序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇公司合同管理流程范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2研究內(nèi)容

（1）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標準化的工作流程

梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序、建立標準化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關(guān)部門的職責和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業(yè)務(wù)職責，健全的管理程序是建立合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過分別與各個合同承辦部門進行面對面訪談，并組織相關(guān)部門召開專題研討會，從而明確相關(guān)部門的管理職責，細化實施細則，提高管理程序的可執(zhí)行性。例如明確各個合同承辦部門的業(yè)務(wù)范圍；各合同審批部門的職責；細化合同類型分類標準，完善合同類型分類實施細則，確保合同分類準確等等。通過訪談和研討，同步完成相關(guān)管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺的綱領(lǐng)性程序文件和具體實施文件，完善合同管理制度，使現(xiàn)行程序體系覆蓋合同全過程各個階段的管理內(nèi)容及標準。例如將合同執(zhí)行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內(nèi)容納入合同制度，并優(yōu)化合同簽約及審批授權(quán)制度等；統(tǒng)一合同管理業(yè)務(wù)表單格式，提高標準表單的使用率；統(tǒng)一合同評審會簽表、合同付款申請表等業(yè)務(wù)單據(jù)格式；建立標準合同模板庫，提高標準合同文本的使用率等等。

（2）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺

以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺旨在根據(jù)合同管理流程和程序以及實際業(yè)務(wù)特點建立開發(fā)合同管理系統(tǒng)。在對業(yè)務(wù)需求進行詳盡調(diào)研，認真組織討論的基礎(chǔ)上提出平臺建設(shè)思路，配合技術(shù)人員完成需求分析、軟件選型、項目開發(fā)等工作，達到信息化管理目標：實現(xiàn)合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準備、合同訂立、合同執(zhí)行及合同關(guān)閉各個環(huán)節(jié)工作；規(guī)范固化合同管理業(yè)務(wù)流程，加強合同執(zhí)行監(jiān)控防控風險；實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)多維度快捷查詢、統(tǒng)計與分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支持；實現(xiàn)與公司相關(guān)信息系統(tǒng)如財務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、各成員單位合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的有效銜接，確保信息共享、數(shù)據(jù)同源；統(tǒng)一規(guī)范管理合同數(shù)據(jù)，一次管理重復(fù)使用。

（3）明確商務(wù)合同平臺的使用責任，加大培訓(xùn)宣傳力度

培訓(xùn)的成功與否是合同管理系統(tǒng)能否成功上線的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)工作首先將系統(tǒng)用戶進行細分，然后針對不同層級的用戶進行深度培訓(xùn)，從而最大程度確保各層級的系統(tǒng)用戶都可以有針對性的了解系統(tǒng)設(shè)計理念并熟練操作系統(tǒng)。通過定期組織培訓(xùn)，在公司及項目部營造了學(xué)習(xí)和使用商務(wù)合同平臺的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識。

3研究成果

（一）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標準化的工作流程

（1）合同管理平臺信息化總體需求分析

從問卷調(diào)查反饋的統(tǒng)計結(jié)果來看，各個合同承辦部門普遍認為，盡早實現(xiàn)合同管理平臺的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著，對業(yè)務(wù)增值貢獻最大，也較容易實現(xiàn)，同時也是上線需求最迫切的兩項業(yè)務(wù)，希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷，方便查找和使用。

（2）明確合同承辦部門職責，完善合同管理程序體系

經(jīng)程序文件查閱及與相關(guān)部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個，分別為商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室，各個合同承辦部門所對應(yīng)的項目部部門也有合同承辦的職責。經(jīng)與各個合同承辦部門溝通，系統(tǒng)性的將合同管理相關(guān)程序、制度，從合規(guī)性、適應(yīng)性、有效性等方面進行綜合評審，促使合同承辦部門完成了相關(guān)管理程序的新增/升版工作。

（二）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺

（1）成立合同管理系統(tǒng)實施工作團隊

穩(wěn)定的、分工明確的工作團隊是確保合同管理系統(tǒng)得以成功開發(fā)的保障。在集團合同管理系統(tǒng)開發(fā)項目實施工作組的領(lǐng)導(dǎo)下，公司組建了合同管理系統(tǒng)實施工作團隊，團隊成員由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)指定，彼此相互配合，在項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，按照各自職責分工有計劃地實施系統(tǒng)開發(fā)。

（2）合同管理系統(tǒng)目標需求及建設(shè)內(nèi)容

通過調(diào)研和討論，課題組總結(jié)出合同管理系統(tǒng)如下目標需求，并由此分析得出合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容。

①合同全過程管理

通過合同準備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉四大環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了合同的全過程閉環(huán)管理。合同準備階段，通過與相關(guān)系統(tǒng)進行接口集成，確保合同相關(guān)數(shù)據(jù)同源，避免重復(fù)錄入；合同訂立，系統(tǒng)提供范本的管理，使得標準合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級規(guī)范的審批流程，進一步防控法律風險；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執(zhí)行中的支付申請，變更申請等，及時跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保合同信息的完整性；合同關(guān)閉，是合同的終點，最終實現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理。

②合同范本管理

通過系統(tǒng)，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統(tǒng)對合同范本、相關(guān)制度文件進行管理，實現(xiàn)了各種范本制度升級后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時性、準確性，為合同創(chuàng)建提供便捷，促進并提高合同標準文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風險。

③合同對方管理

建立合同管理系統(tǒng)的合同對方庫，并通過與采購系統(tǒng)對接，可接收供應(yīng)商信息，合同管理系統(tǒng)可自行錄入供應(yīng)商及客戶信息，實現(xiàn)完整的合同對方管理，對合同對方的相關(guān)資質(zhì)等進行管理，有利于確保合同管理系統(tǒng)信息的完整性與獨立性，也確保了合同對方信息的統(tǒng)一和規(guī)范。

④項目信息維護

對項目進行基本信息的維護管理，實現(xiàn)項目信息與合同的關(guān)聯(lián)，并作為查詢統(tǒng)計分析的支持，滿足通過項目進行合同數(shù)據(jù)的匯總與分析的需求。

⑤合同監(jiān)督檢查

集團及公司合同管理部門、監(jiān)察審計部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)權(quán)限對管理范圍內(nèi)的合同進行監(jiān)督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態(tài)，也可以對當前的合同流程相關(guān)人員進行預(yù)警提醒。

⑥合同監(jiān)控追蹤

集團及公司合同管理部門及領(lǐng)導(dǎo)，可以實時查看與監(jiān)控權(quán)限范圍內(nèi)的合同運行情況，包括查看所有運行中的合同總數(shù)、異常情況及重點關(guān)注的事項，實現(xiàn)合同運行信息的及時反饋、異常監(jiān)控與全面管理。

篇（2）

企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。合同管理制度是企業(yè)經(jīng)營管理的重要制度，企業(yè)通過推行合同內(nèi)部控制，能夠有效地維護自身合法利益，規(guī)范合同管理流程，保證合同內(nèi)容、條款的完整和嚴謹，防范法律風險。合同內(nèi)部控制的目標具體體現(xiàn)在運營目標、財務(wù)目標和合規(guī)目標三個方面：

1．運營目標：根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)需求，在滿足時間、技術(shù)質(zhì)量要求的情況下，完成合同約定事項，提高合同的可靠性和執(zhí)行力，保證企業(yè)經(jīng)營目標的順利完成。

2．財務(wù)目標：確保資金安全，在預(yù)算范圍內(nèi)控制成本，合理安排資金。

3．合規(guī)目標：遵守國家相關(guān)的法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行審批程序和有關(guān)流程，防止合同簽訂和執(zhí)行過程中違法違規(guī)行為的發(fā)生。

二、梳理合同管理流程

在合同管理體系建立前，有必要對企業(yè)現(xiàn)有的合同管理流程進行梳理，既要分析合同管理流程每一個環(huán)節(jié)的控制活動是否有效，又要理順合同管理鏈與其他業(yè)務(wù)流程之間的聯(lián)系。合同管理流程上游銜接的流程有項目立項流程、招投標流程、預(yù)算審批流程等，下游與資金支付流程、驗收流程等流程相連，在制定合同管理流程時，要注意做到與上下游無縫對接，避免出現(xiàn)管理的真空。

合同管理流程可劃分為合同簽訂流程和合同履行流程，合同簽訂流程包括合同準備、合同談判、合同文本擬訂、合同報批審核、合同簽訂和合同分發(fā)存檔等環(huán)節(jié)。在這些環(huán)節(jié)中，需要有相應(yīng)的責任部門實施控制，其中合同經(jīng)辦部門負責合同的準備、談判組織、文本草擬，辦理合同報批工作；審核部門負責對合同主體資格、財務(wù)事項、技術(shù)要求、法律風險的內(nèi)容進行審核，為審批人把關(guān)；審批人在授權(quán)范圍內(nèi)承擔最終審批責任。

合同簽訂后，需加強合同的跟蹤，保證合同權(quán)利義務(wù)的有效執(zhí)行，當因內(nèi)部和外部環(huán)境變化，雙方無法完全按合同約定履行時，應(yīng)及時進行協(xié)商，辦理變更或解除合同，如協(xié)商不成，則進入仲裁或訴訟程序。上述合同管理過程稱之為合同履行流程，該流程由合同跟蹤履行、合同變更和補充、合同解除、合同糾紛處理和合同登記歸檔等控制活動組成。

三、風險分析

在合同簽訂和履行過程中，存在各種各樣的風險，導(dǎo)致合同風險的既有外部環(huán)境因素，也有企業(yè)內(nèi)部環(huán)境因素，通過分析評估，采取必要的應(yīng)對措施，使風險控制在可以接受的范圍內(nèi)。通常情況下，外部環(huán)境因素如宏觀經(jīng)濟環(huán)境、政策、法律、自然災(zāi)害等因素，為不可控因素，企業(yè)在訂立合同時，需合理預(yù)測這類風險發(fā)生的可能性，可采用風險轉(zhuǎn)移的方式盡量減少可能發(fā)生的損失。內(nèi)部環(huán)境因素主要有合同決策、管理水平、操作人員素質(zhì)、財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力和技術(shù)水平等，導(dǎo)致的企業(yè)合同管理風險按照影響結(jié)果可以劃分為營運風險、財務(wù)風險和合規(guī)風險。

（一）營運風險

合同管理的營運風險，指企業(yè)在運營過程中，可能由于合同管理某一環(huán)節(jié)的缺失，導(dǎo)致經(jīng)營活動達不到預(yù)期的目標甚至產(chǎn)生損失。合同管理的運營風險有：

1．因業(yè)務(wù)評價不正確、不完整，導(dǎo)致決策錯誤，主要體現(xiàn)在合同需求與業(yè)務(wù)目標不一致，合同主體資格審核不當，定價策略失誤等；

2．因合同條款不嚴謹，對合同雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任表述不清楚，導(dǎo)致經(jīng)濟糾紛和經(jīng)濟損失；

