序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案數(shù)字化建設(shè)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

信息技術(shù)的不斷革新帶動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展，也為各行業(yè)發(fā)展帶來(lái)諸多便利，尤其對(duì)于信息量較大的檔案工作，檔案的數(shù)字化建設(shè)極大的促進(jìn)了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理水平，然而檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展也同時(shí)給目前管理工作帶來(lái)諸多的麻煩，工作方式的轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致很多管理人員不能夠很快的適應(yīng)，所以本文就將對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行論述，以供參考。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性

1、檔案數(shù)字化建設(shè)是形勢(shì)發(fā)展的需要。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，數(shù)字檔案館是數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門(mén)；一方面檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。

2、檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進(jìn)而使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3、檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間觀(guān)念越來(lái)越強(qiáng)，必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)措施

1、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識(shí)。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)；要切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求；三是引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才。企業(yè)應(yīng)結(jié)合工作需要，不惜成本，吸引具有現(xiàn)代檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作；四是對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，提高檔案人員的數(shù)字化檔案管理意識(shí)和管理水平；五是培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用與保護(hù)、數(shù)字化檔案管理等方面的專(zhuān)業(yè)人才。

2、加強(qiáng)對(duì)檔案使用者的培訓(xùn)。在電子環(huán)境下，檔案信息共享化、社會(huì)化服務(wù)成為必然與必需，為了使用戶(hù)能夠更方便地獲取和利用數(shù)字化信息資源，檔案工作者要以用戶(hù)為中心，樹(shù)立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強(qiáng)檔案用戶(hù)檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息，同時(shí)，企業(yè)檔案管理部門(mén)要通過(guò)多種途徑，如舉辦講座、開(kāi)設(shè)信息檢索培訓(xùn)班、咨詢(xún)?nèi)藛T現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等提高和增強(qiáng)使用者的查找能力。

3、完善數(shù)字化文件歸檔制度。一是要加強(qiáng)對(duì)各種文檔的收集管理。計(jì)算機(jī)在企業(yè)的使用已經(jīng)十分普遍，各種電子文檔也日趨增多，很多企業(yè)沒(méi)有歸檔意識(shí)，電子文檔轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔后，反而忽視對(duì)電子文檔的歸檔和管理，隨意儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中甚至遺失，增加了檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，企業(yè)應(yīng)要求檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文檔、電子文檔的收集、分類(lèi)和歸檔；二是建立和完善文件歸檔制度。隨著計(jì)算機(jī)的普及以及信息化的加快，企業(yè)每天處理的數(shù)字化文件不斷增多，如果企業(yè)檔案管理部門(mén)不對(duì)文件格式、文件質(zhì)量等方面提出要求，將影響到數(shù)字化檔案信息資源的質(zhì)量，甚至造成不必要或難以彌補(bǔ)的損失，為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)負(fù)面的影響；三是加大網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和整合。檔案網(wǎng)站建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化檔案信息開(kāi)發(fā)利用的加速器，檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得信息的傳播超越了時(shí)空的限制，因此，為了使開(kāi)發(fā)出來(lái)的檔案信息能及時(shí)滿(mǎn)足社會(huì)的廣泛需求，應(yīng)積極進(jìn)行檔案網(wǎng)站建設(shè)，把開(kāi)發(fā)出來(lái)的檔案信息及時(shí)上網(wǎng)傳輸，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文件大量產(chǎn)生，面對(duì)如此龐大的數(shù)字化信息資源，就需要對(duì)其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網(wǎng)，僅靠單個(gè)檔案管理部門(mén)無(wú)法很好地完成這些工作，因此不同企業(yè)的檔案部門(mén)應(yīng)搞好合作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重?cái)?shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復(fù)建設(shè)，并且能為用戶(hù)提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

4、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，目前，我們企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體，數(shù)據(jù)庫(kù)的含義就是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用，建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程，經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等，當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

篇（2）

一、檔案數(shù)字化建設(shè)必然性

1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是形勢(shì)發(fā)展的需要。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，數(shù)字檔案館是數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，其一，檔案館就是各級(jí)黨委政府保管和提供利用檔案信息的職能部門(mén)。其一，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕人部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重人的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間觀(guān)念越來(lái)越強(qiáng)，必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方而的需求者。

1.3檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、檔案館數(shù)字化—數(shù)字化的起點(diǎn)

2.1檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動(dòng)化是對(duì)檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。而這些小僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，史是檔案管理數(shù)字化全而實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。

2.2“文檔體化”管理?！拔臋n體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)模擬傳統(tǒng)手工操作流程，小是真止意義上的文檔管理數(shù)字化。

2.3檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是個(gè)叫以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理，檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作等諸方而的大刑的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為切入點(diǎn)，朝著這個(gè)方向積極發(fā)展。

2.4檔案館儲(chǔ)藏信息的數(shù)字化。綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從種媒介轉(zhuǎn)換到另種媒介，給長(zhǎng)期以來(lái)沉悶，形式單的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。

2.5檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過(guò)程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以們信息存在于次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過(guò)處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，不受時(shí)間與空間的限制，利用者就可以在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的環(huán)節(jié)

檔案的信息化應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施。在信息化檔案館從理念走向現(xiàn)實(shí)的過(guò)程中，必須解決好幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。

3.1 電子檔案的法律憑證問(wèn)題。必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問(wèn)題，否則難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性。

3.2 數(shù)字化檔案信息資源的長(zhǎng)期存取問(wèn)題。數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)硬軟件的不斷史新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長(zhǎng)期存取存在種種問(wèn)題。

3.3 統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問(wèn)題。檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，全國(guó)各地檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來(lái)進(jìn)行數(shù)字化，才能史有利于信息資源的共享，才能加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)的具體步驟

4.1建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，要著手輸入文件級(jí)目錄。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

4.2建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

4.3加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的上作量。

4.4加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱(chēng)、類(lèi)型、民度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。

五、數(shù)字檔案的安全閱讀如何保障數(shù)字檔案館信息安全，決定著能否全而實(shí)施檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

5.1 采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

5.2 綜合使用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。

5.3 采用信息加密技術(shù)與身份認(rèn)證技術(shù)。

5.4 采用最新的防病毒產(chǎn)品，建立病毒檢測(cè)制度。

5.5 加強(qiáng)各應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)、及時(shí)維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運(yùn)行及高效服務(wù)。

5.6 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施的安全保護(hù)，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環(huán)境事故。

六、結(jié)束語(yǔ)

