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時間：2023-08-31 16:37:45
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇紙質(zhì)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：
中圖分類號：K206 文獻標(biāo)識碼： A
一、紙質(zhì)檔案管理概況
紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點：
1. 同步歸檔
一線城市房產(chǎn)吸引國內(nèi)、國際熱資，有運用資本投資不動產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數(shù)字化加工是一個流水作業(yè)，須多個作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點數(shù)目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。
2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。
3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。
參考文獻：
[1]中華人民共和國國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國檔案出版社，2007-8-1.
[2]王雪梅.論紙質(zhì)和電子期刊并存的管理[J].河北科技圖苑，2007（09）.
一、引言
底圖是工程項目檔案的重要組成部分。工程項目底圖的一個特點是為施工現(xiàn)場服務(wù)，即使是在科技發(fā)達的美國，它在現(xiàn)場服務(wù)時也以紙質(zhì)圖紙為主，以國內(nèi)目前的條件，還不可能拎著一臺筆記本電腦，帶著一張光盤在現(xiàn)場解決各種問題， 況且施工圖變更圖還得要打印后簽上名才有效[1]。紙質(zhì)底圖是藍圖的母版，是工程項目建設(shè)過程中不可缺少的依據(jù)。在工程項目建設(shè)過程中需要反復(fù)添曬圖紙，離開了設(shè)計底圖，工程項目建設(shè)就失去了方向。因此它的一個重要特點是利用的頻繁性，同一份底圖反復(fù)要曬幾十份，甚至上百份的藍圖，為工程項目建設(shè)服務(wù)。此外，工程竣工驗收、質(zhì)量評定、設(shè)計參考咨詢、建筑物裝修和改擴建等都需要大量地調(diào)閱和復(fù)用底圖檔案。底圖檔案的另一個重要特點是唯一性。工程底圖往往只有一份，尤其是以前用手工繪制的底圖，更是“孤本”。底圖一旦丟失或是破損嚴(yán)重，其利用也就無從談起，也將給施工和科研帶來無法彌補的損失。因此，加強紙質(zhì)底圖檔案管理，顯得十分重要。
二、底圖檔案的管理
加強紙質(zhì)底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，做到每個環(huán)節(jié)有規(guī)可依，有章可循。其重要環(huán)節(jié)：一歸檔驗收；二臺帳登記；三底圖修改；四分類排放；五現(xiàn)場利用；六底圖鑒定；七保管和保護。
（一）、歸檔驗收
由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質(zhì)量，嚴(yán)把底圖歸檔入口關(guān)。底圖歸檔驗收，一查底圖質(zhì)量。重點查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍圖的母版，沒有好的底圖質(zhì)量，也就談不上高質(zhì)量的藍圖。二查簽署。簽署不齊全的底圖，不能充分發(fā)揮其檔案憑證作用。三查文件號是否與工程名稱一致。項目文件號是每張圖紙的身份證號，具有唯一性，它在底圖檔案檢索、利用、保管、統(tǒng)計中起到關(guān)鍵作用。若多份底圖共用一個編號，會給底圖日后查找利用帶來很多麻煩。因此，在底圖歸檔驗收時，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
（二）、臺帳登記
臺帳登記是檔案查詢利用的信息平臺。隨著公司發(fā)展壯大，每年都有上百個工程項目同時運行。底圖年歸檔數(shù)千個檔號，文表達20多萬頁，圖紙10萬多自然張。為用好、管好每個項目的底圖，紙質(zhì)臺帳，以歸檔時間登記流水賬。驗收合格的底圖，雙方互簽字確認，作為歸檔驗收憑證永久留存。在《綜合檔案管理系統(tǒng)》中詳細著錄歸檔日期、項目文件號、題名等三十多項信息內(nèi)容?！断到y(tǒng)》能夠?qū)@些信息進行單項或多項組合查詢、統(tǒng)計，提高了底圖檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率。
（三）、底圖修改
由于甲方的需要發(fā)生變化，或因施工條件的變化，歸檔發(fā)圖后的底圖隨時可能修改。底圖修改院采用版次遞進的方式管理。因此，在底圖檔案中就會出現(xiàn)同一工程項目文件號有多個版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的文表號和圖號。多版設(shè)計文件增加了底圖的協(xié)調(diào)難度。因此在底圖日常管理中，一定要看清楚每張底圖的有效版次，保證各項任務(wù)的執(zhí)行者采用的都是有效版本的底圖。否則，底圖管理的混亂，也會給工期帶來影響。
（四）、分類排放
對底圖實體進行科學(xué)分類，合理排架存放是快速提供底圖利用的重要前提。工程項目通常有基礎(chǔ)設(shè)計、詳細設(shè)計、竣工圖三個階段。項目從開始到竣工，跨度時間長。一個全廠性的大的工程項目就有幾十個，甚至上百個單元，文表有六、七萬頁，圖紙兩、三萬張，圖紙量大且利用頻繁。現(xiàn)階段公司的底圖編號是由一組數(shù)字加字母組合而成，涵蓋工程項目號、階段、單元號、專業(yè)及目錄級別等信息。為了保存一個工程項目底圖的連續(xù)性和完整性，在項目運行中，底圖處于動態(tài)管理。已經(jīng)完成的項目，檔案實體與計算機排序同步。即按年代―項目―階段―單元―專業(yè)―圖號進行分類排序上架，并在柜架上寫明工程名稱、單元、專業(yè)、圖號等信息。這種分類雖然很麻煩，可效果卻不一樣。特別是按項目、單元抽圖時，只需點擊鼠標(biāo)，或到庫房找到這個項目的存放位，就能輕松搞定，避免了無謂的工作。
