序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理技術(shù)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

作為一名在機(jī)械動力行業(yè)從事技術(shù)檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談?wù)勎以谶@方面的一些心得和體會。

一、完善的歸檔和保管制度

新產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品試制、課題研究或其它科技項(xiàng)目中形成的應(yīng)歸檔文件材料，在任務(wù)完成或告一段落時（如已通過評審鑒定、驗(yàn)收）， 凡是有保存價值的，都必須由研發(fā)管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時歸檔；設(shè)計(jì)、工藝變更通知隨時歸檔；科技成果轉(zhuǎn)化及高企申報(bào)材料結(jié)束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，對重要的文件材料內(nèi)容要經(jīng)當(dāng)事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時，要按文件材料形成的時間順序系統(tǒng)排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。然后，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍(lán)黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水書寫。最后，電子檔案歸檔，一個產(chǎn)品經(jīng)過評審鑒定小批量生產(chǎn)后，全套圖紙電子檔導(dǎo)入PLM系統(tǒng)（或拷貝給檔案室歸檔）。

技術(shù)檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍(lán)圖、表格、文字材料、機(jī)讀材料和實(shí)物模形等，為了便于查閱，在進(jìn)庫房保管前需要將它們合理地分類。在機(jī)械動力行業(yè)，技術(shù)檔案可以按內(nèi)容劃為產(chǎn)品、工藝工裝、科技成果轉(zhuǎn)化、高企申報(bào)等。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，同時也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務(wù)就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術(shù)檔案保管工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借；光盤、移動硬盤單獨(dú)存放。技術(shù)檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災(zāi)的發(fā)生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴(yán)禁非工作人員入內(nèi)；庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關(guān)的雜物；消防器材應(yīng)放在方便、易見處，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙或點(diǎn)明火。同時為了防蟲防盜，庫房內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，按要求施放藥物，做到無蟲、無霉、無灰；離開庫房時應(yīng)拉好窗簾、關(guān)閉電燈，進(jìn)出庫房隨手關(guān)門，嚴(yán)禁敞門離開庫房。

二、合理的查閱和修改制度

企業(yè)技術(shù)檔案要以原始記錄為依據(jù)，定期作出準(zhǔn)確可靠的統(tǒng)計(jì)，其統(tǒng)計(jì)范圍主要有：檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)；分類檔案數(shù)及庫藏量統(tǒng)計(jì)（包括卷數(shù)、底圖張數(shù)、科技資料總數(shù)）；歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率的統(tǒng)計(jì)；檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據(jù)需要編制檢索工具，認(rèn)真做好企業(yè)技術(shù)檔案信息開發(fā)利用工作，便于查閱和資源共享。

為了保障檔案的準(zhǔn)確性和時效性，需要對于技術(shù)檔案進(jìn)行一些修改：對于已歸檔的圖紙、技術(shù)文件，要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙及技術(shù)文件更改通知單、產(chǎn)品圖紙及技術(shù)文件由產(chǎn)品研發(fā)部門負(fù)責(zé)，工藝及工藝文件由工藝管理部門負(fù)責(zé)，如需借出修改，必須辦理登記手續(xù)，限期歸還；對于常年生產(chǎn)的定型產(chǎn)品圖紙和工藝技術(shù)文件，由研究院研發(fā)管理部按有關(guān)規(guī)定發(fā)放，一般每年換發(fā)一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發(fā)新圖的同時，要收回舊圖，并辦理登記手續(xù)，設(shè)計(jì)、工藝部門必須在換發(fā)新圖前按規(guī)定手續(xù)做好底圖的整頓工作；零散曬制藍(lán)圖及技術(shù)文件或復(fù)印管理類文件材料，應(yīng)由申請部門向研究院研發(fā)管理部申請流程提交曬圖、復(fù)印申請單，操作人員收到申請單后進(jìn)行下面的工作。

為了促進(jìn)學(xué)習(xí)和交流，公司員工和外單位人員按照相關(guān)規(guī)定可以查閱技術(shù)檔案。對于一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應(yīng)辦理登記借閱手續(xù)，并限在閱檔室查閱，用畢當(dāng)即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續(xù)辦理，查閱密級文件，須持所在部門介紹信并經(jīng)研究院研發(fā)管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，并通過有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署意見后方予接待。

三、健全的保密和銷毀制度

技術(shù)檔案記錄著企業(yè)的科研生產(chǎn)活動，有些屬于企業(yè)的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會對公司的利益造成極大的損失。應(yīng)該盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實(shí)，根據(jù)公司的政策和檔案的作用，準(zhǔn)確地判定檔案的保密級別，公司技術(shù)檔案密級分為機(jī)密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內(nèi)開架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復(fù)制，須經(jīng)規(guī)定的審批手續(xù)方可查閱。對于保密檔案，立卷部門在立卷時應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)明密級，注意妥善保存和及時歸檔，另外，檔案室對機(jī)密檔案應(yīng)單獨(dú)保管，機(jī)密檔案柜的鑰匙平時應(yīng)予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或復(fù)制所管的檔案，不得以檔案內(nèi)容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認(rèn)真履行登記手續(xù)，不得違反規(guī)定擅自借出檔案；經(jīng)鑒定剔出的文件材料和超過保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規(guī)定方式銷毀，不得造成散失。

技術(shù)檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據(jù)國家有關(guān)部門的規(guī)定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，對于經(jīng)過鑒定剔出的文件要分別造清冊再保管一年以上，不得當(dāng)時銷毀；對于已經(jīng)超過保管期限經(jīng)鑒定確定不再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)造具清冊，提出銷毀報(bào)告經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，緩期一年執(zhí)行銷毀；銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，應(yīng)有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監(jiān)銷不得少于二人。檔案銷毀后，監(jiān)銷人須在清冊上簽字。

引文注釋

？譹？訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24（1）： 10-17.

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？譻？訛 張斌，徐擁軍， 褚峻等.知識資源管理： 企業(yè)檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004（10）：37-39.

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篇（2）

在信息全球化的當(dāng)今社會，檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是適應(yīng)時展的必然要求。在面對這個開放性社會時，發(fā)展市場經(jīng)濟(jì)就必須發(fā)展檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進(jìn)各機(jī)構(gòu)做好本職工作。檔案記錄有各機(jī)構(gòu)的第一手原始資料，記錄著其發(fā)展歷史與進(jìn)程。做好檔案管理是衡量一個機(jī)構(gòu)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是促進(jìn)各機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新有利于各部門從本質(zhì)上解決檔案管理問題的關(guān)鍵。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于管理人員觀念的轉(zhuǎn)變。我國現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因?yàn)殡娮訖n案機(jī)制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術(shù)，完善電子檔案歸檔、存儲，建立電子檔案管理機(jī)制，使相關(guān)管理人員從事實(shí)上看到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。憑借這些，改變相關(guān)管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。