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

篇（3）

首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢(shì)發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門(mén)。它館藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。

3、社會(huì)強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來(lái)回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀(guān)察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。如出具無(wú)婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬(wàn)條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿(mǎn)意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢(xún)、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢(xún)，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴(lài)的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱(chēng)、類(lèi)型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

篇（4）

中圖分類(lèi)號(hào)：G7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-026X（2013）09-0000-01

隨著高等教育的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化的快速推進(jìn)，傳統(tǒng)檔案管理工作方式已不能滿(mǎn)足信息化時(shí)代的要求，越來(lái)越多的高校相關(guān)檔案將以電子文件出現(xiàn)，但現(xiàn)階段卻沒(méi)有對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)管理制度，高校檔案工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫。

1.數(shù)字檔案館的概念

“數(shù)字檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的定義是用指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶(hù)群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館的實(shí)現(xiàn)與迅速發(fā)展和技術(shù)密切相關(guān)，它是基于現(xiàn)代信息技術(shù)的數(shù)字手段，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息資源的分布式連接，利用檔案信息不受時(shí)間和空間的限制，大規(guī)模，分布式的數(shù)字信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.檔案信息化的重要性和數(shù)字檔案館的建設(shè)的重要性

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛使用已經(jīng)涉及高校管理工作的所有領(lǐng)域，電子信息傳輸，電子文件，各種管理系統(tǒng)，應(yīng)用程序和檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，使傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)新形勢(shì)。檔案現(xiàn)代化管理和信息技術(shù)的建立已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著近年來(lái)招生規(guī)模的擴(kuò)大，高校檔案的數(shù)量不斷增加，高校檔案信息和數(shù)字檔案館的檔案管理要求的更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在數(shù)字檔案館的應(yīng)用已經(jīng)或正在逐步引入到文件管理，文件鑒定，整理。而科學(xué)，規(guī)范的電子文件管理流程，檔案信息資源開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)化和集成化也逐步體現(xiàn)出對(duì)電子檔案管理的重要性。

3.高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

高校檔案的數(shù)量不斷增加，存儲(chǔ)空間則沒(méi)有變化，數(shù)字檔案館的建設(shè)是減輕管理壓力的必然趨勢(shì)。近年來(lái)，隨著高校的擴(kuò)招，高校檔案數(shù)量激增，然而，文件存儲(chǔ)空間并沒(méi)有得到相應(yīng)的擴(kuò)展。文件數(shù)量的激增帶來(lái)的不僅僅是存儲(chǔ)的問(wèn)題，檔案的快速增長(zhǎng)不能得到有效的管理和整理。檔案人員往往陷于檔案庫(kù)的貨架，倉(cāng)庫(kù)管理，這阻礙了進(jìn)一步提高高校檔案管理水平。數(shù)字檔案館的建設(shè)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，可以對(duì)檔案工作人員的正常業(yè)務(wù)過(guò)程中解放出來(lái)，而且還可以大大減少檔案的占地面積。同時(shí)，多媒體教學(xué)文件，CAD文件可以有效保護(hù)和利用。檔案現(xiàn)代化管理的最終目的是數(shù)字檔案信息的收集，整理和利用的發(fā)展，滿(mǎn)足人民群眾日益增長(zhǎng)的信息需求。因此，數(shù)字檔案館的建立是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理的迫切需求。

4.高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

4.1高校檔案管理意識(shí)薄弱

高校檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠。許多學(xué)院和大學(xué)都有專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)檔案，開(kāi)發(fā)出了多種檔案法規(guī)，但執(zhí)行不力。特別是對(duì)一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門(mén)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)，一些檔案部門(mén)的管理人員檔案意識(shí)淡薄，備案業(yè)務(wù)監(jiān)督不力，指導(dǎo)不足。

4.2 專(zhuān)業(yè)人員的缺乏

數(shù)字檔案館的理論體系還未形成，目前的高校數(shù)字檔案國(guó)內(nèi)學(xué)者的研究理論還沒(méi)有具體實(shí)施，數(shù)字檔案館工作人員必須掌握計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和技能。目前，具備這個(gè)能力的檔案人才還比較匱乏，這是高校數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一個(gè)重大問(wèn)題。另一方面高校檔案管理人員承擔(dān)的檔案管理職責(zé)，其工作水平和業(yè)務(wù)能力直接影響著學(xué)校的檔案和檔案管理水平。檔案管理工作是具有高度專(zhuān)業(yè)化的工作，但在現(xiàn)實(shí)中，高校檔案管理人員基本上都是身兼數(shù)職，更不具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能，能提高業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)不多，檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員數(shù)量、業(yè)務(wù)水平參差不齊，且崗位經(jīng)常發(fā)生變化，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。

4.3安全問(wèn)題

高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)的數(shù)字檔案信息的傳輸，安全問(wèn)題變得尤為重要，傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)是通信網(wǎng)絡(luò)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，用戶(hù)的接收設(shè)備沒(méi)有普及，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題尚術(shù)解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。

4.4 工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度的缺乏

規(guī)范化，制度化和檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化是 檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件。信息化背景下的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理對(duì)高校檔案的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范提出了更高的要求。但高校更偏好教學(xué)管理軟件的購(gòu)買(mǎi)，但許多高校都有自己管理的實(shí)際情況，所以在實(shí)用性等方面存在一些不足，再加上計(jì)算機(jī)軟件及相關(guān)設(shè)備的硬件差異，這些問(wèn)題和差異是影響電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和共享，并制約著信息交換的范圍，直接影響著檔案信息化建設(shè)步伐。

5.如何有效建設(shè)高校數(shù)字化檔案館

5.1轉(zhuǎn)變觀(guān)念，整合信息資源

檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，涉及部門(mén)多、范圍廣，領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員要高度重視，統(tǒng)一思想，增強(qiáng)檔案意識(shí)。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變觀(guān)念，以科學(xué)發(fā)展觀(guān)為指導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃。完善學(xué)校的管理制度，定期組織學(xué)校中層干部學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，并通過(guò)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，校園網(wǎng)絡(luò)等載體，大力宣傳檔案法和檔案工作的重要性。建立統(tǒng)一的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定本校檔案工作發(fā)展目標(biāo)和每年的年度計(jì)劃。學(xué)校本身就是一個(gè)非常豐富的信息資源，所有部門(mén)都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年生產(chǎn)大量的數(shù)字文件。這些教學(xué)，研究，管理的相關(guān)文件，需要進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理。

