)展的實際情況來做出相應(yīng)管理，就會有潛在風(fēng)險的可能，其次，油田企業(yè)內(nèi)部普遍存在合同管理制度的不重視以及管理理念的落后情況，且法律意識也存在欠缺，對合同管理制度和合同管理工作的敷衍了事，簽訂合同也是如此。此外，認為管理工作是合同有關(guān)部門的責(zé)任，與自身無關(guān)，以及風(fēng)險意識和重視程度不足。
（二）形式主義會審合同會審是有形式主義的形象存在，是由于會審人員的不負責(zé)，合同的起草結(jié)束，在開展有關(guān)部門對合同實施會審時，會審的部門隨意讓一名工作人員的參加，其中，有的工作人員對合同內(nèi)容一竅不通，導(dǎo)致在會審時發(fā)生各持己見無法達成共識。在一些情況下合同定稿需要經(jīng)過會審三次或三次以上，再次的會審中出現(xiàn)會審人員的變動情況出現(xiàn)，合同會審的嚴肅性欠缺，合同會審簽字過程中由于一些部門不看清合同條款就盲目簽字，從而導(dǎo)致合同會審形式主義的發(fā)生。
（三）盲目簽訂合同在簽訂合同的過程里有許多問題的存在，首先，雙方在簽訂合同時對對方資質(zhì)不審核或者是審核不嚴謹，在對方企業(yè)不了解的情況下盲目的簽訂合同，是會給油田企業(yè)帶來一些不必要的麻煩和一些經(jīng)濟損失，其次，由于合同的多次變更，沒有對合同的標額和期限商定明確就簽訂，或者是由于實際工作過程中任意更改工作量，導(dǎo)致與原合同不相符而不能根據(jù)合同如期履行。最后，由于合同簽訂之前沒有做好充分的論證調(diào)查，導(dǎo)致合同欠缺履行的具備條件而終止合同。
（四）檔案管理混亂由于油田企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作的重要性也越發(fā)突顯。在大量的檔案信息下，企業(yè)的發(fā)展需求已經(jīng)不再適用于傳統(tǒng)的檔案管理模式，已對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展起到一定的影響，雖然在油田企業(yè)檔案管理中推行自動化，但其在實際運用中，存在著自動化水平過低的問題，影響了檔案管理的工作率。許多油田企業(yè)對檔案管理的工作不夠重視，導(dǎo)致在對檔案管理的過程中檔案類型劃分不明確、檔案數(shù)據(jù)丟失、檔案內(nèi)容混亂以及檔案數(shù)據(jù)的不準確等等問題。檔案管理的混亂在檔案索性方面能夠明顯體現(xiàn)出，類型不明確、層次混亂，因此，導(dǎo)致索引困難，對油田企業(yè)的日常工作帶來嚴重影響。
三、發(fā)揮合同管理制度在油田企業(yè)中的作用對策
（一）樹立風(fēng)險意識法律風(fēng)險的防控，是全體、全過程、全方位的管理，制度體系的防控管理也是達到風(fēng)險防控的因素。需按照自身的經(jīng)營情況，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，逐漸加大對外經(jīng)濟的交往、生產(chǎn)流程以及自身管理環(huán)境的法律風(fēng)險的認知，因此，建立健全對應(yīng)地風(fēng)險意識制度體系，讓制度體系合法且高效應(yīng)用。制度體系的落實對企業(yè)法律風(fēng)險具備實際意義，因此，在重視風(fēng)險意識控制體系建設(shè)的同時，需對目前制度體系加大落實工作。只有將各項制度轉(zhuǎn)換成各職能部門和相關(guān)崗位員工的自覺性，才能使制度體系發(fā)揮出有效作用。其次，制度體系不僅是作為書面上的意義，還應(yīng)轉(zhuǎn)化為企業(yè)整體的行為模式，且保持制度體系和企業(yè)整體意志的協(xié)同。油田企業(yè)應(yīng)定期對風(fēng)險意識的培訓(xùn)，使企業(yè)管理者以及員工的整體制度理念獲得創(chuàng)新和加強。法律的意義不只是應(yīng)用法律手段去解決出現(xiàn)的法律糾紛，而是在對可能出現(xiàn)的風(fēng)險運用手段實施防控。所以，根據(jù)油田企業(yè)的實際情況，創(chuàng)新開展全員法制教育，且提升全員守法經(jīng)營，依法維權(quán)的法律意識，對法律風(fēng)險意識的加大提升。
（二）加強合同建設(shè)合同管理制度可關(guān)系到企業(yè)未來發(fā)展的趨勢，為了加強合同的建設(shè)我們可采用建立健全合同管理制度，首先，規(guī)范合同的管理，樹立優(yōu)良的企業(yè)形象，在對合同建設(shè)中，需采用統(tǒng)一歸口管理與分類專項管理相結(jié)合的形式，由指定的部門全面負責(zé)油田企業(yè)合同管理的全面工作，進行統(tǒng)一管理。在提升合同管理水平時，需將合同管理工作專業(yè)以及專門化，設(shè)立專門的機構(gòu)和人員對管理合同的負責(zé)，從而完善合同制度達到合同管理規(guī)范、科學(xué)、法律，制定符合實際的合同管理制度，使管理工作有章可循。對合同建設(shè)的主要內(nèi)容包含，合同的歸口管理，資信調(diào)查、簽訂、審核審查、登記以及備案。合同管理制度雖然在油田企業(yè)合同管理工作中起到重要保障，擔任需要不斷加強管理制度，讓合同管理制度具備操作性，合同管理制度需包含合同管理方法、合同管理人員崗位的經(jīng)濟責(zé)任制、生產(chǎn)以及履約能力保障合同質(zhì)量依法合理，合同內(nèi)容條款完善，具備可實行性。最終，促進實施合同示范文本，對合同文字通順保障，其表達明確清晰，期限、名稱等等。
（三）加強審查工作由于全球化的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的運用越來越廣泛，因此，在這種發(fā)展趨勢下，油田企業(yè)的審查工作可根據(jù)其自身實際的情況，建立健全相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫體系，應(yīng)用計算機技術(shù)研發(fā)審查管理軟件，使用電子設(shè)備記錄相關(guān)信息。同時，對檔案資料信息化管理的同時，企業(yè)還可以關(guān)注社會的動向，對系統(tǒng)設(shè)備的完善，引用先進的設(shè)備管理技術(shù)，加大系統(tǒng)智能共享的建立，提升數(shù)據(jù)的共享，其次，對于企業(yè)管理層需提升對審查工作的重視程度，在企業(yè)管理的同時，只有管理層對工作審查的開展程度重視，可直接影響員工對工作的積極性。
