序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇會(huì)計(jì)檔案管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

首先，人民銀行總行制定的《中國人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》制定時(shí)間較早，內(nèi)容滯后，對檔案的立卷、保管和借閱、移交等程序規(guī)定得比較原則和籠統(tǒng)，隨著會(huì)計(jì)集中核算ACS系統(tǒng)和國庫會(huì)計(jì)TCBS系統(tǒng)的運(yùn)行上線，形成的會(huì)計(jì)資料種類和形式發(fā)生了改變，要求對會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、保管和交接等進(jìn)一步明確化和規(guī)范化，原《檔案管理規(guī)定》已不能適應(yīng)新形勢的需要。其次，一些基層央行對資金的管理比較重視，對會(huì)計(jì)檔案管理重視度不夠，沒有建立起一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等制度，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄、會(huì)計(jì)資料歸檔不完整、不及時(shí)

但在實(shí)際工作中，存在重業(yè)務(wù)管理、輕檔案管理的傾向，會(huì)計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié)，并未引起業(yè)務(wù)部門的足夠重視，會(huì)計(jì)資料歸檔不完整、不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理分散，存放場所不當(dāng)

目前基層央行會(huì)計(jì)檔案多實(shí)行分散管理，營業(yè)部門會(huì)計(jì)、國庫會(huì)計(jì)、縣支行營業(yè)會(huì)計(jì)日常核算憑證、賬簿由地市中心支行事后監(jiān)督中心集中保管，定期移交本行檔案管理部門管理，市縣兩級的財(cái)務(wù)開支檔案由會(huì)計(jì)管理部門自行保管，發(fā)行庫會(huì)計(jì)檔案由其自行保管。大多數(shù)基層央行并未建立起統(tǒng)一集中存放本單位所有檔案的綜合檔案室，檔案存放場所分散，存在較大的安全隱患。有的雖有專門的檔案室，但安全意識(shí)不強(qiáng)，沒有安裝防盜門窗設(shè)施等，防火、防潮、防蟲等設(shè)施不齊全。

（四）檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，檔案利用率低

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在中央銀行會(huì)計(jì)核算領(lǐng)域已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，電子信息正逐漸取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)信息，會(huì)計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理已是信息化時(shí)展的客觀需要。但是基層央行檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后，有的支行雖然有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，但是使用的計(jì)算機(jī)機(jī)型不一，規(guī)格不齊，沒有建立起一套既能檢索文件又能管理檔案信息的專門的檔案管理軟件系統(tǒng)，檔案的管理與利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，影響了基層央行檔案的利用效率。

二、強(qiáng)化基層央行會(huì)計(jì)檔案管理工作的建議

（一）依據(jù)總行《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》制定細(xì)化

辦法，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度1.現(xiàn)行的《中國人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》內(nèi)容滯后，對于會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、交接等規(guī)定得比較籠統(tǒng)，指導(dǎo)性、原則性較強(qiáng)，可操作性差?；鶎友胄幸鶕?jù)本行的實(shí)際情況，根據(jù)新系統(tǒng)產(chǎn)生的資料種類和范圍，制定適應(yīng)現(xiàn)時(shí)需要的、統(tǒng)一的、細(xì)化的實(shí)施辦法。2.整合現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、借閱、保管、移交、銷毀等程序，統(tǒng)一指導(dǎo)營業(yè)會(huì)計(jì)、國庫會(huì)計(jì)、貨幣金銀會(huì)計(jì)資料等的收集、整理和歸檔，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，使會(huì)計(jì)檔案工作有章可循。

（二）提高會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，及時(shí)整理檔案資料

各業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，應(yīng)提高會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，充分重視檔案管理工作。會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)完成后，要及時(shí)裝訂，保證會(huì)計(jì)資料完整。相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)按時(shí)間和流水號(hào)對會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理、組卷，認(rèn)真細(xì)致地檢查原始會(huì)計(jì)憑證是否齊全、完整，裝訂粘貼是否規(guī)范、牢固，憑證封面要素填寫是否準(zhǔn)確全面，并確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性，同時(shí)會(huì)計(jì)檔案要體現(xiàn)一定的美觀性。對于整理完后的會(huì)計(jì)檔案，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒絕”，各會(huì)計(jì)部門應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門，并認(rèn)真辦理移交手續(xù)。

（三）實(shí)施會(huì)計(jì)檔案集中管理，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映基層央行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，對基層央行會(huì)計(jì)工作的開展、工作方法的改進(jìn)及相關(guān)審計(jì)審核工作都有著重要的意義?；鶎友胄袘?yīng)克服辦公經(jīng)費(fèi)、用房緊張的困難，成立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理單位營業(yè)部門會(huì)計(jì)、發(fā)行會(huì)計(jì)、國庫會(huì)計(jì)和基建會(huì)計(jì)、機(jī)關(guān)文書等檔案資料，組織和提供對檔案資料的調(diào)閱、開發(fā)和利用。建立會(huì)計(jì)檔案保管的專用庫房，盡量做到防盜設(shè)施齊全，配備空調(diào)、滅火器、溫濕度計(jì)等，防止檔案損毀、丟失及泄露。嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，對于歸還的檔案，要認(rèn)真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會(huì)計(jì)檔案散失、抽換或缺損，確保檔案資料不丟失，不泄密。

（四）推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)，提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率

篇（2）

當(dāng)前，許多企業(yè)建立了局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了相關(guān)會(huì)計(jì)信息的無紙化傳遞。這些雖然利于會(huì)計(jì)檔案資源共享，提高工作效率。但同時(shí)，會(huì)計(jì)工作人員只要獲得相關(guān)職責(zé)權(quán)限就可進(jìn)行會(huì)計(jì)信息修改，沒有了紙質(zhì)檔案的修改痕跡，使得篡改會(huì)計(jì)檔案簡單化。