5.2完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完備的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案館建設(shè)的先決條件。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能要求，硬件主要包括：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，文件系統(tǒng)管理軟件，服務(wù)器，文件處理設(shè)備，存儲(chǔ)設(shè)備，數(shù)碼設(shè)備，照相機(jī)，和捕獲設(shè)備，光盤(pán)記錄設(shè)備等。此外，還將建立一個(gè)滿(mǎn)足適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)集成平臺(tái)和管理和時(shí)展需要網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

5.3解決信息安全問(wèn)題

針對(duì)高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的安全問(wèn)題，我們必須解決以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是使網(wǎng)絡(luò)安全盡快立法，保證網(wǎng)絡(luò)信息安全體系；二是檔案的真實(shí)性，安全系統(tǒng)的建立，建立一個(gè)可靠的備份系統(tǒng)；三是要找到可靠的載體，研發(fā)壽命長(zhǎng)的電子檔案；四是采用傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的電子文件檔案管理，確保檔案的真實(shí)性。

5.4加強(qiáng)數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查

《高等學(xué)校檔案管理辦法》的第十四條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度。”網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和工作規(guī)范建立起來(lái)以后，高校應(yīng)根據(jù)積極實(shí)施管理糾偏。并且基于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的檢查更為便捷，各個(gè)部門(mén)根據(jù)管理權(quán)限只要檢查自己管理的模塊數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案就可，這樣可有效減少收儲(chǔ)遺漏，更便捷的考核二級(jí)學(xué)院的工作質(zhì)量。

6.結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門(mén)大力支持，同時(shí)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

篇（5）

在城市化進(jìn)程不斷加快的過(guò)程中，城建檔案管理的重要性也突顯出來(lái)。城建檔案能為城市化發(fā)展提供必要的背景資料研究，促進(jìn)城市的合理規(guī)劃。但隨著城市規(guī)模的擴(kuò)大，城市化進(jìn)程的加快，城建檔案管理的難度也越來(lái)越大，大量的資料需要?dú)w類(lèi)、整理，這給城建檔案管理提出了新的難題。因而，有必要實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化，使得資料管理能更加便捷有效，以提高城建檔案管理水平。

一、城建檔案管理數(shù)字化的意義

（一）實(shí)現(xiàn)便捷高效的管理

傳統(tǒng)的城建檔案管理主要是紙質(zhì)資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對(duì)紙質(zhì)資料的管理中，資料必須依照相應(yīng)的順序規(guī)定進(jìn)行歸類(lèi)整理，而且紙質(zhì)資料在存放過(guò)程中需要大范圍的存儲(chǔ)空間，并且在長(zhǎng)期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術(shù)的發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為資源的共享提供了一個(gè)便捷的途徑。因而在城市化進(jìn)程的推進(jìn)下，城建檔案管理模式也應(yīng)隨著社會(huì)的進(jìn)步加以創(chuàng)新。隨著人們生活方式的變化，人們對(duì)信息資料的便捷化、高效化要求進(jìn)一步增加，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理也不再適應(yīng)人們獲取信息的需求。因此，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化是時(shí)展的要求。

（二）實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理

在傳統(tǒng)的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過(guò)程中不免會(huì)出現(xiàn)失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統(tǒng)的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當(dāng)就會(huì)影響管理的科學(xué)性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，并且在缺乏統(tǒng)一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題，影響檔案資料的及時(shí)獲取，增加管理成本。

（三）便于城建檔案的開(kāi)發(fā)利用

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能實(shí)現(xiàn)高效規(guī)范的管理，還有利于城建檔案的開(kāi)發(fā)利用。因?yàn)槌墙n案不僅是城市建設(shè)的重要依據(jù)，還能為城市管理等提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)理論支持，因而數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，對(duì)城建檔案資料的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用會(huì)有新的突破。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)城建檔案網(wǎng)站進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)，對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行查詢(xún)，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶(hù)在應(yīng)用的過(guò)程中還可以對(duì)資料進(jìn)行擴(kuò)充，從而豐富城建檔案資料內(nèi)容。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）管理信息的缺失

在城建檔案管理中會(huì)因?yàn)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，信息資料相對(duì)比較穩(wěn)定，基本不會(huì)發(fā)生改變。但利用數(shù)字化的管理模式，在管理的過(guò)程中不論是軟件的問(wèn)題、硬件的問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)的問(wèn)題還是人為因素，都會(huì)影響檔案資料的穩(wěn)定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴(yán)重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對(duì)外公布的資料外，大部分資料是要進(jìn)行嚴(yán)密管理的。但利用數(shù)字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會(huì)對(duì)城建檔案管理信息系統(tǒng)造成攻擊，對(duì)信息進(jìn)行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對(duì)于紙質(zhì)檔案資料的管理，數(shù)字化的城建檔案資料的管理更應(yīng)重視信息的安全。

（三）初期建設(shè)難的問(wèn)題

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的初期需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，因而在初期的建設(shè)中需要對(duì)所有資料進(jìn)行整理，并做好信息錄入工作。在系統(tǒng)建設(shè)的初期，對(duì)于信息網(wǎng)站的建立、搜索引擎和各項(xiàng)條目的制作都需要投入大量的人力、財(cái)力。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的過(guò)程中，不同的城市建設(shè)管理單位所用的數(shù)字化管理模式會(huì)存在一些差別，因而管理會(huì)難以統(tǒng)一，以致于影響后期資料的利用。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）合理的規(guī)劃

對(duì)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)，初期的工作至關(guān)重要，只有在初期合理計(jì)劃，做好充分的準(zhǔn)備，后期的工作才能有條不紊地進(jìn)行。因而，在初期的工作中要進(jìn)行合理的規(guī)劃，在紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案的時(shí)候，應(yīng)做好相關(guān)的調(diào)查工作，對(duì)具體的檔案數(shù)量及檔案類(lèi)型作詳細(xì)地了解。在整理的過(guò)程中，應(yīng)按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，將資料進(jìn)行分類(lèi)，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時(shí)候能依據(jù)條目呈現(xiàn)具體的檔案資料。

（二）制定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

由于缺乏統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，會(huì)給后期的資料查找?guī)?lái)許多問(wèn)題，影響具體的操作，并且難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)制定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得紙質(zhì)資料在轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的過(guò)程中，能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，從而進(jìn)行統(tǒng)一的管理，無(wú)需將不同的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)資料的有效共享。

