序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇倉(cāng)庫(kù)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

在現(xiàn)階段，各種檔案管理系統(tǒng)主要是采取交易的方式，主要功能是檢索和統(tǒng)計(jì)。后期的數(shù)據(jù)是沒(méi)有任何進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)和利用，隨著數(shù)據(jù)的積累，數(shù)據(jù)的的丟失情況會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重，而且產(chǎn)生了巨額的維護(hù)和維修費(fèi)用，而且容易造成數(shù)據(jù)丟失更嚴(yán)重。為了更好地利用現(xiàn)有的信息和數(shù)據(jù)檔案，充分反映這些數(shù)據(jù)的價(jià)值，這些數(shù)據(jù)被充分挖掘隱性知識(shí)，并進(jìn)一步利用已迫在眉睫。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)現(xiàn)在已經(jīng)無(wú)法達(dá)到完成這個(gè)任務(wù)，要想對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，充分發(fā)揮技術(shù)資料的作用，就要建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的挖掘和處理。采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)技術(shù)，不僅能大大的提高檔案的安全性，而且也使檔案保存更加方便快捷。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量也快速增長(zhǎng)，如何才能從這些隨機(jī)的，不完整的，模糊的數(shù)據(jù)中提取隱含的數(shù)據(jù)的，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)就能做到。

現(xiàn)以學(xué)生黨員檔案管理系統(tǒng)為例，建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，來(lái)詳細(xì)講解應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，如何來(lái)建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。

1 學(xué)生黨員的管理系統(tǒng)，主要是從以下幾個(gè)方面逐步實(shí)現(xiàn)

首先，由學(xué)校組織，進(jìn)行基層組織調(diào)研，分析學(xué)生黨員的基本情況，然后取得的一部分的實(shí)際數(shù)據(jù)，對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)表進(jìn)行分析，以了解該每個(gè)字段的意義和作用，進(jìn)行需求分析和專(zhuān)題設(shè)計(jì)。接下來(lái)從數(shù)據(jù)庫(kù)表結(jié)構(gòu)有用的字段中，選擇合理的事字段信息和三維數(shù)據(jù)。最后通過(guò)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)來(lái)構(gòu)建數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，通過(guò)SQL Server2005中分析服務(wù)器配置工具來(lái)配置基于多維的數(shù)據(jù)集，在這個(gè)過(guò)程中，數(shù)據(jù)處理的過(guò)程主要是通過(guò)微軟的OLAP功能，通過(guò)SQL Server7.0中將數(shù)據(jù)整合進(jìn)去，接口的可以選擇OLAP的COM的接口，并通過(guò)一系列的服務(wù)給數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的應(yīng)用提供程序支持，開(kāi)發(fā)人員可以使用Vc或其他語(yǔ)言開(kāi)發(fā)用戶(hù)前端客戶(hù)端，數(shù)據(jù)透視表服務(wù)還允許在客戶(hù)在本地上傳地存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。MMC提供調(diào)度、存儲(chǔ)管理、監(jiān)控、報(bào)警和核心管理服務(wù)的功能。在本設(shè)計(jì)中，我們使用SQL Server 2010作為數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，可以采用Access和Excel可以作為數(shù)據(jù)展現(xiàn)工具，除了SQL Server還支持第三方數(shù)據(jù)展現(xiàn)工具。

2 在數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的設(shè)計(jì)階段，我們從以下幾個(gè)方面來(lái)入手

2.1 確定事實(shí)表

事實(shí)表分為學(xué)生黨員目錄信息表，黨員情況登記表，黨員接收情況登記表表，學(xué)生黨員注銷(xiāo)登記表等內(nèi)容，其中黨員的目錄表根據(jù)類(lèi)別，時(shí)間等其他情況又可以具體的細(xì)分為若干個(gè)表格。

2.2 明確事實(shí)表的分割方法

我們的檔案資料，例如，最常見(jiàn)的方式是采用全宗劃分，這樣首先將全年的檔案按年度來(lái)劃分，一年內(nèi)的檔案按檔案形成的部門(mén)或檔案使用的單位來(lái)進(jìn)行劃分，在這種劃分條件下，檔案庫(kù)中的檔案是按以年度的方式的存放的，一般情況下一個(gè)單位的檔案文檔有幾十到幾百卷，一年中卷的文件目錄的記錄條數(shù)大概有幾千到幾萬(wàn)條，這樣我們?cè)跀?shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中儲(chǔ)存這些數(shù)據(jù)時(shí)，就可以以年度的方式來(lái)存儲(chǔ)，在對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘時(shí)，就可以只通過(guò)年度來(lái)進(jìn)行處理，這樣就提高了處理數(shù)據(jù)的濕度，對(duì)數(shù)據(jù)在進(jìn)行更新，添加或刪除等操作時(shí)，可以更加方便快捷。

2.3 事實(shí)表數(shù)據(jù)的添加、修改和刪除

事實(shí)表里面的數(shù)據(jù)還應(yīng)該具備追加、刪除、修改等綜合處理功能，在對(duì)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)更新操作中，添加和刪除數(shù)據(jù)是一個(gè)經(jīng)常性的工作，這些操作使數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的質(zhì)量得到可靠地保證。在進(jìn)行添加操作時(shí)，首先要確保數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的數(shù)據(jù)那些是新的，一般情況下可使用通過(guò)時(shí)間來(lái)進(jìn)行判斷。刪除操作相對(duì)簡(jiǎn)單，使用起來(lái)也更加普遍，只要通過(guò)一些搜索語(yǔ)句就可以實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的操作做中，修改數(shù)據(jù)的功能用的比較少，在修改過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意表和其他數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，保證數(shù)據(jù)的完整性，注意處理表和表之間的關(guān)系。在數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的上會(huì)形成一些綜合性的數(shù)據(jù)，在對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作之后，綜合數(shù)據(jù)也會(huì)產(chǎn)生變化，所以對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行添加、修改和刪除等操作之后，對(duì)響應(yīng)的綜合數(shù)據(jù)也要進(jìn)行對(duì)應(yīng)的修改，以維持綜合數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。

2.4 數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中維的確定及建立，維是同類(lèi)數(shù)據(jù)的集合

維的層次結(jié)構(gòu)很清晰，我們可以很容易地指定規(guī)則對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，在維內(nèi)，它的層次結(jié)構(gòu)也是很有順序的，利用維的這種特點(diǎn)，我們?cè)趯?duì)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘的時(shí)候，可以很明顯的提高數(shù)據(jù)挖掘的速度，質(zhì)量也能得到大大的提高。以檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)為例，我們可以以文件編號(hào)，借閱單位，檔案的文類(lèi)號(hào)這三者建立一個(gè)三維立方體，要改變?nèi)S立體方的大小，就可以通過(guò)上卷或者是下鉆的方式，要顯示三維立體方的一面，就可以通過(guò)切邊操作來(lái)進(jìn)行。

完成了以上步驟，就可以著手構(gòu)建數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，收集和分析有關(guān)具體操作的基礎(chǔ)上來(lái)構(gòu)建數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的模型，基于該模型的試運(yùn)行情況，來(lái)完善設(shè)計(jì)方案，然后進(jìn)入到數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的物理設(shè)計(jì)階段，在進(jìn)行物理設(shè)計(jì)的時(shí)候，要注意選擇安全可靠的硬件平臺(tái)環(huán)境。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]S.Sarawagi，M.Stonebraker.Effieient Organization of Large.

Multidimensional In Proc.of ICDE[J].ACM Record，1994（5）：207-208.

[2].

[3]中科永聯(lián)高級(jí)技術(shù)培訓(xùn)中心，.

[4]Oracle.Oracle Warehouse Builder Transformation Guidel0g（10.2）[M].oracle，2005（08）.

[5]數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)之路，.

