序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇紙質(zhì)檔案論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2環(huán)境條件影響的差異

2.1溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應，加速紙張內(nèi)部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2.2灰塵影響的差異

灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

2.3外來磁場和機械震動影響的差異

磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。

2.4光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線，特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

3技術壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

篇（2）

1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。

1.3科學性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。

1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。

1.5經(jīng)濟性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構經(jīng)濟條件有限，經(jīng)濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定作用。

1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

2醫(yī)院檔案管理工作的特點

醫(yī)院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個方面:

2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫(yī)院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務。

2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。

3醫(yī)院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當務之急。

3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設和制度建設多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應通過認真地調(diào)查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作,醫(yī)院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫(yī)院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規(guī)范化。

3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案要做到標準化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

4結論

檔案從幾千年來的紙質(zhì)載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標準等都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。研究知識經(jīng)濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，針對醫(yī)院檔案管理的特點和要求，探索知識經(jīng)濟時代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，強化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。

參考文獻

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[4]郭祥麗,嚴曉春.加強醫(yī)院檔案管理工作的對策[J].中國醫(yī)院管理,2006,26(7)三、建設大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策

海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發(fā)展和社會建設提供服務的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現(xiàn)代化建設提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。

1.機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為?！稒n案法》第七條規(guī)定，機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構職責是：“監(jiān)督、指導所屬機構的檔案工作?！钡诎藯l第一款規(guī)定：高校檔案機構的管理職責是“貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作?！蹦壳埃珖鞲咝n案管理機構在設置上，一是設立獨立檔案館，一般列為學校直屬業(yè)務單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構，也沒有改變這種現(xiàn)狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發(fā)，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。

2.職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務職責與任務加大數(shù)倍，但相應的管理職權卻沒有發(fā)生根本性變化，管理權限仍僅限于對本單位的內(nèi)部管理。只有職責，沒有職權的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。

3.沒有相關配套政策而引發(fā)出“山寨”收費現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關規(guī)定合理收取費用”；《辦法》還規(guī)定“高等學校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關規(guī)定予以補助?！钡?，《辦法》已經(jīng)頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統(tǒng)一規(guī)定和標準的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費標準。類似現(xiàn)象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。

4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領導干部身上。由于高校的特殊性，二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業(yè)務上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關心過問，檔案工作被邊緣化。

對策1：機構職能設置不科學和職責與權力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構依法治檔的職能，管理權的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機關設置檔案處(館)。這樣，檔案管理機構就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。

對策2：行業(yè)收費是一個敏感且嚴肅的問題，必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭，通過調(diào)研提出一個收費與補助標準，報送物價部門審批，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統(tǒng)一，不規(guī)范問題。

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一、檔案文化是一種文化資源

現(xiàn)代人類進入信息社會，獲取文化的途徑出現(xiàn)多元化趨勢，與去檔案館鉆故紙堆相比，人們更樂于采取其他方式獲取文化信息。但檔案文化對文化存儲和傳播有不可替代的作用。檔案文化承擔維護歷史真實面貌和為社會文化發(fā)展提供文化資源的重任。主要表現(xiàn)在：

（一）文化憑證價值：檔案是人們在社會實踐活動中直接形成的原始記錄，真實再現(xiàn)了人類文明的歷史，檔案文化在文化歷史變遷中起獨特的憑證作用，是一種任何其他資料難以替代的文化資源。不同民族、不同國家在不同時代有不同的文化傳統(tǒng)，檔案就是它的記錄和見證。這樣，多個國家、多個民族的檔案就匯成整個人類文化遺產(chǎn)。中國五千年文化一脈相承，中華民族在發(fā)展過程中形成重視檔案的優(yōu)良傳統(tǒng)，積累豐富的檔案文化資源，為燦爛的民族文化提供充足憑證。如先秦有文字可考的歷史文化，主要是以甲骨檔案為最早的信證。檔案文獻的保存與重新發(fā)現(xiàn)，還為解開文化史遺留問題提供有力佐證。還有許多國家選擇重大歷史事件發(fā)生年代為本國檔案禁毀年限，因為這些年代以前的檔案對其民族文化傳承具有難得的文化憑證價值。檔案是民族文化的集中體現(xiàn)，內(nèi)容廣泛而豐富，涉及朝政國法、軍事經(jīng)濟、風土民情、自然景觀等各方面，是一個民族、一個國家歷史的真實記錄。民族文化精華也是世界文化的源泉。如我國藝術研究院音樂研究所珍藏的“中國傳統(tǒng)音樂聲音檔案”，第一歷史檔案館珍藏的“清代內(nèi)閣檔案中關于西洋文化在華傳播的檔案文獻”已先后被列入“世界記憶”工程名錄，成為“世界記憶遺產(chǎn)”。1999年，波蘭的肖邦手稿和哥白尼手稿等也被列入“世界記憶遺產(chǎn)”。

