序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇教學檔案論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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1.1數(shù)量龐大。首先，成教從某種意義上說是對普通全日制教育的一種完善和補充，在于擴大教育機會，提高國民素質(zhì)，實施終身教育。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，對人的素質(zhì)的要求提高了，很多學員在完成正規(guī)的、普通教育之后，仍需要繼續(xù)接受教育以提高素質(zhì)及能力，直至終生；其次，有部分學員為了文憑學歷、晉升職務(wù)、評定職稱等；再次，成人高校擴招政策的陸續(xù)出臺，辦學方式的多元化、辦學模式的市場化，也是成教學生增長一個重要原因。

1.2來源分散。不同普通教育，成教為社會組織、全民參加。成教學歷有四種主要形式，分別是成人高考（學習形式有脫產(chǎn)、函授、夜大）、高等教育自學考試（自考）、廣播電視大學（電大現(xiàn)代遠程開放教育）和遠程教育（網(wǎng)絡(luò)教育）。成人高校多辦學點并存的辦學模式，使得學生來源和分布分散，使學生學籍檔案形成的時間規(guī)律性不強，來源不一，導致學籍資料的產(chǎn)生和形成比較分散。

1.3異動頻繁。成教招生對象主要是已經(jīng)走上工作、生產(chǎn)崗位人員，對他們所不具備的履行崗位職責所必需的文化知識、專業(yè)技術(shù)和實際能力的教育。成教學生大多數(shù)容易受家庭、工作、社會等因素的影響，容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)點、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、退學等異動情況，具有極強的不穩(wěn)定性，故學籍流動性特別大，學籍異動頻繁等特點，更加凸顯學籍檔案管理工作的重要性和復雜性。

2成教學生檔案管理存在的問題

成人高校聯(lián)合辦學點多，學生數(shù)量大且來源分散，特別是異動頻繁待特點，給管理工作帶來一系列的問題，目前管理人員素質(zhì)跟不上時展的要求，對教學點管理不夠規(guī)范，管理手段基于過去，管理效益、效率低，主要表現(xiàn)在：

2.1檔案管理人員素質(zhì)不高。目前成教檔案管理人員結(jié)構(gòu)失調(diào)，具備高學歷的少，具備檔案專業(yè)背景的少，掌握全面的檔案理論的少。檔案管理中普遍存在因循守舊、滿于現(xiàn)狀，管理水平低下，缺乏創(chuàng)新意識等通病。缺少既掌握現(xiàn)代管理思想，具備堅實檔案專業(yè)理論基礎(chǔ)和高超專業(yè)技能，又掌握計算機基本知識，并能將二者有機結(jié)合起來的復合型人才。

2.2管理不夠規(guī)范。成人高校因校外多教學點并存，往往存在管理不夠規(guī)范的現(xiàn)象。管理思想難以統(tǒng)一，成一種無形的隔閡，工作難以形成默契。雖然高校建立健全檔案管理制度，例如：《成教檔案管理辦法》、《文件材料的收集與歸檔辦法》、《檔案保管制度》等，但管理制度能夠在每個教學點真正執(zhí)行的不多。一些檔案管理工作流程在教學點能真正全面運用的不多。

2.3管理手段滯后。存在許多成人高校檔案管理依然停留在起步階段，使用傳統(tǒng)的人工管理，管理方式落后，或采用單機版進行計算機輔助管理，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，數(shù)據(jù)的完整性和一致性差，數(shù)字化程度低，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，工作效率低?；蚴遣捎没趩我坏腃/S（客戶端/服務(wù)器）模式，應(yīng)用較小的局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與其它用戶交互能力差、可擴展性差，不容易進行系統(tǒng)升級，維護困難等。

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二、編寫原則

參照上述上崗教材中容易出現(xiàn)的問題，我們認為，上崗教材的編寫應(yīng)遵循如下原則：

（一）簡約而不簡單上崗教材應(yīng)更多地突出實用性，與實際工作相結(jié)合，減少理論部分的編寫，縮小涉獵范圍，突出檔案如何整理、如何組卷這些重點，做到教材內(nèi)容簡約而不簡單。

（二）章節(jié)有效銜接不重復狹義的檔案工作包含收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管與保護、利用六個環(huán)節(jié)。而按檔案的內(nèi)容來看，又通常將其分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專門檔案”。同時，還包括近年來逐漸興起的“聲像檔案”、“電子檔案”。這些內(nèi)容大多相互交叉。所以在教材編寫時，我們要合理安排體系框架，設(shè)定好章節(jié)先后次序，不要出現(xiàn)重復編寫、交叉編寫、邏輯不清等問題。如遇到不同檔案類型的公共性問題，可單設(shè)章節(jié)統(tǒng)一講授。

（三）章節(jié)名稱明確且合理一個章節(jié)的名稱要能涵蓋本章內(nèi)容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在編寫“文書檔案管理”和“科技檔案管理”前，介紹“文書文件”和“科技文件”的知識是必要的，且“文書文件”和“科技文件”檔案人員有機會能夠接觸到，故在此章節(jié)編寫中，加入“文書文件”和“科技文件”的基礎(chǔ)知識部分會更好，其名稱也可定為“文書文件與文書檔案管理”、“科技文件與科技檔案管理”，而不應(yīng)是“文書檔案管理”或“科技檔案管理”。相反，就“會計檔案”和“人事檔案”而言，由于“會計文件”和“人事文件”檔案人員幾乎不接觸，故教材章節(jié)不用將其列入，標題則可直接定為“會計檔案管理”“、人事檔案管理”。

（四）針對性選取檔案門類就教材而言，檔案門類顯然不能全部涉及，要挑選普遍的檔案類型編寫。例如，僅就專門檔案來說，其內(nèi)容包含有會計檔案、人事檔案、商標檔案、訴訟檔案等。因此，應(yīng)挑選“會計檔案”、“人事檔案”，或本地區(qū)、本系統(tǒng)常見的檔案類型編入其中，有重點、有針對性地構(gòu)建教材體系。

