序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇畢業(yè)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學(xué)分或者學(xué)時的學(xué)生的個人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學(xué)籍卡）、綜合素質(zhì)評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定表、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關(guān)技能證書、畢業(yè)報到證復(fù)印件以及高中階段的相關(guān)材料等。這些材料全面記載了一個人從高中階段求學(xué)到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會的第一手推薦資料。

20世紀90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位、高校學(xué)生工作部門、招生就業(yè)等相關(guān)部門全面負責(zé)管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經(jīng)濟體制的進一步深化改革和我國高校就業(yè)體系的改革，同時根據(jù)高校各自的實際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入社會人事中心與學(xué)校檔案部門館進行統(tǒng)一全面管理。

2008年，國家教育部第27號令-《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學(xué)生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學(xué)生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門統(tǒng)一存放。

2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問題

近年來，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。

2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問題

在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現(xiàn)象，但是這類問題一旦發(fā)生卻不易及時發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現(xiàn)材料不全、同一個畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。

這種檔案內(nèi)容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的過程中檔案要進過多個管理機構(gòu)、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學(xué)生檔案由各院系轉(zhuǎn)往畢業(yè)生檔案管理機構(gòu)的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學(xué)生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導(dǎo)致了一個人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問題的學(xué)生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問題，一般只有等到相關(guān)畢業(yè)生在檔案流轉(zhuǎn)規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。

2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范

畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過程中無法進行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題主要體現(xiàn)在一下兩點：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。

材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學(xué)后生成的一系列相關(guān)檔案，包括黨團材料、學(xué)籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料等。由于沒有統(tǒng)一化的材料管理標準，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級檔案管理機構(gòu)的管理工作帶來不便。

材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過去相對單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案在信息分配上的重復(fù)或者缺失、畢業(yè)生檔案無法統(tǒng)一辨識，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來不便。

3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究

針對目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應(yīng)對策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現(xiàn)物盡其用，人盡其才。

3.1 加強對畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識

畢業(yè)生作為國家的知識儲備資源，關(guān)系到國家、社會的發(fā)展大計，畢業(yè)生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業(yè)生是否能夠全面融入社會，知識能否轉(zhuǎn)化為國家的發(fā)展動力關(guān)系重大，因此我們應(yīng)該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業(yè)生檔案，納入關(guān)注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。

3.2 統(tǒng)一管理存放地，實現(xiàn)資源整合

現(xiàn)在異地存放體系對畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉(zhuǎn)遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應(yīng)該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業(yè)生檔案重點納入地方人事中心進行統(tǒng)一管理，讓地方人事中心真體體現(xiàn)社會、國家、和地方人事資源的中心職責(zé)，把這項職責(zé)從高校檔案管理職責(zé)中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業(yè)服務(wù)，以此推動高校教育事業(yè)和社會檔案管理工作的雙重發(fā)展。

3.3 更新管理觀念，變被動為主動

篇（2）

中圖分類號：G217 文獻標識碼：A

隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)速度在不斷加快，這樣傳統(tǒng)的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應(yīng)性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術(shù)管理肯定也會逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。本文主要對信息化技術(shù)對畢業(yè)生檔案管理的影響進行分析。

1信息化技術(shù)在高校畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變

傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案的建立方式都是采用紙質(zhì)的方式，而在現(xiàn)代社會當中，高校的畢業(yè)生檔案發(fā)生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)生的相關(guān)信息不再是以前那種可感官的紙質(zhì)信息，都已經(jīng)開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠很好地實現(xiàn)這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對畢業(yè)生檔案進行管理的時候傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質(zhì)的檔案館形式，采用信息化技術(shù)之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會相應(yīng)的發(fā)生改變。在構(gòu)建高校數(shù)字檔案館的時候主要是根據(jù)師生的需求為導(dǎo)向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關(guān)的信息，而在高校的學(xué)生檔案方面則提供了比之前更加全面的學(xué)生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準確和靈活地對學(xué)生的信息進行管理。