（五）、現(xiàn)場利用
歸檔后的底圖，不能直接用于現(xiàn)場，需曬制成藍圖，并加蓋單位資質(zhì)章，發(fā)圖章等才能為施工現(xiàn)場服務(wù)。底圖請曬，有嚴(yán)格的審批程序。必須有文控填制出版委托單，填寫圖號及曬藍圖份數(shù)，項目經(jīng)理簽發(fā)。底圖人員根據(jù)委托內(nèi)容，調(diào)配齊底圖，送交出版室，出版人員當(dāng)面簽收。曬完后的底圖，由出版室送還底圖崗。底圖人員再次清點回圖，查是否有遺漏丟失、撕裂、破損的底圖，若有須及時進行補缺、修補，保證底圖再次利用的完整性和完好性。
（六）、底圖鑒定
底圖檔案的鑒定是檔案管理工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。對底圖檔案進行鑒定，就是確定底圖檔案科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實的價值，決定檔案的存毀，對提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、緩解庫房及設(shè)備的緊張狀況，充分發(fā)揮底圖檔案的作用都有著重要意義。因此公司成立了檔案鑒定工作小組，檔案部門制定了檔案鑒定和銷毀制度。對已制成電子檔案且破損嚴(yán)重的底圖；裝置報廢，年份較長且利用較少的工程底圖；有高版次替代的低版次底圖，在臺帳中做好標(biāo)識，定期提交給鑒定組，鑒定是否存毀。確認作廢的底圖，實體下架，按檔案銷毀程序處理。
（七）保管和保護
底圖材料特殊，易發(fā)黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，一般采取平放。因此在底圖的抽圖、清點、整理過程中，檔案人員和利用者必須要有高度責(zé)任心，更要珍惜和愛護底圖。取放底圖時，一定要維護好底圖圖號的排序，同時要輕拿輕放，嚴(yán)防圖紙磨損和撕裂。底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴(yán)格控制好庫房的溫濕度，并做好信息登記，以確保底圖檔案長期的保管和再次利用。
三、數(shù)字化管理
底圖的原件只有一份，而且利用的頻繁。圖紙檔案作為紙質(zhì)產(chǎn)品，有著紙質(zhì)檔案的弱點，就是容易磨損、發(fā)黃變脆、破裂、易潮，不易保管。傳統(tǒng)的檔案管理無法形成資源共享，藍圖和底圖都保管，導(dǎo)致人力、物力、財力浪費。要解決這些問題，有必要建立數(shù)據(jù)庫，對其進行數(shù)字化管理。當(dāng)前已實現(xiàn)電子簽名的項目，紙版底圖、PDF版電子文件同時送交檔案部門存檔。對近期沒有實行電子簽名的設(shè)計文件，做到即存即掃。在條件具備時，將早期手工繪制的底圖 “孤本”檔案，也進行掃描制成圖形文本。這樣是在搶救、修復(fù)底圖檔案的同時，也是將早期的死檔案變?yōu)榛顧n案。掃描后的圖形文本，在公司《檔案管理系統(tǒng)》網(wǎng)絡(luò)中掛接，便于需求者查找、利用。電子版檔案再按項目整理，儲存在光盤中異質(zhì)備份。電子化文件作為紙質(zhì)檔案的備份進行保存，一是紙質(zhì)檔案多一層保險；二是實現(xiàn)底圖檔案借閱、利用桌面化。通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地遠程利用，也可以滿足多人同時使用。為需求者提供方便、快捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時也減少了紙質(zhì)檔案的磨損，最大限度地保護了紙質(zhì)檔案。三是為底圖的存放提供了便利。對已制成電子檔案且破損嚴(yán)重、年份稍長利用較少的工程底圖可以卷放，也可以異地存放。供利用的藍圖不再存檔，大大緩解庫房存放壓力，現(xiàn)有庫房資源能得到高效利用。
檔案原始性、證據(jù)性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)必須最大限度的保護好檔案。電子檔案的原始性、真實性、完整性和安全性相對于紙質(zhì)文件，都有其獨自的特點[2]。電子文件數(shù)據(jù)保存密集，電子檔案具有占用空間小，提供方便、快捷服務(wù)途徑等優(yōu)點，但受技術(shù)所限，容易受到病毒侵害，具有不穩(wěn)定的缺點。其次，電子工程圖紙在電腦上可以任意修改、復(fù)制，或存儲在其他載體上，雖然能采取一些技術(shù)手段，如數(shù)字簽名、電子指紋、水印等，但很難保證其真實性與原始性[1]。紙質(zhì)檔案具有悠久的歷史，還是有其自身的優(yōu)勢。其唯一性、原始性、證據(jù)性和憑證性的作用，是電子圖紙檔案取代不了。因此加強紙質(zhì)底圖檔案管理，還是一項長期的任務(wù)。
計算機科技高速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來了一定的困難，因此如何更好的解決紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展、配合應(yīng)用的關(guān)系就成了檔案管理中非常重要的一點。
1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點
隨著電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據(jù)重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點，客觀分析他們的優(yōu)勢和劣勢，善加利用，才能更好地應(yīng)用到檔案管理之中。
1.1 電子檔案的優(yōu)缺點
電子檔案形成文件便捷快速。電子檔案錄入一次，可以多次輸出，方便檔案的查找和利用，而且電子檔案的輸出和輸入不受到時間地點的限制，只要能夠找到相應(yīng)的檔案，千里之外都能共享電子檔案資料。電子檔案在輸出過程中不受形式的限制，可以集文字、圖像、聲音于一體，形式表現(xiàn)多樣化。
電子檔案是一種高密度的儲存方法。以前有磁帶、磁盤，現(xiàn)在有U盤、硬盤，都是小體積可隨身攜帶的物品，但是其中儲存的信息量驚人，最大程度發(fā)揮了共享資料的優(yōu)勢。