1、合同的作用
在工程項目中，合同管理貫穿于工程的整個建設(shè)周期。在這個動態(tài)的管理過程中，只有在建設(shè)各方的共同合作下，才能確保進度管理目標得以實現(xiàn)。特別是大型的建設(shè)項目其建設(shè)規(guī)模大、投資多、周期長，參與建設(shè)單位間的關(guān)系復(fù)雜，這勢必導(dǎo)致在建設(shè)過程積累大量的、各式各樣的工程合同。工程合同的價值量和質(zhì)量對企業(yè)尤其重要，直接影響企業(yè)建設(shè)工程施工全過程。作為衡量工程目標的主要依據(jù)，只有在確定工程的建設(shè)實施和合同管理同步進行的情況下，工程的竣工驗收才能有效進行，由此可見，工程的合同管理直接關(guān)系著項目能否順利開展竣工驗收工作，做好工程建設(shè)合同管理工作也就顯得十分重要了。它的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1.1合同是安排項目施工的指導(dǎo)性文件
每一個建筑單位都應(yīng)該建立的合同管理制度。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負責(zé)人進行合同交底，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。工程的材料、設(shè)備應(yīng)按合同約定的規(guī)格、數(shù)量、價格進行采購，工程的進度、質(zhì)量等目標也需要根據(jù)合同要求組織施工，除此之外，項目部門還要根據(jù)工程合同中所規(guī)定的內(nèi)容，進行工程施工組織、計劃、竣工結(jié)算的編制和報送。
1.2合同是進行索賠的依據(jù)
合同索賠主要包括以下內(nèi)容：一是由于業(yè)主違約引起，主要指業(yè)主未按《示范文本》規(guī)定完成應(yīng)該完成的工作，以及未能按時撥付預(yù)付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復(fù)等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現(xiàn)場簽證等；三是由施工條件和環(huán)境變化引起，如一周內(nèi)連續(xù)停水，停電超過8h，連續(xù)大雨不能進行室外作業(yè)等。
1.3合同是控制工程成本和進行竣工結(jié)算的依據(jù)
合同簽訂后，該工程的預(yù)算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據(jù)預(yù)算成本按照市場法則確定責(zé)任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費，及其它直接費和間接費等。項目經(jīng)理組織施工時，首先可將以上費用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應(yīng)合理用工、用料、控制人工費用、管理費用等，為節(jié)約工程開支、辦理工程結(jié)算打下基礎(chǔ)。
2、加強工程合同管理的措施
伴隨著工程設(shè)計、實施、竣工驗收、運行等階段工作的開展，各參建單位之間的關(guān)系越來越復(fù)雜，最終在管理層上會形成一些具有保存價值的記錄文件，它們的表現(xiàn)形式可以是多樣的，并同時是工程建設(shè)與管理工作中的重要內(nèi)容。當前情勢下，很多工程合同管理工作卻表現(xiàn)出一定的落后性和低效性，很難滿足時代所賦予的新要求。為加強合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業(yè)的合法權(quán)益和提高企業(yè)經(jīng)濟效益，個人建議做好以下幾方面的工作：
2.1增強管理人員的檔案意識
做好工程合同的管理工作，意識是關(guān)鍵。首先要爭取項目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質(zhì)與要求，對合同管理工作起著至關(guān)鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎(chǔ)和基礎(chǔ)前提。
2.2建立完善的管理制度
企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設(shè)置相關(guān)的機構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個完整的管理體系，專門負責(zé)工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應(yīng)建立一套可靠的管理方針和實施細則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責(zé)，保證日常工作的規(guī)范，充分發(fā)揮工程合同在工程各個方面的作用。
2.3加強合同信息化建設(shè)
伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。工程建設(shè)應(yīng)該運用這點，充分利用先進的科學(xué)技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，加快合同信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。
2.4加強專業(yè)知識的培訓(xùn)
要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內(nèi)容、特點、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強對工作崗位的責(zé)任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現(xiàn)行合同管理專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，使工程從由始至終都規(guī)范化、標準化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質(zhì)量。
2.5嚴格控制竣工驗收關(guān)
