序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案建設(shè)論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

篇（2）

2扎實推進信息化基礎(chǔ)工作，豐富檔案信息資源

成功的檔案網(wǎng)站必須有豐富的檔案信息資源網(wǎng)，充實網(wǎng)站內(nèi)容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容的關(guān)鍵就是要使大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，這是高校檔案網(wǎng)站信息資源的主要來源。為此，要扎實做好檔案信息化的各項基礎(chǔ)性工作，包括：通過檔案館現(xiàn)有力量或采取商業(yè)化運行手段，對部分或者全部外包的形式對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料的進行縮微、錄入、掃描、數(shù)碼拍攝等，轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形等計算機可識別處理的數(shù)字形式，形成結(jié)構(gòu)有序、可供保管利用的數(shù)字檔案信息庫，并存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計算機提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個館藏機構(gòu)的價值，是館藏的精華所在，能夠充分發(fā)揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎(chǔ)上，可以通過與其他高校檔案網(wǎng)站建立友情鏈接，實現(xiàn)與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴大網(wǎng)站的影響力。

3充分運用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上電子文件歸檔平臺

目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既可用于檔案館及校內(nèi)各單位檔案員用戶管理、聯(lián)機管理檔案數(shù)據(jù)庫，也可讓全校師生和社會各界通過互聯(lián)網(wǎng)查詢有關(guān)檔案信息。檔案管理系統(tǒng)的充分使用，并與校內(nèi)其他應(yīng)用系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)的有效對接，是檔案網(wǎng)站建設(shè)信息資源源泉，可以完善檔案網(wǎng)站功能。武漢大學(xué)、華南理工大學(xué)等高校通過運用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上歸檔平臺，各立卷歸檔單位實時進行網(wǎng)上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應(yīng)組織力量開發(fā)適應(yīng)于本校情況的各類檔案管理應(yīng)用軟件、文件檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)上檔案編研平臺等。技術(shù)條件不具備的高校，可以采用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案管理系統(tǒng)目前在高校應(yīng)用比較普遍；已建立辦公自動化（OA）系統(tǒng)的高校，要積極做好OA條件下新產(chǎn)生的且有保存價值電子文件的接收與管理工作，實現(xiàn)網(wǎng)上電子文件實時歸檔。

篇（3）

在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認識，現(xiàn)將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設(shè)？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢？

檔案信息化應(yīng)遵循以下三個原則：

1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標準、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數(shù)字化，提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進行數(shù)字化建設(shè)時，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。

以我單位為例：我單位現(xiàn)保管著管理類檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、基本建設(shè)檔案、實物檔案、照片檔案、地質(zhì)檔案等多種類別的檔案。但其中以地質(zhì)檔案的利用率最高。地質(zhì)檔案中詳細的記錄著每一口油水井的動、靜態(tài)資料以及每口井從投產(chǎn)到目前的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產(chǎn)建設(shè)的主要依據(jù)，是科學(xué)決策的基礎(chǔ)條件。有效利用地質(zhì)檔案為油田的高效開發(fā)和穩(wěn)產(chǎn)提供了強有力的保障。因此我室就將地質(zhì)檔案做為檔案數(shù)字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質(zhì)檔案進行了檔案信息數(shù)字化工作。

那么檔案信息化建設(shè)又需要遵循什么原則呢？在進行檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)遵循的基本原則是：

1、文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

2、歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。它是一項耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹，使檔案工作適應(yīng)社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設(shè)落到實處還應(yīng)該堅持前瞻、協(xié)作、實用、人才儲備四項原則。

1、前瞻原則：檔案信息化建設(shè)的終極目標是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

2、協(xié)作原則：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

3、實用原則：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對館藏檔案進行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時展的需要，更好地服務(wù)社會。

參考文獻：

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檔案人才流動性較大，很難培養(yǎng)和留住檔案人才。這一點與檔案管理工作自身的特點息息相關(guān)：一是工作強度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。對于人員的服務(wù)水平提出了更高的要求。比如，在政府簡化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門受理檔案驗收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預(yù)驗收環(huán)節(jié)，工作量和工作壓力的驟然加大，對檔案人員的耐性提出了更大的考驗。

