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序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理規(guī)范化范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
房產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)行政管理部門在開展公房、私房的產(chǎn)權(quán)登記和管理活動中，按照一定的程序和手續(xù)形成的，反映房產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系和狀況具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料，是房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歷史及現(xiàn)狀的真實記錄，是房產(chǎn)所有權(quán)、使用權(quán)的憑證。
房產(chǎn)檔案是城市房屋權(quán)屬管理的基礎(chǔ)，是房產(chǎn)業(yè)務(wù)開展的重要信息，也是國家檔案的重要組成部分。它數(shù)量大，涉及面廣，在解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐，深化住房制度 改革發(fā)揮了重要的作用。因此，做好房產(chǎn)檔案的管理，直接關(guān)系到為社會提供服務(wù)的程度，將影響國家的經(jīng)濟建設(shè)。
1 房產(chǎn)檔案的特點
房產(chǎn)檔案管理與一般的檔案管理有很大的區(qū)別，它具有幾個鮮明的特點：
1.1 專業(yè)性：房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理是依法進行的，是其他任何部門都不能代替的工作。房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作面廣量大，政策性強，形成的檔案材料專業(yè)性強，在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別，在內(nèi)容上，反映了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況和房地產(chǎn)位置和面積大小，文件名稱多采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語，在形式上，結(jié)構(gòu)規(guī)范，多為表格式，填寫式。
1.2 動態(tài)性：房地產(chǎn)檔案形成后房地產(chǎn)權(quán)屬和房地產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋的拆遷、城市建設(shè)的發(fā)展，房地產(chǎn)市場的活躍，房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈與等交易行為的發(fā)生使房地產(chǎn)所有權(quán)不斷發(fā)生變化，房屋的拆遷、翻建、擴建、 滅失、土地分割與合并等房地變更不可避免。因而房地產(chǎn)檔案處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強的動態(tài)性，房產(chǎn)檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變化而變化，房產(chǎn)檔案只有全面真實的反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。
1.3 法律性：房屋屬不動產(chǎn)，價值較高，在單位或個人的財產(chǎn)構(gòu)成中都占有重要地位。因此，產(chǎn)權(quán)檔案的有無，記載的是否準(zhǔn)確，全面，產(chǎn)權(quán)檔案管理的好壞，都能對產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)生一定的甚至是具大的影響。房屋所有權(quán)為歸屬的憑證等組成的產(chǎn)權(quán)檔案，是房產(chǎn)管理部門和人民法院處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)，應(yīng)永久保存。因此，房屋產(chǎn)權(quán)管理檔案具有很強的法律性。
2 房產(chǎn)檔案的社會功能
2.1 房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理的重要依據(jù)。
《城市房地產(chǎn)管理法》規(guī)定，國家實行土地使用權(quán)和房屋所有權(quán)登記制度，登記發(fā)證的中心環(huán)節(jié)就是依據(jù)房地產(chǎn)檔案材料確認產(chǎn)權(quán)，提高發(fā)證的準(zhǔn)確率。同時，在房地產(chǎn)交易中，產(chǎn)權(quán)清楚是交易的前提。房地產(chǎn)管理者必須充分利用房地產(chǎn)檔案，糾正出現(xiàn)的偽造、涂改、謊報遺失、重復(fù)申領(lǐng)《房屋所有權(quán)證》，維護正常的房地產(chǎn)管理秩序。利用房地產(chǎn)檔案記錄的不同時間、地點、類型的房屋，對房屋交易價格進行“公平、公正、科學(xué)”的評估工作，建立有效數(shù)據(jù)庫。
2.2 落實經(jīng)濟適用住房過程的可靠憑證。
為使經(jīng)濟適用住房建設(shè)按照國家政策規(guī)定有序地進行，房產(chǎn)檔案要將單位性質(zhì)、人員編制、實有人數(shù)、人均收入、單位已售公房面積、人均住房面積、擬建住房地點、套數(shù)、總層數(shù)、建筑面積等，詳盡登記整理，按程序上報，使經(jīng)濟適用住房建設(shè)符合法律和政策的框架要求。
2.3 住房拆遷管理工作的有效憑據(jù)。
在拆遷工作中，房地產(chǎn)檔案記載的居住狀況、經(jīng)濟狀況、人均面積等，為制定建房規(guī)劃、分批解決干部職工住房困難提供了依據(jù)，同時，也為建設(shè)經(jīng)濟適用住房拆遷安置面積提供了參考數(shù)據(jù)。
2.4 司法、稅收工作的有利依據(jù)。
房屋拆除、買賣、繼承等行為的發(fā)生，不可避免會引起一些糾紛，要解決這些糾紛，房地產(chǎn)仲裁和司法部門都要查閱房地產(chǎn)檔案，弄清房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系。同時，由于房地產(chǎn)檔案記錄了每戶每處房地產(chǎn)的面積、價值，可以作為稅務(wù)部門開征房地產(chǎn)稅及契稅的計稅依據(jù)。
3 加強房地產(chǎn)檔案管理的幾點建議
3.1 強化檔案管理意識，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)
一是要充分認識房產(chǎn)檔案管理的重要性。房產(chǎn)檔案工作是一項意義重大，平凡樸實、復(fù)雜細致、服務(wù)性很強的工作，檔案管理人員要始終保持良好心態(tài)，牢固樹立為人民服務(wù)的思想和良好的工作態(tài)度，發(fā)揚腳踏實地、精益求精的敬業(yè)精神，滿腔熱情地為社會服務(wù)。二是建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，切實加強對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。三是要制定一系列房產(chǎn)檔案管理制度和措施，不定期組織考核，嚴(yán)格獎懲制度，保證檔案的完整歸檔，安全管理和有效利用，促進檔案管理水平的提高。
3.2 加強檔案隊伍建設(shè)，提升全員綜合素質(zhì)。培養(yǎng)和造就一支德才兼?zhèn)洹?chuàng)新能力強，能夠熟練操作電腦，了解網(wǎng)絡(luò)知識，靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔的存儲、編輯、檢查、利用等工作的專業(yè)房產(chǎn)檔案管理隊伍，是新時期房產(chǎn)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的迫切需要和重要保證。因此，必須花大力氣抓好檔案隊伍建設(shè)，切實提高管理人員的綜合素質(zhì)。
3.3 抓好檔案信息化建設(shè)，提高檔案調(diào)閱速度。
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進科學(xué)技術(shù)手段、科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。因此，要運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段，開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率。一是要提高對房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的認識。二是要完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)。在工作中，要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息，充分利用計算機強大的檢索功能，編制各種檢索工具，形成計算機檢索和手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。三是要建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門及時運用相關(guān)調(diào)控手段，使房產(chǎn)需求保持基本平衡，結(jié)構(gòu)基本合理，達到科學(xué)決策，回避風(fēng)險的目的。
