檔案管理規(guī)則匯總十篇

時間：2023-07-24 16:34:08

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理規(guī)則范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

檔案管理規(guī)則

篇（1）

本標(biāo)準(zhǔn)適用于公務(wù)電子郵件的歸檔與管理，在維護(hù)其真實性、完整性和長期可讀性的基礎(chǔ)上，為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù)。

國家機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織的公務(wù)電子郵件歸檔與管理適用本標(biāo)準(zhǔn)。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理

GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)

DA/T 1―2000檔案工作基本術(shù)語

DA/T 18―1999檔案著錄規(guī)則

DA/T 22―2000歸檔文件整理規(guī)則

國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法

3術(shù)語和定義

DA/T 1-2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3．1 電子郵件electronic mail

由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。

電子郵件可在一機構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞。電子郵件分為三種：公務(wù)電子郵件、暫時性公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。

3．2 公務(wù)電子郵件electronic mail document

國家機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。

3．3 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)electronic mail document sys-tem

用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。3．4 電子文件管理系統(tǒng)electronic records managementsystem

為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進(jìn)行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。

4總則

4．1公務(wù)電子郵件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。

4．2公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。

4．3應(yīng)明確規(guī)定公務(wù)電子郵件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔公務(wù)電子郵件的質(zhì)量。

4．4歸檔公務(wù)電子郵件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

4．5公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)納入各單位公文處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

4．6機構(gòu)內(nèi)設(shè)置的公共郵箱(機構(gòu)內(nèi)對個人開放的郵箱，郵箱內(nèi)設(shè)有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發(fā)送疑問或者關(guān)于執(zhí)行的公務(wù)某一特定方面的信息，只有一定范圍內(nèi)的人員才能使用的郵箱)必須說明創(chuàng)建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關(guān)責(zé)任人。

4．7系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應(yīng)妥善保護(hù)，并定期更改。

4．8各單位系統(tǒng)管理人員應(yīng)為使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統(tǒng)，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護(hù)功能都能啟動。病毒特征庫應(yīng)當(dāng)定期更新。

5公務(wù)電子郵件的撰寫與傳遞

5．1公務(wù)電子郵件標(biāo)題、正文內(nèi)容的撰寫以及署名規(guī)則參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定。郵件標(biāo)題撰寫應(yīng)符合郵件主題或公務(wù)性質(zhì)，以保證郵件應(yīng)用的時效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量。

5．2各單位應(yīng)在公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的公務(wù)信箱中發(fā)送和接收公務(wù)電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經(jīng)發(fā)出，必須原樣保存。應(yīng)盡量避免公務(wù)郵箱用于私人活動。

5．3公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送和接收，并對發(fā)送的郵件進(jìn)行加密處理，同時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、工作站進(jìn)行安全性驗證。

5．4在發(fā)送公務(wù)電子郵件時應(yīng)使用真實身份，并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍，確定是否應(yīng)進(jìn)行加密和電子簽名。不得在公務(wù)電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。

5．5各單位系統(tǒng)管理人員或有關(guān)人員應(yīng)保存經(jīng)由公務(wù)電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄，作為指導(dǎo)、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務(wù)電子郵件發(fā)文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。

公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當(dāng)歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢。

5．6使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發(fā)現(xiàn)病毒，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理人員。

5．7公務(wù)電子郵件收發(fā)日志應(yīng)備份，脫機保存，定期移交檔案部門。

6公務(wù)電子郵件的鑒定與歸檔

6．1鑒定歸檔責(zé)任歸屬

6．1．1對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進(jìn)行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進(jìn)行鑒定歸檔。

6．1．2內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進(jìn)行鑒定歸檔。

6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進(jìn)行鑒定歸檔。個人郵箱內(nèi)郵件的鑒定，由郵箱擁有者負(fù)責(zé)。

6．2鑒定內(nèi)容

6．2．1應(yīng)根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)，是否具有保存價值。對于涉及公務(wù)但以個人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。

6．2．2公務(wù)電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6．2．3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務(wù)電子郵件進(jìn)行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認(rèn)定郵件是否當(dāng)時當(dāng)人收發(fā)的，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務(wù)電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。

6．3歸檔范圍

6．3．1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應(yīng)歸檔。

6．3．2：土務(wù)電子郵件歸檔時，應(yīng)包括以下部分：

a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱)；

b)發(fā)送、接收郵件的時間；

c)郵件密級；

d)郵件的題名；

e)郵件正文、附件；

f)郵件收發(fā)日志；

g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號。

6．4歸檔要求

6．4．1：辦理完畢且具有保存價值的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時從原有郵箱中遷移出來，進(jìn)行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內(nèi)。

6．4．2發(fā)送或接收具有保存價值的公務(wù)電子郵件后應(yīng)立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。

6．4．3采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式(公務(wù)電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔。

6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進(jìn)行歸檔。

6．4．5經(jīng)加密的公務(wù)電子郵件應(yīng)解密后明文歸檔。

7歸檔公務(wù)電子郵件的整理

7．1歸檔公務(wù)電子郵件的整理按DA/T22―2000規(guī)定的要求進(jìn)行。

7．2歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(gòu)(問題)等進(jìn)行分類整理，公務(wù)電子郵件編號規(guī)則應(yīng)與電子文件編號規(guī)則保持一致，有對應(yīng)其他版本的，應(yīng)通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系。

7．3將已整理好的公務(wù)電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務(wù)電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)分別存儲在不同的載體上，務(wù)必保證電子郵件的真實與完整。

7．4公務(wù)電子郵件的著錄參照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。存儲公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：

a)說明文件，對存儲載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進(jìn)行描述。

b)類目表文件，說明載體內(nèi)文件分類信息。

c)著錄文件，存放有關(guān)文件的目錄信息。

d)公務(wù)電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務(wù)電子郵件。

7．5存儲公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)明以下信息：

a)載體編號；

b)立檔單位名稱；

c)類別(或主題)；

d)郵件起止日期；

e)轉(zhuǎn)存日期；

0密級；

s)文本(正本或備份)；

h)操作環(huán)境(硬件或軟件)；

i)存儲介質(zhì)的生產(chǎn)日期；

j)保管期限。

8公務(wù)電子郵件的移交與接收

8．1各單位文件管理人員應(yīng)按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務(wù)電子郵件，移交時應(yīng)履行規(guī)定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8．2移交單位和檔案保管部門應(yīng)對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，檢驗結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《公務(wù)電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8．3歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交。

8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務(wù)電子郵件，均應(yīng)當(dāng)將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交。

9公務(wù)電子郵件的保管

9．1檔案保管部門應(yīng)對各單位移交的公務(wù)電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。

篇（2）

1.1掌握《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》中相關(guān)規(guī)定，熟悉法規(guī)中允許復(fù)印病歷的內(nèi)容：住院記錄、體溫單、醫(yī)囑單、出院小結(jié)、實驗室檢查報告單；影像；特檢等內(nèi)容。醫(yī)生對分析討論病例時自由發(fā)言不同意見不允許復(fù)印。

1.2醫(yī)院每年派出病案管理專職人員到上級醫(yī)院進(jìn)修，學(xué)習(xí)病案管理的先進(jìn)方法，參加國內(nèi)病案管理學(xué)會舉辦的各種學(xué)習(xí)班，對當(dāng)前病案管理的發(fā)展加深認(rèn)識和了解，通過病案管理知識培訓(xùn)，不僅提高了本專業(yè)水平，引進(jìn)了管理新方法，增加了許多新知識，擴(kuò)展新思路，掌握和了解了病案管理發(fā)展的新動態(tài)，促進(jìn)提高了業(yè)務(wù)能力。

2技能的提高

2.1對病案管理明細(xì)化，從病例整理、分類、錄入、調(diào)閱、質(zhì)量控制分別由專人負(fù)責(zé)，增強工作中的責(zé)任心。

2.2密切與臨床科室的聯(lián)系規(guī)范化醫(yī)療文書書寫，文字特別注意同音字的別字更改，對病歷內(nèi)容不完整，不及時回報各種檢查報告單及時通知該科醫(yī)生和護(hù)士修改和粘貼，尤其對于一些醫(yī)學(xué)常識常請教專業(yè)醫(yī)生，避免分類錯誤的發(fā)生。