1.2檔案數(shù)量的增加對檔案管理方式提出了更高的要求

（1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍較低；（2）即使有些城建檔案管理部門已經(jīng)對檔案實施了信息化管理，但檔案實體的整理和檔案信息化掃描的工作進度無法保證即時完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；（3）相比于一些發(fā)達國家，我們的管理理念、管理技術(shù)、管理設(shè)備嚴重落后。而且各個城市之間城建檔案管理水平發(fā)展不平衡。這是由兩個方面原因造成的：一是對城建檔案重要性認識不足導(dǎo)致重視程度不夠；二是經(jīng)濟發(fā)展水平落后導(dǎo)致資金投入力度不足。

1.3檔案數(shù)量的增加對檔案利用模式提出了更高的要求

檔案數(shù)量的增加直接導(dǎo)致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對落后，導(dǎo)致檔案利用需求很難在第一時間得到滿足，由此導(dǎo)致檔案部門在政府、企事業(yè)單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門自身的發(fā)展。提供及時、準確、全面的檔案信息，是對我們城市建設(shè)檔案部門提出的最基本要求，但是當前形勢下，我們有些城建檔案管理部門在這一點上難以做到。

2提高城市建設(shè)檔案管理工作水平的對策

2.1加強城市建設(shè)檔案人才隊伍建設(shè)

（1）通過“感情留人、事業(yè)留人以及適當?shù)拇隽羧恕保瑥V泛吸納人才，打造一支專業(yè)的檔案管理人才隊伍。適當提高城建檔案管理人員的待遇。（2）要定期不定期對管理人員進行有針對性的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。對于優(yōu)秀的管理或技術(shù)人才，要給予重點培養(yǎng)。（3）通過績效考核機制的建立，對工作優(yōu)異者給予適當?shù)奈镔|(zhì)和精神獎勵。以此鼓勵先進、激勵后進。

2.2提高城市建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化水平

（1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規(guī)范和系統(tǒng)。（2）檔案信息化工作的基礎(chǔ)是檔案的著錄。由于每個城市建設(shè)檔案管理單位的條件不同，應(yīng)該研究制定統(tǒng)一的《城建檔案著錄細則》，以實現(xiàn)檔案著錄的標準化和規(guī)范化。（3）合理組卷，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時需要重新進行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。組卷合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。（4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現(xiàn)計算機無法識別的情況。

2.3提高城市建設(shè)檔案管理工作的信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促進了先進信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，城市建設(shè)檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化：借助相應(yīng)的軟、硬件平臺，通過掃描、錄入等方式，實現(xiàn)檔案的“三態(tài)”同步，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會已經(jīng)處于一個信息爆炸的時期，信息技術(shù)的在各行各業(yè)獲得了巨大的發(fā)展。城建的檔案管理也必須跟上時展的步伐，將一些已經(jīng)不符合或者陳舊的管理模式加以改進和創(chuàng)新，以此更好的為城市建設(shè)提供服務(wù)。將先進的信息技術(shù)引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。

2.4通過服務(wù)外包的形式提高城市建設(shè)檔案管理工作水平

由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過政府購買服務(wù)的方式，采取服務(wù)外包的形式，來完成城建檔案的實體整理、圖片掃描和數(shù)據(jù)錄入工作，也不失為解決當前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經(jīng)在相當大的范圍內(nèi)取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數(shù)字化和提供利用工作中發(fā)揮了不可估量的作用。

2.5提高社會的“檔案意識”和檔案的“社會意識”

為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城市建設(shè)檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發(fā)點和落腳點，是我們自身的價值所在。我們必須緊緊圍繞這個中心，為社會提供全面、及時、準確的檔案信息，充分發(fā)揮自身的價值。我們要注重服務(wù)理念、方式方法的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)的轉(zhuǎn)變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請公開”的方式申請利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊，提供給社會利用。三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將信息主動給社會。城建檔案部門一定要充分提高“社會意識”，由此提高自身價值。另外，城建檔案部門還要加強自身的宣傳，通過提供良好的服務(wù)來提升整個社會的“城建檔案意識”。

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引言

在全國檔案工作“十一五”規(guī)劃中，檔案信息化建設(shè)已放到突出位置，得到高度重視，但按現(xiàn)狀看，檔案信息化建設(shè)至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務(wù)公開、民生檔案建設(shè)等層面，中小型企業(yè)對檔案信息化建設(shè)工作的實際推廣實在太少，這種發(fā)展的不平衡現(xiàn)象眾所周知，不容忽視，現(xiàn)結(jié)合本單位（小型企業(yè)）的實際情況，淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策：