篇（2）

二、高職院校的檔案管理在知識(shí)管理中強(qiáng)化傳遞知識(shí)

在知識(shí)管理的過(guò)程中，其中知識(shí)管理活動(dòng)包涵了以下幾個(gè)內(nèi)容：識(shí)別知識(shí)、產(chǎn)生（新）知識(shí)、存儲(chǔ)知識(shí)、傳遞知識(shí)和應(yīng)用知識(shí)。其中傳遞知識(shí)是檔案管理領(lǐng)域里最有價(jià)值的工作環(huán)節(jié)。據(jù)考證，目前全國(guó)大多數(shù)高職院校雖然有局域網(wǎng)，但是，運(yùn)用局域網(wǎng)傳遞知識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享方面還有許多工作要做。比如大量有價(jià)值的紙質(zhì)檔案如何迅速轉(zhuǎn)化為電子信息檔案？各種不同級(jí)別的檔案如何做到適度保密而又能良性傳遞？這都是檔案管理中急待解決的課題。事實(shí)上，構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)只是檔案工作的基礎(chǔ)工程，而促進(jìn)知識(shí)的傳遞才是檔案工作的根本命脈，實(shí)踐證明一個(gè)檔案部門(mén)只有加速知識(shí)的傳遞，才能使本院校各部門(mén)獲取工作的最大效益。

三、高職院校的檔案管理在知識(shí)管理中轉(zhuǎn)化知識(shí)形態(tài)

在現(xiàn)實(shí)生活中，知識(shí)一般被劃分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是指存在于各類(lèi)文獻(xiàn)中的可識(shí)別的信息，比如圖書(shū)、情報(bào)、檔案等。其中檔案管理是屬于顯性知識(shí)的范疇。而隱性知識(shí)，一般指的是經(jīng)驗(yàn)或觀點(diǎn)，它屬于看不到、摸不著的知識(shí)資源，人們可以通過(guò)組織學(xué)習(xí)交流，從而把隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)的更新與發(fā)展。此外，促進(jìn)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化還表現(xiàn)在如何使傳統(tǒng)的紙質(zhì)知識(shí)管理逐步過(guò)渡到電子知識(shí)管理的狀態(tài)。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，各項(xiàng)管理工作已從單純的手寫(xiě)辦公到現(xiàn)在的電腦網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化辦公，尤其在現(xiàn)代的知識(shí)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，除了Excel電子表格，還出現(xiàn)了各種管理軟件。實(shí)踐證明：電子文檔的建立已成為當(dāng)今檔案管理的主要載體和手段，它不僅便于傳遞，而且容易識(shí)別與讀取，是檔案信息管理的基本形式。

篇（3）

中圖分類(lèi)號(hào)：N9211 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）13-0314-01

一、檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化本質(zhì)就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號(hào)表達(dá)的數(shù)字、數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)字化模型轉(zhuǎn)換為一系列計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的二進(jìn)制代碼，從而可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的處理、儲(chǔ)存、傳輸，這就是數(shù)字化的基本過(guò)程。檔案數(shù)字化無(wú)疑就是將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，在信息化技術(shù)日益發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化也隨之迅速發(fā)展起來(lái)。事實(shí)上，各種原始的檔案資料數(shù)字化具有技術(shù)的可行性，在我們描述信息的二進(jìn)制序列過(guò)程中，無(wú)論采樣的頻率有多高，總是存在于實(shí)際事物的差別。

檔案是人們處理事務(wù)過(guò)程中遺留下來(lái)的副產(chǎn)品，它使人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。盡管不能機(jī)械地理解原始性的含義，但是毫無(wú)疑問(wèn)檔案的歷史性、真實(shí)性是其本質(zhì)屬性。

檔案信息數(shù)字化的工程不能成為一種時(shí)尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點(diǎn)、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數(shù)字化與非數(shù)字化的界限，按照科學(xué)合理的方案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

二、檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)

檔案有兩種基本價(jià)值，一種是歷史憑證價(jià)值，從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容、形式、特征看，檔案是真實(shí)可靠的，具有法律效力；另一種是情報(bào)信息價(jià)值，從檔案的信息存儲(chǔ)和所反映的內(nèi)容來(lái)看，檔案信息可供各項(xiàng)工作借鑒、參考。由此可見(jiàn)檔案管理的主要價(jià)值體現(xiàn)在真實(shí)的憑證作用方面，而對(duì)效率要求相對(duì)處于較次要的地位。

對(duì)現(xiàn)實(shí)中的信息完全數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，在于其強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)處理能力、高效的查詢(xún)功能及信息管理與共享能力，在效率優(yōu)先的前提下數(shù)字化是必須的工作。而對(duì)檔案的數(shù)字化處理必須結(jié)合其檔案利用的特點(diǎn)與數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，找出一個(gè)最好的結(jié)合點(diǎn)。

因此，我個(gè)人認(rèn)為檔案管理信息化的目標(biāo)是在保證檔案原始憑證性、真實(shí)性、安全性的前提下，利用數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，提高其管理、查詢(xún)與傳輸效率，擴(kuò)展其服務(wù)功能特別是數(shù)據(jù)挖掘功能。

三、檔案管理的數(shù)字化現(xiàn)狀與問(wèn)題研究

現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)大部分基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了檔案的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、出借等日常管理，其本質(zhì)是在原有的檔案管理體系上附加了計(jì)算機(jī)軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當(dāng)前現(xiàn)狀而言，檔案管理數(shù)字化工作面臨著一些問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理數(shù)字化的界限問(wèn)題

檔案中哪些內(nèi)容數(shù)字化、哪些內(nèi)容以原始的內(nèi)容保存或者二者都進(jìn)行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過(guò)鍵盤(pán)、采集卡及掃描設(shè)備將其內(nèi)容全部數(shù)字化。

2、檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

檔案信息數(shù)字化無(wú)相關(guān)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同檔案部門(mén)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過(guò)大量元數(shù)據(jù)來(lái)克服這樣不一致的問(wèn)題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案信息的高效率共享。

3、檔案數(shù)字化信息的管理問(wèn)題

工作不協(xié)調(diào)，數(shù)字化過(guò)程與對(duì)數(shù)字化信息的管理不能同步進(jìn)行，所有原始材料的數(shù)字化雖然技術(shù)上容易實(shí)現(xiàn)，但是對(duì)于較大型的檔案管理部門(mén)數(shù)字化將是漫長(zhǎng)的工作，即使完全數(shù)字化了，將會(huì)涉及大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的檢索、轉(zhuǎn)存及管理。如果相應(yīng)的檢索和驗(yàn)證管理軟件跟不上的話(huà)會(huì)使問(wèn)題復(fù)雜化，許多前期工作將會(huì)前功盡棄。

4.檔案數(shù)字化信息的安全性問(wèn)題

數(shù)字化后的電子信息安全性與可靠性問(wèn)題十分突出，如何保證數(shù)字化后的信息不被隨意訪問(wèn)、篡改、復(fù)制是一個(gè)十分復(fù)雜的問(wèn)題。要解決這樣的安全問(wèn)題，需要利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全技術(shù)，單從技術(shù)特征來(lái)說(shuō)要解決的問(wèn)題是數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，涉及的技術(shù)包括數(shù)據(jù)加密與數(shù)字水印。檔案信息是需要長(zhǎng)期保存的，這將導(dǎo)致加密密鑰的管理變的十分困難，因?yàn)槊荑€安全性不僅在于計(jì)算的復(fù)雜性，而且還在于不斷更新，而數(shù)字水印技術(shù)在一定程度上必然導(dǎo)致原始數(shù)字信息的失真，從而進(jìn)一步破壞檔案的原始憑證。

以上數(shù)字化過(guò)程中，如何平衡各個(gè)影響因素，需要我們仔細(xì)分析，事實(shí)上，以上所有問(wèn)題都是由界限不清晰帶來(lái)的，即所有檔案材料中，哪些部分?jǐn)?shù)字化、哪些內(nèi)容不數(shù)字化不是十分明確。

四、檔案管理的數(shù)字化界限劃分

如果從檔案管理的主要作用來(lái)分析，既然是用來(lái)作為憑證的，其效率要求相對(duì)來(lái)說(shuō)較低。對(duì)所要求的憑證信息在一日內(nèi)一般都能查詢(xún)確定，就目前的管理體系來(lái)說(shuō)完全能夠達(dá)到其所要求的效率。因此，數(shù)字化的作用在于提高利用效率的同時(shí)，擴(kuò)展原有檔案信息的利用價(jià)值，即除了其憑證功能外擴(kuò)展其分析價(jià)值，通過(guò)對(duì)以前檔案資料的統(tǒng)計(jì)分析及信息挖掘?yàn)闆Q策未來(lái)提供必要的支持

在實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的目錄、案卷、出借、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等基本外延信息計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，我們可以將進(jìn)一步的檔案內(nèi)容數(shù)字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程，一種是以分析應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程。對(duì)于大部分單位的檔案管理來(lái)說(shuō)，前者不具有普遍性，因此通過(guò)分析我們知道，從應(yīng)用的角度分析其所帶來(lái)的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價(jià)值的體現(xiàn)，因?yàn)槠浯鎯?chǔ)、檢索與安全維護(hù)的代價(jià)是巨大的，況且對(duì)大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用會(huì)增加檔案利用的復(fù)雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學(xué)的。

所以，以分析應(yīng)用為主的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價(jià)值的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其利用價(jià)值，通過(guò)對(duì)其以前的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從而為決策分析提供服務(wù)。在此前提下應(yīng)該建立檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、原始檔案材料三級(jí)管理與應(yīng)用模式。

1.檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是對(duì)檔案材料存在與利用信息的數(shù)字化及管理系統(tǒng)，具體數(shù)字化及管理的內(nèi)容主要包括：檔案的實(shí)物存儲(chǔ)位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統(tǒng)計(jì)信息等。

2、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)

與事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)是從多個(gè)數(shù)據(jù)源中收集的一個(gè)信息倉(cāng)儲(chǔ)，是整合的、主題導(dǎo)向的、長(zhǎng)期積累的且內(nèi)容不頻繁更換的數(shù)據(jù)集合。采用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的技術(shù)，將來(lái)源于不同檔案部門(mén)管理信息的信息資源復(fù)制集中到一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成一個(gè)資源信息中心。