2.3質(zhì)量控制我科專門配置了內(nèi)科、外科、護(hù)理專業(yè)的工作人員對每天整理完成的病歷進(jìn)行審核、復(fù)查，質(zhì)量控制，有問題或漏填報的內(nèi)容及時通知有關(guān)人員來修改、補充，爭取在病歷上架前避免一些常識性錯誤的出現(xiàn)和發(fā)生。

2.4病歷歸檔患者出院后病案室的工作人員能快速、準(zhǔn)確地復(fù)印病歷，對報銷、轉(zhuǎn)院、理賠、核案等工作給予了極大的幫助。

3病案安全保護(hù)與管理[2]

3.1病案室（房）能夠保障病案長久保存，要做防火、防熱、防潮、防光、防有害氣體、防蟲、防霉等。場地干燥、空氣流通，病案室（房）庫溫度為14℃～24℃，相對濕度45%～60%，防灰塵污染。防止泄密、失密及資料丟失。

3.2病案回收、借閱患者在出院24 h后（死亡病歷1 w內(nèi)）回收至病案室；病案室應(yīng)及時向臨床查詢未歸病案的下落；病案室每月統(tǒng)計出院病案歸檔情況，病案回收情況納入科室考核內(nèi)容。科研、患者復(fù)查、再入院患者病案借閱，辦理借閱手續(xù)可借閱，3 d內(nèi)歸還。

4病案復(fù)印

4.1患者本人與人申請病案復(fù)印，患者本人提供有關(guān)有效身份證明v身份證w；患者提供患者及其人的有效身份證明v身份證w，申請人與患者人關(guān)系的法定證明材料。

4.2申請人為保險機構(gòu)所需的復(fù)印病例，提供保險合同復(fù)印件，承辦人員的有效身份證明，患者本人或者其人同意的法定證明材料，死亡患者，提供保險合同復(fù)印件，承辦人員的有效身份證明，死亡患者近親屬或者其人同意的法定證明材料。

4.3公安、司法機關(guān)因辦理案件，需要查閱、復(fù)印病案資料的，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在公安、司法機關(guān)出具采集證據(jù)的法定證明及執(zhí)行公務(wù)人員的有效身份證明后予以協(xié)助。

5病案管理分析

5.1病案記錄做到字跡清晰可辨。首次病程記錄要求8 h內(nèi)完成；出入院記錄、死亡、手術(shù)記錄要求24 h內(nèi)完成；病危者隨時記，至少1次/d，病重者至少1次/2 d，病情穩(wěn)定者1次/3 d，慢性患者1次/5 d；搶救記錄即時完成，若因搶救未能及時書寫病歷的，應(yīng)當(dāng)在搶救結(jié)束后6 h內(nèi)據(jù)實補記，并加以注明；死亡病例討論應(yīng)在患者死亡1 w內(nèi)完成。

5.2病案統(tǒng)計1990～2014年我院病案存檔96000份，根據(jù)病案管理工作質(zhì)量控制參考指標(biāo)，病案編號準(zhǔn)確率100%，新建病案各項填寫符合率>98%，住院病案供應(yīng)率>96%，出院病案3 d內(nèi)回收率>100%，出院病案整理合格率>98%，病案歸檔排架準(zhǔn)確率>98%，出院病案裝訂正確率100%。

6討論

現(xiàn)代病案管理已從人工向電子化轉(zhuǎn)變，某些具體工作環(huán)節(jié)還需人工來完成，作為病案工作人員不斷加強自身業(yè)務(wù)知識的提高，保證病歷檔案管理持續(xù)續(xù)發(fā)展尤為重要，更能反映出一個醫(yī)院的發(fā)展水平[3]。病案室及時提供有價值的醫(yī)療信息，為醫(yī)療、教學(xué)、科研、醫(yī)院管理發(fā)揮了重要的作用。在病案復(fù)印工作中，除執(zhí)行相關(guān)制度外實施優(yōu)惠服務(wù)項目，對外地來我院就醫(yī)者而又需回到原籍報銷的病案，我院為方便患者，只需患者在住院期間持效身份證件有到病案室辦理復(fù)印手續(xù)，出院后我科將病案以快遞方式寄送至患者原籍。對全部病案復(fù)印提供了下列病案資料：門、急診病歷和住院病歷中的入院記錄、體溫單、醫(yī)囑單、化驗單、醫(yī)學(xué)影像檢查資料、特殊治療同意書、手術(shù)同意書、手術(shù)及麻醉記錄單、病理報告、護(hù)理記錄、輸血治療知情書、病危重患者護(hù)理記錄、出院記錄。病案復(fù)印量達(dá)48%，病例管理合格率達(dá)100%。

病案管理是一門涉及多學(xué)科的邊緣學(xué)科[4]，隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來研究病案管理專業(yè)新技術(shù)，對管理人員來說是一項任重道遠(yuǎn)的艱巨工作，病案管理人員應(yīng)掌握比較全面的醫(yī)學(xué)科學(xué)知識、管理科學(xué)知識、電子計算機知識等，為醫(yī)院全面發(fā)展，為廣大患者全面服務(wù)作出不懈的努力。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙媚，秦愛芳.電子病案的現(xiàn)狀及發(fā)展前景[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校學(xué)報，2014，13（2）：10-11.

[2]何紅.醫(yī)院病案管理與醫(yī)療保險工作的關(guān)系研究[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2013，10（7）：76-77.

篇（3）

中圖分類號：D9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-2851（2012）-03-0201-01

一、檔案法規(guī)的立法本意

《檔案法》明確指出“檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機制，社會組織的及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字，圖聲像等不同形式的歷史記錄”。并且具體規(guī)定了“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位都有保護(hù)檔案的法定義務(wù)”，同時規(guī)定：“各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃”，具體表明了檔案事業(yè)應(yīng)當(dāng)在各級人民政府的直接領(lǐng)導(dǎo)下展開檔案收集，整理工作的重要意義和作用，同時規(guī)定了“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，維護(hù)檔案完整和安全，便于社會各方面的利用”的工作體制和崇高的工作目標(biāo)。

二、檔案管理的法律界定

《檔案法》第十條：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有，國家規(guī)定的不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”。這一規(guī)定不僅對檔案機構(gòu)和檔案工作人員對應(yīng)當(dāng)歸檔或者不得歸檔的材料做出嚴(yán)格的規(guī)定，也對立卷歸檔的材料如何定期歸檔，集中管理做出了明確的時間限制。本法的第十一條，第十二條規(guī)定了“機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”，“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，有上述單位自行管理”，上項規(guī)定明確了持有須歸檔由檔案管理機構(gòu)保存的檔案，各機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)負(fù)有定期移交檔案的法定義務(wù)，同時對現(xiàn)存于檔案機構(gòu)之外的具有檔案屬性的文物、圖書資料由各單位執(zhí)行管理的具體方法以及與檔案管理機構(gòu)必須在利用上形成有效地互相協(xié)作，以保證文獻(xiàn)資料的公益性利用?！稒n案法》的第十五條至第十八條具體規(guī)定了“檔案保存價值，保存期限的標(biāo)準(zhǔn)以及檔案銷毀的程序和辦法，由行政管理部門制定”，禁止擅自銷毀檔案的規(guī)定，確保了檔案的保存價值和有價值檔案的安全。對檔案的安全保管和檔案的有序轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)讓、出賣、復(fù)制、保管都做出了相關(guān)規(guī)定。對于立卷歸檔的材料和屬于國家所有的檔案《檔案法》以第十八條做出了“禁止攜運出境”的禁止性規(guī)定。