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。每件事情要大力推廣，領(lǐng)導(dǎo)們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都沒有認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，經(jīng)費上不予以支持，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程緩慢。

1.2軟件不適用。本企業(yè)也在推行“無紙化”辦公，設(shè)立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關(guān)鍵字查找所需文件。但由于本企業(yè)的OA系統(tǒng)較適用于文書檔案，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。

1.3存儲設(shè)備落后。本企業(yè)的檔案室是2001年建成，當時并未考慮對電子檔案進行管理，缺少專門的磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備，而數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性是比較強的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。

1.4電子文檔管理不完善。本企業(yè)已使用局域網(wǎng)，電子文件可儲存在“資料庫”，全體員工根據(jù)各自權(quán)限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置（路徑）沒有明確規(guī)定，甚至有部分員工把文件只存本機，造成檔案的不完整，查找不便利。

1.5人員素質(zhì)未能適應(yīng)需求。目前本企業(yè)的2名檔案工作者均為兼職，只通過市檔案局的上崗培訓(xùn)，對電子檔案處理并無深入學(xué)習(xí)及參加市檔案局組織的培訓(xùn)。檔案知識不夠?qū)I(yè)，對新規(guī)定新要求了解不夠，信息接收不夠及時。這樣，不利于檔案信息化建設(shè)的實施。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

2.1加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認識檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認識到建設(shè)一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。

2.2選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實際需要選擇，最好能與開發(fā)商協(xié)商，量身訂造合適的軟件。

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二、促進檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視度

企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點內(nèi)，充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時俱進，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經(jīng)驗，增強自身的工作責(zé)任感。

2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達到國家規(guī)定的標準，做到有法可依。同時，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過與企業(yè)各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進行針對性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。

3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理

網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉(zhuǎn)換為機器識別代碼型發(fā)展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業(yè)的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用。利用計算機手段和輔助工具設(shè)計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計算機規(guī)定的指令來隨機調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。

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二、樹立全新的檔案工作理念，積極應(yīng)對信息化給檔案管理帶來的變革

城建檔案信息管理系統(tǒng)，由軟件、硬件、數(shù)據(jù)三部分組成。其中，硬件設(shè)備和軟件平臺可以通過引進得到，唯獨數(shù)據(jù)庫的構(gòu)筑只能依靠自己扎實建設(shè)。因為信息管理系統(tǒng)的實施和成功運作，要靠基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支撐和對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理。為此，必須努力將檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)，都調(diào)整到適應(yīng)信息化建設(shè)上來。一方面，要根據(jù)檔案管理的要求，對信息化的總體規(guī)劃和建設(shè)任務(wù)提出明確要求，聯(lián)系實際，不斷加大信息管理系統(tǒng)研發(fā)應(yīng)用工作的力度，積極擴展研發(fā)成果和實際應(yīng)用。另一方面，要充分運用信息化的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)平臺，積極開展檔案管理和檔案數(shù)字化工作，推動主要業(yè)務(wù)工作重點有序向信息化建設(shè)全面轉(zhuǎn)移。

三、在城建檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意把握的幾個問題

1．數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不等于信息化。城建檔案的信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括城建檔案信息資源的有序整理、信息數(shù)據(jù)庫與信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、信息化人才隊伍的建設(shè)以及促進信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、規(guī)范標準的制定等等。因此，不能簡單地把檔案資料的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面入手促進城建檔案信息化建設(shè)。

2．立足現(xiàn)實，加強標準化建設(shè)。城建檔案信息技術(shù)處理，既有地域上的差異性，又有業(yè)務(wù)上的共同性。目前，各地城建檔案館普遍單獨進行計算機管理系統(tǒng)的開發(fā)，無論是經(jīng)濟性、通用性都不利于協(xié)調(diào)統(tǒng)一。當務(wù)之急是加強城建檔案館之間的橫向聯(lián)系，按照統(tǒng)一的標準、規(guī)范，把計算機應(yīng)用及適合共性特點的軟件開發(fā)作為信息化建設(shè)的切入點。要力求軟件功能設(shè)計既具有相對的統(tǒng)一性，又具有一定的靈活性和較強的應(yīng)用性，爭取在最大范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，整合檔案信息資源，以整體優(yōu)勢最大限度地實現(xiàn)信息資源共享。