由于數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)不常被修改，也不用于通常的事務(wù)處理，只是用于查詢(xún)、數(shù)據(jù)挖掘、分析，因此其一定程度的數(shù)據(jù)冗余是允許的。另外，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的特性也是符合檔案管理的基本應(yīng)用要求的。

基于數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的數(shù)據(jù)的單向流動(dòng)保證了數(shù)據(jù)的安全性，分布于各個(gè)檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)單向地轉(zhuǎn)儲(chǔ)到數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中可以在兩方面保證數(shù)據(jù)的安全性，即使從數(shù)據(jù)共享的角度來(lái)看，作為數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的用戶(hù)來(lái)說(shuō)，本質(zhì)上只有只讀權(quán)限，堵塞了數(shù)據(jù)的安全漏洞。

篇（4）

在挖掘數(shù)據(jù)過(guò)程中主要是從大型的數(shù)據(jù)庫(kù)以及數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中不斷的發(fā)現(xiàn)，同時(shí)將其潛在信息或者知識(shí)提取出來(lái)，它的基本目的是對(duì)分析人員提供一定的幫助，探索各個(gè)數(shù)據(jù)間存在的關(guān)聯(lián)性，發(fā)現(xiàn)被人們所忽略掉的要素，上述所述的信息對(duì)于趨勢(shì)與決策行為的預(yù)測(cè)是非常有利的。數(shù)據(jù)實(shí)際挖掘過(guò)程中經(jīng)常采用的方法是從數(shù)據(jù)庫(kù)事務(wù)中查找出關(guān)聯(lián)性原則。而聚類(lèi)分析方式又是數(shù)據(jù)庫(kù)挖掘中運(yùn)用最為廣泛的一項(xiàng)重要的技術(shù)手段，同時(shí)還是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的一個(gè)分支。本文首先分析了灰色聚類(lèi)挖掘算法，其次采用實(shí)例對(duì)高校院系級(jí)教學(xué)檔案管理綜合評(píng)價(jià)進(jìn)行了論述，以供參考。

1、灰色聚類(lèi)挖掘算法

這里所說(shuō)的綜合評(píng)價(jià)，實(shí)質(zhì)上指的是對(duì)諸多屬性體系結(jié)構(gòu)所描述的對(duì)象系統(tǒng)進(jìn)行全方位的評(píng)價(jià)。綜合評(píng)價(jià)的方法非常多，不過(guò)由于它們的實(shí)際出發(fā)點(diǎn)都不相同，并且處理問(wèn)題的思路也不盡相同，相互之間都存在著優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，因此，當(dāng)發(fā)生綜合評(píng)價(jià)問(wèn)題時(shí)，人們經(jīng)常不知道選擇哪一種方法比較好，對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果的可靠性也不清楚。一般情況下，在高校院系級(jí)教學(xué)檔案管理的綜合評(píng)價(jià)中，人們比較重視的是教學(xué)檔案管理具有的綜合評(píng)價(jià)等級(jí)，所以，筆者認(rèn)為，采用灰色聚類(lèi)挖掘算法較為合適。

數(shù)據(jù)挖掘處理過(guò)程中，最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是數(shù)據(jù)挖掘算法，其主要是通過(guò)灰色聚類(lèi)挖掘算法及在數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中所提取的數(shù)據(jù)進(jìn)行的，我們能夠明顯的看出該組織中存在的個(gè)體類(lèi)型，同時(shí)它還能準(zhǔn)確的判斷出一個(gè)個(gè)體在這些類(lèi)型中屬于哪一類(lèi)。灰色聚類(lèi)實(shí)質(zhì)上就是把聚類(lèi)對(duì)象對(duì)于各項(xiàng)聚類(lèi)指標(biāo)，根據(jù)幾種灰類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，從而準(zhǔn)確的判斷出這一聚類(lèi)對(duì)象具體屬于哪一類(lèi)。應(yīng)將各種需要進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的個(gè)體作為聚類(lèi)對(duì)象，將各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)作為聚類(lèi)指標(biāo)，及時(shí)有效的處理好各個(gè)個(gè)體指標(biāo)的原始數(shù)據(jù)，然后對(duì)各個(gè)灰類(lèi)區(qū)間進(jìn)一步確定，并且提出白化權(quán)函數(shù)以及白化權(quán)系數(shù)，最后一步是將個(gè)體屬于某一灰類(lèi)的灰色聚類(lèi)系數(shù)矩陣全面的計(jì)算，以此得出這一個(gè)體屬于的灰類(lèi)，從而獲取到不同樣本的實(shí)際灰類(lèi)和評(píng)價(jià)等級(jí)結(jié)果。將需要預(yù)測(cè)的樣本和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中已經(jīng)分類(lèi)的模式間進(jìn)行全面的比較，得出這兩者間的實(shí)際距離，這樣就能夠獲悉到此樣本與哪種模式相近，然后根據(jù)該模式的整體情況對(duì)其結(jié)果進(jìn)行預(yù)測(cè)，進(jìn)而獲取到待識(shí)別樣本的分類(lèi)等級(jí)。

2、高校院系級(jí)教學(xué)檔案管理綜合評(píng)價(jià)實(shí)例

結(jié)合評(píng)價(jià)的實(shí)際目的，將教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、利用、保管以及統(tǒng)計(jì)這六方面的要素作為評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。為了使得討論更加的方便，本文主要通過(guò)七個(gè)教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理情況，有機(jī)的結(jié)合了專(zhuān)家評(píng)分及自我評(píng)分，計(jì)算出平均分?jǐn)?shù)，獲取到的評(píng)分結(jié)果原始數(shù)據(jù)。

有效的處理原始數(shù)據(jù)矩陣，使其趨于標(biāo)準(zhǔn)化，然后通過(guò)灰色聚類(lèi)算法，結(jié)合Matlab程序?qū)⒆詈蟮慕Y(jié)果計(jì)算出來(lái)，具有較好綜合評(píng)價(jià)結(jié)果的是院系1、院系4以及院系5；中等水平的是院系2和院系3；綜合評(píng)價(jià)結(jié)果最差的是院系6與院系7。從最后計(jì)算出的結(jié)果中可以明顯的看出，院系1、院系4、院系5的教學(xué)檔案管理水平較好；院系2和院系3的教學(xué)檔案管理水平一般；而院系6與院系7的教學(xué)檔案管理水平是最差的。通過(guò)這樣的一種方式，能夠得出好、中、差的聚類(lèi)中心，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的分類(lèi)模式就此形成。從待評(píng)價(jià)樣本的預(yù)測(cè)方面考慮，帶預(yù)測(cè)樣本應(yīng)與數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中已經(jīng)分類(lèi)的模式進(jìn)行全面的比較，得出它們之間的距離，以判斷出此樣本與哪種模式更相近，最終獲取到待識(shí)別樣本的分類(lèi)等級(jí)。本文主要對(duì)灰色聚類(lèi)數(shù)據(jù)挖掘在高校院系級(jí)教學(xué)檔案管理綜合評(píng)價(jià)中的應(yīng)用情況進(jìn)行了一番論述，可以明顯的看出，其可以采取聚類(lèi)的方式對(duì)高校教學(xué)檔案管理進(jìn)行全面的分析，從中發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的類(lèi)型，其對(duì)于高校檔案管理具有重要的理論與指導(dǎo)意義。作為高校系級(jí)教學(xué)檔案管理人員，應(yīng)圍繞著科學(xué)評(píng)估與分析，結(jié)合實(shí)際情況，確保教學(xué)檔案管理工作具有較高的水平。

3、結(jié)論

綜上所述可知，通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案管理各項(xiàng)程序進(jìn)行加工后的教學(xué)檔案，不僅使其呈現(xiàn)出了清楚的編目、使用簡(jiǎn)便以及內(nèi)容豐富等優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，而且還將該系教學(xué)工作實(shí)際情況全面的反映了出來(lái)，我們應(yīng)全面的利用其具有的優(yōu)勢(shì)，以提高教學(xué)工作水平。只有通過(guò)這樣的方式，教學(xué)檔案的功能作用才會(huì)進(jìn)一步提高，教學(xué)檔案建設(shè)的最終目的才會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。不過(guò)，在應(yīng)用灰色聚類(lèi)挖掘評(píng)價(jià)方式時(shí)應(yīng)對(duì)三方面的事項(xiàng)加以考慮，一方面，評(píng)價(jià)的因素不能過(guò)多，不然，評(píng)價(jià)者難以對(duì)全部評(píng)價(jià)因素進(jìn)行全面的理解，最終使得所獲取的數(shù)據(jù)不具備高質(zhì)量；另一方面，參加評(píng)價(jià)的對(duì)象不能過(guò)多，不然重復(fù)的操作以及繁重的負(fù)擔(dān)將使得評(píng)價(jià)者反感行為的發(fā)生；此外，評(píng)價(jià)先導(dǎo)工作必須完善。由于筆者能力有限，本文的論述還不是很全面，希望同行們提出寶貴的意見(jiàn)或建議。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳正霞,周怡.教學(xué)評(píng)估與高校教學(xué)檔案管理[J].西北醫(yī)學(xué)教育,2007年02期