電子檔案傳遞信息迅速。電子檔案由計算機通過網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)傳播，傳送速度非?？欤鸵灾荒芡ㄟ^郵寄的方式來傳輸?shù)募堎|(zhì)檔案相比，可謂是天壤之別。
電子檔案穩(wěn)定性差。
1.由于電子檔案不受時間和地點的限制，不僅可以在電腦上多次輸出，還可以用U盤等設(shè)備多次復(fù)制，這種不受載體限制的相互復(fù)制，很難確定哪一個是原件，更無法確定有沒有人為的更改。
2.一旦電子檔案遭到病毒的侵害，可能會無法挽救，變成廢品。
3.電子檔案依賴相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備。當(dāng)存儲電子檔案的設(shè)備由于擠壓、磨損等原因損壞時，電子檔案也將失效；即使正常保存，這些設(shè)備的存放壽命也遠不及紙質(zhì)檔案，例如光盤的使用壽命已經(jīng)是載體中比較長的，也只有30年左右。電子檔案載體如此短的壽命，影響了它的整體使用時長。計算機更新?lián)Q代非?？?，電子檔案又依賴于特定設(shè)備和軟件，如果使用這些及其設(shè)備形成的電子檔案需要保存很長時間，而在此期間一旦廠家不再提供相應(yīng)的技術(shù)支持，就容易造成數(shù)據(jù)丟失。
1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點
紙質(zhì)檔案與電子檔案相比有明顯的優(yōu)勢，閱讀上具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質(zhì)檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當(dāng)事人印章、手印和簽字的檔案，具備了相應(yīng)的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質(zhì)檔案具有耐久性，現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達到200年以上，可以較長時間保存重要檔案。
紙質(zhì)檔案的缺點也是非常明顯的，占據(jù)空間較大，能夠儲存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質(zhì)檔案的信息共享性較差，在同一時間同一地點只能供一位用戶使用。同時，傳遞速率也較差，可以通過郵寄的方式傳遞，既是目前快遞業(yè)發(fā)達，遠距郵遞也是需要以天為單位計算的，和以互聯(lián)網(wǎng)傳遞的電子檔案無法相比。
2 兩者應(yīng)并存發(fā)展
通過上述對電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點的對比分析可以發(fā)現(xiàn)，二者各有優(yōu)勢，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是應(yīng)該相互配合使用，彌補彼此的不足之處。
在電子檔案歸檔保存時將相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案也一并保存，紙質(zhì)檔案具備的長久保存和真實可靠的優(yōu)勢，電子檔案有檢索速度快、存儲密度小的優(yōu)越性能。這就決定了紙質(zhì)檔案和電子檔案必須共存，并且同步發(fā)展和管理。
2.1 檔案管理人需具備完整的檔案管理知識
由于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對新鮮事物接受速度比較慢，對電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使其具備完整的檔案管理知識。
而檔案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學(xué)習(xí)相關(guān)知識。在增強自身檔案管理方面的知識的同時，學(xué)習(xí)計算機應(yīng)用的基礎(chǔ)知識，并運用到日常檔案管理工作之中。
2.2 電子檔案全過程管理
由于電子檔案非常依賴其設(shè)備和軟件，因此要對電子檔案做到全過程管理，也就要求檔案管理部門在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應(yīng)用等全過程發(fā)揮作用，肀Vさ繾擁蛋傅惱媸島陀行А
檔案管理部門中應(yīng)設(shè)有專門人員負責(zé)電子檔案的存儲和登記，實現(xiàn)辦公和檔案管理相結(jié)合，以便于日后電子檔案的管理和利用。
2.3 同步歸檔
由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對于同一內(nèi)容的電子檔案和紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步接收歸檔。比如，大學(xué)畢業(yè)生的檔案移交問題，因為檔案對于大學(xué)生之后的發(fā)展起著非常重要的作用，所以在畢業(yè)時，人才市場等負責(zé)檔案移交的部門會做到將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步接收和歸檔，不僅保證檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確，還能使檔案更為長久地保存。
同步歸檔可以讓電子檔案和紙質(zhì)檔案達到優(yōu)勢互補的目的，更能揚長避短，避免出現(xiàn)不必要的損失。
2.4 建立聯(lián)系
電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內(nèi)容，為了能夠把兩者配合使用，應(yīng)當(dāng)在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。
如果目前庫存中有大量的紙質(zhì)檔案，而電子檔案內(nèi)容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質(zhì)檔案中重要的內(nèi)容進行掃描轉(zhuǎn)換，制作成為電子檔案，并把兩者同時歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來，轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案，這樣如果電子檔案的設(shè)備不小心損壞，電子檔案失去價值，還存有的紙質(zhì)檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。