總之，房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，是確認房地產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，也是豐富的檔案信息源。房地產(chǎn)檔案管理是一個信息量大、變動關(guān)系復(fù)雜，事務(wù)性很強的行政管理工作。只要我們堅持提高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，明析工作程序，按照規(guī)范操作，分清責(zé)任，層層落實、嚴(yán)格把關(guān)，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極作用，就能造就一支政治素質(zhì)高、責(zé)任心強、熟悉業(yè)務(wù)、知識面廣的檔案工作隊伍，是房產(chǎn)檔案在房產(chǎn)事業(yè)中，適應(yīng)新的經(jīng)濟發(fā)展需要，發(fā)揮越來越大的作用，為國家的經(jīng)濟建設(shè)做出更大的貢獻。
參考文獻：
[1]陳曉明，吳偉新。形勢下高校房地產(chǎn)檔案管理芻議《華東交通大學(xué)學(xué)報》2007，24卷，6期
[2]陰宏哲，欒學(xué)莉。房地產(chǎn)檔案管理特性探析《黑龍江檔案》2010,2期
【關(guān)鍵詞】
計劃生育檔案；檔案管理；規(guī)范化；管理制度；資金投入
為提高計劃生育服務(wù)水平，確保各項工作的制度化和規(guī)范化，采取相應(yīng)措施，提高檔案管理水平，促進檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進和完善。
一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義
采取相應(yīng)措施，推動檔案管理規(guī)范化具有重要作用，也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面：
（一）有利于實現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標(biāo)、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進行整理和歸納。進而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實情況，采取措施促進檔案管理規(guī)范化，有利于管理部門在作出相關(guān)決策時，具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項歷史資料和記錄，進行對比和分析，然后結(jié)合當(dāng)前計劃生育工作實際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項工作順利進行。
（三）為流動人口提供服務(wù)。促進計劃生育檔案管理規(guī)范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數(shù)量和方向進行準(zhǔn)確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區(qū)計劃生育執(zhí)行效果和人口流動情況。并且還可以實現(xiàn)信息交流與互動，構(gòu)建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進計劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足
由于相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實，一些管理人員素質(zhì)偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關(guān)人員職責(zé)不明確，制約各項工作有效開展下去。獎懲激勵機制不健全，難以有效調(diào)動管理人員的積極性。管理人員的培訓(xùn)機制不完善，難以有效提升管理人員素質(zhì)，對計算機技術(shù)的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機、掃描設(shè)備等投入不夠，忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓(xùn)的資金投入不足，難以提高他們的素質(zhì)。獎懲激勵機制不健全，制約管理人員素質(zhì)的提高。
（三）管理不當(dāng)。一些檔案管理人員的責(zé)任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)范措施。對檔案資源的開發(fā)和利用存在不足，管理流程不規(guī)范，難以提高計劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑
為彌補存在的不足，推動檔案管理規(guī)范化，可以采取以下改進措施：
（一）健全制度，明確責(zé)任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責(zé)，推動管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴(yán)格落實責(zé)任制，讓檔案管理人員認真履行職責(zé)，嚴(yán)格落實各項制度措施，提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓(xùn)制度，落實獎懲激勵機制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強化管理。增加相應(yīng)的資金投入，合理安排檔案管理預(yù)算，滿足各項工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓(xùn)、計算機和掃描設(shè)備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理，確保各項資金落實到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規(guī)范管理。根據(jù)計劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定健全完善的制度措施，有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴(yán)格管理規(guī)章制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，推動檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規(guī)范和引導(dǎo)各項工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進服務(wù)，注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì)，改進服務(wù)，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù)，提高人們的滿意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù)，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項工作順利開展提供參考和依據(jù)。
四、結(jié)語
總之，推動計劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
作者：潘之柱 單位：菏澤市巨野縣衛(wèi)計局
【參考文獻】
[1]張永和.人口和計劃生育檔案工作的科學(xué)管理[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊,2009(26)：163-164.
一、高校檔案管理規(guī)范化的必要性
隨著高校對檔案管理重視度的不斷提升，檔案管理的情況有所改善，利用率也有所提高，但是現(xiàn)行的管理條例仍存在較多的問題，管理規(guī)范化問題還沒有得到有效解決，有關(guān)部門仍需加強改進，不斷提升檔案管理質(zhì)量。高校檔案采用規(guī)范化管理的原因主要有以下幾點：
（一）沒有規(guī)矩不成方圓
當(dāng)前，涉及高校檔案管理的制度主要有材料收集制度、鑒定制度、保密制度等，這些制度的建立主要為了保障各項工作的開展能夠有據(jù)可依，但是在現(xiàn)有的高校檔案管理人員體系中，制度的落實情況并不可觀。[1]造成制度落實不佳的原因主要有以下幾點：首先，制度的建設(shè)并不完善，現(xiàn)有的檔案管理制度并沒有形成完善的體系，管理內(nèi)容也沒有經(jīng)過嚴(yán)謹?shù)睦碚擈炞C，導(dǎo)致制度與實踐之間存在一定的差異，很多制度都無法落到實處；其次，現(xiàn)有的檔案管理人員配置不合理，管理人員的素質(zhì)也不能滿足要求。高校在進行檔案管理人員招聘時并沒有建立明確的標(biāo)準(zhǔn)，很多工作人員的專業(yè)素養(yǎng)都不夠，而且在?F有的條件下，要求管理人員不僅要具備扎實的檔案管理知識體系，還要能夠熟練操作計算機，善于利用現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化；最后，管理人員工作的積極性有待加強。工作人員的態(tài)度和行動力會直接影響管理的效果，但是現(xiàn)有人員大部分都消極怠工，執(zhí)行力不足，無法發(fā)揮制度的優(yōu)勢。
（二）只有嚴(yán)起來，才能落下去
檔案管理制度的建立最主要的是為了規(guī)范管理人員的行為，制定嚴(yán)格的操作標(biāo)準(zhǔn)，從而建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理準(zhǔn)則，提高管理效率和質(zhì)量。而要真正將制度落到實處，最主要的就是建立嚴(yán)格的落實政策，加強對管理人員日常行為的監(jiān)督，只有從意識上加強對工作人員的要求，才能從根本上解決高校檔案管理存在的問題。自《檔案法》出臺以來，各高校都逐步建立了與此相對應(yīng)的制度和政策，但是人們并沒有建立對系統(tǒng)的認知，在思想上也沒有提高重視度，從而導(dǎo)致在操作上嚴(yán)不起來，進而出現(xiàn)檔案管理混亂的現(xiàn)象。
二、加強高校檔案管理規(guī)范化的措施
為了提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，高校必須從以下幾點加強對檔案的規(guī)范化管理：
（一）優(yōu)化檔案管理的路徑
隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，社會各行各業(yè)都在向信息化、智能化方向轉(zhuǎn)變，只有采用信息化的管理方法，加強對信息技術(shù)的使用，才能進一步提升管理效率，提高服務(wù)質(zhì)量。在新時期的檔案管理中，必須依靠高校領(lǐng)導(dǎo)層的力量，自上而下的推動檔案管理工作的開展，逐步提升檔案管理在高校管理中的地位，加快信息化建設(shè)。[2]首先，高校應(yīng)加強對信息技術(shù)的引進，加強對管理人員的日常培訓(xùn)，建立開放的信息化環(huán)境，從而為信息化措施的落實提供積極的環(huán)境支持；其次，應(yīng)制定完善的檔案管理制度并加強對落實情況的監(jiān)督，不斷提升制度的使用率，充分做到檔案的規(guī)整與接收同步，保證檔案的完整性；最后，應(yīng)引進優(yōu)秀的檔案管理人員，加強對網(wǎng)絡(luò)技能的培訓(xùn)，從而全面提升工作人員的整體素質(zhì)，實現(xiàn)信息化管理，不斷提升管理人員的信息化操作水平。
（二）探索優(yōu)化檔案管理的對策
檔案管理作為高校工作的重要組成部分，應(yīng)作為校園建設(shè)的主要成分。首先，應(yīng)建立檔案管理的意識，提高對檔案管理重要性的認識，逐步轉(zhuǎn)變工作人員的態(tài)度，提高他們工作的積極性，加強其它部門對檔案管理部門的配合，從而為檔案管理工作的開展提供積極的環(huán)境支持；其次，應(yīng)加大對檔案管理工作的資金、技術(shù)及人才投入，各部門應(yīng)積極響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)層的號召并將政策落到實處，基層工作人員應(yīng)加強對自身素質(zhì)的建設(shè)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，積極學(xué)習(xí)先進的管理方法，從而提高基層檔案管理工作的規(guī)范化，進而實現(xiàn)高校檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)。
（三）加強收集工作，使高校學(xué)生檔案更加立體化、規(guī)范化
首先血站檔案管理是無償獻血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴(yán)重，那么將直接影響到臨床應(yīng)用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統(tǒng)計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實現(xiàn)。近年來，由獻血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現(xiàn)不良反應(yīng)或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責(zé)任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當(dāng)出現(xiàn)稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規(guī)定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關(guān)信息，為獻血者提供便捷的服務(wù)。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機構(gòu)檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責(zé)任意識不強，容易出現(xiàn)填寫錯誤、資料填寫不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當(dāng)前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預(yù)算中，血站對檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價格較高，血站內(nèi)部所投入的預(yù)備預(yù)留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設(shè)備了解不足，所采購的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當(dāng)前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強血站檔案管理意識
血站檔案管理關(guān)系著無償獻血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻血者、用血者雙方權(quán)益的順利實現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認識到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過講座、集體培訓(xùn)等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責(zé)任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認識，結(jié)合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴(yán)格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開發(fā)利用各類檔案信息，推動檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強檔案管理信息化建設(shè)
基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時俱進，從業(yè)務(wù)檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)[5]；③做好檔案開發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結(jié)合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務(wù)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并定期進行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位
4結(jié)語
新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無償獻血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當(dāng)前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會作用與價值。
作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
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新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險（以下簡稱“新農(nóng)?！保?，是繼農(nóng)村地區(qū)取消農(nóng)業(yè)稅、開展農(nóng)業(yè)直補、建立新型農(nóng)村合作醫(yī)療等政策之后農(nóng)村的又一項重大惠農(nóng)政策。新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險制度遵循的是“?；尽V覆蓋、有彈性、可持續(xù)”的基本原則，根據(jù)黨的十七大和十七屆三中全會精神，國務(wù)院決定從2009年起開展新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險的試點工作，至此，新型農(nóng)村居民養(yǎng)老保險檔案管理工作同步開始建立和開展起來。
一、新農(nóng)保檔案管理規(guī)范化的意義
1.有利于維護農(nóng)村居民的合法權(quán)益
實施規(guī)范化的新農(nóng)保檔案管理，是保證全體參保農(nóng)村居民利益的最好保障。農(nóng)村居民參保新農(nóng)保，需要提供個人相關(guān)證明資料并經(jīng)審核通過才可參保，需要定期交納參保費用并留存信息，參保資金合法使用計息并歸入相應(yīng)帳戶，養(yǎng)老資金依法支付并核算收支狀況，各環(huán)節(jié)管理均要制定規(guī)范化的程序和制度，才能維護參保農(nóng)村居民的合法權(quán)益不受侵害。參保農(nóng)民的檔案信息是證明農(nóng)民參保、付費并享有養(yǎng)老保險待遇的主要依據(jù)，是農(nóng)村養(yǎng)老保險管理工作的重點，因此，在檔案管理全過程中要嚴(yán)格遵照國家相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度開展工作，使新農(nóng)保檔案管理有法可依、有據(jù)可循，讓參保農(nóng)民放心，令參保農(nóng)民信服，才能更好地保障全體農(nóng)民的合法權(quán)益。
2.有利于城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險的統(tǒng)一和公平
開展規(guī)范化的新農(nóng)保檔案管理，是建立統(tǒng)一的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險制度的基礎(chǔ)和保障。2014年國務(wù)院《關(guān)于建立統(tǒng)一的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險制度的意見》中提出，到2020年前，全面建成公平、統(tǒng)一、規(guī)范的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度。我國三項養(yǎng)老保險制度的銜接合并，首先需要的就是信息資源的整合和完善，還需要詳盡的檔案信息資料、相似的檔案管理方法、一致的檔案管理模式以及相同的信息管理系統(tǒng)，這些都有利于城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險制度的統(tǒng)一。我國三項養(yǎng)老保險制度的同步推進，體現(xiàn)了國家對農(nóng)村農(nóng)民的重視，體現(xiàn)了在社會保障面前人人平等，體現(xiàn)了我國社會主義的公平正義。