（五）合理組成教材體系第一，從整體到局部。比如，第一部分設(shè)定為綜合概述，有利于學員宏觀把握檔案行業(yè)的基本常識，為之后三個部分打好基礎(chǔ)。第二，邏輯明確。比如，將第二部分、第三部分分為“紙質(zhì)檔案管理”和“非紙質(zhì)檔案管理”，從邏輯上合理涵蓋了全部的檔案類別。其中，在“紙質(zhì)檔案管理”章節(jié)，按檔案內(nèi)容的標準，再次進行劃分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專業(yè)檔案”，這種劃分在檔案分類上也是符合邏輯的。第三，分和有序。比如，“會計檔案”、“人事檔案”、“電子檔案”、“聲像檔案”都有自身的特殊性，故這四個門類的檔案管理章節(jié)一次性編寫收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管與保護、利用六個環(huán)節(jié)內(nèi)容。相反，“文書檔案”和“科技檔案”在收集、整理、鑒定環(huán)節(jié)各有特色，故在教材中分別編寫，而在統(tǒng)計、保管與保護、利用環(huán)節(jié)有較強的共通性，故在教材中作整合編寫，以此避免重復。

三、檔案專業(yè)在職上崗教材的體系組成

根據(jù)上述五個基本原則，筆者認為，一本檔案專業(yè)在職教育上崗教材的體系應(yīng)由如下方面組成：

（一）第一部分的內(nèi)容組成教材體系第一部分稱之為“綜合概述”，由“第一章：檔案概述”和“第二章：檔案工作概述”組成。其中，在第一章里，教材應(yīng)基本涵蓋檔案的基本概念、特點、種類與劃分依據(jù)、價值與性質(zhì)等內(nèi)容；在第二章里，教材應(yīng)基本涵蓋檔案工作的構(gòu)成、內(nèi)容、特點、性質(zhì)、基本原則、注意事項、相關(guān)專業(yè)術(shù)語、廣義和狹義之分，以及檔案法等內(nèi)容。需要注意的是，由于在職教材偏重于實操性的特點，第一部分作為綜合概論，不要過多涉及檔案的理論內(nèi)容，如“檔案”一詞的詞源解釋、從古至今的檔案發(fā)展史等內(nèi)容。

（二）第二部分的內(nèi)容組成教材體系第二部分稱之為“紙質(zhì)檔案管理”，由“第三章：文書文件與文書檔案管理”、“第四章：科技文件與科技檔案管理”，以及“第五章：專門檔案管理”組成。具體為：在第三章里，教材應(yīng)細化為三個小節(jié)。首先是“文書文件基礎(chǔ)知識”，即涵蓋檔案前期（處于文件階段時）的相關(guān)內(nèi)容；其次，依照文件級、案卷級的整理方法分別劃分為“以件為單位的檔案管理”、“以卷為單位的檔案管理”，并涵蓋其收集、整理、鑒定等內(nèi)容，而“保管與保護”、“統(tǒng)計與利用”環(huán)節(jié)，由于其與科技檔案有共通性，故放在第四部分特別講授。在第四章里，教材應(yīng)分為“科技文件基礎(chǔ)知識”、“科技檔案管理”兩節(jié)內(nèi)容。其中，由于前者不是檔案人員的主要工作，向?qū)W員簡單介紹為主；后者為檔案人員的主要工作，故應(yīng)作詳細講授，內(nèi)容涵蓋收集、整理、鑒定等內(nèi)容，“保管與保護”、“統(tǒng)計與利用”環(huán)節(jié)，與文書檔案在第四部分同講。在第五章里，教材應(yīng)選取專門檔案中常用的兩個門類開設(shè)章節(jié)，即“會計檔案管理”、“人事檔案管理”，與第三章、第四章不同的是，由于專門檔案各門類間共通性不大，故本章一次性講授收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管與保護、利用六個環(huán)節(jié)內(nèi)容。其中，由于“人事檔案”不屬于檔案部門直接的業(yè)務(wù)內(nèi)容，故可以作適當說明或簡要介紹。

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2地方高校教學檔案信息化建設(shè)存在的問題

目前，我國部分高校教學檔案信息化管理發(fā)展得比較成熟。如上海交通大學建立了數(shù)字檔案業(yè)務(wù)工作平臺；南京大學的“南大之星”管理系統(tǒng)等的開發(fā)和運行，已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開發(fā)和利用。有關(guān)資料顯示，截止到2008年，全國地方所屬所管院校1797所，在全國1908所普通高校中占94.2％，地方高校已經(jīng)成為我國高等教育體系的重要組成部分。因此，地方高校的教學檔案信息化建設(shè)事關(guān)我國高等教育現(xiàn)代化建設(shè)全局。不少地方高校根據(jù)自身發(fā)展實際，積極致力于教學檔案信息化管理，以增強校園信息化服務(wù)能力，但是相當一部分地方高校由于所處區(qū)域的經(jīng)濟發(fā)展水平、自身發(fā)展歷史和經(jīng)費劃撥等因素，在教學檔案的信息化建設(shè)中存在很多問題。

2.1教學檔案信息化管理意識較弱

從主觀上講，在信息時代的大背景下，各高校從領(lǐng)導到教師、學生都感受到信息化給學習和工作帶來的高效和便捷，但對教學檔案信息化沒有給予相應(yīng)的重視，只有在應(yīng)付各級檢查、教學評估、學校史館籌備等工作節(jié)點上才會有所感覺，而這些工作完成后，所謂的“重視”也隨之結(jié)束。從客觀上講，目前財政撥款在高校收入中的比例逐年下降，而且下降的幅度很大，加之地方高校的農(nóng)村學生比較多，學生欠費現(xiàn)象嚴重，加劇了地方高校的經(jīng)費困難。這種現(xiàn)象在經(jīng)濟落后地區(qū)尤為嚴重。而教育部評估方案對各層次高校的辦學條件均采用相同的指標，使得地方高校更關(guān)注于學科建設(shè)和辦學層次的提升，關(guān)注于教學一線人、財、物的投入，注重教學設(shè)施、教學條件等軟硬件的數(shù)量和質(zhì)量的改善，而對教學過程和管理中產(chǎn)生的相關(guān)資料的管理關(guān)注不夠。加之教學檔案信息化是基礎(chǔ)性管理服務(wù)工作，很難產(chǎn)生直接而明顯的效益，因此，地方高校教學檔案信息化建設(shè)未能得到相應(yīng)發(fā)展。