在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以利用數(shù)據(jù)庫和軟件建立通道，使得二者結(jié)合，實現(xiàn)方便快速的檢索和有效的管理應(yīng)用。
2.5 利用檔案的管理措施
由于電子檔案容易被改動，而且改動之后難以分辨原始數(shù)據(jù)和改動數(shù)據(jù)，使得在利用工作中管理人員經(jīng)常難以控制，并且由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們在網(wǎng)絡(luò)上就能更改自己的檔案信息，更是為檔案管理增加了困難。
為了保證檔案的真實完整，有關(guān)部門可以采取相關(guān)措施，比如更改信息前必須驗證口令和身份，并及時登記，對于非常重要的檔案，必須經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批才可進行更改。對于更改過的電子檔案應(yīng)當(dāng)及時記錄并與更改前的電子檔案保持關(guān)聯(lián)，保證檔案內(nèi)容的延續(xù)性和完整性。
比如畢業(yè)生在檔案管理網(wǎng)站上查找并審核自己的檔案內(nèi)容之前，必須登錄自己的賬號，保證查看的是自己的檔案內(nèi)容，在提出修改的過程中必須嚴(yán)格按照審核要求，如果需要學(xué)校老師和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和證明，必須出示相關(guān)資料才能進行修改，否則不予修改。
3 總結(jié)
由于計算機和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，電子檔案已經(jīng)在檔案管理中扮演舉足輕重的角色，但是通過對電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點的分析，可以發(fā)現(xiàn)兩者配合使用更加有利于檔案的管理和應(yīng)用。本文第二部分還為電子檔案和紙質(zhì)檔案配合提出5點建議，希望可以為檔案管理工作提供新的思路和方向。
參考文獻
改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多?？蒲许椖?，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當(dāng)對其加以利用。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點
（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進入了全新的時代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。
在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。
總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經(jīng)達到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關(guān)信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴(yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進了紙質(zhì)檔案的進一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產(chǎn)生也進一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無誤地對紙質(zhì)檔案進行搜索。就科研項目的長遠發(fā)展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许椖坎牧蠙n案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。
電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚ЯΓ朔矫娌豢商娲膬?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優(yōu)化。
三、結(jié)束語
在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進檔案管理工作進一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
【參考文獻】
紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。
電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。
二、環(huán)境條件影響的差異
1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。
2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。
3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。
4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
三、技術(shù)壽命的差異
紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119
[中圖分類號]G647 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-02
1 教學(xué)檔案概述
教學(xué)檔案是指二級學(xué)院本科教學(xué)科研以及學(xué)生管理過程中所自然形成的具有存在價值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價值的文檔資料對學(xué)校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時間的推移，學(xué)院的發(fā)展，最終一點一滴累積得到的，真實地記錄了二級學(xué)院的發(fā)展軌跡。