3.有利于農(nóng)村養(yǎng)老保險管理工作效率的提升
建立規(guī)范化的新農(nóng)保檔案管理，是提高政府管理效率的最好方法。規(guī)范化的資料采集收錄、資料歸納整理、資料查詢利用，大大降低農(nóng)村基層檔案管理的工作難度和強度，提高檔案管理工作效率。同時規(guī)范化的檔案管理工作反過來也促使農(nóng)村養(yǎng)老保險資金的籌集、分配、使用更加科學(xué)合理，形成互相制約互相促進的機制，有利于農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案管理整體水平的提高，有利于新型農(nóng)村養(yǎng)老保險制度的可持續(xù)發(fā)展。
二、新農(nóng)保檔案管理中存在的問題
1.農(nóng)村基層檔案管理人員重視程度和專業(yè)程度不夠
農(nóng)村基層的檔案管理工作一直是整個檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，部分地區(qū)沒有專職的檔案管理人員，只是隨意的安排人員處理檔案工作，重視程度嚴(yán)重不足。個別地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)甚至沒有檔案管理的意識和觀念，根本認識不到檔案管理的重要性，無視上級部門對檔案管理的要求和監(jiān)管。注重直接利益、眼前利益、短期利益，完全是一種短視行為。對于檔案管理這種不能直接創(chuàng)造收益的工作、不能立竿見影看到效果的工作或者認為只有投入沒有任何產(chǎn)出的工作放任自流，任其發(fā)展。這種不規(guī)范的檔案管理直接造成對參保人員信息統(tǒng)計不全面、不準(zhǔn)確，影響正常養(yǎng)老保險工作的進展，也極大地影響了參保人員的積極性，阻礙了新農(nóng)保的普及推廣。農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險檔案管理人員專業(yè)能力差別很大，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。檔案管理工作人員不固定，流動性太強，崗位調(diào)整頻繁，普遍采用兼職人員，即使是專職管理人員也很少具有本專業(yè)知識，都是轉(zhuǎn)行過來，缺乏檔案專業(yè)人才。沒有專業(yè)人才，很難勝任繁瑣復(fù)雜的檔案管理工作，隨著農(nóng)村養(yǎng)老保險參保人員不斷增多，城鎮(zhèn)養(yǎng)老保險的接續(xù)銜接，檔案資料會越來越多，工作會越來越零散，管理難度會越來越大，沒有很好的檔案管理能力，沒有統(tǒng)籌的管理思路，沒有規(guī)范化的操作方案，檔案管理工作只會拖累養(yǎng)老保險進程的推進，阻礙我國社會保障改革的發(fā)展。
2.農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案資料損毀丟失現(xiàn)象嚴(yán)重
基礎(chǔ)設(shè)施匱乏，基本辦公條件不具備。有些農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險機構(gòu)自身辦公場所很簡陋，甚至沒有獨立的辦公場所，都是和其他部門合署辦公，專門的檔案室更不具備，收集的參保人員資料隨意放置，沒有建檔歸檔，沒有整理梳理，損毀丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。即使有檔案室，檔案資料擺放整理混亂，沒有條理，一旦發(fā)生參保人員調(diào)入調(diào)出，資料變更情況、查詢、改動都很困難。由于經(jīng)常性的翻動查找，有些資料發(fā)生損壞，信息被破壞。個別農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險檔案管理還未完全實現(xiàn)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，甚至連基本的電腦都不具備，檔案管理難度很大，檔案信息很容易遺失。保障措施不到位。檔案管理部門安全防范意識差，措施不得力，衛(wèi)生條件不合格，檔案資料容易發(fā)生受潮、霉變、蟲蛀，甚至發(fā)生水淹、火災(zāi)、腐爛，偶爾還有失竊現(xiàn)象發(fā)生，資料受損、毀壞、丟失，造成無法挽回的損失。
3.缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度
目前養(yǎng)老檔案管理方法還不一致，管理程序還不明確，管理體系還不健全，管理制度還不規(guī)范，各個環(huán)節(jié)均存在不同程度的問題，致使檔案資料管理效率低下。資料是否留存、是否銷毀、是否歸檔、是否分類，農(nóng)村居民養(yǎng)老保險跨地區(qū)轉(zhuǎn)移如何延續(xù)，城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險如何轉(zhuǎn)換，各地檔案管理還處于各自管理、各自為政的局面，尚未形成統(tǒng)一的規(guī)范化的管理制度。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失，缺少相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，就無法進行統(tǒng)一的約束和監(jiān)管，檔案管理的規(guī)范化就無法實現(xiàn)。即便很多地區(qū)制定了相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，但實際執(zhí)行過程中仍然存在很多漏洞，缺乏管理的嚴(yán)謹性、高效性和規(guī)范性。管理中任何環(huán)節(jié)的疏忽和遺漏，都可能影響到參保農(nóng)民利益，影響到保障資金公平公正的運行。比如，目前比較嚴(yán)重的問題主要體現(xiàn)在對參保農(nóng)民的信息管理的更新不及時。每年都會有農(nóng)民參保，每年都會有適齡人群達到補償標(biāo)準(zhǔn)，也會有一部分逝去的老人，不能按照規(guī)章制度定期開展檢查和核實，不能及時修改和完善信息，并將造成信息收集的錯誤，從而影響部分農(nóng)民的利益和保障資金的分配使用。隨著我國老年人越來越多，新農(nóng)保檔案管理難度會越來越大，各種新問題也必將不斷出現(xiàn)。
三、提高新農(nóng)保檔案管理規(guī)范化的對策
1.加大農(nóng)村檔案管理的宣傳教育，提高管理人員的整體素質(zhì)和能力
對農(nóng)村基層管理人員加強宣傳教育，檔案管理絕不是可有可無，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，逐漸建立起日常資料留存歸檔的習(xí)慣，提高日常檔案管理的意識，不斷提高養(yǎng)老保險檔案管理的質(zhì)量和效率。農(nóng)村參保人員人數(shù)眾多，分布廣泛，人口流動性大，這些都給養(yǎng)老保險機構(gòu)帶來很大困惑，檔案管理起來愈發(fā)復(fù)雜繁瑣，管理難度巨大，所以檔案管理工作人員需要有細心認真、一絲不茍、高度負責(zé)的態(tài)度，看似簡單枯燥，實則要求很高，需要農(nóng)村養(yǎng)老保險機構(gòu)配備合適人員從事此項工作，不能隨意安排。檔案管理工作需要有比較固定的專業(yè)人員從事，崗位人員調(diào)整不能過于頻繁，謹慎使用兼職人員。養(yǎng)老機構(gòu)還要統(tǒng)一對檔案從業(yè)人員定期進行培訓(xùn)，并對培訓(xùn)效果進行考核，考核合格者方可從事檔案管理工作。隨著農(nóng)村養(yǎng)老保險工作的不斷深入，檔案管理也要與時俱進，跟上養(yǎng)老保險改革的步伐，檔案管理要統(tǒng)籌安排、整體梳理、細化分解，做到越來越規(guī)范化、專業(yè)化。專業(yè)人才是養(yǎng)老保險檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)，因此要加大人才培養(yǎng)力度，組建專業(yè)人才隊伍，提高人才整體素質(zhì)，為檔案管理人才搭建學(xué)習(xí)交流的平臺，共同研討，共同提高。
2.加強檔案管理軟硬件建設(shè)，保證檔案資料的完整
規(guī)范化的檔案管理需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為保障，需要完備的軟硬件條件作為基礎(chǔ)?？h鄉(xiāng)村各級養(yǎng)老保險機構(gòu)均要提供相應(yīng)的辦公區(qū)域，配置相應(yīng)的辦公條件，方便檔案管理工作的順利開展。辦公場所要科學(xué)劃分、分區(qū)明確，保證各項工作不受干擾。我國已進入大數(shù)據(jù)時代，先進的檔案管理是電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化的結(jié)合，農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案管理要跟上信息時展的步伐，所以要利用先進的檔案管理技術(shù)，實現(xiàn)信息資源共享。個人信息個人可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時調(diào)取查詢，信息變動隨時監(jiān)控，使檔案管理更加現(xiàn)代化和規(guī)范化。各級政府部門必須加大投入，全面采用電子網(wǎng)絡(luò)化辦公，使用統(tǒng)一的養(yǎng)老保險參保軟件，整合城鎮(zhèn)居民和職工養(yǎng)老保險各種信息資源，共同納入我國社會保險子系統(tǒng)，為我國“金保工程”建設(shè)打好基礎(chǔ)，全面提升社會保障各項業(yè)務(wù)的管理水平。養(yǎng)老保險檔案信息關(guān)系到全體參保人的利益，必須高度重視，嚴(yán)格管理。檔案信息的保存要求很高，無論是紙質(zhì)版還是電子版檔案材料，在保證空氣通暢的環(huán)境下抓好各方面細節(jié)，房間溫度濕度控制要適宜，需要做好防火、防盜、防水、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵“八防”措施，電子版資料還要做好備份和日常檢查工作，杜絕一切安全隱患，確保檔案質(zhì)量，避免損壞。
3.完善養(yǎng)老保險檔案管理規(guī)章制度，保證管理方法的科學(xué)性
