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時(shí)間：2023-08-31 16:37:45
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇紙質(zhì)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來(lái)的發(fā)展成熟過(guò)程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長(zhǎng)久。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國(guó)是造紙術(shù)的發(fā)明國(guó)，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國(guó)保存數(shù)千年的古代字畫(huà)就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)、大容量硬盤(pán)等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲(chǔ)存載體，是社會(huì)科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無(wú)法替代的特點(diǎn)：
1.電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過(guò)程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來(lái)計(jì)算，一個(gè)U盤(pán)的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫(xiě)滿(mǎn)字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤(pán)就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以?xún)?chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽(tīng)化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：
中圖分類(lèi)號(hào)：K206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、紙質(zhì)檔案管理概況
紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時(shí)代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時(shí)其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：
1. 同步歸檔
一線城市房產(chǎn)吸引國(guó)內(nèi)、國(guó)際熱資，有運(yùn)用資本投資不動(dòng)產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級(jí)轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運(yùn)作，在上一次買(mǎi)賣(mài)的辦文未完成時(shí)而箍緊下一次的買(mǎi)賣(mài)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢(shì)下出臺(tái)，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國(guó)際化都市進(jìn)程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時(shí)完成整理、24小時(shí)完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時(shí)期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機(jī)構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實(shí)現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開(kāi)發(fā)商一房多賣(mài)、重復(fù)抵押的經(jīng)濟(jì)糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進(jìn)入司法程序的問(wèn)題檔案往往使公、檢、法部門(mén)輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門(mén)之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿(mǎn)足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬(wàn)檔案的檢索，“同步歸檔”實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來(lái)，輸入證號(hào)快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數(shù)字化加工是一個(gè)流水作業(yè)，須多個(gè)作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬(wàn)份檔案在多個(gè)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實(shí)到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過(guò)一批實(shí)物檔案時(shí)，必須從辦文數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取電子檔案交接表格，清點(diǎn)數(shù)目與實(shí)際相符后，再進(jìn)行逐件核對(duì)。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁(yè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后作電子簽署的同時(shí)作手工簽署，缺件、差錯(cuò)、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫(kù)房為止。
檔案整理是指把收文資料進(jìn)行加工。拆封前對(duì)檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫(xiě)內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長(zhǎng)久。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國(guó)是造紙術(shù)的發(fā)明國(guó)，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國(guó)保存數(shù)千年的古代字畫(huà)就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)、大容量硬盤(pán)等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲(chǔ)存載體，是社會(huì)科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無(wú)法替代的特點(diǎn)：
1.電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過(guò)程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來(lái)計(jì)算，一個(gè)U盤(pán)的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫(xiě)滿(mǎn)字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤(pán)就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以?xún)?chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽(tīng)化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：
1.針對(duì)已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過(guò)拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。
2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機(jī)制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時(shí)候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。
3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿(mǎn)足利用者對(duì)于檔案資料的需求。
參考文獻(xiàn)：
[1]中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國(guó)檔案出版社，2007-8-1.
[2]王雪梅.論紙質(zhì)和電子期刊并存的管理[J].河北科技圖苑，2007（09）.
一、引言