2 教學(xué)檔案的作用
隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學(xué)院辦學(xué)的自和管理權(quán)也隨之加大，相關(guān)教學(xué)管理工作的范圍也逐漸擴展。而教學(xué)檔案的收集管理及保存工作，作為學(xué)院管理工作的重要組成之一，應(yīng)該得到相關(guān)學(xué)校管理人員的重視。
隨著學(xué)院管理范圍的不斷擴大，許多教學(xué)、行政相關(guān)文件及實施都由二級學(xué)院進行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)和改變，二級學(xué)院的在檔案管理工作出現(xiàn)很多亟待解決的問題。自我國進入21世紀(jì)以來，高等院校的格局組成發(fā)生了很大變化，二級學(xué)院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價值的資料文檔，必須得到二級學(xué)院的高度重視。因為檔案是回顧總結(jié)和評估教學(xué)的重要依據(jù)，而且通過研究學(xué)習(xí)檔案能不斷提高教學(xué)水平。這就是檔案作為紙質(zhì)資料的重要意義，要通過自身的優(yōu)秀管理，嚴(yán)格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學(xué)院中完整的檔案管理系統(tǒng)。并且還要引進現(xiàn)代化計算機工具，這樣才能真正做好高校二級學(xué)院的檔案的管理工作。
3 教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容
3.1 學(xué)院的管理類文檔
管理類檔案有學(xué)院教學(xué)相關(guān)資料、學(xué)院的管理機制、學(xué)院設(shè)施管理、各類學(xué)院會議的文字記錄以及學(xué)院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。
3.2 教學(xué)科研類檔案
教學(xué)科研類檔案作為學(xué)院教學(xué)工作的一個重要組成部分，包括教學(xué)中的成果與改革創(chuàng)新、研究課題申報立項的驗證資料以及科研成果取得的證書等關(guān)于科研類的檔案文檔。
3.3 教學(xué)日常運行的管理類檔案
主要包括教師的每日課程狀態(tài)、課程教案、教學(xué)計劃、教學(xué)事故等有關(guān)資料，同時也包括各個學(xué)科的專業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)質(zhì)量的管理材料、實踐教學(xué)材料等。
3.4 學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)考核、畢業(yè)設(shè)計類的文檔
其中存放有全部學(xué)生學(xué)籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業(yè)設(shè)計的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。
4 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施
4.1 設(shè)備管理人員要配備齊全
本科教學(xué)檔案資料庫的構(gòu)建，本身就是一項日?；慕虒W(xué)管理工作，需要長期進行歸檔存檔。所以相關(guān)工作人員必須重視起來，由院長等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督管理，制定相關(guān)管理規(guī)則，成立獨立的機構(gòu)管理工作，要做到任務(wù)分工明確，落實好每個管理人員的任務(wù)，責(zé)任到人，長久地定期檢查工作。
為了更好地管理二級學(xué)院本科的教學(xué)工作，加強學(xué)院教學(xué)檔案管理，建議學(xué)院必須成立專門檔案室，專門進行存檔歸檔等工作，并要依據(jù)相關(guān)檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因為檔案資料大多是紙質(zhì)文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關(guān)的調(diào)節(jié)溫度濕度的設(shè)備，則要把溫度的變化控制在2℃之內(nèi)，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。
4.2 建立并完善檔案管理的相關(guān)制度
檔案管理工作下放到二級學(xué)院后，相關(guān)工作便成了學(xué)院教職工教學(xué)工作必不可少的一部分內(nèi)容，需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。二級學(xué)院自不斷擴大，相關(guān)管理體系和制度也要進行適應(yīng)性的改變。
從目前情況來看，大多數(shù)二級學(xué)院并未在此問題上進行改善，仍然存在諸多相關(guān)問題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，加快完善相關(guān)管理制度。具體的著力點應(yīng)該在二級學(xué)院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負責(zé)，職責(zé)也不明確，教學(xué)檔案沒有進行及時整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學(xué)校的檔案管理工作中時有發(fā)生，降低了檔案管理工作的意義。
建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)院在擁有更多自的同時，應(yīng)當(dāng)抓住機遇面對挑戰(zhàn)，真正做好學(xué)院檔案管理工作，結(jié)合自身的實際情況和相關(guān)檔案管理的規(guī)則要求，制定一套符合自身發(fā)展的制度規(guī)則。在管理機構(gòu)的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性。