3．因缺乏充分的溝通，信息缺失帶來風險；

4．違約風險：一方無法履行合同約定的義務(wù)，造成對方損失，或由于自身違約需承擔賠償責任。

（二）財務(wù)風險

企業(yè)在合同訂立和執(zhí)行過程中，由于合同條款和合同方商業(yè)信用等原因，合同履行最終結(jié)果和預(yù)期可能會發(fā)生偏差，導(dǎo)致收益的下降或遭受經(jīng)濟損失，其主要成因有：

1．預(yù)算制定不合理，未能有效控制成本。

2．合同的支付條件和付款進度不合理，令資金占用增加，產(chǎn)生資金損失。

3．合同各方權(quán)利義務(wù)的約定不清晰，可能產(chǎn)生額外的費用，造成成本增加。

4．稅收風險：忽略可能產(chǎn)生的稅費，沒有約定由哪一方承擔稅款繳納義務(wù)，導(dǎo)致費用增加和經(jīng)濟損失；采購合同沒有要求供貨商提供增值稅發(fā)票，未進項稅不能抵扣，增加了稅收負擔。

5．因合同糾紛產(chǎn)生資金損失。

（三）合規(guī)風險

因企業(yè)在訂立合同和履行合同時，未能遵循法律法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)則、公司管理制度，而可能遭受法律制裁或監(jiān)管處罰、重大財務(wù)損失或聲譽損失的風險。合同管理的合規(guī)風險有：

1.違反相關(guān)法律法規(guī)，合同被確認無效并需承擔法律責任的風險；

2.選擇的合同主體不具備合同所要求的資質(zhì)，不能保證產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量的風險；

3.沒有按流程審核或?qū)徍税殃P(guān)不嚴，致使公司利益受損；

4.違反公司有關(guān)制度、，侵吞公司利益帶來的風險。

四、控制活動

篇（3）

加強和規(guī)范合同管理，對企業(yè)規(guī)范交易行為，防范交易風險，控制運營成本，提升管理水平，具有重要意義。武漢石化逐步成為華中地區(qū)煉化產(chǎn)能“龍頭”，市場交易大幅上升，合同主體復(fù)雜，類別繁雜、數(shù)量及金額大、管理層級多，經(jīng)營過程中存在著大量風險，原有分散管理的合同管理模式已遠遠不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新形勢和新要求。為此，中國石化積極探索實施合同管理信息系統(tǒng)，取得了顯著成效。

一、突出合同綜合管理，建立“統(tǒng)一管理、分級負責、分專業(yè)審查”的管理體制

按照集中歸口管理，多專業(yè)一體化運作的思路，明確企管法規(guī)部門為合同綜合管理部門，提高對合同運行的控制力，初步建立起以適度集權(quán)、有效授權(quán)、規(guī)范操控為特征的合同管理體制。

（一）實行“三個統(tǒng)一”的集中管理

統(tǒng)一制度：武漢石化制定了統(tǒng)一合同管理辦法，嚴格實行領(lǐng)導(dǎo)一支筆簽約制度、公司領(lǐng)導(dǎo)審批制度和依據(jù)合同付款制度，形成了可操作性強的管理制度體系。統(tǒng)一分工：公司明確規(guī)定合同綜合管理部門負責合同管理制度和流程制定、法律審查以及監(jiān)督管理，合同專業(yè)管理部門負責各自主管范圍內(nèi)的技術(shù)審查，合同經(jīng)濟管理部門負責經(jīng)濟審查。統(tǒng)一平臺：以合同管理和財務(wù)結(jié)算系統(tǒng)為基礎(chǔ)，并把市場準入、招標等系統(tǒng)接入，作為合同運行平臺，使合同立項、簽訂、審查審批、履行管理等能夠規(guī)范有序進行。

（二）實行“三級負責”的授權(quán)管理

針對武漢石化所屬單位多、管理層級多、合同量大，難以做到公司完全集中管理的實際情況，綜合合同種類。按照領(lǐng)導(dǎo)班子成員分工實行年度授權(quán)，對內(nèi)控權(quán)限指引中的重點內(nèi)容進行劃分，將合同審批審查權(quán)交權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)。分級負責的授權(quán)管理，實現(xiàn)了不同業(yè)務(wù)類別、風險等級的合同都能得與之相應(yīng)的管理。

（三）實行“三項審查”的簽約管理合同管理部門嚴格按職責和流程進行技術(shù)、經(jīng)濟、法律審查，不得簽約未按規(guī)定進行三項審查的合同。技術(shù)審查主要審查合同相對人資質(zhì)是否具有訂立及履行合同的能力、項目工作量、質(zhì)量、驗收、履行期限等專業(yè)性條款；經(jīng)濟審查主要審查計劃（預(yù)算）等簽約依據(jù)、價格、價款支付期限和方式等條款；法律審查主要審查各方當事人主體資格、合同條款是否存在違法違規(guī)內(nèi)容，各審查部門審核意見是否齊備并符合規(guī)定等內(nèi)容。通過三項審查把關(guān)，有效防控了交易風險。

二、優(yōu)化合同系統(tǒng)功能，實現(xiàn)合同管理與業(yè)務(wù)管理的有機融合

按照集團公司的統(tǒng)一部署，武漢石化穩(wěn)步推進合同管理信息系統(tǒng)的運用，不斷完善和優(yōu)化系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了各類合同全面上線運行。

（一）完善系統(tǒng)功能設(shè)置，合同管理各個環(huán)節(jié)得到有效控制通過完善合同管理相應(yīng)環(huán)節(jié)的流程設(shè)置，使交易過程所涉及各項管理有機融合。完善簽約依據(jù)審批功能，依據(jù)計、預(yù)算簽約；完善市場準入、招標審批功能，優(yōu)選合格供應(yīng)商；完善合同簽訂審批功能，規(guī)范有效簽訂合同；完善履行付款審批功能，財務(wù)部門依據(jù)合同系統(tǒng)付款審批單對外付款。實現(xiàn)從市場準入、合同選商、簽訂、變更解除到履約結(jié)算全過程信息化、標準化封閉管理。

（二）推行系統(tǒng)集成對接，全面提升合同運行質(zhì)量武漢石化全面推進合同系統(tǒng)與財務(wù)結(jié)算系統(tǒng)對接，通過系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息自動傳輸，使財務(wù)部門嚴格依據(jù)合同進行結(jié)算付款，有效提升了合同履行質(zhì)量和效率。

（三）強化分析評價功能，發(fā)揮合同信息對經(jīng)營管理的支持作用把合同簽約主體、市場準入、選商、簽訂、履行、合同運行效率等信息細化為40多個具體分析要素，定期或不定期對系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)進行橫、縱向的比對分析，實時掌握合同運行管理情況，及時發(fā)現(xiàn)合同簽訂、履行過程中存在的問題，并針對問題對合同管理制度流程進行優(yōu)化完善。對于合同系統(tǒng)反映出的專業(yè)管理問題，及時向公司提出管理意見和建議，為公司經(jīng)營決策提供依據(jù)，較好發(fā)揮了合同信息在經(jīng)營管理中的服務(wù)和支持作用。

三、優(yōu)化合同審查審批流程，提高合同運行質(zhì)量和效率

武漢石化制定了年度合同轉(zhuǎn)委托授權(quán)書，明確了領(lǐng)導(dǎo)會簽審批的目標、原則和標準，通過優(yōu)化流程、簡化環(huán)節(jié)、做到了既規(guī)范管理、又提高效率。

（一）審查必要性原則無實質(zhì)審查內(nèi)容的職能部門不再審查，采用招標選商的合同，在合同系統(tǒng)中上傳相關(guān)招投標資料；使用標準文本簽訂合同的，除變動條款審查外，其余條款不再重復(fù)審查；對關(guān)聯(lián)交易合同、內(nèi)部合同、金額小風險小的合同，相應(yīng)簡化審查內(nèi)容。

（二）不重復(fù)審查原則，減少審查環(huán)節(jié)同一合同審查部門對同一交易事項僅做一次審查；同一合同審查部門內(nèi)容不交叉審查。

（三）高效及時原則，明確審查權(quán)限所有合同都必須經(jīng)過財務(wù)、法律、計劃部門審查；審查會簽人員在2個工作日提出審批意見，對于超期審查人員在公司范圍內(nèi)通報。

四、抓住合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強化合同全過程控制

（一）嚴格選商管理，提高簽約主體資質(zhì)能力公司建立了嚴格的市場準入和招標管理制度，實行統(tǒng)一管理、分類審查、分級負責的管理體制，規(guī)范選商審查程序，確保合同相對人主體適格。同時對供應(yīng)商履約情況進行考核，對出現(xiàn)質(zhì)量、安全問題等重大違約行為時，及時與其終止合同關(guān)系，保障了交易安全。

（二）規(guī)范簽約管理，確保事前簽訂合同公司對影響合同正常簽訂的計劃、預(yù)算、價格等簽約依據(jù)滯后等管理行為做出相應(yīng)調(diào)整，理順業(yè)務(wù)管理制度流程，合同管理部門參與項目計劃的制訂及申報、重大項目論證、招標、談判等工作，制訂合同簽約計劃，督促和指導(dǎo)相關(guān)部門提前準備合同簽約資料，保證及時、規(guī)范簽訂合同。

（三）嚴格考核兌現(xiàn)，強化責任落實嚴格合同管理系統(tǒng)指標管理，嚴考核、硬兌現(xiàn)，對不完成指標的單位及合同經(jīng)辦人進行考核。嚴格合同管理人員考核，實行合同管理人員持證上崗制度，合同綜合管理部門每年對合同管理人員工作情況進行考核，考核不合格的，取消其合同管理員資格。

經(jīng)過多年來不懈努力，武漢石化合同管理水平顯著提升，法律管理取得明顯成效，有效地支持和保障了公司各項生產(chǎn)經(jīng)營活動，在交易額和合同數(shù)量大幅增加的情況下，合同管理質(zhì)量和效率都有較大提高，從而推動企業(yè)管理水平不斷提升，為武漢石化戰(zhàn)略發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。

篇（4）

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)管理活動中，每個環(huán)節(jié)都與合同息息相關(guān)。合同管理模式的規(guī)范化、標準化和精細化，是企業(yè)經(jīng)濟效益和風險管控的保障。如今，隨著IT技術(shù)的發(fā)展，對合同管理提出了較高的要求，信息化的管控手段是提高現(xiàn)代企業(yè)管理水平的有效保障。本文以國內(nèi)某知名設(shè)計公司為例，分別從合同評審、合同查詢、合同執(zhí)行過程監(jiān)督及合同管理隊伍等方面來闡述其合同信息化管理模式。

