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時間：2023-06-13 16:27:36
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇畢業(yè)生檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學分或者學時的學生的個人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學籍卡）、綜合素質評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定表、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關技能證書、畢業(yè)報到證復印件以及高中階段的相關材料等。這些材料全面記載了一個人從高中階段求學到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會的第一手推薦資料。
20世紀90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關單位、高校學生工作部門、招生就業(yè)等相關部門全面負責管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經(jīng)濟體制的進一步深化改革和我國高校就業(yè)體系的改革，同時根據(jù)高校各自的實際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉入社會人事中心與學校檔案部門館進行統(tǒng)一全面管理。
2008年，國家教育部第27號令-《高等學校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門統(tǒng)一存放。
2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問題
近年來，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。
2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問題
在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現(xiàn)象，但是這類問題一旦發(fā)生卻不易及時發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現(xiàn)材料不全、同一個畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。
這種檔案內(nèi)容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學生從入學到畢業(yè)的過程中檔案要進過多個管理機構、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學生檔案由各院系轉往畢業(yè)生檔案管理機構的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導致了一個人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問題的學生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問題，一般只有等到相關畢業(yè)生在檔案流轉規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。
2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范
畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過程中無法進行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題主要體現(xiàn)在一下兩點：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。
材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學后生成的一系列相關檔案，包括黨團材料、學籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學位授予材料等。由于沒有統(tǒng)一化的材料管理標準，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級檔案管理機構的管理工作帶來不便。
材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過去相對單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質檔案在信息分配上的重復或者缺失、畢業(yè)生檔案無法統(tǒng)一辨識，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來不便。
3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究
針對目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應對策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現(xiàn)物盡其用，人盡其才。
3.1 加強對畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識
畢業(yè)生作為國家的知識儲備資源，關系到國家、社會的發(fā)展大計，畢業(yè)生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業(yè)生是否能夠全面融入社會，知識能否轉化為國家的發(fā)展動力關系重大，因此我們應該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業(yè)生檔案，納入關注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。
3.2 統(tǒng)一管理存放地，實現(xiàn)資源整合
現(xiàn)在異地存放體系對畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業(yè)生檔案重點納入地方人事中心進行統(tǒng)一管理，讓地方人事中心真體體現(xiàn)社會、國家、和地方人事資源的中心職責，把這項職責從高校檔案管理職責中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業(yè)服務，以此推動高校教育事業(yè)和社會檔案管理工作的雙重發(fā)展。
3.3 更新管理觀念，變被動為主動
中圖分類號：G217 文獻標識碼：A
隨著社會科學技術的不斷發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡化的建設速度在不斷加快，這樣傳統(tǒng)的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術管理肯定也會逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。本文主要對信息化技術對畢業(yè)生檔案管理的影響進行分析。
1信息化技術在高校畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變
傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案的建立方式都是采用紙質的方式，而在現(xiàn)代社會當中，高校的畢業(yè)生檔案發(fā)生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網(wǎng)絡化。學生的相關信息不再是以前那種可感官的紙質信息，都已經(jīng)開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時互聯(lián)網(wǎng)技術也能夠很好地實現(xiàn)這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對畢業(yè)生檔案進行管理的時候傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會相應的發(fā)生改變。在構建高校數(shù)字檔案館的時候主要是根據(jù)師生的需求為導向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關的信息，而在高校的學生檔案方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。
2信息化技術使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富
實現(xiàn)檔案信息擴大化最容易的手段就是網(wǎng)絡環(huán)境，網(wǎng)絡環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時間限制，同時網(wǎng)絡環(huán)境也能夠很好地實現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實現(xiàn)空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在校園網(wǎng)上，實現(xiàn)資源的共享，對于高校師生以及社會各界人員在查詢相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現(xiàn)檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內(nèi)容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數(shù)字檔案館當中的相關內(nèi)容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現(xiàn)資源需求者對于資源共享的一些要求。所以高校在以后進行畢業(yè)生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。
3信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化
信息網(wǎng)絡對于畢業(yè)生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業(yè)生的檔案實現(xiàn)了信息化。其實高校的數(shù)據(jù)檔案館不僅僅使高校的畢業(yè)生檔案實現(xiàn)了完整化以及多元化，同時也在無形當中使高校學生檔案的吸引力和時效性增加了很多。高校的學生檔案原本是一種非?？菰锓ξ兜膯我坏谋４娣绞剑菣n案的管理者可以通過網(wǎng)絡信息技術，把這種方式變得多種多樣，同時學生的個人信息也能夠更加充實，而且還可以使信息很好地實現(xiàn)可操作性、知識性以及趣味性，使得高校留存畢業(yè)生檔案的作用能夠真正發(fā)揮出來。
4信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸
現(xiàn)在很多高校在對畢業(yè)生檔案進行管理的時候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當中因為管理工作比較零碎，在管理的過程當中不能夠有效實現(xiàn)是比較具有代表性的一個問題?，F(xiàn)在很多高?；旧线€是由學生處在負責畢業(yè)生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個學院上報來完成。在對畢業(yè)生的各種信息進行收集和處理的時候基本上還是由各個學院負責，而一些具體的工作則是由輔導員來完成。在畢業(yè)生檔案的管理過程當中，院系的作用比較關鍵和重要，但是在實際的工作當中，各個院系對檔案管理工作都不是很重視，他們對于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學生快要畢業(yè)的時候才以突擊的方式來完成。如果畢業(yè)生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態(tài)度來完成的話，倉促和草率的程度就可想而知有多嚴重，這樣畢業(yè)生紙質檔案的管理就會出現(xiàn)混亂或者缺失的現(xiàn)象。采用信息技術之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業(yè)生電子檔案的時候，需要根據(jù)電子檔案的一些特征來具體地填寫統(tǒng)一格式的內(nèi)容，而且因為系統(tǒng)時間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現(xiàn)，各個院系應該要在規(guī)定的時間內(nèi)對學生的信息情況進行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠比較順利進行。
5結束語
隨著社會的不斷進步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務對象、服務內(nèi)容以及服務方式都在發(fā)生著變化，面對這樣的形式，高校畢業(yè)檔案管理的工作人員就應該要用科學技術來不斷的提高自己，利用信息化技術來充實自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業(yè)生服務。
參考文獻
[1] 劉暉，張素麗，柳羽輝. 淺談信息化技術在檔案管理中的應用[J].信息系統(tǒng)工程，2011（11）.