一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現(xiàn)合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關(guān)，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。
3、結(jié)語
合同是企業(yè)安排施工、進行索賠、控制工程成本和進行竣工結(jié)算的依據(jù)，也為轉(zhuǎn)移風(fēng)險提供可能。所以企業(yè)不僅要重視合同的簽訂過程，還應(yīng)重視合同管理，加強相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提高制度建設(shè)水平，建立科學(xué)的合同管理體系?？梢?，加強合同管理更對合理確定和有效控制工程造價、提高投資效益有著重要意義。
參考文獻
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現(xiàn)今社會大環(huán)境下，企業(yè)為了維護自身的權(quán)益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進行經(jīng)濟活動的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對企業(yè)合同檔案的管理進行闡述。
2 企業(yè)合同檔案建立的必要性
企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實現(xiàn)某種經(jīng)濟目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險。作為一家核電企業(yè)集團下的二級子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環(huán)境的影響
隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發(fā)展核電，對本企業(yè)的發(fā)展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強法制法律觀念，處理國際關(guān)系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風(fēng)險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營，提供技術(shù)服務(wù)時會簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機制③。
2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求
企業(yè)每一項經(jīng)濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時
目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負責(zé)商務(wù)活動的部門進行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負責(zé)?；旧希贤瑢徟鞒淌怯珊贤修k人負責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。
3.2 合同檔案的管理不規(guī)范
現(xiàn)國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。
3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強
現(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機構(gòu)進行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機構(gòu)，但其職責(zé)并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進行負責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。
4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準確性。
按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。
4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理
現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準確性。
在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平
“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏?！痹谛畔⒒焖侔l(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。
企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識
近年來，企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識和簽約技巧，增強企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責(zé)任感；另一方面加強業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識和法律意識，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系
《合同法》規(guī)定：當事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應(yīng)當承擔損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項工作⑩。
5 結(jié)束語
在經(jīng)濟快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。