1合同評審

項目合同擬草后，需要企業(yè)相關(guān)部門進行評審。早期，是由經(jīng)辦人將合同草稿復(fù)印多份，逐一分發(fā)給評審人。這種傳統(tǒng)的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導(dǎo)致評審周期長、及時性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，合同管理模塊是該系統(tǒng)的核心之一，這充分體現(xiàn)了該公司對合同管理的重視。在該系統(tǒng)中，合同評審流程如下：申請人發(fā)起評審公司相關(guān)部門（專家）評審匯總評審意見修改合同草稿確定合同最終版準備合同簽訂。整個合同評審過程實行在線操作，各評審部門（專家）在線上接到評審?fù)ㄖ⑶以u審意見全部出現(xiàn)在申請人的流程界面上。這種新的合同評審模式節(jié)省信息傳遞周期，降低了人工成本。同時，通過線上評審加強了各部門對合同的了解和重視，使合同評審更加全面，增加了評審?fù)该鞫?，提高合同評審效率。

2合同查詢

企業(yè)在運營過程中，需要隨時查詢合同信息。查詢紙質(zhì)版合同需要到文件歸檔部門，依靠人工翻閱查找，費時費力，且一份合同原件每次僅能供某一個借閱部門（人）使用，合同使用效率低。借閱后，合同若未被及時歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的權(quán)限無法設(shè)置，合同安全性差。企業(yè)信息化管理系統(tǒng)為每份合同分配了具有統(tǒng)一格式的編碼，每個合同號就是該合同在系統(tǒng)中的“身份證”，是合同查詢的唯一識別碼。錄入系統(tǒng)時，相關(guān)管理人員根據(jù)合同號登錄系統(tǒng)，將合同關(guān)鍵要素錄入合同模塊，并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢權(quán)限的員工不管何時何地，只要在符合條件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里，登錄信息化管理系統(tǒng)，輸入合同的系統(tǒng)編號，該合同的主要數(shù)據(jù)便會立刻呈現(xiàn)在查詢者的界面，而且信息準確、無誤。若想查看完整的合同內(nèi)容，可進行下一步操作，進入查看合同掃描件環(huán)節(jié)。這種在統(tǒng)一平臺“秒查”的方式，實現(xiàn)了移動辦公，海量信息共享，數(shù)據(jù)統(tǒng)計便捷，體現(xiàn)了高效的合同管理模式。

3合同執(zhí)行過程監(jiān)管

合同從談判、評審、簽訂，到執(zhí)行、索賠、關(guān)閉等涉及眾多部門，合同進度控制、成本控制、質(zhì)量控制等整個過程中出現(xiàn)的各種不確定因素，會給合同執(zhí)行帶來眾多風險。如果僅靠人工溝通，這必將導(dǎo)致信息不對稱、問題處理滯后等結(jié)果，給合同雙方帶來困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求。在合同執(zhí)行過程中，經(jīng)常有合同金額變更情況（尤其是EPC項目），結(jié)算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統(tǒng)管理模式中，一般只有項目經(jīng)理了解，公司各職能部門因種種原因，不能及時知曉。這就造成生產(chǎn)一線人員掌握的信息和數(shù)據(jù)與管理部門不一致，對數(shù)據(jù)的采集、應(yīng)用和分析、比對都有很大的誤導(dǎo)，對各類統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)的真實性、完整性和有效性也有很大影響，甚至?xí)绊懝芾韺拥呐袛?。如?份合同在多個部門存在不同的合同金額，這說明在業(yè)務(wù)活動過程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢必會影響企業(yè)的競爭力。為了解決這類問題，合同信息化管控優(yōu)勢需體現(xiàn)在精細化管理中：1)項目經(jīng)理在信息化系統(tǒng)中發(fā)起“合同變更審批流程”，說明合同金額變更原因，上傳變更依據(jù)，流程審批辦結(jié)后，相關(guān)崗位人員在信息化系統(tǒng)中更改合同金額。同時，系統(tǒng)會第一時間推送變更合同金額的通知至項目經(jīng)理部成員和公司各相關(guān)職能部門，避免了各部門在合同執(zhí)行過程因信息傳遞不及時或傳遞環(huán)節(jié)過多等而造成的誤導(dǎo)、誤判，保證了合同金額數(shù)據(jù)的唯一性、準確性。2)通過對系統(tǒng)中不同數(shù)據(jù)的積累、監(jiān)管，以及對各類指標的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規(guī)范合同執(zhí)行過程出現(xiàn)的偏差，真正實現(xiàn)動態(tài)、精細化管理。這也是合同信息化管理帶來的便捷和高效。

4建立、健全合同信息化管理制度

信息化系統(tǒng)是一個平臺、一種工具，其使用效果如何，關(guān)鍵在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做的怎么樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項系統(tǒng)工程，周期長，其涉及多方面、多部門，數(shù)據(jù)龐大。從調(diào)研、方案研討、實施、上線測試和上線后相關(guān)數(shù)據(jù)的維護等工作需要不同部門、各種崗位人員的協(xié)調(diào)和配合。在此過程中，不同模塊存在許多未知因素，不是簡簡單單某個部門或一個專業(yè)能輕松搞定的。因此，要推動企業(yè)信息化建設(shè)，并使之成為高效管控手段，從認識上要有一個新高度，特別是需要企業(yè)高層的重視，對其大力扶持，協(xié)調(diào)和推動職能部門的積極參與，出臺配套的管理制度，為合同信息化管理的落地保駕護航。這樣才能讓合同信息化管理平臺發(fā)揮應(yīng)有的作用，達到提高和完善企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的目的。

5打造高素質(zhì)的合同管理隊伍

建立優(yōu)質(zhì)的合同管理團隊是合同信息化管理實施的關(guān)鍵所在。要加強管理人員的信息化意識、熟知管理制度，并且熟練掌握電子信息化系統(tǒng)的操作[2]。在信息化管理前，企業(yè)中的合同管理人員不懂信息化相關(guān)知識，IT工程師對合同管理工作不是很了解，兩個部門在業(yè)務(wù)領(lǐng)域沒有太多交集。如果企業(yè)建立了信息化管理平臺，這樣的工作狀態(tài)會大大改變：在信息化推進初期，合同管理部門（人員）和信息化建立部門（人員）有著長期的溝通和交流，IT工程師通過了解合同管理線下工作模式、流程、數(shù)據(jù)來源等，梳理多重邏輯關(guān)系后，運用不同技術(shù)手段將代碼寫至信息化平臺；合同管理人員在提出IT需求過程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責、角色、權(quán)限、工作流程等，并能熟練掌握各種操作。經(jīng)歷一段時間的磨合，參與人員對不同范圍的工作從了解到深入，再通過后期的各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使各自的合同管理水平及職業(yè)綜合素質(zhì)都有了大幅提高。因此，在信息化過程中，人是最重要的決定因素。沒有一支良好素養(yǎng)的員工隊伍，合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是難以達到預(yù)期目標的。

6結(jié)束語

當今社會是一個知識時代，越來越多的企業(yè)為了跟上社會發(fā)展的進程，保障企業(yè)在市場中的核心競爭力，引進了“信息化+管理”模式。在新時代的合同管理中運用創(chuàng)新理念，依據(jù)信息化平臺，提高合同管理的規(guī)范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個漫長的積累過程，但這些管理變革，給傳統(tǒng)企業(yè)帶來新活力，也是現(xiàn)代化企業(yè)實現(xiàn)高端產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng)新、飛躍發(fā)展的必然趨勢。

篇（5）

城市軌道交通工程作為重大民生工程，具有規(guī)模體量大、建設(shè)周期長、涉及專業(yè)廣、參與單位多、合同數(shù)量大、合同風險高等不同于一般工程建設(shè)項目的特點，同時決定了其合同管理的周期長、難度大的特點?？茖W(xué)規(guī)劃合同管理體系、扎實推進合同管理體系建設(shè)工作、積極推動合同管理體系在實踐中的運用，成為規(guī)范對外經(jīng)濟行為、提高合同管理效率、防控各類風險、提升合同管理水平的舉措。

1合同管理體系建設(shè)成果

長沙市軌道交通集團有限公司（以下簡稱長沙地鐵）在合同管理體系建成之前，存在以下幾方面問題：（1）合同工作流程不明晰，主要體現(xiàn)為部門職能分工不清、部門之間信息溝通不暢、監(jiān)督管控不到位等；（2）合同簽訂行為不規(guī)范，主要體現(xiàn)為起草依據(jù)不充分、合同資料缺失、審查會簽流程缺失、事后補合同等；（3）合同簽訂效率不高，主要體現(xiàn)為合同文本不規(guī)范、合同條款不完備、合同用語不嚴謹、審查會簽時間長等；（4）合同執(zhí)行管控不到位，主要體現(xiàn)為不按合同履約、對違約行為未按合同執(zhí)行、變更管理不全面、對索賠工作不重視等。面對上述問題，長沙地鐵從2015年開始著手合同管理體系架構(gòu)研究和建設(shè)工作，提出了分階段實施合同管理體系建設(shè)的工作思路。第一階段建設(shè)從合同管理的源頭入手，通過出臺制度規(guī)范合同簽訂流程、編發(fā)標準化合同規(guī)范文本、開發(fā)和推廣使用軟件管控合同簽訂行為。歷時5年時間，到2019年完成第一階段建設(shè)工作，構(gòu)建了以合同管理制度體系和標準化合同體系為基礎(chǔ)、合約工作管理軟件為抓手的“兩基礎(chǔ)、一抓手”的合同管理體系，實現(xiàn)了合同簽訂流程有規(guī)矩、合同簽訂管控有手段、合同文本有標準，以及合同簽訂管理由“人管人”向“制度管人”的重大轉(zhuǎn)變。

1.1出臺合同管理制度

規(guī)章制度作為法律法規(guī)的延續(xù)，是企業(yè)各項工作流程的執(zhí)行依據(jù)。為此，長沙地鐵明確了“體系建設(shè)從制度編發(fā)著手，制度編發(fā)以合同管理辦法先行”的工作思路。2015年，長沙地鐵制定并下發(fā)了《合同管理辦法》，明確規(guī)范了合同工作的職責分工，合同起草、審查、簽訂、歸檔、履約，標準化合同的編制、修訂、監(jiān)督及責任的基本原則和具體要求；規(guī)定所有項目在組織公開招標、內(nèi)部競爭性談判及直接委托談判之前應(yīng)確定合同主要條款，并完成合同的起草、審查；規(guī)定合同重大變更、轉(zhuǎn)讓或終止應(yīng)由項目發(fā)起部門（子公司）報集團公司總經(jīng)理、董事長批準同意后方可實施。2018年，長沙地鐵在遵循“依法依規(guī)、集體決策、規(guī)范程序、提高效率、卡控關(guān)鍵、嚴防風險”基本原則的前提下，積極創(chuàng)新管理思路，創(chuàng)新提出并采用了“可根據(jù)項目實際情況自主選擇工作流程”的模式，制定并下發(fā)了《直接委托項目管理辦法》，其在精簡和優(yōu)化直接委托程序的同時，系統(tǒng)規(guī)范了從項目立項、確定單位、控制價審定到合同談判、結(jié)果確認、合同簽訂、資料歸檔全過程的工作流程，大幅度提高了直接委托項目的工作效率，有效預(yù)防了直接委托項目的廉政風險。截至2019年，長沙地鐵陸續(xù)制定并了《合同起草大綱》《委托建設(shè)項目內(nèi)部工作流程》《標準化合同管理辦法》《工程建設(shè)用地只用不征協(xié)議起草指南》等管理制度，建成了以《合同管理辦法》為主線的合同管理制度體系，實現(xiàn)了長沙軌道的合同管理制度化、合同工作流程化。

