序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案信息范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、檔案信息化的概念

檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個(gè)過(guò)程，就是檔案信息的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。這個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程起關(guān)鍵作用的是傳遞過(guò)程。檔案信息管理人員通過(guò)形成、加工與貯存積累起來(lái)的檔案信息，主要目的是為了滿(mǎn)足利用者需要。這就需要在利用者與檔案信息管理者之間找到一種媒介，以溝通供需之間亦即信息與用戶(hù)之間的信息。檔案信息的傳遞就是溝通供需之間或信息與用戶(hù)之間信息的媒介。

二、信息檔案化的概念與內(nèi)容

（一）信息檔案化的概念

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生的信息與日俱增，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，各類(lèi)信息里幾何形式迅速增長(zhǎng)，用信息爆炸來(lái)形容毫不夸張。面對(duì)浩如煙海的信息，如何進(jìn)行真?zhèn)螀^(qū)分、價(jià)值鑒定、密級(jí)審定、采用識(shí)別，使無(wú)序的自然信息變?yōu)橛行虻娜斯ば畔ⅲ岣咝畔⒌睦寐?，則是擺在信息管理部門(mén)的一個(gè)新問(wèn)題。從廣義來(lái)看，信息管理部門(mén)包括文獻(xiàn)情報(bào)圖書(shū)檔案電信通訊等機(jī)構(gòu)，文獻(xiàn)情報(bào)圖書(shū)部門(mén)管理的信息主要是文獻(xiàn)圖書(shū)情報(bào)資料，受特定的管理對(duì)象限制，其對(duì)管理對(duì)象的加工整理方法不適宜用于產(chǎn)生在社會(huì)生活各領(lǐng)域的信息。而檔案部門(mén)管理的檔案產(chǎn)生于社會(huì)各領(lǐng)域，涵蓋了信息產(chǎn)生的各個(gè)層面，因此對(duì)大量產(chǎn)生的信息進(jìn)行識(shí)別處理，就歷史性地落在檔案部門(mén)的肩上。

信息檔案化是指檔案部門(mén)運(yùn)用現(xiàn)代管理理念，采用現(xiàn)代管理方法及技術(shù)手段，按照檔案部門(mén)對(duì)信息進(jìn)行有序整合、加工整理、分類(lèi)檢索、開(kāi)發(fā)利用信息資源的方法，對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行有序化、規(guī)范化處理，將系統(tǒng)、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開(kāi)發(fā)服務(wù)，滿(mǎn)足社會(huì)各方面的需求。

（二）信息檔案化的具體內(nèi)容

信息檔案化是檔案部門(mén)面臨的新課題，筆者認(rèn)為，信息檔案化包括以下幾方面的內(nèi)容：

1.檔案部門(mén)要樹(shù)立大檔案觀(guān)，將信息資源擴(kuò)展為檔案管理范疇。過(guò)去檔案部門(mén)將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)要求檔案部門(mén)提供廣泛的信息服務(wù)的呼聲越來(lái)越高。國(guó)內(nèi)相關(guān)單位數(shù)字檔案館工程項(xiàng)目在確定建立其數(shù)字資源信息庫(kù)時(shí)，大大擴(kuò)展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數(shù)字化、立檔單位數(shù)字檔案的在（離）線(xiàn)接收、專(zhuān)門(mén)專(zhuān)業(yè)檔案信息收集，還包括各類(lèi)相關(guān)信息（如電子政府的政務(wù)信息、社會(huì)公眾服務(wù)信息、數(shù)字圖書(shū)館信息、網(wǎng)上信息等）的搜索，是社會(huì)綜合信息資源庫(kù)，這些信息庫(kù)必須在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上由多個(gè)部門(mén)聯(lián)合建立，以滿(mǎn)足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需求。

2.各類(lèi)信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對(duì)浩如煙海且雜亂無(wú)章的信息進(jìn)行有序整合、標(biāo)準(zhǔn)化處理。包括對(duì)接收的電子文件建立元數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)字信息進(jìn)行儲(chǔ)存格式與載體標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)是一類(lèi)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)集合，其屬性描述和檢索處理依賴(lài)于精確的人工語(yǔ)言，而這種方法對(duì)于管理綜合性的超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)（知識(shí)庫(kù)）很不適應(yīng)，例如國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)上成千上萬(wàn)的大型數(shù)據(jù)庫(kù)，由于檢索語(yǔ)言不統(tǒng)一和管理方式各異已經(jīng)造成了極大的混亂。因此必須依賴(lài)更為先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)、以求用自然語(yǔ)言進(jìn)行概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索，才能為用戶(hù)提供方便、高效的服務(wù)。

3.建立信息檔案化的實(shí)施機(jī)制。信息檔案化是一個(gè)全新的概念，還不為人們所了解，筆者認(rèn)為，其實(shí)施需要從以下幾方面入手：第一，首先應(yīng)當(dāng)在檔案部門(mén)進(jìn)行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時(shí)代檔案人角色的轉(zhuǎn)變及肩負(fù)的歷史責(zé)任。第二，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及信息主管部門(mén)宣傳呼吁，積極主動(dòng)地做好有關(guān)情況匯報(bào)及業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢(xún)工作。第三，要積極與各行業(yè)信息管理部門(mén)溝通聯(lián)系，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及智能信息技術(shù)方面給予指導(dǎo)監(jiān)督。第四，建立信息檔案化的實(shí)施實(shí)體。

三、檔案部門(mén)在信息社會(huì)中的地位與作用

（一）檔案信息管理與保存中心

檔案機(jī)構(gòu)保存有大量歷史真實(shí)記錄，是各類(lèi)檔案信息的集藏地，是社會(huì)各界了解政策形成及效益、工作查考、學(xué)術(shù)研究的主要資料來(lái)源。檔案信息涉及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)各行各業(yè)均有相當(dāng)?shù)睦脙r(jià)值，與公民權(quán)益息息相關(guān)。檔案機(jī)構(gòu)在國(guó)家信息化建設(shè)中要充實(shí)自身的信息基礎(chǔ)建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)及專(zhuān)題資源數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息化、數(shù)字化檔案管理與運(yùn)用，更好地發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)建檔與擴(kuò)散功能，發(fā)揮各類(lèi)檔案信息中心的重要作用。

（二）數(shù)字化檔案信息資源保存和傳遞中心

檔案機(jī)構(gòu)保存的各類(lèi)檔案信息，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、教育、文化、科技、財(cái)政、工交等各種專(zhuān)業(yè)，檔案機(jī)構(gòu)可運(yùn)用科技手段將館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理予以保存管理，從而成為各機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會(huì)開(kāi)放的檔案，可將其置于公共領(lǐng)域，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送，提供給遠(yuǎn)距離的信息需求者利用，成為各機(jī)構(gòu)檔案信息的傳遞中心。

（三）檔案信息的數(shù)字模擬整合技術(shù)處理中心

檔案機(jī)構(gòu)具有長(zhǎng)久保存檔案及充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值的雙重職責(zé)。因此，一方面要運(yùn)用各種技術(shù)手段使檔案長(zhǎng)久保存，如將各種紙質(zhì)、電子檔案運(yùn)用縮微模擬技術(shù)處理，以縮微膠片代替原件長(zhǎng)久保存、提供利用。另一方面為了使檔案信息資源更方便、快捷、廣泛地提供利用，又要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將大量檔案信息在光盤(pán)上“海量存儲(chǔ)”，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳送，跨越時(shí)空限制。在國(guó)家信息化建設(shè)中，檔案機(jī)構(gòu)比任何其他機(jī)構(gòu)更加關(guān)注在文件生命周期的不同時(shí)期應(yīng)采用的相應(yīng)技術(shù)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及保護(hù)措施。