二、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀

我國檔案管理工作在信息技術(shù)的發(fā)展下，取得了一定的成績，但是與國際檔案管理水平相比，還具有一定差距。阻礙檔案管理工作發(fā)展的原因很多，其中工作思路的正確性對檔案管理工作發(fā)展的快慢有著重要的影響，另外，有的管理人員本身素質(zhì)較低且缺乏創(chuàng)新精神，這也使得檔案管理工作的有效性無法得到發(fā)揮。這些問題的解決，需要制定有效的工作方案，而工作方案的制定需要有理想的工作思路，這些是我國檔案管理部門比較缺乏的，筆者根據(jù)這些問題，對檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，其存在的主要的問題有：

（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。我國管理工作的基礎(chǔ)條件以及設(shè)施較為落后，阻礙了檔案管理部門的發(fā)展。由于資金的缺乏，我國的檔案管理部門缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，以至于很多管理工作無法有效的開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關(guān)操作缺乏規(guī)范性，使檔案管理工作的質(zhì)量無法得到提高。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高。我國很多檔案管理人員由于本身素質(zhì)不高，而且檔案管理部門也沒有對其進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使得其缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。檔案管理工作對工作人員的素質(zhì)有一定的要求，其在工作的過程中必須要有認(rèn)真的態(tài)度，而且要有較高的服務(wù)意識，這樣才能提高檔案管理工作的價值。但是我國大部分檔案管理人員沒有認(rèn)識到管理工作的重要性，對檔案管理的理解存在誤區(qū)，這些都影響了工作的效率與質(zhì)量。

（三）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評價指標(biāo)。想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項(xiàng)工作的評價指標(biāo)，這也是提高檔案管理人員素質(zhì)與能力的有效手段，而且可以保證這項(xiàng)工作的質(zhì)量。通過制定檔案管理工作的評價指標(biāo)，可以更好的衡量員工的業(yè)績，衡量的指標(biāo)主要指的是對于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數(shù)量、開發(fā)創(chuàng)新的檔案管理技術(shù)等一些綜合的檔案工作衡量指標(biāo)。

三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的要點(diǎn)

（一）檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新。通過相關(guān)調(diào)查研究得知我國傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發(fā)揮出來，需要改進(jìn)、創(chuàng)新。創(chuàng)新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創(chuàng)新以及服務(wù)類型上創(chuàng)新等。無論是那種創(chuàng)新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創(chuàng)新進(jìn)行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實(shí)行分級保管，具體做法是將價值小、保管期限短的檔案放到基層。

（二）管理思路的創(chuàng)新。管理思路的創(chuàng)新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應(yīng)該及時更新，與時俱進(jìn)，儲藏適合基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高、更嚴(yán)的方向發(fā)展，做到準(zhǔn)確無誤；第二樹立創(chuàng)新觀念。檔案工作是一項(xiàng)不容忽視的重要事業(yè)，可以直接反映政治、經(jīng)濟(jì)和社會等事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)樹立檔案管理的價值觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的思路，同時讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場競爭中立足。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的有機(jī)結(jié)合。我國傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復(fù)勞動在無形中浪費(fèi)了社會資源。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)中的缺陷更為突出。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。在此形勢之下必須正視這一現(xiàn)實(shí)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的融合。

篇（3）

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的數(shù)字化處理技術(shù)多種多樣，包括掃描技術(shù)、模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等多樣化的技術(shù)手段。例如網(wǎng)絡(luò)存儲的應(yīng)用可以說從網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)誕生的那天就已經(jīng)開始，應(yīng)用的領(lǐng)域隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷增加。

一、掃描技術(shù)

掃描加工是館藏中紙質(zhì)、照片、縮微品等檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息的主要方法，數(shù)字掃描儀是進(jìn)行數(shù)字化處理的主要工具。在選擇和使用掃描儀時，需要了解掃描儀的工作原理、分類方法、技術(shù)指標(biāo)等，以實(shí)現(xiàn)對掃描設(shè)備的正確選擇和科學(xué)使用。

1、掃描儀工作基本原理。

掃描儀是數(shù)字信息采集設(shè)備。是一種集光學(xué)、機(jī)械及電子一體化的高科技產(chǎn)品，是把傳統(tǒng)的模擬影像轉(zhuǎn)化為數(shù)字影像的設(shè)備。

掃描儀通過對原稿進(jìn)行光學(xué)掃描，將光學(xué)圖像傳送到廣電轉(zhuǎn)換器中變?yōu)槟M電信號，又將模擬電信號變換成數(shù)字電信號，并通過計(jì)算機(jī)接口傳至計(jì)算機(jī)中。在掃描儀獲取圖像的過程中，有兩個原件起到關(guān)鍵作用：一個是CCD，它將光信號轉(zhuǎn)換成電信號；另一個是A/D變換器，它將模擬電信號變?yōu)閿?shù)字電信號。這兩個元件的性能和技術(shù)指標(biāo)直接影響掃描儀的工作質(zhì)量。掃描儀的工作方式主要有反射式和透射式兩種。

大多數(shù)平板掃描儀采用反射式掃描原理。在掃描儀內(nèi)部，有一個步進(jìn)電動機(jī)驅(qū)動的可移動拖架，拖架上有光源、反射鏡片、透鏡和CCD光敏元件等。掃描時，原稿固定不動，拖架移動，其上的光源隨拖架移動，光線照射到正面向下的原稿上，其過程類似復(fù)印機(jī)。圖片反射回來的光線通過反射鏡片反射到透鏡上，經(jīng)過透鏡的聚焦，投影到CCD廣電耦合元件上，經(jīng)過廣電轉(zhuǎn)換形成電信號，然后進(jìn)行譯碼，講數(shù)字信號輸出。采用透射式掃描原理的掃描儀一般有兩類，一類是專用的膠片掃描儀，另一類是混合式掃描儀。掃描儀與計(jì)算機(jī)之間的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等，其中以SCSI、USB較為常用。

2、掃描儀技術(shù)指標(biāo)。

掃描分辨率、掃描精度、色彩位數(shù)、灰度級、掃描幅面、掃描速度、兼容性、接口形式等都是選擇和使用掃描儀時應(yīng)重點(diǎn)考慮的技術(shù)指標(biāo)。

掃描分辨率（dpi）主要是指掃描儀CCD的光學(xué)分辨率，是決定掃描清晰度的主要參數(shù)指標(biāo)。dpi的數(shù)值越大，掃描的清晰度就越高。色彩位數(shù)用以表明掃描儀在識別色彩方面的能力和能夠描述的顏色范圍，它決定了顏色還原的真實(shí)程度，色彩位數(shù)越大，掃描的效果就越好、越逼真，掃描過程中的失真就越少?；叶燃壥菕呙鑳x從純黑到純白之間平滑過渡的能力?；叶燃壩粩?shù)越大，相對來說掃描結(jié)果的層次就越豐富、效果越好。掃描幅面是指掃描儀所能掃描的紙張大小，一般有A4、A4+、A3等。

二、模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)

聲像檔案的數(shù)字化過程與紙質(zhì)檔案完全不同，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的聲響都采用模擬的磁帶、錄音帶、錄像帶來保存，必須通過模擬到數(shù)字轉(zhuǎn)換才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