3．確?！俺鞘杏洃洝惫δ艿膶崿F(xiàn)。城建檔案集中、系統(tǒng)地保存了城市規(guī)劃建設(shè)與管理的重要信息資源，具有很強的信息優(yōu)勢。因此，信息化建設(shè)不僅要解決好與城市建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)、各行業(yè)及其管理環(huán)節(jié)上的合作，實現(xiàn)城建檔案信息與相關(guān)信息的融合貫通，還要解決好信息數(shù)據(jù)的長期保存和安全傳輸問題，確?！俺鞘杏洃洝惫δ艿膶崿F(xiàn)。

4．注重質(zhì)量，加強特色建設(shè)。信息化不應(yīng)流于表面和形式，而是要注重由信息技術(shù)支持的檔案信息是否適合用戶需求，是否實現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和最大優(yōu)化。如果傳輸?shù)臋n案信息不能被接受和利用，那么信息化就意義不大。為此，城建檔案工作必須與社會廣泛聯(lián)系，了解社會需求，掌握信息利用規(guī)律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設(shè)，在檔案信息服務(wù)方面充分體現(xiàn)吸引用戶的魅力。

5．著重用戶的實際與需求。不同方面的用戶是信息化建設(shè)成果的直接受用者，但由于受計算機知識等因素的制約，使城建檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設(shè)一種便捷的、更加適應(yīng)用戶需求的新型檔案信息服務(wù)關(guān)系，充分照顧用戶需求，保持與社會同步發(fā)展。

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2.有利于發(fā)揮公共安全事件檔案的咨詢和決策作用。隨著改革的逐步深化，我國進入經(jīng)濟社會轉(zhuǎn)型期，各種矛盾日益尖銳，各種利益不斷沖突，公共安全事件頻發(fā)。近年來，我國的地震、洪澇、干旱、冰雪和泥石流等重大自然災(zāi)害頻發(fā)，SARS、甲型HINI流感和禽流感等重大公共衛(wèi)生事肆虐。與此同時，各類重大刑事案件、群體性突發(fā)事件、暴力恐怖案件等社會安全事件以及特大交通事故、特大礦難事故、環(huán)境污染事故等事故災(zāi)難接連不斷。這些都考驗著我國各級政府的應(yīng)急管理能力。然而，公共安全事件檔案作為一種重要的信息資源，記載了以往公共安全事件的全景原貌，總結(jié)了以往公共安全事件預(yù)防、處理的經(jīng)驗教訓(xùn)以及探尋了以往公共安全事件形成、發(fā)展的規(guī)律。公共安全事件檔案，不但可為各級政府應(yīng)對新的同類公共安全事件提供參考與借鑒，而且為各級領(lǐng)導(dǎo)的咨詢與決策提供信息支持。

3.有利于發(fā)揮公共安全事件檔案的評估和評判作用?！吨腥A人民共和國突發(fā)事件應(yīng)對法》規(guī)定“：國家建立重大突發(fā)事件風(fēng)險評估體系，對可能發(fā)生的突發(fā)事件進行綜合性評估，減少重大突發(fā)事件的發(fā)生，最大限度地減輕重大突發(fā)事件的影響。”由于，公共安全事件檔案對事件發(fā)生的誘因、發(fā)展的進程、產(chǎn)生的影響、造成的損失等都做了真實完整地記錄。因此，公共安全事件檔案資料對評估可能發(fā)生的公共安全事件有重要作用。首先，通過已有類似的公共安全事件檔案，人們可以較容易地明確風(fēng)險評估目標、制定風(fēng)險評估計劃、選擇風(fēng)險評估方法以及建立風(fēng)險評估指標。其次，通過公共安全事件檔案，人們還可評判政府處置公共安全事件的態(tài)度是否積極、采取的處置措施是否科學(xué)、善后安置是否到位等。