三、對《檔案法實施辦法》的解讀

《檔案法實施辦法》的頒布施行，加強了人們對《檔案法》各條規(guī)定的理解，國家行政機關(guān)依據(jù)國家立法機構(gòu)依法公布實施的《檔案法》，在充分尊重立法本意和保留各條原意的相對獨立性和連貫性的前提下，以實施辦法或?qū)嵤┘?xì)則的方式對《檔案法》的施行進(jìn)行了有權(quán)解釋。從而使《檔案法》的執(zhí)行更具可行性和操作性。對《實施辦法》的理解，貴在工作的實施和踐行，《檔案法》和《實施辦法》是內(nèi)涵與外延之間的緊密邏輯關(guān)系，各條款之間絕不可能出現(xiàn)和發(fā)生原則上的沖突和語義上的重復(fù)，它們之間的區(qū)分僅在于前者是法律，后者是法規(guī)，都是必須切實貫徹一體遵照執(zhí)行的規(guī)則，任何人不得隨意解釋和曲解，更不允許對嚴(yán)肅的法律法規(guī)產(chǎn)生不應(yīng)有的歧義。

篇（4）

文書檔案管理受自身工作特點的影響，其作用需要很長時間才能展現(xiàn)出來，要想在短時間內(nèi)就為單位整體效益的大幅度提升做出貢獻(xiàn)著實很難。正是由于這樣，不僅僅是單位領(lǐng)導(dǎo)甚至是一些文書檔案管理工作人員都產(chǎn)生了“文書檔案管理工作可有可無”的極端思想。而這種想法帶來的直接后果就是單位不肯花錢為文書檔案配備先進(jìn)的設(shè)備、不肯為文書檔案管理工作改進(jìn)辦公場所、不肯為文書檔案工作人員進(jìn)行講座培訓(xùn)等等。除此之外，文書檔案管理工作人員的不重視還會直接影響其工作積極性，甚至有些文書檔案管理人員只是做一些簡單抄寫、錄入、作，對文書檔案資料的收集、開發(fā)、編研、歸檔等工作一概不管，因此要想發(fā)揮出檔案資料的價值，難上加難。

2.文書檔案管理方式較為落后

影響文書檔案管理工作的一個重要點就是檔案管理的方式。當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的那種方式，即人工收集、人工歸檔、人工查找。不僅占用了寶貴的人力資源，而且使得檔案管理與利用的效率極為低下。

3.文書檔案管理制度不健全，文書檔案管理不規(guī)范

一方面由于檔案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會因為程序混亂而前功盡棄；另一方面由于當(dāng)前單位尚缺乏一套細(xì)致、完善、科學(xué)的管理制度作為支撐。加之目前領(lǐng)導(dǎo)、工作人員缺乏對這項工作的重?，因此單位文書檔案管理工作的規(guī)范性實在是有待提高，嚴(yán)重降低了文檔管理與利用效率。

4.文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較為薄弱

首先，由于單位對文書檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了文書檔案管理工作人員缺乏對工作的責(zé)任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于單位在文書檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導(dǎo)致文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗不足。再次，單位缺乏對文書檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無法及時滿足工作發(fā)展的需要。最后，由于部分文書檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對需要保密的工作內(nèi)容做不到保密，而嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5.單位內(nèi)部各個科室不協(xié)調(diào)，阻礙文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展

文書檔案管理工作內(nèi)容涉及廣泛，包含對各個部門工作行為、過程的記錄。因此，與其他部門之間的良好配合有利于文書檔案管理工作的進(jìn)一步開展，但是反觀當(dāng)下，由于很多其他部門人員對檔案管理意識不足，直接或者間接表示拒絕配合工作，從而造成了檔案資料收集不到位現(xiàn)象的出現(xiàn)。除此之外，單位內(nèi)一些部門由于過程繁瑣所以不愿意將需要歸檔的材料交給我們統(tǒng)一保管，而是采取各自存放的方式，這樣不僅無益于檔案利用效率的提升，而且還會就造成檔案的丟失或者是損壞。

6.配套不全，條件較差

這方面問題主要體現(xiàn)在以下幾點：

（1）檔案管理設(shè)備陳舊落后，無法及時跟上信息化潮流。

（2）檔案管理系統(tǒng)落后，軟件條件差。

（3）存放檔案的基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊，柜架破舊不堪。

（4）缺乏專項資金對一些已經(jīng)破損的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)。

7.缺乏必要措施來維護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全

事業(yè)單位的有些資料會涉及到一些機密問題，因此在進(jìn)行對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行理時要特別注重對文件內(nèi)容進(jìn)行保密。但是反觀當(dāng)下，我們在對文書資料進(jìn)行信息化處理時卻忽略了這一點。不僅缺乏嚴(yán)密的防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行信息維護(hù)，而且對一些文書檔案審查不嚴(yán)，黑客很容易就能侵入我們單位內(nèi)部計算機系統(tǒng)，解鎖密碼，從而造成一些需要保密的文書檔案外泄。

2 提升事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量、效率的措施探討

1.提升事業(yè)單位工作人員對文書檔案管理的意識

文書檔案管理工作對于促進(jìn)單位整體工作水平的提升具有深遠(yuǎn)的影響。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對文書檔案管理工作的重要性有一個深刻的認(rèn)知。給文書檔案管理工作配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場所等。

2.以多種手段提升文書檔案管理者的素質(zhì)

首先，要提升事業(yè)單位文書檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對他們專業(yè)知識以及工作經(jīng)驗的考察，以從源頭上提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)；其次，單位要加強對文書檔案管理工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性的組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強個人操作技能。再次，單位要采用優(yōu)勝劣汰的方式來提升文書檔案管理人員的工作積極性。最后，要對一些道德素質(zhì)低下的工作人員進(jìn)行及時的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質(zhì)培訓(xùn)活動，防患于未然。

3.更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新文書檔案管理思路，革新文書檔案管理方式

創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉。事業(yè)單位的文書檔案管理工作也一樣，要想實現(xiàn)自身的發(fā)展與進(jìn)步，就必須緊跟時展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極的運用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如我們在進(jìn)行檔案管理工作時，要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進(jìn)計算機輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進(jìn)行文書檔案管理等等

4.完善文書檔案管理制度

篇（5）

關(guān)鍵詞學(xué)校體育體育工作檔案管理

一、學(xué)校檔案管理與學(xué)校體育工作檔案管理

(一)學(xué)校檔案

學(xué)校各項工作自身應(yīng)固有的具有保存價值的不同記載形式的歷史記錄,它是對學(xué)校查考的重要歷史憑證依據(jù),是學(xué)校發(fā)展的寶貴參考資料。

(二)學(xué)校檔案管理

用科學(xué)的原則和方法管理的學(xué)校檔案資料詳細(xì)真實客觀的記載著學(xué)校教學(xué)和管理等方面工作的每一個環(huán)節(jié),可以清楚地反映學(xué)校歷史發(fā)展的足跡,是認(rèn)識把握學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要參考依據(jù)和憑證。完備的學(xué)校檔案資料可在對學(xué)校工作檢查了解評估中以真實原始憑證性發(fā)揮著不可替代的特有的重要作用。

(三)學(xué)校體育工作檔案管理

依據(jù)體育工作的特殊性以科學(xué)的原則和方法把學(xué)校體育工作目標(biāo)落實過程中有價值的體育活動及工作情況以不同的記載形式存留保管,學(xué)校體育工作檔案是記錄學(xué)校體育各方面具體工作活動的歷史記錄憑證,也是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要參考依據(jù)借鑒。

二、學(xué)校體育工作檔案管理的基本內(nèi)容與目標(biāo)任務(wù)

(一)學(xué)校體育工作檔案管理的內(nèi)容

依據(jù)學(xué)校體育工作整體框架及《學(xué)院體育工作條例》評估指標(biāo)體系的要求大致劃分如下幾方面進(jìn)行檔案的接收集等管理工作,在每個層面基礎(chǔ)上可在細(xì)劃分。

1.學(xué)校體育工作領(lǐng)導(dǎo)組織機構(gòu)管理及上級有關(guān)體育工作文件檔案;

2.學(xué)校體育教學(xué)師資隊伍建設(shè)情況檔案;

3.學(xué)校體育教學(xué)條件檔案;

4.學(xué)校體育教學(xué)管理和課程設(shè)置檔案;

5.學(xué)校體育相關(guān)教學(xué)文件檔案;

6.學(xué)校體育群體活動情況檔案;

7.學(xué)校體育課余體育訓(xùn)練情況檔案;

8.學(xué)校貫徹執(zhí)行《國家學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)》情況檔案;