（二）文化媒介價值：檔案文化蘊涵豐富的歷史文化知識，是人類文明進步的階梯，有重要的文化媒介作用。人們對各族歷史文化的了解，主要是通過史書、檔案文獻和文物實現(xiàn)的，其中檔案的作用極為顯著。首先，檔案文化是人類文化活動的歷史積淀。一個民族自從進入歷史文明時期以來，甲骨、金石、簡牘、縑帛、金冊、紙墨文書、聲像縮微這些記錄不同時代文化的檔案多姿多彩，真實客觀地記錄著民族文化發(fā)展的全過程?？梢姡瑱n案與文化始終共生互動。其次，檔案文化是人類文化傳承的重要紐帶。借助檔案文化，能跨越時空條件限定，實現(xiàn)活知識的傳遞、流動和延伸，使文化得以傳播、延續(xù)、繼承和發(fā)展。并通過檔案文化開發(fā)利用，可達到發(fā)展已有文化成果的目的。再次，檔案文化促進中外文化交流。一國文化的發(fā)展不能離開人類文明的共同成果，而要開展多種形式的對外文化交流，博采各國文化之長。就文化發(fā)展自身規(guī)律而言，對外文化交流是增強民族文化影響力、擴大文化視野與提高文化水平的必要途徑。當前檔案館對外文化交流活動越來越多。每個檔案館都代表了其所處環(huán)境的文化，大到。一個國家，小到一個單位，莫不如此。因此，檔案館文化交流活動往往有較濃的文化色彩。

二、檔案文化價值的實現(xiàn)方式

檔案的文化價值是多元的，因而，其實現(xiàn)方式也必然是多元的。綜合起來，可以從以下方面來說明檔案文化價值的主要實現(xiàn)方式。

（一）發(fā)揮史料信息中心的作用。檔案信息是一種歷史信息，也是一種固定的信息，它是連接歷史與現(xiàn)實的紐帶。因而，檔案保管部門尤其是檔案館應該成為歷史信息存儲中心，并通過各種有效的手段，為歷史學、社會學等研究提供歷史信息，以充分發(fā)揮檔案延續(xù)社會記憶的功能。

（二）擴展教育功能。檔案之所以成為宣傳教育的生動素材，具有強大的教育功能，是源于其歷史性、原始性和直觀性的特點。

檔案用于各種形式的教育之中，是檔案開放利用后被日益擴大的功能之一。這一功能在二十世紀五十年代就被許多國家所認可，而且作為發(fā)揮檔案文化屬性和實現(xiàn)檔案文化價值的重要手段。如檔案學者史密斯就指出：“如果檔案材料成為學校歷史教學中必要的組成部分，并且它能夠激發(fā)一種鑒別和了解歷史的需要，那么文化遺產(chǎn)的意識將會得到極大的增強?！狈▏鴱?950年就在國家檔案館建立了教育處，次年在法國各省也建立了類似機構，一個專職教師負責組織對法國歷史博物館的教學參觀，并提供解說詞和復制件。這在國際檔案界為檔案用于教育開創(chuàng)了良好的典范。如今，舉辦檔案展覽、匯編專題檔案材料、利用大眾傳媒進行檔案宣傳等等檔案利用方式，都被賦予實現(xiàn)教育功能的含義。