模數(shù)轉(zhuǎn)換是將模擬輸入信號轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)字信息的一種技術(shù)，主要包括采樣、保持、量化和編程四個過程，實(shí)現(xiàn)這些過程的技術(shù)很多，并采用這些技術(shù)研制出各種轉(zhuǎn)換設(shè)備和系統(tǒng)，在開展聲響檔案數(shù)字化過程中必須了解和熟練掌握浙西額設(shè)備的功能、性能和操作規(guī)程。

模擬聲像檔案數(shù)字化的核心過程既是要完成聲響檔案的數(shù)據(jù)采集與數(shù)字化轉(zhuǎn)存，實(shí)現(xiàn)聲像檔案從模擬數(shù)據(jù)向數(shù)字信息的轉(zhuǎn)化。這個過程主要依靠模擬聲像資料播放機(jī)、數(shù)模轉(zhuǎn)換線、視頻采集卡、影響工作站等設(shè)備搭建的聲像數(shù)模轉(zhuǎn)換系統(tǒng)完成。聲像數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程是實(shí)時的，即一個小時的模擬聲像資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式同樣需要一個小時。

三、網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)

檔案信息化將產(chǎn)生大量的數(shù)字化檔案信息，不僅需要用海量存儲設(shè)備進(jìn)行存儲備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用，折舊需要借助于網(wǎng)絡(luò)在線存儲技術(shù)以獲得更可靠的存儲，提供更快速的訪問。

主機(jī)與網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)之間的連接方式有多重，主要有在線存儲、近線存儲和離線存儲。磁盤陣列與服務(wù)器之間的直接連接就是采用在線存儲方式，存取速度快，成本高，適合高速數(shù)據(jù)存取的應(yīng)用場合；光盤庫與主機(jī)之間采用近線存儲方式，存取速度中等，成本合理，適合于對在線訪問速度要求不高的檔案館、圖書館等；磁帶庫、脫機(jī)存儲設(shè)備是采用離線存儲方式，平均存取速度較低，成本也較低，適合大規(guī)模后備備份或者用以保密數(shù)據(jù)的保管和訪問等。

存儲設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)的連接標(biāo)準(zhǔn)也有多種方式，主要有SCSI連接、光纖、3GIO、InfiniBand等。SCSI連接和光纖連接是檔案館中通常使用的連接方式。

四、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)

在進(jìn)行檔案信息化時，設(shè)計(jì)各種類型的數(shù)字化檔案信息，有文本、圖形、圖像、聲音、影像及其他多媒體信息等，不同的文件采用不同的格式進(jìn)行存儲。另外，由于數(shù)字化檔案信息的數(shù)據(jù)量較大，對系統(tǒng)的存儲能力和網(wǎng)絡(luò)傳輸能力造成很大的壓力，通常采用壓縮技術(shù)來環(huán)節(jié)這些矛盾。

通過使用各種壓縮技術(shù)把文件和數(shù)據(jù)的存儲容量減小，以壓縮形式存儲和傳輸，在利用時再解壓縮，這樣既節(jié)約了存儲空間，又提高了網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)傳輸效率。數(shù)據(jù)壓縮方法種類繁多，通?？煞譃闊o損壓縮和有損壓縮兩種類型。無損壓縮利用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)冗余進(jìn)行壓縮，可完全恢復(fù)原始數(shù)據(jù)而不引入任何失真，但壓縮率收到數(shù)據(jù)冗余度的理論限制，一般為2：1到5：1。這類方法廣泛用于文本數(shù)據(jù)、程序和特殊應(yīng)用場合的圖像數(shù)據(jù)（如指紋圖像、醫(yī)學(xué)圖像等）的壓縮。由于壓縮比的限制，僅適用無損壓縮方法不可能解決圖像和數(shù)字視頻的存儲和傳輸問題。

由于可以幫助減少如硬盤空間與連接帶寬這樣的昂貴資源的消耗，所以壓縮非常重要，然而壓縮需要消耗信息處理資源，這也可能是費(fèi)用昂貴的。所以數(shù)據(jù)壓縮機(jī)制的設(shè)計(jì)需要在壓縮能力、失真度、所需計(jì)算資源以及其它需要考慮的不同因素之間進(jìn)行折衷。

篇（4）

云技術(shù)數(shù)字檔案系統(tǒng)主要是由云技術(shù)數(shù)字檔案管理應(yīng)用程序數(shù)字管理節(jié)點(diǎn)、計(jì)算機(jī)專用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻、公用和私有的硬件設(shè)施等構(gòu)成。云技術(shù)的數(shù)字檔案館的檔案信息是分布式的，以數(shù)據(jù)流的形式分布存儲在各個數(shù)字檔案節(jié)點(diǎn)上的。在基于云的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)里面，核心的還是數(shù)字檔案信息的組織形式。

這是檔案云的一個基本架構(gòu)，主要是和前面說的云技術(shù)的基礎(chǔ)架構(gòu)差不多，主要分基礎(chǔ)設(shè)施軟件、服務(wù)平臺和客戶端，另外有評估標(biāo)準(zhǔn)和咨詢進(jìn)行系統(tǒng)支撐。通過虛擬化技術(shù)實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)服務(wù)的統(tǒng)一管理可以實(shí)現(xiàn)動態(tài)的可伸縮的架構(gòu)，滿足應(yīng)用和用戶規(guī)模的需要。

二、云技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

通過云技術(shù)模式，檔案部門可以避免因檔案管理系統(tǒng)軟件的多頭開發(fā)所造成的“信息資源孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)，可以在檔案部門之間共同構(gòu)筑檔案信息共享池，可隨時獲得相互之間的資料，也使用戶的信息需求獲得極大的滿足。

（二）節(jié)省投資

眾多的檔案部門可以分享由云技術(shù)平臺提供的基礎(chǔ)設(shè)施，以極低的成本投入獲得極高的運(yùn)算能力，克服服務(wù)器訪問限制的瓶頸，不再需要為了滿足用戶需求花費(fèi)大量的資金購買更高級別的服務(wù)器等相關(guān)的硬件，檔案部門的運(yùn)行成本在大大降低的同時，效率得到大幅度的提高。

（三）提高可靠性

在云技術(shù)模式中，“云”中有眾多服務(wù)器，因此即使“云”中的某臺服務(wù)器出現(xiàn)故障，其他服務(wù)器也可以在極短的時間內(nèi)快速將這臺服務(wù)器中的數(shù)據(jù)完全拷貝到其他服務(wù)器上，并啟動新的服務(wù)器來提供服務(wù)，從而使檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)無間斷安全服務(wù)。

（四）解決目前檔案部門信息化人才短缺的問題

隨著檔案信息化的深入，檔案部門對信息化人才的需求越來越迫切，但計(jì)算機(jī)人才的缺乏，嚴(yán)重影響檔案信息化的推進(jìn)。而在“云”的另一端有專業(yè)的管理人員維護(hù)系統(tǒng)軟硬件，云技術(shù)對用戶端的設(shè)備要求最低，使用起來也最方便，對檔案工作人員的計(jì)算機(jī)水平要求不高，工作強(qiáng)度也大大降低。