2.2缺乏檔案管理的專門技術(shù)人才

教學檔案既具有所有檔案的一般屬性，又具有其自身形成的規(guī)律和特點，教學檔案內(nèi)容廣泛、量大樣多，而且分散管理與集中管理并存，使得教學檔案既有相對獨立性，又有歸檔復雜性。教學檔案的收集整理是依據(jù)教學日歷、教學年度和學制周期進行的，教學檔案管理工作需要具有檔案管理專業(yè)知識和熟悉教學過程的人員來擔任。通過調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)大部分地方高校教學檔案的管理人員大多為行政人員、教學秘書或新來教師兼任，沒有檔案管理的專門技術(shù)人才。隨著地方高校辦學規(guī)模的不斷擴大，教學改革的進一步深入，師生數(shù)量的增加，產(chǎn)生的教學檔案數(shù)量劇增，相應(yīng)的，檔案管理人員數(shù)量明顯不足，而兼職人員本身的日常管理工作繁忙，在教學檔案管理上投入的精力與時間十分有限，難以抽出時間學習檔案管理知識或參加檔案管理培訓，使得教學檔案管理呈現(xiàn)隨意性，在較大程度上影響了教學檔案管理的規(guī)范化和信息化。

2.3標準化與規(guī)范化的實現(xiàn)難度較大

盡管部分地方高校在檔案信息化建設(shè)方面取得一些進展，但整體來講，當前地方高校教學檔案信息化管理的建設(shè)基本還處于起步階段，相應(yīng)的管理手段和管理理念相對滯后。首先應(yīng)實現(xiàn)電子檔案標準規(guī)范化，這不僅是教學檔案信息化的基礎(chǔ)，更是教學檔案信息資源共享的前提，否則就不能有效整合各相關(guān)部門的教學檔案信息資源，信息化的管理水平就難以提高，導致很多寶貴的資源流失，制約教學檔案信息化建設(shè)的進程。因此，在高校教學檔案信息化管理中，會遇到一些紙質(zhì)檔案管理所不存在的諸如電子文檔標準化、規(guī)范化等技術(shù)問題，這些問題需要我們進一步研究解決。

2.4信息網(wǎng)絡(luò)安全保障措施不健全

教學檔案信息化建設(shè)目的是為了實現(xiàn)教學檔案資源共享，將教學檔案在網(wǎng)絡(luò)上進行傳輸，所面臨的安全問題、保密問題顯得尤為重要。但是，很多地方高校在校園網(wǎng)和外網(wǎng)之間沒有采取相應(yīng)的信息安全措施及隔離措施，在檔案信息查詢時存在嚴重的安全隱患。安全保護措施不當會使教學檔案信息系統(tǒng)很容易受到病毒攻擊，導致電子文檔資源破壞和檔案數(shù)據(jù)丟失等不良后果。

3加快地方高校教學檔案信息化建設(shè)的對策

3.1提高對于教學檔案信息化的認識

目前，造成地方高校教學檔案信息化水平總體偏低的原因，主要是很多高校對檔案工作的重視不夠，經(jīng)費上投入少。校領(lǐng)導應(yīng)樹立全局觀念，認識到教學檔案工作是學校中心工作的有機組成部分，要加強宣傳，以提高教職工的教學檔案意識，使廣大教師和檔案管理人員充分認識到教學檔案信息化在提高教學水平、加強教學管理質(zhì)量中的重要作用，快速提高教學檔案的利用效率，充分發(fā)揮教學檔案對學校的教學、科研、管理等方面的積極的推動作用。因此，學校應(yīng)在教學檔案信息化建設(shè)上加大人力、物力、財力的投入，把教學檔案信息化建設(shè)引入良性發(fā)展的軌道。

3.2做好教學檔案管理隊伍的建設(shè)和穩(wěn)定工作

教學檔案信息化建設(shè)亟須高素質(zhì)的教學檔案管理隊伍作保障，地方高校要積極采取有效措施，做好教學檔案管理隊伍的建設(shè)和穩(wěn)定工作。教學檔案信息化管理對檔案人員提出了前所未有的挑戰(zhàn)，他們不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要具備相關(guān)的現(xiàn)代化業(yè)務(wù)技能。建議在二級院系層面聘任專職的教學檔案信息管理技術(shù)人員，同時對現(xiàn)有的教學檔案管理人員進行相關(guān)培訓，也就是說，可以選派人員去教學檔案管理較好的院?；蛳冗M檔案館進修學習，同時也可以邀請檔案界學者專家來校講座，使檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能快速提升，適應(yīng)教學檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3加強標準化與規(guī)范化建設(shè)

地方高校要進行教學檔案信息化建設(shè)，就必須實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理，要建立健全管理制度，形成一套職責明確、程序嚴謹?shù)墓ぷ鳈C制。要根據(jù)教學檔案特點，進行分類及歸檔范圍的明確劃分，按照集中統(tǒng)一管理的原則，將教學文件材料集中起來進行統(tǒng)一管理，做到教學檔案邊形成、邊收集。要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和教學教務(wù)管理系統(tǒng)，將諸如教學日歷、教學大綱、期中教學檢查報告、畢業(yè)設(shè)計任務(wù)書等日常教學中形成的教學檔案材料，由教師整理完成后通過網(wǎng)上提交，以各系部的教研室為單位匯總，最終由教學管理人員下載收集、分類、存檔，并及時查詢各位教師的完成情況。要利用教務(wù)綜合管理系統(tǒng)來管理教學計劃、教學課表及學生的學籍和成績等檔案信息，提高工作效率，保證教學檔案的準確性與全面性，促進高校教學檔案收集工作標準化、規(guī)范化。