2信息化技術(shù)使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富

實現(xiàn)檔案信息擴大化最容易的手段就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時間限制，同時網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也能夠很好地實現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實現(xiàn)空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠?qū)⒏黝惐容^有價值的信息放置在校園網(wǎng)上，實現(xiàn)資源的共享，對于高校師生以及社會各界人員在查詢相關(guān)信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現(xiàn)檔案的紙質(zhì)載體和檔案當中所記載的相關(guān)內(nèi)容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質(zhì)的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設(shè)，同時還需要對數(shù)字檔案館當中的相關(guān)內(nèi)容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現(xiàn)資源需求者對于資源共享的一些要求。所以高校在以后進行畢業(yè)生檔案管理的時候信息化技術(shù)管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關(guān)的管理部門進行進一步的適應(yīng)。

3信息化技術(shù)使得檔案信息變得更加完整化和多元化

信息網(wǎng)絡(luò)對于畢業(yè)生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業(yè)生的檔案實現(xiàn)了信息化。其實高校的數(shù)據(jù)檔案館不僅僅使高校的畢業(yè)生檔案實現(xiàn)了完整化以及多元化，同時也在無形當中使高校學(xué)生檔案的吸引力和時效性增加了很多。高校的學(xué)生檔案原本是一種非常枯燥乏味的單一的保存方式，但是檔案的管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把這種方式變得多種多樣，同時學(xué)生的個人信息也能夠更加充實，而且還可以使信息很好地實現(xiàn)可操作性、知識性以及趣味性，使得高校留存畢業(yè)生檔案的作用能夠真正發(fā)揮出來。

4信息化技術(shù)能夠突破紙質(zhì)檔案無法超越的瓶頸

現(xiàn)在很多高校在對畢業(yè)生檔案進行管理的時候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當中因為管理工作比較零碎，在管理的過程當中不能夠有效實現(xiàn)是比較具有代表性的一個問題?，F(xiàn)在很多高校基本上還是由學(xué)生處在負責(zé)畢業(yè)生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個學(xué)院上報來完成。在對畢業(yè)生的各種信息進行收集和處理的時候基本上還是由各個學(xué)院負責(zé)，而一些具體的工作則是由輔導(dǎo)員來完成。在畢業(yè)生檔案的管理過程當中，院系的作用比較關(guān)鍵和重要，但是在實際的工作當中，各個院系對檔案管理工作都不是很重視，他們對于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學(xué)生快要畢業(yè)的時候才以突擊的方式來完成。如果畢業(yè)生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態(tài)度來完成的話，倉促和草率的程度就可想而知有多嚴重，這樣畢業(yè)生紙質(zhì)檔案的管理就會出現(xiàn)混亂或者缺失的現(xiàn)象。采用信息技術(shù)之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業(yè)生電子檔案的時候，需要根據(jù)電子檔案的一些特征來具體地填寫統(tǒng)一格式的內(nèi)容，而且因為系統(tǒng)時間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現(xiàn)，各個院系應(yīng)該要在規(guī)定的時間內(nèi)對學(xué)生的信息情況進行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠比較順利進行。

5結(jié)束語

隨著社會的不斷進步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式都在發(fā)生著變化，面對這樣的形式，高校畢業(yè)檔案管理的工作人員就應(yīng)該要用科學(xué)技術(shù)來不斷的提高自己，利用信息化技術(shù)來充實自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業(yè)生服務(wù)。

參考文獻

[1] 劉暉，張素麗，柳羽輝. 淺談信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2011（11）.

[2] 鞏雅峰.信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析[J].華章，2012（2）.

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二、做好函授畢業(yè)生檔案工作的幾點建議

鑒于目前函授畢業(yè)生人事檔案工作的現(xiàn)狀，各高校函授點應(yīng)強化函授檔案管理工作的就業(yè)服務(wù)功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業(yè)生的自然資料，增強畢業(yè)生的就業(yè)競爭力。一是應(yīng)該實現(xiàn)檔案的信息和網(wǎng)絡(luò)化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應(yīng)加強各式檔案包含函授檔案征信網(wǎng)、誠信檔案網(wǎng)、學(xué)籍信息網(wǎng)等系統(tǒng)。如果國家能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統(tǒng)，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業(yè)生受益。二是做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴格執(zhí)行檔案傳遞制度，并要求畢業(yè)生盡快將檔案轉(zhuǎn)至單位或就業(yè)服務(wù)部門、人才機構(gòu)等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業(yè)單位的函授畢業(yè)生，要搞清楚單位性質(zhì)。如果是政府機構(gòu)、全額撥款事業(yè)單位、國營單位，應(yīng)該有主管單位，主管部門是有人事管理權(quán)，可以接納檔案。其他單位工作就應(yīng)交當?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案管理中心，到時提取方便。函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學(xué)校的畢業(yè)生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。