(二)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在安全隱患

目前通用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的功能主要包括:遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上銀行等?；诰W(wǎng)絡(luò)技術(shù)，企業(yè)提高了會(huì)計(jì)文檔的多方位檢索速度，可以進(jìn)行網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送，使會(huì)計(jì)工作變得簡單、快捷。但眾所周知，網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客伺機(jī)而動(dòng)，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中病毒或被黑客攻擊，不僅會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案的遺失、篡改，甚至?xí)孤镀髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)信息。

(三)會(huì)計(jì)軟件升級與檔案讀取不兼容

在電子信息技術(shù)下，會(huì)計(jì)工作的錄入需要相應(yīng)的電算化軟件予以支持。而會(huì)計(jì)軟件的使用，又對計(jì)算機(jī)的硬件配置提出了一定的要求，不滿足配置的計(jì)算機(jī)無法安裝或運(yùn)行軟件。同時(shí)由于會(huì)計(jì)電算化的軟件升級換代很快，在不同的版本下會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)有可能不同，有的單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，造成會(huì)計(jì)電算化檔案不能被調(diào)閱。

二、完善會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

(一)明確會(huì)計(jì)檔案保管路徑，設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理專崗

鑒于目前紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并存的情況，企業(yè)應(yīng)按會(huì)計(jì)期間、會(huì)計(jì)資料內(nèi)容進(jìn)行分類管理，明確保管路徑及保管形式，如電子檔案必須光盤和移動(dòng)硬盤雙重存儲(chǔ)，以防損壞，不可讀。同時(shí)，設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理專崗并安排專人負(fù)責(zé)，建立會(huì)計(jì)檔案管理路徑查詢手冊，注明雙重歸檔下的存放、存儲(chǔ)路徑。

(二)明確會(huì)計(jì)工作權(quán)限，建立電子信息修改的備查簿

建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格實(shí)行崗位責(zé)任制。建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電子會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限，如：普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用。同時(shí)，要求會(huì)計(jì)軟件開發(fā)商，但凡登陸軟件進(jìn)行操作，必留登陸痕跡，并選擇登陸任務(wù)，比如是完成新會(huì)計(jì)事項(xiàng)的錄入還是修改工作等。同時(shí)建立電子信息修改備查簿，對修改事項(xiàng)進(jìn)行登記，以防私自篡改。

(三)建立內(nèi)外網(wǎng)分級會(huì)計(jì)信息錄入機(jī)制

將局域網(wǎng)和外網(wǎng)分級使用錄入，分離授權(quán)。注重網(wǎng)絡(luò)的管理，建立內(nèi)外網(wǎng)的使用準(zhǔn)入機(jī)制。盡量不要在網(wǎng)絡(luò)上傳遞有關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。必須要通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的，應(yīng)通過添加密碼或其他加密措施保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。

(四)注意會(huì)計(jì)軟件供應(yīng)商的選擇，設(shè)置專門電子計(jì)算機(jī)維護(hù)崗

由于電子信息技術(shù)的不斷更新，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的高速發(fā)展，會(huì)計(jì)工作不是一成不變的，會(huì)計(jì)軟件也是不斷升級調(diào)整的。這就要企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件供應(yīng)商選擇的時(shí)候，要選擇售后完善的，技術(shù)過硬的公司，保證會(huì)計(jì)軟件在升級后，不僅能進(jìn)行現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理，也能對以往的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行調(diào)取、讀取，以防電子會(huì)計(jì)檔案形同虛設(shè)，無法使用。

篇（3）

二、對于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理中強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作的建議

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視會(huì)計(jì)檔案工作

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的價(jià)值，高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，將醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理列入醫(yī)院財(cái)務(wù)部門和檔案室工作的重點(diǎn)來抓，經(jīng)常深入進(jìn)行督導(dǎo)檢查。

（二）要健全并且推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理

責(zé)任體制，按崗負(fù)責(zé)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案材料的存檔工作，必須由醫(yī)院的會(huì)計(jì)工作人員親自進(jìn)行，需要在醫(yī)院財(cái)務(wù)部門合理設(shè)置一些專職或兼職的會(huì)計(jì)檔案管理員，出納人員不得越權(quán)或同時(shí)執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理工作，對于會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)整理存檔，集中管理保持，方便今后可以進(jìn)行查詢。

（三）完善補(bǔ)充會(huì)計(jì)檔案管理制度

應(yīng)完善醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案查詢、復(fù)制登記制度。首先必須堅(jiān)強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案的保密措施，一般情況會(huì)計(jì)檔案在數(shù)量上為單份，故務(wù)必在會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制和相關(guān)的查詢的過程中加強(qiáng)管理。當(dāng)所被查詢的會(huì)計(jì)檔案查詢完畢，必須及時(shí)進(jìn)行收回存檔，嚴(yán)格保證會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的嚴(yán)密。

（四）加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案銷毀程序的監(jiān)管

在會(huì)計(jì)檔案的管理中，銷毀工作絕對不可馬虎，必須嚴(yán)格按照流程來，認(rèn)真執(zhí)行。對于會(huì)計(jì)檔案的保管工作，一般按照時(shí)限確定分為永久性保存和規(guī)定最低保存期兩類，只有未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證、其他未了事項(xiàng)的原始憑證這種情況除外，其余只要保存期滿的會(huì)計(jì)檔案可以讓醫(yī)院檔案室和醫(yī)院會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)一起提出銷毀意見，并且要進(jìn)行銷毀明細(xì)的編制，必須清晰的列出要進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案的所有重要信息，其中包括要決定進(jìn)行銷毀的檔案的名稱、所在檔案號(hào)，冊數(shù)、起止日期、所屬卷號(hào)、應(yīng)保管和已保管時(shí)間、銷毀日期等，在經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審查并批準(zhǔn)同意后按銷毀流程嚴(yán)格執(zhí)行。

（五）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性建設(shè)