（三）成為休閑文化的組成部分。檔案在休閑社會方面的作用，國際檔案界關注了比較長的時間。早在1980年在倫敦召開的第九屆國際檔案大會上，法國國家檔案館瓦爾德馬恩檔案部主任克萊爾·貝爾舍女士就作了《檔案的普遍利用》的專題報告，提出檔案的“讀者大眾”的術語，并指出“它指的是所有那些不經(jīng)常到我們閱覽室的人士”，她主張檔案館要“豐富外行讀者知識的接觸”。事實上，從五十年代開始，許多國家的檔案館已經(jīng)加強了與外界的聯(lián)系，并給神秘的、有時是乏味的檔案資源貼上吸引人的“標簽”。這個話題在第十四屆國際檔案大會上又重新提起，西班牙國家檔案館的何塞·貝爾那·里瓦斯·費爾南德斯作的大會主要報告之一就是《檔案在休閑行業(yè)中的作用》，指出“檔案作為文化遺產(chǎn)的一個組成部分，他在當前階段擁有了一個很好的工具， 那就是：不僅有利于信息的接收、組織和保存，而且也有助于信息傳播的先進技術。通過運用這一工具，信息的利用被演變?yōu)橐环N文化活動，并成為了休閑文化的一個組成部分?！?/p>

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電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。

計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

一、知識經(jīng)濟時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經(jīng)濟時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠都不會改變。在知識經(jīng)濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網(wǎng)絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

第二，依托先進的技術設備，知識經(jīng)濟將推動檔案事業(yè)發(fā)展進程。知識經(jīng)濟是現(xiàn)代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經(jīng)濟的物質(zhì)基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義?？傊?，計算機、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術、微縮復制技術的普遍應喲內(nèi)個將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進程，使之進入現(xiàn)代化管理的先進行列。

第三，知識經(jīng)濟將為擔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟不僅以為著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調(diào)整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

第四，知識經(jīng)濟時代，對檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟時代的核心內(nèi)容。實質(zhì)經(jīng)濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業(yè)知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優(yōu)秀人才結合起來，發(fā)揮出最大的效能泥腿動檔案事業(yè)發(fā)展。

二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。、分門別類，充分利用檔案原基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、要加強檔案信息素質(zhì)教育加快建立檔案信息網(wǎng)絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現(xiàn)代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網(wǎng)絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化計算機技術的應用是檔案工作技術現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。

6、要強化服務意識，拓寬服務領域要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務餓軌道上來。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟領域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟領域檔案工作納入服務范疇。

7、培養(yǎng)一批包層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。

總之，知識經(jīng)濟的興起給檔案界提供了一個挑戰(zhàn)與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經(jīng)濟的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

篇（5）

【關鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件

【正文】

一、案卷的價值

過去，在文書檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡的世界里，案卷仍然具有自己的價值。

（一）是保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。

文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠準確地再現(xiàn)歷史的真實。對于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關系及其要素與標識。但對機關行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復原。因為相關文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價值才彌足珍貴。計算機的應用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。

1.保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計算機數(shù)據(jù)庫技術，通過賦予并讀取物理標識，使具有同一標識的電子文件的信息構成一個邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標識，它們之間的關系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。

2.進行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的權威性，無可替代。同時，紙質(zhì)檔案也有一個建立數(shù)字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關系。當沒有電子文件時，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷目錄及其卷內(nèi)文件目錄；當有電子文件時，就成為電子案卷中相應文件目錄的內(nèi)容，并由計算機進行有關情況的著錄和統(tǒng)計。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有完全相同的歸屬關系，并作為同一個文件進行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢：前者通過計算機和網(wǎng)絡系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。

3.實現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結合?？茖W技術的發(fā)展，使機關文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機結合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標識，構成一個文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標識，作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實。

（二）是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎。

文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過檔案人員長期不懈的努力，已經(jīng)將其建設成為一個可被持續(xù)開發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎。案卷作為全宗內(nèi)檔案實體分類的結果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結構和自身的位置；因此是構筑分類體系和信息體系重要的結構要素，也是開發(fā)利用信息資源的重要基礎。

1.保護電子文件的利用價值。

眾所周知，一份檔案文件的價值只有在相關文件的整體中才能得到充分的體現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實面貌。正如美國檔案學者謝倫伯格所說，“個別文件的主題只有同有關的文件聯(lián)系起來才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯(lián)系，……文件作為文獻證據(jù)的真正意義就會模糊不清，甚至完全喪失。”（注：謝倫伯格著：《現(xiàn)代檔案——原則與技術》。）