底圖是工程項(xiàng)目檔案的重要組成部分。工程項(xiàng)目底圖的一個(gè)特點(diǎn)是為施工現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，即使是在科技發(fā)達(dá)的美國(guó)，它在現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)時(shí)也以紙質(zhì)圖紙為主，以國(guó)內(nèi)目前的條件，還不可能拎著一臺(tái)筆記本電腦，帶著一張光盤(pán)在現(xiàn)場(chǎng)解決各種問(wèn)題， 況且施工圖變更圖還得要打印后簽上名才有效[1]。紙質(zhì)底圖是藍(lán)圖的母版，是工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中不可缺少的依據(jù)。在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中需要反復(fù)添曬圖紙，離開(kāi)了設(shè)計(jì)底圖，工程項(xiàng)目建設(shè)就失去了方向。因此它的一個(gè)重要特點(diǎn)是利用的頻繁性，同一份底圖反復(fù)要曬幾十份，甚至上百份的藍(lán)圖，為工程項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。此外，工程竣工驗(yàn)收、質(zhì)量評(píng)定、設(shè)計(jì)參考咨詢(xún)、建筑物裝修和改擴(kuò)建等都需要大量地調(diào)閱和復(fù)用底圖檔案。底圖檔案的另一個(gè)重要特點(diǎn)是唯一性。工程底圖往往只有一份，尤其是以前用手工繪制的底圖，更是“孤本”。底圖一旦丟失或是破損嚴(yán)重，其利用也就無(wú)從談起，也將給施工和科研帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此，加強(qiáng)紙質(zhì)底圖檔案管理，顯得十分重要。
二、底圖檔案的管理
加強(qiáng)紙質(zhì)底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，做到每個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)可依，有章可循。其重要環(huán)節(jié)：一歸檔驗(yàn)收；二臺(tái)帳登記；三底圖修改；四分類(lèi)排放；五現(xiàn)場(chǎng)利用；六底圖鑒定；七保管和保護(hù)。
（一）、歸檔驗(yàn)收
由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質(zhì)量，嚴(yán)把底圖歸檔入口關(guān)。底圖歸檔驗(yàn)收，一查底圖質(zhì)量。重點(diǎn)查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無(wú)污跡。因底圖是藍(lán)圖的母版，沒(méi)有好的底圖質(zhì)量，也就談不上高質(zhì)量的藍(lán)圖。二查簽署。簽署不齊全的底圖，不能充分發(fā)揮其檔案憑證作用。三查文件號(hào)是否與工程名稱(chēng)一致。項(xiàng)目文件號(hào)是每張圖紙的身份證號(hào)，具有唯一性，它在底圖檔案檢索、利用、保管、統(tǒng)計(jì)中起到關(guān)鍵作用。若多份底圖共用一個(gè)編號(hào)，會(huì)給底圖日后查找利用帶來(lái)很多麻煩。因此，在底圖歸檔驗(yàn)收時(shí)，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
（二）、臺(tái)帳登記
臺(tái)帳登記是檔案查詢(xún)利用的信息平臺(tái)。隨著公司發(fā)展壯大，每年都有上百個(gè)工程項(xiàng)目同時(shí)運(yùn)行。底圖年歸檔數(shù)千個(gè)檔號(hào)，文表達(dá)20多萬(wàn)頁(yè)，圖紙10萬(wàn)多自然張。為用好、管好每個(gè)項(xiàng)目的底圖，紙質(zhì)臺(tái)帳，以歸檔時(shí)間登記流水賬。驗(yàn)收合格的底圖，雙方互簽字確認(rèn)，作為歸檔驗(yàn)收憑證永久留存。在《綜合檔案管理系統(tǒng)》中詳細(xì)著錄歸檔日期、項(xiàng)目文件號(hào)、題名等三十多項(xiàng)信息內(nèi)容?！断到y(tǒng)》能夠?qū)@些信息進(jìn)行單項(xiàng)或多項(xiàng)組合查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)，提高了底圖檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率。
（三）、底圖修改
由于甲方的需要發(fā)生變化，或因施工條件的變化，歸檔發(fā)圖后的底圖隨時(shí)可能修改。底圖修改院采用版次遞進(jìn)的方式管理。因此，在底圖檔案中就會(huì)出現(xiàn)同一工程項(xiàng)目文件號(hào)有多個(gè)版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的文表號(hào)和圖號(hào)。多版設(shè)計(jì)文件增加了底圖的協(xié)調(diào)難度。因此在底圖日常管理中，一定要看清楚每張底圖的有效版次，保證各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行者采用的都是有效版本的底圖。否則，底圖管理的混亂，也會(huì)給工期帶來(lái)影響。
（四）、分類(lèi)排放
對(duì)底圖實(shí)體進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，合理排架存放是快速提供底圖利用的重要前提。工程項(xiàng)目通常有基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、竣工圖三個(gè)階段。項(xiàng)目從開(kāi)始到竣工，跨度時(shí)間長(zhǎng)。一個(gè)全廠性的大的工程項(xiàng)目就有幾十個(gè)，甚至上百個(gè)單元，文表有六、七萬(wàn)頁(yè)，圖紙兩、三萬(wàn)張，圖紙量大且利用頻繁?，F(xiàn)階段公司的底圖編號(hào)是由一組數(shù)字加字母組合而成，涵蓋工程項(xiàng)目號(hào)、階段、單元號(hào)、專(zhuān)業(yè)及目錄級(jí)別等信息。為了保存一個(gè)工程項(xiàng)目底圖的連續(xù)性和完整性，在項(xiàng)目運(yùn)行中，底圖處于動(dòng)態(tài)管理。已經(jīng)完成的項(xiàng)目，檔案實(shí)體與計(jì)算機(jī)排序同步。即按年代―項(xiàng)目―階段―單元―專(zhuān)業(yè)―圖號(hào)進(jìn)行分類(lèi)排序上架，并在柜架上寫(xiě)明工程名稱(chēng)、單元、專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)等信息。這種分類(lèi)雖然很麻煩，可效果卻不一樣。特別是按項(xiàng)目、單元抽圖時(shí)，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)，或到庫(kù)房找到這個(gè)項(xiàng)目的存放位，就能輕松搞定，避免了無(wú)謂的工作。
（五）、現(xiàn)場(chǎng)利用
歸檔后的底圖，不能直接用于現(xiàn)場(chǎng)，需曬制成藍(lán)圖，并加蓋單位資質(zhì)章，發(fā)圖章等才能為施工現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。底圖請(qǐng)曬，有嚴(yán)格的審批程序。必須有文控填制出版委托單，填寫(xiě)圖號(hào)及曬藍(lán)圖份數(shù)，項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)。底圖人員根據(jù)委托內(nèi)容，調(diào)配齊底圖，送交出版室，出版人員當(dāng)面簽收。曬完后的底圖，由出版室送還底圖崗。底圖人員再次清點(diǎn)回圖，查是否有遺漏丟失、撕裂、破損的底圖，若有須及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)缺、修補(bǔ)，保證底圖再次利用的完整性和完好性。
（六）、底圖鑒定
底圖檔案的鑒定是檔案管理工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。對(duì)底圖檔案進(jìn)行鑒定，就是確定底圖檔案科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，決定檔案的存毀，對(duì)提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、緩解庫(kù)房及設(shè)備的緊張狀況，充分發(fā)揮底圖檔案的作用都有著重要意義。因此公司成立了檔案鑒定工作小組，檔案部門(mén)制定了檔案鑒定和銷(xiāo)毀制度。對(duì)已制成電子檔案且破損嚴(yán)重的底圖；裝置報(bào)廢，年份較長(zhǎng)且利用較少的工程底圖；有高版次替代的低版次底圖，在臺(tái)帳中做好標(biāo)識(shí)，定期提交給鑒定組，鑒定是否存毀。確認(rèn)作廢的底圖，實(shí)體下架，按檔案銷(xiāo)毀程序處理。
（七）保管和保護(hù)
底圖材料特殊，易發(fā)黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，一般采取平放。因此在底圖的抽圖、清點(diǎn)、整理過(guò)程中，檔案人員和利用者必須要有高度責(zé)任心，更要珍惜和愛(ài)護(hù)底圖。取放底圖時(shí)，一定要維護(hù)好底圖圖號(hào)的排序，同時(shí)要輕拿輕放，嚴(yán)防圖紙磨損和撕裂。底圖檔案庫(kù)房按“八防”要求管理，嚴(yán)格控制好庫(kù)房的溫濕度，并做好信息登記，以確保底圖檔案長(zhǎng)期的保管和再次利用。
三、數(shù)字化管理
底圖的原件只有一份，而且利用的頻繁。圖紙檔案作為紙質(zhì)產(chǎn)品，有著紙質(zhì)檔案的弱點(diǎn)，就是容易磨損、發(fā)黃變脆、破裂、易潮，不易保管。傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)法形成資源共享，藍(lán)圖和底圖都保管，導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)。要解決這些問(wèn)題，有必要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理。當(dāng)前已實(shí)現(xiàn)電子簽名的項(xiàng)目，紙版底圖、PDF版電子文件同時(shí)送交檔案部門(mén)存檔。對(duì)近期沒(méi)有實(shí)行電子簽名的設(shè)計(jì)文件，做到即存即掃。在條件具備時(shí)，將早期手工繪制的底圖 “孤本”檔案，也進(jìn)行掃描制成圖形文本。這樣是在搶救、修復(fù)底圖檔案的同時(shí)，也是將早期的死檔案變?yōu)榛顧n案。掃描后的圖形文本，在公司《檔案管理系統(tǒng)》網(wǎng)絡(luò)中掛接，便于需求者查找、利用。電子版檔案再按項(xiàng)目整理，儲(chǔ)存在光盤(pán)中異質(zhì)備份。電子化文件作為紙質(zhì)檔案的備份進(jìn)行保存，一是紙質(zhì)檔案多一層保險(xiǎn)；二是實(shí)現(xiàn)底圖檔案借閱、利用桌面化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程利用，也可以滿(mǎn)足多人同時(shí)使用。為需求者提供方便、快捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)也減少了紙質(zhì)檔案的磨損，最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案。三是為底圖的存放提供了便利。對(duì)已制成電子檔案且破損嚴(yán)重、年份稍長(zhǎng)利用較少的工程底圖可以卷放，也可以異地存放。供利用的藍(lán)圖不再存檔，大大緩解庫(kù)房存放壓力，現(xiàn)有庫(kù)房資源能得到高效利用。