篇（4）

歸檔管理的會(huì)計(jì)檔案材料是財(cái)務(wù)管理工作中直接產(chǎn)生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統(tǒng)性和連貫性，成為可以作為法庭證據(jù)的依據(jù)性材料。為了保證會(huì)計(jì)檔案管理的合法有效，國家不僅在《會(huì)計(jì)法》中對會(huì)計(jì)檔案的管理做出了明確規(guī)范，并且專門制定、頒布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》予以規(guī)范，這在其他門類檔案中是不多見的。在此基礎(chǔ)上，各個(gè)大型國有企業(yè)包括我公司在內(nèi)都制訂了專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度，使會(huì)計(jì)檔案成為企業(yè)檔案管理中最為規(guī)范、明確、高效的門類之一。

(二)來源的特殊性

由于企業(yè)的自身特點(diǎn)，使檔案管理的前期階段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時(shí)移交，成為檔案管理中最難以規(guī)范化管理的階段。因?yàn)闅w檔材料的形成主體成分眾多，素質(zhì)參差不齊；歸檔材料產(chǎn)生的時(shí)間、處所及環(huán)境條件各異，所以歸檔材料質(zhì)量的可控性較難提高，會(huì)計(jì)檔案的來源同樣存在這些問題。雖然會(huì)計(jì)檔案歸檔材料是由專業(yè)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)及會(huì)計(jì)人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進(jìn)行過審查，但是會(huì)計(jì)憑證來源各異，數(shù)量繁多；會(huì)計(jì)賬簿專業(yè)性強(qiáng)，分類嚴(yán)格；其他會(huì)計(jì)資料種類繁雜，難以準(zhǔn)確分辨，這些特點(diǎn)在其它門類的檔案中都是不多見的。此外，對于會(huì)計(jì)檔案歸檔材料積累、整理方法、質(zhì)量及歸檔時(shí)間界定等要素均有明確、嚴(yán)格的規(guī)定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時(shí)間上，當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門自行保管一年，待下一個(gè)年度才移交歸檔；在整理方法上，會(huì)計(jì)檔案歸檔材料是由會(huì)計(jì)人員而不是檔案人員負(fù)責(zé)組卷及裝訂，以確保卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

(三)管理的特殊性

會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的直接憑證，與企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的聯(lián)系非常緊密。因此，會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍必須涵蓋經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，必須如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)各環(huán)節(jié)之間的客觀聯(lián)系，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須對企業(yè)財(cái)務(wù)部門和會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)工作有一定程度的了解并積極配合；會(huì)計(jì)檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個(gè)檔次，這是會(huì)計(jì)檔案獨(dú)有的特點(diǎn)；由于會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，特別是短期保存的數(shù)量大，需要經(jīng)常進(jìn)行價(jià)值鑒定和及時(shí)銷毀。在我公司，只有會(huì)計(jì)檔案能夠做到定期組織進(jìn)行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區(qū)別。

(四)利用的特殊性

由于會(huì)計(jì)檔案涉及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，具有明顯的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和嚴(yán)格的保密要求，必須依法依規(guī)嚴(yán)格管理，無關(guān)人員不應(yīng)當(dāng)接觸。因此要求企業(yè)檔案部門做出適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案自身特點(diǎn)的專門規(guī)定，對利用會(huì)計(jì)檔案的主體、時(shí)間、地點(diǎn)及管理要求做出明確、細(xì)致的要求。要對利用者的資格進(jìn)行限制和審查，采取措施保證在利用會(huì)計(jì)檔案的過程中不致造成失密、泄密，要規(guī)定明確的利用程序并對整個(gè)利用過程實(shí)行嚴(yán)格有效的監(jiān)督管理，在確保館藏會(huì)計(jì)檔案完整與安全的前提下，積極開發(fā)館藏會(huì)計(jì)檔案信息資源。

(五)信息化管理的特殊性

自2005年我公司檔案信息化建設(shè)起步以來，由于各門類檔案信息化建設(shè)難度不一，因此進(jìn)展步伐也各不相同，而會(huì)計(jì)檔案信息化就是其點(diǎn)比較鮮明的一類。可以說，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的速度是最快的，又是最慢的。所謂進(jìn)度最快，即會(huì)計(jì)檔案是最先完成案卷目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的門類；所謂進(jìn)度最慢，即直到今天，我們也沒有完成會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，更不用說檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)了。事實(shí)上，會(huì)計(jì)檔案本身的特點(diǎn)已經(jīng)決定，后兩個(gè)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)既沒有必要性也沒有可行性。這個(gè)特點(diǎn)與其它門類檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作日新月異的局面形成鮮明的對比。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)用方法

(一)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立和實(shí)施控制

會(huì)計(jì)檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅(jiān)持“照制度辦事，按程序操作”的要求。

1.在制度建設(shè)方面應(yīng)當(dāng)抓好三個(gè)層次的工作：一是制訂專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度；二是在國家相關(guān)法規(guī)修訂、企業(yè)實(shí)際情況變化等情況下，應(yīng)及時(shí)對會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行修訂；三是在實(shí)際工作中，應(yīng)逐步建立健全會(huì)計(jì)檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會(huì)計(jì)檔案的管理真正處于有規(guī)可依、有章可循的良性環(huán)境。

2.在制度落實(shí)方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實(shí)施和閉環(huán)控制，確保管理制度落到實(shí)處。應(yīng)當(dāng)做到三個(gè)納入：一是將檔案管理制度（包括會(huì)計(jì)檔案管理制度）納入企業(yè)的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二是將檔案管理制度的內(nèi)容納入職工培訓(xùn)課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實(shí)施納入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍，與各單位的工作績效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實(shí)執(zhí)行。