三、“云技術(shù)”在檔案管理中的應(yīng)用問題

（一）檔案數(shù)據(jù)安全保密問題

數(shù)據(jù)安全對企事業(yè)單位至關(guān)重要，一旦丟失，后果將會非常嚴(yán)重。當(dāng)前許多檔案都是有保密期限的，而目前對公開的人群也是有選擇性的。哪些檔案資源可以放到“云”中是檔案管理應(yīng)當(dāng)考慮的問題。

（二）管理問題

云技術(shù)的應(yīng)用是一項(xiàng)戰(zhàn)略選擇，一旦選擇了云技術(shù)，必然會導(dǎo)致整個管理體制和管理方式的變化，同時會使整個部門的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化。面臨云技術(shù)浪潮的沖擊，檔案部門該一味堅(jiān)守原有的電子文件的管理模式，還是進(jìn)行大刀闊斧的改革，或?qū)⑵渑c原有模式進(jìn)行融合，值得我們進(jìn)一步思考。 （三）數(shù)據(jù)兼容問題

目前，用于實(shí)現(xiàn)云技術(shù)工作的各種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用程序的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還沒有完全確定。不同檔案部門的情況會有所不同，服務(wù)器的配置以及所使用的服務(wù)器操作系統(tǒng)等方面也有差異。因此云技術(shù)能否解決不同數(shù)據(jù)的兼容性問題，可能會成為檔案部門未來是否采用云技術(shù)的一個關(guān)鍵因素。 （四）工作人員自身發(fā)展問題

云技術(shù)環(huán)境下，檔案部門對信息技術(shù)的了解與關(guān)注將會逐漸減少，檔案部門學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識的機(jī)會喪失。把電子文件信息資源交給云服務(wù)商進(jìn)行管理，對檔案工作人員確實(shí)是一次“減壓行動”，不過檔案工作人員有可能會形成“墮化”的心理，認(rèn)為把電子文件信息資源交給服務(wù)商管理，自己便可以“萬事大吉”了。長此以往，有可能會削弱檔案部門工作人員的學(xué)習(xí)力及創(chuàng)新力。

四、“云技術(shù)”在檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）云戰(zhàn)略規(guī)劃與準(zhǔn)備

根據(jù)自身目前的IT需求，做出云技術(shù)的戰(zhàn)略規(guī)劃與準(zhǔn)備，包括：（1）公司采用云技術(shù)所期望達(dá)到的功能目標(biāo)；（2）企業(yè)選擇的供應(yīng)商所能提供的平臺和服務(wù)（具體需要分析供應(yīng)商提供的與技術(shù)平臺的特點(diǎn)，與其他供應(yīng)商相比所具有的優(yōu)勢，當(dāng)前所提供的服務(wù)范圍，未來的發(fā)展及創(chuàng)新，對其服務(wù)平臺的開發(fā)能力）；（3）調(diào)查本企業(yè)當(dāng)前的IT應(yīng)用，分析其中能夠使用云技術(shù)的應(yīng)用，對其進(jìn)行規(guī)劃；（4）對應(yīng)用中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析規(guī)劃（數(shù)據(jù)對于企業(yè)來說是非常重要的資源，分析的過程中一定要劃分清楚保密級別的數(shù)據(jù)與非保密數(shù)據(jù)。對于非保密級別的數(shù)據(jù)，可以在剛開始試驗(yàn)實(shí)施云戰(zhàn)略的時候遷移到云中去，一定不要忘記進(jìn)行本地備份在遷移之前）；（5）在云戰(zhàn)略規(guī)劃與準(zhǔn)備階段還必須注意的是企業(yè)的安全管理。安全管理包含了防火墻、入侵檢測/預(yù)防系統(tǒng)、記錄管理、應(yīng)用程序保護(hù)、數(shù)據(jù)損失保護(hù)、身份和訪問控制、加密與安全漏洞掃描等。

（二）云技術(shù)的安防

云技術(shù)的安全防護(hù)工作要做好，對于企業(yè)來說要從以下方面著手：首先對企業(yè)原有的安防管理設(shè)備進(jìn)行分析，這個過程是以云技術(shù)的框架為依據(jù)的，要弄清楚原有應(yīng)用中的問題、瓶頸以及風(fēng)險等等。然后企業(yè)要對自己的安防設(shè)備（包括系統(tǒng)設(shè)備適應(yīng)性等）進(jìn)行綜合性評估和分級。其次，企業(yè)要對不同的云模型和云服務(wù)進(jìn)行研究分析，不同類型的云模型在安全控制與責(zé)任上大不相同，理清自己所需要的是必須的。這對于企業(yè)明確自己在安防領(lǐng)域的應(yīng)用方向，確定自身是走整合還是在線服務(wù)的道路是必然的途徑?？傮w來說，當(dāng)前大企業(yè)發(fā)展公有云是重點(diǎn)，私有云則是中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)側(cè)重的方面。最后，安防體系在當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)中已經(jīng)建立的相對完善，因此在云技術(shù)的應(yīng)用中，不可忽視對這些已有設(shè)備的兼顧與整合，并且適當(dāng)?shù)慕Y(jié)合安防的實(shí)際規(guī)劃進(jìn)行云技術(shù)發(fā)展，只有這樣才能保證企業(yè)發(fā)展的長久性，節(jié)約成本也更容易實(shí)現(xiàn)。

（三）研究適用于云技術(shù)的檔案館調(diào)整方案

篇（5）

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，檔案信息不再以紙質(zhì)的介質(zhì)存在，而是出現(xiàn)了電子文件，這種文件在儲存介質(zhì)上發(fā)生了很大的變化，因此，在對檔案進(jìn)行保護(hù)的時候，在保護(hù)技術(shù)方面要進(jìn)行很好的發(fā)展，這樣才能更好的保證檔案能夠獲得更好地保護(hù)，同時也能更好的實(shí)現(xiàn)電子檔案保護(hù)技術(shù)的發(fā)展。

1 載體壽命的差異

紙質(zhì)檔案的耐久性在一定程度上和纖維素的性質(zhì)有很大的關(guān)系，纖維素在一定的條件下非常容易出現(xiàn)水解反應(yīng)，因此，在進(jìn)行檔案保護(hù)的時候要非常注意環(huán)境對紙質(zhì)檔案的影響，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案保管過程中對環(huán)境進(jìn)行很好的控制能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到千年。電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤，這樣就使得磁盤和磁帶成為了主要的載體，這種物質(zhì)材料在使用的時候會出現(xiàn)靜電反應(yīng)，在出現(xiàn)靜電反應(yīng)以后，會導(dǎo)致磁粉出現(xiàn)脫離的情況，在伸長以后不易恢復(fù)。同時，磁粉也非常容易出現(xiàn)磨損和脫落的情況，這樣就會導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)信息無法再現(xiàn)的問題。光盤是利用激光技術(shù)來進(jìn)行信息的存取的，它是一種在激光熱效應(yīng)作用下能夠產(chǎn)生變化的材料，這種材料非常不穩(wěn)定，同時也經(jīng)常會出現(xiàn)一定的問題，也會出現(xiàn)氧化反應(yīng)，因此，和紙質(zhì)檔案載體相比，在壽命上比較短。