三、對函授檔案工作的思考

隨著物質(zhì)水平的提高，教育水平也越來越高，函授學(xué)歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們?nèi)绾胃淖冞@種現(xiàn)狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？

篇（4）

高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、品行、能力等方面文字材料的真實記錄，是國家人事檔案的組成部分，是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手材料，是大學(xué)生就業(yè)以及社會選拔考核人才的重要依據(jù)。是用人單位錄用畢業(yè)生時不可缺少的參考依據(jù)和重要憑證。對高等學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作進行系統(tǒng)研究，深刻認識高校畢業(yè)生檔案管理工作的重要性、存在的主要問題以及解決措施，有利于確保畢業(yè)生檔案的機密性、安全性、準確性、嚴肅性，對建立健全高校畢業(yè)生檔案管理有效運行機制具有重大意義。

一、加強高校畢業(yè)生檔案管理工作的必要性

（一）學(xué)生檔案管理工作是衡量學(xué)校內(nèi)部管理水平的重要標志是學(xué)校進行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，培養(yǎng)合格人才的重要保證。畢業(yè)生檔案概述了學(xué)生乃至學(xué)校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個時期學(xué)校學(xué)生管理工作的進程和具體內(nèi)容，是學(xué)生管理工作內(nèi)容的存在形式和存儲手段，是客觀、真實的學(xué)校管理信息，是形成學(xué)生在校期間個人信息的憑證和參考。學(xué)生檔案管理的好與壞，直接影響整個學(xué)生畢業(yè)后將來的成長與發(fā)展。所以大學(xué)生檔案信息只有真實、明確，才能為大學(xué)生就業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。

（二）為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務(wù)。大學(xué)生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學(xué)生檔案經(jīng)過了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活、社會實踐活動等情況，是學(xué)生過去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學(xué)生在德智體美勞等方面的綜合素質(zhì)情況，畢業(yè)生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權(quán)威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據(jù)來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過大學(xué)生檔案管理工作，提供檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。

二、加強高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的思路與對策

（一）適應(yīng)社會，提高對大學(xué)畢業(yè)生檔案工作重要性的認識

1. 強化宣傳力度，提高畢業(yè)生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，在改革開放的今天，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2. 加強自身學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。新時期檔案工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。使學(xué)生檔案管理工作達到規(guī)范化、制度化和標準化；學(xué)生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)”的基本原則，實行統(tǒng)一管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴守秘密的保管方法，加強對學(xué)生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生為學(xué)生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用。

（二）加強對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范

1. 各院校結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)以及當前社會形式制定出統(tǒng)一的規(guī)范化的檔案管理工作。高校在新生入學(xué)之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學(xué)生的各項表現(xiàn)并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學(xué)生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。

2. 加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。高校畢業(yè)生檔案的管理人員要經(jīng)常主動地與形成畢業(yè)生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業(yè)生檔案的負責(zé)人聯(lián)系、協(xié)商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學(xué)生入黨、獎懲等涉及學(xué)生誠信的信息，要及時歸檔，同時注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。

3. 實行專門統(tǒng)一管理。不論畢業(yè)生檔案是放在招生就業(yè)處、學(xué)生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負責(zé)畢業(yè)生檔案的管理工作，一定要根據(jù)畢業(yè)生檔案的數(shù)量配備適當編制的專業(yè)人員。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

1. 增強創(chuàng)新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。

2. 加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計算機已應(yīng)用于人事檔案管理工作當中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時大大提高管理效率和管理水平。

總之，大學(xué)生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學(xué)生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，服務(wù)于社會與用人單位的需求。

參考文獻

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中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點

1、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生個人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個人檔案指面向?qū)W生個體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡歷和家庭主要成員及社會關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績、學(xué)年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調(diào)查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個體的檔案，指學(xué)籍冊、招生花名冊、學(xué)生名冊，證書表冊，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學(xué)科和非學(xué)科獲獎情況登記表，增減生名冊，學(xué)籍變動系列名冊，紀律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達標登記表等。