檔案管理各地區(qū)要遵循統(tǒng)一的管理方法，明確的管理程序，制定完善的規(guī)章制度。檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)該有科學(xué)的管理方法作為指導(dǎo)，明確的管理程序作為保障，規(guī)范的管理制度作為約束，管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)管理體系按章辦事、依法管理。如建立人員責(zé)任制度、收集制度、整理制度、存檔制度、保密制度、統(tǒng)計制度、歸檔制度，等等?？h鄉(xiāng)村各級工作人員要分工明確，責(zé)任到人，制度上墻，按照制定好的工作程序和要求，科學(xué)有序的開展各項檔案工作。檔案管理是一項長期的持續(xù)性的復(fù)雜繁瑣的工作，需要嚴(yán)格按照工作流程和規(guī)章制度辦事，做到定期更新參保農(nóng)民信息，及時調(diào)整檔案歸類，工作人員要深入農(nóng)村基層，掌握參保農(nóng)民的最新詳細信息，相應(yīng)的及時修改和補充檔案資料，保證信息的準(zhǔn)確性和時效性。在檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)上，同時檔案管理還要有一定的靈活性，面對復(fù)雜的工作要學(xué)會化繁為簡，在工作中探索新的管理方法和手段，提高檔案管理工作效率。新農(nóng)保經(jīng)過8年的發(fā)展，已經(jīng)完成了初期建機構(gòu)、保基本、廣覆蓋的階段，進入可持續(xù)發(fā)展時期，所以必須對新農(nóng)保進行規(guī)范化管理，才能保證和城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險的順利合并，保證和城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險的銜接有序，最后實現(xiàn)全國養(yǎng)老保險制度的統(tǒng)一。
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二、社區(qū)檔案管理規(guī)范化措施
（一）強化宣傳，加強檔案意識
社區(qū)檔案管理工作關(guān)系到社區(qū)居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應(yīng)用多種多樣的方式，積極組織社區(qū)居民委員會工作人員學(xué)習(xí)與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區(qū)居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區(qū)檔案管理工作與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，以此來保證社區(qū)檔案的完整。
（二）健全檔案管理，建設(shè)合理的社區(qū)檔案管理制度
根據(jù)社區(qū)檔案管理工作的需求，制定并健全社區(qū)檔案管理的相關(guān)制度，促進社區(qū)檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區(qū)檔案管理條例，要將制約社區(qū)檔案管理工作發(fā)展的因素一一解決。
（三）加大對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)工作
積極組織各個社區(qū)檔案部門的工作人員參與關(guān)于檔案的培訓(xùn)，讓其了解檔案整理與立卷等規(guī)范的工作形式，同時還需要對社區(qū)工作相關(guān)知識有一定的了解。社區(qū)檔案管理工作人員只有熟練掌握社區(qū)檔案工作的詳細步驟以及了解社區(qū)工作的相關(guān)職能與性質(zhì)，才可以在日常工作中做好社區(qū)檔案管理工作。
（四）加大檔案管理的信息化建設(shè)
社區(qū)檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，就必須加大檔案管理信息化建設(shè)的步伐。當(dāng)今世界計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，國內(nèi)計算機檔案管理的網(wǎng)絡(luò)程度也在持續(xù)強化。而檔案人員必須要通過現(xiàn)代化的先進技術(shù)以及先進的管理觀念來強化社區(qū)檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應(yīng)用非常嚴(yán)格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關(guān)系到商業(yè)機密及知識產(chǎn)權(quán)的檔案文件的完整。與此同時，社區(qū)檔案部門的工作人員要積極學(xué)習(xí)，拓寬知識面，掌握工作所相關(guān)的知識以及行業(yè)的現(xiàn)狀與未來，提升自己的綜合素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)裝備與技術(shù)，應(yīng)用先進的管理方法進行指導(dǎo)及改善檔案工作，這樣才能做好社區(qū)檔案的管理工作。
【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.
【Key words】Medical equipment，archives management，standardization
引 言
醫(yī)療設(shè)備管理工作是一門科學(xué)性、技術(shù)性很強的學(xué)科，它涉及到機械、電子、醫(yī)學(xué)、微機、光學(xué)、核醫(yī)學(xué)及商貿(mào)、統(tǒng)計等各個學(xué)科，是一門融技術(shù)性與科學(xué)性于一體的新型邊緣學(xué)科。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，加快了醫(yī)療設(shè)備的升級換代。近幾年來，大量高、精、尖設(shè)備投入使用，為醫(yī)院創(chuàng)造了極大的社會效益與經(jīng)濟效益，同時，也對保障人民健康和加快醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮了重要作用?，F(xiàn)在，越來越多的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)開始認識到：現(xiàn)代化醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的重要標(biāo)志之一，是醫(yī)院所擁有設(shè)備的技術(shù)水平和設(shè)備的管理水平。如何保證醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運行，減少故障和停機時間，提高設(shè)備的完好率，這是設(shè)備檔案管理工作的重要任務(wù)。
1、基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀
醫(yī)療設(shè)備檔案工作是醫(yī)療設(shè)備管理的一項經(jīng)常性工作，它是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運轉(zhuǎn)的重要保證和技術(shù)支持。在現(xiàn)實工作中，一些醫(yī)院的管理部門片面強調(diào)對設(shè)備的論證和采購環(huán)節(jié)，只重視設(shè)備的考察和引進，設(shè)備管理的職能部門對新設(shè)備僅僅重視安裝和驗收和調(diào)試環(huán)節(jié)，忽視對醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)資料的保存和檔案管理。而醫(yī)院的現(xiàn)實情況是，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作涉及到設(shè)備管理部門、檔案保管部門、設(shè)備檔案使用部門等較多的部門[3]。在醫(yī)院的具體管理中，三者的責(zé)任和分工常常不是十分明確。工作不協(xié)調(diào)，未能深入挖掘部門的最大潛力和充分發(fā)揮各部門職能。加之醫(yī)院管理部門如何協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段。特別是醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題不容忽視，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理系統(tǒng)更是薄弱環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，各部門的分工不明確，工作不協(xié)調(diào);操作流程不規(guī)范，主觀隨意性較強，缺乏有效監(jiān)管等諸多問題遲遲未能很好解決。
由于對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性認識不足，使得檔案資料管理缺乏科學(xué)性，具體表現(xiàn)為檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，檔案管理人員更換或調(diào)動時移交手續(xù)不清楚。檔案資料保管分散，沒有專人保管，導(dǎo)致檔案資料收集不全，甚至相當(dāng)一部分資料分散于各科室或個別人員手中，收集困難，甚至發(fā)生資料丟失。借閱和歸還手續(xù)不嚴(yán)格，久借未歸檔的資料沒有及時催還;更深層次的問題是，相當(dāng)一部分醫(yī)院缺乏經(jīng)過職業(yè)培訓(xùn)的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員。
2、增強對醫(yī)療設(shè)備檔案工作重要性認識
醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對固定資產(chǎn)管理的重要憑證。醫(yī)療設(shè)備在一定的時間內(nèi)，從開始購置到正常運行，直至最終報廢，有一個循環(huán)周期的使用過程。醫(yī)療設(shè)備檔案是指所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種技術(shù)性和非技術(shù)性的載體資料。醫(yī)療設(shè)備檔案的主要價值，有著促進醫(yī)療水平可持續(xù)的發(fā)展，提高醫(yī)院的綜合管理優(yōu)勢的作用[4]。