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關鍵詞 大學生 檔案管理 誤區(qū)
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、思想品德、學識能力、工作業(yè)績的，以個人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會的發(fā)展，人才的流動性日益加強，部分大學生認為人事檔案并不重要，因而出現(xiàn)了很多“棄檔”“斷檔”現(xiàn)象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發(fā)展設下了“攔路虎”。
一、學籍檔案和人事檔案的關系
大學畢業(yè)生檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取和順利完成學業(yè)的大中專院校學生的檔案，包括學籍檔案和人事檔案兩部分。
畢業(yè)生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證，然后由學校將檔案轉交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關畢業(yè)程序并取得報到證后，才得以實現(xiàn)。
二、大學畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀
我國的人事管理實行用人單位直接管理職工檔案和縣級以上人才市場人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機關 、全民事業(yè)單位、國有大中型企業(yè)、當?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務中心等。
對于升學和找到就業(yè)單位的畢業(yè)生，檔案直接轉遞到所就讀學校和用人單位的相關部門，而畢業(yè)生所就業(yè)單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業(yè)即在畢業(yè)離校辦理派遣手續(xù)時，尚未落實就業(yè)單位，根據(jù)畢業(yè)生本人意愿，依據(jù)《人國普通高等學校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)報到證》，將檔案及戶口轉至其入學前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續(xù)。
另外，允許少數(shù)學生如支援西部建設的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。
三、大學生對檔案管理的認知與處理的誤區(qū)
從目前的情況看，大學生對學籍檔案與人事檔案二者間的關系認識并不太清楚，尤其是對人事檔案的認識和處理方式，還存在著諸多誤區(qū)。這主要體現(xiàn)在以下兩個方面：
一是檔案不交人才交流機構托管。國家相關政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。這N認識對大學畢業(yè)生的個人發(fā)展有著極不利的影響。現(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工、國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據(jù)。學校免費保存的只是學籍檔案，不是真正發(fā)揮作用的人事檔案。
二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會就業(yè)方式和就業(yè)渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認識在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現(xiàn)象屢屢發(fā)生。很多人認為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學校、人才市場或放在自己手中。
四、檔案管理不善的危害及補救
遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補和更新，會對個人的生存與發(fā)展帶來許多麻煩或損失，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：
一是影響個人利益。在辦理社會保險、領取失業(yè)金、養(yǎng)老金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據(jù)。如退休時需要依據(jù)檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養(yǎng)老金金額和一系列有關事項。
二是影響個人的職場發(fā)展。畢業(yè)生的職稱、調動、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學畢業(yè)后，學生檔案需要經(jīng)過轉正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調動，才能在未來領取養(yǎng)老金等，未辦這個手續(xù)，無法評職稱，無法調動。
如果出現(xiàn)“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補救措施有以下幾種：
1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務機構咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經(jīng)相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認。
2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續(xù)的，要與原單位協(xié)商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交。
1 人才中心檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理信息化水平較低
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，信息科技技術也在不斷發(fā)展，但人才中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務質量的提升。我國已經(jīng)頒布關于實現(xiàn)人才中心檔案管理信息化的通知部署，但基層人才中心實現(xiàn)真正的信息化管理仍相對較難。一是資金問題，一套高級的檔案管理軟件費用偏高，縣級人才中心各項支出費用均由縣級則政負擔，很難支付高額費用支出。目前，縣級人才中心管理檔案基本都是使用Excel表格進行管理。二是歷史原因，學生自初中開始就已經(jīng)開始填寫檔案信息，但所填寫的檔案多是紙質版，再延續(xù)到高中、大學，等到大學或大學畢業(yè)后才將檔案信息輸人到電腦中，檔案轉到人才中心以后，仍是紙質版的檔案材料。要實現(xiàn)信息化管理，就需要將紙質檔案轉換成電子檔案，這需要大量的人力、物力和則一力，縣級人才中心難以負擔。
（二）被棄檔案難以管理
隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，我國就業(yè)流動率也在不斷增大，給人才中心的檔案管理工作帶來一定壓力。一是部分學校畢業(yè)生畢業(yè)時，由學校就業(yè)指導中心統(tǒng)一將學生檔案轉至生源地人社局，而學生并未持就業(yè)通知書回原籍報到，致使檔案被棄置。二是大部分學生在畢業(yè)后將檔案寄放在人才中心，之后便對其置之不理，無法保證檔案的及時更新。面對大量被遺棄檔案，人才中心的檔案管理人員很難開展工作。多數(shù)檔案所有者都是等到需要檔案時才去人才中心索取檔案，但是由于這期間所有者對檔案置之不理，導致檔案一直“沉睡”在人才中心，給檔案管理工作帶來困難。
（三）檔案管理人員配備不足
對檔案管理員的制度是很清楚明了的，但是在實際生活中就出現(xiàn)了一定的差異，沒有足夠的人員去進行檔案管理的工作，這樣也增加了人員在工作中的人物量過大。也隨著畢業(yè)的學生越來越多的情況，檔案員的工作內(nèi)容就比較的繁重，人員缺少，對工作中都會出現(xiàn)影響等問題，要得到合理的解決。
（四）檔案流轉中存在不規(guī)范現(xiàn)象
在檔案轉接過程中可能由于某些學校對學生的檔案沒有做好合理的保管，對學生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現(xiàn)了一些問題。還有一些是已經(jīng)放在人才市場的，但是在轉接過程中沒有規(guī)范性，所以也影響了檔案不合理的現(xiàn)象，這樣也導致一定要是檔案的本人就解決，才能進行保管等環(huán)節(jié)的落實。
2 加強人才中心畢業(yè)生檔案管理的措施
人才中心檔案管理部門在接收畢業(yè)生檔案的時候，應將這些檔案中的信息一一錄入到計算機中，同時，平時的管理工作中對于畢業(yè)生提取檔案以及遞交后續(xù)的檔案資料等新的內(nèi)容，也應在計算機上面認真、細致地進行記錄，并對于檔案管理的各個流程都嚴格實行規(guī)范化的管理。
（一）加快檔案管理電子化進度
為使檔案管理變得更加簡單并盡快實現(xiàn)管理信息化，在接收檔案時，人才中心應將畢業(yè)生檔案信息錄人電腦；在管理過程中，部分畢業(yè)生如需遞交后續(xù)檔案內(nèi)容或需要提取其檔案，都應在電腦上做好記錄，規(guī)范流程，細致記錄，加強檔案管理。同時，地方政策應支持人才中心加大檔案管理信息化資金投人，比如加大對檔案管理軟件的資金投人，購買適合縣級人才中心實際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業(yè)生提供更加優(yōu)質和便捷的服務。
（二）進一步完善檔案管理辦法
對檔案管理的辦法進行進一步的完善是提高人才中心畢業(yè)生檔案管理質量的重要途徑，而且為了更好實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理管理人員應該將管理辦法統(tǒng)一化，通過統(tǒng)一歸類的辦法實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性，具體來講可以以時間為依據(jù)進行歸類管理，也可以采取分級分類的方式進行管理，這種方式對于數(shù)量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對這些檔案可按地區(qū)先進行一次歸類，再根據(jù)寄存時間進行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創(chuàng)新的情況下，能極大地讓畢業(yè)生檔案管理工作的質量和效率得到提升。
（三）適當增加管理人員，提高其素質
應積極引進人才，按照檔案管理的相關規(guī)則和實際需求配備足夠的專職人員，切實解決目前人才中心畢業(yè)生檔案管理人員不足的問題。其次，為了更快實現(xiàn)檔案管理信息化，我們應該重視檔案管理人員專業(yè)水平和信息技術的培訓和提高工作，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質過硬、工作經(jīng)驗豐富又懂得信息技術復合型人才，同時，注重人才引進和其崗前培訓工作，從整體上提高檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質。
（四）強化檔案流轉規(guī)范性、科學性
實現(xiàn)檔案流轉的科學性與規(guī)范性的前提和基礎就是讓檔案管理以及責任追究的相關制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴格執(zhí)行，落實到位，嚴格相關的流程和手續(xù)，對于流轉過程中的違規(guī)和錯誤現(xiàn)象、行為必須嚴格追究責任，提高我們服務質量和工作效率。結束語綜上所述，我們應正確面對目前人才中心畢業(yè)生檔案管理存在的問題，并不斷探索改進的措施，并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，切實實現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理質量和效率的全面提升。
3 結論
綜上所述，通過本文分析可以看出，加大畢業(yè)生檔案管理已經(jīng)成為當前人才中心面臨著的主要工作，因此，對于人才中心的主管部T以及財政部門來說，必須重視畢業(yè)生的檔案管理工作，加大經(jīng)費上的投入，進行硬件和軟件上的建設，能夠滿足人才中心檔案管理信息化建設的需求，加快檔案管理信息化建設的步伐，為廣大畢業(yè)生提供更加便捷以及優(yōu)質服務。
參考文獻
［中圖分類號］G275.9;G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009-5349（2012）06－0060－01
離校高校畢業(yè)生的檔案根據(jù)報到意向，絕大多數(shù)被存放至所在地人才服務機構。在對其檔案進行分類整理中發(fā)現(xiàn)，各地高校畢業(yè)生的學生檔案材料并不齊備，且個別擺放順序也存在雜亂無章的現(xiàn)象。高校檔案作為我國檔案的一個重要部分，真實地反映了學生的具體情況。高校學籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關法規(guī)，并結合學校實際制定的實施細則和規(guī)章制度，對學生從入學到畢業(yè)的整個過程所進行的質量考核管理。
一、學生檔案管理工作問題
高校與學生都存在針對檔案方面的一些問題，有以下三種情況：首先，留校“緩檔”。這類情況，要么是學生在不知情的情況下其檔案“被留校”，要么是自愿要求存放檔案于學校，用于近期讀研。其實這是最沒有實際效果的存放方式，一旦辦理“緩檔”，多數(shù)都意味著沒有報到證。如果進入機關事業(yè)單位等對干部身份有要求的部門，報到證就是一道門檻。錯過了報到日期，就意味著要辦理報到證或改派報到證。報到日期的延后，直接與轉正定級密切相關，也即隨之順延。因此，高校畢業(yè)生的學生檔案在其畢業(yè)后應及時存放到人才服務機構托管。
其次，檔案存放到高考生源地。這類情況，屬于校方與學生本人已經(jīng)溝通過要存放到生源地。但也存在一些問題：第一，省內(nèi)畢業(yè)的學生檔案存放問題。個別高校將檔案郵寄到當?shù)亟逃?，而教育局又不得不將檔案轉遞到人才服務機構，造成檔案的二次投遞，在費時費力的同時也影響了報到時間。第二，省外畢業(yè)的學生存檔問題。針對省外畢業(yè)生的檔案派遣方面多數(shù)高校都是將檔案直接郵寄到所在省份的畢業(yè)生就業(yè)指導部門。許多高校未盡到告知義務，致使絕大多數(shù)高校畢業(yè)生不知道檔案郵寄到省會，而以為檔案已經(jīng)郵寄到生源地。一旦學生想到要用檔案的時候，發(fā)現(xiàn)檔案不在生源地，不得不從學校問詢檔案去向，不僅造成檔案二次派遣，而且給學生在人力、物力、時間等多方面造成了不小的影響。因此，建議高校及學生要及時了解檔案的去向，做到有備無患。