2、學(xué)生檔案材料形成的時間多階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性或準季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有長有短，形成的學(xué)生檔案材料也不一致。

3、學(xué)生檔案具有學(xué)生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內(nèi)，便于加強對學(xué)生在校時學(xué)籍、業(yè)績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務(wù)于社會，為社會人才系統(tǒng)注入文字信息。

二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

（一）畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。

（二）檔案管理不規(guī)范

檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導(dǎo)員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對策

（一）提高對畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高畢業(yè)生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強自身學(xué)習(xí)，提高建（管）檔人員素質(zhì)。新時期學(xué)生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時保管。

（二）加強對畢業(yè)生檔案的科學(xué)規(guī)范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學(xué)院有關(guān)文件精神，結(jié)合本校實際制定相應(yīng)的制度，全面收集學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料。

三是要實行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學(xué)、規(guī)范的管理。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

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1.未能得到足夠的重視

許多基層的人才服務(wù)中心一直未能認識到檔案管理的重要性，認為大學(xué)生畢業(yè)工作能夠干好與檔案并沒有什么必然聯(lián)系；學(xué)生也是如此，大多都沒有意識到檔案的重要性，很多學(xué)生在畢業(yè)后的很長時間內(nèi)檔案都在自己手中，也不寄存到才服務(wù)中心；另外，一些基層的人才服務(wù)中心也未能及時管理檔案，只是隨意堆放。種種現(xiàn)象都說明了基層人才服務(wù)中心所存在的不同程度上的輕視思想，很多人對缺乏對大學(xué)生畢業(yè)檔案工作的了解，甚至是忽視，無法滿足當前的管理需求。

2.檔案管理方法與保存技術(shù)都比較落后

當前的高校檔案管理方式仍然比較陳舊，管理雜亂無序，不利于用人單位上門查閱、參考，關(guān)鍵時刻影響了畢業(yè)生的就業(yè)。當前的檔案管理方式和手段未能滿足檔案存放時間短、流動較快、投寄單位多、就業(yè)趨向廣等特點；檔案管理對環(huán)境要求較高，特別是一些區(qū)縣級的人才服務(wù)中心沒有專用檔案室，有些檔案室設(shè)備不配套，再加上狹窄、潮濕，很容易引起檔案材料的霉變、蟲蛀，影響檔案的保存及美觀度、完整性等；此外，很多大學(xué)畢業(yè)生的檔案都是無法備份的原始材料，一旦損壞不僅影響學(xué)生個人，還會影響社會對人才連續(xù)培養(yǎng)目標的達成。

3.檔案內(nèi)容單一不全，未能反映

大學(xué)生的在校全貌大學(xué)生檔案的歸檔范圍一直以來大多是招生錄取材料、入學(xué)登記表、報到證存根、學(xué)籍成績總表、獎懲文件、體檢表等，這些材料未能涵蓋學(xué)生的素質(zhì)全貌，也不能滿足用人單位的需求。雖然近些年出現(xiàn)了一些新的如：大學(xué)生英語四、六級證、計算機等級證書、心理測試成績、社會實踐活動等檔案材料，也反映了當代大學(xué)生的精神風(fēng)貌，但部分也未能進入學(xué)生本人檔案之中。

二、大學(xué)生畢業(yè)檔案管理的應(yīng)用對策分析

1.高校應(yīng)不斷提升重視的程度

加強對大學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作的重視程度，培養(yǎng)檔案管理人員的管理服務(wù)與愛崗敬業(yè)的奉獻意識，引導(dǎo)其全心全意為大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作所服務(wù)；嚴格規(guī)范檔案管理的流程，如何歸檔，多長時間做出什么樣的處理，都應(yīng)做到規(guī)范化、制度化、專業(yè)化及職業(yè)化。同時，重視檔案管理工作人員的激勵制度，將其工作成績和服務(wù)態(tài)度納入職務(wù)晉升與評定之中，對工作人員形成制度化的約束。

2.不斷完善管理方法與保存條件

檔案保存是一項具有較強技術(shù)性的工作。所以，伴隨著時代的飛速發(fā)展，檔案的管理與保存也應(yīng)逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化。比如：擴建館舍、增購除濕器、空氣加濕器、密封和塑封等設(shè)備，購置計算機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)儲存設(shè)備等；同時，加強對檔案的巡視、檢查、除蟲，注意放水、放火，提升安全防護等級。