篇（5）

吉林省醫(yī)療資源豐富。醫(yī)療機(jī)構(gòu)分布也比較廣泛，有大約三十家三級(jí)甲等醫(yī)院，二級(jí)甲等醫(yī)院數(shù)量更是龐大。各醫(yī)院檢驗(yàn)科的工作強(qiáng)度很大。對(duì)于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和檔案管理方面需要更大的人力資源投入和空間利用。隨著電子信息技術(shù)的介入，檢驗(yàn)科的檔案管理模式也轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制管理的模式。傳統(tǒng)管理模式，通過(guò)手工登記、匯編成文字檔案，然后把書(shū)面檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分類(lèi)，可想而知這項(xiàng)工作的難度。隨著計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檢驗(yàn)科建立了檢驗(yàn)科信息管理系統(tǒng)（LIS），實(shí)施了條碼技術(shù)，并且在此基礎(chǔ)上建立了檢驗(yàn)科電子檔案管理模式。檢驗(yàn)科檔案管理大致分為數(shù)據(jù)檔案、倉(cāng)庫(kù)檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案和內(nèi)部資料檔案等。各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)分工明確，各盡其責(zé)。為檢驗(yàn)科的分析、備案、處理和統(tǒng)計(jì)等打好基礎(chǔ)。檢查科電子檔案管理模式的建立為科主任的科學(xué)管理決策提供了現(xiàn)代化的有利條件，并且促進(jìn)了科室的發(fā)展和進(jìn)步，使人性化的管理和科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理有機(jī)結(jié)合，提高我們的工作效率，有利于單位和個(gè)人的良好發(fā)展。

篇（6）

倉(cāng)庫(kù)是用于儲(chǔ)存物資設(shè)備的設(shè)施和機(jī)構(gòu)，是物資設(shè)備儲(chǔ)存供應(yīng)的基地。物資設(shè)備儲(chǔ)存是由其生產(chǎn)部門(mén)到使用單位的整個(gè)供應(yīng)鏈中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它既是社會(huì)物資供應(yīng)中斷時(shí)的平衡手段，也是提高管理效益的必然途徑.在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，社會(huì)物質(zhì)產(chǎn)品極大豐富，倉(cāng)庫(kù)的地位和作用顯得日益重要。而如何提高倉(cāng)庫(kù)的管理水平和質(zhì)量，更好的為煤礦生產(chǎn)服務(wù)也成為我們面臨的新問(wèn)題。

鶴煤集團(tuán)公司在2010年9月之前的管理模式是：設(shè)備、配件、材料、租賃一體化管理模式，在這種模式的運(yùn)行下，由于新設(shè)備的前期管理、材料、配件的繁瑣，使得倉(cāng)庫(kù)管理的主要職能都傾注到新設(shè)備的前期工作、配件、材料的管理中。2010年9月以后鶴煤集團(tuán)公司，對(duì)物資采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行了機(jī)構(gòu)調(diào)整，將新設(shè)備的管理以及材料配件采購(gòu)管理工作一起歸并到了物資供應(yīng)處，設(shè)備租賃管理工作單設(shè)了一個(gè)部門(mén)進(jìn)行設(shè)備的后期管理工作，機(jī)構(gòu)的調(diào)整改革，證明了集團(tuán)公司對(duì)設(shè)備租賃管理的高的重視，因此我們的各項(xiàng)管理必須迅速跟上改革的步伐。作為租賃倉(cāng)庫(kù)我們清楚地認(rèn)識(shí)設(shè)備庫(kù)管理是一項(xiàng)薄弱環(huán)節(jié)，因?yàn)閭}(cāng)儲(chǔ)管理的各項(xiàng)管理辦法、制度都是按照物資材料的特征制定的，有些很不適用設(shè)備庫(kù)管理，特別是《機(jī)電分公司物資采購(gòu)管理辦法》，與設(shè)備管理完全脫節(jié)，還有“到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳”，設(shè)備、配件、機(jī)電產(chǎn)品共用一個(gè)模式的臺(tái)帳，因此設(shè)備臺(tái)帳就很難反映出設(shè)備的真實(shí)情況。

為了盡快強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，理順工作思路，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)設(shè)備管理的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)了兄弟單位先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合本單位的工作實(shí)際，找到了影響租賃倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)管理的薄弱的關(guān)鍵因素，制定了實(shí)施方案，凝心聚力、向管理挖潛、實(shí)現(xiàn)機(jī)電設(shè)備倉(cāng)庫(kù)管理的全新突破，取得了良好的經(jīng)營(yíng)效果：

一、設(shè)備入庫(kù)管理流程

1．新設(shè)備、退租設(shè)備、代保管設(shè)備入庫(kù)前，業(yè)務(wù)科室應(yīng)開(kāi)具《新設(shè)備到貨通知單》、《退租設(shè)備到貨通知單》、《代保管設(shè)備到貨通知單》作為設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)、存放的憑證。

2．倉(cāng)庫(kù)保管員依據(jù)業(yè)務(wù)科室開(kāi)具的《新設(shè)備到貨通知單》或《退租設(shè)備到貨通知單》收貨，存放在待驗(yàn)區(qū)，及時(shí)督促業(yè)務(wù)人員對(duì)入庫(kù)新設(shè)備或退租設(shè)備進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收；依據(jù)業(yè)務(wù)科室開(kāi)具的《代保管設(shè)備到貨通知單》收貨，存放在代保管區(qū)域。

3．新設(shè)備、退租設(shè)備到倉(cāng)庫(kù)后，設(shè)備保管員要記錄好到貨日期、到貨時(shí)新設(shè)備的狀態(tài)（包括外包裝箱是否有傾斜、倒反、碰撞現(xiàn)象）、退租設(shè)備完好情況。

二、設(shè)備驗(yàn)收管理流程

（一）新設(shè)備的驗(yàn)收

設(shè)備到貨應(yīng)及時(shí)進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收。設(shè)備保管員與公司設(shè)備驗(yàn)收人員共同對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。

1.數(shù)量驗(yàn)收(包括生產(chǎn)廠商、設(shè)備型號(hào)和購(gòu)置臺(tái)件)、資料驗(yàn)收(包括隨機(jī)技術(shù)資料、四證一標(biāo)志)、質(zhì)量驗(yàn)收(包括產(chǎn)品外觀)。

2.開(kāi)箱時(shí)，設(shè)備保管員對(duì)設(shè)備進(jìn)行數(shù)量方面的驗(yàn)收，要對(duì)設(shè)備的型號(hào)、機(jī)號(hào)、每個(gè)附件等進(jìn)行清點(diǎn)，并按照《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》要求認(rèn)真填寫(xiě)，再與裝箱單和到貨通知單核對(duì)。驗(yàn)收時(shí)要結(jié)合到貨通知單內(nèi)容和裝箱單等進(jìn)行驗(yàn)收，要查驗(yàn)主機(jī)及列入煤安標(biāo)志配套范圍附機(jī)的煤安標(biāo)志證書(shū)及標(biāo)識(shí)，要認(rèn)真核對(duì)煤安標(biāo)志證書(shū)與銘牌上的供貨廠家、設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)規(guī)格、煤安標(biāo)志證號(hào)是否一致，所有煤安標(biāo)識(shí)是否齊全，并在驗(yàn)收記錄欄認(rèn)真填寫(xiě)驗(yàn)收設(shè)備的煤安標(biāo)志證書(shū)號(hào)。如發(fā)現(xiàn)有不同之處，應(yīng)在《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

3.完成開(kāi)箱后由設(shè)備保管員與公司設(shè)備驗(yàn)收人員共同在《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》簽字確認(rèn)。并將《設(shè)備點(diǎn)件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單》編號(hào)填寫(xiě)在《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》。

4.設(shè)備保管員對(duì)煤安設(shè)備要單獨(dú)建立煤安臺(tái)帳。證件不全的設(shè)備不予辦理入庫(kù)手續(xù)，未經(jīng)辦理入庫(kù)手續(xù)的設(shè)備一律作待檢設(shè)備處理放在待檢區(qū)域內(nèi)，經(jīng)檢驗(yàn)不合格的設(shè)備一律退回廠家，暫存退貨區(qū)域，同時(shí)必須在短期內(nèi)通知經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)處理，需退貨時(shí)保管員要做好記錄，并按照《設(shè)備退貨登記臺(tái)帳》要求認(rèn)真填寫(xiě)。

（二） 退租設(shè)備的驗(yàn)收

1．退租設(shè)備到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，由使用單位、租賃庫(kù)保管員、設(shè)備使用管理科人員三方對(duì)退租設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)。

2．查看退租設(shè)備狀況、部件缺損程度。

3．查看退租設(shè)備相關(guān)資料是否齊全。

4．完成驗(yàn)收后，驗(yàn)收人員在《機(jī)電設(shè)備退庫(kù)交接驗(yàn)收單》上簽字。

（三） 代保管設(shè)備的驗(yàn)收

1．代保管設(shè)備到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，由使用單位、租賃庫(kù)保管員、設(shè)備使用管理科人員三方對(duì)代保管設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收存放。