1.2構(gòu)建標準化合同體系

在推進合同管理制度體系建設(shè)的同時，長沙地鐵同步著手標準化合同體系建設(shè)。以“合同管理工作回頭看”為契機，通過對2016年全年及2017年上半年總計一年半以來簽訂的合同進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、科學(xué)分析，按照“區(qū)分輕重緩急，優(yōu)先對工程影響大、簽訂合同數(shù)量大的合同類型”的原則制訂了詳細可行的工作方案，明確了時間節(jié)點、職責分工、編審流程，于2017年9月全面提速標準化合同體系建設(shè)工作，至2018年9月基本建成由建設(shè)版塊、運營板塊、經(jīng)營版塊、通用版塊四大版塊組成的標準化合同體系，實現(xiàn)了合同體系的結(jié)構(gòu)化、合同文本的標準化、合同起草行為的規(guī)范化，進一步提高了合同起草的效率，有效防控了合同風險和廉政風險。

1.3開發(fā)合約工作管理軟件

2016年長沙市軌道交通建設(shè)進入快速發(fā)展階段，合同管理的復(fù)雜度增加，工作量急速增長，人工模式難以滿足日益增長的工作需求。為此，長沙地鐵于2016年底啟動合約工作管理軟件的開發(fā)工作，于2018年10月1日上線試運行。2019年5月5日，基于系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能模塊滿足需要、各級用戶熟悉掌握系統(tǒng)操作，合約工作管理軟件正式上線運行，實現(xiàn)了利用信息化手段推行標準化合同使用和集中管控合同簽訂行為，降低了辦公成本、提高了工作效率、打造了預(yù)防腐敗的有力抓手。

2合同管理體系運用效果

合同管理體系第一階段建設(shè)工作完成后，長沙地鐵以合同管理制度體系和標準化合同體系為基礎(chǔ)、以合約工作管理軟件為抓手，實現(xiàn)了合同簽訂工作的集中管控，有效地防控了合同簽訂環(huán)節(jié)風險、提高了合同簽訂效率。合同起草部門使用合約工作管理軟件按照系統(tǒng)設(shè)置流程依次起草合同、發(fā)起審查和會簽審批、定稿編號、打印輸出。在起草合同時，起草部門按照“集團了標準化合同的，應(yīng)采用標準化合同起草合同；集團未標準化合同的，應(yīng)參照國家或行業(yè)制定的合同示范文本起草合同；既無集團公司下發(fā)的標準化合同、又無國家或行業(yè)制定的合同示范文本的，由合同起草部門依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)自行起草”規(guī)定執(zhí)行，優(yōu)先使用標準化合同起草合同。在合同審查過程中，審查部門緊緊抓住“是否立項”“流程入口是否正確”“是否采用標準化合同”三個關(guān)鍵點，從源頭上杜絕了合同起草不合規(guī)的行為。在審查環(huán)節(jié)，合同審查部門經(jīng)辦人員對工作進度一目了然，合同起草人與審查人可建立快速有效的溝通。由于采用了標準化合同起草合同，合同審查工作量大幅下降，節(jié)約了合同起草部門及審查部門的時間與精力。合同會簽審批前，合同起草人發(fā)起會簽資料復(fù)核，經(jīng)集團合約部復(fù)核確定會簽資料完整后，合同方可進入會簽審批環(huán)節(jié)。合同經(jīng)系統(tǒng)編號后，系統(tǒng)自動生成防偽水印，合同起草人通過正文信息頁面打印含防偽水印的合同文本（合同文本必須經(jīng)由系統(tǒng)線上打印才會輸出含防偽水印的合同文本，在系統(tǒng)上導(dǎo)出、下載或另存為的合同文本不含防偽水?。?，并以此版本為母本按合同約定份數(shù)進行復(fù)印、裝訂/膠裝。

3合同管理體系未來的建設(shè)與發(fā)展方向

結(jié)合長沙地鐵改革轉(zhuǎn)型要求，下一步應(yīng)重點從以下幾個方面推進合同管理體系第二階段建設(shè)工作，形成合同管理“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分類運行、全面監(jiān)督、高效運轉(zhuǎn)”工作機制，真正實現(xiàn)“用制度管權(quán)、按制度辦事、靠制度管人”。

3.1健全合同管理組織體系

按照縱、橫兩個維度完善合同管理組織體系，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建由各層次的管理機構(gòu)組成的全方位合同管理體系?？v向維度為在集團總部、各子公司分別設(shè)立合同管理部門；橫向維度為在縱向維度設(shè)立的合同管理部門中再細分為合同管理小組，根據(jù)合同的性質(zhì)、類別進行統(tǒng)一管理，從而使合同管理機構(gòu)覆蓋到每個層次、每個方面，對合同的立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、糾紛處理等履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責。

3.2建立合同管理人員體系

通過對外公開招聘、內(nèi)部選拔等方式，培養(yǎng)一支懂法律、懂經(jīng)營、會管理的合同管理隊伍。加強對合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟練掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的專業(yè)知識水平和實踐技能。建立合同管理人員的崗位責任制、競爭上崗機制。建立合同管理激勵機制，對提出合理化建議、避免重大損失或是給企業(yè)爭取額外經(jīng)濟效益的人員予以獎勵，激發(fā)和提高合同管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性。

3.3建立合同管理運行體系

篇（6）

隨著我國信息化飛速發(fā)展和工作精準管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發(fā)電企業(yè)）企業(yè)均已開始重視信息化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理的必要性，開始進行信息化系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)籌目標。國華公司于2003年開始統(tǒng)籌建設(shè)信息化系統(tǒng)平臺，經(jīng)過10余年的信息化建設(shè)發(fā)展，已成功建設(shè)了多個信息化系統(tǒng)，并在不同的業(yè)務(wù)范圍中起到至關(guān)重要的作用，如財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、BFS++管理系統(tǒng)和基建管理系統(tǒng)等。隨著國華公司管理精細化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國華公司信息化的管理要求和統(tǒng)籌目標，以公司業(yè)務(wù)需求內(nèi)容為導(dǎo)向，全面建設(shè)合同管理、費用中心、影像中心和銀企互聯(lián)信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)公司從業(yè)務(wù)到賬務(wù)的信息化管理目標，達到業(yè)務(wù)標準化、流程規(guī)范化、信息自動化的管理水平。

二、系統(tǒng)概況

財務(wù)信息系統(tǒng)（合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)、影像中心）介紹

如下圖所看到的，合同管理、費用中心、影像系統(tǒng)、銀企互聯(lián)是四個獨立建設(shè)的信息系統(tǒng)平臺，都用于不同的業(yè)務(wù)模型。與國華公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)無縫集成，使國華公司信息化系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)鏈，將信息數(shù)據(jù)不斷的流轉(zhuǎn)直到業(yè)務(wù)生命周期完結(jié)。在整個流轉(zhuǎn)過程中不論組織、項目、合同、職務(wù)、人員能夠得到相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)進行查詢和分析。使日常業(yè)務(wù)發(fā)生的盲區(qū)逐漸縮小，直至消失。

1.合同管理

（1）合同管理需求

合同管理信息系統(tǒng)主要為改變企業(yè)合同紙質(zhì)管理凌亂的現(xiàn)狀和打破部門間信息數(shù)據(jù)的壁壘，將合同整體進行信息化，數(shù)字化和統(tǒng)一化的管理。從預(yù)算、需求計劃到采購過程管理、合同簽訂、執(zhí)行完成，每一個環(huán)?中的信息緊密聯(lián)系，預(yù)算信息嚴格進行事前控制，事后分析。并且自動生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關(guān)環(huán)節(jié)的等待。完成業(yè)務(wù)自動生成賬務(wù)的管理思路，并自動根據(jù)業(yè)務(wù)信息化數(shù)據(jù)完成決策分析報表。整體加強了合同管理業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、分析決策的支持、企業(yè)核心的競爭力、合同流程的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準確性。

（2）合同管理詳細功能介紹

合同費用預(yù)算管理。合同費用類型與財務(wù)預(yù)算關(guān)聯(lián)，當超合同費用預(yù)算時，進行預(yù)警，使合同管理工作由淺層被動管理向深層寬幅度主動管理，實現(xiàn)合同費用預(yù)算控制。

合同項目計劃管理。項目計劃的制定依據(jù)計劃類別、總金額、項目類型等進行制定，形成詳細的項目計劃單。按崗位職責、人員分權(quán)限設(shè)計，實現(xiàn)流程可定制化。項目計劃由兩部分構(gòu)成，一部分根據(jù)（SCM）采購訂單編號在合同工作臺生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項目計劃手工填入形成。

合同臺賬審批管理。審批流依據(jù)合同費用類型及金額大小而制定，審批流設(shè)置結(jié)合各電廠授權(quán)手冊靈活定制。不同階段審批依據(jù)崗位、職責、人員相關(guān)聯(lián)，分配不同的權(quán)限進行管理設(shè)計。合同管理系統(tǒng)中實時顯示最新的審批流轉(zhuǎn)狀態(tài)，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。

合同付款管理。合同付款包括預(yù)付款、進度款、結(jié)算款、質(zhì)保金等，合同結(jié)算由合同的經(jīng)辦人帶合同、發(fā)票及驗收單到財務(wù)進行結(jié)算?；üこ桃话惴侄啻谓Y(jié)算，人工、委外一般在驗收后一次性結(jié)算。合同付款各階段都顯示是否已付款標識，且付款審批通過后（驗證資金計劃），根據(jù)發(fā)票上已關(guān)聯(lián)的供應(yīng)商、金額及發(fā)票時間進行付款，并在財務(wù)系統(tǒng)中創(chuàng)建分錄、打印憑證。

2.費用中心

（1）費用中心需求

費用中心信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對員工費用報銷體系的數(shù)字化、信息化和統(tǒng)一化的管理，實現(xiàn)了員工單據(jù)填寫的合理性、高效性和規(guī)范性。做到了預(yù)算的事前申請、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結(jié)合完成企業(yè)經(jīng)營事項業(yè)務(wù)的全面管控。并且自動財務(wù)憑證生成和自動生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了報銷單據(jù)的等待。費用中心信息系統(tǒng)整體加強了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、預(yù)算費用的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準確性。

（2）費用中心詳細功能介紹

個人業(yè)務(wù)處理。提供在線填單功能，即個人根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)類型進行填寫；業(yè)務(wù)單據(jù)包括借款單、、還款單、費用報銷單、差旅費報銷單等；在提交單據(jù)未經(jīng)審批之前，個人可以撤消；提交單據(jù)后，系統(tǒng)自動生成唯一的單據(jù)號碼。