（三）優(yōu)秀的管理人才

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，優(yōu)秀的管理人才是尤為必要的。因?yàn)閷?shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理模式意味著與信息技術(shù)的發(fā)展相接軌，因而管理人員不僅要有相應(yīng)的檔案管理知識(shí)與能力，還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能，在管理過(guò)程中能熟練操作計(jì)算機(jī)。過(guò)去的紙質(zhì)資料管理，管理人員只要對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)管理，做好相應(yīng)的檔案資料擺放等工作，但數(shù)字化管理則要求管理人員能在日常工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。

（四）數(shù)字化管理模式的應(yīng)用與推廣

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，在城建檔案管理中推行數(shù)字化的管理模式是時(shí)展的需要。因而，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)突出其建設(shè)的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)加大城建檔案管理數(shù)字化的建設(shè)力度，對(duì)數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行推廣；應(yīng)充分發(fā)揮城建檔案管理部門(mén)的職能，通過(guò)城建檔案數(shù)字管理模式的應(yīng)用，主動(dòng)建設(shè)數(shù)字化的檔案管理。城建檔案管理部門(mén)作為社會(huì)資源的集中部門(mén)，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，著力建設(shè)一個(gè)檔案管理服務(wù)平臺(tái)，從而建立兩方面的資源管理模式，因?yàn)闄n案的一部分資料是可以公開(kāi)查閱的，而另一部分則是內(nèi)部資料，不便于對(duì)外開(kāi)放。因而在建設(shè)中應(yīng)建立統(tǒng)一門(mén)戶(hù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，而另一方面應(yīng)建立內(nèi)部的資源利用平臺(tái)，方便內(nèi)部資料的查找，并進(jìn)行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行備份處理，防止因數(shù)字化資料的不穩(wěn)定造成資料的丟失。

總而言之，應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行推廣，并且履行好檔案管理部門(mén)的職責(zé)，提高城建檔案管理數(shù)字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設(shè)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理模式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，因而有必要應(yīng)用數(shù)字化管理模式對(duì)城建檔案資料進(jìn)行管理。但城建檔案數(shù)字化管理建設(shè)仍存在一些問(wèn)題，因而在建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)采取有效措施加以解決，強(qiáng)化城建檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，提高城建檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]白建峰.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題的思考[J].江西建材,2014(3):292.

篇（6）

Keywords: urban construction archives; digitization; construction; Information; explore

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

隨著信息化水平的不斷提高，如何改變傳統(tǒng)的城建檔案利用方式，把城建檔案實(shí)體的信息以數(shù)字化形式通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供使用，成為應(yīng)對(duì)信息化挑戰(zhàn)的必然舉措。由此，傳統(tǒng)城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注，并且我省一些城建檔案館已經(jīng)開(kāi)始對(duì)此投資建設(shè)。

城建檔案是城市規(guī)劃和建設(shè)管理的重要信息資源，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城建檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的必然趨勢(shì)。近年來(lái)，我們?cè)谡奶?hào)召和陜西省城建檔案工作辦公室的引領(lǐng)下，對(duì)數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給城建檔案工作帶來(lái)了極大的方便。首先，我們充分認(rèn)識(shí)到城建檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性1、城建檔案數(shù)字化，可改善城建檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使城建檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從城建檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 2、形勢(shì)發(fā)展的需求 。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，數(shù)字城建檔案館是數(shù)字陜西的重要組成部分。所以，要建設(shè)數(shù)字城市，首先要建設(shè)數(shù)字城建檔案館。城建檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求城建檔案館數(shù)字化。城建檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給城建檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是城建檔案館的數(shù)字化。

隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展和國(guó)家住房制度改革的不斷深入，城建檔案數(shù)量也隨之大量增加，傳統(tǒng)的以 手工處理為主的管理方式愈來(lái)愈暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯(cuò)率較 高、缺乏透明度等問(wèn)題，已不能適應(yīng)新形勢(shì)的要求。目前，城建檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容 1、推進(jìn)城建檔案數(shù)字化，必須提高城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平 。目前，城建檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多、亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是城建檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀(guān)察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)城建檔案信息管理。城建檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括城建檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是城建檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，城建檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。城建檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。 2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平 檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。 3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè) 目前，我們咸陽(yáng)市城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文字處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)城建檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為城建建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各建設(shè)單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。 三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟 1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從2008年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2012年12月，已輸入文件級(jí)目錄30萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。從實(shí)踐看，城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿(mǎn)意。 2、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位逐步實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交城建檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。 4、加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。2010年11月份，我市城建檔案館通過(guò)政府招標(biāo)集中采購(gòu)方式，購(gòu)買(mǎi)了長(zhǎng)翼建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理軟件1套，2U高密度機(jī)架式服務(wù)器1臺(tái)，IT-SCAN掃描儀1臺(tái)。進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站等信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。利用計(jì)算機(jī)管理軟件輔助完成各類(lèi)城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創(chuàng)建各類(lèi)專(zhuān)題信息數(shù)據(jù)庫(kù)和館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。逐步推進(jìn)城建檔案信息化，以電子檔案接收為突破口。加強(qiáng)對(duì)電子檔案制作、接收、保存的指導(dǎo)和監(jiān)督，保證電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性以及長(zhǎng)期可讀。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)電子檔案和重要城建檔案異地備份工作的研究，積極、穩(wěn)妥、有序地開(kāi)展異地備份工作。

5、積極整合各類(lèi)資源。全省各地市城建檔案主管部門(mén)將充分利用城建檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案信息資源、技術(shù)設(shè)備等方面的優(yōu)勢(shì)，依托各地市城建檔案館和建設(shè)信息中心，實(shí)行“一個(gè)機(jī)構(gòu)、兩塊牌子”的運(yùn)行模式，把城建檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)信息建設(shè)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)資源共享。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外，隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。 城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，也是21世紀(jì)城建檔案發(fā)展的方向。不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇（7）

前言

我國(guó)新時(shí)代的數(shù)字化信息技術(shù)飛速發(fā)展，許多文化藝術(shù)作品可以通過(guò)數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行推廣和傳播，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的使用者隨之變得愈來(lái)愈少；而使用圖文并茂、音像兼?zhèn)?、鮮活生動(dòng)、直觀(guān)全面的數(shù)字形式檔案的越來(lái)越多。文化藝術(shù)單位的檔案管理工作因此也面臨著歷史性的挑戰(zhàn)。

1文化藝術(shù)單位檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)勢(shì)