3.4注重安全保障

教學檔案信息的基礎(chǔ)要求是做好安全防范。首先，要對教學檔案的電子文檔進行安全保護，例如，可以建立異地安全保管體系來確保電子檔案的安全。其次，增強密碼驗證方式，采用加密存儲、回收站功能、IP限制、精確化權(quán)限管理等完整的防護體系,以確保資源能夠安全儲存和訪問。再次，建立電子文檔和紙質(zhì)文檔“雙收檔制”，保障教學檔案的安全性和真實性。要實行局域網(wǎng)與外網(wǎng)的物理隔離和密鑰管理，采用防火墻、安全等技術(shù)防止外部攻擊，做到信息安全存放，防止內(nèi)部成員泄露。此外，通過建立跟蹤登錄管理體制，為每一個電子文件建立文件處理檔案，形成電子文件登錄信息，非公開的檔案信息不允許上外網(wǎng)，已公開的檔案目錄查詢服務(wù)要認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。通過CRC編碼，檢查文件是否在傳輸過程中有損壞，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運轉(zhuǎn)。

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一、優(yōu)化新建本科院校教學檔案管理的意義

教學是高校教育的核心內(nèi)容，教學檔案是衡量高校教學質(zhì)量、學術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。教學檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。

(一)教學檔案是教學工作的真實記錄和參考依據(jù)

教學檔案是高校教學業(yè)務(wù)部門在教學管理、教學實踐、教育研究活動等各個環(huán)節(jié)中形成的具有保存價值的教學文檔資料，它是高校教學活動的直接的原始記錄，如教師的業(yè)務(wù)材料包括學生各科成績分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學活動實踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學實習錄像等，這些以影像為表現(xiàn)形式并輔以簡要文字說明的歷史記錄，具有紀實性、直觀性、典型性等特點，是教育教學活動中有力的輔助手段，在學校檔案工作中占據(jù)重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細、真實地反映了高校的教學歷史全貌[1]。通過抽調(diào)審閱教學檔案如教師教案、實驗報告、科研論文、畢業(yè)設(shè)計(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學工作的基本情況，同時還可作為教學管理考核的基本參照依據(jù)。

(二)教學檔案是進行教學科研的前提和基礎(chǔ)

教學工作離不開教學檔案。教學檔案是歷史的真實記錄，可以客觀地反映學校每個院系的實際教學水平。對歷年學生的測試成績及教師教學檢查的分析，可以看出教學水平的提高與否;對歷年試題的檢查，學生違紀情況分析，能直觀地反映出教學管理水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應(yīng)增強教學工作中的檔案意識，引起教師和教輔人員的高度重視，以此來促進教學管理，提高教學水平。

(三)教學檔案有助于推動教師隊伍建設(shè)

教師業(yè)務(wù)檔案是教學檔案的重要組成部分。隨著素質(zhì)教育的不斷推進，教育質(zhì)量的不斷提高，以及教師職稱評定工作的進行，教師業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮的作用也越來越大。它在個體上，反映了教師的業(yè)務(wù)能力、學術(shù)水平和工作業(yè)績;在整體上，體現(xiàn)了學校的師資素質(zhì)、隊伍結(jié)構(gòu)和辦學水平。因此，認真搞好教師業(yè)務(wù)檔案的建立、保管和利用工作，將推動學校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建設(shè)。教師業(yè)務(wù)檔案中客觀真實地記載著學歷、考核成績、業(yè)務(wù)水平，使校領(lǐng)導對教師的綜合評價有了可信的參考依據(jù)，這樣就能公正有序地進行教師的職稱評定、工資晉級、人事調(diào)整等相關(guān)事宜，進而對教師的切身利益進行決策，并有效激勵每位教師的事業(yè)心、進取心，提高教師群體的穩(wěn)定性，激發(fā)教師隊伍的創(chuàng)造力。

二、新建本科院校教學檔案管理存在的問題

目前新建本科院校檔案館雖然已購置了計算機、打印機等設(shè)備，基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索等主要服務(wù)功能的計算機管理，但檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還任重道遠，多數(shù)新建本科院校的教學檔案不全、不實，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著諸多問題。

(一)檔案規(guī)章制度滯后，管理體制陳舊

一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統(tǒng)，本身已有準確的定位。新建本科院校雖然學校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數(shù)新建本科院校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由文書人員兼任。雖然多數(shù)新建本科院校制定了教學檔案規(guī)章制度，但有些規(guī)章制度沒有及時修改和補充，已無法滿足新形勢的需要。同時，這些新建本科院校的檔案室又面臨著新情況、新挑戰(zhàn)，需執(zhí)行本科院校的新規(guī)定，檔案工作的開展處于尷尬的兩難境地。

(二)檔案管理不規(guī)范，多缺漏、遺失現(xiàn)象

教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規(guī)范和科學的管理方法。教學檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運轉(zhuǎn)過程，應(yīng)當依據(jù)檔案法規(guī)和標準實施科學化的管理。由于高校教學檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當部分教學檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現(xiàn)象。而已有的檔案也存在著許多問題，諸如：歸檔不及時、分類不規(guī)范或者收集不完整等，其共性特征表現(xiàn)為：重收存，輕整理;重共性材料，輕個性材料;多頭歸檔，重復設(shè)檔。這些現(xiàn)象嚴重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力，造成了不必要的人力、物力和財力浪費。

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0引言

文書與檔案是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強的專業(yè)技術(shù)性和操作性?，F(xiàn)代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會上相關(guān)職業(yè)崗位群對秘書人才知識和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學內(nèi)容上要著力從學科體系建構(gòu)、理論知識完整向注重實用、知識精講、側(cè)重實務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學習，重點培養(yǎng)學生建構(gòu)系統(tǒng)的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內(nèi)容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。

1轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系

傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現(xiàn)理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學觀念。要堅持“學用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養(yǎng)實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識的講授前提下，加大實踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計專業(yè)培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識學習后的集中實習周或?qū)嵙曉拢到y(tǒng)訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實際工作奠定扎實的基礎(chǔ)。

2積極探索研究，改革教學方法

文書工作與檔案管理的課程設(shè)計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結(jié)合起來，融傳授知識、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：

2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對本科教材或檔案專業(yè)教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環(huán)節(jié)和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現(xiàn)象，根據(jù)社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識的發(fā)展前沿，結(jié)合新時期新形勢下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發(fā)展而逐步被認識和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。

2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規(guī)律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學，在適當?shù)臅r機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場進行實習，實現(xiàn)理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應(yīng)的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內(nèi)容和所需課時，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。

2.3探索新型教學方法

2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應(yīng)用能力。:

2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經(jīng)驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現(xiàn)代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學過程中，根據(jù)教學重點教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場景，模擬現(xiàn)實生活中的工作環(huán)境，使學生在模擬中體會知識，培養(yǎng)學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設(shè)置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發(fā)學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。

2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見?！边@是人們認識客觀事物的一條規(guī)律。運用實物演示教學，正是從這一認識規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時候，可以結(jié)合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。

2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎(chǔ)上，組織學生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時也可以學習現(xiàn)代數(shù)字化、科學化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計算機技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進作用。

3加強“雙師型”教師隊伍建設(shè)

受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養(yǎng)和知識應(yīng)用；師資隊伍建設(shè)和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學改革發(fā)展的必然要求。首先要加強宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學校領(lǐng)導的觀念，使他們充分認識到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學習中去。對于從高校畢業(yè)直接進入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業(yè)實踐，在實踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實踐和機會；對于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經(jīng)驗、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質(zhì)量的有效方法之一。

將先進的教學改革理念有機地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發(fā)展，教學改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學改革之路必定會越走越寬。

參考文獻：

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[2]張小玲.“雙師型”文秘教師隊伍的建設(shè)[J].秘書雜志.2005（12）.11-14.

篇（6）

專業(yè)教學檔案作為一種特殊的檔案，不同于一般的人事檔案、城建檔案、組織發(fā)展檔案、民生檔案等等，具有自身諸多的特點。高職院校專業(yè)教學檔案專業(yè)性非常強，主要體現(xiàn)在高職院校涉及到很多學科的專業(yè)知識；高職院校專業(yè)教學檔案教育性很強，因為其直接涉及到諸多具體的教學內(nèi)容與教學效果；高職院校專業(yè)教學檔案實用性很強，因為專業(yè)教學檔案直接關(guān)于實用學科的一些檔案資料。這些都是高職院校在推專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)要好好把握的方面。

2、高職院校專業(yè)教學檔案的功能

高職院校專業(yè)教學檔案主要服務(wù)教學而存在，彰顯了其較強的教學功能與教育功能；同時，專業(yè)教學檔案也是一個反映和儲備教學相關(guān)資料的知識信息寶庫，能夠很好為教師進行專業(yè)教育的研究反思與相關(guān)專業(yè)發(fā)展的研究服務(wù)，具有很強的研究價值。作為學校的重要檔案之一，高職院校專業(yè)教學檔案能夠很好促進學校檔案事業(yè)的發(fā)展，其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和國際化發(fā)展的大趨勢。

二、當前高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)面臨的問題及其成因

盡管專業(yè)教學檔案具有諸多的作用和功能，但是由于各個層面的原因，我國高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)在價值取向與理念、模式與方式的選擇、內(nèi)容與范圍的覆蓋、功能的拓展和發(fā)揮、管理人員的素質(zhì)等方面均存在很多不適應(yīng)信息化發(fā)展的方面，非常需要高職院校及時有效應(yīng)對和切實處理。

1、當前高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)面臨的問題。關(guān)于這方面主要體現(xiàn)體現(xiàn)以下幾個方面：從理念與價值取向問題上看，高職院校對專業(yè)教學檔案信息化發(fā)展的重要性沒有形成共識，國際化和信息化理念明顯不強。從內(nèi)容和范疇視角看，高職院校在開展專業(yè)教學檔案信息化時，對專業(yè)相關(guān)的基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)準備不夠，涉及到的專業(yè)范圍有待拓展。從模式與方式視角看，高職院校在開展專業(yè)教學檔案信息化時，沒有充分利用好網(wǎng)絡(luò)平臺，沒有整合好專業(yè)教學檔案的信息化模式與傳統(tǒng)模式的整合融合和創(chuàng)新發(fā)展。從功能的拓展視角看，高職院校在開展專業(yè)教學檔案信息化時，涉及到專業(yè)教學檔案開發(fā)利用不多，在某種程度上很缺位，彰顯了專業(yè)教學檔案信息化的功能開發(fā)不夠。從管理人員的素質(zhì)與組織機構(gòu)上看，高職院校在開展專業(yè)教學檔案信息化工作時，管理專業(yè)教學檔案人員的素質(zhì)不高，而且檔案意識不強，一般都是教學秘書附帶在做；沒有成立專門的檔案管理機構(gòu)，更不要說相應(yīng)的專業(yè)教學檔案信息化的機制和體制建設(shè)。

2、引發(fā)高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)問題的成因造成我國高職院校專業(yè)教學檔案信息建設(shè)存在各種問題的因素，來自學校層面、師生層面和管理人員等層面。一是學校層面的重視力度不夠，這主要體現(xiàn)在高職院校投放到專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)工作的人力、物力和財力明顯不足，導致了專業(yè)教學檔案管理人員缺乏、管理設(shè)施設(shè)備陳舊落后。二是受到學校本身信息化建設(shè)的影響，主要體現(xiàn)在高職院校開展學校層面的信息化建設(shè)工作的力度不大，一種放眼全球和面向世界的態(tài)勢還沒有真正形成，這就嚴重影響了專業(yè)教學檔案借鑒國際高校專業(yè)教學檔案及其信息化建設(shè)的成功做法。三是教師和學生對專業(yè)教學檔案信息化的利用和開發(fā)不夠，主要體現(xiàn)在高職院校師生專業(yè)教學檔案意識不強，沒有認識到教學檔案與教學工作、學生專業(yè)學習成長的互動關(guān)系，導致專業(yè)教學檔案的信息化建設(shè)的精神支撐和內(nèi)在驅(qū)動力不足。