2．設(shè)備保管員依據(jù)業(yè)務(wù)科室開(kāi)具的《代保管設(shè)備到貨通知單》，對(duì)照實(shí)物進(jìn)行登記，完成登記后由代保管單位簽字與業(yè)務(wù)科人員共同在《代保管設(shè)備存、發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。并將《代保管設(shè)備到貨通知單》編號(hào)填寫(xiě)在《代保管設(shè)備存、發(fā)放登記表》上。

三、庫(kù)存管理流程

（一）煤安管理

1.符合煤安條件的設(shè)備入庫(kù)后，要按其性能與定制管理區(qū)域分類(lèi)保管保養(yǎng)，保管員要妥善保管在設(shè)備主機(jī)、銘牌、包裝或說(shuō)明書(shū)上印制的煤安標(biāo)識(shí)。

2.保管員要專(zhuān)門(mén)建立煤安設(shè)備臺(tái)帳，臺(tái)帳上注明入庫(kù)設(shè)備的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、煤安標(biāo)志及證書(shū)編號(hào)、入出庫(kù)時(shí)間及發(fā)放單位，保證賬、卡、物相符。庫(kù)存設(shè)備要做到產(chǎn)品上的標(biāo)識(shí)與證書(shū) 、編碼及臺(tái)賬相一致。

3．對(duì)于證件不全的設(shè)備要向有關(guān)部門(mén)進(jìn)行反映，禁止發(fā)放證件不全的設(shè)備。

（二）保管保養(yǎng)

1．入庫(kù)設(shè)備如有腐蝕必須強(qiáng)制保養(yǎng)方可入庫(kù)，庫(kù)內(nèi)設(shè)備如有腐蝕要及時(shí)除銹上油做好保養(yǎng)。

2．庫(kù)存設(shè)備必須定期檢查，每月不少于一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，若是刮風(fēng)、下雨、下雪天，對(duì)于露天存放的設(shè)備要及時(shí)清理帆布蓬上積雪積水；對(duì)于露雨庫(kù)房，要檢查庫(kù)內(nèi)設(shè)備是否被雨水侵蝕。做好防范，及時(shí)清理庫(kù)內(nèi)積水，做到：庫(kù)內(nèi)設(shè)備要勤清點(diǎn)、勤保養(yǎng)、勤整理。

3．定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生，做到清潔無(wú)雜物，庫(kù)容整潔,嚴(yán)格按照《定置管理》要求規(guī)整庫(kù)房。

（三）設(shè)備盤(pán)點(diǎn)

1．每半年進(jìn)行全面清查盤(pán)點(diǎn)。

2．由設(shè)備保管員通知設(shè)備使用管理科共同盤(pán)點(diǎn)、設(shè)備保管人員按照庫(kù)房設(shè)備實(shí)物，進(jìn)行清點(diǎn)登記，通過(guò)對(duì)照賬本與設(shè)備使用管理科賬目進(jìn)行清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)缺少、轉(zhuǎn)移、借出、維修等要在盤(pán)點(diǎn)表上做出記錄，雙方簽字確認(rèn)。

3．對(duì)轉(zhuǎn)移設(shè)備辦理調(diào)撥手續(xù)；對(duì)借出設(shè)備要求被借方提供借條，并負(fù)責(zé)追回；對(duì)缺少設(shè)備整理清單上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

4．盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，寫(xiě)出盤(pán)點(diǎn)分析。

四、設(shè)備出庫(kù)流程：

1.嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)具的設(shè)備出庫(kù)單、代保管設(shè)備出庫(kù)單發(fā)放，堅(jiān)決杜絕無(wú)單發(fā)放設(shè)備。

2．確因廠礦生產(chǎn)急需，可經(jīng)設(shè)備使用管理科、機(jī)電倉(cāng)庫(kù)同意后，由領(lǐng)用單位經(jīng)辦人寫(xiě)條，設(shè)備使用管理科科長(zhǎng)簽字蓋章，方可先發(fā)料后補(bǔ)手續(xù)，并在三天內(nèi)補(bǔ)齊手續(xù)。

3．發(fā)放設(shè)備時(shí)要核對(duì)隨機(jī)輔件所示數(shù)量、規(guī)格、名稱(chēng)是否與實(shí)物相符，隨機(jī)技術(shù)資料、四證一標(biāo)志是否齊全，要按照《設(shè)備出庫(kù)（移交）登記臺(tái)帳》認(rèn)真填寫(xiě)，并要求領(lǐng)用單位簽字認(rèn)可，屬生產(chǎn)急需領(lǐng)用設(shè)備要在背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

五、設(shè)備檔案管理流程

1．凡入庫(kù)的設(shè)備，在其入庫(kù)、到出庫(kù)全部過(guò)程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、以及隨機(jī)材料均屬設(shè)備檔案。

2．設(shè)備保管員兼任設(shè)備檔案管理員，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。做好各種資料的登記及統(tǒng)計(jì)工作。

3．每臺(tái)設(shè)備建立一套對(duì)應(yīng)的文檔，設(shè)備文件材料，必須用鋼筆書(shū)寫(xiě)，嚴(yán)禁用圓珠筆、水彩筆。要求字跡工整，圖樣清晰。

篇（7）

中圖分類(lèi)號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-0568(2012)08-0130-02

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，各學(xué)校的校園網(wǎng)不斷增加新的管理系統(tǒng)，各部門(mén)累積的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)越來(lái)越多，為了更好地利用這些數(shù)據(jù)為學(xué)校的管理提供決策依據(jù)，我們引入數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)構(gòu)建一個(gè)適合中職學(xué)校發(fā)展的綜合事務(wù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)。

1　構(gòu)建中職學(xué)校綜合事務(wù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)的目標(biāo)。①優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部管理控制，如人力資源管理、教學(xué)質(zhì)量管理、教學(xué)資源管理、日常行政管理、圖書(shū)檔案管理等；②為學(xué)校決策者提供各種輔助決策信息，如招生分配發(fā)展趨勢(shì)分析、專(zhuān)業(yè)及課程開(kāi)設(shè)合理性分析、教學(xué)質(zhì)量及教科研能力的評(píng)估分析、人力資源的需求分析、學(xué)校教學(xué)資源成本分析等。

2　學(xué)校綜合事務(wù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，如圖1。

3　學(xué)校綜合事務(wù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)，如圖2。

4　數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的設(shè)計(jì)過(guò)程。①選取待建模的事實(shí)：對(duì)學(xué)生有成績(jī)、畢業(yè)分配、招生數(shù)、檔案管理等；對(duì)教師有教科研情況、所教課程、工作量、日?？己饲闆r等；對(duì)教學(xué)資源有分類(lèi)、保管、使用等；②選取粒度：對(duì)于管理，該粒度是基本的，在事實(shí)表中是數(shù)據(jù)的原子級(jí)。如時(shí)間維可按日、周、學(xué)期、學(xué)年統(tǒng)計(jì)，學(xué)生維可從性別、年齡、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)等來(lái)統(tǒng)計(jì)，教師維可從性別、年齡、專(zhuān)業(yè)、職稱(chēng)、授課科目等來(lái)統(tǒng)計(jì)；⑧選取用于每個(gè)事實(shí)表記錄的維：維是事實(shí)信息的屬性，典型的維是時(shí)間、學(xué)生、教師、教學(xué)資源、事務(wù)類(lèi)型和狀態(tài)等。包括學(xué)生的基本信息、專(zhuān)業(yè)、年級(jí)，教師的基本信息、教研室、專(zhuān)業(yè)、課程類(lèi)別，教學(xué)資源的基本信息等。它們一般變化不大，數(shù)量也相對(duì)較小；④選取事實(shí)表中每條記錄的度量：典型的度量是可加的數(shù)值量。

篇（8）

二、電子會(huì)計(jì)檔案解析

（一）為何會(huì)產(chǎn)生電子會(huì)計(jì)檔案

千百年來(lái)會(huì)計(jì)都是使用紙筆記賬，但隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，這一情況發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以說(shuō)是迄今為止最為有力的會(huì)計(jì)核算工具，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用又為財(cái)務(wù)工作提供了更為高效快捷的手段?，F(xiàn)如今，無(wú)論是大型集團(tuán)，還是小微企業(yè)，無(wú)論是財(cái)務(wù)核算，還是納稅申報(bào)，都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，很難想象如果脫離開(kāi)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，我們?nèi)绾螌⒇?cái)務(wù)工作進(jìn)行下去。

紙張作為會(huì)計(jì)核算信息的載體，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，正在逐步喪失主導(dǎo)地位。經(jīng)過(guò)二十余年的發(fā)展，現(xiàn)如今大中型企業(yè)普遍使用ERP軟件來(lái)滿(mǎn)足日常管理需要，小型企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)也基本實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化。這些新手段的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)時(shí)時(shí)刻刻都在產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，也就生成了大量的電子會(huì)計(jì)檔案。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案必然性