文化藝術(shù)單位檔案數(shù)字化建設(shè)就是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字化攝影技術(shù)、信息庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展所產(chǎn)生的一種全新形式的檔案信息形態(tài)，能夠?qū)⒍喾N載體的藝術(shù)檔案資源轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的檔案信息，數(shù)字化存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化互相連接。能夠?qū)崟r(shí)為用戶(hù)提供使用，從而實(shí)現(xiàn)了社會(huì)共享文化藝術(shù)檔案資源［1］。目前，文化藝術(shù)單位檔案數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展的必然趨勢(shì)。實(shí)施文化藝術(shù)單位檔案數(shù)字化建設(shè)，有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：

1.1能夠提升文化藝術(shù)檔案的有效使用率

文化藝術(shù)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的最大的優(yōu)點(diǎn)在于能夠更好地保存與記載文化藝術(shù)檔案中的所有信息，并且可以使用這些信息在不動(dòng)文化藝術(shù)要案的母本的情景之下開(kāi)展虛擬環(huán)境的傳播與演示，同時(shí)還能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文化藝術(shù)檔案的整合，從而使文化藝術(shù)檔案實(shí)現(xiàn)最大程度的共享。與此同時(shí)，能夠發(fā)揮其所具備的獨(dú)特文化與經(jīng)濟(jì)價(jià)值，對(duì)于信息時(shí)代的數(shù)字化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的發(fā)展具有重要的經(jīng)濟(jì)方面的價(jià)值與意義。當(dāng)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所具備的特點(diǎn)是傳輸面積廣泛、使用快捷等，文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)滿(mǎn)足人們?nèi)諠u增長(zhǎng)的文化藝術(shù)方面的需求。

1.2更好地保存年代久遠(yuǎn)的文化藝術(shù)檔案

當(dāng)前，我國(guó)極為重視搶救與保護(hù)遺存下來(lái)的各種形式的民間傳統(tǒng)文化藝術(shù)。使用現(xiàn)代化科技諸如文字、攝像與數(shù)字化多媒體等手段全面、真實(shí)且系統(tǒng)化地保存我國(guó)珍貴、瀕危且極具歷史價(jià)值的傳統(tǒng)文化藝術(shù)遺存，從而建立起文化藝術(shù)影像數(shù)據(jù)庫(kù)，是極為有效的保護(hù)措施。很多珍貴的傳統(tǒng)文化藝術(shù)檔案由于物理性老化和保存不當(dāng)變得脆弱易損，如果不加以有效且及時(shí)的搶救保護(hù)，將會(huì)造成極大的損失。而采用計(jì)算機(jī)科技制作這些文化藝術(shù)的數(shù)字化副本取代其“母本”供人們使用，可以避免其遭受不必要的損壞［2］。

1.3更有效地規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)

采用異地保存多套文化藝術(shù)檔案的數(shù)字化副本，可以有效地保證文化藝術(shù)檔案的安全，有效避免各種自然災(zāi)害與人為行動(dòng)給文化藝術(shù)檔案帶來(lái)巨大的災(zāi)難性的損壞。

1.4使檔案庫(kù)房緊張的保存空間得到極大緩解

對(duì)于逐漸增加的非永久性保存的文化藝術(shù)檔案，能夠采用數(shù)字化信息文本對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)，可以更好地緩解檔案庫(kù)房的存儲(chǔ)空間的壓力，從而實(shí)現(xiàn)空間的有效使用。

1.5使文化藝術(shù)檔案的移交工作更加簡(jiǎn)便

數(shù)字化文化藝術(shù)檔案替代了傳統(tǒng)文化藝術(shù)的主本，用數(shù)字化文化藝術(shù)檔案的信息化流通取代了傳統(tǒng)的文化藝術(shù)實(shí)物的流通，從而能夠更好地解決達(dá)到移交期限的文化藝術(shù)檔案的移交與使用兩個(gè)方面的問(wèn)題。

2文化藝術(shù)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作的步驟

文化藝術(shù)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)任務(wù)量極其繁重的階段性基礎(chǔ)工作，其中包括傳統(tǒng)文化藝術(shù)檔案的整合、掃描、圖像的處理與保存、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收與備份以及文化藝術(shù)成果的管理等諸多環(huán)節(jié)。實(shí)施文化藝術(shù)單位檔案數(shù)字化，必須建立起系統(tǒng)化的工作流程與技術(shù)規(guī)范，如此才可以保證文化藝術(shù)檔案數(shù)字化的高質(zhì)量與規(guī)范性。［3］文化藝術(shù)單位檔案數(shù)字化建設(shè)可以分為以下幾個(gè)工作步驟：

2.1文化藝術(shù)單位檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施前的準(zhǔn)備工作

前期準(zhǔn)備工作是文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要部分。首先，按照計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)的基本原則，對(duì)需要數(shù)字化的文化藝術(shù)檔案實(shí)施可行性的分類(lèi)研究。確定前期實(shí)施數(shù)字化的范圍和周期，以及確定投入的人力物力的計(jì)數(shù)字檔案劃。其次，篩選需要數(shù)字化的文化藝術(shù)檔案的實(shí)物，做好諸如檔案的規(guī)格、大小、清晰度、數(shù)量與易破損等方面的處理工作，并進(jìn)行有效的清點(diǎn)、檢查以及登記等。最后，必須做好文化藝術(shù)檔案數(shù)字化的批量資料的存儲(chǔ)與復(fù)位工作。以此來(lái)保障文化藝術(shù)檔案的母本資料的安全。

2.2文化藝術(shù)單位檔案的采集與處理工作

采集工作就是把文化藝術(shù)檔案數(shù)字化的主要部分，也就是格式轉(zhuǎn)換所必需的前提條件。采集過(guò)程中必須要根據(jù)資料的狀況，采取相關(guān)的技術(shù)保護(hù)手段，對(duì)于不同材料的規(guī)格、紙張質(zhì)量、字跡與字體的大小、清晰度以及在掃描時(shí)的灰度與色彩的調(diào)節(jié)等都必須要掌握好，同時(shí)也應(yīng)該對(duì)未來(lái)的使用效果進(jìn)行思考。以上可以防止在處理的過(guò)程是出現(xiàn)過(guò)度糾偏、壓縮、防污與降噪等現(xiàn)象。2.3文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)后期的處理工作文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)后期的處理工作就是將錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容實(shí)施驗(yàn)收、排序等方面的工作，以此提高后續(xù)的管理與對(duì)外使用時(shí)檢索的效率。把已經(jīng)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查其是否已經(jīng)收錄完整，檔案資料的標(biāo)題與錄入的主題名是否符合、分類(lèi)正確與否；與此同時(shí)數(shù)據(jù)是否標(biāo)注清楚時(shí)間、內(nèi)容以及物理途徑，資料是否存在遺漏等［4］。在必要的時(shí)候還必須對(duì)照著檔案的“母本”實(shí)施驗(yàn)收、校驗(yàn)，以此保障所采集的數(shù)據(jù)的可靠性、真實(shí)性與完整性。如余姚市姚劇團(tuán)針對(duì)曲譜等創(chuàng)作類(lèi)的特殊藝術(shù)檔案，則要求原作者或是專(zhuān)業(yè)從業(yè)人員對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)曲譜做重新打譜后一并保存，提升了數(shù)字檔案質(zhì)量和查詢(xún)、利用效率。