2 環(huán)境條件影響的差異

2.1 溫濕度影響的差異

溫度和濕度的變化對磁性載體、光盤和紙張都有一定的影響。對紙質(zhì)檔案來說，在溫度和濕度都過高的情況下非常容易出現(xiàn)紙張的水解一氧化反應(yīng)，這樣能夠加速紙張中不利化學(xué)成分對紙張影響的速度，同時也會導(dǎo)致紙張中的字跡出現(xiàn)擴(kuò)散的情況。而電子文件在受到溫度和濕度變化發(fā)生的反應(yīng)卻是不同的。在溫度過高或者過低的情況下，電子文件的介質(zhì)會出現(xiàn)膨脹和收縮的情況，同時，光盤中的一些物質(zhì)也會受到一定的影響，出現(xiàn)變形，因此，在對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行保管的時候都有一定的溫度和濕度要求，在滿足要求以后能夠保證保管的時間得到延長，同時，濕度和溫度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度也會存在著一定的偏差。

2.2 灰塵影響的差異

灰塵給紙張帶來的危害主要表現(xiàn)在機(jī)械的紙張磨損情況，這樣非常容易導(dǎo)致紙張出現(xiàn)粘結(jié)的情況，形成紙張霉菌?；覊m也會導(dǎo)致電子文件的載體出現(xiàn)一定的損壞，一般是會出現(xiàn)物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞主要是指介質(zhì)受到污染或者是出現(xiàn)表面的劃痕，這樣都會導(dǎo)致信息出現(xiàn)損壞的情況?；瘜W(xué)損壞是指在灰塵中所含有的化學(xué)成分是會導(dǎo)致磁帶、磁盤和光盤出現(xiàn)不同程度的腐蝕，同時也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)損失的情況。生物損壞主要是指灰塵通常是霉菌孢子的傳播者，這樣就會導(dǎo)致檔案的保存載體成為霉菌的繁殖基地，同時會導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況?；覊m對紙質(zhì)檔案和電子檔案都會產(chǎn)生一定的影響，但是在產(chǎn)生的影響方面帶來的后果卻有一定的差別，灰塵對紙質(zhì)檔案的帶來的影響能夠進(jìn)行補(bǔ)救，但是對電子文件帶來的影響卻是不能進(jìn)行補(bǔ)救的，這樣會導(dǎo)致很多的信息出現(xiàn)丟失的情況。防止灰塵對電子文件載體進(jìn)行影響非常重要，這樣能夠更好對電子文件進(jìn)行保護(hù)，因此，要采取必要的防灰塵措施，這樣才能更好的保證檔案信息的安全。

2.3 光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙質(zhì)檔案的危害只要是導(dǎo)致紙質(zhì)出現(xiàn)水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張的強(qiáng)度出現(xiàn)降低的情況，但是，有害氣體和光線尤其是紫外線對電子文件的破壞性非常大。有害氣體通常是具備一定的酸性和氧化性的，在一定的條件下會出現(xiàn)腐蝕和破壞磁性載體和光盤的情況，這樣會給電子文件的載體帶來毀滅性的破壞，導(dǎo)致電子文件在信息方面出現(xiàn)丟失的情況。光線的變化會導(dǎo)致電子文件載體發(fā)生光氧化反應(yīng)，導(dǎo)致出現(xiàn)文件載體強(qiáng)度下降的情況，同時，紫外線也會導(dǎo)致磁性記錄出現(xiàn)一定的問題。

3 技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料一紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸岡素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)ODA/ODLF，IRDS，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換，這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。

4 信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體――紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的。保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對其它程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。

5 結(jié)束語

現(xiàn)在，在對電子文件信息進(jìn)行保護(hù)的時候，主要是要避免其出現(xiàn)信息被篡改和盜取的情況，同時也要對其刪除的技術(shù)途徑進(jìn)行保護(hù)，可以通過防火墻技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行保護(hù)。同時在進(jìn)行保護(hù)的時候要避免出現(xiàn)保護(hù)技術(shù)采用不合理的情況，這樣對電子文件的保護(hù)存在著一定的滯后性。電子文件是一種新型的檔案存儲方式，在對其進(jìn)行保護(hù)的時候要保證其不會出現(xiàn)保護(hù)方面的問題，同時要避免出現(xiàn)信息缺失的情況。對影響保護(hù)技術(shù)的因素要進(jìn)行很好的分析，這樣能夠更好的在保護(hù)技術(shù)方面得到更好的發(fā)展，同時也能的實(shí)現(xiàn)技術(shù)的發(fā)展。電子文件保護(hù)技術(shù)要不斷進(jìn)行發(fā)展，這樣才能更好的促進(jìn)檔案管理技術(shù)水平的提高。

參考文獻(xiàn)

篇（6）

企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會價值最大化，重視經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對于企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動有著積極的正面作用，同樣不應(yīng)該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時長、短期回報(bào)不明顯，這些特點(diǎn)給生產(chǎn)管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產(chǎn)任務(wù)重、人力資源有限的企業(yè)，同時由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應(yīng)，造成企業(yè)管理者對該項(xiàng)工作有意無意的回避。

1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范

技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而具備這樣經(jīng)驗(yàn)的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗(yàn)不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。

1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性

技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計(jì)、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責(zé)不發(fā)生變動，崗位變動就意味著該人員不再承擔(dān)技術(shù)檔案管理的主要責(zé)任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會因?yàn)榍叭闻c繼任管理人員理念、能力和對該項(xiàng)工作投入度不同等各種原因造成該項(xiàng)工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費(fèi)。同時，由于企業(yè)生產(chǎn)活動中各個階段的工作任務(wù)的不同，對于技術(shù)檔案管理來說，如果缺乏有效的指導(dǎo)或者規(guī)劃也會造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。

2對于技術(shù)檔案管理中存在問題的應(yīng)對措施

針對技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應(yīng)該進(jìn)行有針對性的整改，強(qiáng)化管理意識和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。

2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理意識

首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點(diǎn)，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對企業(yè)造成不可預(yù)測的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期進(jìn)行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強(qiáng)化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。

2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系

技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動或者企業(yè)經(jīng)營氛圍改變造成技術(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。

2.3實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理

考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點(diǎn)性工作為考核點(diǎn)，技術(shù)檔案管理目標(biāo)和任務(wù)完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時，對技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進(jìn)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)，也是推動技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的全過程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項(xiàng)目前期對于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計(jì)劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術(shù)檔案的格式

技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點(diǎn)存放以及檢索關(guān)鍵條目，應(yīng)類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時間排序、文本格式（檔案名稱、標(biāo)識、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實(shí)現(xiàn)對于技術(shù)檔案檢索效率。

3.2技術(shù)檔案的變更程序

技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行較大變動的情況下不對技術(shù)檔案格式進(jìn)行調(diào)整，而對內(nèi)容的修改也應(yīng)在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。