提供個人業(yè)務(wù)查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據(jù)，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據(jù)，支持組合查詢；查詢個人單據(jù)的審批狀態(tài)；單擊查詢出的記錄可查看具體單據(jù)的情況。

領(lǐng)導(dǎo)審批處理。提供領(lǐng)導(dǎo)審批功能，即領(lǐng)導(dǎo)登錄系統(tǒng)默認界面為待審批業(yè)務(wù)清單界面，可點擊查詢每條單據(jù)具體情況；領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)情況審批是否同意單據(jù)；如同意，根據(jù)流程設(shè)定，單據(jù)將轉(zhuǎn)至上一級領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)至?xí)灢块T審批，或到財務(wù)審批；如不同意，可附說明單據(jù)將返回提交人；領(lǐng)導(dǎo)可以對多條單據(jù)進行批處理審批。

財務(wù)業(yè)務(wù)處理。提供生成記賬憑證功能。單據(jù)審批通過后，財務(wù)人員定期可以通過本系統(tǒng)直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務(wù)核算系統(tǒng)的要求；本系統(tǒng)處理的常規(guī)單據(jù)能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應(yīng)包括科目、摘要、金額、個人往來、項目等基本信息；財務(wù)人員可以單張或批量生成憑證。

3.銀企互聯(lián)

（1）銀企互聯(lián)需求

銀企互聯(lián)系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)與國內(nèi)商業(yè)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)的無縫連接，完成資金預(yù)算的實時控制，供應(yīng)商信息的標準化管理和自動生成付款信息明細與歷史記錄，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享和閉環(huán)操作，將財務(wù)人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、審核和錄入工作中解脫出來，減輕勞動強度和規(guī)避資金支付風險，提高財務(wù)操作的時效性和準確性。

（2）銀企互聯(lián)詳細功能介紹

銀行支付管理。銀企直聯(lián)系統(tǒng)直接涉及資金安全，并作為公司核心財務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的重要接口，把安全性放在系統(tǒng)建設(shè)的首位來考慮。利用多種先進的安全控制技術(shù)，結(jié)合公司自身的內(nèi)部控制體系與相關(guān)管理制度的建設(shè)，充分保證設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)的安全，同時控制內(nèi)外部、前后臺等多方面的安全性，確保交易處理的絕對安全。實現(xiàn)和主要銀行的直連，建立與銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實時連接通道，利用該通道向銀行發(fā)送交易指令和接收數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)集中高效的資金支付和調(diào)撥。

資金數(shù)據(jù)實時查詢和對賬管理?；阢y企直聯(lián)系統(tǒng)，實時獲取資金賬戶數(shù)據(jù)，實現(xiàn)及時、全面、準確地對企?I所有賬戶的資金變動情況進行有效監(jiān)控，并實現(xiàn)銀企自動對賬。賬務(wù)信息銀企同步，銀企互聯(lián)有機連接了企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)和銀行業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，整合了雙方的系統(tǒng)資源，解決了長期困擾企業(yè)的銀企賬務(wù)信息不一致問題。

建立與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)間的信息接口。建立與費用報銷系統(tǒng)、基礎(chǔ)核算系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務(wù)工作效率?？蓪︺y行提供電子對賬單進行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對賬操作。

4.影像中心

（1）影像中心系統(tǒng)需求

影像中心系統(tǒng)是企業(yè)信息化標準化的一部分，主要是將業(yè)務(wù)流程中附件進行統(tǒng)一管理。加強企業(yè)各部門原始憑證的上傳效率，為業(yè)務(wù)全流程提供支持和依據(jù)，財務(wù)可以根據(jù)條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，有效地提高了財務(wù)處理效率和紙質(zhì)憑證和信息化系統(tǒng)的相互追溯功能。

（2）影像中心系統(tǒng)詳細功能介紹

原始單據(jù)掃描管理。將原始發(fā)票和其他相應(yīng)的附件，通過高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統(tǒng)，并掛入合同結(jié)算單中，隨后打印出系統(tǒng)自動生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質(zhì)票據(jù)通過高拍儀轉(zhuǎn)換為電子圖像數(shù)據(jù)，將電子圖像數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)進行同步傳遞。同時根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)建立圖像索引，圖像能夠方便地進行檢索，有效地提高辦公效率。

條形碼管理。系統(tǒng)依照高拍儀設(shè)備編號規(guī)則自動生成實物條形碼，實物條形碼對系統(tǒng)單據(jù)號起到補充說明的作用。財務(wù)部門使用掃描槍對原始單據(jù)上的條形碼進行掃描，此時系統(tǒng)將自動找到對應(yīng)的合同結(jié)算單或付款單，進行自動生成憑證操作。

憑證查詢管理。將合同、對賬單、發(fā)票等都掃描管理，財務(wù)部人員可以通過掃描原始單據(jù)上的條形碼，自動找到過賬后的憑證進行打印查詢。所以通過發(fā)票號、合同號、對賬單號等任何一個信息都可以查詢到相關(guān)的檔案。通過此功能，一次查詢就可以將整個業(yè)務(wù)鏈產(chǎn)生的所有檔案全部進行顯示調(diào)閱，極大地改善了審計查檔和調(diào)檔的問題。

三、系統(tǒng)實現(xiàn)的意義和成果

國華公司合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)、影像中心信息系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營事項從手工管理轉(zhuǎn)到信息化管理的過程，將各階段的業(yè)務(wù)信息透明、公開的共享給相應(yīng)職責的崗位責任人，使分散在各部門業(yè)務(wù)事項緊密關(guān)聯(lián)，形成了一條標準的業(yè)務(wù)鏈，使業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)更加準確、規(guī)范。

合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)和影像中心與國華公司現(xiàn)有的ERP管理系統(tǒng)進行了無縫結(jié)合，將信息數(shù)據(jù)共享使用，加強了信息數(shù)據(jù)的相互流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，減少了人為的基礎(chǔ)信息維護，加強我公司的各部門之間的聯(lián)動性。

合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)和影像中心信息系統(tǒng)在國華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點。如：減少了日常的統(tǒng)計工作量、預(yù)算的控制風險和人為的信息錯誤，加強了流程的規(guī)范化和數(shù)據(jù)的標準化等。

1.合同管理

（1）實現(xiàn)了日常合同中預(yù)算的接口管理，完全達到預(yù)算在合同管理中的事前預(yù)警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現(xiàn)合同的全生命周期的管理，從需求計劃到合同會簽再到合同完結(jié)，在合同管理信息系統(tǒng)中每個環(huán)節(jié)都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業(yè)務(wù)更加標準、流程更加規(guī)范和信息更加準確。

（3）實現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在合同管理信息系統(tǒng)中能夠事前預(yù)置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動按照預(yù)置的審批流程發(fā)送審批到對應(yīng)的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務(wù)事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動生成賬務(wù)憑證管理，在合同管理信息系統(tǒng)中，財務(wù)人員可以通過業(yè)務(wù)事項審批通過的信息自動生成到財務(wù)的GL/AP系統(tǒng)生成相應(yīng)的賬務(wù)信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現(xiàn)了合同管理各環(huán)節(jié)的追溯功能，在合同管理中可以根據(jù)某一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)事項進行前后流程的追溯，使相關(guān)人員能夠?qū)崟r地了解到合同全生命周期的詳細過程。對我公司發(fā)生的人員流動、崗位交接等人動起到了關(guān)鍵作用。

（6）實現(xiàn)了合同管理報表查詢，根據(jù)合同管理信息系統(tǒng)的強大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報表工具開發(fā)客戶定制報表，方便日常信息的統(tǒng)計查詢和明細查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。

2.費用中心

（1）實現(xiàn)了日常費用中預(yù)算的接口管理，完全達到預(yù)算在員工費用日常報銷中的事前預(yù)警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現(xiàn)了員工自助報銷管理，員工可以根據(jù)日常事項，進行自助式的業(yè)務(wù)處理，如：借款、費用申請、費用報銷和還款功能，根據(jù)自身的實際情況發(fā)起業(yè)務(wù)流程直到業(yè)務(wù)辦理完成。

（3）實現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在費用中心信息系統(tǒng)中能夠事前預(yù)置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動按照預(yù)置的審批流程發(fā)送審批到對應(yīng)的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務(wù)事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動生成賬務(wù)憑證管理，在費用中心信息系統(tǒng)中，財務(wù)人員可以通過業(yè)務(wù)事項審批通過的信息自動生成到財務(wù)的GL/AP系統(tǒng)生成相應(yīng)的賬務(wù)信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現(xiàn)了員工自助查詢功能，員工可以根據(jù)費用中心信息系統(tǒng)查詢到自己的費用事項辦理的整個過程和現(xiàn)單據(jù)狀態(tài)。直至財務(wù)生成憑證為止。

（6）實現(xiàn)了費用中心管理報表查詢，根據(jù)費用中心信息系統(tǒng)的強大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報表工具開發(fā)客戶定制報表，方便日常報銷信息的統(tǒng)計查詢和明細查詢。為公司統(tǒng)計費用發(fā)生情況帶來了方便。

3.銀企互聯(lián)

（1）銀企互聯(lián)系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了 ERP系統(tǒng)付款數(shù)據(jù)與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的無縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統(tǒng)的出納相比，提高了工作效率。

（2）實現(xiàn)了從憑證創(chuàng)建（總賬+應(yīng)付）到付款信息電子數(shù)據(jù)的全流程傳遞與跟蹤管理，整個支付流程閉環(huán)在系統(tǒng)中完成，降低了人為操作失誤帶來的風險。

（3）功能模塊通過會計人員、資金管理人員權(quán)限劃分，實現(xiàn)了付款管理從憑證制證、發(fā)起付款、支付一級審核與二級審批的四級管理，極大提高了付款管理的準確性，降低了財務(wù)人員舞弊風險。

（4）實現(xiàn)安全性訪問支付功能，在保證付款數(shù)據(jù)安全的情況下，實現(xiàn)了付款業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享。

（5）在銀企互聯(lián)模塊中設(shè)置了付款相關(guān)數(shù)據(jù)信息的狀態(tài)監(jiān)控與查詢功能，實現(xiàn)企業(yè)預(yù)算管理、現(xiàn)金流管理與支付管理的無縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。

（6）在銀企互聯(lián)模塊中根據(jù)上級單位及公司領(lǐng)導(dǎo)管理意圖定制了分析管理報表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。

篇（7）

二、合同管理信息化可以實現(xiàn)工程項目合同管理處于實時監(jiān)控狀態(tài)。

傳統(tǒng)合同管理模式往往僅關(guān)注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風險，對合同履行過程中、后的管理無人跟蹤和監(jiān)控。建立合同管理信息化系統(tǒng)，可為項目實現(xiàn)事前、事中、事后，全面、動態(tài)監(jiān)管合同，例如事前審批職能明確，固化各環(huán)節(jié)審查風險點，對合同中涉及法律問題的如工期、價款及支付方式、違約金、履約保證金、爭議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實時監(jiān)控合同履行狀態(tài)，合同額是合約人員填入，通過開發(fā)設(shè)計使系統(tǒng)自動提醒每一合同履行節(jié)點，實時自動收集進入系統(tǒng)的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專項法律事務(wù)系統(tǒng)銜接、實現(xiàn)聯(lián)運管理。