檔案原始性、證據(jù)性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)必須最大限度的保護(hù)好檔案。電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和安全性相對(duì)于紙質(zhì)文件，都有其獨(dú)自的特點(diǎn)[2]。電子文件數(shù)據(jù)保存密集，電子檔案具有占用空間小，提供方便、快捷服務(wù)途徑等優(yōu)點(diǎn)，但受技術(shù)所限，容易受到病毒侵害，具有不穩(wěn)定的缺點(diǎn)。其次，電子工程圖紙?jiān)陔娔X上可以任意修改、復(fù)制，或存儲(chǔ)在其他載體上，雖然能采取一些技術(shù)手段，如數(shù)字簽名、電子指紋、水印等，但很難保證其真實(shí)性與原始性[1]。紙質(zhì)檔案具有悠久的歷史，還是有其自身的優(yōu)勢(shì)。其唯一性、原始性、證據(jù)性和憑證性的作用，是電子圖紙檔案取代不了。因此加強(qiáng)紙質(zhì)底圖檔案管理，還是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)。
計(jì)算機(jī)科技高速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來(lái)了一定的困難，因此如何更好的解決紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展、配合應(yīng)用的關(guān)系就成了檔案管理中非常重要的一點(diǎn)。
1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
隨著電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據(jù)重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，客觀分析他們的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，善加利用，才能更好地應(yīng)用到檔案管理之中。
1.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
電子檔案形成文件便捷快速。電子檔案錄入一次，可以多次輸出，方便檔案的查找和利用，而且電子檔案的輸出和輸入不受到時(shí)間地點(diǎn)的限制，只要能夠找到相應(yīng)的檔案，千里之外都能共享電子檔案資料。電子檔案在輸出過(guò)程中不受形式的限制，可以集文字、圖像、聲音于一體，形式表現(xiàn)多樣化。
電子檔案是一種高密度的儲(chǔ)存方法。以前有磁帶、磁盤(pán)，現(xiàn)在有U盤(pán)、硬盤(pán)，都是小體積可隨身攜帶的物品，但是其中儲(chǔ)存的信息量驚人，最大程度發(fā)揮了共享資料的優(yōu)勢(shì)。
電子檔案?jìng)鬟f信息迅速。電子檔案由計(jì)算機(jī)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)傳播，傳送速度非常快，和以只能通過(guò)郵寄的方式來(lái)傳輸?shù)募堎|(zhì)檔案相比，可謂是天壤之別。
電子檔案穩(wěn)定性差。
1.由于電子檔案不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，不僅可以在電腦上多次輸出，還可以用U盤(pán)等設(shè)備多次復(fù)制，這種不受載體限制的相互復(fù)制，很難確定哪一個(gè)是原件，更無(wú)法確定有沒(méi)有人為的更改。
2.一旦電子檔案遭到病毒的侵害，可能會(huì)無(wú)法挽救，變成廢品。
3.電子檔案依賴(lài)相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備。當(dāng)存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備由于擠壓、磨損等原因損壞時(shí)，電子檔案也將失效；即使正常保存，這些設(shè)備的存放壽命也遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案，例如光盤(pán)的使用壽命已經(jīng)是載體中比較長(zhǎng)的，也只有30年左右。電子檔案載體如此短的壽命，影響了它的整體使用時(shí)長(zhǎng)。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代非?？欤娮訖n案又依賴(lài)于特定設(shè)備和軟件，如果使用這些及其設(shè)備形成的電子檔案需要保存很長(zhǎng)時(shí)間，而在此期間一旦廠家不再提供相應(yīng)的技術(shù)支持，就容易造成數(shù)據(jù)丟失。
1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)
紙質(zhì)檔案與電子檔案相比有明顯的優(yōu)勢(shì)，閱讀上具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質(zhì)檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當(dāng)事人印章、手印和簽字的檔案，具備了相應(yīng)的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質(zhì)檔案具有耐久性，現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達(dá)到200年以上，可以較長(zhǎng)時(shí)間保存重要檔案。
紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也是非常明顯的，占據(jù)空間較大，能夠儲(chǔ)存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來(lái)也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質(zhì)檔案的信息共享性較差，在同一時(shí)間同一地點(diǎn)只能供一位用戶(hù)使用。同時(shí)，傳遞速率也較差，可以通過(guò)郵寄的方式傳遞，既是目前快遞業(yè)發(fā)達(dá)，遠(yuǎn)距郵遞也是需要以天為單位計(jì)算的，和以互聯(lián)網(wǎng)傳遞的電子檔案無(wú)法相比。
2 兩者應(yīng)并存發(fā)展
通過(guò)上述對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)的對(duì)比分析可以發(fā)現(xiàn)，二者各有優(yōu)勢(shì)，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是應(yīng)該相互配合使用，彌補(bǔ)彼此的不足之處。
在電子檔案歸檔保存時(shí)將相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案也一并保存，紙質(zhì)檔案具備的長(zhǎng)久保存和真實(shí)可靠的優(yōu)勢(shì)，電子檔案有檢索速度快、存儲(chǔ)密度小的優(yōu)越性能。這就決定了紙質(zhì)檔案和電子檔案必須共存，并且同步發(fā)展和管理。
2.1 檔案管理人需具備完整的檔案管理知識(shí)
由于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對(duì)新鮮事物接受速度比較慢，對(duì)電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使其具備完整的檔案管理知識(shí)。
而檔案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。在增強(qiáng)自身檔案管理方面的知識(shí)的同時(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基礎(chǔ)知識(shí)，并運(yùn)用到日常檔案管理工作之中。
2.2 電子檔案全過(guò)程管理
由于電子檔案非常依賴(lài)其設(shè)備和軟件，因此要對(duì)電子檔案做到全過(guò)程管理，也就要求檔案管理部門(mén)在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應(yīng)用等全過(guò)程發(fā)揮作用，肀Vさ繾擁蛋傅惱媸島陀行А
檔案管理部門(mén)中應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)電子檔案的存儲(chǔ)和登記，實(shí)現(xiàn)辦公和檔案管理相結(jié)合，以便于日后電子檔案的管理和利用。
2.3 同步歸檔
由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對(duì)于同一內(nèi)容的電子檔案和紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步接收歸檔。比如，大學(xué)畢業(yè)生的檔案移交問(wèn)題，因?yàn)闄n案對(duì)于大學(xué)生之后的發(fā)展起著非常重要的作用，所以在畢業(yè)時(shí)，人才市場(chǎng)等負(fù)責(zé)檔案移交的部門(mén)會(huì)做到將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步接收和歸檔，不僅保證檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確，還能使檔案更為長(zhǎng)久地保存。
同步歸檔可以讓電子檔案和紙質(zhì)檔案達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的目的，更能揚(yáng)長(zhǎng)避短，避免出現(xiàn)不必要的損失。
2.4 建立聯(lián)系
電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內(nèi)容，為了能夠把兩者配合使用，應(yīng)當(dāng)在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。