3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理

針對企業(yè)生產(chǎn)各個階段的實(shí)際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計(jì)階段完成項(xiàng)目科研報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)資料等技術(shù)資料的收集以及對于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實(shí)現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計(jì)資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更資料的收集以及項(xiàng)目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機(jī)組性能參數(shù)、試驗(yàn)記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運(yùn)維相關(guān)資料收集以及對現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對于技術(shù)檔案的補(bǔ)充工作。保證各階段工作任務(wù)的有效落實(shí)，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任意識，讓他們充分認(rèn)識技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務(wù)。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎懲機(jī)制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。

篇（7）

隨著國家的綜合實(shí)力的提高，我國各個方面都在快速發(fā)展，各方面都有日新月異的變化，尤其是科學(xué)技術(shù)方面更是躋身于世界前列。21世紀(jì)是信息化的網(wǎng)絡(luò)時代，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透到人們生活的各個層面。計(jì)算機(jī)行業(yè)是各行各業(yè)的領(lǐng)頭軍，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也促進(jìn)了其它行業(yè)的快速發(fā)展，尤其是在檔案管理方面，有了計(jì)算機(jī)加入，使檔案管理更加的方便、快捷。對于公安機(jī)關(guān)來說，機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案非常重要，不僅重要，而且數(shù)據(jù)量非常大，這也加大了公安管理人員的管理難度。傳統(tǒng)的檔案儲存方式過于繁瑣，易丟失，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理就很好的解決了數(shù)據(jù)大、整理繁瑣等傳統(tǒng)管理方法所解決不了的問題。公安機(jī)關(guān)的檔案管理使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使數(shù)據(jù)和案例的整理更加的簡便，查詢也更加的方便，提高了公安機(jī)關(guān)人員的工作效率，也使國家機(jī)關(guān)的管理體制更加健全，更加的合理有序，促進(jìn)公安機(jī)關(guān)檔案的可持續(xù)發(fā)展。但是，這種好的管理方法還沒實(shí)現(xiàn)完全普及，有些地區(qū)仍使用傳統(tǒng)的檔案管理方法。所以本文通過闡述傳統(tǒng)檔案管理的弊端，以及對計(jì)算機(jī)技術(shù)在公安機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用的優(yōu)勢介紹，讓人們再次了解到計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案管理的重要意義。

1 我國公安檔案現(xiàn)狀

從計(jì)算機(jī)引入我國以來，電腦行業(yè)就快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為各個行業(yè)中不可缺少的設(shè)備之一，自然國家機(jī)關(guān)更不例外。公安機(jī)關(guān)的檔案是指公安機(jī)關(guān)在履行國家法律賦予公安機(jī)關(guān)的職責(zé)活動中直接形成的具有保存價值的公安專用文件材料。它主要包括公安文學(xué)檔案、公安聲像檔案、公安會計(jì)檔案、公安人事檔案等。簡單地來說，就是指一些警員的資料、犯罪分子的案例、犯罪證物和公安人員辦事的費(fèi)用記錄等。公安檔案管理工作不僅是公安工作中的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分。檔案的井然有序，才能使它在打擊犯罪、保護(hù)人們和維護(hù)社會穩(wěn)定中發(fā)揮重要的作用。所以，加強(qiáng)檔案管理是目前公安機(jī)關(guān)的緊迫任務(wù)之一。

2 我國公安機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀

在信息化的今天，計(jì)算機(jī)加入到機(jī)關(guān)的檔案管理中是必然的趨勢。我國雖然在一些發(fā)達(dá)地區(qū)實(shí)現(xiàn)了在公安機(jī)關(guān)的檔案管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，但仍有一些地區(qū)沒有使用這一新技術(shù)，而仍使用傳統(tǒng)的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法主要是以人為本，使機(jī)關(guān)人員的工作負(fù)擔(dān)加重，有耗費(fèi)時間長，人力耗費(fèi)大、工作效率低等特點(diǎn)。即便有這些劣勢，但這些地區(qū)的人員仍不想使用計(jì)算機(jī)管理檔案的方式，不愿意學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可見他們對于信息化檔案管理的認(rèn)識不夠，仍固守傳統(tǒng)的簡單整理文件的模式，認(rèn)為用計(jì)算機(jī)管理檔案過于麻煩，對新的管理方式有抵觸心理。計(jì)算機(jī)管理機(jī)關(guān)檔案，所有的數(shù)據(jù)都需要人工錄入，并且要按照材料的分類歸檔保管，檔案信息的輸入、檢索、利用等工作都必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行，剛開始會比較的繁瑣，這也使一些工作人員不愿意使用這種新的檔案管理方法，看不到這種方法的好處，對于管理方法的變革不夠重視。其次，有些機(jī)關(guān)人員對于這種新的檔案管理方式不熟悉、不了解，甚至對于這種新的系統(tǒng)不會使用，認(rèn)為現(xiàn)學(xué)這種信息化管理方式，太過困難，認(rèn)為傳統(tǒng)的模式也比較方便，這也是信息化檔案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我國現(xiàn)在公安機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀是：國家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人員更依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就造成了矛盾。但不可否認(rèn)的是，信息化的檔案管理方式更適合現(xiàn)代化社會的發(fā)展，在信息量如此大的社會，數(shù)字化的管理方式使信息查找起來更加的方便快捷。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在公安機(jī)關(guān)檔案管理中的作用

在地大物博的中國，資料數(shù)據(jù)非常龐大，所以對檔案科學(xué)化管理是非常重要的，但現(xiàn)在，一些公安機(jī)關(guān)人員漸漸的弱視了檔案管理的重要性。公安機(jī)關(guān)的檔案繁瑣而且數(shù)據(jù)量龐大，傳統(tǒng)的檔案管理容易引發(fā)很多問題。如資料的丟失，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的保存不能很好長久地儲存資料，容易造成資料的丟失；資料的損毀，簡單地文件整理，然后放入檔案室，對于長時間的儲存文件來說，極容易被損壞，造成不可挽回的損失；查找案例的繁瑣，在警察辦案中很重要的就是對于案件的深入了解，對于嫌疑犯的了解，那么這時就需要對以往的案例進(jìn)行查找和利用，而傳統(tǒng)的檔案管理方式使案例的查找變得更加困難。而信息化的檔案管理就很好的解決了這些問題，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的興起已成為了一個必然的趨勢。

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用方面與傳統(tǒng)的方式相比有很多不同之處，已成為機(jī)關(guān)檔案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解決了傳統(tǒng)管理方式中資料易丟失、易損毀等問題，只要簡單地錄入數(shù)據(jù)，根據(jù)文件的類別進(jìn)行歸檔、備份，那么檔案一般就不會丟失；其次，對于公安機(jī)關(guān)的檔案管理信息來說，最重要的是對于信息的查找與利用，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)之后，按年代或地區(qū)等方式進(jìn)行分類放置，查找時，只要在搜索欄搜索想要的數(shù)據(jù)就可以了，節(jié)約了傳統(tǒng)管理方法中一一查找的時間，提高了工作效率；擴(kuò)展了資源共享范圍，傳統(tǒng)的檔案管理受到有限的信息傳送技術(shù)的影響，無法進(jìn)一步對資源范圍進(jìn)行拓展，而計(jì)算機(jī)管理方式就可以很快的進(jìn)行信息傳送，擴(kuò)展資源共享的范圍與區(qū)域；使檔案信息更加組織化、系統(tǒng)化，更好地維護(hù)了歷史的真實(shí)面貌；實(shí)現(xiàn)了公安檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，使公安檔案管理更加適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的發(fā)展，使檔案管理工作走上良性發(fā)展的道路。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)在公安檔案管理中運(yùn)用的意義