再次，檔案存放到高校畢業(yè)生就業(yè)所在地的人才服務機構。這一方式，在目前看來是對高校畢業(yè)生最為有利的投檔方式。它將檔案從高校轉遞至人才服務機構，做到了從學生檔案到人事檔案的有序銜接，為學生的就業(yè)安置工作起到了很好的基礎性作用。人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。
二、學生檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因
首先，一些教師對學籍管理缺乏正確的理解，認為學生的學籍檔案管理應為教學管理部門負責，對有關學籍管理的規(guī)章制度既不了解，也不重視，在具體工作中敷衍了事。
其次，畢業(yè)生由于對成績、就業(yè)等方面關注度較高，對其自身檔案認識不清，甚至個別學生將之視為可有可無的東西。
再次，入學教育缺失。一些高校在新生入學時進行入學教育，但在對新生檔案管理方面，缺乏及時有效的入學教育，致使學生對在校期間的現(xiàn)實表現(xiàn)、學習動力及動機沒有足夠認識。
第四，離校教育缺失。絕大多數(shù)高校對即將畢業(yè)的學生在檔案流向方面的教育、宣傳力度不夠，甚至是輕描淡寫，致使學生在急于就業(yè)的形勢下忽視了檔案，在想起用檔案的時候又不知道它身處何方。
三、提高檔案管理綜合水平
（一）規(guī)范管理，建立科學合理的管理模式
隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學籍管理信息系統(tǒng)，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統(tǒng)計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。
（二）樹立三個服務理念，強化五個一切思想
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學生檔案管理工作的基礎。在具體實踐中，工作人員應樹立三個服務理念，強化五個一切思想。即樹立學生的訴求是工作的動力，學生的滿意是工作的業(yè)績，學生的認可是快樂和幸福的標尺。要堅持學生利益高于一切，實事求是貫穿一切，公平正義壓倒一切，表率作用統(tǒng)率一切，快樂自己奉獻一切的思想。
人事檔案是客觀記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)。
近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統(tǒng)人事體制的產(chǎn)物早已風光不再，尤其在高校畢業(yè)生中，涌現(xiàn)了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業(yè)生檔案中存在著內(nèi)容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業(yè)生在就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續(xù)的辦理和各項證明的出具等方面。
高校畢業(yè)生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：
1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據(jù)，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現(xiàn)實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發(fā)揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。
2、檔案管理落后。高校畢業(yè)生的檔案無論是在校期間還是畢業(yè)后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。
3、轉移手續(xù)繁瑣。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區(qū)在檔案轉移和管理上要求不統(tǒng)一。嚴格的地區(qū)在辦理手續(xù)上需要十個以上的程序，不嚴格的地區(qū)甚至存在現(xiàn)用現(xiàn)管的現(xiàn)象。對檔案轉移的要求不同，導致轉移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環(huán)節(jié)。檔案轉移手續(xù)的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區(qū)交接轉移。
4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區(qū)人才交流中心為例，學生轉正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數(shù)目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規(guī)定時間繳納寄存費而變成“死檔”。
5、檔案管理意識不強。畢業(yè)生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉要求。有些畢業(yè)生認為，一證（畢業(yè)證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業(yè)生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。
那么，檔案真的已經(jīng)可有可無了嗎？
目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發(fā)揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發(fā)揮著不可替代的作用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業(yè)經(jīng)歷的相關資料以及解除勞動關系的材料將是領取失業(yè)保險金的必要手續(xù)。檔案中的招工材料和從業(yè)資料是計算和領取養(yǎng)老保險金的最為重要的依據(jù)。2、在正規(guī)單位的招聘和任用中，檔案的流轉手續(xù)和材料的完備程度或將成為成功與否的關鍵一環(huán)。3、檔案材料的完備與否，決定著轉正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據(jù)。在現(xiàn)有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。
針對高校畢業(yè)生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：
一、高校在就業(yè)指導環(huán)節(jié)需加強對檔案重要性的講解，提高畢業(yè)生對檔案管理的重視。
在教育部要求下，各高校都開設了就業(yè)指導課，但更多的是灌輸一些就業(yè)形勢、面試技巧、就業(yè)協(xié)定等相關內(nèi)容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發(fā)展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉遞的流程和查詢辦法等內(nèi)容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關注。
二、檔案管理部門應加大規(guī)范檔案管理的力度。