2.4文化藝術(shù)檔案掃描數(shù)據(jù)的保存

文化藝術(shù)檔案的文件通過(guò)掃描與攝像處理以后，應(yīng)該以一定的方法進(jìn)行保存，經(jīng)過(guò)掃描與校驗(yàn)之后的文化藝術(shù)數(shù)據(jù)需要按照設(shè)置的路徑與條目保存到相應(yīng)的文件夾中。在存儲(chǔ)的過(guò)程中必須注意保存之后的內(nèi)容位置，并且及時(shí)調(diào)閱審查，以此規(guī)避在錄入過(guò)程中出現(xiàn)存儲(chǔ)位置的錯(cuò)誤。

2.5建立文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)就是存儲(chǔ)介質(zhì)、管理系統(tǒng)與處理對(duì)象的整體，一般由數(shù)據(jù)庫(kù)管理員與軟件組成。當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)可以分為非關(guān)系式數(shù)據(jù)庫(kù)、關(guān)系式數(shù)據(jù)庫(kù)與多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，其中多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)主要是把計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)有機(jī)結(jié)合在一起，是目前最具吸引力的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)具備諸如數(shù)據(jù)存量大，類(lèi)目設(shè)置方式多，可以綜合表現(xiàn)與處理等優(yōu)點(diǎn)，在文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)方面具有極大的使用與開(kāi)發(fā)價(jià)值。

2.6文化藝術(shù)檔案的數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收與備份

篇（8）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費(fèi)力、耗時(shí)以及占用空間大等。應(yīng)加強(qiáng)城市檔案管理的信息化建設(shè)，增強(qiáng)城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。

1 規(guī)范城建檔案信息化建設(shè)指標(biāo)和要求

城建檔案信息化的指標(biāo)是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的前提條件和基礎(chǔ)保障，也是檔案信息化建設(shè)的主要方式。在城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，它逐步成為一個(gè)關(guān)鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。為此，應(yīng)嚴(yán)格要求檔案信息的搜集、整理、儲(chǔ)存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關(guān)人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國(guó)家要求，制定有關(guān)指標(biāo)規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強(qiáng)信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務(wù)的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務(wù)的要求；③管理性的指標(biāo)和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設(shè)備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。

2 建設(shè)城建檔案信息管理系統(tǒng)

目前，一般由專(zhuān)業(yè)開(kāi)發(fā)軟件的企業(yè)來(lái)建設(shè)城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門(mén)的工作者也應(yīng)參與前期的方案探究與調(diào)研事項(xiàng)，并認(rèn)真調(diào)試測(cè)試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一電子政務(wù)資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點(diǎn)，使其可從更高的視角上進(jìn)行信息化建設(shè)，大大提高城建檔案管理效率。對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，應(yīng)在實(shí)現(xiàn)各種開(kāi)放需求的過(guò)程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺(tái)與軟件平臺(tái)，提升網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)。

3 設(shè)計(jì)城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存

目前，城建檔案管理信息化的基礎(chǔ)性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，城建檔案信息化建設(shè)的另一重點(diǎn)是管理和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，要科學(xué)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)需涵蓋三項(xiàng)內(nèi)容，即文檔庫(kù)、影像庫(kù)、空間庫(kù)。其中，數(shù)據(jù)庫(kù)不同，文件的儲(chǔ)存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫(kù)間存在相互聯(lián)系，在用戶(hù)調(diào)取某一種信息的過(guò)程中，其他文件庫(kù)都能對(duì)其實(shí)施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要借助先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來(lái)講，整個(gè)系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設(shè)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)遵循科學(xué)與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。

4 應(yīng)用及管理城建檔案信息資源

在應(yīng)用及管理城建檔案信息資源的過(guò)程中，要注意以下幾點(diǎn)。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機(jī)制。立足于我國(guó)相關(guān)的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責(zé)任與權(quán)限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專(zhuān)業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)。

5 注重建設(shè)城建檔案管理的信息化人才隊(duì)伍

城建檔案信息化的一個(gè)重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。建設(shè)人才隊(duì)伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)培訓(xùn)、引進(jìn)現(xiàn)代化的管理人才和信息技術(shù)開(kāi)發(fā)的技術(shù)性人才，以?xún)?yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。尤為關(guān)鍵的是，要不斷更新各個(gè)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域和結(jié)構(gòu)，確保城建檔案信息化具備一個(gè)優(yōu)秀的引路人，且形成一支強(qiáng)大的人才隊(duì)伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術(shù)開(kāi)發(fā)工作者緊密配合的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)。

6 結(jié) 語(yǔ)

城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)處于一個(gè)理想的發(fā)展階段，人們的認(rèn)知能力與思想意識(shí)的改變決定了其發(fā)展趨勢(shì)與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應(yīng)創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀(guān)歷史發(fā)展趨勢(shì)和新形勢(shì)，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能有效推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)文明的進(jìn)步。

主要參考文獻(xiàn)

篇（9）

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、檔案管理數(shù)字化的概念

檔案是包括文字、圖像、聲音及其它形式的原始記錄，其內(nèi)容是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的、保存的各種記錄，以備后續(xù)查看。檔案數(shù)字化建設(shè)就是把傳統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)的原始檔案資料利用數(shù)字化手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，即利用掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖像、聲像等形式，利用U盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)管理技術(shù)將其存儲(chǔ)于其它大量的存儲(chǔ)介質(zhì)上。數(shù)字化檔案管理可以大大提高檔案資料檢索查詢(xún)的效率，并且可以連接局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的管理網(wǎng)絡(luò)。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性與迫切性