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隨著交通公路工程建設(shè)的發(fā)展，相應(yīng)的合同管理工作也猶為重要。近兩年，我局對此也非常重視，特制定了《交通重點工程合同管理辦法》，以加強合同的管理。但合同檔案管理作為合同管理的組成部分，還存在著諸多問題。
（一）合同附件的流失
業(yè)務(wù)部門沒有把合同檔案工作納入部門職責(zé)范圍內(nèi)，導(dǎo)致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方運輸合同的后續(xù)管理因為沒有責(zé)任到人而出現(xiàn)斷簽或漏簽，因而合同在實際履行過程中因為沒有制度的約束而重復(fù)付款，造成了不必要的經(jīng)濟損失。
（二）合同原始資料不全
在日常活動中形成的大量合同附件檔案均分散保存，散失情況比較多。主要表現(xiàn)在，業(yè)務(wù)部門合同檔案大多掌管在相應(yīng)的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接導(dǎo)致了合同檔案信息的部分流失。
（三）管理比較混亂。雖然建立了相關(guān)的合同管理制度，但只著重于合同的簽署過程中的管理，而疏忽了對合同檔案的管理，也沒有建立合同檔案的借閱制度。
（四）管理人員職責(zé)不明確。今年我們共整理出各類工程合同資料780份，其合同資料的年度跨越之大令人瞠目，最早的簽屬日期為1988年，顯而易見，資料管理員把自已只看作了一個大倉庫，合同來一份接一份，而并沒有把它們分門別類進行妥善管理，就一個年度產(chǎn)生了多少份合同，管理人員也說不清楚。
二、解決交通工程合同檔案管理存在問題的具體辦法
為進一步加強工程合同及工程檔案管理工作，提高合同的科學(xué)化、高效化，確保施工工程和基他項目的資料齊全、完善、正確，我們的具體做法是建立健全合同檔案管理制度。根據(jù)《交通重點工程合同管理辦法》，結(jié)合交通工程實際情況和工程合同檔案的管理現(xiàn)狀，今年年初，我局特制定并印發(fā)了《合同管理補充規(guī)定》，建立了一套合同管理體系。整個合同管理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和流轉(zhuǎn)程度一目了然，所涉及到的對象、職能科室、參與人員環(huán)環(huán)相扣，職責(zé)明確。
（一）合同管理科室及人員
合同管理科室：項目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室、法規(guī)科、安全科、財審科、辦公室、局綜合檔案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由辦公室扎口管理，監(jiān)察室參與所有合同的全過程。
合同管理小組：黨組副書記、紀檢組長、總工、項目分管領(lǐng)導(dǎo)、項目牽頭科室負責(zé)人、工程科長、監(jiān)察室主任、法規(guī)科長、工程安全管理人員、財審科長?？偣た傌撠?zé)，并負責(zé)正式合同簽訂工作。
（二）合同流轉(zhuǎn)職責(zé)
1、“工程談判”由黨組副書記牽頭，紀檢組長、總工、項目分管領(lǐng)導(dǎo)配合，項目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室人員參與。
2、“工程意向協(xié)議”由黨組副書記牽頭，項目分管領(lǐng)導(dǎo)、牽頭科室人參與。
3、“申請立項”由總工牽頭，項目牽頭科室人員辦理手續(xù)，辦公定規(guī)定起草申請文稿。
4、“工程招標”由紀檢組長牽頭，項目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室人員參與。
5、“起草合同草案”由項目牽頭科室人員負責(zé)，經(jīng)項目分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。
6、“合同草案征求對方意見”由項目牽頭科室人員負責(zé)，經(jīng)項目分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。
7、合同草案開始流轉(zhuǎn)后，分別由項目牽頭科室負責(zé)人、項目分管領(lǐng)導(dǎo)、工程科科長、工程安全管理人員、法規(guī)科科長、財審科科長、監(jiān)察室主任、紀檢組長、總工、局主要審閱、簽署意見。要寫明“同意”或“不同意”。若不同意，要寫明理由；若修改的，寫修改條款和內(nèi)容，并簽上審閱人姓名、審閱日期。
8、審閱人的“不同意”或修改意見，由項目牽頭科室人員匯總后再從流轉(zhuǎn)程序第一道，即“項目牽頭科室負責(zé)人’開始流轉(zhuǎn)。
9、如果合同草案流轉(zhuǎn)過程中意見不統(tǒng)一，由總工牽頭，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)各審閱人參與，集中商定。
10、”簽訂正式合同“由總工負責(zé)、辦公室配合。合同正式簽訂時，要向?qū)Ψ街v清合同草案是否修改、修改了哪些內(nèi)容。若合同雙方意見不一致，由總工召集相關(guān)人員共同閱覽室。
11、正式合同一式8份，由辦公室負責(zé)分別送達合同對方4份，工程科、財審科各1份，局綜合檔案室2份。工程科、財審科、資料檔案要妥善保管好正式合同。同時綜合檔案室要及時分類、歸檔。
12、合同草案流轉(zhuǎn)程序中，流轉(zhuǎn)到哪一個環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)審閱人原則上立即審閱批示，特殊情況不超過一個工作日。
13、辦公室指定專人對合同草案和正式合同進行傳遞、收繳、登記。登記的內(nèi)容為流轉(zhuǎn)到審閱人時的時間、審閱時間，同時審閱人要在登記薄上簽字。
14、項目牽頭科室指定專人負責(zé)合同草案的起草、修改意見匯總工作。
15、監(jiān)察室要全程監(jiān)督合同的管理，特別對合同草案流轉(zhuǎn)過程進行經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，確保合同高質(zhì)量、快速度簽訂完成。
（四）合同管理失職處理
涉及合同管理的所有科室和人員，要按《交通重點工程合同管理辦法》和補充規(guī)定，認真做好相關(guān)工作。如因工作不負責(zé)任、粗心大意而造成合同錯誤、合同缺失、合同延誤，將按照責(zé)任追究制度進行責(zé)任追究。