由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現(xiàn)填寫不規(guī)范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規(guī)范檔案管理。
三、提高檔案管理人員素質和業(yè)務水平。
檔案管理是一項專業(yè)性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續(xù)教育與培訓，提高其道德品質和政治素養(yǎng)，提高業(yè)務水平，根據(jù)不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質量。
四、加快建設檔案的信息化、網(wǎng)絡化。
隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質檔案和人工查閱已經(jīng)遠遠的落后于社會的發(fā)展，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉遞手續(xù)的繁瑣，同時便于紙質檔案的保存。
高校畢業(yè)生的檔案管理問題已經(jīng)逐步的引起高校、畢業(yè)生及用人單位的廣泛關注，為避免檔案問題成為制約高校畢業(yè)生發(fā)展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經(jīng)刻不容緩。
【參考文獻】
[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀橋，2011（11）：151-152.
受科技進步的影響，國家在開展信息化建設的同時也加快建設網(wǎng)絡化的步伐，而傳統(tǒng)的大學畢業(yè)生檔案管理就在信息化的發(fā)展下暴露了弊端。在過去很長一段時間，大學畢業(yè)生檔案的管理一直使用傳統(tǒng)的人工管理方式，這種方式存在一定的滯后性，不利于大學生人才信息的交流，也為大學生去異地工作帶來了一定的不便。而且當代用人單位對于大學畢業(yè)生檔案的需求加大，因此效率較低的傳統(tǒng)檔案管理逐漸會被高效的信息化管理所取代。下面我們簡單分析下在使用信息技術之后，大學畢業(yè)生的檔案管理會有什么變化。
1 信息化技術在大學畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變
大學生在畢業(yè)后都會有自己相應的檔案，需要由人才交流中心等相關單位保存并，且以往給大學畢業(yè)生建立的檔案都是紙質檔案。然而隨著信息化的發(fā)展，大學畢業(yè)生的檔案不再是紙質形式，而是一電子化的形式體現(xiàn)。而且學生的檔案信息也不是寫在紙上，而是采用虛擬的方式，記錄在電子檔案中。這種變化主要是因為當前的社會是信息化的社會，而且互聯(lián)網(wǎng)技術在發(fā)展，通過這些影響使學生的檔案實現(xiàn)電子化。
在對大學畢業(yè)生檔案進行管理的時候，傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會相應的發(fā)生改變。在構建大學畢業(yè)生數(shù)字檔案館的時候主要是根據(jù)學生就業(yè)的需求為導向建立的，提供的信息包括了就業(yè)相關的信息，而在用人單位方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。
2 信息化技術使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富
實現(xiàn)檔案信息擴大化最容易的手段就是網(wǎng)絡環(huán)境，網(wǎng)絡環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時間限制，同時網(wǎng)絡環(huán)境也能夠很好地實現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實現(xiàn)空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在大學畢業(yè)生檔案信息網(wǎng)上，實現(xiàn)資源的共享，對于用人單位及社會各界人員在查詢大學畢業(yè)生相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現(xiàn)檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內(nèi)容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數(shù)字檔案館當中的相關內(nèi)容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現(xiàn)資源需求者對于資源共享的一些要求。所以在以后進行大學畢業(yè)生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。
大學畢業(yè)生檔案管理信息化可以實現(xiàn)檔案信息管理互聯(lián)網(wǎng)技術的研究運用。大學畢業(yè)生檔案管理單位通過網(wǎng)站建設等方式，在網(wǎng)站上建設檔案室網(wǎng)頁，公布有關信息，有關人員只需要通過電腦聯(lián)網(wǎng)，隨時隨地都可以查詢相關管理動態(tài)，這對促進大學畢業(yè)生檔案管理服務水平提升起到極其重要的作用。
3 信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化
網(wǎng)絡對于人們的工作有很大的影響，甚至是影響著畢業(yè)生的檔案?，F(xiàn)在大學畢業(yè)生的檔案一般都由人才交流中心收集保管，并建立了相應的檔案館，而且這種檔案館基本都是信息化形式，通過檔案館可以讓大學畢業(yè)生的檔案得到很好的保存。學生在畢業(yè)之后，根據(jù)實際情況，個人的檔案可能會隨著學生到工作單位，也可能會回到學生的生源地。而人才交流中心建立的檔案館是在學生畢業(yè)之后，會有一份電子檔案保存在人才交流中心內(nèi)。通過這種保存方式能夠讓畢業(yè)學生的檔案更加完整，讓檔案具有時效性。在使用信息技術的時候，檔案保管的方式較為多樣化，而且學生的信息也更真實，學生在畢業(yè)之后，自己的檔案就可以真實的反映有關信息，發(fā)揮畢業(yè)生檔案的應有作用。
4 信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸
部分單位在管理畢業(yè)生檔案的時候，存在著漏洞，而且有著這樣現(xiàn)象的單位不在少數(shù)，甚至是有一些問題很難去解決。在眾多問題中，最有代表性的問題就是在管理大學畢業(yè)生檔案的時候，管理工作分散，使檔案不能有效的實現(xiàn)價值。對大學畢業(yè)生的檔案管理工作有著直接影響的就是檔案管理人員，因此檔案管理人員要在檔案管理工作中發(fā)揮作用。但是在真正的工作中，大多數(shù)的檔案管理人員并不重視大學畢業(yè)生的檔案管理工作，在收集學生的信息上只是敷衍了事。有一些工作沒有在要求內(nèi)完成，然后在任務期限截止時，匆忙的完成，草率的工作態(tài)度，簡單的處理，可想而知，管理工作上缺陷有多嚴重，由于之前學生信息統(tǒng)計工作做好不好，在后期的管理工作中會有很大的問題，甚至會出現(xiàn)管理的混亂。這是傳統(tǒng)方式管理存在的不足。但是在使用信息技術的時候，就可以避免了上述問題的出現(xiàn)，學生的檔案是電子的形式，在填寫信息的時候，可以按照具體的模式讓學生統(tǒng)一的填寫，然后再保存。在統(tǒng)計信息的時候，根據(jù)系統(tǒng)規(guī)定的時間進行填寫，這樣就不會出現(xiàn)突擊填寫的情況，而且還能讓各個部門在規(guī)定的時間內(nèi)完成，收集信息不在那么倉促，這樣就可以有效的避免問題，使大學畢業(yè)生的檔案工作順利完成。