如果目前庫(kù)存中有大量的紙質(zhì)檔案，而電子檔案內(nèi)容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質(zhì)檔案中重要的內(nèi)容進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，制作成為電子檔案，并把兩者同時(shí)歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來(lái)，轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案，這樣如果電子檔案的設(shè)備不小心損壞，電子檔案失去價(jià)值，還存有的紙質(zhì)檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。
在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件建立通道，使得二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)方便快速的檢索和有效的管理應(yīng)用。
2.5 利用檔案的管理措施
由于電子檔案容易被改動(dòng)，而且改動(dòng)之后難以分辨原始數(shù)據(jù)和改動(dòng)數(shù)據(jù)，使得在利用工作中管理人員經(jīng)常難以控制，并且由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)上就能更改自己的檔案信息，更是為檔案管理增加了困難。
為了保證檔案的真實(shí)完整，有關(guān)部門(mén)可以采取相關(guān)措施，比如更改信息前必須驗(yàn)證口令和身份，并及時(shí)登記，對(duì)于非常重要的檔案，必須經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的審批才可進(jìn)行更改。對(duì)于更改過(guò)的電子檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)記錄并與更改前的電子檔案保持關(guān)聯(lián)，保證檔案內(nèi)容的延續(xù)性和完整性。
比如畢業(yè)生在檔案管理網(wǎng)站上查找并審核自己的檔案內(nèi)容之前，必須登錄自己的賬號(hào)，保證查看的是自己的檔案內(nèi)容，在提出修改的過(guò)程中必須嚴(yán)格按照審核要求，如果需要學(xué)校老師和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和證明，必須出示相關(guān)資料才能進(jìn)行修改，否則不予修改。
3 總結(jié)
由于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，電子檔案已經(jīng)在檔案管理中扮演舉足輕重的角色，但是通過(guò)對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)的分析，可以發(fā)現(xiàn)兩者配合使用更加有利于檔案的管理和應(yīng)用。本文第二部分還為電子檔案和紙質(zhì)檔案配合提出5點(diǎn)建議，希望可以為檔案管理工作提供新的思路和方向。
參考文獻(xiàn)
改革開(kāi)放以來(lái)，隨著中國(guó)的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案整理工作也越來(lái)越多?？蒲许?xiàng)目，即開(kāi)展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿(mǎn)足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡(jiǎn)便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對(duì)待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對(duì)其加以利用。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
（一）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時(shí)代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。
在信息發(fā)展迅猛的今天，無(wú)論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會(huì)交流與國(guó)際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項(xiàng)目管理中，電子檔案緊緊依賴(lài)于計(jì)算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)，且其記憶速度和運(yùn)算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了資源檢索過(guò)程。電子檔案具有存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)容量大、儲(chǔ)存困難等特點(diǎn)。在科研項(xiàng)目中，電子檔案可對(duì)檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，科研檔案在科研管理活動(dòng)中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過(guò)去的科研成果以及過(guò)程，而且對(duì)于今后的科研計(jì)劃、科研政策的制定具有重要的參考價(jià)值。因此，電子檔案長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計(jì)算機(jī)的特殊功能對(duì)科研項(xiàng)目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲(chǔ)存難度大，因其對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴(lài)性強(qiáng)，一旦計(jì)算機(jī)受到病毒等的侵害，就會(huì)造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會(huì)對(duì)科研項(xiàng)目中的檔案管理工作造成危害，還會(huì)間接影響到科研項(xiàng)目的成果。
總而言之，電子檔案的便利性，給人類(lèi)的生活帶來(lái)了巨大的收益，電子檔案的存儲(chǔ)地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤(pán)就可以?xún)?chǔ)存所需信息，存儲(chǔ)量大且運(yùn)算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過(guò)筆記本U盤(pán)等隨身攜帶，可節(jié)約大量時(shí)間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢(shì)。除此之外，電子檔案可以長(zhǎng)時(shí)間保存相關(guān)信息，不會(huì)隨時(shí)間的延長(zhǎng)造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個(gè)信息全球化的社會(huì)，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項(xiàng)主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲(chǔ)存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時(shí)，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲(chǔ)存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲(chǔ)存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點(diǎn)即存儲(chǔ)信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來(lái)越高明，許多機(jī)密性文件可能因?yàn)楹诳偷那秩攵斐蓢?yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)?？蒲许?xiàng)目中的檔案管理仍然離不開(kāi)紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書(shū)、審批文件、任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開(kāi)紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時(shí)可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過(guò)檢索號(hào)就可快速獲得科研項(xiàng)目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書(shū)寫(xiě)上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡(jiǎn)明地表現(xiàn)出其簡(jiǎn)單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒(méi)有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點(diǎn)也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對(duì)于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對(duì)其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢(qián)的浪費(fèi)，不僅能夠簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項(xiàng)目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時(shí)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無(wú)誤地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項(xiàng)目的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，電子檔案永遠(yuǎn)無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項(xiàng)目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫(kù)存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢(shì)，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许?xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書(shū)、審批文件、任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專(zhuān)利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專(zhuān)著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能有效完成科研項(xiàng)目的檔案管理工作。