三、合同管理信息化，可以實現(xiàn)開發(fā)、成本、施工、材料、財務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動管理。

傳統(tǒng)合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業(yè)務(wù)審查以及事中與事后監(jiān)管手段，導(dǎo)致項目實際成本與計劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫與出庫等履行情況未能及時反映到相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。而合同管理信息化系統(tǒng)可以成為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要互聯(lián)通道，如投資管理系統(tǒng)與招投標管理系統(tǒng)，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，從投資和招標立項、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監(jiān)控企業(yè)投資、招標行為的法律風險，同時為項目成本、財務(wù)、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動。通過每個合同履行節(jié)點，分析出項目計劃成本的實際成本情況，成本的對比也可通過系統(tǒng)實時進行，隨時查看項目成本的控制情況。每個合同的財務(wù)數(shù)據(jù)也可直接采集，并復(fù)核產(chǎn)生的財務(wù)憑證，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)保持一致，達到財務(wù)數(shù)據(jù)的高度統(tǒng)一，每個合同應(yīng)付款及賬款可以迅速地反應(yīng)出來，企業(yè)債權(quán)、債務(wù)更明晰，及早發(fā)現(xiàn)資金缺口，及時應(yīng)對，這樣我們可以避免許多不必要的經(jīng)濟糾紛。

四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節(jié)約管理成本。

傳統(tǒng)合同管理模式中一個合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時間，項目合同如今雖然也可通過網(wǎng)絡(luò)郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門的風險審查難以溝通，一些合同中發(fā)現(xiàn)的問題重復(fù)提出。而進行了合同管理信息化后，這些問題都可以解決，合同信息化利用信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節(jié)約時間，同時，文本實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，實現(xiàn)了部門聯(lián)動，減少了部門審查核對時間，提高了工作效率。通過信息系統(tǒng)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務(wù)中解放出來，將大部分時間投入到專業(yè)分析等業(yè)務(wù)工作中，將進一步優(yōu)化管理，節(jié)約管理成本，提高經(jīng)濟效益。

五、合同管理信息化能夠科學(xué)高效管理合同數(shù)據(jù)，及時反映項目經(jīng)營狀況。

傳統(tǒng)合同管理模式中由于缺少一個系統(tǒng)的信息化管理手段的支持，很難及時真實反饋相關(guān)數(shù)據(jù)，也無法通過數(shù)據(jù)反映企業(yè)經(jīng)營管理中一些真實狀況。通過合同管理信息化系統(tǒng)，可以科學(xué)高效地管理合同信息數(shù)據(jù)。項目合同中每個系統(tǒng)都要有預(yù)警數(shù)據(jù)線，項目成本超出報警、項目超付款報警、項目欠付款數(shù)額達一定比例報警等等，這些信息數(shù)據(jù)多角度反映項目合同管理情況，從而及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警法律風險，能預(yù)知風險，及早制定對策，出現(xiàn)糾紛時盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經(jīng)營風險中發(fā)揮著重大的作用。

篇（8）

中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A

建筑類企業(yè)隨著社會的發(fā)展，在市場經(jīng)濟環(huán)境中異軍突起，并長期保持了蓬勃發(fā)展勢頭。大慶油田工程建設(shè)公司作為油田企業(yè)中建筑業(yè)務(wù)板塊的龍頭公司，每年承接大量建筑類業(yè)務(wù)，相應(yīng)的也產(chǎn)生很多的交易行為和合同數(shù)量。其中以建設(shè)工程合同為主，主要包括建設(shè)工程主包合同、專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同以及涉及到建設(shè)工程施工的材料買賣合同。

一、公司合同管理模式

按照上級公司管理原則，我公司著重健全與完善合同組織體系和合同管理體制（包括各成員單位），對合同選商、簽訂、履行等實行全過程規(guī)范化管理。公司設(shè)立合同管理委員會，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)為主任，各專業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)為副主任，機關(guān)各相關(guān)職能部門負責人為成員的合同管理委員會，公司合同主管領(lǐng)導(dǎo)主持公司合同管理委員會日常工作；合同綜合管理部門，全面負責合同的管理和監(jiān)督工作；各專業(yè)部門分別是對應(yīng)專業(yè)合同的主管部門，負責本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的訂立和管理工作，實行“誰主管，誰負責”的原則；公司所屬各單位是合同具體承辦主體。

二、合同管理做法

（一）實行例會制度，解決疑難事宜：公司實行合同及招投標例會制度，以便落實責任、明晰流程、信息同步、齊抓共管、快速推進，有效解決招標、合同管理中出現(xiàn)新問題、疑難問題、久拖未果事宜。

（二）強化協(xié)調(diào)溝通，保證信息暢通：一是進行基層走訪，現(xiàn)場解決疑難問題，想基層所想，急基層所急，使問題解決在萌芽中；二是加強與上級部門聯(lián)系，及時匯報需解決事宜，在短時間內(nèi)得到解決；三是與網(wǎng)上審批人員溝通，以電話或短信的方式及時督促公司及油田公司領(lǐng)導(dǎo)對網(wǎng)上合同進行審批，減少因?qū)徟鷾?，造成事后合同現(xiàn)象。

（三）嚴格準入審查，提高隊伍質(zhì)量：對新準入的承包商，一是由預(yù)選單位按公司準入規(guī)定及流程，進行初審?fù)扑]；二是公司法規(guī)部門組織生產(chǎn)、質(zhì)量、安全、紀檢人員對承包商評價，完善承包商準入手續(xù)及資料；三是報公司承包商準入委員會批準后，納入公司承包商名錄。

三、合同管理存在的問題

（一）業(yè)主原因?qū)е率潞蠛贤瑔栴}：公司每年都會簽訂部分外部工程合同，在辦理工程總包合同的過程中，由于業(yè)主簽訂合同的流程繁瑣，待業(yè)主蓋章將總包合同返回公司時，已過開工日期，也包括國際項目的總包合同，如與中海油公司簽訂的總包合同，中標后業(yè)主先發(fā)放中標通知確認函，并注明開工時間，施工單位依據(jù)確認函開工后，雙方人員才對合同內(nèi)容進行反復(fù)磋商，合同內(nèi)容確定下來至少需數(shù)月時間，造成總包合同及相關(guān)的支出類合同成為事后合同。此類合同事后非主觀因素造成，施工單位無法控制。

（二）合同前置工作（審批）滯后問題：一是生產(chǎn)工序流程受制約。作為油田產(chǎn)能建設(shè)主體，公司沒有土建施工能力，只能將土建工程分包，按照先基礎(chǔ)后工藝施工要求，土建完成后，才能進入工藝程序，因產(chǎn)能工程計劃下達較晚，工期短，并為保證油田穩(wěn)產(chǎn)，迫于建設(shè)單位壓力，在主包合同簽訂后即入場施工，違反基建程序。

二是分包合同談判耗時間。與分包單位商談合同結(jié)算方式、讓利標準或合同金額時，為維護公司利益，防止分包工程款超付等，承辦人員嚴格控制價款，而分包單位為維護自身利益，千方百計爭取權(quán)利，拖著不簽訂合同，要求提高合同金額、降低讓利標準等，需反復(fù)磨合，耗費一定時間。

三是工程為屬地分包甲指。部分工程為屬地施工或甲方指定分包單位，指定的分包或?qū)俚厥┕さ姆职鼏挝?，資質(zhì)手續(xù)不齊全，指定專業(yè)或內(nèi)容又不符合公司相關(guān)規(guī)定，此類合同只能按規(guī)定以報告形式履行審批手續(xù)，承辦人員追討資質(zhì)材料或報批手續(xù)占用一定時間。

（三）合同類型多樣化導(dǎo)致審批延遲問題：因施工單位性質(zhì)決定，公司涉及各類合同都可能發(fā)生，新增加的合同類型在簽訂時遇到如下困難：

一是管理逐步規(guī)范，許多建設(shè)單位不能簽訂的合同，要求承包單位去簽訂，如租賃臨時供電設(shè)備（帶部分材料）合同，過去我們沒有簽訂此類合同，在簽訂中由于沒有明確專業(yè)部門管理，導(dǎo)致合同不能正常簽訂，甚至多次溝通，仍無法得到解決。

二是有些合同是建設(shè)單位無法簽訂的合同（違規(guī)），則委托到施工單位簽訂，施工單位同樣面臨著相同局面，由于處于弱勢地位，無法回絕，只能滿足建設(shè)單位要求，使我們面臨著許多合同簽訂風險。

四、合同管理建議

篇（9）

作者簡介：董付梅（1976-），女，山東臨邑人，山東省臨邑縣供電公司，助理工程師。（山東　德州　251500）

中圖分類號：F272?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）33-0118-02

一、電力物資采購合同管理的意義

實施電力物資采購合同的有效管理能更好地防范電力物資采購風險，能提高物資管理部門的整體管理水平，能加強物資采購合同履行過程的控制，提高合同履約水平，能優(yōu)化合同管理流程，提高合同管理效率。電力物資采購合同管理堅持依法從嚴管理，嚴格合同簽約履約，深化“集中簽訂、集中結(jié)算”的合同管理模式，建立上下聯(lián)動、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的物資現(xiàn)場服務(wù)和履約協(xié)調(diào)機制，通過對物資采購合同的簽約、履約全流程管控實現(xiàn)物資管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標準化、法制化，從而提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益，提升了企業(yè)的社會形象。

二、電力物資采購合同管理的方法

臨邑縣供電公司電力物資采購合同管理以電子商務(wù)平臺和ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，全過程控制物資合同的簽約、變更、履約和資金結(jié)算業(yè)務(wù)，并采用流程控制方法進行管理。流程控制方法通過流程繪制管理工作的過程，全面描述如何從一個節(jié)點流向另一個節(jié)點，包括節(jié)點具體工作方法、工作工具等的描述以及關(guān)鍵節(jié)點、創(chuàng)新節(jié)點說明。采用流程控制方法，加強物資采購合同全過程管控，以達到標準化、科學(xué)化、規(guī)范化的要求。

三、物資采購合同標準化管理流程控制

1.流程控制

（1）電力物資采購合同簽約管理流程控制。

1）市公司下發(fā)中標結(jié)果并確定是否需要簽訂技術(shù)協(xié)議。一般來說，對于新應(yīng)用設(shè)備材料、技術(shù)復(fù)雜或項目實施的關(guān)鍵設(shè)備材料，可根據(jù)需要組織項目管理部門、物資需求部門、設(shè)計單位等相關(guān)部門進行技術(shù)協(xié)議的簽訂。

2）如果需要則組織簽訂技術(shù)協(xié)議，由市公司負責組織，縣公司授權(quán)項目主管部門負責人與供應(yīng)商代表簽訂技術(shù)協(xié)議。