(二)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制

歸檔前控制是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是一個(gè)容易被忽視的環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中同樣如此。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案在歸檔之前都是由專業(yè)會(huì)計(jì)人員管理，往往使檔案人員產(chǎn)生“會(huì)計(jì)檔案是歸檔前管理最規(guī)范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制。我們在長期的管理實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須提高對歸檔前控制這個(gè)環(huán)節(jié)重要性的認(rèn)識(shí)，必須采取有效手段確保檔案歸檔環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率。會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容。首先是對歸檔材料進(jìn)行現(xiàn)狀調(diào)研，切實(shí)掌握歸檔單位分管領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人是否有變化，弄清應(yīng)歸檔材料的數(shù)量及保管現(xiàn)狀，以及可能影響歸檔工作進(jìn)度與質(zhì)量的其它情況，做到心中有數(shù)；其次是要與歸檔單位的領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人保持溝通，建立經(jīng)常、及時(shí)、良性的信息交流；第三是針對調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行有的放矢的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，包括宣傳會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責(zé)任人員發(fā)生變動(dòng)后，這項(xiàng)工作的重要性更是不言而喻。一般來說，歸檔前管理工作越及時(shí)、主動(dòng)、細(xì)致，會(huì)計(jì)檔案材料的接收歸檔工作就會(huì)越順利。

(三)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案材料的接收歸檔

會(huì)計(jì)檔案的接收歸檔工作是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理不可缺少的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，必須按照“規(guī)范、明確、高效”的要求有序進(jìn)行。從上世紀(jì)九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過春節(jié)，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上制訂印發(fā)當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案歸檔計(jì)劃，確定各單位的歸檔次序、時(shí)間安排、歸檔材料內(nèi)容、歸檔手續(xù)以及聯(lián)系方式，當(dāng)然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計(jì)劃的可執(zhí)行性。然后就是為歸檔材料的進(jìn)館做好必要的準(zhǔn)備，包括柜架的規(guī)劃安排、位置調(diào)整、裝具準(zhǔn)備等各項(xiàng)工作，在此期間往往還要關(guān)注與指導(dǎo)歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進(jìn)度與質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案歸檔材料的接收工作既是技術(shù)活也是體力活。按照交接清單逐卷清點(diǎn)，核對名稱、編號(hào)、數(shù)量，精神高度集中，不敢稍有懈?。灰痪頇n案不過一兩斤重，但是要連續(xù)將幾千卷檔案在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行清點(diǎn)、搬運(yùn)、消毒、上架，不僅要求有較強(qiáng)的手腦協(xié)調(diào)能力，還要求有較好的身體素質(zhì)。

(四)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的安全保護(hù)

會(huì)計(jì)檔案接收入庫以后，雖然組卷、裝訂環(huán)節(jié)的工作已由會(huì)計(jì)人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進(jìn)入，消毒時(shí)間不需要太長；而會(huì)計(jì)檔案是已經(jīng)裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進(jìn)入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當(dāng)降低檔案的擺放密度，適當(dāng)延長消毒時(shí)間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會(huì)計(jì)檔案的裝具即卷盒種類多、規(guī)格多。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的外形尺寸各不相同，因此除了會(huì)計(jì)報(bào)表與其它會(huì)計(jì)材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)賬簿量身定做了不同規(guī)格的卷盒。第三，會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)、保密管理要求高。我公司于2013年為會(huì)計(jì)檔案庫房安裝了帶指紋鎖的門禁系統(tǒng)，改進(jìn)了防盜實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，進(jìn)一步提高了會(huì)計(jì)檔案的安全防護(hù)水平。此外，還有會(huì)計(jì)檔案案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經(jīng)常進(jìn)行倒架調(diào)整，比其它檔案管理頻繁得多；會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量最多，庫房面積最大，日常清潔衛(wèi)生工作量也最大。這些工作看起來瑣碎，但是缺一不可。

(五)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的利用管理

利用會(huì)計(jì)檔案最重要的就是要把握好開發(fā)檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關(guān)系。首先，利用會(huì)計(jì)檔案的主體必須是持證上崗的專業(yè)會(huì)計(jì)人員，因此檔案部門應(yīng)當(dāng)掌握本企業(yè)的持證會(huì)計(jì)人員名單，并且定期與財(cái)務(wù)管理部進(jìn)行溝通，對名單進(jìn)行更新；其次，利用會(huì)計(jì)檔案必須事先經(jīng)公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)，并有檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會(huì)計(jì)檔案必須在檔案部門設(shè)置的專用閱檔室內(nèi)進(jìn)行，必須有會(huì)計(jì)檔案管理人員現(xiàn)場服務(wù)，閱檔室內(nèi)還應(yīng)當(dāng)配備監(jiān)控?cái)z像頭、電話等必要設(shè)施；第四，如果需要復(fù)制檔案，必須在審批手續(xù)中明確說明，并由會(huì)計(jì)檔案管理人員在檔案部門內(nèi)部進(jìn)行。

(六)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的鑒定及銷毀

到期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最終環(huán)節(jié)，也是考驗(yàn)一個(gè)檔案工作者素質(zhì)的試金石。美國國家檔案館前館長、著名檔案學(xué)家巴克先生曾經(jīng)告誡我們：“人類的檔案遺產(chǎn)具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個(gè)人類的損失?！边@句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的質(zhì)量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業(yè)總會(huì)計(jì)師擔(dān)任組長，財(cái)務(wù)部門、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員參加。其次應(yīng)由檔案人員制作案卷級鑒定清冊，并確保清冊的內(nèi)容與提交鑒定的檔案在順序、數(shù)量、內(nèi)容各方面準(zhǔn)確對應(yīng)。第三，采用逐卷鑒定的方法對到期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。在鑒定前，應(yīng)要求參加鑒定的會(huì)計(jì)人員事先做好相應(yīng)準(zhǔn)備，對提交鑒定的檔案是否涉及未辦結(jié)的債權(quán)債務(wù)，是否涉及正在辦理的違法違紀(jì)案件等內(nèi)容要心中有數(shù)，以免造成珍貴證據(jù)的滅失。第四，鑒定工作結(jié)束后，檔案管理人員要按照鑒定結(jié)論，將經(jīng)過鑒定的檔案分為兩個(gè)部分，對應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保存的檔案重新標(biāo)識(shí)、消毒、回庫；對應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案建立銷毀清冊，辦理審批手續(xù)后，送到有資質(zhì)的銷毀單位，采用化紙漿的方式進(jìn)行銷毀。最后，將銷毀清冊等鑒定工作資料完成簽字手續(xù)后，及時(shí)歸檔，永久保存。