結束語
綜上所述，傳統(tǒng)的大學畢業(yè)生檔案管理方式在信息化的發(fā)展下，弊端增多，因此這種管理方式需要改變?，F(xiàn)階段，檔案信息的服務對象更為具體，服務的方式也由單一變?yōu)槎鄻?。在整體的檔案管理都發(fā)生變化的今天，大學畢業(yè)生檔案的管理方式也加入了信息技術，并且不斷的利用信息技術創(chuàng)新管理方式，使檔案管理工作更容易，也使學生在畢業(yè)后，檔案信息仍能為其服務。信息技術對于大學畢業(yè)生的檔案管理工作百利而無一害，因此可以在廣泛的應用。
參考文獻
[1]劉暉，張素麗，柳羽輝.淺談信息化技術在檔案管理中的應用[J].信息系統(tǒng)工程，2011（11）.
1.畢業(yè)生對人事檔案不夠重視。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，就業(yè)方式的多樣化，檔案的作用相對降低。一些畢業(yè)生對檔案不了解，也不關心。調查中發(fā)現(xiàn)，有60%的學生認為“找工作看重的是能力，檔案不怎么重要”；只有15%的學生認為“以后要找工作，檔案很重要，不能遺棄”。據(jù)調查，大中專畢業(yè)生最容易出現(xiàn)三種檔案問題:一是畢業(yè)時未通過正常渠道辦理就業(yè)手續(xù)，以工人招工手續(xù)入職，重新建立職工檔案，放棄學生檔案，成為“棄檔族”。二是很多非公有制用人單位不要求檔案，畢業(yè)生在完成向人才流動服務機構存檔手續(xù)后就失去了蹤影，長年不見蹤影，成為名副其實的“忘檔族”。三是貪便宜圖方便，將檔案帶在身上，成為“口袋檔案”。這些都是因為缺乏對人事檔案重要性的認識，不知道將來政審、調資、出具證明、介紹信、職稱晉升均要以檔案材料為依據(jù)。
2.檔案管理不夠規(guī)范。由于種種原因，一些單位在檔案管理上還沒有形成符合各自特點的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不夠嚴格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅僅充當了檔案“保管員”的角色。每年對接收到畢業(yè)生檔案，只是按畢業(yè)院校、接收時間、所學專業(yè)、生源、學歷等進行登記、編號、錄入，沒有嚴格按照管理檔案的程序操作，這些不規(guī)范的操作直接導致檔案材料的不完整。加上無法與畢業(yè)生取得聯(lián)系，久而久之，檔案管理者也說不清那些無頭檔案的情況，阻礙了人事檔案的開發(fā)利用，影響了人事檔案管理工作的可靠性、嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。
3.檔案管理手段落后。干部人事檔案工作大多沿用手工操作，整檔手續(xù)繁瑣復雜?！陡刹繖n案整理工作細則》要求對檔案材料進行技術加工和裝訂，案卷要做到卷面整潔，整齊平坦。對不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，要進行技術加工，既不損壞檔案原貌，又不造成檔案材料的毀損。信息化時代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養(yǎng)，還要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業(yè)知識和具有較強的業(yè)務能力，但目前真正能夠達到要求的寥寥無幾。
二、提高對畢業(yè)生檔案工作重要性的認識
1.對畢業(yè)生做好宣傳工作。利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關人事檔案的重要性，努力做好咨詢服務工作，讓廣大的畢業(yè)生充分認識到，在新的形勢下，無論從事什么樣的工作，畢業(yè)生人事檔案都不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質的重要載體，是企事業(yè)單位選人用人的重要依據(jù)，更是公務員招考和升學考試中政審、考察的重要材料，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，也是人才交流的重要信息。
2.提高檔案管理者自身素質。隨著大中專畢業(yè)生由人才資源向人力資源轉化的這個過程不斷深入，畢業(yè)生檔案管理和企事業(yè)單位工人檔案管理出現(xiàn)融合趨勢，部分單位存在一個弱化現(xiàn)象，這就給我們的畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。要充分認識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，要牢固樹立科學的人才觀，重視畢業(yè)生資源的開發(fā)，打破以往舊的管理模式，學習運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法基本技能，不斷改進工作方式、方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源，高標準的做好服務工作。
3.用人單位要高度重視檔案信息。人事檔案真實地記載著一個人的成長過程，它反映了一個人的真實面目。畢業(yè)生的檔案材料雖然少，但材料的內(nèi)容十分重要，它是全面考察、了解和正確使用人才的重要依據(jù)，是畢業(yè)生綜合素質的體現(xiàn)。因此，用人單位在使用人的同時，必須全面掌握一個人的信息，這樣才能根據(jù)需要正確地選擇、使用人才，讓其在適合自己的崗位上發(fā)揮特長，為社會創(chuàng)造財富。
三、加強對畢業(yè)生檔案的管理
1.建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫。畢業(yè)生檔案要集中統(tǒng)一管理，特別是大型國有企業(yè)，要將畢業(yè)生檔案和工人檔案分開管理；畢業(yè)生就業(yè)管理部門要對接收到的派遣期內(nèi)的畢業(yè)生檔案要重新核對、整理，根據(jù)畢業(yè)生的基本情況，分門別類，按姓名、專業(yè)、學歷等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，為用人單位提供人才信息資源，實行科學、規(guī)范的管理。對超出派遣期的畢業(yè)生檔案要及時移交人才交流部門管理，盡可能地聯(lián)系畢業(yè)生到相關部門辦理人事業(yè)務。
近年來,隨著高校的擴招,高校畢業(yè)人數(shù)不斷增加,畢業(yè)生檔案不斷膨脹,傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理方式已不能適應形勢發(fā)展的需要,直接影響了高校畢業(yè)生檔案管理部門的辦事效率。學院對于畢業(yè)生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng),學生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費力、費時、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統(tǒng)能為本院提供一個高質量、高效率的畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化,并且適應學院發(fā)展需要,開創(chuàng)通過校園局域網(wǎng)實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息管理無紙辦公協(xié)同工作的時代。
1系統(tǒng)架構與技術分析
1.1 系統(tǒng)架構