9.學(xué)校體育教科研、學(xué)術(shù)交流、競賽等情況檔案;

10.其它相關(guān)情況檔案。

(二)學(xué)校體育工作檔案管理的目標(biāo)和任務(wù)

1.學(xué)校體育工作檔案管理的目標(biāo)

認(rèn)真落實健康第一的指導(dǎo)思想,把增強學(xué)生體質(zhì)作為學(xué)校教育的基本目標(biāo)之一,培養(yǎng)德、智、體全面發(fā)展的合格建設(shè)人才,這也就是學(xué)校體育工作的目標(biāo)。體育檔案管理工作是落實這一目標(biāo)的具體重要環(huán)節(jié),體育工作檔案管理的目標(biāo)就是以不同的記載形式把學(xué)校體育工作目標(biāo)落實過程中一切有價值的體育工作及活動進(jìn)行原始記錄保存和管理建立建全完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w育工作檔案,否則學(xué)校體育工作目標(biāo)的落實就沒有說服力。

2.學(xué)校體育工作檔案管理的任務(wù)

學(xué)校體育工作管理與體育工作檔案管理是相互依存的關(guān)系是宏觀總目標(biāo)下的微觀任務(wù)具體落實的環(huán)節(jié)。任務(wù)完成過程大致有以下3個環(huán)節(jié)構(gòu)成:任務(wù)的確立—完成的過程—最終的結(jié)果,體育工作檔案管理中眾多不同任務(wù)下人們付出勞動使所確立任務(wù)得以完成這一過程中以不同記載方式存留下的有價值的印跡憑證即為檔案,如體育教師的教學(xué)文件可視為文字印跡,體育競賽成績及獲獎證書獎牌等可視為實物印跡等……,總之可以記錄憑證體育目標(biāo)實現(xiàn)的具體勞動過程中有價值的印跡即為體育工作檔案管理任務(wù)。體育管理工作層面多項目雜的特點也決定了與之相對應(yīng)的體育工作檔案管理任務(wù)的多層面項目雜的特性。學(xué)校體育工作目標(biāo)的實現(xiàn)就是由這些多層面項目雜的任務(wù)完成來保障的,最終達(dá)到促進(jìn)體育教學(xué)質(zhì)量的不斷提高學(xué)生體質(zhì)不斷增強目標(biāo)任務(wù)的實現(xiàn)。

三、學(xué)校體育工作檔案管理存在的問題

(一)對學(xué)校體育工作檔案管理的重要性認(rèn)識不足

一些學(xué)校中相關(guān)部們及主管領(lǐng)導(dǎo)對體育工作檔案管理重要性認(rèn)識有偏差,輕視體育檔案的管理工作,對教學(xué)等方面的工作下的力度重視的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于對體育工作檔案的管理,從崗位設(shè)置人員編制,職責(zé)范圍及硬件建設(shè)上都和體育工作檔案管理實際相差有一定距離,嚴(yán)重挫傷體育工作檔案管理人員的積極性。

(二)對學(xué)校體育工作檔案管理規(guī)則制度不夠健全規(guī)范

一些學(xué)校體育工作檔案管理規(guī)則制度不夠健全規(guī)范,具體體育部室沒有專門相關(guān)的管理人員來作體育檔案管理這項工作,且不能熟知有關(guān)我國檔案法的相關(guān)規(guī)定及檔案管理相關(guān)知識又不熟悉體育工作,如此一來體育工作檔案的收集管理就會出現(xiàn)遺漏不規(guī)范混雜無序,從而使體育工作檔案服務(wù)的功能大打折扣,

(三)學(xué)校體育工作檔案管理人員結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)合理

學(xué)校體育工作檔案管理不是隨意一個人就可承擔(dān)的,就如教師上崗必須有資格證,醫(yī)生行醫(yī)須有行醫(yī)執(zhí)照,現(xiàn)實中兼職做體育工作檔案管理的人員不在少數(shù),但缺乏檔案管理知識,體育教學(xué)及管理方面經(jīng)驗和理論素養(yǎng),對體育工作檔案管理的嚴(yán)肅性、重要性、創(chuàng)新性認(rèn)識淡薄,在這種層面上進(jìn)行體育工作檔案管理就有可能會使體育工作及活動中有價值的體育工作檔案不能及時收集歸檔管理,使一些有價值體育工作檔案缺失造成永久缺憾。

四、提高對學(xué)校體育工作檔案管理重要性的認(rèn)識

篇（6）

中圖分類號：K826.16 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

企業(yè)檔案記載著企業(yè)發(fā)展的足跡，企業(yè)文化思想也被真實地記錄在企業(yè)檔案之中。隨著CAD技術(shù)應(yīng)用的深入，我院網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已全面展開。工作方式的改變給管理方式提出新課題。設(shè)計手段的現(xiàn)代化，日益增多的CAD電子文件，向長期以來以紙介文件為基礎(chǔ)建立的檔案管理思想、管理原則、管理體制、管理方法提出了全面挑戰(zhàn)，這是一場真正的記錄革命。我院每年有數(shù)萬多張圖紙要存檔、入庫，它是廣大設(shè)計人員勞動和智慧的結(jié)晶，是我院寶貴資源和財富，是檔案的重要組成部分，必須很好地保存。如何收集、如何歸檔、如何存儲、歸檔后形成的電子檔案如何管理、如何利用已成為我們必須解決的新課題。

隨著CAD應(yīng)用水平的提高。設(shè)計人員對資源共享的要求與日俱增。院重復(fù)使用的建筑設(shè)計施工圖圖、地形圖和可供大家多次使用的標(biāo)準(zhǔn)電子圖簽等，均需要歸檔存儲。同時已存檔的電子文件的再利用可大大縮短設(shè)計周期、提高設(shè)計質(zhì)量。因此。為保護(hù)設(shè)計資源、提高市場競爭力而建立電子圖庫，已是勢在必行，“檔案信息化管理”成為迫在眉睫、因勢而生的必然課題。

一方面是設(shè)計手段的改變引起的檔案管理的變革，這是客觀實際的需要，是檔案學(xué)發(fā)展的內(nèi)在動力。另一方面，科技進(jìn)步提供了變革的條件，如CAD應(yīng)用技術(shù)、光盤存儲技術(shù)、圖紙掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)等，都提供了信息存儲和管理的理想手段。院計算機網(wǎng)絡(luò)的實施也奠定了檔案管理系統(tǒng)有效應(yīng)用的基礎(chǔ)。1999年底國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局了“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與管理要求”等四個國家標(biāo)準(zhǔn)。下面，就我院的工程設(shè)計項目檔案的信息化建設(shè)談幾點體會。

選擇適宜的“檔案信息管理系統(tǒng)”應(yīng)用軟件

各單位的“檔案信息管理系統(tǒng)”應(yīng)用軟件。有的是自行開發(fā)，有的是購買的，選擇哪條路要根據(jù)企業(yè)的實際情況。我院選擇了是外購適宜的商品軟件。檔案管理軟件開發(fā)的思路似乎并不復(fù)雜，但其牽扯的信息技術(shù)很多，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、瀏覽器的內(nèi)嵌式使用技術(shù)、通用的檔案查詢光盤存儲格式等。特別是檔案管理它是一專門學(xué)科技術(shù)，有一整套檔案管理的法規(guī)和豐富的流程。應(yīng)用軟件要體現(xiàn)出檔案管理的政策、法規(guī)。要做好檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)，必須對開發(fā)人員進(jìn)行專門的檔案知識的培訓(xùn)。況且計算機技術(shù)的更新日新月異，如果不能掌握最前沿的新技術(shù)，就會使開發(fā)出的應(yīng)用軟件不僅開發(fā)周期長、成本高、開發(fā)技術(shù)滯后，而且導(dǎo)致軟件生命力不強，使應(yīng)用停頓或因跟不上需求的變化而夭折。為使應(yīng)用軟件的投資更加合理，我院購買了經(jīng)國家檔案局鑒定的杭州慧智“檔案管理系統(tǒng)”平臺，作為檔案信息化的起步。