例如，在設(shè)備使用規(guī)劃中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)的決策，合理配置醫(yī)療資源，防止貴重儀器閑置浪費、杜絕盲目引進和重復(fù)購置[5]。在設(shè)備采購及售后服務(wù)中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供具有法律依據(jù)的“合同書”，根據(jù)合同條款的約定，保障醫(yī)院的合法權(quán)益不受損害。在醫(yī)療設(shè)備日常運行中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供詳細的技術(shù)資料，為日常維護和故障檢修工作帶來極大的幫助，保證醫(yī)療設(shè)備的安全和穩(wěn)定運行。在醫(yī)療設(shè)備報廢審核中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供真實的原始資料，發(fā)揮其功用，合理報廢資產(chǎn)，防止醫(yī)療資源浪費。真正把醫(yī)療設(shè)備的立項采購、基本情況、監(jiān)測檢查、故障維修、日常維護、大型維修、報廢等情況真實地反映在設(shè)備檔案中。
所以，建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研中的作用。為了保證醫(yī)療設(shè)備的正常運作，管好用好設(shè)備，在設(shè)備檔案具體管理中，要把醫(yī)療設(shè)備檔案視為晴雨表[6]。使其真正融入監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備管理、跟蹤醫(yī)療設(shè)備服務(wù)、維護、維修醫(yī)療設(shè)備正常運轉(zhuǎn)的整個環(huán)節(jié)和全過程中。
統(tǒng)一思想認識，充分意識到醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性之后，就應(yīng)該給檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件，引進檔案管理專業(yè)的技術(shù)人才，成立專職的設(shè)備檔案管理機構(gòu)，制訂完善的規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，明確醫(yī)療設(shè)備檔案相關(guān)人員的分工，加強協(xié)作，才能使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作高效運轉(zhuǎn)。
3、規(guī)范操作流程，完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理
3.1 制訂切實可行的醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度
成立由相關(guān)管理人員和檔案管理人員共同組成的“醫(yī)療設(shè)備檔案管理小組”。它隸屬于醫(yī)療設(shè)備管理的職能部門，負責(zé)整個醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，修訂、完善醫(yī)院檔案管理制度。檔案管理小組成員需認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》和《病案管理規(guī)定》等相關(guān)法律，增進依法治檔的意識。設(shè)置醫(yī)療設(shè)備檔案專職崗位，應(yīng)聘用檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員，負責(zé)檔案管理的日常工作。設(shè)置兼職崗位，可由相關(guān)科室負責(zé)人和儀器設(shè)備主要使用者，在一定時間內(nèi)負責(zé)所在科室的檔案管理，定期查看、整理、核實醫(yī)療設(shè)備的使用記錄，匯總后送交設(shè)備管理部門，經(jīng)審核后移交到設(shè)備檔案室保存[5,7]。
3.2 明確劃定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍
歸檔內(nèi)容由兩部分組成:設(shè)備采購過程產(chǎn)生的文件和設(shè)備使用過程形成的資料。①申請及采購過程所產(chǎn)生的文件：采購申請和論證、公開招投標(biāo)書或采購合同、商務(wù)談判記錄、評標(biāo)和開標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、正式采購合同、售后服務(wù)協(xié)議、發(fā)票復(fù)印件(原件保存在財務(wù)檔案中)、標(biāo)準(zhǔn)配置的裝箱單、貨物運輸單據(jù)、安裝調(diào)試結(jié)果、驗收檢測證明、設(shè)備操作說明、維修技術(shù)資料，生產(chǎn)制造許可證、注冊登記證、銷售許可證。屬于嚴(yán)格監(jiān)管的特種設(shè)備，還需要有政府部門出具的技術(shù)鑒定和使用許可。屬于衛(wèi)生部、省衛(wèi)生廳嚴(yán)格配置的大型設(shè)備，必須要有醫(yī)療設(shè)備配置的許可證。屬于進口的設(shè)備，特別是享受國家免稅政策的進出口設(shè)備，還需要有機電設(shè)備的進口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單憑證、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、發(fā)票憑證、商品檢驗報告、注冊許可證等。②設(shè)備使用過程形成的資料有：設(shè)備的使用登記、開機負荷累積量、消耗品類型及數(shù)量統(tǒng)計、操作規(guī)程、故障維修記錄、固定資產(chǎn)的經(jīng)濟效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計、醫(yī)療診斷的陽性檢出率、報廢申請與審批記錄等等。
3.3 積極創(chuàng)新設(shè)備檔案的整理方法
檔案經(jīng)過初步簡單粗略整理后，仍然處于條理不清的狀態(tài)。只有經(jīng)過科學(xué)地整理，系統(tǒng)地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查閱使用。常規(guī)的整理過程是先按大類劃分并登記目錄，然后對每個類型進行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫(yī)療設(shè)備的檔案卷冊。對每份醫(yī)療設(shè)備文件進行編號，按規(guī)范對文件進行順序排列，最后編寫卷內(nèi)目錄：序號、文件號、責(zé)任人、文件標(biāo)題、日期、頁碼和備注。
查閱醫(yī)療設(shè)備檔案只需按類型瀏覽目錄，查詢某臺醫(yī)療設(shè)備的卷內(nèi)目錄，就可了解該設(shè)備的檔案具體明細表，為查閱者提供極大方便。當(dāng)然，隨著計算機管理信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案整理的方法需要管理人員去不斷創(chuàng)新[8]。例如，開發(fā)功能齊全的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，建立醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)計科學(xué)的檢索系統(tǒng)和針對不同需求的檢索工具，以適應(yīng)差異化的信息需求;設(shè)計完善的統(tǒng)計分析功能，為管理工作提供匯總信息。這就要求管理人員不斷更新知識，接受新事物，才能適應(yīng)新形勢的變化需要。
3.4 不斷拓展醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用領(lǐng)域
建立醫(yī)療設(shè)備檔案的工作目的和價值是廣泛被臨床醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)用，為醫(yī)院各項工作提供信息服務(wù)。檔案管理人員不僅要確保檔案資料的收集齊全，整理規(guī)范;同時更要求以認真、嚴(yán)謹、細致的工作作風(fēng)，給醫(yī)療設(shè)備檔案使用者提供高效的服務(wù)。真正使醫(yī)療設(shè)備檔案在提升本院的綜合診療水平，為醫(yī)院管理決策部門了解最新動態(tài)及新技術(shù)的開展等方面，提供有重要價值的醫(yī)療信息[9]。因此進一步加強醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理，是醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，是促進醫(yī)院全面發(fā)展的必然要求。
結(jié) 語
醫(yī)療設(shè)備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理人員要不斷提高專業(yè)知識水平和工作責(zé)任心，以細致、周到的工作，保證檔案資料的有效性和完整性。在現(xiàn)今信息時代要加強醫(yī)療設(shè)備檔案動態(tài)管理，及時收集和分析信息資源，充分發(fā)揮檔案信息的作用，為有計劃引進設(shè)備及合理選型提供科學(xué)依據(jù)，促進醫(yī)院管理工作的發(fā)展，推動醫(yī)療服務(wù)水平的提升，更好地為廣大群眾服務(wù)。