三、提升高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)水平的對策

針對高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)過程存在的問題，我們應(yīng)該積極借鑒和吸收國外大學專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗教訓，構(gòu)建國際化和科學化為主的價值取向和理念，緊跟高校教育發(fā)展的需要，不斷拓展和更新專業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，整合好專業(yè)檔案傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代信息化模式的關(guān)系，充分調(diào)動專業(yè)教學檔案信息化的功能和作用，大力提升專業(yè)教學檔案管理員檔案學和專業(yè)學科的知識與視野，注重提升其檔案信息化管理的水平和能力。

1、努力構(gòu)建信息化與國際化為主的價值取向與理念，推動高職院校專業(yè)教學檔案信息化工作科學發(fā)展。這就要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)工作時要從人才培養(yǎng)模式視角下，不斷拓展豐富自己的建設(shè)理念，不斷規(guī)范自己的價值取向。一是堅持質(zhì)量理念，要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)工作時，務(wù)必要重視專業(yè)教學檔案信息化過程各個環(huán)節(jié)做到質(zhì)量第一。二是堅持科學化和人性話的理念，要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)工作時，務(wù)必要遵循高職院校的教學規(guī)律、學生學習規(guī)律和檔案信息化發(fā)展的規(guī)律，將專業(yè)教學檔案信息化發(fā)展納入科學化和軌道；同時注重根據(jù)教師和學生的需求，不斷調(diào)整專業(yè)教學檔案的發(fā)展內(nèi)容和范圍，力求服務(wù)于學校師生的成長發(fā)展。三是堅持國際化與標準化的理念，要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)工作時，務(wù)必要積極借鑒國外發(fā)達國家高校的專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗和成功做法，努力與國際接軌，力求標準化發(fā)展。

2、與時俱進拓展專業(yè)教學檔案覆蓋的范圍與內(nèi)容，不斷提升高職院校專業(yè)教學檔案信息化的覆蓋面和惠及面。這就要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)工作時，要根據(jù)高職院校本身發(fā)展的需要，根據(jù)教師和學生的需要，不斷延伸專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)的覆蓋范圍，從而健全高職院校專業(yè)檔案信息化發(fā)展的內(nèi)容體系，力爭囊括整個教學系統(tǒng)的各個方面和各個環(huán)節(jié)。

3、努力整合創(chuàng)新專業(yè)教學檔案的信息化模式與方式，提升高職院校專業(yè)教學檔案信息化發(fā)展的實效性和時效性。這就要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)工作時，要積極利用網(wǎng)絡(luò)平臺，大力推進專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)模式；同時也要不斷更新傳統(tǒng)教學檔案管理模式，力促兩者形成整合互動的發(fā)展態(tài)勢，形成高職院校專業(yè)教學檔案信息化發(fā)展的合力。

4、不斷拓展專業(yè)教學檔案信息化的功能，努力增強高職院校專業(yè)教學檔案信息化的發(fā)展空間和平臺。這就要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設(shè)工作時，要通過各種方式，不斷宣傳專業(yè)教學檔案信息化的功能，讓之努力服務(wù)于高校。

篇（7）

一、會計循環(huán)與檔案管理流程

通常情況下，企業(yè)以一年作為一個會計周期，以日常交易為基礎(chǔ)，以記帳憑證為依據(jù)，對財物的進出進行分類登記，全面連續(xù)系統(tǒng)地記錄各項交易。因此，會計信息處理是一個周而復始、循環(huán)往復的過程，這個過程叫做會計循環(huán)。它通常包括以下幾個環(huán)節(jié)：

(一)開設(shè)帳戶：根據(jù)企業(yè)歷史交易情況開設(shè)總分類帳戶，設(shè)置會計科目。

(二)會計分錄：根據(jù)會計憑證在分錄簿中序時記錄交易項目，并編制科目匯總表。

(三)過帳：將分錄簿記錄的內(nèi)容過到相應(yīng)的總分類帳戶中。

(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗分類帳戶中各項借方余額與貸方余額是否相等。

(五)編制財務(wù)報表：通過編制財務(wù)報表說明本會計年度內(nèi)會計主體的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動。

會計循環(huán)的具體圖示

與會計循環(huán)類似，高校教學擋案的收集整理、歸檔、統(tǒng)計、分析等工作環(huán)節(jié)也是一個連續(xù)的動態(tài)管理過程，前后繼起，環(huán)環(huán)相扣。與此同時，對教學檔案的交接流轉(zhuǎn)也必須如會計帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現(xiàn)象的發(fā)生。但和會計循環(huán)不同的是，它通常以一個學期為管理周期。因此，我們有必要根據(jù)教學常規(guī)工作先編制目錄索引，建立目錄與數(shù)字代碼之間的對應(yīng)關(guān)系，同時記錄每個目錄項下資料的存放，交接和流轉(zhuǎn)情況。然后開設(shè)總分類目錄，根據(jù)總分類目錄，設(shè)置文件盒。依據(jù)內(nèi)容需要，建立統(tǒng)一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據(jù)要求將收集的教學文件分類歸檔，以實行標準化的集成管理模式。其具體操作圖示

二、會計科目與檔案目錄

會計科目是對會計對象的具體內(nèi)容進行分類核算的標志或項目。會計對象包含資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、收入、費用、利潤等要素。為了對會計對象的具體內(nèi)容進行會計核算和監(jiān)督，就需要根據(jù)其各自不同的特點，分門別類地確定項目。由于會計要素反映的經(jīng)濟內(nèi)容有很大不同，在經(jīng)營管理中當然也會有不同的要求，在會計核算中不僅要按照各會計要素的不同特點，還應(yīng)該根據(jù)經(jīng)濟管理的要求進行分類別、分項目的核算。