（五）合同檔案的整理
局綜合檔案室做為合同資料流轉(zhuǎn)的最后一道環(huán)節(jié)，如何把它們及時整理、分類、歸檔好，也是一項艱巨的任務(wù)。具體做法是：
1、工程合同檔案的分類。根據(jù)工程合同檔案的特點，結(jié)合工程項目性質(zhì)進行分類，具體分為：勘察設(shè)計合同、技術(shù)合同、重點工程道路、橋梁施工合同、道路養(yǎng)護改善合同、農(nóng)路農(nóng)橋施工合同、監(jiān)理合同、綠化合同、拆遷合同、土地租用合同、土方合同合同、交通標志標線合同、路燈合同、供貨合同、招標合同等。
2、工程合同檔案的編號。以時間結(jié)合項目名稱進行排序編號。
一、合同管理制度動態(tài)化
沒有規(guī)矩不成方圓。任何一個機構(gòu)都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎(chǔ)，制度的執(zhí)行是關(guān)鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項目管理機構(gòu)建立之初的制度隨著管理工作的推進，管理范圍和形勢的變化，很多制度已經(jīng)成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對原有制度的修訂和改進是一個永遠都沒有止境的工作。比如項目管理機構(gòu)建立之初的合同內(nèi)審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)很多人不知情，對合同的順利履行有一定的影響，于是內(nèi)部審批制度就改成所有部門負責(zé)人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執(zhí)行過程中又發(fā)現(xiàn)這樣的內(nèi)審制度有著主次不清的毛病。目前內(nèi)審制度經(jīng)過調(diào)整已經(jīng)變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個例子，只是說明合同管理制度化，不只是包含對既有制度的執(zhí)行，還應(yīng)該包含對制度的修正。即合同管理制度動態(tài)化。
二、合同分類清晰化
項目管理機構(gòu)管理的項目種類多，既有地方項目，又有更新改造項目又有國家鐵路建設(shè)項目，還有保密項目。這給合同管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。經(jīng)手的各類合同既要符合國家的法律、地方法規(guī)、行業(yè)的規(guī)章，又要符合鐵道部和鐵路局相關(guān)規(guī)定，這就需要吃透大量法規(guī)和路局文件，才能做到拿到一個合同就知道從哪里下手辦理。項目管理機構(gòu)須針對本項目常見的合同整理出一套細化的合同辦理思路，拿到任何一個合同，就把它放到這個框架中，也就是對合同進行分類，按類辦理。
對合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同審計等工作帶來壞的影響，必須引起足夠重視。
三、合同成本目標化
項目管理機構(gòu)投資控制的任務(wù)很重。由于工期長、經(jīng)濟形勢變化快，鑒修概算批復(fù)期的物價指數(shù)、人工成本等影響合同成本的因素在項目中相關(guān)合同實際簽訂時會有較大的變化，當然這種變化有時是對成本控制有利的，但大多數(shù)時候是不利的。這就對合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標，能有所降造、合同成本最小化是最終目標。為了實現(xiàn)這一目標，項目管理機構(gòu)在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標的實現(xiàn)提供了很好的保證。
四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化
項目管理機構(gòu)須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項目管理機構(gòu)簽訂的合同大多數(shù)具有較多的專業(yè)元素，這就決定了專業(yè)工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導(dǎo)地位，這并不是說專業(yè)工程師就是萬能的，由于合同主管和財務(wù)主管部門人員位于合同簽訂過程的下游，在多年的工作中積累了大量經(jīng)驗，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進行聯(lián)絡(luò)、溝通、洽商，計財部等其他部門在概預(yù)算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會議的，由經(jīng)辦人組織。洽商前由合同經(jīng)辦人將合同概況、合同談判進展、談判難點、擬談判內(nèi)容、談判原則等告知主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)參加洽商人員，洽商后由合同經(jīng)辦人將合同談判內(nèi)容和進展、結(jié)果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。
這樣的機制保證了合同一直處于有人主管的狀態(tài)中，因為合同后期的履行和監(jiān)管主要是由主管工程師負責(zé)的，由于各相關(guān)部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術(shù)要求、驗工、付款等條款，從而使合同執(zhí)行過程各部門之間的磨合和協(xié)調(diào)過程提前，從而最大程度減少了合同執(zhí)行成本。
這樣的機制又保證了合同成本的可控。所謂三個臭皮匠頂一個諸葛亮。主管工程師在技術(shù)上是有優(yōu)勢的，對合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關(guān)價格依據(jù)，但在價格談判上可能缺少相應(yīng)技巧，因此項目管理機構(gòu)的價格談判就分為三個層次：主管工程師層次；合同洽商會議層次；項目負責(zé)人層次。一個合同經(jīng)過這樣三個層次的把控，經(jīng)過多幾個人的慧眼識別，就能很好發(fā)現(xiàn)對方報價中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實現(xiàn)合同成本控制目標。