參考文獻(xiàn)：

篇（2）

隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的不斷發(fā)展，學(xué)校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)的電子文件通過(guò)校園網(wǎng)廣為傳遞，電子文件已成為高校新產(chǎn)生文件的主體，也是高校校務(wù)系統(tǒng)的主體。這些新形成的電子文件本身就是數(shù)字化的文件，可直接用于全文檢索利用，如不及時(shí)采集歸檔，任其“自生自滅”，會(huì)給檔案信息化工作帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。

1.對(duì)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及各學(xué)院、部處中心網(wǎng)頁(yè)上形成的正式的電子公文及工作信息電子文件，要及時(shí)將其打印出來(lái)，完成紙質(zhì)文件的完整收集。在目前電子文件法律憑證作用尚未得到認(rèn)可的狀況下，嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔的“雙軌制”原則，以確保檔案實(shí)體與信息的安全。

2.對(duì)高校OA系統(tǒng)上形成流轉(zhuǎn)的大量公務(wù)電子文件以及部處中心、各學(xué)院網(wǎng)頁(yè)上形成的電子文件，有兩種方式完成歸檔。對(duì)于0A系統(tǒng)編制完備、實(shí)現(xiàn)了文件與檔案一體化管理的高校，可以直接采用在線(xiàn)歸檔的方式，將辦理完畢的電子文件直接歸入檔案館服務(wù)器完成電子文件的全文采集。對(duì)于未實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理的高校，可以采用物理歸檔的方式，由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)將OA系統(tǒng)上形成的全部電子文件信息拷貝到光盤(pán)進(jìn)行歸檔，完成電子文件信息(包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息)的完整采集。

3.對(duì)未在校園網(wǎng)上的有保存價(jià)值的公務(wù)電子文件，由公文擬稿單位專(zhuān)門(mén)打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋單位公章，連同相應(yīng)的電子版信息拷貝歸檔保存。

對(duì)電子文件全文信息采集的優(yōu)點(diǎn)是；第一，可以直接進(jìn)行電子文件全文檢索，既方便利用又提高了檔案的檢全率、檢準(zhǔn)率。第二，省時(shí)省力準(zhǔn)確率高，電子文件進(jìn)館后無(wú)須進(jìn)行人工掃描，就可以完整準(zhǔn)確地再現(xiàn)電子文件的原文信息，可以方便快捷地為利用者提供服務(wù)。第三，安全高效，使檔案“雙軌制”得到有效的執(zhí)行，為檔案的安全管理提供了保障，同時(shí)電子文件全文信息的采集加快了檔案館數(shù)字化建設(shè)的步伐。

文件級(jí)著錄信息的自動(dòng)采集

目前我國(guó)檔案界正以極大的熱情致力于電子文件收集歸檔和紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。然而我們不能忽略，數(shù)字化環(huán)境下高校尚有不少的工作信息仍然以紙質(zhì)文件的方式大量產(chǎn)生，這些文件不僅數(shù)量大，而且價(jià)值高，及時(shí)做好這部分文件的歸檔與著錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，是確保一個(gè)全宗單位檔案齊全完整的關(guān)鍵，同時(shí)也是推進(jìn)本單位檔案數(shù)字化進(jìn)程的一項(xiàng)得力措施。

在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的著錄一直是阻礙廣大高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的瓶頸，而如何實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)文件著錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，成為推進(jìn)各高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的關(guān)鍵。針對(duì)傳統(tǒng)檔案著錄過(guò)程中著錄數(shù)據(jù)主要靠人工錄入、出現(xiàn)數(shù)字化進(jìn)展緩慢、數(shù)據(jù)質(zhì)量差等問(wèn)題，筆者以為高?？梢越Y(jié)合目前計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，以及高校各業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔的習(xí)慣，編制一套文件著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集軟件，有效地解決紙質(zhì)檔案著錄滯后的瓶頸問(wèn)題。

1.參照國(guó)家檔案著錄規(guī)范，對(duì)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之外形成的大量教學(xué)、科研、基建、招標(biāo)采購(gòu)管理等方面的純紙質(zhì)文件的歸檔要求，做進(jìn)一步的細(xì)化與規(guī)范統(tǒng)一，使部門(mén)的歸檔清單附合檔案部門(mén)著錄數(shù)據(jù)采集的要求。

2.針對(duì)目前各文件形成部門(mén)通常采用在Word或Excel上登記收發(fā)文件的特點(diǎn)，編制一套將擴(kuò)展名為doc或xls格式的文件轉(zhuǎn)換為txt格式的通用文件著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集軟件，直接將歸檔清單的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入DARMs檔案管理系統(tǒng)。在這個(gè)方面中山大學(xué)檔案館進(jìn)行了有益的嘗試并取得了很好的效果。

紙質(zhì)文件目錄著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集的優(yōu)點(diǎn)是：第一，充分利用業(yè)務(wù)部門(mén)預(yù)立卷的成果，通過(guò)采集轉(zhuǎn)換軟件，快速實(shí)現(xiàn)歸檔文件級(jí)目錄的自動(dòng)著錄。第二，省時(shí)高效，檔案部門(mén)不用重復(fù)錄入業(yè)務(wù)部門(mén)已經(jīng)做好的文件著錄項(xiàng)目，避免了手工錄入不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高等弊端，有效突破了檔案館進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理的瓶頸問(wèn)題。第三，提高了檔案的利用時(shí)效，文件歸檔后在較短的時(shí)間內(nèi)就可以完成文件級(jí)目錄的計(jì)算機(jī)檢索查詢(xún)，方便了利用者的查詢(xún)與利用。第四，增加了業(yè)務(wù)部門(mén)繼續(xù)歸檔的信心與動(dòng)力，因?yàn)榻坏綑n案館后不用擔(dān)心找不出來(lái)或不方便利用，使檔案館收集難的問(wèn)題成為一去不復(fù)返的過(guò)去式。

照片、錄音，錄像等聲像文件信息的采集

1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通過(guò)各單位負(fù)責(zé)拍攝的人員完成。在日常工作中，高校通常由宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)進(jìn)行跟蹤拍攝和宣傳報(bào)導(dǎo)。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，攝影人員應(yīng)從每一項(xiàng)活動(dòng)中的眾多數(shù)碼照片中精選一組有代表意義的照片進(jìn)行歸檔，并對(duì)歸檔照片進(jìn)行文字說(shuō)明，即填寫(xiě)好照片信息(包括題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和拍攝者)。按照檔案館統(tǒng)一規(guī)定的上傳方式、單張數(shù)碼照片分辨率、照片格式等要求，將歸檔數(shù)碼照片上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中，還要用一次性刻寫(xiě)光盤(pán)刻錄兩份送檔案館歸檔保存。

2.多媒體課件文本類(lèi)、音頻、視頻類(lèi)電子文件的采集。各單位電子文件管理員將檔案館印發(fā)的《歸檔電子文件登記表》發(fā)給電子文件形成者，由電子文件承辦人將表格填好后，將電子文件刻錄到光盤(pán)上，連同表格一并交給各單位電子文件管理員，于次年6月底前交檔案館歸檔。在這個(gè)領(lǐng)域南京大學(xué)檔案館的做法值得大家借鑒。

高校聲像文件信息采集的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：第一，聲像檔案可以通過(guò)靜止、動(dòng)態(tài)的畫(huà)面和真實(shí)的聲音再現(xiàn)過(guò)去發(fā)生的活動(dòng)，具有強(qiáng)烈的空間感和時(shí)間感，在宣傳、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使檔案館藏結(jié)構(gòu)豐富多樣，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，集圖、文、聲、貌于一體，增強(qiáng)了檔案服務(wù)于民生及休閑服務(wù)的能力。第三，聲像檔案的及時(shí)收集，加快了檔案館數(shù)字化的進(jìn)程，強(qiáng)化了檔案館進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義宣傳教育基地的功能。