4.有利于發(fā)揮公共安全事件檔案的科學(xué)研究作用。公共安全事件檔案為科學(xué)研究提供了第一手支撐資料，檔案部門應(yīng)聯(lián)合高等院校、科研機構(gòu)等單位共同開展公共安全事件檔案的研究。鑒于，近年來我國各地頻發(fā)的地震災(zāi)害，檔案部門可以利用地方史志檔案資料查找歷史上的地震數(shù)據(jù)，根據(jù)檔案記載，對每一次地震發(fā)生的前兆，地震與周邊地理環(huán)境的關(guān)系，地震范圍和級別，地震造成的人員傷亡和財產(chǎn)損失情況以及可能影響的人口數(shù)量和交通情況等進行精確分析，我們通過這些數(shù)據(jù)，不但可以分析地震發(fā)生、發(fā)展的規(guī)律以及不同級別地震所造成的損失，而且可以制訂不同區(qū)域不同級別地震的應(yīng)急預(yù)案，最終為政府的救災(zāi)搶險工作提供指導(dǎo)。例如，為了使政府的救災(zāi)搶險工作順利開展“，日本政府開發(fā)了‘地震受災(zāi)早期評價系統(tǒng)’，該系統(tǒng)存儲了大量4級以上地震災(zāi)害的資料，能在地震發(fā)生半小時內(nèi)計算出受災(zāi)規(guī)模，指導(dǎo)政府救災(zāi)搶險有效進行?！?/p>

二、加強公共安全事件檔案建設(shè)的措施

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二、當前我國檔案安全管理存在的問題分析

1.檔案安全管理制度不夠完善

當前我國檔案安全管理工作方面的制度體系建設(shè)相對較為薄弱，造成了整個檔案安全管理工作的前提基礎(chǔ)不牢靠。特別是針對檔案資料的收集整理以及安全應(yīng)急管理制度不夠健全，導(dǎo)致在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失、信息丟失或失效等檔案管理安全事故問題的發(fā)生。

2.檔案管理安全保障技術(shù)水平不高

當前信息化時代檔案管理工作早已經(jīng)步入了以數(shù)字檔案為主體、數(shù)字紙質(zhì)檔案并存的時代，對檔案安全管理工作的要求也越來越高。然而一些單位的檔案安全管理保障技術(shù)水平不高，檔案資料的安全完整性很容易受到威脅，一些的核心檔案資料甚至出現(xiàn)泄露問題。

3.檔案安全管理專業(yè)技術(shù)人才較少

檔案管理工作是一項系統(tǒng)復(fù)雜的工作，對于檔案管理工作人員的專業(yè)能力、安全意識、學(xué)習(xí)能力等普遍要求較高，但是目前我國很多單位的檔案管理工作人員隊伍力量不足、素質(zhì)不高，而且普遍缺乏檔案管理安全意識，再加上沒有必要的教育培訓(xùn)，制約了檔案安全管理工作的有效開展。

三、優(yōu)化檔案管理安全體系建設(shè)的措施

1.完善檔案安全管理保障制度建設(shè)

在檔案安全管理規(guī)章制度建設(shè)上，首先，應(yīng)該建立科學(xué)的檔案資料收集制度，特別是全面利用前端控制理論，加強檔案部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通，對不同檔案資料的重要性、歸檔保存要求等進行明確，合理分級確定不同的安全管理措施。其次，檔案管理部門應(yīng)該強化檔案安全保管制度的建設(shè)，為所有檔案建立全宗、檔號，并編制好檔案檢索查詢目錄，全面掌握所有的檔案資料；同時，對所有的檔案資料進行定期檢查，確保檔案載體的安全性，尤其是對于電子檔案載體，必須設(shè)置相應(yīng)的防磁化、防復(fù)制保護技術(shù)。第三，建立有效的檔案管理安全應(yīng)急制度，重點是針對檔案管理工作建立相應(yīng)的安全預(yù)警機制以及損壞檔案資料的恢復(fù)工作，以確保檔案資料的安全可靠。