目前，市場上應(yīng)用軟件較多，如何正確地選擇?要做好市場調(diào)查。我們的經(jīng)驗是：選

擇當(dāng)今社會的主流產(chǎn)品，要符合現(xiàn)行檔案規(guī)則的要求；應(yīng)是一個便于本單位進(jìn)行二次開發(fā)

的通用平臺；研制單位要有強大的技術(shù)支持，可隨計算機技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行應(yīng)用軟件的更

新、換代。這樣才不至隨開發(fā)商在社會的沉浮，影響到本單位“檔案信息系統(tǒng)”的可持續(xù)

發(fā)展。

二、走檔案管理者與信息技術(shù)人員密切合作之路

檔案信息化的重點是“檔案管理”、“信息技術(shù)”兩個方面，兩者的有機結(jié)合是檔案信息化成功的關(guān)鍵。首先，負(fù)責(zé)二次開發(fā)“檔案信息系統(tǒng)”的計算機人員要做好系統(tǒng)調(diào)查和系統(tǒng)分析，要走進(jìn)檔案庫房，認(rèn)認(rèn)真真地向工作多年的檔案管理人員全面了解現(xiàn)存的紙介檔案概況，了解各類檔案的立卷原則、案卷帳目屬性。了解一系列有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度以及案卷在庫房柜架的擺放順序等。之后，再提出二次開發(fā)的“檔案信息系統(tǒng)”模型，并在應(yīng)用過程中不斷完善及修改，以使各項設(shè)置相對合理。

建立檔案信息系統(tǒng)，特別是工程設(shè)計項目要建立電子檔案，對于檔案管理人員來說其工作方式不再是只將發(fā)行的設(shè)計文件按冊登錄、完成借閱，而是要面對大量的電子文件。大一點的項目要對上千個電子文件進(jìn)行收集、整理、編目等。建立電子檔案要做信息系統(tǒng)所需的大量而細(xì)致的工作，是紙介檔案管理時初期工作量幾倍甚至幾十倍，這對檔案工作者來說是挑戰(zhàn)也是契機。針對檔案人員缺少信息技術(shù)知識這一問題，我們根據(jù)工作需要由計算機專業(yè)人員對檔案管理人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)，使其明確信息系統(tǒng)的工作方式，案卷與卷內(nèi)文件的標(biāo)識方法。經(jīng)過培訓(xùn)，檔案工作人員逐步掌握了使用計算機進(jìn)行電子文件的網(wǎng)上收集、整理、錄入、利用信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢、借閱管理、光盤的刻錄以及CAD的簡單應(yīng)用等，既滿足了工作需要，又提高了自身技能，為檔案信息化的與時俱進(jìn)打下了良好的基礎(chǔ)。

建立一整套檔案管理制度及信息系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)則

檔案管理信息系統(tǒng)，是我院一體化的集成應(yīng)用系統(tǒng)的一部分，其設(shè)計思想決不是孤立的。CAD電子文件管理是設(shè)計成品管理，屬于“前端控制”的設(shè)計階段對全程管理具有決定意義。為此，需要一套與集成應(yīng)用系統(tǒng)一致的系統(tǒng)參數(shù)，包括有項目分類、設(shè)計階段、專業(yè)、部門、人員、密級、保管期限等。這些都要與CAD項目管理及設(shè)計流程管理完全統(tǒng)一。為保證信息系統(tǒng)的順利運行，建立了以下一整套應(yīng)用規(guī)則：

各設(shè)計階段、各類電子文件名命名規(guī)則

各設(shè)計階段立卷規(guī)則，案卷號及文檔號標(biāo)識規(guī)則

CAD電子文件網(wǎng)上瀏覽權(quán)限規(guī)則

卷借閱及電子文檔拷貝規(guī)則

各類檔案查詢授權(quán)規(guī)則

電子文件收集規(guī)則

數(shù)據(jù)錄入與入庫規(guī)則

數(shù)據(jù)庫管理規(guī)則

各類檔案用戶管理規(guī)則

檔案銷毀管理銷毀規(guī)則

系統(tǒng)管理、開發(fā)及安全備份規(guī)則

光盤存儲、刻錄與利用規(guī)則

每一個規(guī)則的制訂都經(jīng)過管理部門及技術(shù)部門的認(rèn)真研討，形成文件后下發(fā)于各部門貫徹執(zhí)行。有些規(guī)則已納入院IS09001質(zhì)量管理體系作為作業(yè)文件檢查執(zhí)行。在執(zhí)行規(guī)章制度推動應(yīng)用的過程中，我們的體會是：加強管理是關(guān)鍵。

四、分步實施，做好檔案信息的積累

由紙介檔案到電子檔案初期有大量工作要做，要分清輕重緩急，分步實施，我們的做

法是：

(一)先現(xiàn)行檔案后歷史檔案

先將目前發(fā)生的電子文件及時收集歸檔，再整理以前的檔案，切莫將現(xiàn)行檔案再放置

成歷史檔案。

(二)紙介檔案、電子檔案共存

電子檔案為現(xiàn)行檔案，以CAD電子文件形式存放，供網(wǎng)上查閱及再利用：紙介檔案為歷史檔案。案卷目錄形式存放，檔案供借閱。這種的局面可能要持續(xù)一個相當(dāng)長的階段。

(三)先整理近期、后整理遠(yuǎn)期檔案

整理紙介歷史檔案也本著先近后遠(yuǎn)的原則，且先整理重點項目及與目前設(shè)計仍發(fā)生關(guān)系的項目。歷史檔案沒有電子文件，我們將其掃描成電子文件，并使電子文件借閱逐步代替底圖的借閱。

五、建立我院工程設(shè)計項目檔案信息系統(tǒng)

依據(jù)以上實施原則，在慧智“檔案管理系統(tǒng)”提供的平臺上，根據(jù)我院的實際情況進(jìn)行了二次開發(fā)，做了以下開發(fā)工作。

(―)建立了遠(yuǎn)程管理文件服務(wù)器

服務(wù)器系統(tǒng)選用Windows2003 Server。因辦公室與服務(wù)器機房分別在兩個樓層內(nèi)，所以選用了遠(yuǎn)程管理。項目電子文件收集、編目、校驗后，由系統(tǒng)管理員將數(shù)據(jù)和圖文件從終端工作站送往服務(wù)器。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)選用Mcrosoft sQL Server2005，數(shù)據(jù)錄入可采用兩種方式，即由應(yīng)用系統(tǒng)錄入界面輸入或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。一般情況下，按項目采用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式，這樣服務(wù)器相對安全，也減少網(wǎng)絡(luò)壓力。圖紙電子文件歸檔及圖紙信息錄入采用的方式是直接由CAD圖紙打圖同時產(chǎn)生條形碼并上傳圖紙信息至系統(tǒng)，并由檔案管理人員對底圖進(jìn)行條碼掃描提取相應(yīng)圖紙電子文件及圖紙信息目錄提取，然后再按照庫結(jié)構(gòu)要求整理，這樣能充分利用已存在的資源，減少錄入錯誤，提高錄入速度。

(二)建立各類工程檔案及數(shù)據(jù)庫

已建立的檔案有“施工圖dwg格式電子文件”、“施工圖tif格式電子文件”、“文字資料”等。其中施工圖電子文件根據(jù)版本先后，可供用戶方便查閱最新版施工圖，并可調(diào)取舊版施工圖進(jìn)行參考。并定義了項目、階段、專業(yè)、文件四級數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，建立了數(shù)據(jù)庫。

㈢建立各類系統(tǒng)參數(shù)

建立項目分類、設(shè)計階段、專業(yè)、部門、人員、密級、保管期限參數(shù)等。

(四)CAD電子文件網(wǎng)上瀏覽權(quán)限設(shè)置

為安全與保密，根據(jù)院文件精神對檔案用戶進(jìn)行密級設(shè)定及檔案瀏覽權(quán)限的設(shè)定。

(五)系統(tǒng)管理

篇（7）

中圖分類號：G271；F542 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0216-01

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)、計算機現(xiàn)代化管理也在各個檔案部門開通和使用，檔案管理工作在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中也賦予了新的時代特點和使命，作為新時期公路系統(tǒng)檔案管理工作者，只有根據(jù)新形勢的需要，做到與時俱進(jìn)，不斷加強自身的修養(yǎng)，不斷完善提高自己的綜合素質(zhì)，具備在新時期條件下的綜合檔案工作能力，才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