首先，全球信息化發(fā)展趨勢(shì)促使城建檔案管理工作必須與新形勢(shì)相適應(yīng)，才能順應(yīng)時(shí)展要求?，F(xiàn)代社會(huì)中，越來(lái)越多的人們通過(guò)信息數(shù)字化技術(shù)獲取信息，互聯(lián)網(wǎng)幾乎成為各行各業(yè)的主要依托，城建檔案信息包含了城市建設(shè)、規(guī)劃及管理過(guò)程中所有原始的信息資源，而在信息社會(huì)中數(shù)字化建設(shè)是必經(jīng)之路。其次，城建檔案的信息形態(tài)及結(jié)構(gòu)不斷發(fā)生變化。建設(shè)工程在各個(gè)階段均離不開(kāi)計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)，施工、出圖等環(huán)節(jié)會(huì)形成大量的電子文件，CAD、CAC等技術(shù)的普遍應(yīng)用均決定了城建檔案管理工作必須進(jìn)入數(shù)字時(shí)代。再次，未來(lái)信息化社會(huì)對(duì)城建檔案服務(wù)功能的要求促使其必須向著數(shù)字化方向發(fā)展。傳統(tǒng)的實(shí)體利用形式無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)城建檔案信息檢索及應(yīng)用的需求，城市建設(shè)規(guī)劃過(guò)程中，各部門(mén)均推行信息化建設(shè)模式，在設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位會(huì)形成大量的建設(shè)電子文件，因此城建檔案管理只有采用信息化、數(shù)字化管理模式，才能與其它各相關(guān)部門(mén)工作相適應(yīng)。最后，城建檔案管理向著信息產(chǎn)業(yè)化的方向發(fā)展。實(shí)際工程中各個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)形成大量的電子文件，如果未得到及時(shí)有效的收集，則會(huì)導(dǎo)致資源流失或重復(fù)加工。而加強(qiáng)城建檔案的數(shù)字化管理會(huì)促使這些電子文件、電子檔案得到更加廣泛的應(yīng)用，基于信息時(shí)代背景下，真實(shí)、長(zhǎng)期的保存城市建設(shè)活動(dòng)中的各種原始記錄，真實(shí)實(shí)現(xiàn)城建檔案成為城市建設(shè)資源庫(kù)的作用。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)內(nèi)容

以南陽(yáng)市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館為例，其城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

（一）系統(tǒng)基本功能

首先要具備數(shù)據(jù)采集功能。基于電子文件歸檔交換平臺(tái)，利用電子文件網(wǎng)上報(bào)送系統(tǒng)多層面、多門(mén)系、多維度采集各類(lèi)城市建設(shè)規(guī)劃信息，城建信息必須符合必須長(zhǎng)期存儲(chǔ)、與歸檔要求相符；應(yīng)歸檔單位及時(shí)向城建檔案管理部門(mén)移交各類(lèi)電子檔案，再通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)將資源檔案集中在一起，便于后續(xù)檢索、應(yīng)用，從而更好的服務(wù)于城市建設(shè)。其次，數(shù)據(jù)保存與利用功能，利用磁盤(pán)、光盤(pán)等各類(lèi)技術(shù)手段，對(duì)所采集的信息進(jìn)行備份、存儲(chǔ)；而利用數(shù)據(jù)掃描、智能檢索等功能，則可將相關(guān)信息方便、快捷的檢索出來(lái)，并實(shí)現(xiàn)及時(shí)輸出。再次，數(shù)據(jù)管理功能，即對(duì)大量原始電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、生成檢索目錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及自動(dòng)打印輸出等，并加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全技術(shù)管理，利用身份認(rèn)證保密技術(shù)、詢(xún)問(wèn)控制技術(shù)等，以保證電子檔案信息的安全性。最后，城建檔案的宣傳功能。充分發(fā)揮數(shù)字城建檔案的重要作用，便于公眾對(duì)城市面貌及發(fā)展歷程有所了解，將其制作成視頻、畫(huà)冊(cè)等形式，向社會(huì)宣傳城建檔案管的服務(wù)功能，使其對(duì)城建檔案工作有更多了解與支持。

（二）信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

一方面，城建檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，參照國(guó)家信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)范與檔案行業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，與南陽(yáng)城建檔案館的實(shí)際情況相結(jié)合，制定統(tǒng)一的城建檔案信息化工作技術(shù)規(guī)范。另一方面，要認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括國(guó)家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)歸檔與檔案管理要求》等，以保證數(shù)據(jù)規(guī)范、資源格式的統(tǒng)一。

（三）加大基礎(chǔ)性投入

城建檔案信息化建設(shè)的有效性必須依賴(lài)成熟的技術(shù)與完善的設(shè)備，因此城建檔案管理部門(mén)要向上級(jí)職能部門(mén)說(shuō)明城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性與必要性，獲取更多的資金支持與技術(shù)支持。具體而言，城建檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)性投入包括以下兩個(gè)部分：一方面服務(wù)器的配置要能夠滿(mǎn)足海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與快速檢索利用的需求；在音頻、視頻、多媒體設(shè)備方面加大投入，提高相機(jī)的質(zhì)量，存儲(chǔ)卡、錄音筆等硬件設(shè)備也要保證質(zhì)量；配置計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、DVD刻錄機(jī)、光盤(pán)打印機(jī)及高速掃描儀等日常辦公必需的硬件設(shè)備。另一方面，要建立健全異地容災(zāi)系統(tǒng)，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行容災(zāi)備份，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在受到自然災(zāi)害或網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)可迅速恢復(fù)正常工作；設(shè)置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化消防監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)溫濕度等環(huán)境配套系統(tǒng)進(jìn)行完善，最大程度上保證城建檔案的安全性。

（四）信息資源建設(shè)

首先進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》要求建立目錄數(shù)據(jù)檢查審核制度，對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查，以保證數(shù)據(jù)錄入過(guò)程及錄入結(jié)果的規(guī)范性；其次，建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)，普通數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)僅存儲(chǔ)某個(gè)文件的關(guān)鍵字，而全文數(shù)據(jù)庫(kù)則采用模糊查詢(xún)即可檢索到更多涉及到文章的內(nèi)容，從而獲取更為豐富、具體的資源信息。加快開(kāi)發(fā)全文檔案系統(tǒng)和多媒體信息檢索系統(tǒng)，全文數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)符合檢索優(yōu)先原則，推薦使用通用格式。最后，加強(qiáng)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。對(duì)館藏珍貴、重要的影像、照片、紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。對(duì)新建歸檔資料全部進(jìn)行數(shù)字化歸檔，一律使用數(shù)字化錄入歸檔保存。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李新民,邱書(shū)巧. 城建檔案管理數(shù)字化探析[J].城建檔案,2013(11)