數(shù)據(jù)庫(kù)信息的采集

隨著數(shù)字化校園建設(shè)的推進(jìn)，近年來(lái)許多高校已建成并在網(wǎng)上運(yùn)行了業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，例如：本(專(zhuān))科生教務(wù)系統(tǒng)、圖書(shū)館信息系統(tǒng)、科研管理信息系統(tǒng)、儀器設(shè)備和實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)等。這些管理信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)一般都比較標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，是檔案管理系統(tǒng)中相應(yīng)業(yè)務(wù)檔案信息的理想來(lái)源和數(shù)據(jù)保障。近年來(lái)通過(guò)實(shí)踐，筆者認(rèn)為應(yīng)用批量導(dǎo)人式著錄方法是快捷高效采集此類(lèi)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)信息的好方法。

篇（3）

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國(guó)家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，到國(guó)家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開(kāi)始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢(shì)在必行。自2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國(guó)各類(lèi)檔案館（室）中蓬勃開(kāi)展起來(lái)。對(duì)于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識(shí)，現(xiàn)將我的一些拙識(shí)淺見(jiàn)拿來(lái)與大家一起探討。

一、檔案信息化的含義

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

（一）檔案信息化應(yīng)遵循的原則

1. 規(guī)范性原則。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過(guò)館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2. 安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗?；訪(fǎng)問(wèn)控制策略；（如入網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

3. 效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益， 要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶(hù)需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說(shuō)，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶(hù)和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶(hù)的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。

（二）檔案信息化建設(shè)遵循的原則

1. 文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求

2. 歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專(zhuān)家預(yù)計(jì)，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。 檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。它是一項(xiàng)耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹(shù)，使檔案工作適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門(mén)的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。 信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

篇（4）

檔案敏感信息安全面臨的主要威脅及保護(hù)需求

篇（5）

1）節(jié)約成本。進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)有助于為單位節(jié)省不必要的成本浪費(fèi)。在計(jì)算機(jī)信息化檔案管理沒(méi)有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費(fèi)許多的時(shí)間和紙張去進(jìn)行檔案資料的編寫(xiě)，在這過(guò)程中可能會(huì)發(fā)生；漏寫(xiě)或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢(xún)，浪費(fèi)大量的人力和物力。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息資料的管理可以快速查詢(xún)到所需的資料，在保存上相對(duì)簡(jiǎn)單，不易丟失和缺損。2）提高工作效率。運(yùn)用現(xiàn)代已經(jīng)發(fā)展得非常成熟的電腦技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質(zhì)信息檔案管理到信息化檔案管理的一個(gè)過(guò)渡。運(yùn)用成熟的電腦技術(shù)為檔案管理部門(mén)節(jié)約人力成本。比如說(shuō)起初檔案管理整理紙質(zhì)文件需要二至四個(gè)人來(lái)完成這份工作，運(yùn)用電腦技術(shù)就只需要一個(gè)人很好的完成這份工作。這就為整個(gè)管理節(jié)約了人力成本，在此基礎(chǔ)之上也提高了相關(guān)工作人員的工作效率。

二、信息化檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏重視。對(duì)檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現(xiàn)在管理部門(mén)當(dāng)中，還包括信息管理人員自身。主要體現(xiàn)在管理部門(mén)的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時(shí)俱進(jìn)，在快速發(fā)展的電腦信息技術(shù)面前，管理者還沒(méi)有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長(zhǎng)期以往的工作環(huán)境中，已經(jīng)養(yǎng)成了一種工作習(xí)慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時(shí)之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標(biāo)準(zhǔn)化不足。在進(jìn)行檔案管理上，沒(méi)有完整齊全的管理制度和部門(mén)管理系統(tǒng)。比如，房產(chǎn)信息檔案的管理，它應(yīng)該是擁有專(zhuān)門(mén)收集房產(chǎn)資料的人員，分化各級(jí)職責(zé)，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數(shù)還保持著兩三個(gè)人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責(zé)分工不明確，到位。也沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)監(jiān)督的責(zé)任機(jī)構(gòu)和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質(zhì)較低。檔案信息人員的素質(zhì)較低表現(xiàn)在工作責(zé)任感不強(qiáng)，具體表現(xiàn)在有的檔案信息管理者道德素養(yǎng)不夠高，將檔案資料據(jù)為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質(zhì)低下還表現(xiàn)在服務(wù)水平不夠高。以房產(chǎn)檔案信息管理為例，房產(chǎn)所有者需要調(diào)動(dòng)存檔的資料進(jìn)行復(fù)印或是作為他用時(shí)，管理人員不給予調(diào)檔，甚至態(tài)度惡劣，給他人造成事務(wù)辦理上的諸多不便。

三、加強(qiáng)信息化檔案管理的措施

1）完善基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)信息化檔案管理的先決條件是完善應(yīng)有的基礎(chǔ)設(shè)施，沒(méi)有這些必要的設(shè)備就只是紙上談兵，沒(méi)有實(shí)際的意義。建立現(xiàn)代信息化檔案管理首先所需要的設(shè)備，計(jì)算機(jī)是最主要的，其次是復(fù)印機(jī)，專(zhuān)業(yè)的軟件設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀等等。而建立檔案信息系統(tǒng)是最關(guān)鍵和最主要的部分，擁有一項(xiàng)完整的系統(tǒng)可以更加快速的進(jìn)行檔案的錄入，以及檔案的分類(lèi)和檔案的查詢(xún)以及保管。2）重視檔案信息化的建設(shè)與傳統(tǒng)保管。檔案信息化的建設(shè)固然很重要，是往現(xiàn)代化信息檔案保管的一個(gè)重要過(guò)渡，它使得檔案信息形成一項(xiàng)完整的保管系統(tǒng)，也是現(xiàn)代電腦技術(shù)運(yùn)用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統(tǒng)的檔案保管也不能完全的放棄，比如說(shuō)房產(chǎn)資料文件的原件是作為房產(chǎn)擁有者所有權(quán)的一個(gè)證明文件，這些文件都是要作為紙質(zhì)文件資料長(zhǎng)期保存的。3）加強(qiáng)信息安全的管理。在建設(shè)現(xiàn)代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強(qiáng)信息檔案的安全性管理。在電腦科技發(fā)展的同時(shí)，一些人利用網(wǎng)絡(luò)的便利性以及網(wǎng)絡(luò)的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒(méi)有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門(mén)增加損失。因此，亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)已晚，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息安全管理的預(yù)防與應(yīng)對(duì)。4）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。這里所說(shuō)的提高檔案管理人員的素質(zhì)水平不僅僅包括管理人員的知識(shí)水平，更加重要的是道德責(zé)任水平。首先是檔案管理人員的知識(shí)水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內(nèi)容以及保管措施以及自身職責(zé)的具體要求。其次是管理業(yè)務(wù)水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質(zhì)資料，隨著時(shí)間的延長(zhǎng)，紙質(zhì)資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內(nèi)容，這就需要管理人員具備一定的修復(fù)能力。道德素養(yǎng)具體體現(xiàn)在自身的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)烈的職責(zé)使命感以及對(duì)自身的約束力。

四、結(jié)語(yǔ)

在迅速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)時(shí)代，印證了科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。把這種發(fā)達(dá)的電腦信息技術(shù)運(yùn)用到檔案信息管理當(dāng)中，完成從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理信息系統(tǒng)到現(xiàn)代信息化檔案管理的一個(gè)重要過(guò)渡。在本文中研究了運(yùn)用現(xiàn)代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當(dāng)中無(wú)法比擬的優(yōu)越性。在此同時(shí)提出在建立現(xiàn)代信息化檔案管理中所需要注意的問(wèn)題，為怎樣建立新型的現(xiàn)代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。