一、新時期公路檔案管理工作者應(yīng)具備的專業(yè)素養(yǎng)

1. 堅定的思想政治素質(zhì)

檔案管理是一項政治性與保密性很強的工作，檔案管理工作者只有具備高度的思想政治覺悟和良好的工作作風(fēng)，具有堅定正確的政治方向，樹立科學(xué)的世界觀、人生觀和價值觀，才能在檔案管理工作中顧全大局，自覺遵守檔案管理方面的政策法規(guī)，確保檔案的信息安全。因此，檔案工作的性質(zhì)決定著管理工作者如果沒有較高的政治素質(zhì)和強烈的責(zé)任感，就無法擔(dān)當(dāng)這一重任。

2.系統(tǒng)的專業(yè)知識素養(yǎng)

檔案學(xué)是一項系統(tǒng)性的管理科學(xué)，檔案工作也是一項專業(yè)性較強的工作，這一工作要求檔案管理人員無論是在檔案的收集與整理，還是在檔案的管理與服務(wù)各環(huán)節(jié)，必須掌握一套系統(tǒng)的專業(yè)理論知識和工作方法，才能較好地完成檔案管理工作任務(wù)。

3. 精湛的專業(yè)能力素質(zhì)

檔案管理是一項事業(yè)也是一門學(xué)問。要求檔案管理工作者不僅具有對檔案材料的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定和保管的一般能力，而且還要具有適應(yīng)檔案室建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的特殊能力，這樣才能及時為上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理決策提供文獻(xiàn)信息，通過高質(zhì)量、深層次的檔案信息服務(wù)，提高檔案管理質(zhì)量。

二、公路檔案管理隊伍建設(shè)存在的主要問題

1.對檔案管理的重要性認(rèn)識不足。

檔案管理崗位地位和待遇偏低，學(xué)習(xí)進(jìn)修的機會少，專業(yè)自我成長和發(fā)展的空間不大，缺乏科學(xué)合理的激勵和考核機制。日常工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，造成檔案管理人員欠缺工作熱情，被動應(yīng)付工作，缺乏創(chuàng)新精神。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能水平不高。

檔案管理人員專業(yè)、學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)和工作能力參差不齊，當(dāng)前許多單位的檔案干部隊伍，早已是老者無、中者少、青者多的非正常年齡結(jié)構(gòu)。大多沒有系統(tǒng)地接受過檔案管理學(xué)、教育學(xué)和心理學(xué)等方面的基本理論培訓(xùn)，知識結(jié)構(gòu)不成體系，或者知識面窄，不能強化自我學(xué)習(xí)促進(jìn)自身專業(yè)成長。

3.干部培訓(xùn)急功近利。

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)社會化、效益化，由追求培訓(xùn)效果的急功近利演變?yōu)榕嘤?xùn)收費的急功近利。盈利性培訓(xùn)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班使得缺乏管理經(jīng)驗和基本業(yè)務(wù)技能的新上崗人員如嗷嗷待哺的嬰兒無人顧及。

三、做好公路檔案管理工作的對策

1. 實事求是，確保施工資料的真實性管理

真實是歸檔文件的生命，是工程建設(shè)質(zhì)量檢驗的基點，也是竣工驗收公路工程的關(guān)鍵。要想為工程質(zhì)量評定與質(zhì)量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實、完整的施工資料，這樣，才能充分發(fā)揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴(kuò)建提供基本依據(jù)。施工原始記錄的真實性體現(xiàn)在所記錄的事件是確定的某一時間段，與確定地點發(fā)生聯(lián)系的分項工程或施工工序。施工記錄的時間跨度應(yīng)與分項工程的具體時間一致。施工數(shù)據(jù)的完整性體現(xiàn)在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證。同時，采用“三同時”的管理模式，即在招投標(biāo)的同時明確提出檔案管理要求；在檢查工程質(zhì)量的同時檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗收的同時驗收檔案的收集和整理情況，確保檔案齊全、真實管理。

2. 制定檔案管理規(guī)則，確保檔案在宏觀上的管理

在工程建設(shè)之初，為了加強對建設(shè)過程中所形成的材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達(dá)到“ 齊全、完整、準(zhǔn)確” 的要求，可依據(jù)《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗收辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《公路建設(shè)項目案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合具體路段公路建設(shè)項目管理的特點，編制相應(yīng)的《公路檔案資料管理規(guī)定》、《公路建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則》等。在工程實施階段，應(yīng)結(jié)合本路段的具體情況，組織專業(yè)人員編制體現(xiàn)本路段的《公路竣工文件編制辦法》，詳細(xì)規(guī)定檔案資料的收集與整理的內(nèi)容與質(zhì)量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質(zhì)量。通過各項規(guī)則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規(guī)范、有序進(jìn)行，切實做到對檔案的整理、收集、歸檔的宏觀管理。

3.嚴(yán)把竣工驗收關(guān)，確?？⒐n案憑證作用的發(fā)揮

在工程項目建設(shè)驗收階段，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格審查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告，對隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設(shè)計變更單的落實情況要著重檢查，如存在問題及時整改，以確保竣工檔案的真實性和準(zhǔn)確性，在工程項目合同決算時，使竣工檔案資料能真正發(fā)揮憑證作用。

4.制定制約措施，確保資料的完整性管理

依據(jù)《檔案管理辦法》與《竣工資料編制辦法》制定相應(yīng)的合同、運用法律手段加強檔案資料的管理。在合同中應(yīng)確定參建各方的檔案責(zé)任與權(quán)利，明確文件材料的形成范圍、費用及歸檔套數(shù)，明確檔案質(zhì)量及權(quán)屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監(jiān)理也應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督職能，監(jiān)督、審核、驗收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的具體開展中，要實行專項檢查評比，建立獎罰分明的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，獎先罰后，以加強參建單位檔案管理的質(zhì)量意識，以推進(jìn)優(yōu)質(zhì)檔案的形成。

5.制定檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的制度保障管理

在制定檔案管理規(guī)則的基礎(chǔ)上，為了保證各項規(guī)則的真正落實，應(yīng)建立、健全項目檔案管理制度，使項目檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門如建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位專兼職檔案人員均明確職責(zé)，切實抓好項目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符，真正實現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)”檔案管理，以保證工程建設(shè)全過程各階段檔案工作進(jìn)程的順暢。

6.加強人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保檔案的有序管理

檔案管理有序進(jìn)行的前提是檔案人員需具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。但由于現(xiàn)在的檔案管理人員多以兼職為主，專業(yè)水平有限，使檔案工作的深入管理受到限制，工程文件資料的形成質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量也難以保證。因此，工程建設(shè)之初，就應(yīng)對高速公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進(jìn)行有計劃、有措施、分期分批的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其明確工程項目檔案工作的法規(guī)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，明確施工過程中原始簽證資料的操作方法，明確竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，明確項目檔案的管理分工職責(zé)，使他們在增強檔案意識的同時也熟知掌握檔案業(yè)務(wù)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。同時，采用各種辦法，如獎勵機制，激勵他們積極主動地參與項目檔案管理，在實踐中提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，以實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

結(jié)語

以上是我結(jié)合自己的工作，對新時期公路系統(tǒng)檔案工作者應(yīng)具備的素養(yǎng)的幾點思考，總之，在科技進(jìn)步今天，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、管理方式都發(fā)生著變化，對檔案工作者的素質(zhì)要求是多方面和多層次的，檔案管理工作者應(yīng)站在新的高度，用更寬廣的視野、更新的思路開拓創(chuàng)新、與時俱進(jìn)，用多方面的知識武裝自己，使自己成為綜合素質(zhì)較高的“復(fù)合型”人才，為檔案事業(yè)做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。0

參考文獻(xiàn)

篇（8）

二、科技創(chuàng)新

科技創(chuàng)新是動力，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新是檔案工作跨越式發(fā)展的支點?，F(xiàn)代化的檔案管理要求必須以科技創(chuàng)新的思想和觀念來開展，檔案信息數(shù)字化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的趨勢。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式鏈接，具有可共享、動態(tài)易控、可變依賴等新型載體的特征。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息與載體不可分割。未來的檔案管理必然是運用高科技知識型的，那么科技創(chuàng)新必然是動力。在今后的檔案管理過程中，技術(shù)創(chuàng)新將成為最直接的動力。