電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點(diǎn)特征明顯，因此在科研項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點(diǎn)整合利用過(guò)程，相關(guān)人員要盡最大努力對(duì)檔案的優(yōu)點(diǎn)加以最大程度地利用，而對(duì)于其缺點(diǎn)，要盡量避免，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚(yáng)長(zhǎng)避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢(shì)。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢(shì)不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢(shì)要加以保留。將兩者的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。
三、結(jié)束語(yǔ)
在高速發(fā)展的信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，但每一項(xiàng)文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢(shì)，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實(shí)際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類(lèi)電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項(xiàng)目檔案管理工作水平。
【參考文獻(xiàn)】
紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過(guò)程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。
電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。
二、環(huán)境條件影響的差異
1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤(pán)和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見(jiàn)，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。
2、灰塵影響的差異。灰塵對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來(lái)霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤(pán)，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過(guò)修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過(guò)程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。
3、外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。
4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)，致使盤(pán)基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤(pán)基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。
三、技術(shù)壽命的差異
紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。技術(shù)過(guò)時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷(xiāo)售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說(shuō)來(lái)，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說(shuō)，技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過(guò)時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過(guò)時(shí)，歐美國(guó)家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒(méi)有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專(zhuān)家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開(kāi)放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過(guò)時(shí)的新途徑。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119
[中圖分類(lèi)號(hào)]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）14-0-02
1 教學(xué)檔案概述
教學(xué)檔案是指二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)科研以及學(xué)生管理過(guò)程中所自然形成的具有存在價(jià)值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價(jià)值的文檔資料對(duì)學(xué)校甚至社會(huì)有一定的參考作用。檔案是隨著時(shí)間的推移，學(xué)院的發(fā)展，最終一點(diǎn)一滴累積得到的，真實(shí)地記錄了二級(jí)學(xué)院的發(fā)展軌跡。
2 教學(xué)檔案的作用
隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級(jí)學(xué)院辦學(xué)的自和管理權(quán)也隨之加大，相關(guān)教學(xué)管理工作的范圍也逐漸擴(kuò)展。而教學(xué)檔案的收集管理及保存工作，作為學(xué)院管理工作的重要組成之一，應(yīng)該得到相關(guān)學(xué)校管理人員的重視。
隨著學(xué)院管理范圍的不斷擴(kuò)大，許多教學(xué)、行政相關(guān)文件及實(shí)施都由二級(jí)學(xué)院進(jìn)行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)和改變，二級(jí)學(xué)院的在檔案管理工作出現(xiàn)很多亟待解決的問(wèn)題。自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，高等院校的格局組成發(fā)生了很大變化，二級(jí)學(xué)院成為我國(guó)高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價(jià)值的資料文檔，必須得到二級(jí)學(xué)院的高度重視。因?yàn)闄n案是回顧總結(jié)和評(píng)估教學(xué)的重要依據(jù)，而且通過(guò)研究學(xué)習(xí)檔案能不斷提高教學(xué)水平。這就是檔案作為紙質(zhì)資料的重要意義，要通過(guò)自身的優(yōu)秀管理，嚴(yán)格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個(gè)二級(jí)學(xué)院中完整的檔案管理系統(tǒng)。并且還要引進(jìn)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)工具，這樣才能真正做好高校二級(jí)學(xué)院的檔案的管理工作。
3 教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容
3.1 學(xué)院的管理類(lèi)文檔
管理類(lèi)檔案有學(xué)院教學(xué)相關(guān)資料、學(xué)院的管理機(jī)制、學(xué)院設(shè)施管理、各類(lèi)學(xué)院會(huì)議的文字記錄以及學(xué)院一些重大活動(dòng)的資料，其中包括文字、影視等形式。
3.2 教學(xué)科研類(lèi)檔案
教學(xué)科研類(lèi)檔案作為學(xué)院教學(xué)工作的一個(gè)重要組成部分，包括教學(xué)中的成果與改革創(chuàng)新、研究課題申報(bào)立項(xiàng)的驗(yàn)證資料以及科研成果取得的證書(shū)等關(guān)于科研類(lèi)的檔案文檔。
3.3 教學(xué)日常運(yùn)行的管理類(lèi)檔案
主要包括教師的每日課程狀態(tài)、課程教案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)事故等有關(guān)資料，同時(shí)也包括各個(gè)學(xué)科的專(zhuān)業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)質(zhì)量的管理材料、實(shí)踐教學(xué)材料等。