作者:劉洋 單位:天津市市區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心

參考文獻(xiàn)：

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篇（6）

信息只有通過(guò)傳播才能得到有效利用，檔案信息也不例外，在檔案信息的傳播過(guò)程中，檔案工作者充當(dāng)著傳播者的角色。把信息素養(yǎng)(Information Literacy)的概念引入到檔案信息傳播中，研究在信息技術(shù)條件下如何培養(yǎng)檔案工作者的信息素養(yǎng)，具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。本文結(jié)合傳播學(xué)、檔案學(xué)、信息素養(yǎng)等三方面的知識(shí)，對(duì)檔案信息傳播中檔案工作者的信息素養(yǎng)的內(nèi)涵及如何培養(yǎng)其信息素養(yǎng)給出了的建議。

一、在檔案信息傳播中引入信息素養(yǎng)的原因

1947年，美國(guó)信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)主席保羅·澤考斯基(Paul Zurkowski)率先提出了信息素養(yǎng)的概念。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)信息素養(yǎng)的研究逐步深入。目前，對(duì)信息素養(yǎng)的認(rèn)識(shí)主要包括：對(duì)信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對(duì)待的能力；對(duì)信息的有效檢索、評(píng)價(jià)和使用的能力；獨(dú)立自主學(xué)習(xí)的態(tài)度、方法和批判精神；強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感和參與意識(shí)等。

信息技術(shù)的發(fā)展使信息傳播方式、傳播效果、受眾選擇等都發(fā)生著改變，而信息傳播者的信息素養(yǎng)更直接地影響著信息傳播的效果。表現(xiàn)在檔案信息傳播方面，檔案工作者的信息素養(yǎng)成為影響檔案信息傳播效果的重要一環(huán)，原因如下：

首先，檔案信息開(kāi)放性增強(qiáng)。隨著社會(huì)的發(fā)展，公民的知情權(quán)在很大程度上得到提高。檔案信息的開(kāi)發(fā)更多地關(guān)注現(xiàn)實(shí)和大眾需求，以此來(lái)增強(qiáng)對(duì)利用者的吸引力。在開(kāi)發(fā)和選題的過(guò)程中，檔案工作者要有信息意識(shí)，應(yīng)具備對(duì)信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對(duì)待的能力。

其次，檔案信息傳播形式的改變?，F(xiàn)代傳媒技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的傳播形式呈現(xiàn)出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應(yīng)高速的信息傳播和應(yīng)用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術(shù)條件下對(duì)信息的有效檢索、評(píng)價(jià)、使用和傳播的能力。

第三，檔案信息傳播手段的變化。現(xiàn)代傳播手段給檔案信息傳播帶來(lái)了很大的便利，但網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)、病毒、木馬等安全隱患一直困擾著現(xiàn)代人。檔案工作者必須樹(shù)立信息安全意識(shí)，在傳播過(guò)程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免不經(jīng)意地丟失信息造成信息遺漏。

第四，檔案信息傳播客體需求的增加。隨著受眾的檔案意識(shí)和信息意識(shí)的增強(qiáng)，利用檔案信息的用戶(hù)不再局限于專(zhuān)業(yè)人員和政務(wù)系統(tǒng)工作人員，因此信息傳播內(nèi)容要具備廣泛性與實(shí)用性。同時(shí)，由于各方面專(zhuān)業(yè)人員對(duì)信息質(zhì)量的要求不斷提高，信息傳播的針對(duì)性要求檔案工作人員提高信息傳播內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性與研究性，滿(mǎn)足用戶(hù)需要。

二、檔案工作者在檔案信息傳播中應(yīng)具備的信息素養(yǎng)

檔案工作者的信息素養(yǎng)，是檔案工作者根據(jù)自身和外部信息環(huán)境發(fā)展的要求，自覺(jué)接受教育和培訓(xùn)而形成的一種對(duì)待信息及信息活動(dòng)的修養(yǎng)和能力。從傳播學(xué)的角度來(lái)講，檔案工作者充當(dāng)傳播者的角色。傳播者的素質(zhì)會(huì)對(duì)其他各方面因素產(chǎn)生巨大影響。下面從文化素養(yǎng)、信息技能和信息意識(shí)三個(gè)方面來(lái)闡述檔案工作人員在檔案信息傳播中應(yīng)具備的信息素養(yǎng)。

1．文化素養(yǎng)

這里的文化素養(yǎng)，是指文化知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作者不僅應(yīng)具有較高的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化與科學(xué)技術(shù)知識(shí)，特別是從事信息開(kāi)發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。

首先，在檔案信息傳播前，檔案工作者必須對(duì)將要傳播的信息有充分認(rèn)識(shí)，確保信息傳播符合相關(guān)原則和規(guī)定，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行選擇、處理和加工。檔案?jìng)鞑ト藛T必須具備足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和其他文化知識(shí)。其次，科技的發(fā)展決定了網(wǎng)絡(luò)傳播必將成為今后信息傳播的主要途徑，作為傳播者的檔案工作者必須掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。再次，經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展環(huán)境下產(chǎn)生了不同種語(yǔ)種檔案。國(guó)際間交流產(chǎn)生大量的外文檔案，基于識(shí)別利用外文檔案信息和增進(jìn)國(guó)際檔案工作交流來(lái)發(fā)展檔案工作的目的，檔案工作者應(yīng)提高外語(yǔ)水平。

2.1言息技能

信息技能指檔案工作者在從事檔案工作實(shí)踐活動(dòng)中應(yīng)具備的對(duì)信息搜集、理解、分析、處理的能力。這里的信息技能主要指信息處理能力、用戶(hù)分析能力和新技術(shù)的應(yīng)用能力。

首先，信息處理能力。由于工作內(nèi)容的特殊性，檔案工作者需要對(duì)檔案進(jìn)行一系列處理才能使其形成檔案信息資源，為公眾提供利用。檔案工作者需要具備的信息處理能力主要包括：信息收集、信息選擇、信息加工的能力。其次，用戶(hù)分析能力。不同的受眾對(duì)檔案信息有不同的要求，對(duì)不同類(lèi)型受眾的需求進(jìn)行分析，增強(qiáng)信息傳播的專(zhuān)指度，將有效提高檔案信息的傳播效率。再次，對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用能力。計(jì)算機(jī)在檔案工作中的普及，要求檔案工作者熟悉運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件；在網(wǎng)絡(luò)傳播必將成為信息傳播的主要途徑的環(huán)境下，掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)是檔案工作者必須具備的能力。

3．信息意識(shí)

信息意識(shí)就是檔案工作者對(duì)檔案工作信息的敏感程度。

首先，保持對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和檔案工作信息的高度關(guān)注。作為信息資源的開(kāi)發(fā)者、公眾獲取信息的重要源頭，檔案工作者必須時(shí)刻關(guān)注外界信息，并與當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際工作相聯(lián)系，提高對(duì)未來(lái)信息的預(yù)測(cè)能力。

其次，敏銳地感受社會(huì)信息的變化對(duì)檔案工作的影響。檔案工作者及其服務(wù)對(duì)象都是生活在信息社會(huì)中，面對(duì)海量信息，檔案工作者只有具備強(qiáng)烈的信息意識(shí)，才能積極主動(dòng)地挖掘、搜集、利用各種有用的信息，不斷完善檔案工作，使檔案工作在各方面建設(shè)中發(fā)揮最大作用。

第三，保持高度的信息安全意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息傳遞存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，這就要求檔案?jìng)鞑ト藛T需具備一定的網(wǎng)絡(luò)常識(shí)，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。另外，數(shù)字化信息的竊取和篡改不易被識(shí)別，使信息真?zhèn)坞y辨，一旦信息被人拷貝或篡改，就可能造成巨大損失，所以檔案工作者還要注意物理存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全。