在數(shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關聯(lián)的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。一個電子文件可能因為具有許多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結果，但與其具有歷史聯(lián)系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯(lián)系，電子文件就會像撕碎的照片一樣，是歷史的真實記錄，但難以再現(xiàn)歷史的真實。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價值的守護神。

2.提供利用檔案信息的重要途徑。

檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量小；層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。

同時，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會有所防礙，而且還可以通過文件進入案卷，了解相關的情況和事件的原委，實現(xiàn)案卷與卷內(nèi)文件之間的雙向互訪，開辟了一條檔案信息利用的新途徑。

二、改革立卷方法的思考

案卷雖然重要，但傳統(tǒng)的立卷方法繁瑣復雜，改革勢在必行。

（一）改革的基本條件。

近20年來，機關工作水平有了很大的提高。一是機構、職能明確；二是實施規(guī)范化、制度化管理；三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難度系數(shù)相對降低；四是計算機的普及和應用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時，《歸檔文件整理規(guī)則》開辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經(jīng)驗。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件檔案管理的基礎，影響各環(huán)節(jié)工作的開展和檔案價值的保護，舉足輕重。應該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機關檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系”（注：《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》。）的基礎上，研究文件在不同生命周期的特點和管理規(guī)律，制訂出既簡便易行，又能保持文件之間的歷史聯(lián)系；既適應多媒體發(fā)展的需要，又能發(fā)揮計算機優(yōu)勢的文書立卷新方法。以下工作不可忽略。

1.明確案卷概念。

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，要肯定電子案卷特殊的存在形式。

2.明確組卷規(guī)則。

案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷卻是“類內(nèi)文件的系統(tǒng)比”，并且要兼頤文件的聯(lián)系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據(jù)。

目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。因此，在分類方案中，應該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標準；并且通過“職能”類列發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。

篇（6）

1．建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2．建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3．電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4．開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

5．開展現(xiàn)行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發(fā)展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務。

二、拓展服務領域

1．信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2．興辦服務實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進開發(fā)先進技術產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結構調(diào)整服務；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護合法權益服務；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設服務等。

篇（7）

1.2管理設施和制度不完善學校檔案中大多是紙質(zhì)的文件，因此對于管理的設施要求非?？量?，通風、防潮、防霉和防火等條件都必須達到標準，一旦出現(xiàn)事故，將導致檔案的全部流失和損壞；同時，我國職業(yè)院校教育，沒有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理導致，導致檔案管理水平較為落后，無法為學校管理水平的發(fā)展提供幫助。

1.3管理人員數(shù)量和質(zhì)量不達標職業(yè)院校的人才數(shù)量和質(zhì)量不達標，嚴重地制約了檔案管理水平的發(fā)展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的學習和培訓，導致檔案管理的水平較低，專業(yè)水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的水平標準。同時，由于學校撥給的經(jīng)費不足，檔案管理人員的數(shù)量始終無法滿足標準，形成了一個惡性循環(huán)。

2加強職業(yè)院校教育檔案管理的措施

2.1加強學校對檔案管理的重視檔案是學校的寶貴資源，是維持學校發(fā)展的重要保障。因此，學校應當加強對檔案管理的重視水平，主要方法包括：

①學校高層管理人員應當將檔案管理納入學校的日?；顒又?，潛移默化地影響學校的員工；

②學校應當安排專門的人員對檔案室進行管理和打掃，所有的人員應當清楚地了解自己的工作流程和職責；

③將學校檔案管理水平作為相關部門的考核和評判內(nèi)容；

④學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的水平和素質(zhì)。

2.2制定科學和完善的檔案管理制度制定科學和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發(fā)展的前提，主要方法包括：

①設立獨立的檔案管理室，嚴格按照防火、通風、防潮和防霉的條件進行打掃和布置，配齊管理設施和設備，確保管理水平達標；

②建立系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，規(guī)范每位管理人員的職責，以卻把責任到人，出現(xiàn)突發(fā)事件時，可以第一時間進行預后的管理。

2.3提高檔案管理人員的基本素質(zhì)提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：

①定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規(guī)范檔案管理的水平；

②對于出現(xiàn)重大管理事故的員工，進行停崗培訓，直到操作水平達標后方可上崗工作等。

2.4使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)學校應當配有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，為檔案管理的長期發(fā)展提供基礎，主要措施包括：

①使用信息化的管理操作系統(tǒng)，全面和科學地對檔案進行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；