白紙黑色的紙質(zhì)檔案，看得見(jiàn)、摸得著、存得住，長(zhǎng)期以來(lái)都是會(huì)計(jì)檔案保存的不二選擇。但隨著企業(yè)大量電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案已顯得有些力不從心，畢竟要把所有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)打印、裝訂、歸檔，是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，如果是大型集團(tuán)企業(yè)的話(huà)，則是一項(xiàng)龐大的工程，幾乎是不可能完成的任務(wù)。

因此，電子會(huì)計(jì)檔案是隨著會(huì)計(jì)核算方式的變革而產(chǎn)生的，是將信息化手段應(yīng)用于財(cái)務(wù)工作后的必然結(jié)果。

（三）保存電子會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵

雖然電子會(huì)計(jì)檔案是一種全新的檔案形式，但其仍然屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，日常工作中我們需要按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定：?jiǎn)挝豢梢岳糜?jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案；當(dāng)滿(mǎn)足特定條件時(shí)，單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料及從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

現(xiàn)代會(huì)計(jì)核算主要依托于目前廣泛使用的ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)既是會(huì)計(jì)核算的手段，同時(shí)也是電子會(huì)計(jì)檔案的保存工具。由于ERP系統(tǒng)具備功能多樣性，因此能否做好ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及維護(hù)工作，將成為電子會(huì)計(jì)檔案能否有效保管的關(guān)鍵所在。

三、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的條件

（一）實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的軟件條件

由于ERP系統(tǒng)本身能夠儲(chǔ)存絕大多數(shù)的會(huì)計(jì)核算信息，因此ERP軟件是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化必要的軟件之一。

早期的電子會(huì)計(jì)檔案是以會(huì)計(jì)電算化形式出現(xiàn)的。模擬手工賬務(wù)處理是早期會(huì)計(jì)軟件的主要特點(diǎn)，它簡(jiǎn)化了轉(zhuǎn)賬、過(guò)賬、記賬、報(bào)表等環(huán)節(jié)的操作，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性錄入，從而減少了重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)也降低了出錯(cuò)的可能，大大提高了工作效率，可以說(shuō)是會(huì)計(jì)核算方式革命性的突破。隨著會(huì)計(jì)電算化逐步成熟和普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)始向產(chǎn)供銷(xiāo)等領(lǐng)域擴(kuò)展，最終替代了手工傳票，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息的傳遞和共享，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化，ERP系統(tǒng)也就此誕生。因此，ERP系統(tǒng)是具有雙重功能，既是廣大財(cái)務(wù)人員日常使用的核算軟件，也是存儲(chǔ)核算結(jié)果、保存會(huì)計(jì)檔案的“倉(cāng)庫(kù)”。

數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的另一個(gè)必要條件。ERP系統(tǒng)將核算的結(jié)果保存在數(shù)據(jù)庫(kù)之中，數(shù)據(jù)庫(kù)軟件將這些數(shù)據(jù)作為一個(gè)個(gè)的獨(dú)立元素保存下來(lái)，因此可以說(shuō)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件就是電子會(huì)計(jì)檔案的最終“歸宿”。

ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的兩個(gè)必要條件，二者相互依存，缺一不可。如果把數(shù)據(jù)庫(kù)軟件比喻成存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案的“倉(cāng)庫(kù)”，那么ERP軟件就是連接這個(gè)倉(cāng)庫(kù)的“傳送帶”，它將核算結(jié)果傳送到倉(cāng)庫(kù)里，又從倉(cāng)庫(kù)里將數(shù)據(jù)取出并翻譯成可讀的會(huì)計(jì)語(yǔ)言呈獻(xiàn)給信息使用者。

（二）實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的硬件基礎(chǔ)

要想實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的保存，除了ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)等軟件條件外，還需要具備一定的硬件基礎(chǔ)，主要包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、帶庫(kù)等運(yùn)算存儲(chǔ)設(shè)備，同時(shí)也包括交換機(jī)、路由器、VPN等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。

計(jì)算機(jī)是每個(gè)財(cái)務(wù)人員所必需的，日常操作大多在算機(jī)上完成。對(duì)于使用網(wǎng)絡(luò)ERP軟件的企業(yè)來(lái)說(shuō)，服務(wù)器也是必需的設(shè)備，由于服務(wù)器具有大容量存儲(chǔ)和較好的安全系數(shù)，因此ERP軟件的數(shù)據(jù)端和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件都安裝在服務(wù)器上。大型集團(tuán)企業(yè)往往會(huì)產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)，需要更大的存儲(chǔ)空間和更高的安全等級(jí)，同時(shí)還要滿(mǎn)足異地備份和高可用的需要，僅使用服務(wù)器遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿(mǎn)足使用要求，因此還需要增加存儲(chǔ)設(shè)備、磁帶機(jī)、虛擬帶庫(kù)等設(shè)備。

（三）安全至上原則

電子會(huì)計(jì)檔案屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，在安全性方面除了需要滿(mǎn)足防止丟失、毀損、篡改等基本要求，同時(shí)還要根據(jù)“電子化”這個(gè)特點(diǎn)，采取針對(duì)性的措施來(lái)滿(mǎn)足電子會(huì)計(jì)檔案的安全要求。誠(chéng)然會(huì)計(jì)檔案電子化能夠?yàn)槠髽I(yè)財(cái)務(wù)工作帶來(lái)很多益處，但它的安全性仍是很多企業(yè)不得不面對(duì)和思考的問(wèn)題。

同保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要有安全可靠的倉(cāng)庫(kù)一樣，電子會(huì)計(jì)檔案也需要有一個(gè)安全且足夠大的地方來(lái)保存。對(duì)于擁有局域網(wǎng)的單位來(lái)說(shuō)，在局域網(wǎng)內(nèi)架設(shè)服務(wù)器和存儲(chǔ)是安全和成本比較均衡的方案，能夠防范絕大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)并且成本可控，也是目前大多數(shù)企業(yè)采取的方法。如果單位距離比較分散，無(wú)法使用局域網(wǎng)互聯(lián)，也可以使用公有云技術(shù)來(lái)完成電子會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存，目前國(guó)內(nèi)許多IT公司都能提供云服務(wù)技術(shù)，如百度云、阿里云、360云盤(pán)等。由于有強(qiáng)大的技術(shù)支持，知名IT公司提供的云服務(wù)在安全方面是比較有保障的，遠(yuǎn)高于企業(yè)自行組建的遠(yuǎn)程存儲(chǔ)方案，而且一旦出現(xiàn)系統(tǒng)受損的情況，云服務(wù)的供應(yīng)商也更有可能將受損的數(shù)據(jù)恢復(fù)。

電子會(huì)計(jì)檔案的保管同樣應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足不相容會(huì)計(jì)崗位的要求，即出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管的崗位。電子會(huì)計(jì)檔案一般都儲(chǔ)存在服務(wù)器中，財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱，大大提高了查閱效率，但同時(shí)也為篡改會(huì)計(jì)檔案留下了隱患，任何人都有可能“神不知，鬼不覺(jué)”地將電子會(huì)計(jì)檔案變更或刪除。因此，需要對(duì)使用電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，實(shí)行按需分配，并且在會(huì)計(jì)崗位調(diào)整時(shí)同步調(diào)整系統(tǒng)的權(quán)限。對(duì)ERP等系統(tǒng)的使用進(jìn)行行為審計(jì)，使用審計(jì)軟件對(duì)系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和記錄，有效保障電子會(huì)計(jì)檔案的使用安全。

四、利用好電子會(huì)計(jì)檔案，不要讓數(shù)據(jù)沉睡

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歸檔后再次查閱的機(jī)會(huì)比較少，如無(wú)特殊事項(xiàng)，這些紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案會(huì)一直“沉睡”直到銷(xiāo)毀，其中的數(shù)據(jù)也得不到挖掘整理。所以說(shuō)紙質(zhì)檔案的作用比較單一，僅僅起到了備查的作用，并不能為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。

電子會(huì)計(jì)檔案則不然，由于電子會(huì)計(jì)檔案檢索查閱十分方便，所以它是非常好的企業(yè)財(cái)務(wù)分析的數(shù)據(jù)來(lái)源。如果將電子會(huì)計(jì)檔案與數(shù)據(jù)分析軟件相結(jié)合，則能夠構(gòu)建出企業(yè)數(shù)據(jù)模型，如實(shí)的反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，并在此基礎(chǔ)上更好地謀劃發(fā)展方向。因此，電子會(huì)計(jì)檔案不能僅僅停留在備查層面，而是要更多的 “激活”其內(nèi)在的數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)更好的為企業(yè)服務(wù)，這才是電子會(huì)計(jì)檔案所體現(xiàn)出的最大價(jià)值。

五、按需定制符合自身?xiàng)l件的電子會(huì)計(jì)檔案方案

電子會(huì)計(jì)檔案具備諸多優(yōu)點(diǎn)，是未來(lái)會(huì)計(jì)檔案保管的重要形式之一，預(yù)計(jì)今后會(huì)有越來(lái)越多的企業(yè)選擇將會(huì)計(jì)檔案電子化。但要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化，并非一朝一夕之功，需要進(jìn)行大量的工作，投入大量的資源，無(wú)論是人力、物力、財(cái)力，還是時(shí)間成本，都不是普通企業(yè)能夠承受的。