(七)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)要點(diǎn)

我們必須清醒地認(rèn)識(shí)到，無論會(huì)計(jì)檔案有什么樣的特殊性，信息化建設(shè)都是會(huì)計(jì)檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉(zhuǎn)移的客觀規(guī)律。首先，扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)工作是信息化建設(shè)不可缺少的前提條件；其次，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，并且應(yīng)與整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)同步進(jìn)行；第三，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的實(shí)際情況，遵循其自身的客觀規(guī)律，實(shí)事求是地進(jìn)行。我們的設(shè)想是，對于會(huì)計(jì)賬簿類，數(shù)據(jù)庫建設(shè)到案卷級；在其他三個(gè)類別中，對于已經(jīng)歸檔的檔案，數(shù)據(jù)庫建設(shè)到案卷級，對于今后歸檔的檔案，在財(cái)政部下發(fā)的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作方案》正式實(shí)施后，根據(jù)實(shí)際情況，可能直接建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。因?yàn)檫@個(gè)方案將對現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案形成方式和載體形式做出重要調(diào)整：除會(huì)計(jì)憑證類繼續(xù)采用紙質(zhì)載體外，其它三類材料即會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)表類和其它會(huì)計(jì)材料類都將可能全部或者大部分采用電子載體，不再采用紙質(zhì)載體。這必將會(huì)使會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)生相當(dāng)大的變革，我們應(yīng)當(dāng)盡早做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。

篇（5）

一、軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的緊要性

在軍隊(duì)信息化建設(shè)的過程中以及未來的信息化戰(zhàn)爭中，財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財(cái)務(wù)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是搞好軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。

軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案快速向信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、查閱頻繁的方向發(fā)展，對傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理手段和方法提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。隨著國家和軍隊(duì)財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一年內(nèi)進(jìn)行幾次調(diào)整；各種指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)，每年都可能變；各種會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表、決算每年都有不同的內(nèi)容，同時(shí)要求不但反映當(dāng)年度經(jīng)費(fèi)活動(dòng)情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經(jīng)費(fèi)活動(dòng)情況；各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)，項(xiàng)目越來越雜，如軍隊(duì)干部工資標(biāo)準(zhǔn)1980年前只有24個(gè)，而現(xiàn)在猛增了十幾倍之多，各類補(bǔ)助項(xiàng)目也有數(shù)十個(gè)，信息采集的工作量日益增大。這些都給軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作增加了難度。在財(cái)務(wù)檔案的查閱方面，總部定期出版《財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度匯編》和《財(cái)務(wù)文件匯編》，這確實(shí)解決了檔案管理中的不少問題，但是，這些匯編資料缺乏全面性、連續(xù)性和時(shí)效性，一些標(biāo)準(zhǔn)或制度很快過時(shí)而又得不到及時(shí)刷新，重新整理出版的周期長，往往是計(jì)劃趕不上變化，而且又要消耗大量人力和財(cái)力。

電子財(cái)務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn)，能夠很好地適應(yīng)軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。電子財(cái)務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，電子財(cái)務(wù)檔案有許多特點(diǎn)：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

正如上面所述，電子財(cái)務(wù)檔案或財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn)，但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn)，因此，即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。

二、軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的主要內(nèi)容

一是搞好數(shù)據(jù)的挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都是建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，必須建立軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)帳簿、指標(biāo)文件、工作資料等等，建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。轉(zhuǎn)二是搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。檔案的最大價(jià)值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔，以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢?？傊?，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越，整合財(cái)力資源、人力資源，提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

三是搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)，做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用檔案。財(cái)務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理問題是不行的，必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個(gè)問題提出多種方案，并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

三、軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的基本措施

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復(fù)雜性，需要統(tǒng)籌考慮。

篇（6）

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理在實(shí)際使用中最為明顯的優(yōu)勢，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、傳送和存儲(chǔ)的，所以，在數(shù)據(jù)信息的更改、修正、復(fù)制和重置等一系列相關(guān)處理問題上變得十分快捷和方便。同時(shí)，由于會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)磁介質(zhì)自身的特點(diǎn)，使得會(huì)計(jì)數(shù)字化檔案的體積盡管很小，但其數(shù)據(jù)容量卻很大，存儲(chǔ)空間也變得異常巨大，可以存儲(chǔ)非常多的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息。會(huì)計(jì)數(shù)字化檔案的這些突出特點(diǎn)，使得其在實(shí)際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節(jié)省管理和處理時(shí)間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。

2.有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息資源的資源共享。

由于會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理是建立在會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)基礎(chǔ)之上的，強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)體系使得會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理很方便地就可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息資源的共享共用。會(huì)計(jì)檔案的各類、各級需求用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)所提供的用戶權(quán)限，就可以通過網(wǎng)絡(luò)順利地直接訪問會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理資源庫。用戶可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息資源的各種查詢、調(diào)檔、下載、獲取、傳送、存儲(chǔ)和相關(guān)利用，從而實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案信息資源的共享共用。

二、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的措施

1.實(shí)現(xiàn)內(nèi)部、外部、物流和資金流會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化采集與處理。