2.提高檔案安全管理技術(shù)保障水平

對于檔案安全管理技術(shù)保障水平的提升，重點應(yīng)該針對當前信息化、數(shù)字化的特點，合理的確定各種安全管理方案。首先，在檔案的安全管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，應(yīng)該嚴格按照國家檔案館建設(shè)標準的要求，對檔案館的庫房、機房等進行標準化的建設(shè)，避免檔案資料受到各種物理、化學(xué)或者是生物災(zāi)害的影響。其次，重點加強對電子檔案的安全保障管理，對于一些涉及保密需要的檔案資料，必須采取防擴散加密技術(shù)進行處理，同時對于一些重要的數(shù)字檔案必須建立自動備份以及異地備份技術(shù)，并加強對防火墻技術(shù)、安全檢測技術(shù)、虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的運用，以確保檔案資料的安全可靠。第三，應(yīng)該加強對檔案安全修復(fù)技術(shù)的研究應(yīng)用，對于一些有損壞的檔案資料及時制定檔案修復(fù)技術(shù)，或者是與外部修復(fù)服務(wù)商合作，提高企業(yè)的整體檔案安全管理水平。

3.加強檔案安全管理人才隊伍的建設(shè)

在檔案安全管理工作的實施上，一支合格的檔案管理工作隊伍是基本的要求。首先，在檔案管理工作人員的引進選拔上，應(yīng)該盡可能的引進高層次、創(chuàng)新能力強的人才充實到檔案安全管理工作中。其次，應(yīng)該重點加強對檔案管理工作人員的綜合能力教育培訓(xùn)，除了必要的檔案管理知識以外，還應(yīng)該加強檔案安全管理理念以及計算機技術(shù)的教育培訓(xùn)，使其既可以準確的掌握檔案管理工作的程序以及安全管理要求，同時也可以有效運用各種信息化手段提高檔案管理工作效率。

4.提高檔案資料的保密管理水平

在檔案的安全管理工作中，保密工作是一項非常重要的安全管理要求。對于保密管理，首先應(yīng)該根據(jù)檔案資料的不同性質(zhì)，準確的確定檔案資料的保密等級以及使用權(quán)限，嚴格進行權(quán)限的控制管理。其次，在這些檔案資料的管理過程中，應(yīng)該嚴格控制檔案資料的傳輸和復(fù)制，尤其是加強對各種照相機、錄像機、智能手機使用的控制，以免資料泄露造成檔案管理安全事故。

篇（10）

1.1人事檔案是組織人事工作的重要依據(jù)

新時期的高校人事制度要求組織及領(lǐng)導(dǎo)能夠“知人善任”，這就要求組織在選拔人才的時候能夠善于了解人、使用人和培育人，做到選賢舉能。因此，在選拔人才的時候要全面了解其歷史經(jīng)歷，以能夠是學(xué)校的人事制度更加科學(xué)地制定。而人事檔案中記載著一個人的政治思想、道德水平、政策水平、組織活動能力、學(xué)歷知識水平、業(yè)務(wù)技術(shù)專長、家庭社會關(guān)系和身體健康狀況等。查閱一個人的人事檔案就能夠?qū)Ρ徊殚喺哂幸粋€較為全面的認識。上級組織只有將一個人的現(xiàn)實表現(xiàn)與歷史情況有機地結(jié)合在一起，才能全面的了解他，以能夠在日后的任用中揚長避短，調(diào)動教職工的積極性，為學(xué)校的發(fā)展貢獻自己的聰明才智并不斷完善學(xué)校的人事制度。

1.2人事檔案是維護個人權(quán)益和福利的法律信證

檔案在當今社會中的作用越來越重要，在學(xué)校中也是一樣，教職工如果沒有檔案，很多手續(xù)就無法辦理。隨著學(xué)校保障制度的建立與完善，在養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、生育保險、工傷保險、失業(yè)保險及退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時間等都是最主要的依據(jù)，沒有人事檔案，社會保障與本人福利將受到影響。同時，在教職工的職稱評定時，也需要檔案作為信證，而職稱的評定直接與教職工的收入掛鉤。公平合理的分配制度能夠激發(fā)教職工的工作熱情，使他們更加積極地投身到學(xué)校的建設(shè)中去，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

2.文書檔案對高校發(fā)展建設(shè)的服務(wù)作用

高校文書檔案是高校管理的一個重要方面，是高校綜合工作的重要組成部分。良好的文書檔案管理，不僅能夠有助于健全文書處理工工作制度，提高公文質(zhì)量，更有助于高校作風(fēng)建設(shè)，提高高校工作效率。