五、合同檔案管理部門化、過程化、常態(tài)化
毫無疑問，合同簽訂過程至關(guān)重要，但中國人常說蓋棺定論，可見結(jié)局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據(jù)，而合同管理中的檔案管理工作就是一個收集證據(jù)的過程。項目管理機構(gòu)要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項目管理機構(gòu)合同管理部門要求跟蹤合同履行結(jié)束前相關(guān)情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結(jié)束各個環(huán)節(jié)形成的合同相關(guān)資料。原則上在合同履行結(jié)束后十日內(nèi)將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過程中也及時收集合同審查、簽訂過程中散落在各處的相關(guān)資料、如果參加合同洽商，也要及時協(xié)助經(jīng)辦人做好會議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。
合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時已經(jīng)為時過晚，所以檔案管理的過程化、常態(tài)化非常重要，洽商記錄不過夜，合同簽訂登記表填制不過夜。
另外，項目管理機構(gòu)還要對已經(jīng)簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質(zhì)、財務(wù)部門的批準文件、相關(guān)招投標資料、圖紙、驗工計價、財務(wù)付款憑證等資料。
對于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。
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建設(shè)工程合同是承包人進行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價款的合同。是指由承包人進行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價款的合同，通常包括建設(shè)工程勘察、設(shè)計、施工合同。
一、建設(shè)工程合同的管理內(nèi)容
在我國建設(shè)工程項目從立項開工到竣工檢查過程中，工程合同管理工作需做到以下幾點。
（1）建立工程合同管理的體系及管理制度，同時建立健全相關(guān)的合同管理檔案制度。
（2）在建立工程合同簽訂關(guān)系之前，需持以認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，以事前做好相應(yīng)的市場預(yù)測、資訊調(diào)研等準備工作。
（3）在工程合同簽訂中，需要進行嚴格管理。由于簽訂工程合同是一種法律行為，簽字雙方要擔負一定的權(quán)責(zé)，責(zé)任雙方必須以嚴謹?shù)膽B(tài)度擬定合同的內(nèi)容條款，同時確保工程合同的合法、公平原則。
（4）在責(zé)任雙方簽訂工程合同后，要認真履行合同相關(guān)的內(nèi)容要求，按照合同內(nèi)容對在建設(shè)過程中發(fā)生的相關(guān)變更索賠事件和合同糾紛事件予以及時處理。
二、建設(shè)工程合同的分類及要求
工程合同通常都貫穿于工程項目的整個建設(shè)過程中，尤其是大、中型建設(shè)項目，需要從立項開始經(jīng)歷一個異常繁雜的過程。我國建設(shè)工程中合同類型可分為以下4 種。
（1）建筑工程勘察設(shè)計合同。建設(shè)項目的項目責(zé)任人要在與設(shè)計單位代表完成事前的勘察及設(shè)計任務(wù)后，明確責(zé)任雙方的權(quán)利及義務(wù)，合同內(nèi)容通常涉及有關(guān)的基礎(chǔ)資料、勘察設(shè)計文件、質(zhì)量控制要求及實體工程造價等。
（2）建設(shè)工程委托監(jiān)理合同。建設(shè)單位派請具有相關(guān)資質(zhì)的監(jiān)理機構(gòu)代表為權(quán)利代表，對工程項目實體建設(shè)過程進行全程監(jiān)督與管理。簽訂的建設(shè)工程委托監(jiān)理合同的內(nèi)容一般涉及監(jiān)理對象、雙方責(zé)任主體的權(quán)利以及其他一些相關(guān)的內(nèi)容，而合同要求的工作內(nèi)容是通過監(jiān)理機構(gòu)為建設(shè)項目提供高質(zhì)量的技術(shù)服務(wù)。
（3）建設(shè)工程承包施工合同。建設(shè)工程承包施工合同是承包責(zé)任人履行施工任務(wù)的依據(jù)性文件，其內(nèi)容主要包括工程范圍、施工工期、開工與竣工時間、工程施工質(zhì)量及驗收標準、工程造價成本、技術(shù)資料的交付時間、材料及設(shè)備的供應(yīng)、質(zhì)量保修范圍、保質(zhì)期和雙方互相協(xié)作條款等。
（4）建設(shè)工程物資采購合同。建設(shè)工程項目的物資采購合同具有一般合同的法律約束力，它指的是具有平等主體的自然法人、其他物資組織之間為實現(xiàn)建設(shè)工程項目的物資買賣關(guān)系而建立的關(guān)于供求雙方相互權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的文本協(xié)議。
建設(shè)工程合同管理要求。建設(shè)工程合同需要合法的管理與維護，以防范在建設(shè)工程中出現(xiàn)的合同風(fēng)險，這也對相應(yīng)的工程合同管理工作提出了一定要求。簽訂工程合同的主體必須具有相應(yīng)的法人資質(zhì)，并且要求法人必須是能夠獨立承擔風(fēng)險責(zé)任的企業(yè)組織。不具有資質(zhì)的其他部門、機構(gòu)以及自然人不能私自簽訂合同。因此，在簽訂合同之前應(yīng)對簽訂合同的當事人的資質(zhì)和資信能力進行全面調(diào)查，以確保簽字的法人單位有能力履約工程合同；簽訂的工程合同需以書面形式表達，其內(nèi)容要包括當事人的名稱、住所，合同的抬頭、落款、公章以及簽字當事人提供的資信情況與載明的當事人的法人名稱、住址要保持一致。