三、如何培養(yǎng)檔案工作者在檔案信息傳播中的信息素養(yǎng)

對(duì)于在檔案信息傳播過(guò)程中的檔案工作者來(lái)講，信息素養(yǎng)的培養(yǎng)主要從檔案工作者的時(shí)代意識(shí)，良好的社會(huì)培養(yǎng)環(huán)境，檔案工作者信息技能培訓(xùn)，高校文化素養(yǎng)教育培訓(xùn)等四個(gè)方面進(jìn)行闡述。

1．檔案工作者的時(shí)代意識(shí)

信息時(shí)代的檔案工作者除了要增強(qiáng)信息意識(shí)外，還要增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)、市場(chǎng)意識(shí)和法律意識(shí)。首先，檔案信息傳播需要檔案工作者增強(qiáng)其對(duì)信息性的認(rèn)識(shí)程度，提高鑒別水平和處理能力，增強(qiáng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，滿(mǎn)足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息日益增長(zhǎng)的需求。其次，檔案工作者要開(kāi)發(fā)檔案信息并主動(dòng)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌，參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為市場(chǎng)服務(wù)。再次，檔案信息傳播要求檔案工作者努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用技術(shù)，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代節(jié)拍。第四，檔案信息傳播要求檔案工作者在履行服務(wù)職能時(shí)要有強(qiáng)烈的依法辦事意識(shí)，按照黨和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)、開(kāi)放、公布與利用，正當(dāng)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

2．良好的社會(huì)培養(yǎng)環(huán)境

檔案信息傳播離不開(kāi)社會(huì)環(huán)境，這里的環(huán)境因素主要指國(guó)家的財(cái)政支持、法律建設(shè)、設(shè)備的配置情況(硬件和軟件環(huán)境)。

檔案工作者信息素養(yǎng)的培養(yǎng)是一項(xiàng)創(chuàng)新性很強(qiáng)的工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)下定決心，實(shí)施強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)。一要營(yíng)造先進(jìn)的思想認(rèn)識(shí)環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)做好信息工作和提高檔案工作者信息素養(yǎng)的重大意義，大力倡導(dǎo)檔案工作者使用電腦和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，營(yíng)造濃厚的提高信息素養(yǎng)的氛圍。二要?jiǎng)?chuàng)造良好的軟硬件環(huán)境。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，為培養(yǎng)檔案工作者信息素養(yǎng)提供必需的物資、器材、場(chǎng)地和技術(shù)支持，逐步提高檔案部門(mén)辦公自動(dòng)化水平。三要完善和落實(shí)規(guī)章制度。從當(dāng)前我國(guó)檔案隊(duì)伍培訓(xùn)的實(shí)踐來(lái)看，除了繼續(xù)搞好在職培訓(xùn)、堅(jiān)持自學(xué)制度以外，國(guó)家還應(yīng)建立健全網(wǎng)絡(luò)使用和管理制度、信息設(shè)備更新制度，使檔案工作者在不斷學(xué)習(xí)和使用新設(shè)備時(shí)增強(qiáng)信息素養(yǎng)。

3．檔案工作者的信息技能培訓(xùn)

網(wǎng)絡(luò)媒體改寫(xiě)了傳統(tǒng)的平面媒體一統(tǒng)天下的局面，占據(jù)越來(lái)越多的傳播市場(chǎng)，檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的檔案信息傳播。

首先，作為傳播者的檔案工作者在工作中必須掌握必要的軟件操作和維護(hù)技能，提高辦公速度，更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。其次，網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，可以使檔案工作人員及時(shí)捕捉社會(huì)信息，針對(duì)受眾需求進(jìn)行組織，提高傳播效率。此外，檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的培訓(xùn)，都有利于檔案工作者正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，在安全與保密的條件下，進(jìn)行更有效的檔案信息傳播。

篇（7）

伴隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程中，檔案信息的安全威脅是各種各級(jí)全方位的。檔案安全不僅影響人民的切身利益，同時(shí)直接關(guān)系到國(guó)家安全。在檔案數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)該確保檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，在檔案信息保存過(guò)程中需要對(duì)儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行保護(hù)。黑客非法竊取檔案信息嚴(yán)重影響著檔案的安全。檔案信息安全保護(hù)就是確保在檔案從形成起始的所有過(guò)程的安全。檔案數(shù)字化給檔案管理工作便捷，同時(shí)數(shù)字檔案面臨著與傳統(tǒng)有別的新型的威脅。本文闡述了影響數(shù)字檔案信息安全的因素，探究加強(qiáng)檔案信息安全的對(duì)策。

 

一、影響數(shù)字檔案信息安全的因素

 

(一)儲(chǔ)存檔案信息的介質(zhì)本身不安全

 

儲(chǔ)存檔案信息的介質(zhì)一般包括光盤(pán)、磁盤(pán)等電子載體。儲(chǔ)存檔案信息的介質(zhì)壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙質(zhì)檔案，普通光盤(pán)的壽命也就幾年。針對(duì)儲(chǔ)存介質(zhì)脆弱性，檔案工作者不僅要定期對(duì)儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行維護(hù)還需對(duì)檔案信息進(jìn)行備份。

 

(二)無(wú)紙化辦公帶來(lái)的不安全

 

無(wú)紙化辦公趨勢(shì)造成檔案信息對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)過(guò)度依賴(lài)。數(shù)字檔案的使用離不開(kāi)電子操作設(shè)備。無(wú)紙化辦公造成檔案信息存儲(chǔ)形式的單一性是影響檔案信息的安全的重要因素之一[1]。

 

(三)信息共享、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)帶來(lái)的不安全

 

信息共享、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)使任何個(gè)人、機(jī)構(gòu)都能在互聯(lián)網(wǎng)上抓取信息。檔案信息信息化之后儲(chǔ)存的載體連接在互聯(lián)網(wǎng)上，因此黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)等威脅互聯(lián)網(wǎng)安全的因素嚴(yán)重威脅檔案信息的安全。

 

二、應(yīng)用技術(shù)手段確保檔案信息安全

 

(一)建設(shè)安全操作系統(tǒng)

 

操作系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)能夠正常工作的重要支撐。操作系統(tǒng)負(fù)責(zé)文件管理、進(jìn)程管理、設(shè)備分配等基礎(chǔ)工作。操作系統(tǒng)的掃描工具時(shí)刻檢測(cè)系統(tǒng)漏洞，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、防火墻給檔案信息增加了一層保護(hù)、軟件限制策略軟件限制策略來(lái)限制系統(tǒng)上運(yùn)行的未授權(quán)的可執(zhí)行程序?qū)n案信息的更改，以防止黑客等不安全人員對(duì)機(jī)密檔案的套取。

 

(二)設(shè)置防火墻

 

防火墻給檔案信息增加了一層保護(hù)。在系統(tǒng)的內(nèi)、外網(wǎng)之間，設(shè)置防火墻是保護(hù)數(shù)字信息安全最主要的措施之一。防火墻的設(shè)置可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)、外網(wǎng)之間的隔離、控制訪(fǎng)問(wèn)手段和對(duì)檔案信息的讀寫(xiě)方式。防火墻應(yīng)該可以控制對(duì)檔案信息的讀寫(xiě)方式、過(guò)濾流過(guò)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)、禁止非法請(qǐng)求、記錄信息內(nèi)容和進(jìn)程動(dòng)態(tài)、檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)攻擊。

 

(三)防病毒技術(shù)

 