構(gòu)建完整的電子會(huì)計(jì)檔案體系，需要合適的軟件以及與之配套的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)硬件，同時(shí)為了維持全套系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)還需要消耗額外的電能，另外也需要配備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員。隨著軟件系統(tǒng)升級(jí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展及設(shè)備逐步老化淘汰等原因，企業(yè)為了保存電子會(huì)計(jì)檔案仍需要大量的資金支出。由此可見(jiàn)，并非所有企業(yè)都能夠承受會(huì)計(jì)檔案電子化所帶來(lái)的成本壓力，這就要求企業(yè)要根據(jù)自身的需求和能力來(lái)選擇會(huì)計(jì)檔案電子化的程度。

大型集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)量大、種類(lèi)繁多，分支機(jī)構(gòu)可能分散在不同地點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的整理歸集難度較大，同時(shí)大型集團(tuán)企業(yè)能夠提供足夠的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間來(lái)支持電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)，滿(mǎn)足運(yùn)行所需的資金支持。因此，大型集團(tuán)企業(yè)比較適合全面的會(huì)計(jì)檔案電子化，雖然需要投入較大的成本，但從節(jié)省紙質(zhì)檔案成本和檔案保管便利性方面考慮，還是電子會(huì)計(jì)檔案更具性?xún)r(jià)比。

篇（9）

嚴(yán)格依照國(guó)有資產(chǎn)清查文件完成自查、賬物核對(duì)、現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)、數(shù)據(jù)校核等清查工作，運(yùn)用實(shí)地調(diào)查、電話(huà)訪談、檔案查詢(xún)、個(gè)案面談等方法，在全面獲得了固定資產(chǎn)真實(shí)、完整信息的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了資產(chǎn)檔案管理存在的不少問(wèn)題。

（一）部分固定資產(chǎn)無(wú)檔可查。據(jù)調(diào)查，不少單位對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行校核時(shí)查不到相關(guān)檔案，對(duì)賬上有的、清查時(shí)沒(méi)有的資產(chǎn)無(wú)法進(jìn)行追根溯源；零星檔案也是分散在會(huì)計(jì)和文書(shū)檔案中，很難查到資產(chǎn)流向等信息。對(duì)賬上沒(méi)有的、清查時(shí)有的資產(chǎn)，也難以確認(rèn)資產(chǎn)來(lái)源、金額、使用情況等，有的僅憑相關(guān)人員的口述進(jìn)行界定，主觀性較強(qiáng)。

（二）部分固定資產(chǎn)檔案不完整、不規(guī)范，利用率低。固定資產(chǎn)登記上賬時(shí)較為粗略、模糊，類(lèi)別細(xì)分不夠科學(xué)，致使檔案資料參考價(jià)值降低。比如，臺(tái)桌類(lèi)、桌椅類(lèi)資產(chǎn)數(shù)量較為龐大、分類(lèi)細(xì)碎，原始材料上沒(méi)登記資產(chǎn)規(guī)格、型號(hào)、尺寸、保管人、使用部門(mén)等關(guān)鍵信息，致使部分固定資產(chǎn)無(wú)法進(jìn)行深入清查。尤其是飲水機(jī)、屏風(fēng)等耗損性強(qiáng)，價(jià)值較小、移動(dòng)方便的資產(chǎn)更易去向不明；部分電子類(lèi)固定資產(chǎn)（譬如：刻錄機(jī)、辦公設(shè)備零部件）更新?lián)Q代快，如不能按規(guī)定及時(shí)處置，故時(shí)間一長(zhǎng)，不明去向，此項(xiàng)資產(chǎn)的檔案資料無(wú)法補(bǔ)充。

（三）固定資產(chǎn)檔案管理缺乏動(dòng)態(tài)性，資產(chǎn)檔案出現(xiàn)斷層。部分固定資產(chǎn)使用時(shí)間跨度較長(zhǎng)（譬如：攝像機(jī)，使用年限6年），使用頻率高（譬如：安全、檢查、監(jiān)視、報(bào)警設(shè)備等資產(chǎn)）、使用部門(mén)和使用人流動(dòng)性較大（譬如：臺(tái)式計(jì)算機(jī)），對(duì)其使用、借還等情況搜集的工作量較大，若未能進(jìn)行及時(shí)跟蹤管理，致使相關(guān)檔案出現(xiàn)空白。

二、固定資產(chǎn)檔案管理問(wèn)題分析

固定資產(chǎn)檔案管理既涉及到資產(chǎn)，又關(guān)系到檔案，是復(fù)合型工作，如果相關(guān)負(fù)責(zé)人不具備較為復(fù)合的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能，就難以對(duì)該部分檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，不易對(duì)一些不規(guī)范的資產(chǎn)材料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺和重新整理。

一是資產(chǎn)管理者檔案管理意識(shí)相對(duì)欠缺。資產(chǎn)管理者不懂檔案相關(guān)知識(shí)，在管理過(guò)程中容易漏掉重要文件材料。譬如：資產(chǎn)保管人認(rèn)為只要是資產(chǎn)一股腦放進(jìn)倉(cāng)庫(kù)里就行，進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)的登記不科學(xué)，甚至不登記直接入庫(kù)，這樣就無(wú)法形成原始材料。資產(chǎn)管理者不能及時(shí)根據(jù)資產(chǎn)生命周期與資產(chǎn)申購(gòu)部門(mén)、資產(chǎn)使用人、各部門(mén)進(jìn)行溝通交流，致使資產(chǎn)賬目登記不全、登記錯(cuò)誤等情況出現(xiàn)。

二是檔案管理者不了解資產(chǎn)管理流程，難以鑒別或補(bǔ)全材料。資產(chǎn)管理員常常把資產(chǎn)資料送到檔案管理員手里，因不了解資產(chǎn)管理等相關(guān)情況，往往資產(chǎn)管理員送來(lái)的算數(shù)，無(wú)法進(jìn)行材料鑒別，不利于檔案資料的完整齊全。

三是資產(chǎn)檔案相關(guān)制度不健全。多數(shù)單位進(jìn)行資產(chǎn)管理是依據(jù)省級(jí)部門(mén)的資產(chǎn)制度，有的雖然制定了本單位的資產(chǎn)管理規(guī)定，但絲毫沒(méi)提資產(chǎn)檔案管理或只是幾句帶過(guò)。相關(guān)部門(mén)或人員保密工作不到位，尤其是檔案管理不善的單位，因無(wú)依據(jù)可查，資產(chǎn)流失率增加。

三、強(qiáng)化固定資產(chǎn)檔案管理，提高歸檔質(zhì)量

因固定資產(chǎn)涉及辦公用房、居住用房、車(chē)輛、專(zhuān)用設(shè)備等廣泛范圍，且使用年限較長(zhǎng)，固定資產(chǎn)檔案管理也相對(duì)復(fù)雜，管理難度比較大。

圍繞資產(chǎn)生命周期，把資產(chǎn)管理文件從生成到永久保存或銷(xiāo)毀看作一個(gè)系統(tǒng)，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在檔案管理的“前端”即文件的形成前便進(jìn)行干預(yù)和控制，對(duì)中端即“處理、鑒定、整理、編目等等具體管理活動(dòng)及末端文件保存或銷(xiāo)毀“產(chǎn)生積極影響，提升檔案工作的效率，提高檔案管理質(zhì)量。

（一）完善固定資產(chǎn)管理等相關(guān)制度，促進(jìn)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范、科學(xué)。固定資產(chǎn)管理與檔案管理相輔相成，相互促進(jìn)。一是根據(jù)國(guó)家、省級(jí)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理政策，結(jié)合資產(chǎn)管理與清查中的新情況、新問(wèn)題，建立健全固定資產(chǎn)管理規(guī)定，及時(shí)制定或修訂適合本單位實(shí)際、便于操作的固定資產(chǎn)管理細(xì)則，使固定資產(chǎn)管理有章可循，利于形成可靠的資產(chǎn)資料。二是建立健全固定資產(chǎn)檔案管理制度，確定資產(chǎn)檔案的歸檔范圍和保管期限表等內(nèi)容，確保收集過(guò)程有章可循；嚴(yán)格執(zhí)行歸檔材料收集標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)細(xì)致地收集，按照各類(lèi)檔案的分類(lèi)原則和方法進(jìn)行分類(lèi)整理。及時(shí)整理不符合要求的材料，補(bǔ)充必要材料，確保歸檔內(nèi)容的完整與規(guī)范。建立檔案收件簿，規(guī)范材料裝訂，以便日后查閱，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