對于單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化采集和處理，由于僅限于單位內(nèi)部數(shù)據(jù)的流通，因此相對比較簡單，工作流程也一目了然，一般是通過相應(yīng)的會(huì)計(jì)數(shù)字化管理軟件進(jìn)行原始單據(jù)和憑證的數(shù)字化收集與處理。對于單位外部會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化采集和處理，由于涉及到單位與單位之間，以及單位與相關(guān)上級管理機(jī)關(guān)之間的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息交換與傳送，因此，需要進(jìn)行嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化采集與處理，目的是為了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的順利傳送與交換。對于物流環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，在數(shù)字化采集與處理過程中，可以充分利用先進(jìn)的數(shù)字化識(shí)別技術(shù)，如OCR圖像識(shí)別技術(shù)和RFID無線射頻識(shí)別技術(shù)，以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化的技術(shù)方法，將其存儲(chǔ)于會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫中。

2.建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和原則。

通過會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)對內(nèi)部、外部、物流和資金流會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化采集與處理后，為保證會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一規(guī)范，便于數(shù)字化管理，還需要制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，便于數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的自由統(tǒng)一交換與和傳遞。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)是確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、原始性和實(shí)用性。真實(shí)性是要確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)與內(nèi)容的真實(shí)可靠，因?yàn)閿?shù)字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進(jìn)行了改變，它所反映的檔案內(nèi)容是不應(yīng)有任何變化的。原始性是指有時(shí)用戶需要具有原始性特征的會(huì)計(jì)檔案，需要通過數(shù)字化手段保留下會(huì)計(jì)檔案的原貌狀況，確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)和信息經(jīng)得起真?zhèn)伪孀R(shí)，以及對數(shù)據(jù)和文字信息的?？保罱K確保處理和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)信息內(nèi)容與原件相互對應(yīng)與吻合，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息和文件的不一致或損毀情況。

3.建立會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)。

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)或各類單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)在線報(bào)銷系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的優(yōu)勢是將紙質(zhì)的簽字和審批形式轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)化的審核形式，它的最大優(yōu)勢，一則可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。會(huì)計(jì)原始單據(jù)報(bào)銷實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，便于利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字化數(shù)據(jù)采集和處理，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與計(jì)算。二則可以提高工作效率。它可以簡化會(huì)計(jì)報(bào)銷流程，可以極大地節(jié)省報(bào)銷人和各級相關(guān)審核領(lǐng)導(dǎo)用于報(bào)銷流程的時(shí)間和精力，從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對于自己報(bào)銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內(nèi)容的快速查詢，也便于相關(guān)管理人員對于會(huì)計(jì)報(bào)銷流程、各單位資金使用情況，以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這是由于網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)將所有已經(jīng)通過審批的會(huì)計(jì)報(bào)銷數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入到財(cái)務(wù)處理模塊，實(shí)現(xiàn)了與主流財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，因此，可以確保會(huì)計(jì)報(bào)銷數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4.建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是由若干子系統(tǒng)組成的，包括會(huì)計(jì)檔案管理子系統(tǒng)、智能核算信息轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)光盤生成子系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)獨(dú)立查詢子系統(tǒng)，他們分別具有檔案案卷管理、財(cái)務(wù)文檔管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、報(bào)表數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、生成數(shù)據(jù)光盤、生成存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和檔案查詢等主要功能。通過核算數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和檔案管理功能，可以有效地解決在不同的歷史時(shí)期，以及采用不同的會(huì)計(jì)檔案管理方式所帶來的歷史數(shù)據(jù)整合，從而保障各種會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息資源在系統(tǒng)中得以體現(xiàn)和反映。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，可以將紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，并通過采用權(quán)限設(shè)置、密碼保護(hù)和身份驗(yàn)證等保密措施加以利用。

5.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息資源的區(qū)別共享。

會(huì)計(jì)檔案的存在價(jià)值更多地要體現(xiàn)在利用上，這種利用不僅包括本單位用戶的利用，還應(yīng)該包括相關(guān)單位用戶，甚至更大范圍內(nèi)的共享利用，這就需要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息的資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，無法實(shí)現(xiàn)資源共享的會(huì)計(jì)檔案，其存在和利用價(jià)值將會(huì)大打折扣。當(dāng)然，資源共享并非意味著可以任意地、無限制地濫用，而是在遵循相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案資源利用規(guī)定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根據(jù)各單位的不同具體情況，對會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源實(shí)行分級、分網(wǎng)、分權(quán)限地共享利用。可以將可資源共享的用戶劃分為會(huì)計(jì)人員、會(huì)計(jì)檔案管理人員、上級管理人員、財(cái)務(wù)部門主管、其他個(gè)人用戶，他們根據(jù)自己所擁有的相應(yīng)權(quán)限，可以利用相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息資源。

三、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的安全保障

1.重視會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全管理。

在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的工作過程和服務(wù)過程中，要將安全管理放在重要位置，強(qiáng)化安全意識(shí)，采取安全措施，進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評估，建立一整套安全標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著21世紀(jì)逐漸進(jìn)入到信息時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代、云計(jì)算時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的有機(jī)融合，都為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源的獲取、存儲(chǔ)、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而，科學(xué)技術(shù)是一把雙刃劍，有一利必有一弊，在會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源巨大便利性的同時(shí)，隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此，為了防患于未然，需要加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理過程中的安全管理。當(dāng)然，任何安全措施都具有相對性，絕對安全的防范措施是很難實(shí)現(xiàn)的，只有采取多重安全保護(hù)措施，才可以將會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源的安全性盡可能地提高。

篇（7）

一電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化就是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子枝術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程。其特點(diǎn)如下：

1、載體的變化。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要保存電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。

2、電子會(huì)計(jì)檔案載體性質(zhì)的特點(diǎn)。電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素影響。

3、電算化會(huì)計(jì)檔案在工作中的特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，在工作中具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后，才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算處理。這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是電算化會(huì)計(jì)運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會(huì)計(jì)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的查詢資料，所以，必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。

4、電算化會(huì)計(jì)工作對工作人員素質(zhì)的要求。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求從事人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)，同時(shí)，對個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。

二、當(dāng)前企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

1、會(huì)計(jì)檔案載體的雙重性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人對會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，一些企業(yè)只將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響了會(huì)計(jì)檔案的完整性。