反病毒技術(shù)不僅可以檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)非法行為還可以主動(dòng)防御網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。防毒技術(shù)具有查毒功能，可以對(duì)客戶(hù)文件進(jìn)行掃描，檢查潛伏的病毒。同時(shí)防毒技術(shù)的在線(xiàn)功能可以及時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)病毒入侵并報(bào)警，網(wǎng)絡(luò)管理人員將根據(jù)報(bào)警信息及時(shí)作出相應(yīng)的措施。

 

(四)加密技術(shù)

 

檔案記載著一個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中具有一定價(jià)值的歷史記錄，為了保證檔案的完整性和真實(shí)性，檔案在形成之后就是非公開(kāi)的，除了檔案管理機(jī)構(gòu)其他人都沒(méi)有權(quán)利查看檔案。采用加密技術(shù)可以確保檔案信息在數(shù)字化儲(chǔ)存中不被解密以保證檔案信息的非公開(kāi)性。加密使用的密鑰基本決定了加密強(qiáng)度。密鑰分為對(duì)稱(chēng)密鑰與非對(duì)稱(chēng)密鑰。非對(duì)稱(chēng)密鑰加密技術(shù)具有兩個(gè)密鑰，一個(gè)是公鑰一個(gè)是私鑰，公鑰是公開(kāi)的，私鑰是非公開(kāi)的。公共密鑰用來(lái)進(jìn)行加密，私鑰可以用來(lái)解密。發(fā)送檔案信息時(shí)，發(fā)送者使用公鑰對(duì)檔案信息進(jìn)行加密。接收者接受到檔案信息時(shí)，只有使用密鑰才能解密檔案信息。秘鑰只有接受方才有，因此互聯(lián)網(wǎng)非法分子很難從截獲的加密了的報(bào)文中解出完整檔案信息，這在檔案信息的傳輸過(guò)程中可以有效防止網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)、黑客對(duì)檔案信息的竊取。

 

(五)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)

 

儲(chǔ)存檔案信息的介質(zhì)具有脆弱性。進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)丟失情況下就可以被恢復(fù)。除此之外，還應(yīng)該增加的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的多樣性，如使用磁盤(pán)、光盤(pán)之后可以使用紙質(zhì)對(duì)主要信息再備份。

 

三、加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)對(duì)策

 

(一)建立健全檔案管理制度

 

提高檔案管理安全認(rèn)識(shí)能有效確保檔案信息的安全。檔案信息安全的諸多問(wèn)題根本上是由于檔案管理規(guī)章制度的不建全。除了建設(shè)安全操作統(tǒng)、設(shè)置防火墻、防病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)等應(yīng)用技術(shù)手段之外，建立健全檔案信息安全的管理制度也是加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)有效對(duì)策之一。因此，需要完善現(xiàn)行管理制度、監(jiān)督制度、賞罰制度、權(quán)責(zé)界定制度和信息網(wǎng)絡(luò)病毒防范管理制度等相關(guān)制度。

 

(二)完善法規(guī)建設(shè)，形成規(guī)范體系

 

中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)分發(fā)展起步比較晚，相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)立法不健全，致使非法分子得不到懲治作案成本低造成作案更加猖獗。因此制定有效的檔案信息安全法規(guī)顯得尤為重要。立法部門(mén)應(yīng)該聯(lián)合檔案部門(mén)制定出符合中國(guó)國(guó)情的網(wǎng)絡(luò)安全法，保障網(wǎng)絡(luò)信息流通的安全，維護(hù)數(shù)字檔案信息安全[3]。

 

(三)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

 

互聯(lián)網(wǎng)屬于新興行業(yè)，中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)分發(fā)展起步比較晚，因此檔案管理人員缺乏信互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)、信息安全意識(shí)和操作現(xiàn)代化設(shè)備的水平。另外，檔案工作人員的思想懈怠致使檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中粗心大意、缺乏責(zé)任意識(shí)，因此需要加強(qiáng)檔案人員互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)培訓(xùn)和思想教育，增強(qiáng)檔案人員安全責(zé)任意識(shí)，提升檔案人員的專(zhuān)業(yè)技能。

 

四、結(jié)束語(yǔ)

 

篇（8）

【關(guān)鍵詞】

數(shù)字檔案館；檔案信息；服務(wù)模式；創(chuàng)新

隨著數(shù)字檔案館的建成，檔案館館藏的多少和館舍的大小已不再是形成競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)，只有出色的服務(wù)才是檔案館生存發(fā)展的關(guān)鍵所在。

一、數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)模式及特點(diǎn)

1、以檔案館為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐岳谜邽橹行?/p>

在手工時(shí)代，檔案信息利用者基本處于被動(dòng)地位，利用者提交利用需求后只有被動(dòng)等待，能否得到信息有很大的不確定性。數(shù)字檔案館的建成構(gòu)建了一種檔案信息資源環(huán)境，以利用者的需求和方便作為創(chuàng)建檔案信息環(huán)境的根本出發(fā)點(diǎn)，其宗旨是為利用者快捷、準(zhǔn)確、全面地提供所需信息，利用者通過(guò)自主行為實(shí)現(xiàn)與檔案信息資源的互動(dòng)。

2、信息內(nèi)容和形式大大豐富

傳統(tǒng)檔案館一般只能提供文字類(lèi)信息。在數(shù)字檔案館中，利用者得到的檔案信息是多種多樣的，包括文字、聲音、圖形、圖像及數(shù)字視頻。利用者不僅能查閱檔案信息，還可獲取知識(shí)、接受教育。

3、信息服務(wù)智能化

在傳統(tǒng)檔案館中檔案信息被按照全宗、目錄、案卷、文件四個(gè)層次組織成樹(shù)狀結(jié)構(gòu)，存儲(chǔ)檔案信息的文件之間雖然存在著內(nèi)容上的邏輯關(guān)系，也只能以一種或幾種角度來(lái)顯示檔案信息的有序化。而在數(shù)字檔案館中，可對(duì)信息資源進(jìn)行智能檢索、分析、處理，根據(jù)文件的內(nèi)容特征在文件之間建立起多種鏈接，各信息節(jié)點(diǎn)間形成多維網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，可以任意一種角度來(lái)顯示檔案信息的有序化。利用者查閱檔案，可以通過(guò)一個(gè)檢索要求將所有相關(guān)文件檢索出來(lái)，大大提高了查全率。

4、信息利用超時(shí)空化

在紙質(zhì)時(shí)代，用戶(hù)查閱檔案信息需要到檔案館，需要由檔案人員在場(chǎng)提供。而在數(shù)字檔案館中，利用者可以超越時(shí)間、空間的限制，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)得到各種檔案信息。

5、檔案服務(wù)超前，文檔實(shí)現(xiàn)一體化管理

傳統(tǒng)的檔案工作始于歸檔收集，而在數(shù)字檔案館中，文件全生命周期理論將貫穿文件檔案的全過(guò)程管理。從文件的形成開(kāi)始介入，對(duì)文件的形成、發(fā)放、歸檔進(jìn)行一體化管理。如PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)檔案部門(mén)均參與其中，使之與檔案管理系統(tǒng)集成，完成歸檔發(fā)放功能。對(duì)各資料點(diǎn)的現(xiàn)行技術(shù)資料通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理。

二、搞好數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)創(chuàng)新的途徑

數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)創(chuàng)新涉及多方面，觀(guān)念創(chuàng)新是前提，服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新是基礎(chǔ)、核心，服務(wù)方式創(chuàng)新是關(guān)鍵，人才和組織管理的創(chuàng)新是保障。