系統(tǒng)是基于web的應用系統(tǒng),涉及到業(yè)務邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層b/s(browser/server)結構進行設計和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進行檔案管理相關工作,能很好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2 技術分析
本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用b/s體系結構。在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產(chǎn)生用戶的請求,并接受web服務器傳遞的web頁面數(shù)據(jù);web服務器接收請求,將其轉換為數(shù)據(jù)庫服務器能識別的sql語句,傳遞給數(shù)據(jù)庫服務器,數(shù)據(jù)庫服務器執(zhí)行后將結果返回給web服務器,web服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關技術,b/s結構的系統(tǒng)開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟web服務器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業(yè)生檔案管理人員能對畢業(yè)生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網(wǎng)上對該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫。
3系統(tǒng)功能設計
由于本系統(tǒng)是面向特定的對象,所以用戶進入系統(tǒng)先應該進行身份驗證。根據(jù)不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權限管理、數(shù)據(jù)維護管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實現(xiàn)的功能則包括以下幾點。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級權限管理。系統(tǒng)管理人員可對系統(tǒng)信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的維護—— 按年度,每年一個畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫,進行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的匯總與修改;打印方式的維護—— 根據(jù)機要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、ip地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對畢業(yè)生檔案的各種信息情況進行數(shù)據(jù)檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)檢索,對畢業(yè)生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄?？蛻舨樵兦疤釛l件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況word文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫設計及系統(tǒng)實現(xiàn)
4.1 數(shù)據(jù)庫設計
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡,畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時間、畢業(yè)去向、派遣報到證號、就業(yè)狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況—— 含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間—— 畢業(yè)生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼—— 高校學生檔案管理部門轉遞畢業(yè)生檔案時的編號、檔案機要編號—— 檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執(zhí)—— 由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關說明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2 系統(tǒng)實現(xiàn)
本系統(tǒng)基于asp.net平臺開發(fā),用visualstudio.net2005作為開發(fā)環(huán)境, 界面設計采用了dreamweave,iis作為web服務器,數(shù)據(jù)存儲采用access,通過編程實現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關鍵技術有:數(shù)據(jù)庫連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。
5結語
本系統(tǒng)提高了我校畢業(yè)生檔案管理的工作效率,方便了畢業(yè)生對檔案情況的及時了解及其傳遞,加強了畢業(yè)生與我校畢業(yè)生檔案管理部門的交流。通過以上對高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學生檔案管理的規(guī)范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。
參考文獻
國家競爭的本質在于人才的競爭，高校畢業(yè)生作為我國人才隊伍中重要的組成部分，對于推動國家的發(fā)展以及綜合國力的提升而言發(fā)揮著重要作用，在此過程中，高校畢業(yè)生人事檔案由于能夠對畢業(yè)生的專業(yè)、學歷、品德、才干等作出反應，因此可以作為實施人才競爭戰(zhàn)略工作中的重要依據(jù)。同時高校畢業(yè)生人事檔案本身就是我國檔案管理事業(yè)中不可或缺的內(nèi)容，因此，做好高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發(fā)展還是對于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展都發(fā)揮著重要作用。另外，高校畢業(yè)生人事檔案可以讓國家對高校畢業(yè)生的學習經(jīng)歷、就業(yè)方向以及工作發(fā)展做出了解，這對于我國調整人才戰(zhàn)略、教育計劃以及促進就業(yè)率的提升等可以發(fā)揮出參考作用。