三、建設(shè)工程合同在工程中的作用
本文主要以建設(shè)施工合同為例分析建設(shè)工程合同在工程中的重要作用。建設(shè)施工合同是建設(shè)項目業(yè)主與承包人需共同遵守的具有法律效力的技術(shù)經(jīng)濟文件，具有特殊性和繁雜性。在簽訂施工合同之后，為實現(xiàn)工程建設(shè)目標，建設(shè)單位與施工單位在協(xié)議中都會明確雙方的相互權(quán)責(zé)與義務(wù)關(guān)系，因此，在履約過程中都要以施工合同的內(nèi)容要求作為主要依據(jù)，并將其作為業(yè)主單位進行項目建設(shè)，撥付計量款，控制施工質(zhì)量、工期和成本，以順利促進工程建設(shè)項目活動的重要憑據(jù)。由此可見，一份內(nèi)容全面的施工合同將對實現(xiàn)質(zhì)量、進度和成本目標起到事半功倍的效果，同時也會對規(guī)范工程管理和提高管理效率起到較好的促進作用。
四、加強工程合同管理的措施
為加強合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業(yè)的合法權(quán)益和提高企業(yè)經(jīng)濟效益，應(yīng)做好以下幾方面的工作：
（1）增強管理人員的檔案意識
做好工程合同的管理工作，意識是關(guān)鍵。首先要爭取項目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質(zhì)與要求，對合同管理工作起著至關(guān)鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎(chǔ)和基礎(chǔ)前提。
（2）建立完善的管理制度
企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設(shè)置相關(guān)的機構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個完整的管理體系，專門負責(zé)工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應(yīng)建立一套可靠的管理方針和實施細則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責(zé)，保證日常工作的規(guī)范，充分發(fā)揮工程合同在工程各個方面的作用。
（3）加強合同信息化建設(shè)
伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。工程建設(shè)應(yīng)該運用這點，充分利用先進的科學(xué)技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，加快合同信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。
（4）加強專業(yè)知識的培訓(xùn)
要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內(nèi)容、特點、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強對工作崗位的責(zé)任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現(xiàn)行合同管理專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，使工程從由始至終都規(guī)范化、標準化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質(zhì)量。
（5）嚴格控制竣工驗收關(guān)
一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現(xiàn)合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關(guān)，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。
五、結(jié)論
對于工程建設(shè)項目，需要事前分析施工合同履約過程中的風(fēng)險因素，對風(fēng)險大的工程更要強化合同分析工作，以避免或減少合同風(fēng)險因素帶來的問題。
參考文獻：
筆者所在的公司實施總法律顧問制度，由公司一位高管擔任總法律顧問，下設(shè)法律事務(wù)管理部門，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問。法律事務(wù)管理部門在公司逐步實行綜合歸口與分級、分類相結(jié)合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業(yè)務(wù)的部門，設(shè)立了兼職合同管理人員，分類專項管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進行全方位、全過程的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設(shè)、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓(xùn)等多個方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強化合同管理職責(zé)分工。