1、服務(wù)觀(guān)念創(chuàng)新

用知識(shí)管理思想指導(dǎo)檔案信息服務(wù)創(chuàng)新。知識(shí)管理對(duì)信息服務(wù)創(chuàng)新的指導(dǎo)表現(xiàn)在深化信息服務(wù)內(nèi)容，即提供知識(shí)服務(wù)。它不是簡(jiǎn)單的信息積累和傳遞，而是知識(shí)的再開(kāi)發(fā)和利用。在服務(wù)內(nèi)容的深度上，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)利用。數(shù)字檔案館較之傳統(tǒng)的檔案館，應(yīng)具備檔案編研、統(tǒng)計(jì)分析、建立強(qiáng)大知識(shí)庫(kù)的功能。在服務(wù)內(nèi)容的廣度上，應(yīng)有盡可能寬的知識(shí)涵蓋面，真正起到知識(shí)傳播和共享的作用，主動(dòng)為用戶(hù)提供幫助與指導(dǎo)，以快捷有效的方法滿(mǎn)足用戶(hù)的知識(shí)需求。很多軟件系統(tǒng)，如OA、PDM、CAPP、ERP系統(tǒng)中保管的信息都是珍貴的知識(shí)資源，也是檔案信息的組成部分，可以開(kāi)發(fā)知識(shí)庫(kù)管理平臺(tái)，將其中的知識(shí)共享、提煉，實(shí)時(shí)有效地進(jìn)行各項(xiàng)知識(shí)收集、交換與傳遞，對(duì)于不同系統(tǒng)中提取的知識(shí)信息進(jìn)行整合與收集，將檔案信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí)為利用者所用，從而不斷提升自主創(chuàng)新能力。

2、服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新

資源庫(kù)是數(shù)字檔案館基本特征的重要體現(xiàn)，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)，只有不斷豐富檔案資源庫(kù)的內(nèi)容，才能在加強(qiáng)收集積累的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式。資源庫(kù)建設(shè)包括以下內(nèi)容：

存量檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。根據(jù)館藏情況建立產(chǎn)品檔案、文書(shū)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、標(biāo)準(zhǔn)、圖書(shū)、光盤(pán)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。采用掃描方式將紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化處理，掃描成PDF文件格式，在數(shù)據(jù)庫(kù)中掛接掃描文件，形成檔案全文資源庫(kù)。對(duì)于光盤(pán)類(lèi)的電子文件，需要將其中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為規(guī)范格式，按一定的組織方式存入檔案全文庫(kù)。

增量檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。對(duì)于新產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案和歸檔的光盤(pán)，建立資源庫(kù)的方法同存量檔案。對(duì)于OA、PDM等系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，通過(guò)開(kāi)發(fā)與有關(guān)系統(tǒng)的接口，在線(xiàn)實(shí)時(shí)或離線(xiàn)定時(shí)接收產(chǎn)生的檔案信息。

多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。多渠道收集多媒體檔案；在科研、生產(chǎn)、基建、培訓(xùn)等活動(dòng)中采用自主拍攝錄制形成多媒體檔案；編研多媒體檔案材料產(chǎn)生多媒體檔案。豐富多媒體檔案館藏，為員工提供圖文并茂、形象生動(dòng)的多媒體檔案信息服務(wù)，不僅有利于改善檔案信息服務(wù)手段，提升檔案部門(mén)的地位，也是檔案工作不斷應(yīng)對(duì)高新技術(shù)挑戰(zhàn)的有益嘗試。

專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)重要形式，它以各類(lèi)檔案基礎(chǔ)庫(kù)為主要數(shù)據(jù)來(lái)源，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，按照某一專(zhuān)門(mén)題材內(nèi)容編制而成的各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)集合。開(kāi)發(fā)各類(lèi)利用價(jià)值高、有針對(duì)性的專(zhuān)題庫(kù)，滿(mǎn)足利用者不同的檔案信息需求，是充分發(fā)揮檔案作用的最佳突破口，是一種全新的服務(wù)方式。

3、服務(wù)方式創(chuàng)新

數(shù)字檔案館網(wǎng)站是數(shù)字檔案館檢索利用，信息的重要平臺(tái)。通過(guò)檔案網(wǎng)站不受權(quán)限限制的檔案信息和工作動(dòng)態(tài)。如某企業(yè)數(shù)字檔案館網(wǎng)站開(kāi)設(shè)了以下欄目：[檔案動(dòng)態(tài)]欄目（包括行業(yè)檔案資料工作情況和公司內(nèi)檔案資料管理工作情況）；[規(guī)章制度]欄目（包括國(guó)家、行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)定和公司制度）；[歷史瞬間]欄目（展現(xiàn)歷史照片）；[檔案利用效果實(shí)例]欄目（精選利用案例反映檔案的利用價(jià)值，提高全員的檔案意識(shí)）；[公司榮譽(yù)]欄目（展現(xiàn)公司在科技及管理方面取得的成績(jī)，提高公司職工榮譽(yù)感）；[學(xué)習(xí)園地]欄目（將開(kāi)會(huì)、交流、培訓(xùn)中的檔案管理ppt課件收集整理供員工學(xué)習(xí)）；[問(wèn)與答]欄目（用于數(shù)字檔案館用戶(hù)和檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)交流）。利用檔案資源庫(kù)中的信息則有權(quán)限限制，需要提出賦權(quán)申請(qǐng)，經(jīng)檔案部門(mén)審查后，方可查詢(xún)或?yàn)g覽權(quán)限范圍之內(nèi)的檔案目錄及全文信息。

4、人才和組織管理創(chuàng)新

（1）精心組織。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)龐大工程，其中網(wǎng)站建設(shè)、資源庫(kù)建設(shè)、數(shù)據(jù)錄入、紙質(zhì)文件掃描、制度編制等工作的難度和工作量都很大。首先要制定“實(shí)施方案”和“實(shí)施計(jì)劃”，并組織參與人員學(xué)習(xí)，統(tǒng)一思想。并將計(jì)劃中的所有內(nèi)容分解落實(shí)到人。其次要建立績(jī)效考核制度。

（2）加強(qiáng)建庫(kù)和利用培訓(xùn)。對(duì)專(zhuān)兼職檔案人員進(jìn)行數(shù)字檔案館建庫(kù)的規(guī)范、要求、流程的培訓(xùn)，對(duì)利用者進(jìn)行數(shù)字檔案館利用培訓(xùn)，使他們熟悉掌握數(shù)字檔案館各模塊功能。

（3）注重標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。制定數(shù)字檔案館系列標(biāo)準(zhǔn)以滿(mǎn)足數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的需要，使數(shù)字檔案館利用服務(wù)有章可循，更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（4）信息安全保密體系建設(shè)。包括數(shù)據(jù)庫(kù)安全建設(shè)，應(yīng)用系統(tǒng)安全建設(shè)，安全保密管理，數(shù)據(jù)的備份。

通過(guò)數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)模式的創(chuàng)新，能使檔案部門(mén)的工作水平和工作效率大大提高。在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，要依托現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新，逐步建成門(mén)類(lèi)齊全、載體豐富、具有相當(dāng)規(guī)模的檔案信息資源庫(kù)和集收集、管理、利用于一體的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作管理規(guī)范化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

【參考文獻(xiàn)】

篇（9）

中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （2013）11-0026-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息時(shí)代的來(lái)臨，一些國(guó)家開(kāi)始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，從而有效提高檔案的作用。我國(guó)對(duì)于這方面有著高瞻遠(yuǎn)矚的眼光，早在2000年，我國(guó)國(guó)家檔案局以及中央檔案館已經(jīng)開(kāi)始落實(shí)檔案信息化建設(shè)，并頒發(fā)了一系列的通告。然而，該工作并沒(méi)有得到相關(guān)重視，我國(guó)很多地方的檔案館依然沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)信息化管理，一些地方沿用傳統(tǒng)的檔案管理中，同時(shí)還存在一些漏洞，更不用說(shuō)檔案管理工作的創(chuàng)新了。