(一)目錄設(shè)置必須結(jié)合教學主體的特點。即根據(jù)教學主體的需要，本著全面反映教學活動的全過程及結(jié)果的目的來確定應(yīng)該設(shè)置哪些檔案目錄。

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二、培養(yǎng)師資不同為了使培養(yǎng)手段更好地發(fā)揮作用

培養(yǎng)師資的選擇就成為要仔細斟酌的一個問題。這就好比說，培養(yǎng)“建筑工程師”的人，其本身一定也是“建筑工程師”；而培養(yǎng)“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有這樣，才能在人才培養(yǎng)中達到事半功倍的效果。檔案專業(yè)的“學歷教育”培養(yǎng)師資必定是具有較高的學理知識和文獻、史料編研能力的檔案行業(yè)的教育家、學者、教授、講師等諸如此類的“學院派”人物。因為他們掌握著豐富的學術(shù)資源，了解國內(nèi)外最新的檔案學動向，參與并編寫相關(guān)的學術(shù)著作，具有很高的史料編研造詣。同理，檔案專業(yè)的“在職教育”培養(yǎng)師資必定是具有豐富的檔案管理實操經(jīng)驗，多年從事檔案行業(yè)的監(jiān)督指導人員，以及相關(guān)行政業(yè)務(wù)人員。因為他們常年接觸基層單位檔案工作，熟悉檔案整編的實操流程，對于部分機構(gòu)特殊的檔案管理狀況具有豐富的處置經(jīng)驗?？傊?，由于培訓目標和培訓手段的不同，造就了不同的培訓模式在師資來源選取上要有所差異。相同性質(zhì)的師資培養(yǎng)相同性質(zhì)的學員體現(xiàn)出檔案專業(yè)的“學歷教育”和“在職教育”培養(yǎng)師資側(cè)重的不同。這也從另一個側(cè)面進一步反映出兩種培養(yǎng)模式的本質(zhì)差別。

三、培養(yǎng)周期不同

檔案專業(yè)的“學歷教育”和“在職教育”可以說是“道”與“術(shù)”的關(guān)系。所謂的“道”更側(cè)重于理論，知識結(jié)構(gòu)更加系統(tǒng)、全面，偏向于檔案實際工作中的研究與編研；所謂的“術(shù)”更側(cè)重于實踐，知識結(jié)構(gòu)更具有針對性、時效性，偏向于檔案實際工作中的“收集、管理、借閱利用”。由于檔案專業(yè)的“學歷教育”與“在職教育”的培養(yǎng)目標、培訓手段、培訓師資的側(cè)重不同，故在通常情況下，前者的培養(yǎng)周期要遠高于后者。就前者而言，培訓周期一般為幾年（無論是本科階段或是研究生階段），只有這樣才能保證被培養(yǎng)者的知識體系建構(gòu)，以及學科敏感性的養(yǎng)成；而對于后者來說，由于培訓目標、手段較為有針對性，主要關(guān)注于檔案日常工作中一些常見問題，故其培訓周期可以精華至一周或十余天。

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教學工作是高校的中心工作，教學檔案是教學工作成果的重要載體，教學檔案的收集、整理、保存和利用也是教學管理工作的重要組成部分。目前高校傳統(tǒng)的教學檔案工作以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象,紙質(zhì)檔案的管理工作已有一套比較完善的完整工作流程、管理方法和規(guī)章制度。 

隨著高等教育的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化的快速推進，傳統(tǒng)檔案管理工作的手工管理方式已不能滿足信息化時代的要求,越來越多的教學檔案將以電子文件出現(xiàn),但卻沒有對應(yīng)的系統(tǒng)的管理制度,教學檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標準化和規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫。 

一、教學檔案數(shù)字化建設(shè)的涵義 

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、ocr技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的教學檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，通過互聯(lián)網(wǎng)進行聯(lián)機檢索和閱讀，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。 

二、教學檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點 

1．便捷實現(xiàn)多種媒體信息存儲和傳遞 

電子檔案可同時將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存, 并可借助計算機實現(xiàn)任意組合編輯，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性,豐富了檔案的內(nèi)容。 

2．信息存儲容量大 

電子檔案體積小但存儲容量大。一張cd－rom光盤可存儲650 mb，相當于30萬漢字的圖書1000冊、35萬張a4打印紙上的文字信息或10萬張圖形信息。 

3．便捷實現(xiàn)檢索瀏覽 

電子文獻由于具有全文數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和相應(yīng)的按自身邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，通過數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等技術(shù)，借助某些關(guān)鍵詞，能夠便捷的查找所需要的資料, 大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實體檔案的繁瑣。在教學檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺上，檔案管理人員還可通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用；利用者亦可以足不出戶地遠程訪問檔案材料,網(wǎng)上下載檔案信息, 或遠距離、高速度的傳輸，真正實現(xiàn)了信息資源的共享。 

4．提高了教學檔案的利用率 

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案可被多人在不同地域同時訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時為不同的用戶服務(wù),大大提高了檔案的利用率。 

三、教學檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的主要問題 

1. 缺乏信息化環(huán)境下教學檔案工作的復合型人才 

信息化背景下檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復合型人才。受高校現(xiàn)行人事制度的影響，目前檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，年齡偏大，計算機操作能力一般，習慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案編研模式。而在信息社會,檔案的載體形態(tài)和記錄方式已呈多元化發(fā)展,一些必備的技能如數(shù)據(jù)存儲和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等還不為多數(shù)人熟練應(yīng)用，更不用說網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學檔案的安全性問題了。 