三、管理創(chuàng)新

在檔案的管理模式當(dāng)中，要適應(yīng)社會發(fā)展的需要，創(chuàng)新是檔案管理工作的重中之重，它不僅在政策制度、指導(dǎo)思想、工作模式上體現(xiàn)出來，還體現(xiàn)在檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)上，只有結(jié)合自己的崗位邊學(xué)習(xí)邊操作才能有效地實現(xiàn)管理創(chuàng)新。檔案管理工作是一項具有管理性、服務(wù)性和政治性的工作，從收集、整理、鑒定、保管、檢索到利用，都有著自己的管理對象、管理手段、管理理論和管理原則。當(dāng)前隨著數(shù)字化、信息化的飛速發(fā)展，利用現(xiàn)代化設(shè)備管理檔案已成為一種趨勢。為適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的需要，國家檔案局于2000年6月頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，在傳統(tǒng)檔案管理的工作方式上，兼顧了計算機管理和手工管理兩種方式，這是檔案管理的一種創(chuàng)新。檔案管理越來越需要創(chuàng)新，需要及時按照上級的一些新思想、新要求及時修訂完善檔案工作方面的管理規(guī)則。

四、管理體制創(chuàng)新

管理體制是規(guī)定各部門的管理范圍、權(quán)限職責(zé)、利益及其相互關(guān)系的準(zhǔn)則，管理體制創(chuàng)新是檔案管理工作的保障，它對管理效率有著直接的影響，是實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的有效途徑，對檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展起著決定性的作用。所有創(chuàng)新活動都有賴于制度創(chuàng)新的變革和持續(xù)激勵，并最終以制度化的方式長久地發(fā)揮自己的作用。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，明確檔案工作的發(fā)展方向、目標(biāo)，定期對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一業(yè)務(wù)指導(dǎo)，充分發(fā)揮檔案人員的組織協(xié)調(diào)溝通能力。

五、服務(wù)創(chuàng)新

服務(wù)創(chuàng)新是檔案管理的核心，也是檔案工作的橋梁。受舊的工作理念的影響，很多檔案工作者安于現(xiàn)狀，觀念保守，缺乏民主意識，認(rèn)識不到檔案信息的重要性，“重藏輕用”、“看攤守業(yè)”的心態(tài)較重，工作重心只是圍繞如何保管和收藏檔案資料。提供檔案利用服務(wù)是檔案部門的職責(zé)，這就要求我們檔案工作者緊跟時展，改進(jìn)工作作風(fēng)，寓管理于服務(wù)中，不斷提高自身素質(zhì)，努力具備廣博的知識，熟練掌握現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，開發(fā)具有特色的信息，提前作出有目的的選題，制成形式各樣的編研文獻(xiàn)，讓利用人能夠最快捷的得到最有價值的檔案信息。轉(zhuǎn)換服務(wù)角色，完善服務(wù)方法，主動服務(wù)，及時、準(zhǔn)確、熱情、全面地為檔案利用者提供服務(wù)。

篇（9）

1.1規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則

行政事業(yè)單位的檔案管理工作要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，體現(xiàn)了制度的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但是各個事業(yè)單位之間的差異是存在的，因此，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的工作特點和管理方式，在不斷的摸索與實踐中建立起一套結(jié)構(gòu)完善、內(nèi)容全面、符合本單位實際情況的規(guī)章制度體系。

1.2職責(zé)、權(quán)益兼顧原則

檔案管理過程必須職責(zé)分明，才能夠保證管理工作的正常進(jìn)行。因此，每個領(lǐng)導(dǎo)干部都要明確自己的工作職責(zé)范圍及權(quán)限，合理制定工作目標(biāo)，進(jìn)行不定期檢查和指導(dǎo)等，在明確責(zé)任的同時，還要注重保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。

1.3制定、執(zhí)行并重原則

行政事業(yè)單位的管理規(guī)則和制度都要在遵循國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身特點進(jìn)行制定，制度的執(zhí)行情況就是檢驗制度規(guī)則是否適合單位發(fā)展的關(guān)鍵性指標(biāo)。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要十分注重各項制度的落實與執(zhí)行情況，在不斷的實踐與檢驗中使制度與規(guī)則更加人性化、規(guī)范化、合理化。

1.4靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合原則

制度是保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要保障，但是隨著時代的發(fā)展，制度也要與時俱進(jìn)，不斷適應(yīng)當(dāng)下的工作需要。目前，我國的各項行政事業(yè)逐步與國際接軌，因此，行政事業(yè)單位要善于學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的檔案管理辦法，并結(jié)合自身工作情況進(jìn)行改善與調(diào)整。

2.行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理工作得不到足夠的重視

目前，我國行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)普遍不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致管理力度不夠，難以保證檔案管理資料的連續(xù)性和完整性，難以快速而準(zhǔn)確地提供檔案信息為社會的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，使檔案管理的作用和職能得不到充分的發(fā)揮。

2.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊

檔案管理工作具有很強的政策性，也具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性，這就要求檔案管理人員有扎實的專業(yè)基礎(chǔ)知識以及較強的業(yè)務(wù)水平。但是目前，我國行政事業(yè)單位的檔案管理人員往往一崗兼多職，任務(wù)繁多，難以全身心地投入到檔案管理工作中去，還往往因為工作需要頻頻變動，難以保證檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。在管理隊伍中，個別檔案人員并沒有很強的責(zé)任意識，沒有意識到檔案管理工作的重要性，應(yīng)付工作的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，再加上沒有強有力的監(jiān)督與管理措施，導(dǎo)致行政事業(yè)單位的檔案管理效率低下。

2.3檔案管理方法滯后，缺乏現(xiàn)代化管理手段

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，適應(yīng)時代的發(fā)展要求，如果行政事業(yè)單位不能夠及時學(xué)習(xí)檔案管理的新方法、新技術(shù)，沒有采用高效的現(xiàn)代化檔案管理手段，就會導(dǎo)致檔案管理工作缺乏程序性與針對性，降低可操作性。在信息化的社會，檔案管理人員缺乏對電子檔案的存儲管理能力與保證信息安全的能力，難以熟練運用現(xiàn)代化的管理手段，就會阻礙檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

3.行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

3.1不斷加強各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度

重視行政事業(yè)單位的檔案管理工作，加大檔案管理工作的力度，才能夠保證檔案管理工作的順利開展，才能夠使檔案管理的作用和職能得到充分的發(fā)揮。因此，行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從思想上高度重視檔案管理工作，親自下達(dá)檔案管理的各項任務(wù)與指標(biāo)，親自督促落實，才能夠切實提升檔案管理工作的效率。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還要定期開展檔案管理工作職能和作用的宣傳工作，使檔案管理人員都能高度重視檔案管理工作，倡導(dǎo)各部門主動配合本單位的檔案收集與整理工作，同時要發(fā)揮模范帶頭作用，激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，不斷提高檔案管理工作水平。

3.2提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，建設(shè)高水平的管理隊伍

行政事業(yè)單位的檔案管理工作具有連續(xù)性和專業(yè)性，因此應(yīng)當(dāng)盡量減少檔案管理團(tuán)隊內(nèi)人才的流動性，避免一崗兼多職，崗位頻頻調(diào)動的現(xiàn)象出現(xiàn)。行政事業(yè)單位要建立專職檔案管理崗位，為檔案管理人員分配明確的任務(wù)，使其能夠?qū)Ｗ⒂跈n案管理工作。科學(xué)合理的檔案管理體系可以保證行政事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化，因此，事業(yè)單位要結(jié)合自身特點，制定一套適合自己的檔案管理體系并嚴(yán)格落實，使每一個檔案管理人員在工作時都能夠有章可循，有助于確保建檔信息的格式化與標(biāo)準(zhǔn)化，有助于保證檔案管理信息的真實性與可靠性。