3）縣公司物流服務(wù)中心采購員在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。

4）縣公司物流服務(wù)中心主任在ERP系統(tǒng)中審批采購訂單。

5）判斷采購訂單是否審批通過。

6）采購訂單審批通過，縣公司物流服務(wù)中心主任（公司委托授權(quán)人）與供應(yīng)商代表簽訂物資采購合同。

7）縣公司物流服務(wù)中心履約員上報合同簽訂資料。

8）省市公司合同專工匯總合同簽訂資料，提出考評意見并下達。

9）縣公司物流服務(wù)中心履約員將合同相關(guān)資料歸檔。

（2）電力物資采購合同變更管理流程控制。

1）縣公司項目主管部門根據(jù)設(shè)計變更通知單提出合同變更申請。根據(jù)項目實際要求，需對采購結(jié)果進一步補充說明或明確物資合同雙方權(quán)利義務(wù)的事項，且不造成對采購結(jié)果實質(zhì)性內(nèi)容進行的更改。

2）縣公司物流服務(wù)中心主任審核提報的合同變更申請。審核的依據(jù)是物資規(guī)格參數(shù)不變、單價不變，合同簽訂數(shù)量予以增加或減少，增減幅度是否超過招標文件或采購文件約定的15%執(zhí)行，是否超過50萬元。若合同簽訂數(shù)量增減幅度超過招標文件或采購文件約定的15%且超過50萬元，則需重新納入物資計劃采購管理。

3）判斷合同變更申請審核是否通過。

4）縣公司物流服務(wù)中心主任審核通過后報縣公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

5）判斷合同變更申請審核是否通過。

6）縣公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后報省市公司物資部專工審批。

7）判斷合同變更申請審批是否能過。

8）省市公司物資部合同專工審批通過后，縣公司物流服務(wù)中心履約員根據(jù)審批結(jié)果確定合同變更方案并通知供應(yīng)商。

9）縣公司物流服務(wù)中心采購員根據(jù)合同變更方案在ERP系統(tǒng)內(nèi)更改采購訂單或增加采購訂單。

10）縣公司物流服務(wù)中心主任在ERP系統(tǒng)內(nèi)審批變更合同或補充合同。

11）判斷變更合同或補充合同審批是否通過。

12）縣公司物流服務(wù)中心主任審批合同通過后，縣公司物流服務(wù)中心履約員上報合同變更情況。

13）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

14）縣公司物流服務(wù)中心履約員將合同變更相關(guān)資料歸檔。

（3）電力物資采購合同履約管理流程控制。

1）縣公司物流服務(wù)中心履約員在ERP系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)采購合同到貨日期制訂物資催交計劃。重要設(shè)備材料要及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)準備和排產(chǎn)計劃，按照關(guān)鍵生產(chǎn)節(jié)點，核實生產(chǎn)進度，及時協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題。

2）供應(yīng)商根據(jù)采購合同的到貨日期制訂生產(chǎn)計劃。

3）縣公司物流服務(wù)中心履約員對重點物資生產(chǎn)節(jié)點履約跟蹤。

4）縣公司物流服務(wù)中心建立交貨配送制度。根據(jù)合同交貨期和施工進度，履約員及時與物資需求部門確定物資到貨需求，與供應(yīng)商落實配送安排，編制配送計劃。采用配送單的方式通知供應(yīng)商發(fā)貨和現(xiàn)場服務(wù)人員做好接貨準備。

5）供應(yīng)商按確定的時間和方式交貨。

6）縣公司物流服務(wù)中心履約員組織物資需求部門與供應(yīng)商現(xiàn)場辦理交接手續(xù)，并組織項目單位與供應(yīng)商代表進行物資驗收工作。

7）確定物資驗收是否合格，相關(guān)驗收人員在驗收單上簽字確認。

8）物資需求部門與供應(yīng)商辦理現(xiàn)場交接手續(xù)。

9）物流服務(wù)中心協(xié)調(diào)供應(yīng)商按照合同規(guī)定和現(xiàn)場管理的要求安全、優(yōu)質(zhì)地完成技術(shù)服務(wù)、消缺補件、設(shè)備安裝調(diào)試等工作。

10）縣公司物流服務(wù)中心履約員上報合同履約信息。

11）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

12）縣公司物流服務(wù)中心履約員將合同履約資料歸檔。

（4）電力物資采購合同資金結(jié)算管理流程控制。

1）縣公司物流服務(wù)中心履約員根據(jù)采購合同提交預(yù)付款申請，附物資采購合同、預(yù)付款保函和相應(yīng)的收款收據(jù)。

2）縣公司物流服務(wù)中心履約員提交到貨驗收款申請，附增值稅發(fā)票、項目主管部門簽字確認后的到貨驗收單和相應(yīng)的收款收據(jù)。

3）縣公司物流服務(wù)中心履約員提交投運款申請，附運維單位簽字確認后的物資投運單和相應(yīng)的收款收據(jù)。

4）采購物資質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題的，縣公司物流服務(wù)中心履約員提交質(zhì)保金申請，附項目單位簽字確認后的質(zhì)保單和相應(yīng)的收款收據(jù)。

5）縣公司物流服務(wù)中心核算員匯總履約員提交的預(yù)付款申請、到貨款申請、投運款申請、質(zhì)保金申請，在財務(wù)管控系統(tǒng)中編制物流服務(wù)中心月度現(xiàn)金流量預(yù)算（物資采購支出預(yù)算）。

6）縣公司物流服務(wù)中心主任在財務(wù)管控系統(tǒng)中對物資采購支出預(yù)算進行審核。

7）判斷物資采購支出預(yù)算審核是否通過。

8）物流服務(wù)中心主任審核通過后，縣公司分管領(lǐng)導(dǎo)對物資采購支出預(yù)算進行審核。

9）判斷物資采購支出預(yù)算審核是否通過。

10）縣公司分管審核通過后，縣公司財務(wù)部專工對物資采購支出預(yù)算進行審核、匯總。

11）判斷物資采購支出預(yù)算審核是否通過。

12）各級審核通過后，財務(wù)人員實施預(yù)付款處理或應(yīng)付賬款處理。

2.關(guān)鍵節(jié)點及創(chuàng)新節(jié)點說明

（1）電力物資采購合同簽約管理關(guān)鍵節(jié)點及創(chuàng)新節(jié)點。其中第3）點既是關(guān)鍵節(jié)點又是創(chuàng)新節(jié)點。采購員在ERP系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購訂單，保存時系統(tǒng)會自動檢查是否超預(yù)算。如果超預(yù)算，系統(tǒng)會提示并不予通過，此時由采購員聯(lián)系采購申請的創(chuàng)建人進入項目變更管理流程調(diào)整預(yù)算，之后重新維護采購訂單。如果不超預(yù)算，采購訂單保存成功。

在ERP系統(tǒng)中采購訂單維護成功后，采購合同、配送單、到貨驗收單、投運單、質(zhì)保單在系統(tǒng)中以統(tǒng)一的文本格式自動生成，這5種單據(jù)可以根據(jù)業(yè)務(wù)進展情況在不同時期打印。為簡化業(yè)務(wù)流程、提高工作效率，采購員在成功創(chuàng)建采購訂單后將5種單據(jù)一次性全部打印，根據(jù)具體情況分發(fā)給買賣雙方或存檔，尤其是驗收單、投運單、質(zhì)保單，一次性打印全部由供應(yīng)商留存，便于在不同時期提交進行資金結(jié)算，減少了供應(yīng)商多次到物流服務(wù)中心打印單據(jù)的麻煩，為客戶提供了便利。

第6）點既是關(guān)鍵節(jié)點又是創(chuàng)新節(jié)點。物資合同簽訂后，履約員要核實是否需要預(yù)付款。如果需要預(yù)付款，進入采購付款管理流程。如果不需要，則根據(jù)實際情況進入物資收貨流程。

在ERP系統(tǒng)中采購訂單維護成功后，市公司組織供應(yīng)商與各縣公司集中簽約，嚴格使用國家電網(wǎng)公司物資采購統(tǒng)一合同文本，確保在中標結(jié)果后15日內(nèi)及時完成合同簽訂。嚴格中標結(jié)果執(zhí)行，合同簽訂不得更改中標結(jié)果或違背招標、投標文件實質(zhì)性條款，逐步取消技術(shù)協(xié)議簽訂，進一步加快合同簽訂速度，大大提高了簽約效率，降低了簽約成本，方便了客戶。

（2）電力物資采購合同變更管理關(guān)鍵節(jié)點。第9）點，集團公司物資部合同專工審核合同變更申請，若增幅度超過15%或超過50萬，則需轉(zhuǎn)入物資需求計劃管理流程，新增物資需求計劃；若增幅度不超過15%且不超過50萬，允許合同變更。

（3）電力物資采購合同履約管理關(guān)鍵節(jié)點及創(chuàng)新節(jié)點。其中第3）點是關(guān)鍵節(jié)點。建立履約管理常態(tài)機制，實時監(jiān)控供應(yīng)商實際生產(chǎn)狀況、項目進度對物資供應(yīng)的需求，確保供應(yīng)商按期供貨、項目單位按期收貨。

第5）點是關(guān)鍵節(jié)點。供應(yīng)商是否按照采購合同約定的日期和方式交貨是其履約水平的重要環(huán)節(jié)，是物資計劃執(zhí)行準確率的重要因素。

第6）點是關(guān)鍵節(jié)點。物資的驗收是對物資的數(shù)量、外觀、內(nèi)在質(zhì)量以及有關(guān)技術(shù)資料、憑證和物資標志等進行檢查，以驗證物資是否符合合同規(guī)定；物資的驗收工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到整個電網(wǎng)建設(shè)和生產(chǎn)的質(zhì)量。物資到貨驗收合格后必須在合同交貨期滿10日內(nèi)辦理ERP入庫手續(xù)，確保計劃執(zhí)行準確率達到95%以上。

第12）點是創(chuàng)新節(jié)點。在合同履約過程中建立“一單（訂單）一評價”的履約評價機制，及時采集供應(yīng)商交貨、產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)等信息，對供應(yīng)商合同履約情況實行卡片式管理，并將結(jié)果及時上報。嚴格供應(yīng)商違約處置，嚴格按照合同約定對供應(yīng)商違約行為進行當期處理。建立誠信評價機制，對合同簽訂履約情況開展誠信評價，加大對失信行為的懲戒力度，營造誠實守信的良好氛圍。

（4）電力物資采購合同資金結(jié)算管理關(guān)鍵節(jié)點。第1）點物資合同簽訂后，供應(yīng)商提交預(yù)付款申請需出具預(yù)付款保函、收款收據(jù)和物資合同；若供應(yīng)商放棄預(yù)付款，預(yù)付款可與到貨驗收款、投運款一起支付。