2.缺少工作標準、工作制度和工作規(guī)范 

檔案材料的標準化、制度化和規(guī)范化是教學檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件。信息化背景下計算機處理數(shù)據(jù)的“機械性”對教學檔案電子化建設(shè)的標準和規(guī)范提出了更高要求。但目前高校的教務(wù)工作更多受制于購買的教學管理軟件，加上很多高校有自己的特殊的實際管理情況，因此個性化修改之后軟件在通用性、實用性等方面存在一定的不足，再加上計算機軟件及其有關(guān)設(shè)備硬件差異，這些不足和差異都影響著電子數(shù)據(jù)的規(guī)范性和共享性，制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。 

四、加強檔案數(shù)字化建設(shè)水平的對策 

1.加強人員的技能培訓 

教學檔案管理人員是檔案工作的主體,人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響教學檔案信息化的進程。因此,學校要加強教學檔案管理隊伍建設(shè),培養(yǎng)一批有豐富檔案專業(yè)知識,有熟練的計算機應(yīng)用能力的人來從事教學檔案管理。 

2.開發(fā)教務(wù)檔案管理平臺系統(tǒng)，實施教學檔案管理的標準化建設(shè)工程 

加強歸檔的標準化建設(shè)是目前高校教學檔案管理最有效的方法。近年來各高校都建立了完善的校園網(wǎng)絡(luò)，并實現(xiàn)了教學管理軟件輔助管理，這為高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供了一個強有力的支撐平臺；教學軟件和數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用提供了大量的“標準化”電子數(shù)據(jù)和材料，這為教學檔案的標準化建設(shè)打下良好的數(shù)字基礎(chǔ)，便于實現(xiàn)密集存儲和快速檢索；以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主體的信息技術(shù)的應(yīng)用又為教學檔案的網(wǎng)內(nèi)和網(wǎng)際共享、傳遞打下了良好的交流基礎(chǔ)，這些都為教學檔案的維護、網(wǎng)內(nèi)共享、公開和查詢，特別是數(shù)據(jù)進一步發(fā)掘提供了最大的便利條件。 

3. 盡快完善規(guī)章制度和工作標準，加強檔案安全管理 

在數(shù)字化背景下，教學檔案管理工作的規(guī)范和標準尤為重要。校檔案館和教務(wù)處等職能部門，要結(jié)合《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，盡快出臺數(shù)字化背景下教學檔案管理的各項工作標準和規(guī)章，特別是網(wǎng)站建設(shè)和管理標準、檔案管理軟件設(shè)計標準、數(shù)據(jù)庫錄入規(guī)范、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標準等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實現(xiàn)對教學檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。 

數(shù)字化檔案給教學檔案的安全管理提出了更高要求，除了要補充相關(guān)的安全保密制度、建立嚴格的監(jiān)控機制、強化從業(yè)人員的安全保密意識外，還要加大設(shè)備和技術(shù)投入，結(jié)合存貯介質(zhì)使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極對“病毒”和“黑客”等行為，確保檔案的保密和安全。實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性、機密性、可控性,以及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、可靠性 

4．加強數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查 

《高等學校檔案管理辦法》的第十四條規(guī)定:“高等學校應(yīng)當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度?！本W(wǎng)絡(luò)平臺和工作規(guī)范建立起來以后，高校應(yīng)根據(jù)積極實施管理糾偏。 并且基于網(wǎng)絡(luò)進行的檢查更為便捷，各個部門根據(jù)管理權(quán)限只要檢查自己管理的模塊數(shù)據(jù)庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學院的工作質(zhì)量。 

五、結(jié)語 

教學檔案信息化建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，它需要高校投入更大的人力、物力和技術(shù)力量，數(shù)字化教學檔案建立起來以后，可以通過對立檔單位工作流程在線監(jiān)督進一步提高原始數(shù)據(jù)歸檔質(zhì)量，便捷實現(xiàn)檔案資源在網(wǎng)上的、傳遞、檢索和信息資源共享，從而更好的服務(wù)和保障教學工作。 

篇（10）

2在遠程教育學籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理上的問題應(yīng)對措施

隨著在教育上的不斷改革發(fā)展，遠程教育也在向著制度化和規(guī)范化以及科學化的方向發(fā)展，而學籍檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理也要得到逐步的完善以適應(yīng)當前的發(fā)展，在面對以上的問題時本人通過認真的分析總結(jié)出以下幾點應(yīng)對問題的措施，希望能對這個領(lǐng)域有所幫助。（1）要對遠程教育學籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的隊伍建設(shè)進行加強，由于遠程教育學籍檔案在管理上難度比較大，所以對于網(wǎng)絡(luò)化的管理就需要一些素質(zhì)相對較高的人員，要把專兼職得到合理的結(jié)合，在學籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的隊伍上要進一步的加強，首先要對專職管理人員進行培訓和培養(yǎng)，把責任意識和服務(wù)意識以及大局意識得到深化，并在網(wǎng)絡(luò)化管理的技能上使之得到提高，其次要在兼職管理隊伍的建設(shè)上要做好，學籍管理人員在學校的地位要明確，在考核等方面要有具體的制度規(guī)定[2]。（2）要對遠程教育學籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理平臺進行完善，在當今的遠程教育學籍檔案管理越來越向著現(xiàn)代化的水平發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的管理對于硬件有著較高的要求，在管理的系統(tǒng)以及功能上要完善，在網(wǎng)絡(luò)的安全上要進行專業(yè)的設(shè)置，還要有較為嫻熟的管理隊伍，另外在資金的投入上還要得到保證。（3）在遠程教育學籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理上要向著標準化以及法制化的方向靠攏，在此基礎(chǔ)上要對電子檔案的管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與管理等方面的規(guī)章進行認真研究，在學籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理建設(shè)上形成一個有著高效的約束機制和激勵機制，特別是在網(wǎng)絡(luò)信息安全機制上的建設(shè)。（4）在學籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的利用率上要得到相應(yīng)的提高，遠程教育學籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理人員要有一個服務(wù)育人的思想意識，在服務(wù)目的上要明確，能夠?qū)τ谛虑闆r發(fā)出自己的聲音以及及時解決問題，要在信息咨詢的服務(wù)上多做提供，在利用率以及在學籍檔案管理上的重要性得到認識[3]。