（二）高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現(xiàn)在兩個方面：一是能夠讓企業(yè)更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實現(xiàn)人盡其能。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業(yè)生的學歷、在校表現(xiàn)、實習經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷，同時能夠了解學生的思想狀況與道德素質，這些內(nèi)容能夠作為用人單位開展人才選拔時的依據(jù)并提供參考作用；二是能夠讓企業(yè)更好的掌握員工信息與狀態(tài)，從而為企業(yè)人力資源管理工作提供依據(jù)。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業(yè)素質與綜合素質的基礎上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據(jù)。同時，根據(jù)高校畢業(yè)生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質來合理安排員工培訓，從而促進畢業(yè)生對自身工作的盡快融入以及職業(yè)能力的提升。
（三）高校畢業(yè)生人事檔案管理對畢業(yè)生自身的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生的各類信息，并且也能夠對畢業(yè)生綜合素質做出反映。一是在畢業(yè)生求職過程中，畢業(yè)生的人事檔案是社會企業(yè)事業(yè)單位人才招聘以及公務員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內(nèi)容，在此過程中，畢業(yè)生人事檔案發(fā)揮著依據(jù)作用；二是在畢業(yè)生參加工作后的職務晉升、職稱評定、工齡計算以及保險繳納等工作中，仍是檔案都發(fā)揮著憑證作用；三是高校畢業(yè)生人事檔案記錄著高校畢業(yè)生的職務、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業(yè)生對自身合法權益做出維護的重要憑證；四是畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生在學習以及工作中的各項考核數(shù)據(jù)，以此為依據(jù)，畢業(yè)生可以更好的認識到自身的不足，并對自身素質做出有針對性的提升，從而推動自身事業(yè)的發(fā)展。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理對策
（一）對高校畢業(yè)生人事檔案管理給予高度重視。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續(xù)管理工作得以有序發(fā)展的重要基礎，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業(yè)生自身，都應當樹立重視畢業(yè)生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領導對畢業(yè)生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業(yè)生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領導而言，不僅要在意識方面認識到高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的重要意義，同時要在行動上為高校畢業(yè)生人事檔案管理工作創(chuàng)造良好條件，并且要強化對畢業(yè)生人事檔案管理工作的領導與把控。從行為實踐方面來看，高校領導要通過舉辦展覽、講座等方式來提高檔案管理單位以及學生對人事檔案管理重要性的認識，同時有必要給予畢業(yè)生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設施的完善，從而確保檔案管理機構能夠從硬件、軟件兩個方面使畢業(yè)生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應當對高校畢業(yè)生人事檔案的價值作出認知，雖然在高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在偽造內(nèi)容或者內(nèi)容單一的問題，但是這并非普遍的現(xiàn)象，因此，用人單位應當將畢業(yè)生人事檔案當作是對畢業(yè)生作出的了解，對人才進行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業(yè)生自身能夠強化對人事檔案管理工作重要性的認識；作為高校畢業(yè)生，應當認識到畢業(yè)生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關，其內(nèi)容所具有的真實性、權威性以及有效性能夠為畢業(yè)生的工作以及自我提升發(fā)揮出重要作用，所以，高校畢業(yè)生應當對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。
（二）對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度作出完善。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業(yè)生人事檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案管理工作中的檔案構建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構建補充制度，從而推動畢業(yè)生人事檔案的充實，確保體現(xiàn)出畢業(yè)生的各類信息。在此方面，高校畢業(yè)生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態(tài)度，確保人事檔案信息的準確與及時收集，從而為高校人事檔案的良好利用構建基礎。所收集的檔案內(nèi)容要具有完整、全面的特點，并重視體現(xiàn)出畢業(yè)生的專業(yè)能力、政治素質以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業(yè)生需要對檔案收集范圍做出嚴格的規(guī)定，同時要對高校畢業(yè)生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構建追蹤收集制度的基礎上來確保人事檔案信息的及時收集與查漏補缺；其次，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業(yè)生人事檔案價值的實現(xiàn)需要建立在高校畢業(yè)生人事檔案得以有效利用的基礎之上。在此方面，高校要對畢業(yè)生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規(guī)定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應當禁止利用與借閱。在利用與借閱手續(xù)方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個人身份證明，并填寫審批表。高校畢業(yè)生人事檔案管理單位在對這些內(nèi)容做出核實的基礎上才能夠進行檔案借閱。在構建檔案借閱與利用審批制度的基礎上，高校畢業(yè)生人事檔案管理單位還應當制定有效的監(jiān)督機制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監(jiān)督來避免在檔案的借閱與利用中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，從而避免檔案的丟失。對于違規(guī)現(xiàn)象，應當明確規(guī)定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。