篇（10）

1.合同結(jié)算前法律審查是防范企業(yè)法律風險的要求。在國資委的《中央企業(yè)全面風險管理指引》中，將企業(yè)風險分為五類，即戰(zhàn)略風險、財務(wù)風險、市場風險、運營風險和法律風險。其中防范法律風險的重點是合同管理，而合同管理風險防范又分為事前預(yù)防、事中控制、事后補救。加強合同結(jié)算前的法律審查，是我們進行合同管理的事中防范風險的重要步驟，也是防范企業(yè)法律風險的要求之一。它能總結(jié)法律審查中的工作經(jīng)驗，分析法律審查中存在的問題，找出法律風險源和法律風險點，揭示法律風險防范的重要環(huán)節(jié)，提煉出合理的管理建議，提早進行風險防范，減少事中風險、事后補救，降低合同糾紛發(fā)案率。

2.合同結(jié)算前法律審查是內(nèi)部控制制度的重要環(huán)節(jié)。新版《內(nèi)控手冊》增加了合同管理流程，正式把合同管理納入到了內(nèi)部控制制度中，并在合同關(guān)閉環(huán)節(jié)明確要求：“合同全部履行完畢后，相關(guān)責任部門對合同完成情況進行驗收，合同主辦單位向法律事務(wù)部門申請辦理關(guān)閉手續(xù)，實行合同全過程的閉環(huán)管理”。合同結(jié)算前的法律審查是合同管理的重要控制環(huán)節(jié)，也是內(nèi)控流程中重要的控制點，如果缺少了這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，那么再嚴密的合同條款都有可能形同虛設(shè)。加強合同結(jié)算前的法律審查，有利于節(jié)約資金，降低成本，防止紛爭，促進公司依法經(jīng)營，提高資金利用率，堵塞經(jīng)營管理漏洞，規(guī)范公司經(jīng)營行為的作用，以提升公司運營的效率。

3.合同結(jié)算前法律審查是法律事務(wù)工作轉(zhuǎn)變職能的一個重要體現(xiàn)。合同管理是企業(yè)法律事務(wù)的基礎(chǔ)性工作，合同管理在企業(yè)中經(jīng)歷了從可有可無到不可或缺，合同結(jié)算前的法律審查也從無到有。集團公司領(lǐng)導(dǎo)曾談到法律事務(wù)工作的定位，即管理是第一位的，服務(wù)是第二位的。面對新形勢、新任務(wù)，合同管理人員要切實轉(zhuǎn)變工作職能，在結(jié)算前法律審查過程中主動作為，加強與財務(wù)、工程造價、物資采購以及項目管理部門的溝通，在內(nèi)控手冊中一般合同管理流程的指引下，細化工作流程，落實崗位責任，明確職責邊界，將審查內(nèi)容和要點文本化、審查方式制度化。加強合同結(jié)算前的法律審查，不僅在這一階段體現(xiàn)了法律事務(wù)工作職能的轉(zhuǎn)變，而且為扎實推進法制工作三年目標計劃奠定了基礎(chǔ)。

二、合同結(jié)算前法律審查內(nèi)容

我們按內(nèi)控要求建立起了“標準化、一體化”的合同管理體系。各合同業(yè)務(wù)部門按照內(nèi)控的《權(quán)限指引》、合同管理制度及審查審批的流程有序地開展工作，權(quán)限指引、審核流程程序及合同管理制度互相支撐，形成一體，成為了公司合同管理日常工作中必不可少的“說明書”。

1.合同結(jié)算前法律審查審批的流程。我們公司合同結(jié)算審查審批流程如圖：

在合同履行完畢，項目通過驗收組驗收后，達到付款條件時，進入《合同結(jié)算審查審批表》流程，首先由合同承辦單位說明每筆結(jié)算與支付的事實依據(jù)，提出建議和意見；其次是合同履行情況驗收部門審查，并簽署意見；接著是法律部門對相應(yīng)的支持文件審查并簽署意見；最后才是主管領(lǐng)導(dǎo)審查并簽署同意支付意見后，辦理付款手續(xù)。每個項目根據(jù)合同的付款方式不同，進行結(jié)算審查審批流程的次數(shù)也不同，一個項目至少要進行兩次。整個流程中法律審查是領(lǐng)導(dǎo)審批前的最后一關(guān)，是在各部門審查的基礎(chǔ)上進行的，是為了從法律角度對付款行為的合法性與合理性進行實質(zhì)性審查，堵塞經(jīng)營管理漏洞。

2.合同結(jié)算前法律審查的內(nèi)容。審查審批流程中法律審查時，主要審查的內(nèi)容包括：承辦單位及其他相關(guān)部門意見、驗收報告或進度報告等相關(guān)的控制要件。

承辦單位及其他相關(guān)部門意見主要包括：合同履約情況說明，付款理由。如果是在質(zhì)保金支付環(huán)節(jié)，主要審查經(jīng)辦人提交的項目運行、設(shè)備使用情況說明，及使用單位的意見和關(guān)聯(lián)部門、財務(wù)部門的意見等。要查看是否預(yù)留質(zhì)保金或提前支付質(zhì)保金，要查看付款金額是否與合同金額一致。變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同不符合約定的，合同主辦部門應(yīng)當按原程序重新辦理審查審批手續(xù)。

驗收記錄根據(jù)項目的不同可分為《工程竣工驗收報告》、《物資采購驗收記錄》、《設(shè)備驗收報告》和《合同終結(jié)報告》等。《進度報告》在工程建設(shè)項目中需要支付進度款時使用，重點審查工程形象進度與進度款以及合同條款的規(guī)定是否相一致。

在實際結(jié)算中，為了保證各個合同結(jié)算準確無誤，我們建立了《合同結(jié)算（預(yù)付款）臺帳》，并在合同履行過程中隨時更新。針對大型施工合同，合同管理部門還與財務(wù)部門定期對帳，因為在實際工作中，有的已經(jīng)審批同意的付款可能實際掛帳未付，有的可能未足額付款。如果兩個部門之間溝通不夠，則會造成數(shù)據(jù)不一致。

在合同結(jié)算前的法律審查過程中，可能會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，為了總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，尋求解決辦法，我們將產(chǎn)生的問題用書面的方式記錄下來，及時匯報，及時與相關(guān)部門溝通，跟蹤問題的進展情況，直到問題得以解決。

三、合同結(jié)算前法律審查中發(fā)現(xiàn)的常見問題

1.合同的質(zhì)保金條款形同虛設(shè)。在實際工作中，往往會出現(xiàn)一些違反內(nèi)控規(guī)定和操作流程的事情，雖然合同約定了質(zhì)保期和質(zhì)保金，但結(jié)算時有的合同承辦人卻申請全額付款或提前支付。2012年底我們曾因工作急需購置了幾臺設(shè)備，金額不大。當時正當年底，各個部門的事情很多，這個項目經(jīng)過談判確定后對方就開始實施了。一邊是合同正在線上走審批流程，一邊是財務(wù)人員催著相關(guān)人員報賬，于是經(jīng)辦人在合同未正式簽訂而項目實施且發(fā)票到位后就直接找財務(wù)付款了，而且是全額支付。不僅是合同的質(zhì)保金條款形同虛設(shè)，更是合同都變成了擺設(shè)，沒有起到約束雙方的目的，嚴重違反了內(nèi)控規(guī)定及操作流程，出現(xiàn)了管理上的漏洞，造成了后期的很多麻煩，而且在設(shè)備出現(xiàn)問題時無法及時聯(lián)系到賣方人員進行維修，給我方工作帶來了不便。

2.付款金額與合同金額不符。在實際操作中，財務(wù)部門將同一廠商的應(yīng)付款項歸集在一起，其數(shù)額是應(yīng)付款項之和，雖然主體相同，但屬于不同合同。隨著時間的推移，待承辦人員請求付款時，常常是一張申請單包含了若干份合同的應(yīng)付款項，出現(xiàn)“搭便車”的現(xiàn)象。這就需要合同管理人員在進行結(jié)算前的審查時，根據(jù)合同內(nèi)容一一核對應(yīng)付款項，要求承辦人員分合同分項辦理結(jié)算手續(xù)，否則拒絕付款。

3.合同主體相關(guān)資料變更未能及時變更。有的合同一方主體變更后需要及時辦理相應(yīng)的法律手續(xù)，否則會給結(jié)算帶來麻煩，有的甚至造成法律糾紛。去年底曾簽訂一份合同，今年四月份對方公司名稱變更，直至合同結(jié)算前法律審查時才發(fā)現(xiàn)。此時法律人員應(yīng)立即停止付款流程的審批，要求合同雙方簽訂合同主體的變更協(xié)議，或附上新?lián)Q發(fā)的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件、工商機關(guān)的公司變更證明，要求對方在復(fù)印件上加蓋公司登記機關(guān)的印章。否則拒絕付款。

4.與付款相關(guān)的控制要件不全。合同管理部門在進行法律結(jié)算審查時，應(yīng)嚴格執(zhí)行合同管理制度規(guī)定，在相關(guān)控制要件不全時，應(yīng)拒絕付款。對外付款有很多相應(yīng)的控制要件，比如設(shè)備采購應(yīng)當有《驗收報告》，建設(shè)工程應(yīng)當有《竣工驗收報告》，其他合同應(yīng)當有《終結(jié)報告》。以設(shè)備采購為例，合同管理人員要求承辦人按內(nèi)控管理的要件格式填寫《驗收報告》，包括設(shè)備清單、測試結(jié)果，并有驗收人、保管人和檢驗人等共同簽名；對需要操作培訓(xùn)的設(shè)備，還需要有賣方技術(shù)人員對我方人員進行的操作培訓(xùn)記錄。從而可以彌補由于管理上的脫節(jié)而造成的經(jīng)濟損失。

5.合同履行中的各種變更需要及時確認。合同的各要素在合同履行過程中有時會出現(xiàn)變更，大的變更需要簽變更協(xié)議，小的變更則需要雙方及時確認，留下字據(jù)，給以后的結(jié)算帶來結(jié)算依據(jù)，避免在結(jié)算時發(fā)生爭議。

四、合同結(jié)算前法律審查的幾點體會

1.認真貫徹落實制度。再好的制度，如果沒有得到認真貫徹落實，它的價值實際上等于零。要想推進法律風險防控與全面風險管理、與內(nèi)控、與日常法律工作等有效結(jié)合，推進法律風險防控進制度、進職責、進流程、進崗位，確保法律工作源頭介入、全程把關(guān)、閉環(huán)管理，加強合同履行的監(jiān)督和結(jié)算管理，就必須按制度、按流程全程介入每個項目，認真對待結(jié)算前的法律審查，對合同管理制度執(zhí)行情況進行全程“穿行測試”，及時發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行方面存在的問題及制度規(guī)定本身的不足，糾集修正，不斷增強制度的操作性、實效性。在實踐中要養(yǎng)成按制度辦事，凡是制度規(guī)定的要堅決執(zhí)行，還需要建立健全科學(xué)、合理的檢查評價整改考核機制，努力加強制度建設(shè)的閉環(huán)管理，提高制度執(zhí)行力。