3.3加強檔案管理工作的電子信息化

篇（10）

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展及檔案管理信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，市面上出現(xiàn)了各種類型的檔案管理系統(tǒng)。一些系統(tǒng)在功能設(shè)計上基本相同，多采用以傳統(tǒng)管理為導(dǎo)向的工作模擬，面對電子檔案的急劇增加及檔案管理的深入應(yīng)用，現(xiàn)今市面上不少檔案管理系統(tǒng)表現(xiàn)出了不少問題。為了適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)，滿足各類型企事業(yè)單位對檔案管理的需求，必須立足于業(yè)務(wù)需求、用戶需求及系統(tǒng)需求來進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的功能開發(fā)設(shè)計及利用工作，力爭充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)效用。

一、檔案管理系統(tǒng)的需求分析

（一）業(yè)務(wù)需求

就目前看，各類型企事業(yè)單位日常管理基本采用現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，如辦公自動化系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)等，常常產(chǎn)生大量的電子文件。從業(yè)務(wù)角度看，面對龐大數(shù)量的電子文件，單位需要的是集中式規(guī)范化管理、確保電子文件長期保存、多途徑的檢索途徑，只有這樣采用有效利用電子文件。

（二）用戶需求

用戶分為普通用戶、檔案管理員、系統(tǒng)維護(hù)人員。對于普通用戶來說，要求檔案管理系統(tǒng)具有瀏覽、檢索、借閱、下載等功能。對檔案管理員來說，要求檔案管理系統(tǒng)具有文件管理、收集，檔案信息的錄入、審核、驗證、分類，以及相關(guān)輔助管理等功能。對系統(tǒng)維護(hù)人員來說，要求檔案管理系統(tǒng)具有系統(tǒng)權(quán)限定制、檔案管理架構(gòu)定制、檔案整理規(guī)則定制，以及數(shù)據(jù)和用戶使用維護(hù)等功能。

（三）系統(tǒng)需求

檔案管理系統(tǒng)管理的目標(biāo)是通過成熟而先進(jìn)的硬件技術(shù)軟件技術(shù)，開發(fā)設(shè)計出一個安全、穩(wěn)定、友好、簡單的系統(tǒng)，能高效的處理用戶請求，自動按照檔案管理規(guī)則實現(xiàn)檔案分類處理。為清楚掌握系統(tǒng)需求，要從功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。從功能需求角度看，要求系統(tǒng)具有采集管理、數(shù)據(jù)操作、查詢利用、增值服務(wù)等功能；從數(shù)據(jù)需求角度看，要求相關(guān)數(shù)據(jù)信息的錄入、處理具有精確性、高效性，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性與完整性，以及共享等功能；從非功能性需求角度看，要求保障檔案的原始性、完整性，傳輸安全性，以及身份認(rèn)證、加密處理、防篡改等功能。

二、目前檔案管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計中存在的問題

目前，市面上一些檔案管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計中表現(xiàn)出了這些問題。第一，對檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)了解不足；第二，對檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)需求分析不深入、不全面。系統(tǒng)需求分析是進(jìn)行系統(tǒng)功能開發(fā)設(shè)計與利用的基礎(chǔ)和條件，這是跨出成功開發(fā)設(shè)計檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵一步，值得引起設(shè)計者足夠重視；第三，不少檔案管理系統(tǒng)存在不完整性等問題；第四，管理系統(tǒng)跟蹤服務(wù)、更新服務(wù)不及時。為設(shè)計一個能滿足業(yè)務(wù)需求、用戶需求及系統(tǒng)需求的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行必要的需求分析是必要的，了解軟件產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計中的問題更是進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)設(shè)計工作的前期工作。

三、檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)設(shè)計及利用

（一）系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)計

在這里，采用低耦合度和高內(nèi)聚度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計。檔案系統(tǒng)主要包括電子檔案應(yīng)用服務(wù)平臺、業(yè)務(wù)層、存儲層、配置管理層、數(shù)據(jù)層、系統(tǒng)安全層，其中的各個功能模塊的功能都是獨立的，通過對外接口實現(xiàn)各功能模塊交互、調(diào)用，形成一個完整的檔案管理系統(tǒng)。尤其每個功能模塊都設(shè)置對外接口，從而確保系統(tǒng)功能的開發(fā)設(shè)計、利用、維護(hù)具有較強的靈活性。

按照功能性分析，分為輸入部分、輸出部分和管理部分。輸入部分設(shè)置檔案數(shù)據(jù)掃描入庫、格式轉(zhuǎn)化、錄入及分類整編等功能；輸出部分設(shè)置在庫檔案數(shù)量統(tǒng)計、借出檔案數(shù)量及類別統(tǒng)計、超期檔案自動催還、用戶查詢檔案等功能；管理部分設(shè)置檔案審核、歸檔、檔案備份、刪除等功能。

（二）功能開發(fā)設(shè)計與利用

檔案管理系統(tǒng)是一個操作簡單、性能穩(wěn)定、界面友好的自動化管理軟件，其系統(tǒng)是復(fù)雜而強大的?；跈n案管理系統(tǒng)的功能架構(gòu)設(shè)計，下面從檔案管理角度及各方需求看，這一系統(tǒng)應(yīng)開發(fā)設(shè)計以下功能模塊。

1、檔案的歸檔與接收

文件的收集、整理、鑒定是檔案形成的基礎(chǔ)，也是檢驗檔案真實性的關(guān)鍵。對于電子文件，收集、整理、鑒定是一個交叉操作的過程。由于電子檔案形成以后，依然可以進(jìn)行編輯和修改，所以進(jìn)行電子文件歸檔時要附屬清楚每一份電子文件的靜態(tài)及動態(tài)數(shù)據(jù)信息，以加強電子檔案原始性認(rèn)定。

2、檔案的存儲與備份

檔案的存儲與備份，是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障，所以要求建立一個電子文件的有效備份、恢復(fù)的系統(tǒng)，這就要依靠計算機的軟硬件產(chǎn)品。基本上應(yīng)采用通用的存儲格式，并設(shè)置格式轉(zhuǎn)換功能。如果是機密文件，要加密，或進(jìn)行脫機保管。此外，還應(yīng)采用多樣的存儲方式，如目錄存儲、光盤存儲等，具體采用哪一種則要根據(jù)實際需求來定。

3、檔案的檢索與利用

在整個檔案管理過程中，檔案的檢索與利用是檔案管理系統(tǒng)的終極工作目的。為便于用戶查詢與使用，在這一功能模塊要設(shè)置靈活多變的組合查詢方式，可在網(wǎng)上瀏覽與下載無查閱條件限制的電子文件等功能。

4、檔案的維護(hù)性管理

進(jìn)行維護(hù)性管理目的在于保障電子檔案的完整性與安全性，能實現(xiàn)長期、有效的存儲與利用。對電子檔案的維護(hù)性管理由用戶來實施，根據(jù)用戶需求設(shè)置具有不同功能的維護(hù)性管理功能。主要管理內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫管理、電子檔案保管期限堅定及銷毀、電力檔案加密與解密、電力檔案數(shù)據(jù)輸出等。

（三）數(shù)據(jù)安全管理

檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的信息數(shù)據(jù)是非常龐大的，為保證相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性和完整性，除了依靠計算機及網(wǎng)絡(luò)提供的安全管理機制之外，還應(yīng)設(shè)立一套完整的數(shù)據(jù)訪問系統(tǒng)，避免機密檔案泄露。例如，建立授權(quán)管理機制、檔案檔案密級管理和審批級別設(shè)置，從而保障檔案信息安全。

四、結(jié)束語

檔案管理系統(tǒng)是為用戶、檔案管理而服務(wù)的，所以系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計及功能開發(fā)利用都要以業(yè)務(wù)需求、用戶需求、系統(tǒng)需求為基礎(chǔ)，通過功能需求分析指導(dǎo)功能模塊開發(fā)利用，只有這樣才能使檔案管理系統(tǒng)的功能開發(fā)利用與需求相符合，滿足各類型企事業(yè)單位的檔案管理需要。當(dāng)然，隨著各方需求的變化及提高，檔案管理系統(tǒng)也要與時俱進(jìn)，及時更新系統(tǒng)內(nèi)軟件，提高服務(wù)能力。