2、電算化會(huì)計(jì)檔案性質(zhì)延伸的問題。有的企業(yè)沒有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

3、管理制度不完善。沒有完善的管理制度和工作人員的職責(zé)，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象可能會(huì)發(fā)生。

4、缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。一般單位只注意到對會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)，忽視對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)。

三、改善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的方法

1、完善硬件設(shè)施。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，作為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的輸出工具；選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算會(huì)計(jì)軟件，強(qiáng)化系統(tǒng)安全防護(hù)功能，如對聯(lián)網(wǎng)電腦進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為修改。

2、完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。一是建立電算化會(huì)計(jì)檔案歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化工作開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保管。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并備份。二是建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放。做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。三是建立嚴(yán)格的借閱制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。四是建立定期備份制度。

篇（8）

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，它承載了一個(gè)企業(yè)的興衰記憶和發(fā)展歷程，是一項(xiàng)維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌的工作，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的需要，同時(shí)也是社會(huì)效益的需要。企業(yè)檔案收集是企業(yè)檔案的基石，它直接影響著檔案的完整，并體現(xiàn)企業(yè)檔案的管理水平。企業(yè)如果沒有資料的收集，企業(yè)檔案部門也就無所謂檔案的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用工作。因此，檔案收集工作，是檔案部門開展一系列工作的前提。企業(yè)檔案有文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和人事檔案等部分組成。在這里我淺說化工企業(yè)科技檔案方面的收集工作。一個(gè)企業(yè)如要更好完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地做好科技檔案的收集工作，本人認(rèn)為要做好如下幾點(diǎn)：

一、積極開展各種形式的宣傳活動(dòng)，提高全員、特別是管理層的檔案管理意識(shí)，取得管理層的高度重視和支持

為確保歸檔的順利，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關(guān)的法規(guī)、條例，制定企業(yè)相應(yīng)的科技檔案管理辦法，明確崗位職責(zé)及相應(yīng)的歸檔流程，規(guī)范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業(yè)科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍忌a(chǎn)活動(dòng)的科技文件，科技檔案是直接反映企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科技和設(shè)計(jì)活動(dòng)的直接記錄，歸檔保存的科技文件材料，是把人們在生產(chǎn)、建設(shè)、科研和設(shè)計(jì)等工作中形成的科技文件材料通過各有關(guān)單位、生產(chǎn)技術(shù)部門集中收集而成的。然而企業(yè)科技檔案所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性很強(qiáng)，難以計(jì)量，不能為企業(yè)代來直接效益，也難以立刻見到效益，容易造成企業(yè)管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，使全體員工都認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。使管理層懂得重視和做好企業(yè)科技檔案管理工作，是對企業(yè)歷史負(fù)責(zé)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)服務(wù)、替企業(yè)未來著想，才能更好的使企業(yè)得到發(fā)展，以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產(chǎn)設(shè)備檔案是企業(yè)的生產(chǎn)的中樞，它記載了設(shè)備的結(jié)構(gòu)、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設(shè)備是否能正常運(yùn)行，在于設(shè)備的維護(hù)與管理，設(shè)備的維護(hù)與管理依賴于設(shè)備檔案的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。檔案技術(shù)人員要參與生產(chǎn)管理，對進(jìn)入企業(yè)的各種設(shè)備。檔案管理人員要參加開箱驗(yàn)收，并做好驗(yàn)收和缺陷記錄，收集原始資料。特別是對化工企業(yè)的鍋、容、管、特設(shè)備及主要生產(chǎn)設(shè)備應(yīng)根據(jù)設(shè)備開箱清單逐項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收。例如：鍋爐設(shè)備開箱的驗(yàn)收主要有鍋爐質(zhì)量證明書、使用說明書、工業(yè)鍋爐內(nèi)部檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐外部檢驗(yàn)報(bào)告、各種合格證、鍋爐強(qiáng)度計(jì)算書、圖紙、整（組）裝鍋爐安裝監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、安全閥檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐安裝質(zhì)量證明書。壓力容器設(shè)備主要有壓力容器產(chǎn)品質(zhì)量證明書、設(shè)備銘牌、鍋爐壓力容器產(chǎn)品安全性能監(jiān)督檢驗(yàn)證書、圖紙等。都是企業(yè)申請使用登記的基礎(chǔ)材料。企業(yè)管理論文如果收集的不全、不仔細(xì)，會(huì)給企業(yè)的辦證使用代來很大的不便。

在參加設(shè)備開箱驗(yàn)收進(jìn)行資料收集時(shí)，檔案人員不僅要認(rèn)真、仔細(xì)的收集，還要了解這些設(shè)備的性能，了解它們的原理，了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應(yīng)企業(yè)利用的需要。同時(shí)，根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)人員的需要將設(shè)備說明書復(fù)印成冊分發(fā)給生產(chǎn)部門和技術(shù)部門，供生產(chǎn)人員和技術(shù)人員參考。還要幫助、指導(dǎo)設(shè)備技術(shù)部門建立、建全設(shè)備技術(shù)檔案。要做到專業(yè)管理與群眾管理相結(jié)合。技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合。