法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實施中的效果、存在的問題進行了分析和評估。在此基礎(chǔ)上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權(quán)限和職責(zé)審查、合同履行與評估等方面進行明確和規(guī)范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內(nèi)部控制的完善，旨在達成《內(nèi)部控制指引》的目標要求，即規(guī)范和加強合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經(jīng)授權(quán)的經(jīng)濟行為，降低運營風(fēng)險，保護公司合法權(quán)益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項目責(zé)任部門、歸口管理部門、財務(wù)部、法律部等各個專業(yè)部門各司其職對合同進行把關(guān)，有效地將合同訂立納入公司的各項管理之中，有效地實現(xiàn)風(fēng)險的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴格審查，重大項目則在項目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關(guān)。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進行法律風(fēng)險的防控。法律顧問堅持開展了相關(guān)合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務(wù)量特點，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設(shè)備維修合同》及《技術(shù)開發(fā)合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進行歸類整理；然后提煉總結(jié)完成合同示范文本草案，再與相關(guān)部門進行了交流討論，最終修改定稿。以技術(shù)合同為例，示范文本不僅明確合同內(nèi)容，還從法律專業(yè)的角度對簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術(shù)項目進度、履行期限和方式、雙方權(quán)利義務(wù)、驗收標準和方式、價款支付以及在知識產(chǎn)權(quán)歸屬等重要內(nèi)容上做出相應(yīng)說明，包括合同簽訂內(nèi)容表述指引和法律風(fēng)險說明及提示。從管理的角度上，實現(xiàn)在合同內(nèi)控管理流程與管理、研發(fā)的具體結(jié)合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細化合同專用章管理，嚴格公司合同檔案管理。
法律顧問的嚴謹與細致等優(yōu)點，還應(yīng)發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應(yīng)明確合同專用章的用印審批相關(guān)要求，以及外帶合同專用章的原則、申請程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權(quán)利義務(wù)，在一定時期內(nèi)具有重要的保存價值，生效的合同文本應(yīng)納入經(jīng)營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對于審結(jié)用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺帳，及時記錄合同編號、承辦部門、合同名稱及對方當事人等信息，并要求各業(yè)務(wù)部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關(guān)資料。形成便于查找的電子信息和紙質(zhì)合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實證明，完整合同檔案的建立，也便于總結(jié)合同履行情況，吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內(nèi)部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風(fēng)險，公司法律事務(wù)部門形成了對各一級建制單位合同管理情況進行年度現(xiàn)場檢查的貫例。檢查內(nèi)容主要涉及各單位內(nèi)部的合同管理職責(zé)分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺帳管理、合同評估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關(guān)負責(zé)人和兼職合同管理員進行座談交流。檢查會形成《年度合同管理現(xiàn)場檢查情況通報》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問題，評價相關(guān)部門合同管理工作，提出改進意見；重點是促進各業(yè)務(wù)單位對合同履行和合同評估、部門合同管理方面工作的開展和規(guī)范。對于不認真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個人，給予績效考核負評價。合同考核和現(xiàn)場檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠實守信和全面履行。合同經(jīng)辦部門逐步重視對合同執(zhí)行中的質(zhì)量、安全、進度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權(quán)、同時履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)等合同履行原則，依法保障自身權(quán)益。
6.注重法律知識普及，加強合同管理人員培訓(xùn)。
公司合同管理的每個環(huán)節(jié)涉及到不同部門的人員，人員的素質(zhì)保證是合同管理的重點。筆者所在的公司在各單位設(shè)有兼職合同管理員30多人，法律顧問對合同兼職管理員和經(jīng)辦人員建立了培訓(xùn)機制，每年組織一次集中培訓(xùn)。培訓(xùn)圍繞“合同法律風(fēng)險防范”的主題，結(jié)合實務(wù)、配合案例宣講基礎(chǔ)法律知識，剖析合同從簽訂到終結(jié)的全過程，針對各環(huán)節(jié)進行風(fēng)險防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動畫片在公司內(nèi)部宣傳媒介上播放，以強化學(xué)習(xí)效果，增強了法律意識。法律顧問對合同管理人員培訓(xùn)的加強和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內(nèi)控體系。