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，公安檔案管理工作的重要性進(jìn)一步加強(qiáng)，人們對于檔案管理的認(rèn)識也逐漸的加強(qiáng)。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使檔案信息更加的組織化、系統(tǒng)化，更好地重現(xiàn)歷史的真實(shí)面貌?？茖W(xué)規(guī)范的公安檔案管理，是民生建設(shè)的重要組成部分，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。

參考文獻(xiàn)

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篇（8）

（一）管理意識較為淡薄。單位領(lǐng)導(dǎo)對特種設(shè)備檔案管理不重視，沒有意識到檔案管理在安全生產(chǎn)中的重要作用。部分技術(shù)人員檔案管理的意識較為淡薄，隨用隨取，甚至沒有專人負(fù)責(zé)保管。特種設(shè)備檔案管理的宣傳、教育和培訓(xùn)不到位，思想認(rèn)識方面不足，企業(yè)員工不知道檔案管理與特種設(shè)備安全使用的關(guān)系緊密，不清楚開展特種設(shè)備檔案管理工作的意義所在。(二)檔案管理力量不足。檔案管理人員配備不足，部分單位未設(shè)立特種設(shè)備檔案管理專（兼）職崗位，有的單位檔案管理人員退休后，沒有及時補(bǔ)充，在工作需要時臨時指定人員管理檔案；人員不固定，崗位變動較快，做不到特種設(shè)備檔案管理專人負(fù)責(zé)的規(guī)范要求。在檔案管理專業(yè)方面，很大一部分人員不具備檔案管理專業(yè)水平，單位長期不安排學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，檔案管理人員工作缺乏主動，工作中還存在著不懂不問、不會不學(xué)現(xiàn)象。進(jìn)而導(dǎo)致單位特種設(shè)備檔案管理十分混亂，特種設(shè)備檢測到期不申請，原始檔案遺漏，檢測報(bào)告丟失的現(xiàn)象時常發(fā)生。給企業(yè)的安全生產(chǎn)造成了嚴(yán)重影響。（三）檔案歸檔不完整。由于特種設(shè)備檔案管理人員責(zé)任心較弱，檔案歸檔不及時不完整，甚至有些沒有收集或者是收集后丟失的現(xiàn)象普遍存在。有些剛上崗的管理人員業(yè)務(wù)不熟練，不知及時整理檔案，或是整理出來檔案不能統(tǒng)一歸類，一方面導(dǎo)致許多技術(shù)檔案積壓嚴(yán)重，另一方面檔案歸檔混亂，給檔案的查找?guī)砝щy。還有一些單位由于歷史檔案管理不到位，存在著檔案斷代和斷層的情況。個別檔案管理人員私自保管檔案，不愿意上交集中管理，進(jìn)而造成檔案資料丟失和毀壞。

二、管理特種設(shè)備檔案的對策

（一）加強(qiáng)培養(yǎng)員工的責(zé)任心。首先要提高員工的認(rèn)識，檔案管理屬于對人類活動進(jìn)行記錄，從而使人們能夠正確地認(rèn)識并且把握一些客觀定律的主要依據(jù)。通過管理檔案，可以使人們更加清楚自己的過去，并且還能更好地把握現(xiàn)在，最主要的是能夠預(yù)見未來。因此，必須要認(rèn)識到檔案工作所具有的重要意義。對其始終要緊抓，不能懈怠，將檔案管理這項(xiàng)工作直接列入日程當(dāng)中。（二）加大培養(yǎng)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的力度。檔案管理工作人員屬于檔案和其使用者之間的連接紐帶。因此檔案管理工作人員素質(zhì)的高低將會對檔案管理的水平造成直接的影響，甚至有時會對單位的形象以及安全生產(chǎn)造成極大的影響。所以說，必須要進(jìn)一步提升相關(guān)管理人員的素質(zhì)，對于檔案管理采取科學(xué)的方式，并且對檔案服務(wù)及其安全生產(chǎn)方面進(jìn)行充分的利用。同時還需進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，可以采取選送檔案管理員工去參加檔案部門所開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時還要對其自主學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識給予鼓勵，并且給其充分的學(xué)習(xí)時間以及經(jīng)濟(jì)方面的補(bǔ)助，使檔案管理者實(shí)際操作的能力得到進(jìn)一步的提升。（三）做好檔案監(jiān)交工作。不管是對特種設(shè)備檔案單位管理者交接，還是具體負(fù)責(zé)檔案人員進(jìn)行交接，都必須要指派專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交。并且要求負(fù)責(zé)檔案監(jiān)交的人員必須要做好其自身的工作，遵循其工作原則，按照規(guī)定的程序執(zhí)行。管理檔案者在交接時，需要由檔案機(jī)構(gòu)的相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)交。而大機(jī)構(gòu)的管理者在進(jìn)行交接時，可以由分管檔案工作管理者或者是行政部門安排人員進(jìn)行監(jiān)交。并且要求交接的雙方必須要在監(jiān)交人員監(jiān)督的過程當(dāng)中去移交以及接收工作，盡量做到賬務(wù)統(tǒng)一，且手續(xù)齊全。

篇（9）

2、進(jìn)一步做好新形勢下技術(shù)電臺檔案管理工作

2.1要做好檔案資料管理工作

隨著時代的發(fā)展特別是電子信息技術(shù)的進(jìn)步，許多檔案資料的介質(zhì)從傳統(tǒng)紙質(zhì)文件逐漸向紙質(zhì)與光盤、硬盤復(fù)合轉(zhuǎn)變，記載的內(nèi)容從簡單的文字向文字與音視頻并存轉(zhuǎn)變。特別是技術(shù)檔案，這種轉(zhuǎn)變的趨勢更加明顯。檔案管理工作要主動適應(yīng)這種變化，積極創(chuàng)新工作辦法，加強(qiáng)對這些復(fù)合檔案資料的管理工作。一是對傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的管理，在按照傳統(tǒng)方法做好對紙質(zhì)介質(zhì)檔案管理的同時，也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時代的進(jìn)步，加強(qiáng)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化工作。比如，對于一些文件資料、技術(shù)圖紙等，可以通過掃描的辦法錄成電子圖像進(jìn)行歸檔；對于一些零散的，無需保持原貌的文件，則可以通過文字轉(zhuǎn)換輸入的方法形成新的Doc文檔或圖表進(jìn)行歸檔保存。二是對于現(xiàn)在新產(chǎn)生的電子檔案，主要是借鑒傳統(tǒng)檔案管理理念，在電腦上對其進(jìn)行歸檔。同時，由于電子檔案介質(zhì)的脆弱性，要注意加強(qiáng)對光盤、硬盤等介質(zhì)的保管，定期進(jìn)行備份存儲，確保安全。