三、對企業(yè)科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產(chǎn)、技術(shù)部門的協(xié)助下，才能使收集資料的工作做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。平時(shí)的收集工作決定資料收集的完整性。生產(chǎn)技術(shù)部門不是專業(yè)的檔案管理部門，平時(shí)往往不太重視歸檔材料的積累和保管，要?dú)w檔時(shí)臨時(shí)設(shè)派人員收集整理文件材料，造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業(yè)在生產(chǎn)過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產(chǎn)生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產(chǎn)生的施工記錄、工程項(xiàng)目的報(bào)告等材料，這些都是反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的具體憑證和很有保存價(jià)值的原始記錄，這都是靠工程技術(shù)人員平時(shí)的收集來完成；還有部分工程技術(shù)人員擔(dān)心科技資料交接到檔案局部門后，自己今后利用不方便或?yàn)榱嗽诠ぷ髦凶约河械倪^人表現(xiàn)而封閉技術(shù)不愿交出某些關(guān)鍵性的技術(shù)材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術(shù)人員在整個(gè)生產(chǎn)過程中定期對生產(chǎn)部門提供監(jiān)督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》，強(qiáng)化部門和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)，使每位技術(shù)人員把科技材料的歸檔看作自己的職責(zé)和義務(wù)。避免關(guān)鍵性技術(shù)資料由于保管不善和應(yīng)歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)檔案技術(shù)人員就必需了解工程的性質(zhì)以及設(shè)備性能，掌握工程技術(shù)專業(yè)的相關(guān)基本知識(shí)。制定工程資料收集的大綱和具體范圍，避免了移交單位人的主觀移交，使接收的檔案內(nèi)容不全和形式單一的現(xiàn)象得到改善。

四、對企業(yè)科技檔案的收集要做到事后核查和驗(yàn)收把關(guān)

篇（9）

為確保歸檔的順利,各企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關(guān)的法規(guī)、條例,制定企業(yè)相應(yīng)的科技檔案管理辦法,明確崗位職責(zé)及相應(yīng)的歸檔流程,規(guī)范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業(yè)科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍忌a(chǎn)活動(dòng)的科技文件,科技檔案是直接反映企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科技和設(shè)計(jì)活動(dòng)的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們在生產(chǎn)、建設(shè)、科研和設(shè)計(jì)等工作中形成的科技文件材料通過各有關(guān)單位、生產(chǎn)技術(shù)部門集中收集而成的。然而企業(yè)科技檔案所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性很強(qiáng),難以計(jì)量,不能為企業(yè)代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業(yè)管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識(shí),增強(qiáng)檔案意識(shí),使全體員工都認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。使管理層懂得重視和做好企業(yè)科技檔案管理工作,是對企業(yè)歷史負(fù)責(zé),為企業(yè)實(shí)現(xiàn)服務(wù)、替企業(yè)未來著想,才能更好的使企業(yè)得到發(fā)展,以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產(chǎn)設(shè)備檔案是企業(yè)的生產(chǎn)的中樞,它記載了設(shè)備的結(jié)構(gòu)、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設(shè)備是否能正常運(yùn)行,在于設(shè)備的維護(hù)與管理,設(shè)備的維護(hù)與管理依賴于設(shè)備檔案的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。檔案技術(shù)人員要參與生產(chǎn)管理,對進(jìn)入企業(yè)的各種設(shè)備。檔案管理人員要參加開箱驗(yàn)收,并做好驗(yàn)收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對化工企業(yè)的鍋、容、管、特設(shè)備及主要生產(chǎn)設(shè)備應(yīng)根據(jù)設(shè)備開箱清單逐項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收。例如:鍋爐設(shè)備開箱的驗(yàn)收主要有鍋爐質(zhì)量證明書、使用說明書、工業(yè)鍋爐內(nèi)部檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐外部檢驗(yàn)報(bào)告、各種合格證、鍋爐強(qiáng)度計(jì)算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、安全閥檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐安裝質(zhì)量證明書。壓力容器設(shè)備主要有壓力容器產(chǎn)品質(zhì)量證明書、設(shè)備銘牌、鍋爐壓力容器產(chǎn)品安全性能監(jiān)督檢驗(yàn)證書、圖紙等。都是企業(yè)申請使用登記的基礎(chǔ)材料。企業(yè)管理論文如果收集的不全、不仔細(xì),會(huì)給企業(yè)的辦證使用代來很大的不便。

在參加設(shè)備開箱驗(yàn)收進(jìn)行資料收集時(shí),檔案人員不僅要認(rèn)真、仔細(xì)的收集,還要了解這些設(shè)備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應(yīng)企業(yè)利用的需要。同時(shí),根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)人員的需要將設(shè)備說明書復(fù)印成冊分發(fā)給生產(chǎn)部門和技術(shù)部門,供生產(chǎn)人員和技術(shù)人員參考。還要幫助、指導(dǎo)設(shè)備技術(shù)部門建立、建全設(shè)備技術(shù)檔案。要做到專業(yè)管理與群眾管理相結(jié)合。技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合。

三、對企業(yè)科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產(chǎn)、技術(shù)部門的協(xié)助下,才能使收集資料的工作做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。平時(shí)的收集工作決定資料收集的完整性。生產(chǎn)技術(shù)部門不是專業(yè)的檔案管理部門,平時(shí)往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要?dú)w檔時(shí)臨時(shí)設(shè)派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業(yè)在生產(chǎn)過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產(chǎn)生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產(chǎn)生的施工記錄、工程項(xiàng)目的報(bào)告等材料,這些都是反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的具體憑證和很有保存價(jià)值的原始記錄,這都是靠工程技術(shù)人員平時(shí)的收集來完成;還有部分工程技術(shù)人員擔(dān)心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或?yàn)榱嗽诠ぷ髦凶约河械倪^人表現(xiàn)而封閉技術(shù)不愿交出某些關(guān)鍵性的技術(shù)材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術(shù)人員在整個(gè)生產(chǎn)過程中定期對生產(chǎn)部門提供監(jiān)督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強(qiáng)化部門和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí),使每位技術(shù)人員把科技材料的歸檔看作自己的職責(zé)和義務(wù)。避免關(guān)鍵性技術(shù)資料由于保管不善和應(yīng)歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)檔案技術(shù)人員就必需了解工程的性質(zhì)以及設(shè)備性能,掌握工程技術(shù)專業(yè)的相關(guān)基本知識(shí)。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內(nèi)容不全和形式單一的現(xiàn)象得到改善。

四、對企業(yè)科技檔案的收集要做到事后核查和驗(yàn)收把關(guān)

在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準(zhǔn)確地收集每一份資料,體現(xiàn)收集檔案的準(zhǔn)確性。