3.4 學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)考核、畢業(yè)設(shè)計(jì)類(lèi)的文檔
其中存放有全部學(xué)生學(xué)籍及各類(lèi)考試考核的原始試卷和成績(jī)單、畢業(yè)設(shè)計(jì)的資料，以及四年的獎(jiǎng)勵(lì)和懲戒的材料。
4 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施
4.1 設(shè)備管理人員要配備齊全
本科教學(xué)檔案資料庫(kù)的構(gòu)建，本身就是一項(xiàng)日常化的教學(xué)管理工作，需要長(zhǎng)期進(jìn)行歸檔存檔。所以相關(guān)工作人員必須重視起來(lái)，由院長(zhǎng)等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督管理，制定相關(guān)管理規(guī)則，成立獨(dú)立的機(jī)構(gòu)管理工作，要做到任務(wù)分工明確，落實(shí)好每個(gè)管理人員的任務(wù)，責(zé)任到人，長(zhǎng)久地定期檢查工作。
為了更好地管理二級(jí)學(xué)院本科的教學(xué)工作，加強(qiáng)學(xué)院教學(xué)檔案管理，建議學(xué)院必須成立專(zhuān)門(mén)檔案室，專(zhuān)門(mén)進(jìn)行存檔歸檔等工作，并要依據(jù)相關(guān)檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿(mǎn)足文檔對(duì)溫度、光線、濕度等的要求。因?yàn)闄n案資料大多是紙質(zhì)文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對(duì)檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關(guān)的調(diào)節(jié)溫度濕度的設(shè)備，則要把溫度的變化控制在2℃之內(nèi)，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過(guò)5%。
4.2 建立并完善檔案管理的相關(guān)制度
檔案管理工作下放到二級(jí)學(xué)院后，相關(guān)工作便成了學(xué)院教職工教學(xué)工作必不可少的一部分內(nèi)容，需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。二級(jí)學(xué)院自不斷擴(kuò)大，相關(guān)管理體系和制度也要進(jìn)行適應(yīng)性的改變。
從目前情況來(lái)看，大多數(shù)二級(jí)學(xué)院并未在此問(wèn)題上進(jìn)行改善，仍然存在諸多相關(guān)問(wèn)題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，加快完善相關(guān)管理制度。具體的著力點(diǎn)應(yīng)該在二級(jí)學(xué)院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負(fù)責(zé)，職責(zé)也不明確，教學(xué)檔案沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)整理，或者檔案不完整等，這些問(wèn)題在高校二級(jí)學(xué)校的檔案管理工作中時(shí)有發(fā)生，降低了檔案管理工作的意義。
建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)院在擁有更多自的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇面對(duì)挑戰(zhàn)，真正做好學(xué)院檔案管理工作，結(jié)合自身的實(shí)際情況和相關(guān)檔案管理的規(guī)則要求，制定一套符合自身發(fā)展的制度規(guī)則。在管理機(jī)構(gòu)的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性、規(guī)范性。
4.3 嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容，明確教學(xué)檔案收集入檔的時(shí)間點(diǎn)
確定歸存內(nèi)容，建立“本學(xué)科教學(xué)基本原始資料庫(kù)”目錄，這是建設(shè)本科教學(xué)基本資料庫(kù)的第一步。從各學(xué)院有第一屆本科生的學(xué)期開(kāi)始，二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)資料庫(kù)的資料收集工作也隨之開(kāi)始。資料的保存時(shí)間是由資料本身的存在價(jià)值所決定的，要對(duì)各類(lèi)文檔資料進(jìn)行分類(lèi)歸檔，劃分不同的保存時(shí)間。對(duì)于那些關(guān)于學(xué)院發(fā)展和建設(shè)的資料要長(zhǎng)期保存，如重大事件或者優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文；對(duì)于學(xué)生考卷或者一般類(lèi)畢業(yè)設(shè)計(jì)論文，保存4年即可；對(duì)于學(xué)生日常的實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)等相關(guān)資料保存至學(xué)生畢業(yè)后兩年；其他類(lèi)別文檔一般無(wú)特殊要求保存5年。
對(duì)于一些日常的教學(xué)資料文檔，一般在學(xué)期末進(jìn)行歸檔整理，但要注意對(duì)一些跨學(xué)期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開(kāi)學(xué)季，學(xué)校都會(huì)對(duì)各學(xué)院本科的檔案庫(kù)進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)。在學(xué)期中，學(xué)院也會(huì)根據(jù)管理規(guī)定對(duì)各學(xué)院的教學(xué)工作進(jìn)行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時(shí)也會(huì)對(duì)相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查。因?yàn)閷W(xué)校對(duì)二級(jí)教學(xué)單位的年度考核很重要的依據(jù)便是本科教學(xué)基本的原始檔案庫(kù)的建設(shè)和維護(hù)情況。這樣做能促使檔案庫(kù)相關(guān)工作人員積極工作，避免檔案庫(kù)建設(shè)完善工作卻無(wú)人執(zhí)行的現(xiàn)象。
5 結(jié) 語(yǔ)
教學(xué)檔案工作作為一個(gè)本科二級(jí)學(xué)院對(duì)教學(xué)管理和發(fā)展軌跡的真實(shí)記錄，是對(duì)高等學(xué)校教學(xué)水平和管理水平評(píng)價(jià)的重要指標(biāo)和依據(jù)，也是高等學(xué)校檔案工作的重點(diǎn)所在。它能真實(shí)記錄整個(gè)教育過(guò)程，對(duì)高校的未來(lái)發(fā)展有很好的輔助作用，能為今后的教學(xué)工作提供借鑒。所以，要重視和發(fā)展高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作流程，及時(shí)建檔歸檔，構(gòu)筑高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的完整體系，并不斷引進(jìn)高科技的管理方式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)快捷便利的管理系統(tǒng)，真正做好檔案管理工作。
主要參考文獻(xiàn)
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隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，信息科學(xué)的迅速崛起，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動(dòng)了人們的生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)正悄然發(fā)生著質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤(pán)、光盤(pán)等形式為介質(zhì)的電子文件過(guò)渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學(xué)化，從而促進(jìn)整個(gè)檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過(guò)渡時(shí)期的檔案管理工作，也就不得不對(duì)原有的管理方法進(jìn)行改進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息處理的現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。
1并存時(shí)期的檔案管理的模式
紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，按照長(zhǎng)期總結(jié)的工作流程進(jìn)行?，F(xiàn)在不少企業(yè)、機(jī)關(guān)在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時(shí)存在于機(jī)關(guān)內(nèi)，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門(mén)和檔案部門(mén)，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數(shù)機(jī)關(guān)將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案。現(xiàn)階段，大多數(shù)機(jī)關(guān)已經(jīng)認(rèn)可了電子文件不可或缺的功用，主張應(yīng)該由檔案部門(mén)統(tǒng)一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場(chǎng)面，在未來(lái)會(huì)有更多的機(jī)關(guān)逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過(guò)渡。20世紀(jì)中葉，國(guó)家檔案局提出了省及省以上的首腦機(jī)關(guān)、要害部門(mén)和重要單位要實(shí)行檔案兩套制。從而形成與傳統(tǒng)管理方式不同的觀點(diǎn)，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學(xué)、更實(shí)用以及更經(jīng)濟(jì)的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿(mǎn)足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩(wěn)定，便于長(zhǎng)期保存和實(shí)時(shí)查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之應(yīng)用于實(shí)際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應(yīng)盡可能的保證檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在沒(méi)有十足的把握證實(shí)電子文件的真實(shí)性、安全性之前，不能忽略傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式。這種專(zhuān)業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時(shí)電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲(chǔ)方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構(gòu)建一個(gè)功存管理的信息系統(tǒng)，可以更加高效率、更準(zhǔn)確地滿(mǎn)足利用者的信息需求。另一種情況是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，起到拷貝的作用。我們?cè)谝恍C(jī)關(guān)可以看到，大量被刻錄的磁盤(pán)、光盤(pán)構(gòu)成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數(shù)字化工作的正面映射。與此同時(shí)，電子文件給利用者帶來(lái)的方便是立竿見(jiàn)影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)。在檔案保護(hù)方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)水平，在對(duì)原件進(jìn)行數(shù)字化時(shí)可以根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，需要做到以下幾項(xiàng)工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項(xiàng)、電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應(yīng)根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度。
2電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理的影響
簡(jiǎn)化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注度很高的一個(gè)問(wèn)題。各種觀點(diǎn)絡(luò)繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對(duì)所需歸檔的文件進(jìn)行邏輯分類(lèi)，并且組成不同問(wèn)題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關(guān)一個(gè)問(wèn)題或者一個(gè)事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點(diǎn)集中在在檢索工具上。在國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中可以看出，不僅認(rèn)可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實(shí)施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實(shí)用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認(rèn)可。其優(yōu)點(diǎn)是方便，缺點(diǎn)是裝訂工作量過(guò)大。與此同時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》僅限于對(duì)文書(shū)檔案的處理，還不涉及對(duì)其他門(mén)類(lèi)的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統(tǒng)的立卷方法。因?yàn)殡娮訖n案可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成，隨著電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。
3確保電子文件原始性的管理措施
電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強(qiáng)大的功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的各項(xiàng)要求，為管理工作者提供便捷。通過(guò)電子檔案，系統(tǒng)可以自動(dòng)形成建庫(kù)后全宗檔案分類(lèi)方案、排序規(guī)則、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及他們的變更情況和建立銷(xiāo)毀清冊(cè)、庫(kù)存檔案統(tǒng)計(jì)、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統(tǒng)的全宗介紹、鑒定報(bào)告、檢索記錄等有關(guān)文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動(dòng)賦予邏輯庫(kù)存的庫(kù)址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點(diǎn)和任意檔案裝具或檔案庫(kù)房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過(guò)電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時(shí)代已經(jīng)來(lái)到，分析其共存期的管理問(wèn)題已經(jīng)成為檔案界的一個(gè)炙手可熱的趨勢(shì)。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實(shí)踐的不斷檢驗(yàn)。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒(méi)有完全退出歷史舞臺(tái)，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當(dāng)下，檔案理論界會(huì)探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務(wù)于檔案管理工作。結(jié)束語(yǔ)檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍密不可分，要適應(yīng)變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平?，F(xiàn)階段，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，短時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍會(huì)占主導(dǎo)地位，并不斷向電子檔案過(guò)渡，已經(jīng)成為主流趨勢(shì)。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的大環(huán)境。
參考文獻(xiàn)
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0 引言
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的存儲(chǔ)方式也不斷地發(fā)生變化，存儲(chǔ)形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術(shù)和設(shè)備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的滲透和應(yīng)用，時(shí)刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案，使整個(gè)檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會(huì)在檔案管理工作中持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)期，如何科學(xué)有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過(guò)渡，是檔案工作者深入思考的課題。
1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點(diǎn)分析
1.1 電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲(chǔ)、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。
（1）檔案信息存儲(chǔ)豐富性
電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)，尤其是光盤(pán)，由于信息存儲(chǔ)的高密度性，使檔案信息存儲(chǔ)量極為豐富，具有“海量存儲(chǔ)”之稱(chēng)，大大高于紙質(zhì)載體所存儲(chǔ)的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡(jiǎn)化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。