3.拓展大學(xué)畢業(yè)生檔案歸檔的范圍

高校應(yīng)立足于當前大學(xué)生的實際學(xué)習(xí)情況、生活軌跡等，不斷修改與補充原歸檔的范圍，從而體現(xiàn)、涵蓋當前大學(xué)生的德智體美勞、個性特征、心理狀態(tài)、發(fā)展?jié)撃堋⑦m應(yīng)崗位等全貌。例如：政治思想方面的鑒定、學(xué)習(xí)成績與報告、圣體素質(zhì)等，從而促進大學(xué)生畢業(yè)生的就業(yè)和日后的發(fā)展。

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[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校畢業(yè)生檔案管理的重要性

中國網(wǎng)絡(luò)電視臺CNTV報道，人力資源和社會保障部最新統(tǒng)計顯示，2012年全國普通高校畢業(yè)生預(yù)計680萬人，創(chuàng)歷史新高。近年來全國高校畢業(yè)生每年大體在600萬人左右，并且呈逐年遞增態(tài)勢，高校畢業(yè)生就業(yè)工作成為各級政府教育行政部門和人力資源和社會保障部門的重要工作。在高校畢業(yè)生就業(yè)工作中，檔案管理工作存在的問題日益突出，切實做好高校畢業(yè)生檔案移交和管理工作，對于做好高校畢業(yè)生的就業(yè)工作至關(guān)重要，因此有必要認真研究高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，有針對性地找出解決高校畢業(yè)生檔案管理的對策，是高校檔案管理部門和教育行政部門乃至人力資源和社會保障部門和用人單位的重要任務(wù)。

二、畢業(yè)生《報到證》的歷史作用

在自主擇業(yè)就業(yè)制度下，高校畢業(yè)生檔案管理存在的主要問題是《報到證》制度已經(jīng)過時，根本不適應(yīng)自主擇業(yè)就業(yè)制度的需要。

在統(tǒng)招統(tǒng)配制度下，高校畢業(yè)生《報到證》的作用：一是，《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的憑證；二是，《報到證》是畢業(yè)生到用人單位報到的憑證，憑《報到證》報到以后，方可開始計算工齡；三是，《報到證》是用人單位接收畢業(yè)生的重要文字證明；四是，《報到證》是任何一個合法的人才中心、檔案管理機構(gòu)接收畢業(yè)生檔案的證明；五是，《報到證》是用人單位給畢業(yè)生落戶、接管檔案的重要憑證和依據(jù)；六是，《報到證》證明持證的畢業(yè)生是納入國家統(tǒng)一招生計劃的學(xué)生；七是，《報到證》是畢業(yè)生的干部身份證明；八是，《報到證》的有限期和畢業(yè)生的報到期限：畢業(yè)生報到的期限原則上為一個月，畢業(yè)生領(lǐng)取《報到證》以后，應(yīng)盡快到工作單位或人事局報到，沒有特殊原因或延期報到的，所造成的一切后果由畢業(yè)生本人承擔(dān)。如果沒有《報到證》，畢業(yè)生將會失去干部身份，成為社會勞動人員（工人編制）；而且人才中心無法接收畢業(yè)生的檔案。按照我國目前的人事管理規(guī)定，由人事局管理干部（檔案一般放在人才中心），由勞動和社會保障局管理工人（檔案一般放在職介所）?！秷蟮阶C》目前仍在中國人事管理體制中扮演著重要的角色，因此，畢業(yè)生們應(yīng)注意保管好自己的《報到證》，不要丟失。《報到證》原則上不補辦，應(yīng)屆畢業(yè)生如不慎遺失《報到證》，須及時向?qū)W校報告遺失過程，先由本人提出申請，再由畢業(yè)生所在院系負責(zé)人簽署意見后，由學(xué)校報請省畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心核準后予以辦理新證。