4.3 嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容，明確教學(xué)檔案收集入檔的時間點
確定歸存內(nèi)容，建立“本學(xué)科教學(xué)基本原始資料庫”目錄，這是建設(shè)本科教學(xué)基本資料庫的第一步。從各學(xué)院有第一屆本科生的學(xué)期開始，二級學(xué)院本科教學(xué)資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時間是由資料本身的存在價值所決定的，要對各類文檔資料進行分類歸檔，劃分不同的保存時間。對于那些關(guān)于學(xué)院發(fā)展和建設(shè)的資料要長期保存，如重大事件或者優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計論文；對于學(xué)生考卷或者一般類畢業(yè)設(shè)計論文，保存4年即可；對于學(xué)生日常的實習(xí)、實驗等相關(guān)資料保存至學(xué)生畢業(yè)后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。
對于一些日常的教學(xué)資料文檔，一般在學(xué)期末進行歸檔整理，但要注意對一些跨學(xué)期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學(xué)季，學(xué)校都會對各學(xué)院本科的檔案庫進行檢查和評價。在學(xué)期中，學(xué)院也會根據(jù)管理規(guī)定對各學(xué)院的教學(xué)工作進行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時也會對相關(guān)的檔案管理工作進行復(fù)查。因為學(xué)校對二級教學(xué)單位的年度考核很重要的依據(jù)便是本科教學(xué)基本的原始檔案庫的建設(shè)和維護情況。這樣做能促使檔案庫相關(guān)工作人員積極工作，避免檔案庫建設(shè)完善工作卻無人執(zhí)行的現(xiàn)象。
5 結(jié) 語
教學(xué)檔案工作作為一個本科二級學(xué)院對教學(xué)管理和發(fā)展軌跡的真實記錄，是對高等學(xué)校教學(xué)水平和管理水平評價的重要指標(biāo)和依據(jù)，也是高等學(xué)校檔案工作的重點所在。它能真實記錄整個教育過程，對高校的未來發(fā)展有很好的輔助作用，能為今后的教學(xué)工作提供借鑒。所以，要重視和發(fā)展高校二級學(xué)院教學(xué)檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作流程，及時建檔歸檔，構(gòu)筑高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的完整體系，并不斷引進高科技的管理方式，應(yīng)用計算機相關(guān)快捷便利的管理系統(tǒng)，真正做好檔案管理工作。
主要參考文獻
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隨著信息化社會的到來，信息科學(xué)的迅速崛起，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動了人們的生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲介質(zhì)正悄然發(fā)生著質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件過渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學(xué)化，從而促進整個檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過渡時期的檔案管理工作，也就不得不對原有的管理方法進行改進，為實現(xiàn)檔案管理和信息處理的現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。
1并存時期的檔案管理的模式
紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對象，按照長期總結(jié)的工作流程進行?，F(xiàn)在不少企業(yè)、機關(guān)在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時存在于機關(guān)內(nèi)，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數(shù)機關(guān)將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案?，F(xiàn)階段，大多數(shù)機關(guān)已經(jīng)認可了電子文件不可或缺的功用，主張應(yīng)該由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場面，在未來會有更多的機關(guān)逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過渡。20世紀(jì)中葉，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機關(guān)、要害部門和重要單位要實行檔案兩套制。從而形成與傳統(tǒng)管理方式不同的觀點，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學(xué)、更實用以及更經(jīng)濟的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準(zhǔn)確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩(wěn)定，便于長期保存和實時查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之應(yīng)用于實際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應(yīng)盡可能的保證檔案的真實性和準(zhǔn)確性。