（2） 檔案信息生動(dòng)形象性
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過(guò)用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)事物信息的原來(lái)形態(tài)，形象生動(dòng)地再現(xiàn)歷史活動(dòng)狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對(duì)人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的概貌進(jìn)行全息化
再現(xiàn)。
（3） 信息存儲(chǔ)與利用的迅速準(zhǔn)確性
電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，它通過(guò)數(shù)字或代碼，對(duì)信息的數(shù)字編碼進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、編輯加工處理，由計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽(tīng)的信息，從而提高檔案信息開(kāi)發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。
1.2 紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)
紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年?yáng)|漢蔡倫發(fā)明造紙以來(lái)，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。
（1） 信息與載體的依附性
由于載體與信息的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實(shí)性方面，也體現(xiàn)在其存儲(chǔ)介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結(jié)合，就很難將其分離。同時(shí)，只有通過(guò)依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。
（2） 檔案信息的原始憑證性
從其形成過(guò)程來(lái)看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來(lái)。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責(zé)任人在特定的條件下制作完成的實(shí)體材料。
2 并存時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展策略
2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案
管理工作，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹(shù)立檔案現(xiàn)代化的管理意識(shí)，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)，面對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個(gè)重要課題?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務(wù)手段等方面的變化，對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時(shí)對(duì)他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在以往的檔案專(zhuān)業(yè)人員要具有廣博扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和文史知識(shí)外，還要具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)已不局限于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的掌握，更應(yīng)該了解計(jì)算機(jī)信息管理和開(kāi)發(fā)利用知識(shí)，并要熟悉掌握計(jì)算機(jī)在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。
2.2 改進(jìn)、創(chuàng)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度
新型檔案載體的應(yīng)用與計(jì)算機(jī)的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應(yīng)用后，建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)已是刻不容緩，如統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等； 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等，都有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實(shí)性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來(lái)維護(hù)與
確定。
2.3 創(chuàng)新檔案管理體系
吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐證明了切實(shí)可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會(huì)發(fā)生重大變化。
（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計(jì)算機(jī)管理信息可在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，如電子文件的歸檔，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行機(jī)對(duì)機(jī)的拷貝來(lái)完成，不必對(duì)文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應(yīng)全面進(jìn)行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。
（2）電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過(guò)對(duì)電子檔案的著錄和組盤(pán)來(lái)完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點(diǎn)，并存在相當(dāng)大的難度； 電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)為對(duì)象進(jìn)行保護(hù)管理，只不過(guò)是存儲(chǔ)介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲(chǔ)介質(zhì)不同，檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同，所提供的保護(hù)設(shè)備、防護(hù)設(shè)施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點(diǎn)，但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備，所以提供利用工作的重點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識(shí)別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個(gè)流程性的工作過(guò)程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機(jī)上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時(shí)進(jìn)行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。
參考文獻(xiàn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過(guò)無(wú)紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過(guò)辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開(kāi)支，而且有能夠減少木材的使用，降低來(lái)人類(lèi)對(duì)森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤(pán)、光盤(pán)和云盤(pán)等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢(xún)和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^(guò)程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過(guò)不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫(xiě)和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見(jiàn)的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷亍⑤^潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過(guò)掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫(kù)和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢(shì)在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