三、關(guān)于畢業(yè)生《報到證》的建議

《報到證》制度是計劃經(jīng)濟體制下，大學(xué)生統(tǒng)招統(tǒng)配制度下的產(chǎn)物，在當時歷史條件下對于人才合理調(diào)配起到了一定的作用。隨著市場經(jīng)濟體系的逐步完善，用人制度真正實現(xiàn)了自主擇業(yè)雙向選擇，在當前市場經(jīng)濟體制下，沿用計劃經(jīng)濟時代的《報到證》制度，對于人才合理流動和高校畢業(yè)生就業(yè)絲毫促進作用也沒有，并且成為高校畢業(yè)生就業(yè)的一大障礙，建議立即予以廢除。

一是沒有法律依據(jù)。翻遍中國法律，找不到一條有關(guān)高校畢業(yè)生《報到證》的法律依據(jù)。

二是高校畢業(yè)生持有《報到證》無法報到。目前全國各個高校畢業(yè)生大體上在畢業(yè)前半年左右就開始為就業(yè)問題奔波，參加各種招聘會。一旦遇到適合的工作崗位就要履行報名、考試、面試，過五關(guān)斬六將，好不容易被用人單位選中，還要耐心等待教育行政部門頒發(fā)那個所謂的《報到證》，對于用人單位而言，有沒有那個《報到證》根本無所謂，他們需要的是真才實學(xué)，需要的是有能力、有水平的員工。一些限制戶籍的大城市用人單位，即便畢業(yè)生拿到高校出具蓋有鮮紅大印的《報到證》，也無法報到，因為該用人單位沒有進城戶籍指標，畢業(yè)生檔案還得打回原籍，交給戶籍所在地人才交流中心代管。

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高職院校畢業(yè)生檔案管理工作也是高職院校畢業(yè)生就業(yè)工作的一個重要環(huán)節(jié)。一所學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作是否制度化、規(guī)范化，不但事關(guān)高職畢業(yè)生的切身利益，也衡量著學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作的整體管理水平。

一、高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

1.缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標志，是學(xué)校規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，也是開展工作的政策基礎(chǔ)。與學(xué)校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業(yè)生檔案管理制度。以為例，全區(qū)37所高職院校中，目前僅有3所學(xué)校制定了畢業(yè)生檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，其它學(xué)校在這方面基本處于空白。

2.畢業(yè)生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業(yè)生檔案管理工作，多將其作為年度畢業(yè)生就業(yè)工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業(yè)生檔案管理看作是畢業(yè)生就業(yè)工作的邊緣化工作，在畢業(yè)生檔案管理部門的設(shè)定方面存在諸多問題?，F(xiàn)在許多高職院校畢業(yè)生檔案管理部門多為就業(yè)工作部門和各系部兩級管理；也有的是由就業(yè)工作部門或由系部單獨管理；個別院校甚至沒有固定管理部門，由校領(lǐng)導(dǎo)臨時指定部門管理。由于政出多門，給畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理造成了障礙。

3.畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范。由于高職院校畢業(yè)生檔案管理部門非學(xué)校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度和專業(yè)檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范，突出問題在畢業(yè)生檔案資料歸檔方面。由于對檔案管理業(yè)務(wù)不熟，缺乏統(tǒng)一的標準，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業(yè)生，其檔案資料標準不一，相差甚遠，給用人單位選用、任用畢業(yè)生造成了一定障礙。

4.畢業(yè)生檔案保管不規(guī)范。畢業(yè)生檔案保管是畢業(yè)生檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，卻也是高職院校畢業(yè)生檔案管理的一個弊端。由于學(xué)校每年都有未就業(yè)畢業(yè)生，也有一些用人單位不接收畢業(yè)生檔案的情況，致使一部分畢業(yè)生檔案留在了學(xué)校由學(xué)校保管。為解除未就業(yè)畢業(yè)生的后顧之憂，讓他們安心地繼續(xù)尋找工作，教育部規(guī)定，未就業(yè)畢業(yè)生檔案其學(xué)校應(yīng)免費為其保管兩年。這是學(xué)校為畢業(yè)生做好后繼服務(wù)的重要舉措，但這項便生措施并未得到很好的落實。一些畢業(yè)生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉(zhuǎn)遞事宜，由于一些高職院校畢業(yè)生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業(yè)生檔案成為“死檔”，失去了檔案應(yīng)有的功能，甚至一些畢業(yè)生的檔案由于年頭較長，出現(xiàn)了檔案丟失的情況。