在沒有十足的把握證實電子文件的真實性、安全性之前，不能忽略傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式。這種專業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構(gòu)建一個功存管理的信息系統(tǒng)，可以更加高效率、更準(zhǔn)確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，起到拷貝的作用。我們在一些機關(guān)可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構(gòu)成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數(shù)字化工作的正面映射。與此同時，電子文件給利用者帶來的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實。在檔案保護方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)水平，在對原件進行數(shù)字化時可以根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，需要做到以下幾項工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項、電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應(yīng)根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度。
2電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理的影響
簡化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注度很高的一個問題。各種觀點絡(luò)繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對所需歸檔的文件進行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關(guān)一個問題或者一個事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點集中在在檢索工具上。在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中可以看出，不僅認可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認可。其優(yōu)點是方便，缺點是裝訂工作量過大。與此同時，《歸檔文件整理規(guī)則》僅限于對文書檔案的處理，還不涉及對其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統(tǒng)的立卷方法。因為電子檔案可以實現(xiàn)自動完成，隨著電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。
3確保電子文件原始性的管理措施
電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強大的功能，實現(xiàn)檔案管理工作的各項要求，為管理工作者提供便捷。通過電子檔案，系統(tǒng)可以自動形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規(guī)則、機構(gòu)設(shè)置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊、庫存檔案統(tǒng)計、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統(tǒng)的全宗介紹、鑒定報告、檢索記錄等有關(guān)文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據(jù)，實現(xiàn)一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時代已經(jīng)來到，分析其共存期的管理問題已經(jīng)成為檔案界的一個炙手可熱的趨勢。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實踐的不斷檢驗。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒有完全退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當(dāng)下，檔案理論界會探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務(wù)于檔案管理工作。結(jié)束語檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊伍密不可分，要適應(yīng)變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平?，F(xiàn)階段，根據(jù)檔案管理的實際情況，短時間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍會占主導(dǎo)地位，并不斷向電子檔案過渡，已經(jīng)成為主流趨勢。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的大環(huán)境。
參考文獻
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0 引言