2.1文書檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的助手作用

文書檔案是高校檔案的集散地，無論是上級下達指示、下級請示工作，平行業(yè)務(wù)聯(lián)系，還是各部門人員查找資料，都要首先使用文書檔案。文書檔案作為高校信息傳遞的窗口，對高校各種工作起到很大的輔助作用。既可以收集各個職能部門的信息，為行政領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門提供及時、準確的信息及咨詢服務(wù)，促進高校各項工作的順利開展，又可以為各部門的人員起草文書、擬辦、催辦等工作提供資料和借鑒，提高工作人員的辦事效率。

2.2文書檔案在高校發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用

行政工作是學(xué)校工作的基礎(chǔ)性工作，作為行政工作的記錄者，文書檔案記錄著學(xué)校各種行政工作的通知、公告、文件等重要信息，對于日后開展行政工作具有很大的借鑒作用。行政人員可以通過查閱文書檔案了解類似事件在歷史中的處理方式，結(jié)合當前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同時，文書檔案的存在還可以對行政工作人員進行必要的約束，工作人員所做的任何工作都會在文書檔案中有所記錄，一旦出現(xiàn)違紀的現(xiàn)象便會在檔案中有所記錄，這樣對工作人員的工作行為也是一種監(jiān)督，促使工作人員自覺地遵守規(guī)則，有利于高校和諧有序的發(fā)展。

3.基建檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的作用

高校的基建檔案是高校建筑規(guī)劃、建設(shè)、管理；舊房改造、功能變化；校區(qū)開發(fā)、基礎(chǔ)建設(shè)的改建等的歷史檔案。高校中的基建檔案是指在高?；窘ㄔO(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的有保存價值的文件、圖標及聲像載體材料等。這些檔案是高校工程項目的歷史憑證，是各種工程建設(shè)、竣工驗收、交付使用等工程的依據(jù)，對校園規(guī)劃、施工管理以及解決產(chǎn)權(quán)、經(jīng)濟糾紛等都有重要意義。

3.1基建檔案在高校建設(shè)中的可以多次利用

基建檔案承載了高校建設(shè)的大量信息，這這些信息的是科技人員、工程技術(shù)人員用集體智慧在實踐中不斷創(chuàng)造的成果，其中含有大量十分有價值的信息。這些信息并不是一次性的，而是可以為以后的工作提供借鑒，重復(fù)利用的。例如：工程設(shè)計檔案都是經(jīng)過眾多科技人員的設(shè)計，經(jīng)過實際施工的考驗，并在實踐中得到檢驗的成果，在以后工程中有相似的設(shè)計時，重復(fù)利用可以減少成本，提高工作效率和經(jīng)濟效益，減少不必要的浪費，而且是提高設(shè)計質(zhì)量的最佳途徑。

3.2基建檔案是高校建設(shè)的歷史憑證

在眾多的基建材料中有很多具有依據(jù)性的文件，例如基本建設(shè)工程項目任務(wù)書、建設(shè)書、批復(fù)報告、可行性研究、規(guī)劃、征地、計劃資料等，它們客觀地記載了當時的事實情況。在對學(xué)校進行改造的時候，利用這些檔案資料可以準確、迅速地完成改造任務(wù)，大量減少人力、物力的投入，既節(jié)省了時間又減少開支。如果施工單位與學(xué)校發(fā)生分歧，這些檔案資料可以為學(xué)校提供強有力的證據(jù)，以維護學(xué)校的利益，減少不必要的損失。

4.設(shè)備檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的作用

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，國內(nèi)外各種先進的教學(xué)儀器設(shè)備大批引進學(xué)校，尤其是教學(xué)實驗設(shè)備更是教學(xué)活動中不可或缺的儀器。學(xué)校作為非營利性的事業(yè)單位，引進這些設(shè)備需要大量資金，因此，管好用好這些設(shè)備顯得尤為重要。設(shè)備檔案的存在就為這些設(shè)備的正常運行、維修、技術(shù)改造提供科學(xué)技術(shù)依據(jù)，減少因為檔案缺失而造成的種種不便。設(shè)備檔案可以為計劃引進提供信息，為學(xué)校論證提供論據(jù)；為儀器設(shè)備使用把關(guān)，為領(lǐng)導(dǎo)決策當好參謀；為設(shè)備的維修、保養(yǎng)、技術(shù)改造提供有價值的技術(shù)依據(jù)，對學(xué)校的科學(xué)管理與發(fā)展起到巨大的促進作用。

5.教學(xué)檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的作用