（二）重視檔案收集和價(jià)值鑒別工作。檔案收集是檔案管理各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，鑒別是保證檔案材料歸檔質(zhì)量的重要手段。實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理，在資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收、入賬時(shí)做到卡片信息正確、清晰、齊全、規(guī)范。嚴(yán)格依據(jù)資產(chǎn)流動(dòng)的實(shí)際，對(duì)資產(chǎn)賬目進(jìn)行更新、完善，把借用單、轉(zhuǎn)移單、故障維修記錄、調(diào)撥單、登記入庫(kù)單、資產(chǎn)清查盈虧表、報(bào)廢審批單、核對(duì)單、處置單等信息作為重要檔案資料加以保存確保資產(chǎn)檔案的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。對(duì)收集起來(lái)的檔案進(jìn)行真?zhèn)魏蛢r(jià)值鑒定，對(duì)檔案材料范圍、完整性、真實(shí)性進(jìn)行鑒別，對(duì)材料形成手續(xù)進(jìn)行審查，對(duì)鑒別后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及時(shí)進(jìn)行處理。尤其是資產(chǎn)清查等重點(diǎn)工作的材料搜集整理工作，作為重要的檔案資料。對(duì)賬上沒(méi)有、清查時(shí)出現(xiàn)的資產(chǎn)另外登記造冊(cè)，每條資產(chǎn)數(shù)據(jù)登記完整齊全。將那些原始記錄性強(qiáng)、查考價(jià)值高、文書(shū)處理程序完畢的文件“檔案化”，要確保文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期有效性并且能夠證明，使文件可以作為證據(jù)和作為檔案保存。

篇（10）

??????? 一個(gè)員工，只有不斷的改進(jìn)自我，才會(huì)進(jìn)步，才能走上更高的崗位！

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轉(zhuǎn)眼間，我已進(jìn)入紅豆半年多，自己覺(jué)得進(jìn)步了不少，很多事情自己都可以獨(dú)擋一面，而且有了比較成熟的思路，在此我對(duì)公司所有同仁表示由衷的謝意。

07年6月9日我正式成為公司的一員，從踏入紅豆的那一刻起，就被紅豆文化與精神及至震撼，發(fā)誓：要做一個(gè)合格的紅豆人。經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)實(shí)習(xí)和南辦短暫培訓(xùn)，我被派往石家莊做駐外會(huì)計(jì)；一晃就是六個(gè)多月，經(jīng)過(guò)六個(gè)多月的磨礪，企業(yè)精神“誠(chéng)信務(wù)實(shí)創(chuàng)新?tīng)?zhēng)先”已深深扎根于我心中，在公司領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)與指引下，在廣大同事的積極支持與配合下，我做了一些工作?，F(xiàn)07年底，對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)下，懇請(qǐng)大家批評(píng)指正。

駐外會(huì)計(jì)時(shí)是雙重領(lǐng)導(dǎo)，受公司財(cái)務(wù)科與HOdO營(yíng)運(yùn)部的雙重領(lǐng)導(dǎo)，因此工作首先要符合公司制定的《關(guān)于辦事處會(huì)計(jì)的規(guī)定》等文件規(guī)定，第二，要協(xié)助業(yè)務(wù)做好辦事處的運(yùn)營(yíng)。

我從以下幾個(gè)方面總結(jié)下。

一工作成績(jī)

（一）辦事處制度方面

由于我HOdO內(nèi)衣?tīng)I(yíng)銷(xiāo)公司設(shè)置辦事處的歷史不長(zhǎng)，辦事處的內(nèi)部管理還處于起步摸索階段，還未形成標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程或自己的內(nèi)部管理及外部監(jiān)控體系，根據(jù)以往我的一些工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)石家莊辦事處（簡(jiǎn)稱(chēng)石辦）進(jìn)行了一些制度建設(shè)及實(shí)施，如下：

1建立了石辦檔案管理制度，形成了價(jià)格檔案、促銷(xiāo)檔案、合同檔案、報(bào)表檔案等。文件的整理及歸檔，有利于日后的查找及公司監(jiān)督，更利于辦事處環(huán)境的美化。

2形成了石辦帳務(wù)登記流程及報(bào)表登記規(guī)則。有利于新手上路及辦事處財(cái)務(wù)統(tǒng)一，當(dāng)辦事處有很多商場(chǎng)專(zhuān)柜時(shí)，方便于財(cái)務(wù)管理。

3石辦倉(cāng)庫(kù)制度的制定，有利于明確工作責(zé)任和工作流程。

4為了合理有效辦事處空間，實(shí)行倉(cāng)位制度，即每個(gè)貨號(hào)的不同規(guī)格都有自己準(zhǔn)確的倉(cāng)庫(kù)位置，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)不得隨意放貨。

5根據(jù)數(shù)月的摸索及總結(jié)，形成了《HOdO內(nèi)衣?tīng)I(yíng)銷(xiāo)公司辦事處工作手冊(cè)》草案，并于07年9月12日提交公司，在此我感謝領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

6由于服裝的偶爾斷碼，以及不同商場(chǎng)暢銷(xiāo)商品的不同，我辦事處采用內(nèi)部調(diào)撥制度。制度內(nèi)容：新百不好銷(xiāo)的而東購(gòu)暢銷(xiāo)，新百調(diào)貨至東購(gòu)，反之東購(gòu)調(diào)貨至新百。

（二）日常工作方面

2對(duì)于營(yíng)業(yè)員培訓(xùn)費(fèi)，工裝等費(fèi)用，要求其工作滿(mǎn)半年以上者才予報(bào)銷(xiāo)，并每次報(bào)銷(xiāo)金額的一定百分比，有效控制營(yíng)業(yè)員的流動(dòng)性及提高其向心力。

3當(dāng)天的事情必須當(dāng)天完成。比如：我今天送的貨，我必須第一時(shí)間送到；今天要發(fā)生的業(yè)務(wù)，我必須今天進(jìn)行登記；等。

4每天晚上必須寫(xiě)第二天的工作計(jì)劃和備忘錄，確保第二天的事及時(shí)完成，絕不給自己拖延的借口。

6對(duì)倉(cāng)庫(kù)及時(shí)進(jìn)行整理，建立了即時(shí)庫(kù)存報(bào)表。

（三）報(bào)表統(tǒng)計(jì)方面

由于我辦事處配備了電腦，我辦事處正在努力實(shí)行“無(wú)紙化辦公”

1建立了東購(gòu)、新百日?qǐng)?bào)表銷(xiāo)售數(shù)據(jù)庫(kù)。

2運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表功能，根據(jù)一周銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總辦事處周報(bào)表。

3建立了東購(gòu)、新百、辦事處收發(fā)明細(xì)帳文件夾。

4根據(jù)以上月末電腦做辦事處月報(bào)表。

5報(bào)表的作用更好的服務(wù)于銷(xiāo)售及下年的銷(xiāo)售預(yù)測(cè)。我與業(yè)務(wù)經(jīng)常性的溝通，對(duì)報(bào)表及某時(shí)間段的銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)及時(shí)統(tǒng)計(jì)。

（四）銷(xiāo)售方面

新品執(zhí)行價(jià)的制定；促銷(xiāo)活動(dòng)的申請(qǐng)、價(jià)格的調(diào)整，道具的使用等整個(gè)流程都比較熟悉，形成了自己的一些看法。這方面，我非常感謝石辦業(yè)務(wù)：翁生。

（五）安全方面

我辦事處禁止抽煙；離開(kāi)辦事處時(shí)，做到電器關(guān)掉，門(mén)窗鎖好。

二目前存在的問(wèn)題及解決辦法

（一）辦事處的空間問(wèn)題

我石辦一室一廳的房子，辦公室、臥室、倉(cāng)庫(kù)三合一，除了廚衛(wèi)、陽(yáng)臺(tái)，可用空間比較小。冬季是旺季，貨品厚而大，占用空間比較多。每次公司到貨都要騰地方盤(pán)貨；每次往商場(chǎng)配貨都要一盒一盒地拿到倉(cāng)庫(kù)外面，效率比較低；目前雖然我辦實(shí)行規(guī)格倉(cāng)位制度，找貨很方便，但盤(pán)點(diǎn)時(shí)比較麻煩。

目前我石辦只有兩個(gè)商場(chǎng)，倉(cāng)庫(kù)勉強(qiáng)夠用；但以后我石辦不止兩個(gè)，會(huì)更多，需要再租個(gè)倉(cāng)庫(kù)。這樣，規(guī)格倉(cāng)位制度能更好的實(shí)施；貨號(hào)期初就可以備足，化解斷碼風(fēng)險(xiǎn)，提高銷(xiāo)售。

（二）營(yíng)業(yè)員的工資問(wèn)題。

營(yíng)業(yè)員的工資構(gòu)成比較單一，如果加入考核工資，對(duì)其積極性及認(rèn)真性將會(huì)有很大提高。辦法：建立營(yíng)業(yè)員積分考核制度。

（三）商場(chǎng)營(yíng)業(yè)員內(nèi)購(gòu)價(jià)問(wèn)題。

由于公司沒(méi)有針對(duì)營(yíng)業(yè)員的內(nèi)購(gòu)價(jià)制度，而營(yíng)業(yè)員又屬于我公司員工，對(duì)營(yíng)業(yè)員的凝聚向心性不夠。建議：在商場(chǎng)零售價(jià)的基礎(chǔ)上統(tǒng)一折扣；或者在出廠價(jià)基礎(chǔ)上上浮一定的比例。