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土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料,隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的變化,農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多,城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地,農(nóng)戶土地承包狀況時常發(fā)生變動,這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要,一方面關(guān)系到切實維護農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益,另一方面有助于促進黨的農(nóng)村土地承包政策的落實與貫徹,事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護保障。
調(diào)查顯示,由于種種原因,當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化,保護措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導(dǎo)致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會經(jīng)濟的發(fā)展步伐,不符合《檔案法》的規(guī)定,更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。
二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作
各級單位要充分認識到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性,在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙嵡榈墓芾矸绞?加強責(zé)任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。
1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進行分級培訓(xùn)。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓(xùn),加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認識,促進各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進行全面的考核,考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容,在綜合培訓(xùn)中加強法律知識的培訓(xùn),以增強全員的法律意識。
2.明確管理責(zé)任,嚴(yán)格依法歸檔
各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責(zé)任,明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ),只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的,必須一式五份,縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份,還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。
一般來說,目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責(zé)任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。
3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量,規(guī)范收集整理
傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中,土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)審確保材料真實有效,要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標(biāo)識性和合法性;紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護的要求,不易損壞和失散。
及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責(zé)任到人,及時將合同信息及相關(guān)材料進行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應(yīng)編制目錄以備查詢。
（一）對檔案管理不重視
目前衛(wèi)生院檔案管理工作人員大部分不是專業(yè)的管理人才，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作也沒有足夠的重視，所以部分檔案管理工作人員的工作熱情降低，對管理工作的態(tài)度也以應(yīng)付居多，沒有足夠的耐心和責(zé)任心，很多人認為檔案管理就是抄抄寫寫，保管等事物性的工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要檔案不丟失，不泄密，能應(yīng)付檢查就行了，檔案管理沒有什么重要的事情要做。至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在衛(wèi)生院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
（二）檔案管理體制不夠健全，致使檔案管理工作不夠規(guī)范
目前絕大多數(shù)衛(wèi)生院都制定了較為健全的院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理模式。由于管理制度不完善造成檔案制度不健全，在的各項管理中，衛(wèi)生院制定了醫(yī)療、藥品、預(yù)防保健、行政后勤等各種管理制度，而涉及到檔案管理的卻很少，在各級的目標(biāo)管理中，一般也未將檔案管理納入考核中。對檔案缺少科學(xué)的分類管理，管理模式和手段比較落后，部分檔案資料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，應(yīng)該形成的重要檔案沒有形成，為今后的提供利用留下缺憾。檔案收集效率不高：在衛(wèi)生院管理中，各級衛(wèi)生院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
（三）缺少專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人員
由于較多的衛(wèi)生院對檔案管理工作不重視，因此，在很多的院中沒有設(shè)立專職的檔案管理人員，主要是通過招聘兼職人員進行簡單的管理。兼職人員流動性較強，不僅給工作交接帶來麻煩，也不利于檔案管理水平的提升。出于各種原因，衛(wèi)生院通常會為醫(yī)療技術(shù)人員提供大量的機會來提高自身的素質(zhì)和進行繼續(xù)教育，卻很少組織檔案管理人員進行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，這就使得檔案管理人員缺少專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理知識，他們的思想觀念、管理水平都停滯不前，無法更上社會和衛(wèi)生院的前進步伐，自然無法滿足衛(wèi)生院發(fā)展的需求。
二、提高檔案管理水平的措施
（一）思想上重視檔案管理
檔案管理工作是衛(wèi)生院工作不可分割的一部分。隨著社會的發(fā)展，在新時期下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足人們的需求，這就需要我們緊跟時代的腳步，改進和完善檔案管理工作中存在的問題，進一步推進檔案管理工作的水平，為衛(wèi)生院的發(fā)展添磚加瓦，使檔案工作更上一層樓。因此，衛(wèi)生院應(yīng)該定期組織人員進行對檔案管理重要性學(xué)習(xí)，在平時也要注意對檔案管理重要性的宣傳，提高整體的檔案管理意識。另外，院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入衛(wèi)生院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳衛(wèi)生院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與衛(wèi)生院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
（二）健全檔案管理體系
檔案是衛(wèi)生院發(fā)展的見證，它從各方面客觀、全面地反映衛(wèi)生院了在不同時期、不同背景下發(fā)生的重大事件以及重要工作，同時檔案對于衛(wèi)生院的發(fā)展起著保駕護航的作用，如在衛(wèi)生院的改革、建設(shè)文明行業(yè)，提高醫(yī)療質(zhì)量方面都扮演著不可替代的角色。因此，我們要制定合理的檔案管理制度。衛(wèi)生院首先要制定相對可靠和完善的檔案管理制度，并要求相關(guān)的管理人員對制度的內(nèi)容做到熟記在心，以此來改變檔案人員隨意、懶散的工作作風(fēng)；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作給予支持。另外，還要將檔案管理納入衛(wèi)生院發(fā)展規(guī)劃。檔案信息化管理應(yīng)緊密聯(lián)系衛(wèi)生院的發(fā)展戰(zhàn)略，領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到，只有領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，把檔案管理納入發(fā)展規(guī)劃，才能把衛(wèi)生院綜合檔案管信息化落到實處。
（三）提高檔案管理人員素質(zhì)