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術(shù)和設(shè)備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應(yīng)用，時刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案，使整個檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當(dāng)長的一段時期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期，如何科學(xué)有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。
1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點分析
1.1 電子檔案的特點
電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。
（1）檔案信息存儲豐富性
電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。
（2） 檔案信息生動形象性
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化
再現(xiàn)。
（3） 信息存儲與利用的迅速準(zhǔn)確性
電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對信息的數(shù)字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。
1.2 紙質(zhì)檔案的特點
紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。
（1） 信息與載體的依附性
由于載體與信息的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實性方面，也體現(xiàn)在其存儲介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結(jié)合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。
（2） 檔案信息的原始憑證性
從其形成過程來看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責(zé)任人在特定的條件下制作完成的實體材料。
2 并存時期檔案管理工作的發(fā)展策略
2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案
管理工作，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學(xué)的管理。同時，面對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個重要課題?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務(wù)手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時對他們的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實的基礎(chǔ)知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎(chǔ)知識的掌握，更應(yīng)該了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。
2.2 改進、創(chuàng)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度
新型檔案載體的應(yīng)用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻主題標(biāo)引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應(yīng)用后，建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)已是刻不容緩，如統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等； 計算機數(shù)據(jù)庫設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計算機硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等，都有待進一步改進與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來維護與
確定。
2.3 創(chuàng)新檔案管理體系
吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會發(fā)生重大變化。
（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應(yīng)全面進行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。
（2）電子計算機的軟硬件環(huán)境，表達電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點，并存在相當(dāng)大的難度； 電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質(zhì)為對象進行保護管理，只不過是存儲介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲介質(zhì)不同，檔案保護的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同，所提供的保護設(shè)備、防護設(shè)施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備，所以提供利用工作的重點應(yīng)進行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。
參考文獻
（一）電子檔案優(yōu)點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點
（一）紙式檔案的優(yōu)點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