2.2要對檔案管理建章立制

制度是確保工作有序開展的前提，在檔案管理領(lǐng)域也是如此。因此，一是要結(jié)合技術(shù)電臺工作實(shí)際，對現(xiàn)有的檔案管理工作制度進(jìn)行完善，讓檔案管理工作從源頭到終端都有章可循，同時要對收集整理、日常保管、借閱使用等工作的流程進(jìn)行細(xì)化完善，讓所有職工對檔案管理工作流程都有明確的理解，這樣也能提高他們對檔案管理工作的配合程度。二是要對新的電子科技檔案的管理制定制度。應(yīng)該說，電子檔案在生成與保護(hù)方面還是存在很大的區(qū)別的，比如在程序版本、存檔格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明確，將造成電子檔案管理工作的混亂，這就要求對電子科技檔案的管理采用與紙質(zhì)檔案不一樣的制度來對這些情況進(jìn)行規(guī)范。

2.3要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作是一項(xiàng)涉及面廣、專業(yè)程度和精細(xì)化程度都很高的工作，而技術(shù)檔案又因?yàn)槠涞奶厥庑?，對管理人員的要求更高，這就要求電臺要建立一支高素質(zhì)的檔案管理工作人才隊(duì)伍。一是既要有專職的檔案管理人員，又要有兼職的技術(shù)檔案管理人員，各司其職，各負(fù)其責(zé)，確保技術(shù)檔案的準(zhǔn)確性、完整性和有效性。二是要加強(qiáng)對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提高檔案人員對檔案工作、保密工作、技術(shù)工作的認(rèn)識，提高檔案管理工作人員在現(xiàn)代信息社會條件下電子檔案管理的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)檔案管理人員的政治覺悟和職業(yè)道德，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，確保檔案資料安全可靠。

篇（10）

前言：

自計(jì)算機(jī)問世以來，其信息技術(shù)的發(fā)展對各個行業(yè)都起著良好的催化和助推作用，使整個社會在生產(chǎn)與生活上迎來了新一輪的變革和發(fā)展。因此將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)保檔案的管理中也是符合時展要求的必然結(jié)果，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以提升檔案管理的效率，有助于檔案管理工作向科學(xué)化與信息化轉(zhuǎn)變。

一、醫(yī)保檔案借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理的必然性

近幾年以來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行業(yè)各領(lǐng)域中的應(yīng)用和普及，社會節(jié)奏逐漸加快，使得醫(yī)保檔案在進(jìn)行管理時難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，并且隨著國家醫(yī)保事業(yè)不斷地發(fā)展，醫(yī)保服務(wù)對象與內(nèi)容也在日趨增多，資料和信息的查閱儲存工作也更加繁瑣。為了能夠有效提高我國醫(yī)保方面檔案管理的工作效率，必須要將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于日常的檔案管理中。

二、醫(yī)保檔案借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理的實(shí)踐意義

現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相較于以往的管理方式而言擁有著極大地優(yōu)勢。以數(shù)據(jù)的形式實(shí)現(xiàn)對檔案信息的存儲，不僅可以降低醫(yī)療單位辦公成本，同時也可以提高存儲的速度。由于計(jì)算機(jī)本身擁有較大的數(shù)據(jù)存儲空間，因此可以有效減少資料存儲所占用的空間，并且其檢索方式相對簡單準(zhǔn)確，對于后續(xù)的查閱和管理都能夠帶來極大的便利[1]。通過運(yùn)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化，對于醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展也能帶來一定的促進(jìn)作用。

三、醫(yī)保檔案借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理時常見問題

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用作為今后檔案管理的必然趨勢，為了能夠更好地將其應(yīng)用于實(shí)踐當(dāng)中，必須要做好基礎(chǔ)設(shè)施的強(qiáng)化工作以及相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)工作，并加強(qiáng)對文檔信息的保密化處理。在開展檔案數(shù)據(jù)信息化管理建設(shè)的同時，一方面需要加強(qiáng)對于硬件設(shè)施的資金投入力度，以免出現(xiàn)由于機(jī)器問題而影響檔案信息的存儲和管理；另一方面則是需要提高工作人員的計(jì)算機(jī)水平，通過進(jìn)行一定程度的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，提升其信息化檔案管理的工作效率和水平[2]。在信息保密處理方面，可以通過借助專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全公司建立安全防護(hù)措施，并且要強(qiáng)化工作人員的保密意識，做好對于工作人員的監(jiān)管工作，以確保信息不被竊取。在信息保存方面，可以通過備份數(shù)據(jù)資料，以確保信息的完整性。

四、建立信息化的檔案管理體系

建立信息化的檔案管理體系必須要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以提高檔案信息的高效化處理能力，針對現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)狀，立足于新時代的發(fā)展需要，構(gòu)建全新的檔案管理原則以及理論體系，并逐步確立在資料數(shù)據(jù)化之下，關(guān)于檔案管理與服務(wù)的具體條例與工作方法，以實(shí)現(xiàn)其社會服務(wù)的價值。就醫(yī)保檔案信息化建設(shè)而言，并非僅僅是對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和管理，更多的是要做到信息方面的服務(wù)，信息建設(shè)作為一項(xiàng)惠民工程，應(yīng)當(dāng)以方便人民群眾為前提，強(qiáng)化對醫(yī)保事業(yè)的輔助作用。通過建立詳細(xì)的用戶數(shù)據(jù)中心，并依據(jù)用戶特點(diǎn)對數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的分類，以方便后期的管理和查閱，并做好相應(yīng)的安全防護(hù)工作，安排相應(yīng)的崗位和人員進(jìn)行監(jiān)督與管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。

五、提升工作人員的整體素質(zhì)以及信息處理能力

任何事業(yè)的建設(shè)都離不開人力資源的建設(shè)，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)時，也應(yīng)當(dāng)提升檔案的管理人員的綜合素質(zhì)，以滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。在新時代，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理部門全體人員的素質(zhì)管理，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層的管理素質(zhì)，從而加快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由原先的紙質(zhì)落后向數(shù)據(jù)高效轉(zhuǎn)變。通過構(gòu)建信息化檔案管理體系，以促進(jìn)檔案管理部門人才建設(shè)。在這方面可以通過適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)培訓(xùn)，促使管理人員不斷接觸和學(xué)習(xí)新知識、新技能，從而提高其綜合素質(zhì)[3]。通過提升其綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮個人的主觀能動性，使計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠更好地與檔案管理的客觀實(shí)踐相結(jié)合，使其在進(jìn)行檔案信息的處理時能夠更好地適應(yīng)工作需求。

六、總結(jié)

隨著醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展，其用戶的數(shù)量以及相應(yīng)的信息數(shù)量也處于不斷增長的狀態(tài)。因此，信息的數(shù)據(jù)化管理在日常檔案工作中日益重要，必須要重視對于檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，建立完善的信息化管理體系，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使信息技術(shù)能夠更好應(yīng)用于日常檔案工作中，確保檔案信息的高效利用和管理，以發(fā)揮醫(yī)保檔案的社會服務(wù)能力。

參考文獻(xiàn)

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