1．彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念?？茖W(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)是實現(xiàn)經(jīng)濟社會全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，惠及民生，其核心是“以人為本”。這是我們黨在十六屆三中全會上明確提出來，并在黨的十上被確定為全黨的指導(dǎo)思想。國家檔案局依據(jù)所學(xué)發(fā)展觀，在十六屆三中全會后，提出了“人的檔案最重要，最有價值”的新理念。在高校中，占主體地位的是學(xué)生，而不是領(lǐng)導(dǎo)，更不是校長，是學(xué)校主體中的重中之重，因此學(xué)生檔案最重要，最有價值。增設(shè)“學(xué)生類”檔案是對過去傳統(tǒng)的檔案管理觀念的徹底否定，它有利于學(xué)生對其個人檔案的查詢和利用，突出體現(xiàn)了“以人為本”的價值理念。眾所周知，在相當(dāng)長的一個歷史時期內(nèi)，我國的人事檔案是處在一種極度封閉的狀態(tài)，過分強調(diào)保密，公民個人根本無權(quán)查看自己的檔案，在高校中，學(xué)生也無權(quán)查看自己的檔案，對于自己檔案中的內(nèi)容處于一無所知的狀態(tài)，一些學(xué)生檔案中的不實之詞致學(xué)生在走向社會后，得不到公正對待而貽誤發(fā)展前途，以致影響一生的情況多有發(fā)生，而本人并不知曉其原因?！掇k法》明確提出并列舉了學(xué)生檔案包括的一些基本內(nèi)容，并強調(diào)學(xué)生本人是檔案形成的主體。對自己的檔案享有知情權(quán)。符合現(xiàn)代社會人事檔案必須陽光化的趨勢，從這個意義上來講，也彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念，體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)特征。
2.有利于高校學(xué)生檔案管理體制的規(guī)范。《辦法》實施五年來，縱觀各高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，用一句話概括，仍呈比較混亂的狀態(tài)。從表面上看，有的高校學(xué)生檔案由各院（系）管理，有的是研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學(xué)生處管理，有的由學(xué)校檔案部門管理。這種不統(tǒng)一性必然使學(xué)生檔案管理混亂，但這只是一種表象，而本質(zhì)問題則是由于管理體制不規(guī)范而造成的。因此，《辦法》在分析了高校檔案管理混亂原因的基礎(chǔ)上，明確提出了高校學(xué)生檔案歸檔案館管理，這是既體理了學(xué)生檔案的本質(zhì)特征又符合檔案工作規(guī)律的。實行高校檔案館管理的體制有諸多優(yōu)勢，但主要有兩個方面，一是人才優(yōu)勢。學(xué)生檔案有其自身的特點，不僅需要專人管理，更需要有具備檔案專業(yè)知識的人去管理。而學(xué)校各院（系）、學(xué)生處的工作人員，一般都是兼職做檔案工作，平時事務(wù)性工作就比較多，很難有專門的時間和精力來管理學(xué)生檔案，突擊整理學(xué)生檔案是家常便飯，由于他們一段都不具備檔案專業(yè)知識，因此常常感到力不從心，從近年來社會用人單位對學(xué)生檔案利用反饋中提出的諸多問題中可以看到這種管理形式帶來的各種負面后果，從這個角度上來講，只有高校檔案館的專門檔案人員才能真正勝任學(xué)生檔案管理工作。二是保管優(yōu)勢。檔案館以外的部門管理學(xué)生檔案，一般將檔案存放于普通的辦公用房中，檔案丟失、損毀時有發(fā)生，而高校檔案館有專門的庫房和保管設(shè)施，能夠從根本上保證學(xué)生檔案的完整與安全。此外，各部門管理學(xué)生檔案的做法，導(dǎo)致各部門之間責(zé)任互相推諉，造成學(xué)生檔案質(zhì)量差、可信度低，降低了學(xué)生檔案的利用質(zhì)量，不利于學(xué)生本人和社會各方面的查閱和利用。
3.有利于實現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一地管理黨和國家的全部檔案是我國檔案工作最重要、最根本的基本原則。高校檔案是國家檔案，而高校學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，因此，也是國家檔案，必須由檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著我國高等教育的發(fā)展辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，學(xué)生數(shù)量急劇增加，各高校逐步建立了檔案館或檔案信息中心，其目的就是實現(xiàn)對高校全部檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，維護高校檔案的完整與完全?！掇k法》在文件材料的歸檔范圍中，對學(xué)生類檔案的范圍做出了明確規(guī)定。主要包括高等教育學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育，學(xué)生的高中檔案入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這些材料既包括了學(xué)生個人檔案中的大部分內(nèi)容，也包括了教學(xué)檔案歸檔范圍中的部分內(nèi)容、即學(xué)生的“入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄”等是比較完整的學(xué)生檔案材料。校檔案館或檔案信息中心以此為標(biāo)準(zhǔn)，可對學(xué)生檔案形成院、系、班級進行指導(dǎo)，及時歸檔，保證學(xué)生檔案信息的完整，并與學(xué)校其他檔案信息共同構(gòu)筑館藏檔案信息資源體系，實現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一。
二、高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化的途徑
高校學(xué)生檔案要真正做到“檔如其人”，真實準(zhǔn)確地反映出大學(xué)生本人在校期間的成長歷程，其根本途徑就是實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化。
1.建立并不斷完善高校學(xué)生檔案規(guī)范化的制度體系?！掇k法》對“學(xué)生類”檔案的一些主要和基本的內(nèi)容做了規(guī)定，這是十分必要的，有指導(dǎo)意義，但是，通過什么樣的方式和途徑去收集和保管，各高校的做法不盡相同。因此，非常有必要在制度層面上做文章，國家有關(guān)部門應(yīng)制定具有較強針對性和較強操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實施細則和體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，對產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個環(huán)節(jié)的工作進行細化和提出基本規(guī)范要求，從而確保學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性。雖然我國高校的規(guī)模、所有制千差萬別，但各高校應(yīng)根據(jù)本校實際，明確由檔案部門牽頭，與各院系協(xié)同單位協(xié)作建立相應(yīng)的檔案工作制度去明確各自的職責(zé)。建立一個相對集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的不同模式。并建立考核評價制度，定期開展系統(tǒng)考核，強化過程管理和監(jiān)督。
2.充實檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量。《辦法》頒布以來，許多高校在學(xué)生檔案的內(nèi)容上，除保證基本的《辦法》所列舉的內(nèi)容外，結(jié)合自身的教育教學(xué)和人才培養(yǎng)的實際情況，沿著學(xué)生自身成長的軌跡，根據(jù)社會對人才的需求，進行豐富檔案內(nèi)容的各種有益嘗試，體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過程，從而實現(xiàn)“檔如其人”的目標(biāo)，這樣形成的學(xué)生檔案能夠涵蓋其全貌，為用人單位全面了解畢業(yè)生提供了準(zhǔn)確真實全面的信息，同時也為學(xué)生本人在日后的成長發(fā)展提供了鑒借依據(jù)。各高?，F(xiàn)階段對學(xué)生檔案的不斷充實基本集中在以下幾個方面：一是行為表現(xiàn)情況，反映學(xué)生思想道德素質(zhì)；二是身體健康情況，反映學(xué)生是否有一個健康的體魄。三是學(xué)生的心理素質(zhì)，反映學(xué)生的心理狀態(tài)，個性傾向和職業(yè)傾向。四是技能水平記錄情況，記錄學(xué)生參加各種技能水平的鑒定，能力水平考試等。五是社會實踐活動情況及效果，記錄學(xué)生在校任職情況及評價，參加大型活動，科技活動效果等，反映學(xué)生社會活動及社交情況。六是信用情況，個人信用是人們關(guān)注的重要品德，是現(xiàn)代社會關(guān)心的基本要素。經(jīng)過不斷充實，使學(xué)生檔案更具個性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的檔案現(xiàn)狀。為了保證充實工作，高校應(yīng)建立學(xué)生檔案信息動態(tài)跟蹤機制，及時收錄學(xué)生各種全面信息數(shù)據(jù)，動態(tài)地記錄大學(xué)生的成長歷程，豐富學(xué)生檔案信息資源。
3.運用現(xiàn)代科技推進學(xué)生檔案管理信息化。當(dāng)前，我國已進入信息化時代，高校招生、就業(yè)都已基本實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)管理，學(xué)生檔案在載體上已形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。高校應(yīng)充分利用電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，整合各方面信息資源，開發(fā)運用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)和電子檔案庫，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，為學(xué)生和社會提供各種學(xué)生檔案咨詢、查詢等服務(wù)，從而大大提高工作效率和優(yōu)勢。