檔案記錄是對(duì)歷史事件進(jìn)行詳細(xì)的記錄，同時(shí)也可以給未來(lái)發(fā)展提供借鑒和依據(jù)。因此，對(duì)檔案進(jìn)行有效、快速的管理工作，能夠有效保證檔案的完整性，對(duì)現(xiàn)代社會(huì)來(lái)講有著非常重要的借鑒作用。從檔案中的歷史事件進(jìn)行學(xué)習(xí)，吸收相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能更有效的避免發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)相類(lèi)似的問(wèn)題。在檔案管理的過(guò)程中，利用率較高的檔案被稱(chēng)為活檔案，利用率較少的檔案則稱(chēng)之為死檔案?；顧n案和死檔案的分類(lèi)和管理非常重要，這就需要利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理，本文主要對(duì)檔案信息化實(shí)踐與創(chuàng)新方面進(jìn)行研究，并提出合理的建議。

一、充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性分析

1.充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，改善檔案管理工作

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，可以對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的管理和查詢(xún)，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備，對(duì)要查詢(xún)的檔案進(jìn)行關(guān)鍵字輸入，即可進(jìn)行檔案的查詢(xún)。這便是檔案信息化的便捷性。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，該方法具有高速、方便等優(yōu)點(diǎn)，且可以廣泛應(yīng)用在各個(gè)地方的管理當(dāng)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

2.符合形勢(shì)發(fā)展的需求

邁入21世紀(jì)信息全球化的時(shí)代，檔案信息化與數(shù)字化變得越來(lái)越重要，利用檔案信息化和數(shù)字化，能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)有效的管理，并為檔案工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。檔案是對(duì)一個(gè)時(shí)期的工作、歷史進(jìn)行記錄和管理，可以說(shuō)是一個(gè)時(shí)代的縮影，利用檔案，可以引導(dǎo)著下一代人繼續(xù)前行。在眾多檔案當(dāng)中，如果未能對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)有效的管理，就會(huì)造成檔案混亂，查詢(xún)困難，導(dǎo)致檔案難以進(jìn)行運(yùn)用。使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，倘若出現(xiàn)查詢(xún)?nèi)藛T較多的情況，則容易導(dǎo)致查詢(xún)混亂的現(xiàn)象。檔案管理人員要不停地搬動(dòng)檔案文件，從而容易造成檔案文件的損壞或缺失，并嚴(yán)重拖慢了檔案查詢(xún)的速度。

3.企業(yè)現(xiàn)代管理的需求

檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的需求之一。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)變得越來(lái)越激烈。在一些決策當(dāng)中，需要對(duì)檔案進(jìn)行回顧性分析。這就需要對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的查找，將找出的相關(guān)文檔進(jìn)行回顧性分析，從而做出決定。這樣一來(lái)就非常注重時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，決策人員就可以足不出戶(hù)進(jìn)行檔案查找。舉個(gè)例子，當(dāng)決策人員需要查找關(guān)于2003年會(huì)計(jì)部的檔案文件時(shí)，可以讓秘書(shū)在檔案資料庫(kù)中輸入“2003”，“會(huì)計(jì)部”，“X X”內(nèi)容的關(guān)鍵詞，就能夠在0. 2秒之內(nèi)查找完畢，并根據(jù)電腦上的提示，將查找得到的文件按照相關(guān)編號(hào)到檔案室當(dāng)中領(lǐng)取，從而提高檔案翻閱的便捷性。

二、檔案信息化實(shí)踐內(nèi)容分析

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

以某地方為例，關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，早在2001年國(guó)家便開(kāi)始著手建立，將檔案文件的目錄和相關(guān)內(nèi)容信息輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的數(shù)據(jù)化管理。截止到2010年為止，該地方已經(jīng)順利輸入相關(guān)文件達(dá)到13萬(wàn)條，卷級(jí)的目錄已經(jīng)達(dá)到1萬(wàn)5千多條。這些數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，一方面能夠體現(xiàn)當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展，另一方面也體現(xiàn)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案的整理和防護(hù)工作

檔案的整理和防護(hù)工作主要包括以下幾點(diǎn)：第一，紙質(zhì)檔案的電子化，利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，具體的方法為掃描。第二，將電子檔案進(jìn)行整理。將電子檔案利用磁盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)、磁帶、硬盤(pán)等方式進(jìn)行保存，從而保證電子檔案的完整無(wú)缺。第三，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的清點(diǎn)，以保證檔案的完整性。

3.加強(qiáng)對(duì)電子文檔的收集工作

電子文檔的收集工作非常重要，它是未來(lái)檔案資源的重要組成部分。目前，檔案文件主要包括紙質(zhì)文件和電子文件。要實(shí)現(xiàn)文檔的保存工作，就必須要將紙質(zhì)文件電子化，并對(duì)兩種類(lèi)型的檔案進(jìn)行共同管理，紙質(zhì)檔案要利用檔案資料室進(jìn)行收集和存放，電子文檔則要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、硬盤(pán)系統(tǒng)等工具進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，并存放到檔案資料室當(dāng)中。

三、檔案工作的創(chuàng)新建議

1.檔案信息建設(shè)要提高系統(tǒng)水平

檔案信息化建設(shè)，要不斷提高檔案系統(tǒng)水平。即檔案系統(tǒng)的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都必須要達(dá)到合乎標(biāo)準(zhǔn)的水平，這些水平通過(guò)互相聯(lián)系，從而發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)，并提高信息建設(shè)系統(tǒng)的能力。一些系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)在運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)不同程度的障礙，這些障礙會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行的水平較低，不利于檔案工作的進(jìn)行。

2.要做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)主要是企業(yè)或政府相關(guān)部門(mén)對(duì)電子檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效的管理，目前我國(guó)電子檔案信息系統(tǒng)主要處于文件處理和管理系統(tǒng)之間的發(fā)展階段，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和完善都是影響電子檔案工作創(chuàng)新的重要部分，因此必須要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行積極的開(kāi)發(fā)和建設(shè)，以滿(mǎn)足檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

3.提高檔案信息工作的水平

檔案信息工作的現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：檔案信息工作較為落后、規(guī)范化程度不高、檔案之間的資源未能及時(shí)進(jìn)行共享、檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)并不高，這些因素都嚴(yán)重地影響著檔案信息的發(fā)展。因此，管理人員必須要不斷提高檔案信息工作的創(chuàng)新，設(shè)立相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案信息工作進(jìn)行規(guī)范，提高檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核工作，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的管理人員辭退處理，要廣泛吸引專(zhuān)業(yè)性人才參與到檔案管理當(dāng)中去，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的管理。

結(jié)束語(yǔ)

檔案的信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的管理事項(xiàng)，要提高檔案的管理水平，必須要在管理的過(guò)程中，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，實(shí)事求是，從而促進(jìn)信息化建設(shè)，保證檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。

篇（10）

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門(mén)已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過(guò)程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門(mén)的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀(guān)念

對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀(guān)念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長(zhǎng)期的保存下來(lái)，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀(guān)念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門(mén)信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門(mén)的信息化施設(shè)以及管理人員的專(zhuān)業(yè)能力都會(huì)存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門(mén)信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門(mén)較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門(mén)卻仍舊使用單機(jī)操作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問(wèn)題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無(wú)法合理利用檔案資源。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)電子文件的管理

隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來(lái)越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過(guò)電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門(mén)，保證電子文件歸檔制度化、專(zhuān)業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過(guò)程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問(wèn)題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過(guò)程中需要解決好電子文件的保存問(wèn)題，對(duì)于長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專(zhuān)業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、接收，并對(duì)檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，因此需要選擇具備專(zhuān)業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案管理人員日益增長(zhǎng)的要求，通過(guò)定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問(wèn)題以及提高檔案管理效率的策略，通過(guò)研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力。總之，對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。

參考文獻(xiàn)：

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