②配有完善的打印機、計算機等各項信息化設備，保障檔案的快速錄入和管理等。

篇（8）

2．檔案信息化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化

我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案轉化為信息化檔案。檔案信息化其實質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程[2]。地質(zhì)資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇，地質(zhì)單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化。例如在建立地質(zhì)檔案資料時，地質(zhì)檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質(zhì)資料及復制成果地質(zhì)報告，經(jīng)大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經(jīng)過計算機數(shù)字化轉換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統(tǒng)，實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據(jù)上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數(shù)據(jù)庫，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質(zhì)單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡化，為地質(zhì)找礦工作服務，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進程。

3．檔案管理信息化的優(yōu)勢

提高地質(zhì)檔案管理效率，加強地質(zhì)檔案管理的信息化建設，不但使地質(zhì)資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發(fā)，適應較復雜的工作環(huán)境，體現(xiàn)出地質(zhì)資料管理帶來的經(jīng)濟效益。

3．1地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)檔案檢索效率。

傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理方式，絕大多數(shù)數(shù)據(jù)的收集和管理都依靠人工進行，收集數(shù)據(jù)相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)更新就慢。地質(zhì)部門采用人工管理檔案還會造成數(shù)據(jù)疏漏，首先從這方面來說信息化地質(zhì)檔案的管理方式就比傳統(tǒng)方式更為準確。其次，在對數(shù)據(jù)查找時地質(zhì)資料檔案信息化管理方式也比傳統(tǒng)的方式更加快捷、方便。地質(zhì)檔案管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數(shù)據(jù)庫中，檢索出相關的地質(zhì)檔案信息，節(jié)省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。

3．2地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)工作效率。

地質(zhì)資料檔案管理信息化為相關部門制定政策提供比較系統(tǒng)、詳細、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術支持和數(shù)據(jù)。隨著新技術、新理論越來越多的在地質(zhì)檔案管理工作中得到應用，在管理方式上對地質(zhì)檔案信息化管理不斷創(chuàng)新，地質(zhì)工作就會越來越簡單，越來越適應社會環(huán)境和復雜的地理環(huán)境，越來越適應新時代不斷發(fā)展的需要。

3．3地質(zhì)資料檔案管理信息化，有效地利用和開發(fā)了地質(zhì)資料。

篇（9）

吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。

應該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統(tǒng)認識提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性。”②

筆者認為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機關處理事務的依據(jù)，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產(chǎn)物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”?？梢?，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區(qū)分與管理。

也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質(zhì)上來說則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。

二、客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對原始記錄性提出質(zhì)疑，并進而認為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案?！豹擢ミ@一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構保存下來的檔案一般是經(jīng)過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務部門的歸檔，相對于檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。

三、信息性

隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。

當然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內(nèi)容也是信息?？梢?，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學界一般都認為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾

應該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。

四、非現(xiàn)行性

傅榮校同志認為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發(fā)揮作用的必然結果?！雹歇?/p>

很顯然，這一認識是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚和非現(xiàn)行文件三種。由于我國不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性。”⒀

筆者認為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現(xiàn)行文件是指“一個機關、團體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務時經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點的文件?！雹曳乾F(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務已不再需要的文件?！雹佣覈话阏J為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件?？梢姡覈臋n案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應在第二年上半年向機關單位的檔案保管機構移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認為，由此而認定檔案的本質(zhì)屬

性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對檔案本質(zhì)屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。

注釋：

①③吳寶康主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第40、41頁。

②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。

④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。

⑤韓玉梅主編《外國現(xiàn)代檔案管理教程》，中國人民大學出版社1995年版，第28頁。

⑥劉智勇《我國現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學研究》1995年第4期。

⑨劉建平《從信息和信息科學看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。

⑩陳作明《檔案學研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。

篇（10）

檔案管理是一項規(guī)范化、科學化、制度化的系統(tǒng)工作，需要專業(yè)的管理人員進行檔案管理。但目前醫(yī)院的檔案管理人員文化水平參次不齊，有的檔案管理人員沒有豐富的理論知識，有的檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的培訓，導致醫(yī)院的檔案管理觀念比較落后，檔案管理方法比較陳舊[4]。