二、規(guī)范高職院校畢業(yè)生檔案管理的措施

1.制定畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。高職院校必須將畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度建設(shè)作為規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的首要問題去抓。要適應(yīng)新時期高校畢業(yè)生就業(yè)體制改革的需要，適時制定學(xué)校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)制度，對諸如畢業(yè)生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉(zhuǎn)遞、留校檔案管理等問題在規(guī)章制度中予以明確規(guī)定，用制度去規(guī)范學(xué)校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。

2.加強畢業(yè)生檔案管理人員的培養(yǎng)。畢業(yè)生檔案管理工作是一項認真細致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識和工作經(jīng)驗，還必須熟悉高校畢業(yè)生就業(yè)工作流程且認真負責(zé)，細致耐心。由于目前多數(shù)高職院校都沒有設(shè)置檔案館，專職檔案管理人員相對較少，如果將畢業(yè)生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題?；谶@種情況，高職院校應(yīng)立足現(xiàn)實，以學(xué)生管理人員及畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)人員為根基，通過校內(nèi)外多種途徑，加強他們的檔案知識及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識，成為合格的畢業(yè)生檔案管理人員。

3.積極探索畢業(yè)生檔案管理的新模式。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的確立，我國高校畢業(yè)生就業(yè)體制發(fā)生了根本性的變革，畢業(yè)生就業(yè)渠道呈現(xiàn)出多元化模式，這給高職院校畢業(yè)生檔案管理造成了新的問題，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)行的畢業(yè)生就業(yè)體制，亟待創(chuàng)新。

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二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進入國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機構(gòu)進行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進行托管。

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檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發(fā)揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業(yè)創(chuàng)造更多利潤和財富，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動力，畢業(yè)生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業(yè)生人數(shù)越來越多，畢業(yè)生檔案數(shù)量和信息量越來越大，高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨挑戰(zhàn)。當前我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀并不理想，各方面都有待完善。

一、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)送工作的意義

高校畢業(yè)生檔案屬于既要文件，記錄了學(xué)生主要經(jīng)歷、政治面貌、社會關(guān)系、學(xué)歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業(yè)生社會活動的重要依據(jù)。畢業(yè)生檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，由學(xué)校交轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)管理，若無就業(yè)單位則由學(xué)校免費保存兩年。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞需要按照《就業(yè)協(xié)議書》簽發(fā)《報到證》，完成轉(zhuǎn)遞檔案[1]。若就業(yè)單位是國有企業(yè)或企業(yè)事業(yè)單位那么檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位。如果是非公有企業(yè)，那么檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流機構(gòu)。若離校未就業(yè)，則轉(zhuǎn)遞到戶籍所在地。對于高校畢業(yè)生來說不論考研、出國、就業(yè)都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關(guān)證明。對于企業(yè)來說，通過畢業(yè)生檔案，用人單位可以對學(xué)生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據(jù)?？梢娮龊酶咝．厴I(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重要性和必要性。

二、當前高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題

（一）缺乏對高校畢業(yè)檔案特殊性的重視

高校畢業(yè)生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉(zhuǎn)速度快、流動性強等特點，管理復(fù)雜性要遠遠大于傳統(tǒng)檔案。通常情況下畢業(yè)生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業(yè)生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業(yè)生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業(yè)生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業(yè)生檔案完整性。

（二）不規(guī)范

雖然我國已了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，當前我國在高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業(yè)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，并不具備專業(yè)檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作效率和質(zhì)量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學(xué)生檔案的遺失、損壞。

（三）管理方式落后

隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業(yè)生數(shù)量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作復(fù)雜性也隨之提高。但當前大多機構(gòu)在高校畢業(yè)生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學(xué)生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術(shù)的運用[3]。傳統(tǒng)人工管理模式已無法適應(yīng)新形勢下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，傳統(tǒng)人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。

三、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進思路

（一）正確認識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作

想要提高我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，就必須正確認識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的特殊性，提高對畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重視，積極改革畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作，為其開展創(chuàng)造有利條件，加大投資力度強化對信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作模式，從而實現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。

（二）健全管理制度

高校畢業(yè)生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關(guān)系。想要提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作水平，就是建立起科學(xué)、合理、規(guī)范，符合畢業(yè)生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責(zé)任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展提供依據(jù)，更能夠有效協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，使畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有條不紊的開展。

（三）提高管理工作人員綜合素質(zhì)