篇（10）

數(shù)字檔案具有存儲(chǔ)、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優(yōu)點(diǎn)，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案望塵莫及的。但是由于數(shù)字檔案本身的特性，所以不可避免地存在一些缺陷和不足，只有清醒地認(rèn)識(shí)到這些問(wèn)題，才能在檔案數(shù)字建設(shè)中深入研究并加以解決。

（一）數(shù)字檔案的安全性問(wèn)題。涉及兩方面，一是設(shè)備安全，二是互聯(lián)網(wǎng)安全。數(shù)字化檔案離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，就無(wú)法生成、傳遞、識(shí)別。數(shù)字化檔案依賴(lài)于數(shù)字化設(shè)備而存在，因此，數(shù)字化檔案具有不穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)在數(shù)字化文件所依賴(lài)的技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代異常迅猛，加上數(shù)字化檔案的易更改、易復(fù)制等特點(diǎn)，給數(shù)字化檔案的有效利用造成一定影響。要實(shí)現(xiàn)不受時(shí)空限制隨心所欲利用檔案信息，必然要借助互聯(lián)網(wǎng)。而一旦發(fā)生互聯(lián)網(wǎng)安全事故，例如黑客攻擊甚至篡改等等，對(duì)檔案信息將是致命的打擊。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)中常見(jiàn)的業(yè)務(wù)問(wèn)題。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化操作的過(guò)程中，會(huì)遇到一系列的業(yè)務(wù)問(wèn)題。比如確定數(shù)字化的范圍、操作順序等。正本、定稿、草稿等不同版本的檔案是只掃描正本，還是定稿草稿一同掃描？還有檔案數(shù)字化過(guò)程中的拆卷（件）與裝訂問(wèn)題，國(guó)家檔案局曾于2001年1月1日開(kāi)始實(shí)施立卷改革，推行文件級(jí)整理，免去立卷、裝訂案卷等復(fù)雜環(huán)節(jié)，但2001年以前立檔的文件大都是案卷，這些檔案在數(shù)字化掃描時(shí)必然涉及到拆卷、裝卷問(wèn)題，這已是當(dāng)前紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在數(shù)字化掃描進(jìn)行前還要不要拆件，掃描完成后，拆件還要不要裝訂。這已成為大家爭(zhēng)議的熱點(diǎn)等等。

（三）數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題。檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要。雖然數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)是沒(méi)有疑義，然而由于認(rèn)識(shí)上、技術(shù)上、管理制度上等諸多問(wèn)題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無(wú)疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。

（四）檔案數(shù)字化建設(shè)的諸多技術(shù)問(wèn)題。檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)密集，諸多技術(shù)問(wèn)題成為制約的難點(diǎn)。例如：掃描誤差問(wèn)題，檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤，掃描時(shí)或打印時(shí)順序出錯(cuò)，或存儲(chǔ)出錯(cuò)，或建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真;在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化;技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題，雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出，“技術(shù)過(guò)時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息;刻錄檔案數(shù)據(jù)載體問(wèn)題，為保證數(shù)據(jù)的安全，光盤(pán)等載體是作為備份的載體之一，載體質(zhì)量的好壞直接影響到檔案數(shù)據(jù)能否長(zhǎng)期保存和使用;運(yùn)行條件問(wèn)題，足夠的帶寬條件和用戶(hù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨笠恢笔禽^難協(xié)調(diào)的矛盾體。

（五）檔案數(shù)字化建設(shè)中法規(guī)方面的問(wèn)題。檔案數(shù)字化建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問(wèn)題，而這些問(wèn)題又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問(wèn)題。如：著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問(wèn)題。在檔案數(shù)字化后，原來(lái)意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式已無(wú)法提供，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯，這也成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。還有身份認(rèn)證問(wèn)題，身份認(rèn)證問(wèn)題，在網(wǎng)上對(duì)利用者的身份進(jìn)行認(rèn)證和進(jìn)行借閱限定，大大增加了技術(shù)難度。因此，完善檔案法規(guī)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題，是檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)不能回避的難題。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)工作重點(diǎn)

針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，我們認(rèn)為當(dāng)前應(yīng)重點(diǎn)做好四方面工作。

（一）建立一套關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)非常規(guī)范的、行之有效的程序化管理方案，包括具有科學(xué)性的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度。以此規(guī)范數(shù)字化檔案建設(shè)流程和收集、掃描、裝訂、上傳、借閱、備份等各環(huán)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，最終確保實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的應(yīng)有價(jià)值。

（二）建立檔案館網(wǎng)頁(yè)和“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用。建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

（三）多措并舉，確保數(shù)字檔案安全。檔案安全是檔案信息公開(kāi)的先決條件。必須具備良好的信息安全環(huán)境，才有可能確立檔案信息公開(kāi)的可行性。

1、人員安全。檔案信息安全系統(tǒng)，不論設(shè)計(jì)如何周密，不論利用如何復(fù)雜的加密技術(shù)，如果沒(méi)有嚴(yán)格的人員管控，都是徒具形式。因此，必須樹(shù)立起檔案信息安全人人有責(zé)的觀(guān)念，才能維護(hù)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用上的安全性。在檔案信息公開(kāi)前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為過(guò)失，通過(guò)培訓(xùn)教育積極宣傳信息安全的重要性，降低發(fā)生的幾率。任何人員以電腦接觸檔案信息時(shí)，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實(shí)使用者權(quán)限的管控。

2、操作安全。應(yīng)著重于檔案信息操作過(guò)程的安全概念，包括個(gè)人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀(guān)念;避免檔案信息公開(kāi)的過(guò)程中，無(wú)意間夾帶電腦病毒送出，形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門(mén)除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具之外，也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境。還應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀(guān)念，使備份工作法制化。

3、檔案信息內(nèi)容安全。目前的電子檔案全文是以影像為主，影像掃描的過(guò)程，可能會(huì)遇到人為安全問(wèn)題或者資料輸入大致相同的問(wèn)題。因此，對(duì)提取原卷的過(guò)程應(yīng)加以重視，掃描前與掃描后務(wù)必保持原件的數(shù)量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門(mén)所公開(kāi)的檔案信息具有唯一性及公信力，所有文件儲(chǔ)存時(shí)必須先將文件加密，同時(shí)配合完善的存取控制，避免權(quán)限不足的人員取得資料。為確保檔案內(nèi)容的絕對(duì)安全，可實(shí)行檔案保管的“雙套制”，即同一內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案雙套保存。