1.2檔案管理硬件設備投入不足

目前，醫(yī)院經(jīng)常將各種高科技硬件設備應用于醫(yī)療、科研等方面，但在檔案管理方面，則缺乏必要的硬件設備。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的生活水平越來越高，人們自身的健康關注程度也越來越大，醫(yī)院的就診量逐漸增加，需要收集的檔案信息也逐漸增多，由于醫(yī)院的檔案管理硬件設備不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，如果僅依靠檔案管理人員進行手工收集檔案資料，則會花費很長的時間和精力，這會極大的降低檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。

1.3檔案管理分工不明確

受各種因素的影響，醫(yī)院檔案管理存在著分工不明確的現(xiàn)象，一般情況下，醫(yī)院的綜合檔案室只管理科技檔案、實物檔案、文書檔案、音像檔案等檔案資料，而病歷切片檔案、醫(yī)療設備檔案、會計檔案、X線膠片檔案等檔案信息則是由醫(yī)院各科室進行分類管理的，這對檔案的完整管理和安全管理有較大的影響。

2.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的策略

2.1建立完善的檔案管理制度

檔案管理制度的建立和完善對醫(yī)院檔案管理工作的順利進行非常重要，因此，醫(yī)院要根據(jù)實際情況，結合《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)，建立和完善符合自身發(fā)展的檔案管理制度，并將檔案管理制度落實到實際工作中，從而對醫(yī)院檔案管理人員的行為進行約束[5]。完善的檔案管理制度能讓檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循，醫(yī)院要建立合理的獎罰制度，對表現(xiàn)良好的檔案管理人員進行獎勵，對工作散漫、違規(guī)操作的檔案管理人員進行處罰，從而有效地提高檔案管理人員的工作熱情，為檔案管理工作的順利開展提供保障。

2.2提高檔案管理意識

檔案管理的主要目的是為了開發(fā)利用檔案信息，發(fā)揮檔案的作用，達到信息共享，因此，醫(yī)院領導和檔案管理人員要不斷提高自身的檔案管理意識，將醫(yī)院檔案管理同醫(yī)院的發(fā)展建設聯(lián)系起來，做到檔案管理與醫(yī)院業(yè)務同步發(fā)展。醫(yī)院要加大宣傳力度，讓醫(yī)院的所有職工都認識到檔案管理的重要性，認識到檔案管理為醫(yī)院帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。醫(yī)院檔案管理人員要加強對醫(yī)院病案、文書、財會、設備、基建等各種檔案信息的開發(fā)利用，從而有效地提高醫(yī)院檔案的利用率，為醫(yī)院的發(fā)展提供服務。

2.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理是一項專業(yè)性系統(tǒng)工作，對管理人員的綜合素質(zhì)有很高的要求，因此，醫(yī)院要積極的引進專業(yè)的檔案管理人員，確保醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)定、有序的開展，同時醫(yī)院要根據(jù)現(xiàn)有檔案管理人員的實際情況，制定合理的培訓計劃，定期對檔案管理人員進行培訓，不斷提高檔案管理人員的技術水平[6]。醫(yī)院檔案管理人員要積極的學習各種與檔案管理相關的知識，豐富自己的檔案管理理論知識，并將這些知識合理的運用于檔案管理的實際工作中，同時要善于總結，不斷積累工作經(jīng)驗，從而全面提高自身的業(yè)務水平。要注重對檔案管理人員進行思想教育，幫助檔案管理人員樹立正確的人生觀、價值觀，強化檔案管理人員的責任感，確保檔案管理人員能嚴格的按照規(guī)章制度進行檔案管理；要注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵檔案管理人員在工作中創(chuàng)新方法，創(chuàng)新思路，從而更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務。

2.4加大檔案硬件設施的投入

在新時期，醫(yī)院要想提高檔案管理水平，就需要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展情況，加大對檔案硬件設施的投入，從而提高檔案管理的建設力度，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度。醫(yī)院要將計算機網(wǎng)絡技術應用到檔案管理中，采用計算機進行檔案資料的收集、傳輸、歸檔、檢索等，醫(yī)院要建立自己的局域網(wǎng)，對病歷、圖書資料、人事檔案等進行編制，并使用專門的軟件進行管理，這樣不僅能有效地減輕檔案管理人員的工作強度，提高檔案管理人員的工作效率，還能促進醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡化發(fā)展。